浅谈如何做好内部审核工作

浅谈如何做好内部审核工作
摘要:任何一个通过贯标认证的组织，在保证质量管理体系持续有效运行中都必须按计划的时间安排进行内部审核，通过内部审核查明组织的质量管理体系运行的效果是否达到了规定的要求，及时发现存在的问题并采取纠正/预防措施，使质量管理体系持续有效运行，从而改善质量管理体系，改进产品质量。

因此，内部审核作为提高质量体系有效性并使其不断改进，不断完善的重要途径和关键环节，成为组织质量保证活动的重要组成部分。

然而在实际工作中，不少组织的内部审核工作都或多或少的存在一些不足，影响着审核结果的有效性。

所以如何做好内部审核工作，提高内审质量就应该引起我们的重视。

结合我院历年的内审工作和本人在进行外审时审核别的单位的内审工作中存在的问题，谈谈自己的一些感受和认识。

关键词:内审;问题;整改;质量管理体系.
做好内审的策划工作，组建高素质的内审员队伍。

一个组织要开展内部审核，一般都要编制内审工作计划，在编制审核计划中应明确审核目的、审核依据、审核方式、审核日程安排、审核组成员等内容。

编制审核计划时要注意与本组织的职能分配表对应，按照ISO9001标准要求，以过程方法和管理的系统方法对主要过程、子过程、主管部门、执行部门等都要进行审核。

在贯标初期一般情况下组织要进行两次内部审核，认证一年以后，考虑单位的实际情况可以每年做一次内审，但所有覆盖的部门每年内审均要审核到，不能漏部门、漏要素。

内部审核计划要经过管理者代表审核批准后才能执行，如果由于某些原因内部审核未按计划进行或完成时，应及时对审核计划进行更改，更改后的审核计划应重新得到批准。

组建高素质的审核员队伍是进行成功内审的基础。

众所周知，一批高素质的审核员队伍是组织的宝贵的财富。

内审员要通过培训取得内审员资格的人员才能担任，内审员除了要有一定的专业知识、管理经验外，还必须熟悉标准的要求和本单位的质量管理体系文件，具有责任感。

对审核员分配的审核任务应是审核员不能审核自己的工作，审核员还应对自己的审核过程具有客观性和公正性。

在审核人员中要确定具有组织能力、熟悉标准和程序文件、文字能力较好的人员担任审核组长。

确定审核方式，目前大多数组织都是采取集中审核方式，集中几天时间进行审核，这种做法可以在较短的时间内对整个体系进行全面评价，缺点是要求内审投入的人力、物力多，内审中各部门待审时间长，全面铺开，难以达到一定深度。

另一种是采取分散、滚动的审核方式进行内审。

分散、滚动的审核方式所需的审核员可以相对少一些，挑选几个水平较高的内审员，对每个部门按计划分期审核，每次审核1~2个部门，在一个年度内对质量管理体系涉及的各个部门和全部过程、子过程至少审核1次，对薄弱的和重要的部门、环节可增加审核频次，在一个年度内安排多次审核，这样审核员易于发现问题，但不足的是少数人参加内审，没有一种审核氛围，容易形成内审是质量管理部门的事情，其它人、部门不予关
心、配合。

因此，企业要结合单位的实际情况采用适宜而有效的方式进行内审。

总之，审核的策划——编制审核计划是一个非常重要的环节，不可轻视。

提高内审的有效性
在很多企业中内部审核往往存在着重形式、轻实质，审核深度不够，做表面文章等现象，严重影响了内审的有效性，使内审工作没有发挥其真正的作用，为此，在内审中要做到深入实际，应做好以下几项工作：
1、编制检查表
检查表是审核员用于审核的一种工具，一个好的检查表能够弥补审核员经验的不足，编制检查表是审核员的一项重要工作，为了防止遗漏被审核的部门、要求，在编制检查表时，首先要按照审核计划中列出的检查内容、检查部门一一对应列到检查表上，要突出受审核部门的主要职能，体现受审核部门的相关职能，体现有关法律、法规及强制性规定。

检查的要求、过程、子过程要全部覆盖，抽样要具有代表性，抽取的样本要适中，样本太少不能反映问题，样本太多可能审核时间不够，影响审核进度。

特别对一个过程有多个子过程时每一个子过程都要检查到，并且每个环节的抽样至少有两个。

在编制检查表时，审核员还要保持目标明确，检查的工作范围是什么？主要要求是什么？审核任务中哪些是实际性问题？哪些是非实际性问题？需要验证的问题是否都能被看到？管理上的重点环节或薄弱环节是什么？抽查的证据有没有记录，记录是否完整，时间符不符合，内容对不对，检查过程中发现的问题是否闭合了。

审核员在编写检查表时编写得越具体、越细致、检查的效果就越好。

但在编写中还要充分顾及工作量与检查时间的关系，在规定的时间是否能按时完成。

总之，编写好检查表是作好内审工作提高内审质量的基础。

2、做好现场的审核工作
现场审核收集到的证据是对受审核方质量管理体系运行的状态作出判断的依据，其涉及面广、工作量大，现场审核能否到位直接影响审核结果的准确性。

到现场审核审核员按检查表上（或是检查表上没有但认为需要提出的问题）进行提问或索取证据。

主要围绕什么？为什么？什么时候？怎么样？在什么地方？谁？这六个方面的内容进行，在现场审核中，要善于观察、抓线索，从受审核方的工作纪律、环境布置、人员的精神面貌、语言表达准确程度、记录出示的时间长短，受审核方领导对组织体系的了解程度等方面，通过细致观察和有效搜索，分析发现审核中的问题。

要轻表面、重实质、重证据、轻口信，本人在进行外审时发现很多企业的审核记录中记录的证据都是表皮的事情，如记录没编号、领导没签字、记录是否完整、填写是否规范等等来判定组织的体系运行情况是否符合标准要求而不再深入查下去，这是不对的，对指导体系运行也没有好处。

应对质量记录的内容分析，是否真实可信，当客观证据需进一步证实时应追溯下去，一环扣一环，将问题的全过程都应掌握而不是只限于局部，当发现有不符合情况时，应将不合格事实详细记录清楚。

在现场审核中发现不合格的内容也要详细记录清楚，有些内审员在现场审核时只将不合格的情况在检查表上记录，合格的证据就
不作记录，这种做法也是不正确的。

在现场审核中审核员对受审核方提出的一些问题应尽可能按标准要求给予解释，对一些具体工作的做法也可给予现场指导，这样不仅使受审核方认识到不合格是怎样产生的，也使受审核方提高了对标准的理解和对程序文件执行的能力，从而达到培训提高的效果。

不合格项严重程度的判定
不合格严重程度的判定影响到审核的结果，内审中对不合格严重程度的判定存在着随意性和偏见，各审核员判定的一致性也比较差，有的把严重不合格判定为一般不合格，或是将轻微不合格视作观察项导致盲目乐观，认为体系完美无缺不需要改进，掩盖了问题的严重性，严重影响了内审的效果。

我们知道内部审核是企业自我检查质量管理体系效果的一种手段和措施，旨在改进企业的质量管理体系，暴露的问题越充分整改也就越彻底，越利于质量管理体系的改进，为此，内审员必须明确不合格项严重程度判定的原则，不合格项严重程度可分为严重不合格和一般不合格。

严重不合格是指：
某一体系要素、过程整体失效或失控；
某一部门、场所的全面失效或失控；
可能造成严重后果的不合格；
需要较长时间和较多人力才能纠正的不合格。

一般不合格指：
个别的、偶然的、孤立的、轻微的错误；
对系统不会产生严重影响的不合格。

做好内审的整改工作
在现场审核完毕，受审核方确认不合格报告之后，责任部门一定要对不合格项进行原因分析，采取必要的纠正措施进行整改，以便使组织的质量管理体系不断改进，因此对不合格项整改是内审工作最关键的环节，也是内审能否取得好效果的关键环节。

1、不合格原因分析
受审核部门负责人在确认不合格报告之后，往往根据自己的看法填写不合格产生的原因以及应采取的措施，缺少供分析用的必要信息和相应的评审活动，不能透彻地分析不合格产生的原因，大多数都停留在认识不足、文件不熟悉、需加
强培训，这些看似虚心实则是草率应付了事，不能从思想上、根本上寻找问题的根源，使不合格原因分析流于形式。

事实上不合格产生的原因除了培训不够、认识不足、思想不重视外，更多的是由于操作不当、不符合文件要求、过程控制不严、有文件规定不遵照执行，或是计划安排不当、工作环境不当、资源不足、文件规定不合理、或缺少规定等深层次的问题。

2、纠正措施的制定与实施
由于内审是抽样的，抽样就具有风险性，不是所有存在的问题都能被发现，所以在制定纠正措施中应防止把不合格进行处置的“纠正”当作“纠正措施”，对哪些具有代表性的问题和重要环节、重要要素一定要“举一反三”地进行整改，纠正措施的制定一定要有针对性，要切实达到改进的目的。

另外，组织为了强调立即纠正不合格，规定纠正措施实施时间往往比较短，对同类问题、类似现象不能及时予以整改。

3、验证纠正措施有效性，审核员必须“事必躬亲”
纠正措施实施后必须要有内审员进行追踪验证其是否有效，是否已消除产生不合格的原因，即类似的不合格是否不再发生等。

有些企业内审员为了图省事就委托别人去寻找证据，找别人代劳，有些就干脆睁只眼、闭只眼，将验证纠正措施有效性作为一种任务随意关闭了事，不注重客观事实，不抽查证据予以验证。

丧失了企业一次难得的质量管理改进机会，其危害是可怕的。

负责验证的审核员必须要责任心强且有一定的工作经验，验证时不仅要看纠正措施是否完成，更主要的应该把重点放在纠正措施实施的效果上，在验证中要耐心细致重证据，切忌猜测推断和急躁，确保措施的实施达到预期的目的。

总之，内部审核是一种自我改进的机制，内审工作的好坏直接影响到企业质量管理体系有效运行。

提高内审质量和有效性才能使企业的质量管理体系不断改进完善，从而取得更大的社会效益和经济效益，从根本上提高质量管理水平，达到提高产品质量的目的。

参考文献
1、《GB/T19001—ISO9001标准2008版》
2、《勘察设计质量与认证》。