《采购内控管理细则》

目录

1 目的........................................ 错误!未定义书签。

2 适用范围.................................... 错误!未定义书签。

3 编制依据.................................... 错误!未定义书签。

4 释义........................................ 错误!未定义书签。

5 职责分工.................................... 错误!未定义书签。

6 集中采购管理................................ 错误!未定义书签。

7 自行采购管理................................ 错误!未定义书签。

8 附则........................................ 错误!未定义书签。

采购内控管理细则

1目的

为了加强酒店采购业务的内部控制，规范采购行为，防范采购过程中的差错与风险，保证采购在满足日常运营需要的前提下，最大限度地降低采购成本。

2适用范围

北京市西苑饭店采购部及相关业务参与部门

3编制依据

3.1《企业内部控制基本规范》，2008，财政部，证监会、审计署、银监会、保监会

3.2《企业内部控制应用指引第7号—采购业务》，2010，财政部，证监会、审计署、银监会、保监会

3.3《采购管理制度》，2013，首旅酒店集团

4释义

本制度所称采购是指酒店购进用于经营或提供劳务消耗的各种物资，包括原料及主要材料、辅助材料、修理用备品备件、燃料以及达到固定资产管理标准的各种设备（以下简称“物资与设备”）的行为。

有关固定资产的采购管理除应遵循本细则的有关规定外，还应严格执行酒店《财务内控管理细则》固定资产章节的有关规定。

5职责分工

5.1总经理作为第一责任人，负责全面组织落实，确保采购业务管理的全过程得到有效控制。

5.2酒店经营、维修所需的一切食品和物品均由采购部统一采购，未经酒店允许，其他部门不得自行采购。酒店各部门对采购部的工作有监督的义务和提出建议的权利。各部门对采购部的工作应予以配合。

5.3充分利用首旅集团集中采购平台，实施集中或相对集中采购，提高采购效率，堵塞管理漏洞，降低成本和费用。

5.4采购管控职责

a)采购部负责采购业务的审核与执行、供应商选择与评价；

b)计财部负责结账与付款；

c)使用部门提出采购申请、参与供应商评价等；

d)验收部门负责样货及采购物资的质量；

e)库房负责补仓申请、出入库验收。

6集中采购管理

6.1集中采购模式：

本细则所指的集中采购是指首旅集团对所属酒店采购业务实行的统一集团化管控模式。集团通过集中采购平台－富基系统对采购业务实施中涉及的关键业务环节，如供应商选择与评估、采购价格管理、合同签订、结算业务进行统一集中管理。酒店根据采购需求，通过集中采购平台—富基系统向首旅集团提出采购申请，完成采购业务。

6.2酒店应充分利用首旅集团集中采购平台，按照首旅集团集采工作的具

体要求，实施集中或相对集中采购，以提高采购效率、堵塞管理漏洞、降低成本和费用。

6.3采购物资的验收由酒店验收部门自行执行，发现问题后及时联系供应商进行退、换货处理，并将问题反馈给集团集采中心。

酒店在具体办理采购付款时，应当严格按照酒店《财务内控管理细则》的相关审批流程执行。打包付款时，由计财部将款项支付给首旅集团集采中心后，由首旅集团集采中心按期支付给各供应商；非打包付款时，酒店计财部直接将款项支付给供应商。

7自行采购管理

7.1采购申请与审批

7.1.1日常采购申请：

7.1.1.1采购物品，使用部门均需填具“物资申购单”、“物品领用汇总表”，并严格按如下程序报批：申请部门---- 采购部--- 财务总监---- 总会计师---- 总经理。

7.1.1.2采购部接到“物资申购单”、“物品领用汇总表”时须确认如下事项：

a)确认所需物品的规格要求；

b)与仓库联系，确认所需采购物品是否有存货或有类似物品，如仓库

已有存货或类似物品，应立即与申请部门联系解决，以避免重复采

购；

c)“物资申购单”、“物品领用汇总表”批准后由采购部门跟进订货；

若未获批准，由采购部将整套“申购单”退还原申请部门。申购部门说明原因后重新申请。

7.1.1.3仓库补充采购：食品库、冷库、物品库及工程库的补充，仓库管理员根据制定的最低存量要求，确保仓库有足够的常量以配合酒店经营，当某种项目其存量已降至最低存量时，便需提出补充采购申请。

7.1.2紧急采购申请：

紧急采购物品或食品原材料，使用部门需填写“物资申购单”并注明“紧急”且严格按如下程序报批：申请部门----采购部---财务总监----总会计师---- 总经理。

采购部接到“紧急采购申请单”时，应采取下列措施：

a)与申请者联系，由申购部门指定专人，与采购部一同购买申请部门

所需产品；

b)紧急采购的品种原则不做入库手续，由申购部门直接办理领用手

续。

7.1.3“厨房每日（鲜活食品）”采购申请：

a)每日下午由厨师长填写“厨房每日采购单”、“鲜活领用单”，交由

餐饮部总监/ 厨师长审查后验收整理归集后交采购部直接办理，并安排供应商于翌日早上送货；

b)如遇紧急需要，采购部可以电话与供应商联系送货，但必须填写“厨

房追补采购单”由厨师长及餐饮部总监/经理签字确认，而此类紧急采购次数及数量不应过多。

7.1.4特殊项目采购

酒店更新改造，更换大型设备及资本性支出项目等，应依照酒店《固定资产投资内控管理细则》执行。

7.1.5采购申请流程图

7.2供应商选择

7.2.1供应商有以下几类选择渠道：

a)使用首旅集团集中采购平台推荐的供应商；

b)酒店所有员工均可推荐供应商给采购部；

c)采购部从现有供应商名录中选择合适的供应商；

d)从同行业其他酒店推荐的供应商中择优使用；

e)如以上途径无法提供足够数量的供应商，则由业务部门负责通过各

种渠道提供足够数量的供应商推荐给采购部。

7.2.2采购部负责整理、汇总推荐供应商名单，汇总时应详细记录推荐供应商的来源情况，并与现有合格供应商名录中的供应商进行比对，剔除不合格供应商，并将推荐供应商情况分类转发给各使用部门评定。

7.2.3供应商考察

a)考察内容：现场考查；样品鉴定；价格分析；服务质量跟踪记录；

供应商提供的证明文件的有效性；

b)采购部组织对初选供应商进行考察，参加考察的人员应根据采购要

求，并结合考察内容，对供应商进行评分；

c)采购部计算出被考察供应商的综合得分，根据综合得分确定初选合

格的供应商；

d)采购部将供应商的考察评分结果提交给相关需求部门评定，经计财

部总监审核，报总会计师审批后，确定最终的合格供应商名单；

e)对临时小额采购物品的供应商，由采购员按采购要求评价供应商质

量、价格及售后服务并进行选择；

f)有毒有害的化学物品在采购时要选择符合食品卫生标准和批准文

号的厂家。

7.2.4列入酒店采购产品的合同供应商应满足下列要求：

a)在中国境内注册的法人或具有独立承担民事责任能力的组织和个

人；

b)资信和财务状况良好；

c)具有签订和履行合同的能力和信誉；

d)提供的产品质量、服务等符合国家行业、环境以及卫生标准；

e)提供产品的制造和使用符合国家安全标准；

f)提供的产品符合国家法律和行政法规；

g)食品须符合国家有关食品安全的相关要求；

h)满足酒店对产品的其他特殊要求。

7.2.5被选供应商应向酒店采购部提供以下审核准入的文件：

a)有效期内的工商营业执照、税务登记证、卫生许可证、检测报告等

相关资质文件的复印件并加盖公司章，原件需要当面核实；

b)供应商的情况简介材料；

c)食品应提供符合国家食品安全等标准的证明材料或检测报告；

d)从事专卖销售和代理销售的供应商，应持有由生产厂家或销售总代

理提供的书面授权书或相关证明文件；

e)生产或经营国家有特殊规定的产品，应持有国家颁发的生产许可证

或经营许可证（如：QS食品生产许可证、添加剂的生产许可证等）；

f)从事特种行业的供应商，应持有由国家颁发的特种行业许可证；

g)酒店采购部要求的其他材料。

7.2.6酒店采购部负责对供应商申报的材料进行审核，组织相关部门对供应商提供的产品样品进行评价和筛选、试用。

7.2.7供应商选择流程图：

供应商选择

7.3供应商评价

7.3.1供应商管理的具体要求：

7.3.1.1酒店采购部负责及时协调和处理供应商所提供产品质量、运输、交付时间等相关问题，监控、依照采购计划和要求确保采购产品满足质量和交付等的各项要求。

7.3.1.2酒店采购部每年对供应商进行一次重新评价，了解供应商的动态，根据变动情况，更正原有文件和资料内容。评价的结果将形成下一年度的《合格供应商名录》或与供应商签署下一年度的合同或协议.

7.3.1.3供应商评价应包括但不限于以下内容：

a)业务完成质量情况；

b)业务合作过程中的配合与服务情况；

c)合同工期的履行情况；

d)材料设备的供应情况；

e)结算的办理情况；

f)售后服务情况；

g)其他情况。

7.3.1.4酒店使用部门对采购产品或服务提出的投拆，应详细记录。对投诉的内容，采购部应及时与相关的供应商核实；必要时，对有问题的产品进行现场检查或取样检验；查明问题原因后，应对供应商提出限期整改或赔偿处理的要求后反馈给使用部门。

7.3.1.5对随行就市的采购产品，酒店采购部要及时予以动态分析，设定议价目标，考虑有没有价格上涨、下跌因素，与供应商协商后，合理调整价格。

7.3.1.6酒店采购部对认真履行合同的供应商，应给予优先续约的权利；对违约的供应商，应按照合同内的相关条款扣罚其违约金或终止合作。

7.3.2供应商评价流程图：

7.4采购询价管理

7.4.1询、比价原则

7.4.1.1比质比价：对于所有采购的物品，必须进行比质比价。依据酒店的实际情况和使用部门的要求，先比质，后比价，在同等质量的前提下，采用最优惠的价格。

7.4.1.2批量订价：对于采购批量较大的物品，非集中采购项目应尽可能寻找生产厂家直接采购，并要求以批量优惠价格供应。

7.4.1.3比较地区差价：因需要必须从外地采购的物品，事先应与本地同类物品进行全面的成本比价（包括运输等费用），以确定最合理的价格。在保证使用的前提下，应尽量选用国产的同质产品，替代价格较高的进口产品。

7.4.2价格管理

7.4.2.1对于直购的食品原材料，（果蔬、鲜活海产品）每周要根据市场调研价格、创价信息网上价格及富基网上同类酒店价格综合考虑，确定采购价格，由厨师长在验收单上签字确认。

7.4.2.2在执行采购过程中，各部门如对采购价格有异议，由提出异议的部门将信息及时反馈给采购部，采购经理针对有关问题及时调研并予以解决。

7.4.3采购询价管理流程图：

7.5采购合同管理

7.5.1采购合同管理目的：

a)增强采购合同的合理性和科学性，为采购执行提供依据；

b)规范采购合同的执行，防范采购风险，保证采购活动顺利进行；

c)妥善管理酒店的采购合同。

7.5.2采购合同是商务性的契约文件，其内容条款应至少包括但不限于以下内容：

a)供、需双方的企业全名、法人代表、电话、传真等基本资料；

b)采购物资的名称、型号、规格以及采购数量等采购产品信息；

c)质量要求和验收方法以及对不合格产品的处理方式；

d)价格条款及交货期限；

e)交付方式和交货地点；

f)结算付款条款；

g)违约责任。

h)后续服务保障

7.5.3合同内容审核

a)计财部负责审核酒店、供应商的开户银行及账号信息；

b)采购部指派采购员阅读采购合同样本，确保无语言、文字错误；

c)酒店律师负责审核采购合同的法律依据，确保采购合同内容符合法

律规定。

7.5.4采购合同审批流程应按照酒店《法务内控管理细则》相关规定执行。

7.5.5采购合同日常管理：