香格里拉酒店集团 采购部操作手册
酒店业采购部工作程序
采购部工作程序第一节：采购基本程序一、采购审批程序：流程表：使用部分经理——仓库主任——采购部经理——财务部本钱主管——财务部经理——主管副总——总经理二、采购审批权限采购内容限制金额批准人库存物品￥元至￥元￥元至￥元￥元至￥元生鲜、食品￥元至￥元￥元至￥元￥元至￥元家私￥元至￥元￥元至￥元文具￥元至￥元￥元至￥元￥元至￥元办公装备￥元至￥元￥元至￥元￥元至￥元平常维修配件￥元至￥元￥元至￥元￥元至￥元工程装备￥元至￥元￥元至￥元￥元至￥元三、基本程序：1、使用部分申购；2、报价；3、报批；4、定货进仓。
四、采购货品分为:1、货仓存货补充：仓库管理职员要常常检查库存货品的存量的变化，货品库存量到达最低界限时，填写“采购申请单”。
库存最低线，也称采购线，是酒店为保证供给，减少资金积存而确定的定货点的库存量，它主要根据各种货品的逐日消耗数目保存期限，进货轻易易和定货到进货进库时天数等因素确定。
Z#2、部分新增物料：各部分固业务所需要装备或物料时，由各部分填写采购申请单，按采购审批程序取得批准后，由采购部组织实施。
L1WvH3、部分更替旧有装备或物品：当酒店的经营活动至一定周期时，操纵装备、器材、用具、低值易耗品等均要按实际使用情况更新、补充。
&:Q\z4、食品和饮料和烟酒供给：食品和饮料和烟酒供给品性质不同，且受客人流量和消费高低的影响，故每大都有很大的流量，食品和饮料和烟酒品质方面的选定，需要厨房部分、酒吧、采购部和本钱主任、仓库主任的合作，以便以最好的食品，产出最好的菜。
因此，食品和饮料和烟酒的采购申请和程序与其他物品不同，除批量的采购外，天天用料即日采购。
5、燃油和燃料。
6、维修零配件和工程物料。
7、急用和零星用品、办公用品。
五、物品采购程序1、货仓存货补充采购程序：仓库的每种存仓物品，均应设定公道的采购线，在存量接近或低于采购线时，即需要补充货仓里的存货，仓库主任要填写一份仓库补货“采购申请单”，采购申请单内必须注明以下资料。
酒店采购工作规程,采购职员的工作规章、实施程序与流程
采购工作规程为确保公司经营工作能够稳定而有序地运行，及确保公司各职能部门的工作正常展开，特制定本《采购工作规程》。
一、请购程序和要求：〔一〕、请购物资的划分1、日常经营用的仓储〔常备仓〕物资，包括餐料、干货、酒水、烟草、客人用品、餐厨用品、办公用品、劳保用品等统一由仓库依据实际使用状况和限量要求填制补仓申购单。
2、如果设置有布草仓的，布草、制服、工衣、工鞋等统一由布草仓依据实际使用状况和限量要求填制补仓申购单。
3、如果设置工程仓的，常用的五金水电材料由工程仓依据实际使用状况和限量要求填制补仓申购单。
4、出品部、酒吧等经营部门日常用的鲜湿货类、冰鲜类、蔬果类等食品以鲜湿货申购单的形式，由营业部门依据营业状况，填制鲜湿货申购单，直拔经营部门。
5、各部门偶然使用或特别必需求的物资，由使用部门自行填制申购单，直拔使用部门。
〔二〕、请购物资存量的控制1、常备仓物资由使用部门依据营业状况和工作必需要，编制“物资用量预算计划〞列明“最高存量“和〞最低存量〞要求，报有关部门审批后〔审批总经理/董事长〕交财务、成本/仓库、采购部存档备查。
2、日后常备仓物资由仓库依据存量限制和物资的实际使用状况进行补仓申购。
3、假设物资品种、用量发生变更或有特别必需求，须按上述第1点之程序处理。
4、经营部门、职能部门所用物资假设要变更品种，一般状况下应以消化旧有品种为前提。
5、月末仓库盘点后，如有必需要，将存货状况知会采购部和相关的营业部门。
〔三〕、申购单的填写要求：1、 货物品名请使用学名、标准名称，如没有学名或标准名称的〔如订造货物等〕使用通用名称，并应坚持前后一致。
2、 请标注物品之产地、品牌及规格，以及等级要求。
3、 应在申购单上注明用途。
二、 申购单的审批程序：1、鲜湿货的申购营业部门于每日晚上8时前将次日必需要的鲜湿货的品种、数量、质量要求填制鲜湿货申购单，经部门经理/行政总厨审批后，交采购部作采购之依据；采购部依据申购部门之计划申购单填制订货单，分发有关供应商进行订货，并交一份到收货部，作收货之依据。
酒店采购部标准运作程序手册-采购部SOP全套
酒店采购部标准运作程序手册-采购部SOP全套简介该手册旨在为酒店采购部门的工作提供标准运作程序（Standard Operating Procedures, SOP），以确保采购活动的高效和透明。
目标- 确保采购过程符合法律法规要求，并遵循道德及职业道德标准。
- 优化采购流程，提高采购效率和准确性。
- 保证采购的产品和服务的质量和合理性。
SOP概述1. 采购需求确认- 对各部门的采购需求进行确认和评估。
- 确定采购物品或服务的规格、数量和质量要求。
2. 供应商选择- 通过竞争性招标或询价的方式选择供应商。
- 评估供应商的信誉、质量和价格竞争力。
- 签订合同或协议并确保合法有效。
3. 采购订单- 根据采购需求和供应商选择，生成采购订单。
- 包括物品或服务的详细描述、数量、价格等信息。
4. 采购执行- 确保供应商按照合同要求供货。
- 确保交付时间、质量和成本符合预期。
5. 收货与入库- 对收到的物品进行检验和确认。
- 将物品入库，并进行准确的库存管理和记录。
6. 付款与结算- 根据供应商提供的和交付证明进行付款。
- 确保付款准确无误，并及时结算。
7. 供应商绩效评估- 定期对供应商的绩效进行评估。
- 根据绩效评估结果，调整或终止与供应商的合作关系。
法律和伦理要求- 严格遵守相关的法律法规和酒店行业的伦理要求。
- 避免任何形式的贿赂、利益冲突和不当行为。
监督与改进- 设立内部监督机制，确保采购过程的合规性和透明性。
- 定期进行采购工作评估，并持续改进采购流程和操作方法。
该手册为标准运作程序手册，旨在为酒店采购部门的工作提供指导。
具体操作过程、相关模板和表格等详细内容请参阅相关采购部门文件和工具。
请注意，该手册内容可能随时根据实际情况进行调整和更新，以确保采购部门的工作符合最新的要求和最佳实践。
结论通过实施本手册中所提供的标准运作程序，酒店采购部门将能够更加高效、准确地执行采购活动，并确保产品和服务的质量和合理性。
酒店采购部业务操作制度
酒店采购部业务操作制度一、引言酒店采购部作为酒店运营中重要的一部分，负责酒店日常物资的采购与管理。
为了提高采购工作的效率，规范采购行为，制定业务操作制度是非常必要的。
二、采购部职责1. 确定采购计划：采购部应根据酒店运营需求，制定年度、季度和月度的采购计划，包括所需物资种类、数量和预算。
2. 寻找供应商：采购部应积极寻找可靠的供应商，并建立供应商库，定期评估供应商绩效。
3. 询价与比价：采购部对所需物资进行询价与比价，选择价格合理、质量可靠的供应商。
4. 签订采购合同：采购部与供应商进行谈判，签订采购合同，并确保合同的合法性和有效性。
5. 物资验收与入库：采购部应对所采购的物资进行验收，并确保物资的质量与数量符合合同要求，及时进行入库。
6. 物资管理与更新：采购部负责对入库物资进行管理和更新，及时处理库存过剩或过低的情况，确保酒店物资供应的连续性与稳定性。
三、采购流程1. 采购需求提报：各部门通过内部系统向采购部提出采购需求申请，包括物资名称、规格、数量和使用周期等信息。
2. 采购计划编制：采购部根据各部门的采购需求，编制相应的采购计划，并报批领导审批。
3. 供应商选择：采购部根据采购计划，进行供应商的调查与筛选，并向供应商发出询价函。
4. 报价比较：采购部收到供应商的报价后，进行报价比较与分析，选择合理的供应商。
5. 谈判与合同签订：采购部与供应商进行谈判，商议采购合同的具体条款，并签订采购合同。
6. 监督与验收：采购部对所采购的物资进行监督，确保供应商按时交付，并进行物资的验收。
7. 入库与管理：采购部将验收合格的物资进行入库，并建立相应的物资档案，做好物资的管理和更新工作。
四、采购部内部管理1. 岗位职责分工：采购部将岗位职责进行明确划分，明确每个岗位的职责和权限，并制定相应的工作流程。
2. 信息共享与协作：采购部内部各岗位之间应保持良好的信息共享和协作机制，确保工作的高效和准确。
3. 绩效考核与培训：采购部应建立科学的绩效考核制度，激励员工的工作积极性；同时，定期开展培训和提升员工的专业能力和知识水平。
酒店集中采购管理流程
酒店集中采购管理流程
概述
本文档旨在介绍酒店集中采购的管理流程，以帮助酒店提高采购效率，优化成本控制。
流程步骤
1. 采购需求确认：
- 酒店各部门根据业务需求，提出采购需求。
建议采购需求提前预估，以确保及时满足酒店运营需求。
- 采购部门负责收集和确认各部门的采购需求，并审核其合理性和紧急程度。
2. 供应商物品选定：
- 采购部门根据需求和预算，选择合适的供应商进行询价和比较，以确定最佳供应商。
- 采购部门需要考虑供应商的信誉度、产品质量、价格和交货时间等因素，确保选择符合酒店要求的供应商。
3. 价格协商和合同签订：
- 采购部门与供应商进行价格协商，以获得最优惠的价格和优惠条件。
- 在确定采购商和供应商之间的交易细节后，双方签订采购合同，并明确供货时间、付款条件和质量标准等要求。
4. 采购执行和跟踪：
- 采购部门负责监督供应商按时按量供货，并确保所购物品符合质量标准和要求。
- 采购部门与供应商保持良好的沟通，及时解决可能出现的问题和纠纷。
5. 付款和结算：
- 在供货完成后，采购部门进行验收，并与财务部门核对采购清单和的准确性。
- 财务部门按照合同约定的付款方式和期限，及时完成付款和结算。
6. 采购评估和改进：
- 采购部门进行定期的采购评估，以评估供应商的表现和采购流程的效率。
- 根据评估结果，采购部门提出改进意见，并与相关部门共同优化采购管理流程。
结论
通过严格的酒店集中采购管理流程，可以提高采购效率，降低采购成本，实现酒店运营的长期可持续发展。
香格里拉五星级酒店员工操作手册(SOP餐饮部共11个分部门)
Pａｒk Wｉse Hotel ＴianJiｎ Food &Beｖeragｅ– Pｏliciｅs & Pｒocedures Maｎuａｌ 餐饮 - 制度和流程指南
Sｕbｊecｔ: 主题: 经营报告政策 Appｒoved ｂy: Fooｄ & Beveｒage Direcｔor 批准：餐饮总监ﻩ Approved bｙ： Geｎeral Manaｇer 批准:总经理
Ｒef: 参考号:Ｆ&B-EXC-004 Dａte： Jｕｌy 2４, 20０7 日期:2007-７-2４
Date: 日期:
7
内部资料
严禁翻
译
香格里拉酒店管理资料
OBJECＴIVＥ 目的
当值时间内,监督餐饮各部门的运作,解决出现的问题,及时报告酒店值班经 理和餐饮总监。
PROＣEDURES
流程
1. 值班时间每日下午６：００-深夜１2：００。 2. 当开始值班时，向酒店当值经理和电话总机报告。 3. 巡查餐饮部各部门的里里外外，各餐厅的营业中出现的各种问题、客人投诉
香格里拉酒店管理资料
ＳＴANDARＤ ＯPEＲAＴING ＰＲOCＥ ＤUＲES
ﻩ 标 准 工 作 程 序
内部资料
严禁翻
译
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香格里拉酒店管理资料
ＦOOＤ &
ＢEVEＲＡGE DEPARTＭENＴ
餐 饮 部
1
内部资料
严禁翻
译
香格里拉酒店管理资料
餐饮部制度与流程 总目录
● 餐饮办公室政策与程序
Ｆ&B-EXC-0０1＿_F&B-EＸ
12
严禁翻
香格里拉酒店管理资料
● 大型宴会餐具借用政策 ● 酒的零卖和份量政策 ● 酒水借出政策 ● 下年度营业预算政策 ● 下年度资产预算政策 ● 月度餐具、用具损耗报告政策 ５ ● 月度销售分析政策 ● 员工卫生制度 ● 员工仪容仪表制度 ● 员工纪律处罚制度 ● 堂座服务程序 ● 贵宾房服务程序 ● 传菜服务程序 ● 领位服务程序 ● 团体早餐服务程序 ● 中式筵席服务程序 ● 红葡萄酒服务程序 ● 白葡萄酒和玫瑰红服务程序 ● 香槟服务程序 ● 花雕服务程序 ● 中国白酒服务程序 ● 雪茄烟的服务程序 ● 结帐服务程序 ● 客人存取酒服务程序 ● 拾获客人物件的处理程序 ● 醉酒客人的处理程序 ● 客人吵架的处理程序 ● 客人投诉的处理程序
酒店采购管理手册
酒店采购管理手册1. 引言本手册旨在为酒店采购部门提供具体指导，以确保采购活动的高效和合规性。
酒店采购管理的良好实践是酒店业务成功的关键之一，因此，本手册对酒店采购的各个环节进行了全面而系统的说明和指导。
2. 采购流程2.1. 采购需求识别在开始采购流程之前，酒店采购部门需要与各部门、项目组密切合作，明确采购需求。
在这一阶段，应详细了解酒店的运营需求和各部门的采购需求，并制定相应的采购计划。
2.2. 供应商选择与评估在进行供应商选择时，酒店采购部门应根据酒店的需求、质量要求、供应商的信誉和供应能力等因素进行评估，并选择合适的供应商进行合作。
2.3. 采购合同管理采购合同是采购活动的重要组成部分，在合同签订前，酒店采购部门应与供应商协商并明确采购条款、价格、交货期限等关键细节。
同时，采购部门还应确保合同的履行和监督，以保证酒店利益的最大化。
2.4. 采购执行与跟踪在采购执行阶段，酒店采购部门应严格按照合同约定的采购方式、数量和质量要求进行采购，同时密切跟踪供应商的供货情况，并及时解决采购过程中的问题和纠纷。
2.5. 采购成本与绩效管理酒店采购部门应对采购成本进行有效控制和管理，确保采购活动的经济性和效益。
此外，采购部门还应定期评估和监控供应商的绩效，并与供应商建立良好的合作关系。
3. 采购管理的准则3.1. 合规性和道德准则酒店采购部门应遵守相关法律法规和行业准则，保证采购活动的合法性和道德性。
3.2. 透明度与公平竞争酒店采购部门应实现采购活动的透明度，确保供应商选择和采购决策的公平竞争。
3.3. 风险管理酒店采购部门应识别和评估采购活动中的各类风险，并制定相应的措施进行管理和控制。
4. 采购管理的责任4.1. 酒店采购部门的责任酒店采购部门应负责制定和执行采购管理的政策和流程，确保采购活动的顺利进行。
4.2. 酒店领导的支持与监督酒店领导应给予酒店采购部门充分的支持，并对采购管理的执行进行监督和评估。
采购部规范化管理操作手册
采购部规范化管理操作手册1. 引言本操作手册旨在规范采购部门的管理行为，提高采购工作效率，确保采购流程的合规性和透明度。
本手册适用于公司采购部门的所有成员，并需按照规范执行。
2. 采购部门职责采购部门负责公司产品和服务所需物资的采购工作，包括但不限于：•制定采购策略和计划；•筛选供应商，并与供应商建立良好的合作关系；•协商商务合同，确保合同的合规性和公平性；•监督采购执行过程，并及时解决采购过程中的问题。
3. 采购流程采购流程是指从采购需求的提出到物资到货入库的整个工作流程。
为了确保采购的合规性和透明度，采购部门应按照以下流程进行操作：3.1 采购需求提出•需求方提出采购需求，包括所需物资的种类、数量、质量要求等相关信息，并填写采购需求申请表。
•采购部门接收并审核采购需求申请表。
3.2 供应商筛选•采购部门根据需求，筛选合适的供应商，并进行供应商的资质审核。
•采购部门与供应商进行谈判，确定采购价格和交货期限。
3.3 商务合同签订•采购部门编写采购合同草案，并与供应商进行协商和修改。
•采购部门与法务部门合作，确保合同的合规性和公平性。
•采购部门与供应商签订正式的商务合同。
3.4 采购执行和监督•采购部门与供应商保持有效的沟通，及时了解物资的生产和交货情况。
•采购部门进行采购执行监督，确保按照合同的约定执行采购。
•采购部门记录采购执行过程中的问题和改进措施。
3.5 验收和入库•需求方接收货物，并进行验收。
•采购部门协助需求方进行验收，并做好验收记录。
•验收合格后，采购部门将货物安排入库。
4. 采购报告和评估为了及时掌握采购工作的进展和效果，采购部门应定期向公司管理层提交采购报告和评估结果。
4.1 采购报告•采购部门应每月向公司管理层提交采购报告，包括采购金额、采购数量、供应商评估结果等内容。
•采购报告应以数据形式呈现，并结合文字说明采购工作的情况。
4.2 供应商评估•采购部门应定期对供应商进行评估，包括供应商的质量管理、交货能力、售后服务等方面。
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PURCHASING OPERATION MANUAL 采购部操作手册目录组织图表申请及购货文件概览文件及处理流程概览1.目标2.标准/指引2.1. 酒店政策及程序2.2. 原始文件2.3. Fidelio IMS的使用权2.4. 食品安全管理系统(FSMS)规定2.5采购规定2.5.1.餐饮项目2.5.2.印刷物品2.5.3.非技术性维修保养合约2.5.4.技术性维修保养合约2.5.5.机票2.5.6.Fidelio IMS系统的采购规格2.6.供货商报价 – 3个报价守则2.7.采用供应网络收集报价2.7.1 .视察供货商的工场2.7.2 供货商牌照2.7.3. 酒店的送货规定2.7.4. 符合道德守则2.7.5. 批核供货商IMS系统之认可供货商名单2.7.6. Fidelioa.在Fidelio IMS建立供货商主记录：b. 复核供货商主名单2.8. 监管获标供货商之价格2.8.1. 市场调查 – 市场购货单项目2.8.2. Fidelio IMS过往的报价记录a.在 Fidelio IMS输入报价b.Fidelio IMS的过往记录2.8.3. Fidelio IMS的价格差异报告2.8.4. 价格及其它数据保密2.9. 每月采购会议3.招标程序3.1. 邀请投标3.1.1.邀请招标频率3.1.2.获邀投标之供货商3.1.3.投标条款及细则3.2.递交报价3.2.1.密封式报价3.2.2.报价单正本3.2.3.采购部收集的传真/电话报价3.2.4.使用部门接收的传真/电话报价3.3.投标处理/程序3.3.1.报价记录3.3.2.报价评估a.价格评估b.品质评估c.其它因素3.3.3.与供货商谈判3.3.4.选择最后价格3.4.通过最后价格3.5.批出标书3.6.取消/拒绝/暂停采购要求3.7.复修标书3.8.豁免 – 投标程序3.8.1.集团/区域采购合约3.8.2.非中国国内酒店 – 寄卖品3.8.3.中国国内酒店 – 海产寄卖3.8.4.低价值采购3.9.投标程序 – 处理/出让固定资产5.订单处理程序3.1.使用部门提出采购要求3.2.在 Fidelio IMS处理采购订单3.2.1.采购订单 – 主要的监控3.2.2.市场购货单订货a.处理频率b.分配订单3.2.3.仓库订单a.处理频率b.分配订单3.2.4.直接采购订单a.采购要求的处理程序3.2.5.预先付帐3.2.6.资本性开支3.2.7.分批/分期送货3.3.采购订单的批准3.4.没有采购订单的项目/送货3.4.1.赶急采购 – 市场购货单项目3.4.2.紧急采购 – 直接采购a.已接收货品b.未接收货品3.4.3.零用现金采购a.零用现金银头b.零用现金传票c.例外 – 以采购订单进行零用现金购货3.4.4.第三者的货品3.5.送货与订单之偏差3.5.1.价格3.5.2.数量a.交货不足b.多送的货品3.5.3.品质a.使用部门的接受b.使用部门的拒收c.入口项目的拒收3.5.4.预期送货日a.预期送货日前送货b.预期送货日没有送货c.预期送货日后没有送货3.5.5.记录所采取行动3.5.6.监察供货商表现3.5.7.清除Fidelio IMS内的采购记录3.5.8.保留采购文件6.区域/中央采购部7.采购监控的慨要8.职务范围9.附件源自Fidelio IMS编制的文件标准文件组织结构图采购要求和采购文件的综览程序采购文件采购文件因由采购项目的种类源自市场购货单每日要求采购新鲜食物及饮品供厨部生产(由人手或Fidelio IMS发出要求)。
赶急市场购货单订单采购部办公时间以外赶急购货(由人手提出要求)；订货后，将赶急市场购货单交给采购部及收货部。
肉类、家禽、蔬果、奶类产品等行政总厨采购要求(PR) 在有需要时，要求采购非食品、非仓库项目。
后补采购要求使用部门紧急直接订货；订货后，将后补采购要求交给采购部及收货部。
货品如酒店及顾客消耗品、营运设备、工程零件等资本性开支采购要求(CER) 根据附连存已通过的年度财务计划之资本性开支预算，要求动用。
PRs和POs的提出是基于已批签的CER。
固定资产及维修开支相关部门主管采购要求的程序Fidelio IMS采购要求订单以Fidelio IMS编制的采购要求来补充存货至标准水平。
食物、饮品及非食品项目仓务员投标文件收集供货商竞争报价之程序。
所有货品(集团合约除外). 相关部门主管及采购董事/经理投标程序投标文件(维修) 收集承包商、顾问或供货商竞争报价之程序。
顾问及合约服务、货品. 相关部门主管、项目经理、工料测量师采购订单(PO) 基于已协议之价钱、数量、品质及信贷条件，以Fidelio IMS编制正式订单，向供货商订货。
所有货品采购订金基于已协议之条款及细则，在送货或提供服务前向供货商预先付帐；发出采购订单以便应付账进行/处理付账。
海外供货商、维修合约零用现金傅票赶急购货或采购指定最低价值之项目。
杂项授权书根据标书之指定条款及细则，同意购货。
市场购货单项目、仓库项目、直接采购、维修项目采购董事/经理供货商合约根据标书之指定条款及细则，同意提供货品或服务。
一般来说，大量购货包括与酒店合作之推广活动、寄卖项目等供货商订购程序集团/区域采购合约由集团/区域办事处商谈的合约，以获取大量购货之优惠(即经济效益)。
杂项 SLIM/区域购货提货单/送货单运往酒店的货品说明、价格及数量。
所有货品送货程序供货商发票根据送货项目，向酒店发单。
一些送货单/订单可用作发票(送货文件泛指送货单/订单/发票)。
所有货品供货商附件：采购文件式样文件及处理流程综览1. 目标采购部之责任是要确保：y取得酒店可接受的价格、数量及品质的最佳价值。
y在Fidelio IMS系统处理订单是基于已完全批准的采购要求文件。
y货品之订购及运送是依据酒店规格和送货时间表。
y积极地协助各部门处理出让/不用的设备，家具及其它固定资产，并获取最佳卖价。
y监察并遵守SLIM之最低品质水平，向供货商和使用部门说明集团的标准要求。
2. 标准/指引2.1. 酒店政策及程序采购要求、订购及送货需依据已书面批签的酒店政策及程序进行。
另外，采购部应遵守集团采购标准及因应相关产品而选择有经验的供货商。
2.2. 原始文件采购部只可基于原始的采购要求文件订货。
2.3. Fidelio IMS的使用权y采购部职员在Fidelio IMS系统之使用权应依据已批签的SLIM指引。
y任何有差异的，需有SLIM IT的批准。
y电子采购要求和采购订单的授权密码应依据委任授权手册编配。
2.4. 食品安全管理系统(FSMS)规定采购部应确保供货商的工场(储存、温度、卫生规格等)及运货车辆(如冷藏货车)符合食品安全管理系统规定。
[请参考 FSMS 手册]2.5. 采购规定使用部门及采购部要定立所有项目之采购规定。
根据已进行检查、测试及评估的产品样本定立采购规定。
采购部要确保已记录产品样本的评估，包括以下各项：2.5.1.餐饮项目y使用部门检查和核实品质及FSMS规格可采用菜谱及食品测试，如：屠肉测试、产量测试、蒙眼测试等，y产品之特定及详细描述：-产品实体及功能特点，如：大小、重量、品牌、包装、送货条件等-到期日期、生产日期及产品寿命2.5.2.印刷物品印刷物品包括：y内部使用，如：采购要求、加班表格等y顾客使用，如：餐饮菜谱、客房文具等应取得传讯经理基于以下标准的评估及书面批准：y内部使用物品 – 措词及格式应符合SLIM的标准及酒店内部规格。
y顾客使用物品 – 文件措词应符合SLIM最低质素标准。
y要检查设计师和印刷商最后制成品的品质和手艺。
2.5.3.非技术性维修保养合约y非技术性维修合约包括清洁和维修设备如复印机、计算机等。
y维修保养协议的条款及细则需根据技术性合约/小册子/简介书的内容来评估。
2.5.4.技术性维修保养合约y技术性维修保养合约一般包括劳工与物料，以及需要获得使用部门(如：工程/信息科技部)之推荐。
y维修保养协议之条款及细则应包括：-劳工、物料及零件等之收费基础；-如适用，设备制造商的证书，或其授权维修商；-最低安全标准。
2.5.5.机票y从IATA协会认可之旅行代理商评估其向酒店提供之竞争性价格、可靠程度和服务质素。
y基于使用部门之意见，每年复核旅行代理商合约。
2.5.6.Fidelio IMS系统的采购规格y成本监控在Fidelio IMS系统建立「项目编码」，并在「项目说明」内加入采购规格。
2.6.供货商报价 – 3个报价守则确保在投标过程中，获得最佳价格：y每个项目最少收集3个可互相比较并具竞争力之报价。
y[请参考「集团政策 CF20」]y如果不符合3个报价守则，应在采购文件加上合理解释，并需获得财务总监及总经理核准。
[请参考集团政策 CF20]y唯一供货商由于独特之产品要求及市场因素，或由于缺乏其它来源及安排选择，供应者成为唯一供货商。
-倘若唯一供货商乃按照已通过之评估程序甄选，便不再需要其它报价。
[请参考集团会计政策指引AAP-11]-取得并保留在档案内：记录原因解释为何没有其它供货商相关证书/牌照，例：原设备制造商证书2.7. 采用供应网络收集报价一般来说，供货商：y由采购部找寻来源y由使用部门、姊妹酒店及集团办事处推荐y向酒店自荐邀请供货商(认可集团/区域供货商除外)投标前，采购董事/经理应记录及评估以下因素：2.7.1. 视察供货商的工场采购董事/经理及卫生专员应视察供货商的工场，检查并记录下列各项：y主要职员之身份及诚信 – 董事及主要联络职员y公司数据 – 电话/传真、地址(供货商不应采用邮政信箱编号)等；不应选以个人名义经营之供货商(非公司化)，除非是该行业的惯例或没有其它供货商可选y公司规模 – 经营范围之面积、员工人数、生意规模、财务稳定等y符合并遵守- 食品安全管理系统 (FSMS)之生产规定 – 冷藏箱/冰箱的温度、储存的程序、冷藏货车、工场和搬运设备的清洁、职员个人卫生及健康测试等。
[请参考FSMS手册]- 当地条例附件：检查清单式样2.7.2 供货商牌照采购董事/经理要确保供货商持有符合当地条例的有效牌照/认可证/卫生证书：y取得供货商的牌照及证书复本并存档y保留牌照及证书记录，到期时再取得更新的复本[请参考集团政策手册 CF 21]2.7.3. 酒店的送货规定采购董事/经理要确保供货商能够：y符合酒店之送货进度表(在收货部办公时间内准时送货)及订购数量(大量购货、周末/公众假期的规定)。
y符合酒店之产品规格(符合采购规格及食品安全管理系统)附件：检查清单式样2.7.4. 符合道德守则y供货商之甄选应依据「道德守则」之指引：-生意的成交是基于价钱及质素、而没有个人喜好/利益的。