Access数据库基础及应用教程第6章报表

图6-7 “报表”选项组
6.2.1 自动创建报表
Access 2010可以为用户自动创建报表，这是创 建报表最快速的方法。用户需要做的就是选定一个 要作为数据源的数据表或查询，然后单击“创建” 选项卡下“报表”选项组中的“报表”按钮。自动 创建的报表只包含主体区，该报表将显示指定数据 源中的所有字段，并在布局视图中打开。
报表和窗体一样，都是由一系列控件组成的， 外观也可能相似，它们的数据来源都是表、查询和 SQL语句，但是，这两种对象是有区别的：窗体用 于对数据库进行操作，可以输入、修改和删除记录； 而报表只用于组织和输出数据，并按照一定的格式 打印输出数据库中的内容，不可以输入、修改和删 除数据。
6.1 报表概述
3．图表报表
图表报表是指以图表为主要内容的报表。图表可 以更直观地表示出数据之间的关系。
4．标签报表
标签报表是一种特殊类型的报表。主要用于输出 和打印不同规格的标签，如物品标签、客户标签等。
6.1.3 报表的视图
Access报表操作提供了4种视图，即报表视图、 布局视图、设计视图和打印预览视图。4种视图的 功能说明如下：
1）报表视图：用于查看报表的设计结果。
2）打印预览视图：用于预览报表打印输 出的页面格式。
3）布局视图：界面和报表视图几乎一样， 但是该视图中各个控件的位置可以移动，用 户可以重新布局各种控件，删除不需要的控 件，设置各个控件的属性，以及美化报表等。
4）设计视图：用于创建报表或修改已有报表的 结构。
例6-2 在“教学管理”数据库中，以“学生”、 “课程”表和“成绩”表为数据源，使用“报表向 导”创建“学生成绩表”报表。
操作演示
6. 2. 3 创建标签报表
标签是包含少量数据的卡片，通常用于显示 名片、地址等信息。Access提供的标签向导可以 帮助用户创建标签报表。
例6-3 在“教学管理”数据库中，以“班级”表为 数据源，使用“报表”选项组中的“标签”按钮创 建标签报表。
•页面页脚：出现在报表每一页的底部，可用于
显示页码、控制项的合计内容等项目，数据显示 安排在文本框和其他一些类型的控件中。
•报表页脚：打印在报表的结束处，可用于显示
整个报表的计算汇总或其他的统计数字信息。
6.2 创建报表
Access 2010提供了5种创建报表的方法：报表、报 表设计、空报表、报表向导和标签。如图6-7所示。 一般情况下，在创建报表时，可以先使用“报表” 或“报表向导”等快速生成报表，然后在设计视图 中对已创建报表的功能及外观进行修改和完善，这 样可以提高报表设计的效率。
1．纵栏式报表
纵栏式报表与纵栏式窗体类似，以垂直方式显 示一条记录。在主体节中可以显示一条或多条记录， 每行显示一个字段，行的左侧显示字段名称，行的 右侧显示字段值。
2．表格式报表
表格式报表以行、列的形式显示记录数据，通常 一行显示一条记录、一页显示多条记录，表格式报 表的字段名称不是在每页的主体节内显示，而是在 页面页眉节内显示。输出报表时，各字段名称只在 报表的每页上方出现一次。
例6-1在“教学管理”数据库中，以“教师”表为数 据源，使用“报表”选项组中的“报表”选项创建 报表。
操作演示
6. 2. 2 使用“报表向导”创建报表
“自动报表”的数据源只能是一个表或查询，并 且报表中包含表或查询中的全部字段，报表使用 Access默认的布局，不够美观。而使用“报表向导” 可以创建来自多个数据源的组和排序方式以及报表 的布局方式，这比自动创建报表更加灵活，更具有 针对性。
4种视图可以通过单击“开始”选项卡下“视图” 选项组中的“视图”按钮，在下拉列表中选择相应 的选项进行切换。
6.1.4 报表的组成
报表的结构和窗体类似，也由节组成。报表可以 包含：报表页眉、页面页眉、组页眉、主体、组页脚、 页面页脚和报表页脚。每一个节都有其特定的用途并 按照一定的顺序出现在报表中。新建的报表设计视图 窗口只包括页面页眉、主体节和页面页脚，在报表设 计视图中右击鼠标，在打开的快捷菜单中可根据实际 需要添加或删除“报表页眉/页脚”和“页面页眉/页 脚”，单击“设计”选项卡下“分组和汇总”选项组 中的“分组和排序”按钮，可根据需要添加或删除 “组页眉/组页脚”。
操作演示
6.2.4 使用设计视图创建报表
在Access中，使用自动创建报表和报表向导的方 式可以很方便地创建报表，但使用这些方法创建的 报表形式和功能都比较单一，布局也较简单，不能 令人满意。使用Access提供的报表设计视图，既可以 设计出格式与功能更完善的报表，又能对用报表向 导所建立的报表进行修改，可以更好地满足用户的 实际需求。
8.1.4 报表的组成
•报表页眉：是整个报表的开始部分，通常只在
报表的第一页的头部打印一次，用来显示报表的标 题、说明性文字、图形、制作时间或制作单位等。
•页面页眉：位于报表页眉之下，出现在报表每
一页的顶部，用来显示报表每列的列标题、页码、 日期等信息。
•组页眉：对报表数据分组时才会出现组页眉。
第6章 报表
第6章 报表
教学知识点 ▪ 报表的作用、类型和组成 ▪ 报表的创建 ▪ 编辑报表 ▪ 报表分组、排序和汇总 ▪ 在报表中计算 ▪ 报表的预览和打印
6.1 报表概述
报表是Access用来打印数据库信息的对象。它 的主要功能就是根据需要将数据库中的有关数据提 取出来进行整理、分类、汇总和统计，并以要求的 格式打印出来。
组页眉节的内容出现在组的开始处，通常用于显示 分组项目的名称和值。
•主体：是报表的主体部分，用于打印表或查询
中的记录数据。该节对每个记录而言都是重复的， 数据源中的每条记录都放置在主体节中。
•组页脚：对报表数据分组时才会出现组页脚。
组页脚节的内容出现在组的末尾，通常用于显示 组的总计值、平均值等。
8.1.1 报表的作用 报表是Access数据库的对象之一，主要作用是 对数据库的数据进行综合整理，比较和汇总数据， 显示经过格式化且分组的信息，并将它们打印输出。 例如，职工工资表、职工信息表、学生成绩表等。
6.1.2 报表的类型
报表主要分为4种类型：纵栏式报表、表格式报 表、图表报表、标签报表。