社会保险电子档案管理暂行办法——人社险中心函〔2020〕16号
社会保险电子档案和纸质档案长期并存的思考
社会保险电子档案和纸质档案长期并存的思考作者：刘海明来源：《办公室业务（上半月）》 2019年第12期文/松原市社会保险档案管理中心刘海明【摘要】社会保险档案管理工作开展中，电子档案和纸质档案并存是当前的新常态。
我们应该围绕社会保险档案工作开展的具体情况，做好相关的管理和控制，适应这一常态，促使档案管理工作开展水平有效提升，为社会保险事业的发展提供一个良好的支持和保障。
【关键词】社会保险；纸质档案；电子档案；并存管理在以往社会保险档案管理工作开展的过程当中，纸质档案是重要的载体。
而随着科学技术的快速发展，当前电子档案也逐渐成了档案的重要构成类型。
而在社会保险工作开展的过程当中，其档案历程较长，目前正处于一个纸质档案和电子档案长期并存的状态。
而两种档案特点及管理方式上，存在一定的差异性，我们应该在具体工作开展上对于两种档案的异同进行有效分析，并且做好二者并存的管理。
一、电子档案和纸质档案的分析电子档案和纸质档案，其本身的载体存在着很大的差异，其更加符合人们的阅读习惯，是以往档案管理工作当中的一个重要的形式。
而随着信息技术的快速发展，电子档案本身数字化的方式对档案信息进行存储，人们在进行档案查阅的过程当中，只需要通过利用计算机等终端设备就可以进行实现。
对于纸质档案来说，电子档案本身具有更强的便利性，在大量档案管理上，这种电子档案在具体使用的过程当中也更加便捷。
纸质档案本身对于信息的记录上，其整体容量相对较小。
而随着科学技术的发展，电子档案整体的存储量则是“无穷无尽”的。
相对于电子档案来说，纸质档案的体积较大，在具体管理上需要对于其存放的环境进行充分的考虑和控制。
另外，在对于档案唯一性方面，二者也存在一定的差异。
纸质档案在进行信息辨别上，具有良好的优势。
电子档案本身可以受到计算机的修改和复制等，唯一性存在一定的不足。
可以说，电子档案和纸质档案存在一定差异。
在当前二者并存的状态下，我们应该结合二者的具体特点，做好相关的管理。
社会保险业务档案电子化管理的具体对策思考
社会保险业务档案电子化管理的具体对策思考摘要：随着社会发展日渐成熟，社会保险业务得到了越来越广泛的推广。
强化对设备档案的电子化管理，是信息时代的必然需求，也是社保行业持续性发展的重要趋势。
要对电子档案管理的作用进行全面认知，树立电子档案管理意识，并采取多样化的管理措施，强化社保档案电子化管理质量的提升。
本文主要对社保电子档案管理作用和优化措施进行分析和阐述，旨在进一步提升社保档案管理电子化和信息化水平，强化电子档案高效应用。
关键词：社会保险业务档案电子化管理对策社会保险业务档案是对参保人员相关权益的全面客观体现，也是办理保险业务的原始凭证，对于保障参保人员的合法待遇具有关键性的作用。
信息时代，实现保险业务档案电子化管理，是实现规范化、信息化、和标准化档案管理的重要途径，能够进一步提升档案管理效率、应用效率等，促进社会保险行业服务功能的全面提升。
【1】因此，要结合具体情况，对社保业务档案电子化管理模式进行深度探究，采取多样化的优化措施，强化社保业务档案电子化管理的高效性推行。
一、社保业务档案电子化管理意义（一）强化管理效率信息化技术背景下，可以利用扫描仪等设备，把纸质档案转化为电子档案，形成数字化信息或者是影像文件存储到数据库中，优化归档、立卷、编排等程序，强化整体管理效率；通过电子设备可以对电子档案进行更加直观化的显示，方便查阅和应用，降低了档案管理压力。
（二）强化利用效率实现保险档案电子化管理，可以利用信息化网络技术，构建数据管理平台，实现电子档案的统一集中化管理，促进人社系统中不同级别的机构部门之间的联动合作，促进了电子档案信息的即时共享和快速传输，简化档案查找流程，提升档案信息应用服务效率；利用人工智能技术对电子档案进行分类、检索、查询等，强化了管理系统的人性化服务理念，提升档案信息利用效率。
【2】（三）强化档案保护实现保险档案电子化管理，把传统纸质档案转化为数字档案信息，减少了对资源、空间的占用和浪费；而且纸质档案容易受到存储时间、空气湿度、湿度等因素的影响，致使其出现发霉等问题，需要耗费大量的人力、物力、财力对其进行管理保管；纸质档案基数较大，难以查找，容易在查找过程中出现数据丢失、破损等问题，严重影响档案的完整性。
社会保险电子档案管理暂行办法——人社险中心函〔2020〕16号
社会保险电子档案管理暂行办法人社险中心函〔2020〕16号第一章总则第一条（目的依据）为规范社会保险业务电子文件归档、电子档案管理和应用，维护电子档案的真实、完整、可用和安全，提高管理效率，促进信息共享，便于长期保存，根据《中华人民共和国档案法》和社会保险相关法规，制定本办法。
第二条（适用范围）依法经办养老保险、失业保险、工伤保险等社会保险业务的机构（以下简称社会保险经办机构），管理社会保险电子档案，适用本办法。
第三条（概念界定）本办法所称电子文件是指社会保险经办机构履行法定职责和办理业务过程中，通过计算机、扫描仪等电子设备形成、传输和存储的字符、图形、音频、视频等各种信息记录。
本办法所称电子档案是指社会保险经办机构接收和产生的具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。
第四条（法律效力）来源可靠、程序规范、要素合规的电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。
第五条（管理原则）社会保险业务电子文件归档和电子档案管理坚持统一管理、安全保密、规范标准、便于利用的原则，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。
第二章收集与归档第六条（电子文件收集）社会保险经办机构、信息化综合管理机构共同推进业务信息系统与电子档案管理信息系统一体化建设，在业务办理过程中实现系统数据互联互通，具有保存价值的电子文件能够实时导入电子档案管理系统，包含电子文件及其过程信息、背景信息等元数据。
电子文件应当采用符合国家安全规范的认证或加密技术手段。
第七条（电子文件归档）社会保险经办机构根据《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894—2016)、《社会保险业务档案管理规范》（GB/T31599—2015)等标准规范，确定电子文件归档范围、电子档案分类和保管期限。
第八条（清点检测）电子文件归档时，按照《文书类电子档案检测一般要求》（DA/T70—2018)对其进行真实性、完整性、可用性和安全性方面的检测。
社会保险测试题+参考答案
社会保险测试题+参考答案一、单选题（共59题，每题1分，共59分）1.县社保机构应通过数据比对等方式,对城乡居民养老保险参保关系注销登记信息进行审核,并自收到注销登记申请的( )个工作日内告知审核结果。
A、3B、5C、7D、10正确答案：B答案解析：按照《城乡居民基本养老保险经办规程》有关规定县社保机构应通过数据比对等方式,对注销登记信息进行审核,并自收到注销登记申请的5个工作日内告知审核结果。
审核通过的,应同时在信息系统中进行确认,留存《注销表》、有效身份证件信息资料和申请材料,结算被注销人员的个人账户余额和丧葬补助金额。
命题单位:社保中心2.社会保险年度基金预算草案经( )批准后,批复经办机构具体执行,并报上级财政部门和社会保险行政部门备案。
由税务机关负责征收的险种,社会保险费收入预算批复税务机关和经办机构。
A、省级财政部门B、省级人社部门C、省级人民政府D、同级人大正确答案：D答案解析：《社会保险基金财务制度》第十条规定,财政部门负责审核并汇总编制社会保险年度基金预算草案,会同社会保险行政部门上报同级人民政府,经同级人大批准后,批复经办机构具体执行,并报上级财政部门和社会保险行政部门备案。
由税务机关负责征收的险种,社会保险费收入预算批复税务机关和经办机构。
命题单位:失业保险司3.不属于企业建立企业年金基本条件的是( )。
A、参加基本养老保险并履行缴费义务B、企业有相应的经济负担能力C、职工有相应的经济负担能力D、已建立集体协商机制正确答案：C答案解析：36号令第六条企业和职工建立企业年金,应当依法参加基本养老保险并履行缴费义务,企业具有相应的经济负担能力,已建立集体协商机制。
命题单位:养老保险司4.2005年12月,国务院发布《关于( )企业职工基本养老保险制度的决定》。
A、改革B、统一C、完善正确答案：C答案解析：2005年12月,国务院发布《关于完善企业职工基本养老保险制度的决定》(国发〔2005〕38号)。
社会保险业务档案管理规定
社会保险业务档案管理规定1. 背景随着社会的发展，国家提出了“以人为本，全面建设社会主义和谐社会”的发展目标，为了更好地保障人民群众的基本生活，国家实行了社会保险制度。
随着社会保险制度的不断完善和扩大，社会保险业务档案管理也越来越重要。
2. 目的社会保险业务档案管理规定旨在规范社会保险档案的管理，保证社会保险数据的安全、完整和准确，提高社会保险管理的科学化、规范化水平，便于社会保险部门开展日常工作、做好各项保险业务管理工作，确保社会保险制度的健康运行。
3. 适用范围本规定适用于所有从事社会保险业务的机构和个人。
4. 档案的定义社会保险档案是指社保机构在开展各项社会保险业务过程中所形成的各类纸质、电子或其他形式的记录和材料。
5. 档案的分类与归档社会保险档案应按照行政管理、监管要求和保险业务的实际需要，按照保险业务的种类、部门、年度和文件形式等因素进行分类和归档，为后续管理和查询提供便利。
6. 档案的保管期限社会保险档案的保管期限应当根据国家和行业有关规定以及各项保险业务的实际需要进行合理确定。
社会保险档案的保管期限包括以下范围：（1）个人账户档案个人账户档案是社会保险档案中重要的组成部分。
按照规定，个人账户档案的保管期限为：职工养老保险和城乡居民养老保险20年、职工工伤保险和生育保险10年、医疗保险5年。
（2）集体账户档案集体账户档案是各单位开设的社保账户档案。
按照规定，集体账户档案的保管期限为20年。
（3）经办和事故档案经办和事故档案包括社会保险部门的审核、受理、处理和事故处理等相关文件。
按照规定，经办和事故档案的保管期限为5年。
7. 档案的查阅、复制和销毁社会保险档案是保险机构在业务过程中收集、处理、存储的信息记录，是保险业务管理的重要基础。
根据政府行政管理规定，在遵循保密原则的前提下，可以进行查阅、复制以及销毁等相关操作。
8. 档案管理的监督和评估为确保社会保险档案管理的公正性、规范性和科学性，各社会保险部门应当加强档案管理的监督和评估，对档案管理工作进行评估，并及时采取措施改进工作，促进社会保险档案管理工作的顺利推进。
社保档案管理管理制度
社保档案管理管理制度一、总则为做好社会保险档案管理工作，确保社会保险档案的完整性、准确性和安全性，保护参保人员的合法权益，提高社会保险管理服务水平，制定本制度。
二、管理范围本制度适用于所有单位参保人员的社会保险档案管理工作。
三、管理原则1. 法律依据：社会保险档案管理必须依法依规进行，遵循相关国家法律法规和政策规定。
2. 完整性原则：社会保险档案的内容必须完整，不能遗漏重要信息。
3. 准确性原则：社会保险档案的内容必须准确，不能混淆或错误记录信息。
4. 安全性原则：社会保险档案必须妥善保存，严格保密，防止泄露或损毁。
5. 便民原则：社会保险档案管理应以服务参保人员为宗旨，方便参保人员查询和办理相关事务。
四、责任部门1. 社会保险部门负责社会保险档案的管理和维护工作。
2. 人力资源部门负责机构内部社会保险档案的管理和维护工作。
3. 参保人员本人负责保管和正确使用个人社会保险档案。
五、档案管理流程1. 档案登记：参保人员的社会保险档案，应在其初始参保时进行登记，确保信息准确无误。
2. 档案归档：社会保险档案应按照年度和类别进行归档，方便查找和管理。
3. 档案借阅：参保人员有权利查阅本人档案，但需提供有效身份证明。
4. 档案更新：如参保人员的个人信息发生变动，应及时更新档案信息，确保准确性。
5. 档案销毁：社会保险档案保管期满或需要销毁时，应按照规定程序进行销毁，保证信息安全。
六、档案管理措施1. 设立专门人员负责社会保险档案管理工作，确保档案管理专业化。
2. 建立健全社会保险档案管理制度和流程，明确责任分工和管理权限。
3. 定期对社会保险档案进行检查和清点，确保档案的完整性和安全性。
4. 加强档案保密意识，建立健全档案信息安全管理制度，防止泄露风险。
5. 制定档案借阅规定，规范参保人员查阅行为，防止档案被滥用或篡改。
七、档案管理效果评估每年对社会保险档案管理工作开展效果评估，对管理措施和制度进行调整和改进。
社会保险业务电子档案管理运用探讨
社会保险业务电子档案管理运用探讨摘要：随着社会保险事业的发展和完善，社会保险覆盖群体日益扩大，社会保险业务档案数量呈井喷式增长，档案管理难度加大。
同时伴随着城市化进程的加快，社会保险异地转移越来越频繁，也给档案的异地调取、随时查阅带来不便。
加快和推进社会保险纸质档案向电子档案转化，完善社会保险电子档案的管理应用，将极大推动社会保险事业健康有序发展，促进社会保险经办管理规范化、标准化、高效化，充分发挥档案在完善国家治理体系、服务社会民生中的基础保障作用。
关键词：社会保险；电子档案管理；运用引言随着社会保险事业的不断进步，其所覆盖的群体日益庞大，档案数量也逐渐呈现出井喷式增长状态，加之社会保险异地转移愈加频繁，这些都在某种程度上增加了社会保险业务档案管理工作量和工作难度。
因此，加快推进社会保险业务电子档案管理运用，是新时期促进社会保险业务档案管理标准化、规范化和高效化的首要研究方向。
1社会保险业务电子档案管理重要性大部分的企事业单位都需要应用档案作为信息数据的依据，而电子档案的管理工作必然应用到大数据技术。
电子档案的管理工作，其保障重要数据具有相应的法律效率，可以避免数据损坏或丢失，可以保证电子档案的安全性，使企事业单位可以稳定运行。
电子档案管理工作的保存是为了将重要的电子档案信息和数据长时间应用，因为重要数据和信息的保存可以为各个行业的发展状态与发展方向提供依据。
因此，电子信息档案管理工作高效、科学、合理，能够促进社会各个行业的发展。
当前大部分信息均是通过电子档案进行存档管理，而这些信息均是公民的隐私，一旦档案外泄，将会造成严重后果，甚至会被不法分子利用，实施违法犯罪行动，不利于社会的稳定发展。
因此，无论是企业单位还是事业单位，无论档案数据内容是哪一方面，均需要对电子档案管理工作给予足够的重视。
2社会保险业务电子档案管理现状2.1人事档案管理技术和基础设施落后基于当前的大数据背景下，企事业单位的档案管理技术和设备均需要更新，落后的技术和设备无法满足电子档案管理工作的创新。
社保业务档案管理制度
第一章总则第一条为加强社会保险业务档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国社会保险法》等相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有社会保险业务档案的管理工作。
第三条社会保险业务档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的全面、真实、连续；2. 准确性原则：档案内容准确无误，符合国家政策和规定；3. 安全性原则：确保档案实体和信息安全；4. 有效性原则：提高档案利用率，为社会保险业务提供有效服务。
第二章档案收集与整理第四条社会保险业务档案的收集范围包括：1. 社会保险政策、法规、标准文件；2. 社会保险业务经办过程中形成的各类文书、凭证、报表等；3. 社会保险参保、缴费、待遇支付等业务档案；4. 社会保险业务咨询、投诉、仲裁、诉讼等档案；5. 社会保险业务培训、调研、评估等档案。
第五条社会保险业务档案的收集应遵循以下要求：1. 按照规定的时间、数量、质量要求收集；2. 收集过程中，对档案进行分类、整理，确保档案的完整性和准确性；3. 对收集到的档案进行审核，确保档案的真实性和合法性。
第六条社会保险业务档案的整理应遵循以下要求：1. 按照档案的来源、性质、用途等特征进行分类；2. 对档案进行编号、编目，建立档案目录；3. 对档案进行归档，确保档案的有序存放。
第三章档案保管与利用第七条社会保险业务档案的保管应遵循以下要求：1. 选择合适的保管场所，确保档案的通风、防潮、防虫、防火、防盗等；2. 定期对档案进行检查、清点，确保档案的完整和安全；3. 对破损、褪色、霉变的档案进行修复、复制，确保档案的长期保存。
第八条社会保险业务档案的利用应遵循以下要求：1. 严格按照档案利用规定，办理档案查阅手续；2. 查阅档案时，遵守保密规定，不得泄露档案内容；3. 提供档案查阅、复制等服务，满足业务需求。
第四章档案鉴定与销毁第九条社会保险业务档案的鉴定应遵循以下要求：1. 根据档案的保存价值、使用价值等进行鉴定；2. 鉴定过程中，充分听取有关人员的意见；3. 鉴定结果应形成鉴定意见书。
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社会保险电子档案管理暂行办法
人社险中心函〔2020〕16号
第一章总则
第一条（目的依据）为规范社会保险业务电子文件归档、电子档案管理和应用，维护电子档案的真实、完整、可用和安全，提高管理效率，促进信息共享，便于长期保存，根据《中华人民共和国档案法》和社会保险相关法规，制定本办法。
第二条（适用范围）依法经办养老保险、失业保险、工伤保险等社会保险业务的机构（以下简称社会保险经办机构），管理社会保险电子档案，适用本办法。
第三条（概念界定）本办法所称电子文件是指社会保险经办机构履行法定职责和办理业务过程中，通过计算机、扫描仪等电子设备形成、传输和存储的字符、图形、音频、视频等各种信息记录。
本办法所称电子档案是指社会保险经办机构接收和产生的具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。
第四条（法律效力）来源可靠、程序规范、要素合规的电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。
第五条（管理原则）社会保险业务电子文件归档和电子档案管理坚持统一管理、安全保密、规范标准、便于利用的原则，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。
第二章收集与归档
第六条（电子文件收集）社会保险经办机构、信息化综合管理机构共同推进业务信息系统与电子档案管理信息系统一体化建设，在业务办理过程中实现系统数据互联互通，具有保存价值的电子文件能够实时导入电子档案管理系统，包含电子文件及其过程信息、背景信息等元数据。
电子文件应当采用符合国家安全规范的认证或加密技术手段。
第七条（电子文件归档）社会保险经办机构根据《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894—2016)、《社会保险业务档案管理规范》（GB/T31599—2015)等标准规范，确定电子文件归档范围、电子档案分类和保管期限。
第八条（清点检测）电子文件归档时，按照《文书类电子档案检测一般要求》（DA/T70—2018)对其进行真实性、完整性、可用性和安全性方面的检测。
对需要归档的电子文件进行清点、整理、编号、编制索引目录和归档。
第三章保存与利用
第九条（存储备份）社会保险经办机构应当按照国家信息安全等级保护标准，配备与电子档案管理系统相适应的在线存储设备，用于电子档案的安全存储。
社会保险电子档案实行备份制度，重要电子档案应当进行异地备份保管。
第十条（档案服务）社会保险经办机构依法为参保单位、参保个人及行政机关、社会组织提供电子档案信息查询、制发证明、信息共享等服务。
电子档案的使用，应严格遵守国家有关信息安全和保密的规定，保护相关权利人的合法权益和个人隐私。
第十一条（业务经办利用）社会保险经办机构在业务办理过程中，应充分利用电子档案及共享获取的电子证照、电子材料提取业务数据。
（一）能够通过提取内部电子档案数据、外部数据共享能够获得的信息，不再另行要求参保单位或个人提供相同的证明材料。
（二）对于参保单位或个人发起的即时业务，可以根据参保单位或个人在线申报的信息数据直接办理。
第十二条（稽核风控利用）社会保险经办机构应当将电子档案作为内部稽核和事后监管的重要资源，纳入稽核及防范社会保险基金安全风险管理。
第四章移交与销毁
第十三条（档案移交）社会保险经办机构按照有关规定，通过符合安全管理要求的网络或者存储介质，向国家综合档案馆按时移交电子档案。
第十四条（鉴定销毁）社会保险经办机构定期对已到保管期限的电子档案进行鉴定，提出续存或销毁意见。
社会保险业务电子档案的销毁参照国家关于档案销毁的有关规定和程序执行。
第五章统计与元数据管理
第十五条（档案统计）社会保险经办机构对电子档案的归档、保管、利用、销毁等情况进行统计，编制统计报表。
第十六条（元数据管理）社会保险经办机构应当加强电子档案元数据管理，能够在电子文件收集、归档和电子档案保管、统计、利用等过程中完善各类元数据。
第六章附则
第十七条（执行管理）本办法由人力资源社会保障部社会保险事业管理中心、信息中心负责解释，未尽事宜参照国家其他关于电子档案的制度规定。