Access数据库基础知识

2.1 Access 数据库概述
Microsoft Access是第一个在Windows环境下
开发的一种全新的关系数据库管理系统，是中 小型数据库管理的最佳选择。Access 2002和 Access 2000不仅是数据库管理系统，而且还 是一个功能强大的开发工具。 Access使用标准SQL(Structured Query Language，结构化查询语言)作为它的数据库 语言。
二、使用Microsoft Access帮助
上页图中的“响应F1键”选项的含义是：若选中 该项，按F1就打开2.4.2图所示的助手气球；若取 消该选项，按F1就打开下页图所示的“Microsoft Access帮助”窗口；该窗口有“目录”、“应答 向导”和“索引”3个选项卡。 如果在窗体或报表的“设计”视图选中具体控件 后按F1，则显示这类控件的说明。
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描述被参照关系和参照关系的表分别称为主表和 子表。 主码和外码在Access数据库中称为主键和外键。 本书将仅含主键、不含外键的表称为基础表（包 括主要用于编码的代码表），将含外键的表称为 基本表，将由基础表和本表生成的表称为生成 表。 基础表和基本表是数据库设计的重要内容，它们 的数据可以直接维护。生成表不是数据库直接设 计的表，它的数据由查询生成，不应直接维护。
2.5 Access 数据库设计
2.5.1 数据库中表的设计方法
• • 表的设计是数据库管理系统最基础、最重要的工 作。 表设计的好坏对数据库管理系统的功能有决定性 的影响。 数据库中表的设计主要考虑这两个方面：一是整 个管理系统的所有表中的数据要共享性高、冗余 度小、占用尽可能小的存储空间；二是能方便维 护表中的数据和快速地从表中获取数据。
这个主题列表中列出了和数据 库有关的问题，单击其中的“关于 设计数据库”，就打开了上页图所 示的“Microsoft Access帮助”窗口。
四、使用“这是什么？”
在“帮助”中单击“这是什么？”，鼠标变成 箭头和问号组合的形状，然后将鼠标移到需要解 释的主题处单击，就会显示关于该主题的说明。 下图就是在“数据库”窗口使用“这是什么？” 后单击“窗体”显示的该主题的说明。
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在助手气球中输入想问的问题后单击“搜索”按 钮（或按Enter键），则助手气球中就出现关于该 问题的几个搜索主题和“请看下一页”按钮（下 图）。
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助手图标和助手气球可分别隐藏（关闭）。 单击上页图中的某搜索主题（或前面的指示灯）， 就打开了显示该主题的“Microsoft Access帮助” 窗口。 单击“选项”按钮就进入了下页图所示的 “Office助手”对话框。若选中“选项”选项卡 就可以进行有关功能的设置。若选中“助手之家” 选项卡则可以选择Office助手形象。
“Microsoft Access帮助”窗口的左窗格显示目 录、提问框或关键字（分别对应三个选项卡）， 右窗格显示与左窗格选中项相应的说明内容。 本页图中左 窗格选中的 是“关于设 计数据库”， 右侧就是其 说明内容。
三、使用“键入需要帮助的问题”
这是Access 2002的新增功能。在Access主窗口 的菜单栏右边有“键入需要帮助的问题”框。在 这个框中输入主题词就可以得到帮助。如果输入： 数据库，然后按Enter键就出现关于数据库的主题 列表（右下图）。
每一个Access数据库，包括它所有的对象都存
储在以.mdb为扩展名的数据库文件中。 打开一个数据库就是打开一个数据库文件。就 Access而言，可以认为数据库和数据库文件含 义相同。 Access数据库不但包括各种对象，还包括对各 种对象的操作。
2.2 Access 的特点
1. 一个文件管理整个系统 2. 真正的关系数据库管理 3. 典型的开放式数据库管理 4. 完善的帮助功能 5. 利用Excel整理数据 6. 拥有大量的内置函数 7. 提供了许多宏 8. 方便的网络功能
• Access数据库表的设计方法如下： 1．进行系统分析。 2．提炼出将要作为数据库中表的字段。确定字段的原 则是：表中的字段（即属性，将在2.6.1节介绍） 应该是该管理事务所必须的、独立的字段。所谓 独立包括两方面含义： （1）该字段是不能再分割的； （2）该字段不依赖于其它的字段。 3．根据数据库管理的要求增加必要的字段。尤其是对 有限数据集合的字段应该增加编码字段。
2.3 Access 2002 的新增功能
1. 更友好的系统界面 2. 任务窗格 3. 数据库转换工具 4. 数据透视表视图和数据透视图视图 5. 数据库自动压缩功能 6. 改进了访问功能
2.4 Access 的基本操作
2.4.1 Access 的启动和退出
♦ 启动Access和启动Word的方法一样，有3种：（1） 双击桌面上的Access图标。 （2）单击任务栏上的“开始”按钮，在弹出的菜 单中选“程序”项，在弹出的级联菜单中单击 “Microsoft Access”。 （3）双击Access数据库文件（建议尽量不用此 法）。 ♦ 用前两种方法启动Access 2002就打开了 Access主 窗口（下页）。该窗口的右侧是任务窗格的“新 建文件”模式。
2.4.2 使用联机帮助
Access2002有四种获取帮助的方法。
一、使用Office助手
打开Office助手气球和助手图标有两种方法： （1）单击工具栏上的“Microsoft Access帮助”按钮； （2）选“帮助”菜单项，在其下拉式菜单中单击 “Microsoft Access帮助(H) F1”项。 右图的助手气球中间的 对话框让用户输入问题， 下部有“选项”和“搜 索”两个按钮。
♦ 用第3种方法启动Access后就立即打开了该数据 库文件，并打开该数据库的“数据库”窗口（下 图中的内窗口）。
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Access主窗口和“Word”窗口很相似，有标题栏、 菜单栏、工具栏、工作区和状态栏。 Access工作界面的工作区内可以显示包括“数据 库”窗口在内的各种子窗口。 菜单栏下面是“数据库”工具栏。 “数据库”窗口中工具栏的按钮自左至右分别是： 打开、设计、新建、删除、大图标、小图标、列 表、详细信息。前4个按钮用来打开、设计、新建 或删除数据库的对象，后4个按钮用来选择对象的 显示方式。 退出Access和退出Word的方法完全相同。