办公自动化技术与应用-常见办公软件的使用
如何正确使用各种办公软件
如何正确使用各种办公软件现代社会，办公软件已经成为我们日常工作中必不可少的工具，涵盖了办公文档、邮件、视频会议、日历等众多功能。
虽然这些软件看似简单易用，但是对于许多人来说，如何正确使用这些办公软件还是存在一定难度的。
本文将从常见的办公软件入手，详细介绍如何正确使用各种办公软件。
一、办公文档软件办公文档软件是我们工作中最常用的软件，如Microsoft Word、Google Docs 等。
正确使用办公文档软件可以提高我们的工作效率。
以下是如何正确使用办公文档软件的一些技巧：1. 标题样式在文档中使用标题样式可以快速地使文章结构更加清晰。
选中文本，然后选择相应的标题样式即可。
2. 自动目录当文档中有了标题样式之后，我们可以使用自动目录功能来自动生成文章目录。
在插入菜单中选择“目录”即可。
3. 快捷键对于常见的操作，使用快捷键可以大大提高我们的操作速度。
常见的文档快捷键有：Ctrl+C 复制，Ctrl+V 粘贴，Ctrl+B 加粗，Ctrl+I 倾斜，Ctrl+U 下划线等等。
二、邮件软件邮件软件在工作中起到了非常重要的作用，如 Gmail、Outlook 等。
以下是如何正确使用邮件软件的一些技巧：1. 文件附件在邮件中添加文件附件是一个非常常见的操作，但是要注意文件大小是否超过了邮件的限制。
一般而言，邮件附件不能超过25MB。
2. 收件人在写邮件时需要注意收件人姓名和电子邮件地址的正确性。
一般而言，我们应该选用正式的职务、头衔等。
同时，也应该避免将电子邮件地址公开在互联网上。
3. 重要性在写邮件时要注意使用“重要性”标志。
该标志应该谨慎使用，否则可能导致对方眼花缭乱，不知道哪些是真正重要的。
在处理紧急事件时可以使用此标志。
三、视频会议软件视频会议软件在现代工作中也越来越受到重视，如 Zoom、Microsoft Teams 等。
以下是如何正确使用视频会议软件的一些技巧：1. 视频质量为了获得最佳的视频清晰度，有时需要调整摄像头位置。
日常办公软件操作及应用
日常办公软件操作及应用日常办公软件操作及应用随着科技的飞速发展，办公软件已经成为了日常工作中不可或缺的一部分。
它们提供了方便、高效的工作方式，让我们能够更好地完成工作任务。
下面将介绍几种常用的办公软件操作及其应用。
1. Microsoft OfficeMicrosoft Office是最常用的办公软件之一，它包含了最常用的Word、Excel 和PowerPoint三大工具。
- Word：Word是一个文档编辑和处理工具，可以使用它创建和编辑各种文档，如信函、报告、简历等。
可以使用格式和样式来美化文档，并且还可以插入图片、表格和图表。
- Excel：Excel是一个强大的电子表格工具，可以用来创建和处理数据。
它可以进行各种计算和建模，也可以用来制作图表和图形。
在工作中，可以使用Excel 来管理数据、进行统计和数据分析。
- PowerPoint：PowerPoint是一个用于制作演示文稿的工具。
可以使用它创建幻灯片，添加文本、图片、视频和动画效果来制作专业演示。
在工作中，经常会用到PowerPoint来制作项目报告、会议演示和销售展示等。
2. Google DocsGoogle Docs是一种基于云计算的办公软件，它可以与团队成员实时协作和共享文档。
与Microsoft Office不同的是，Google Docs是免费的，并且可以通过浏览器访问。
- 文档：Google Docs的文档工具类似于Microsoft Word，可以用来创建和编辑文档。
与Word不同的是，Google Docs可以实现实时协作，多个用户可以同时编辑同一个文档，并且可以在文档中进行评论和修改。
- 表格：Google表格类似于Excel，可以创建和编辑电子表格。
它支持各种函数和公式，可以进行统计和数据分析。
与Excel不同的是，Google表格支持实时协作和共享。
- 演示文稿：Google Slides类似于PowerPoint，可以用来制作演示文稿。
办公自动化教学大纲
办公自动化教学大纲一、课程简介办公自动化是一门涉及办公软件和办公自动化技术的课程，旨在培养学生熟练掌握办公自动化软件的使用和办公自动化技术的应用能力。
本课程将介绍办公自动化的基本概念、办公软件的功能和使用方法、办公自动化技术的原理和应用等内容，匡助学生提高办公效率和工作质量。
二、课程目标1. 了解办公自动化的基本概念和发展历程；2. 掌握办公软件的基本功能和使用方法；3. 熟悉办公自动化技术的原理和应用；4. 培养学生的办公自动化能力，提高办公效率和工作质量。
三、教学内容1. 办公自动化概述1.1 办公自动化的定义和特点1.2 办公自动化的发展历程1.3 办公自动化的应用领域2. 办公软件基础2.1 办公软件的概念和分类2.2 常用办公软件的功能介绍2.3 办公软件的使用技巧和注意事项3. 文档处理与管理3.1 文档处理的基本概念和流程3.2 文档编辑技巧和格式设置3.3 文档保存、打印和共享4. 电子表格应用4.1 电子表格的基本概念和功能4.2 电子表格的数据输入和处理4.3 电子表格的图表制作和数据分析5. 演示文稿制作5.1 演示文稿的基本概念和要素5.2 演示文稿的设计原则和技巧5.3 演示文稿的动画效果和演示方式6. 数据库管理6.1 数据库的基本概念和结构6.2 数据库的创建和管理6.3 数据库的查询和报表生成7. 办公自动化技术7.1 办公自动化技术的基本原理7.2 办公自动化技术的应用案例7.3 办公自动化技术的发展趋势四、教学方法1. 理论讲授：通过课堂教学，向学生传授办公自动化的基本理论知识和技术原理。
2. 实践操作：通过计算机实验室的实践操作，让学生亲自操作办公软件和应用办公自动化技术，提高实际应用能力。
3. 课堂讨论：组织学生进行课堂讨论，分享使用办公软件和办公自动化技术的经验和技巧，促进学生之间的交流和合作。
五、考核方式1. 平时成绩：包括课堂表现、作业完成情况等。
2. 实验报告：根据实践操作，撰写实验报告，评估学生的实际应用能力。
常用办公软件的使用-精选文档
Word 2019的工作界面
（7）滚动条
分为垂直滚动条和水平滚动条。可以通过滚动条
来滚动文档，将未出现在编辑区中的内容显示出来。
（8）选定框
是文本区中位于窗口左部不可见的标识栏，可以
用它来对文本进行大范围的选定，当鼠标指针处于这 个区域时，指针形状由“I”形变成左箭头形。
3.2.1 Word 2019基本操作
3．Word 2019的视图方式 （1）普通视图 用户可以输入、编辑和设置格式等，能够看到字 体、字号、字形及行距等格式，但没有页眉和页脚的 显示，和实际打印效果有些不同。 （2）Web版式视图 是专门用来创作Web页的视图形式。文档的显示 就像在Web浏览器中看到的一样。
Word 2019的视图方式
Word 2019的工作界面
标题栏 菜单栏 格式工具栏 最小化按钮 最大化/还原按钮 关闭按钮
常用工具栏 插入点 段落标记 垂直标尺 水平标尺 垂直滚动条
选定框
文本区
水平滚动条
状态栏
“绘图”工具栏
图1 Word 2019的工作界面
Word 2019的工作界面
（1）标题栏
位于窗口顶部，显示当前所使用的程序名称和正
NeoShine Office及共创开源公司开发的Co-Create Office
Word 2019是Microsoft Office 2019的的重要组成部
分。它的启动与退出常用的有三种不同方式。它的界面
包括标题栏、菜单栏、工具栏、标尺、文本编辑区、
状态栏、滚动条和选定框等8个部分。允许用不同的视
板选项对话框，再单击“常用”选项卡，则出现
“空白文档”图标，如图3所示。
文档的创建
图2 新建Word 2019文档窗口
2024版办公自动化(全套课件)
包括菜单栏、工具栏、幻灯 片窗格、备注窗格等。
新建、打开、保存、关闭演 输入与编辑文本内容，插入 示文稿，添加、删除幻灯片。 图片、图表、声音和视频等
对象，设置幻灯片背景和主 题。
为幻灯片中的对象添加动画 效果，设置幻灯片切换方式 和时间间隔。
放映演示文稿，控制放映过 程，输出为不同格式的文件 或打印演示文稿。
讲解扫描仪的种类、工作原理、基本操作、常见问题解决及保养 方法。
2024/1/25
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传真机、电话机等通信设备的使用与维护
传真机的使用与维护
介绍传真机的类型、工作原理、基本 操作、常见故障排除及日常保养方法。
电话机的使用与维护
阐述电话机的结构、工作原理、使用技 巧、常见故障排除及保养方法。
2024/1/25
2024/1/25
21
办公自动化系统实施步骤与注意事项
实施步骤
按照系统设计和开发计划，逐步完成 系统的开发、测试、部署和上线等工 作。
培训与推广
针对新系统，组织相关人员进行培训， 提高他们对新系统的认知和使用技能。 同时，积极推广新系统的优势和功能， 鼓励更多人使用。
2024/1/25
数据迁移与备份
提高网络安全意识。
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03
办公软件应用
2024/1/25
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文字处理软件Word
文档基本操作
新建、打开、保存、关闭文档 等。
插入对象
插入图片、表格、图表、超链 接等对象。
Word界面介绍
包括菜单栏、工具栏、编辑区、 状态栏等。
2024/1/25
文本编辑与排版
输入、修改、删除文本，设置 字体、字号、颜色、段落格式 等。
2024/1/25
办公自动化及其应用
06
总结与展望
本次项目成果回顾
办公自动化系统建设
成功构建了一个高效、稳定的办公自动化系统，实现了文档管理、 流程审批、信息发布等核心功能。
团队协作能力提升
通过办公自动化系统的实施，提高了团队协作效率，减少了沟通成 本，增强了团队凝聚力。
信息化水平提升
办公自动化系统的应用，推动了企业信息化水平的提升，为企业数 字化转型奠定了基础。
促进组织变革
通过工作流管理、知识管 理等手段，推动组织的业 务流程优化和知识共享。
02
办公自动化技术应用
文档处理技术
文字处理技术
通过文字处理软件，实现 文档的输入、编辑、排版、 打印等功能，提高文档处 理效率。
图像处理技术
应用图像处理软件，对图 像进行扫描、编辑、优化 等操作，使图像更加清晰、 美观。
公文管理
实现公文的电子化起草、审批、传阅、归档等全 过程管理，简化流程，减少纸质文档的使用。
3
信息发布与交流
通过办公自动化系统实现政府内部及对外信息发 布、交流，促进政务公开和与民众的互动。
企业内部办公自动化应用
流程自动化
01
通过办公自动化系统实现企业内部各类业务流程的自动化，如
采购、销售、库存管理等，提高工作效率。
信息系统
包括文件管理系统、电子 邮件系统、会议管理系统、 工作流管理系统等。
办公自动化意义与价值
提高工作效率
通过自动化处理大量重复 性、事务性工作，减少人 工干预，提高工作效率。
降低办公成本
通过减少纸质文档的使 用、实现远程办公等方
式，降低办公成本。
加强信息沟通
通过电子邮件、即时通 讯等工具，加强组织内 部的信息沟通和协作。
办公自动化技术(Windows7 Office2016)第3版 第7章 常用办公工具软件的使用
扫描木马
7.5.2 查杀木马
21
利用计算机程序的漏洞侵入系统并窃取计算机中资料的程序称为木马，其具有隐藏性和自发性等特点， 难以通过明显现象发觉，因此需要使用软件进行检测并查杀，保障办公文件的安全。
处理危险项
7.5.3 修复系统漏洞
22
系统漏洞是指应用软件或操作系统中的缺陷或错误，他人可能会通过在其中植入病毒或木马，窃取计 算机中的重要资料，甚至破坏系统。使用360安全卫士的漏洞修复功能可扫描并修复计算机中的漏洞。
高等教育立体化精品系列规划教材
第7章 常用办公工具软件的使用
办公自动化技术 （Windows 7+Office 2016）
（第3版）
内容导航
7.1 安装与卸载软件 7.1.1 获取软件安装程序 7.1.2 安装软件 7.1.3 卸载软件
7.2 使用压缩软件 7.3 使用Adobe Acrobat 7.4 使用美图秀秀处理图片 7.5 使用安全防护软件 7.6 项目实训 7.7 课后练习
美化图片
编辑文本
内容导航
7.1 安装与卸载软件 7.2 使用压缩软件 7.3 使用Adobe Acrobat 7.4 使用美图秀秀处理图片 7.5 使用安全防护软件
7.5.1 清理系统垃圾 7.5.2 查杀木马 7.5.3 修复系统漏洞 7.6 项目实训 7.7 课后练习
18
7.5.1 清理系统垃圾
9
7.3.1 查看PDF文档
10
前面介绍了将PPT演示文稿转换为PDF文件的方法，方便在办公中传递和审阅文件，如果要查看PDF 文档，就需要使用Adobe Acrobat软件。
选择“打开”命令
选择文件
7.3.1 查看PDF文档
办公软件应用操作讲解
2
第2部分
WPS Office 套
件
WPS Office 套件
WPS Office 套件是金山公司开发的一款办公软件，与 Microsoft Office 类似，包括 WPS Writer、WPS Spreadsheets、WPS Slideshow 等组件。下面将分别介绍这些软件的基 本操作
WPS Office 套件
数据分析： 可以利用 Excel 提供 的各种函数 和工具进行 数据处理和 分析
Microsoft Office 套件
PowerPoint
PowerPoint 是 Microsoft Office 套件中的演示文稿软件，主要用于制作幻灯片演示。 以下是 PowerPoint 的基本操作
创建演示文稿：点击"文件"->"新建"->"空白演示文稿"，即可创建一个新的空白演示 文稿 添加幻灯片：点击"插入"->"幻灯片"，即可添加新的幻灯片 添加内容：在幻灯片中添加文字、图片、图表等内容 设置动画效果：可以为幻灯片中的内容添加各种动画效果，增强演示的视觉效果 放映演示文稿：点击"幻灯片放映"->"从头开始"，即可开始演示文稿的放映
1
第1部分
Microsoft
Office 套件
Microsoft Office 套件
1
Microsoft Office 套件是 微软公司开发的一系列办
公软件，包括 Word、 Excel、PowerPoint、
Outlook 等
2
下面将分别介绍这些 软件的基本操作
Microsoft Office 套件
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步骤1 打开CAJViewer程序。双击CAJViewer安装执行文 件，出现如左图所示的安装向导界面。 步骤2 设置许可证协议。在出现的“许可证协议”界面， 选择“我接受许可证协议”选项，如右图所示，单击“下 一步”按钮。
步骤3 设置用户信息。在“用户信息”界面，设置相关用户 信息，再单击“下一步”，然后按照向导的提示，一步一步 安装下去。 步骤4 完成安装。单击“完成”按钮，即可完成CAJViewer 阅读器软件的安装。
办公自动化技术与应用
第7章 常见办公软件的使用
• 电子图书很多种，它们的格式也不同，常见的有：
• EXE格式、TXT格式，HTML网页格式 • CAJ，CAJ 为中国学术期刊全文数据库英文缩写，需要专门
的CAJ浏览器打开。 • PDF，Adobe公司的文件格式，目前是使用最普及的电子书
格式。PDF文件要使用专用的阅读器程序才能打开，如 Adobe Reader软件。 • ePub（电子出版）是一个自由的开放标准，属于一种可以“ 自动重新编排”的格式；也就是文字内容可以根据阅读设备 的特性，以最适于阅读的方式显示。可用Firefox上的相应的 插件打开，也可用专门软件打开，如EPUBReader。
• 金山词霸是目前最流行的翻译工具之一，可
以实现中英文互译、单词发声和屏幕取词等多种 功能，是用户工作和学习的好帮手 。
•
金山词霸是金山公司开发的翻译软件，它
是集真人语音和汉黄、英汉、汉语词典于一体的
多功能软件。
一、金山词霸的使用
• 1．查找单词
步骤1 查找单词。在“输 入”文本框中，输入要查 找的生词（英文或中文都 可以）。 步骤2 显示查找内容。单 击左侧“词典”按钮，此 时预览区中自动显示相关 的内容，如图所示。
打开一个“许可协议对话框，如右图所示，然后单 击“接受”按钮即可进入Adobe Reader程序界面。
• 步骤2 单击工具栏上的“打开”按钮，或选择菜 单栏上“文件”|“打开”命令，从“打开”对话 框中选择要打开的文件，即可打开PDF文件。
• 步骤3 或者直接双击要打开的文档名称，例如图 中的001.pdf，也可启动Adobe Reader，并打开该 文档，整个文档分成两部分，左侧是导览区，右
• 2．自动取词
开启金山词霸的自动取词功能后，当用户的鼠标指向 屏幕上（文档或网页）的中文或英文时，会自动对该 词进行翻译，然后进行查词典、复制解释和朗读等操 作，如图所示。
步骤4 完成安装。单击“完成”按钮，即可完成 EPUBReader阅读器软件的安装。 步骤5 添加图书项目。打开EPUBReader阅读器软件， 点击“图书馆”下拉菜单，选择“向图书馆中添加项目”命令， 在打开的“添加项目到图书馆”对话框中选择要添加的图书 项目，如“追寻现代中国”，如图所示。
步骤6 打开指定图书。选中所要添加的图书项目 名称后，点出“打开”按钮，即可打开“追寻现 代中国”一书，如图所示。
一、安装Adobe Reader
• Adobe Reader是一款免费软件，可从网上下载。 • 步骤1 双击Adobe Reader安装程序，如图所示。
• 步骤2 处理Adobe Reader完成后，启动其安装向 导，如左图所示。
• 步骤3 单击“下一步”按钮，然后按照向导的提 示，一步一步安装下去，最后打开向导的最后一 步“安装完成”，如右图所示。
侧是正文区，如图所示。
• 也可以对Adobe Reader进行一些相应的设置，方 法是选择“编辑”|“首选项”命令，即可打开“ 首选项”对话框进行设置，如图所示。
Adobe Reader只是一个阅读 或打印PDF文档的工具，如 果要制作、编辑PDF文档， 则需要功能更强大的Acrobat 程序。 Foxit PDF Editor 是PDF文件 编辑软件。编辑现有PDF 文 件或创建全新的PDF文件。
• 三、安装CAJViewer阅读器
• CAJ全文浏览器是中国期刊网的专用全文格 式阅读器，CAJ浏览器也是一个电子图书阅读器 （CAJ阅读器，CAJ全文浏览器），CAJ浏览器 支持中国期刊网的CAJ、NH、KDH和PDF格式 文件阅读。CAJ全文浏览器可配合网上原文的阅 读，也可以阅读下载后的中国期刊网全文，并 且它的打印效果与原版的效果一致。
• 步骤4 单击“完成”按钮。
二、利用Adobe Reader阅读电子图书
• 安装了Adobe Reader后，就可以随 时档所在的文件夹，此时该类文档 的文件图标都变成Adobe Reader的程序图标，如左 图所示。也可以从“开始”菜单中启动Adobe Reader，然后选择“文件”|“打开”命令来打开 PDF文档。此外，第一次启动Adobe Reader时，会
• 步骤1 打开EPUBReader程序。双击EPUBReader 阅读器安装执行文件，出现如图所示的安装向 导界面。
步骤2 设置助手。在出现的“设置助手”界面，选择“继 续”选项，如左图所示，单击“下一步”按钮。 步骤3 授权设置。在“授权”设置界面，选择“不授权计 算机”，如右图所示，再单击“激活”按钮，完成计算机 授权激活任务。
CAJViewer阅读器软件安装好后就可以打开CAJ格式的 文件了，如下图所示。
• 四、安装EPUBReader阅读器
• Epub Reader for Windows是一个Windows 实用 ePub电子书阅读器，它支持查看epud格式的电 子书，同时还支持快速把epud格式电子书转换 为PDF或者jpg格式。
PDF格式文件与其他格式文件的转换
• 生成PDF格式文件后，不方便再对其进 行排版，因此，可以将其转换为WORD、 EXECL、PPT等其他格式文件。相关转换软 件有：
• pdf-to-word.exe （转换为WORD ） • Blspeesetup.exe （ 转换为EXECL ） • PDFtoPowerPointConverter.exe • （ 转换为EXECL ）