人力资源管理之岗位说明书编制指导手册(修改版)

股份有限公司

岗位说明书编制指导手册

作者：天空之影

人力资源部

股份有限公司

目录

一、岗位说明书的目的和意义 (1)

二、岗位说明书的编制说明 (1)

（一）标题 (2)

（二）岗位标识 (2)

（三）工作概述 (3)

（四）组织架构 (4)

（五）工作职责与考核指标 (4)

（六）工作权限 (5)

（七）工作关系、工作设备与环境 (6)

（八）任职资格 (7)

三、岗位说明书编制步骤 (8)

（一）宣传动员和技术培训 (8)

（二）编制实施 (8)

（三）汇编成册 (9)

四、岗位说明书编制的要求 (9)

（一）编制内容要求 (9)

（二）编制格式要求 (9)

（三）编制时间和工作组织 (10)

附件 (11)

岗位说明书编制指导手册

编制、修订岗位说明书是将公司“十二五”发展战略和公司事业部制和项目公司改革成果贯彻落实到各部门、各岗位,规范公司岗位工作职责权限，实现科学管理的基础性工作。为使岗位说明书的编制统一规范、高效有序，特制订本指导手册，请有关人员在填写相关表格前仔细阅读，按照规定标准和各项要求编制。

一、编制岗位说明书的目的和意义

岗位说明书的编制是贯彻落实公司战略规划的重要环节，是公司组织管理模式变革的重要步骤。通过编制岗位说明书，可以将公司战略进一步分解落实到各层级岗位，明确各层级岗位的职能和任务，理顺各层级岗位的管理工作关系；达到建立精干高效、职责分明的经营管理组织架构的目的；实现管理程序化、工作制度化、员工行为规范化、公司运作高效化的要求。

岗位说明书也将为公司各项人力资源管理工作提供有效的支持和帮助：制定公司人力资源规划；明确公司各层级岗位员工各自的工作职责、工作范围及相应的工作权限；组织有效招聘，选拔、使用所需要的人员；合理制定公司员工培训、发展规划；科学制定考核标准及方案，有效开展绩效考核工作；设计公平合理的薪酬福利及奖励制度；为员工提供科学的职业生涯发展通道等工作。因此编制好岗位说明书对于贯彻落实公司战略规划、促进公司人力资源开发与管理、提高公司核心竞争力具有十分重要的意义。

二、岗位说明书的填制说明

岗位说明书是通过岗位分析，明确岗位工作职责和上岗者任职条件需要而编制的规范性文件。一份完整的岗位说明书主要包括范围、岗位标识、工作职责、责任与权限、检查与考核、岗位关系、岗位特性、工作环境、任职条件,每部分又分为若干小项。

具体编制过程中按照不同类别岗位进行填写，具体内容如下：

（一）标题

标题“XX公司（）岗位说明书”中，括号中需要填写至部门，部门内设科（处）的，需要填写至处一级。如“沈变公司（人力资源部薪酬人事处薪酬主管）岗位说明书。

（二）岗位标识

岗位标识是对拟设置岗位的基本特征的概括和说明。所有类别岗位都需按照下列要求填写岗位标识单元：

1、岗位编号

岗位编号是岗位的信息代码。此次岗位说明书的岗位编号可由各单位人力资源部统一编制。编号规则参照《组织机构及岗位编制管理制度》中附件：职位序列编码信息汇总表（见附件1）。

2、编制、修订日期

编制、修订日期以各单位人力资源部开始审核岗位说明书的日期为准，日期格式为：年-月-日。

3、岗位类型

岗位类型是指根据岗位性质和业务特点将公司所有岗位划分为不同的类别，以规范岗位管理工作。岗位类型分为经营管理类、职能管理类、技术类、国际业务类、生产类和后勤类等七类（七大岗位类型划分标准请参考《组织机构及岗位编制管理制度》中附件一：职位序列分类说明）。（见附件2）

4、所属部门

所在部门指该岗位所在的单位名称。如厂长岗位，所在部门为“”；人力资源部部长岗位，所在部门为“人力资源部”；股份公司人力资源部组织发展处规划编制主管，所在部门为“人力资源部组织发展处”，不能只填“人力资源部”或“组织发展处”。

5、岗位编制数量

岗位编制主要是指在组织结构框架内进行的岗位设置和人员配置

此次岗位编制数量应严格按照股份公司最终审核结果，根据岗位重要程度和工作量分解，应该配置的编制数量，而不是本岗位目前实际人数。

6、直接上级岗位名称

直接上级岗位是本岗位的直接主管岗位，是指在工作中对本岗位具有指挥权并对本岗位工作结果承担监督管理责任的上一级岗位。一般情况下直接上级只能有一个。对于存在多个上级的情况要进行梳理调整，对于本岗位所承担的不同工作由不同上级指挥的情况，如暂时无法调整，可按照上级岗位对本岗位工作管理范围的大小顺序排列。

7、直接下级岗位名称

直接下级岗位是在本单位内部按照上下层级关系所确定的下级岗位而不是在岗位上的人。按照逐级管理原则，直接下级岗位不包括间接下级岗位。部门正职对副职有明确授权的，部门副职的直接下级为被授权的岗位；没有明确授权的，填写“无”。

8、编制人

岗位说明书中的编制人须填写本岗位直接上级岗位负责人。考虑到编制工作量，实际编制过程中可以由岗位任职者写出初稿，由本岗位直接上级岗位负责人审查把关确认。

（三）工作概述

工作概述是指本岗位存在的目的和意义，填写工作的基本内容和特征，要求用最简练的语言进行描述。格式为“为了……（目标），通过……（业务行为），实现……（成果或产出）”，建议不超过100字。如人力资源总监岗位工作描述为：根据公司“十二五”发展战略，为建设一支结构合理、素质优良的员工队伍，规划、指导、协调公司的人力资源管理与组织建设，最大限度地开发人力资源，促进公司经营目标的实现和长远发展。

（四）组织架构

组织架构主要说明该岗位在组织部门中所处的位置，至少包括本岗位直线上级、本岗位、本岗位所有直线下级岗位；如有同级岗位，请以延长线表示。如下图所示：

（五）工作职责与考核内容

1、工作职责

工作职责是对履行本岗位职责所需要完成的主要工作任务及应承担的工作责任等方面做出的统一规定，是对工作活动及相应过程的完整描述，是岗位说明书的核心内容。

主要工作职责要求列出在正常状态下该岗位所应做的所有工作任务及其完成程度，并按重要性或工作量由高到低依次填写。“完成领导交办的临时性任务”作为保底条款，填写在各类岗位主要工作职责的最末一项。为了便于岗位说明书的编写, 现将领导决策层、管理层及专业执行层的常用动词附后，以供编写人员参考（见附件3）。

如公司输变电产业集团某单位的车间主任的一项主要工作职责为“负责根据公司年度安全生产目标，组织制定本车间安全生产目标、措施计划并组织实施，与各班组签订安全生产目标责任制并临督实施。”主要工作职责较多，空余条目不够的，可自行在模版中增加条目。

2、负责程度

根据工作实际，可从“具体负责、管理控制”中选择填写。其中具体负责就是指具体经办或操作的工作；管控就是指需要直接管理或控制的工作。

（六）工作权限

每个工作岗位都有与其承担的工作职责相应的权限，这是履行岗位职责、完成岗位工作任务的必要前提。所有类别岗位都需填写与工作权限相关内容。

权限是指履行职责所应具有的权限内容和范围工作权限，包括对人、财、物等企业内部主要资源及对公司制度建设、业务的管理权限，根据本岗位在此项工作职责中的参与程度与负责程度分为决策、执行、参与、协助。我们将权限划分为四种类型：

1、人事权限，即对人的权限，包括对人的聘任、提请聘任、调配使用、奖惩、指挥等权限。

2、财务权限，即对财务经费的权限，包括对财务经费的审批、提请审批、调配、使用、控制等权限。

3、制度权限，即对公司制度建设的管理权限，包括对公司规章制度的建议、拟订、修改、提请审议、决策、执行等权限。

4、其他业务权限，即对某项业务的管理权限及履行本岗位职责应当具有的其他权限，包括对某业务的安排、调配，对公司发展战略、决策的建议权、知情权等权限。

（七）工作联系、工作设备和环境

1、工作联系

联系岗位或者部门是指完成每项工作活动需要接触到的部门、单位及相关岗位，包括公司内、公司外两种情形。公司内是指公司内的其他部门、单位及其岗位；对公司外来说，关系部门指公司外的某个部门，包括供应商、客户、上级主管部门、政府及其他有关部门、单位。

联系内容是指与联系岗位或部门发生联系的具体事项。如“上交本月工作计划”、“工作完成情况沟通、汇报”等。

联系频率分为经常、一般、偶尔等三种情形，根据岗位关系的实际发生情况进行选择后填写。

2、工作设备和环境

工作设备是指本岗位工作期间经常使用的机械、设备或工作工具的名称和数量。如：笔记本电脑（通外网）1台、电话（内外线）1部，打印机1台。

工作环境可以从工作地点、工作时间、工作难点、工作压力等四个方面去叙述。这里主要针对特殊工种而言，各单位在撰写此部分时可结合本单位实际，在不违反相关法律，并有效规避相关法律风险的前提下灵活运用。

（八）任职条件

任职条件是指员工任职本岗位所应当具备的基本条件和综合素质，是任职的最低要求。各岗位任职条件的填写要突出本岗位职责安排的个性要求。

1、最低学历是指能够正常履行本岗位职责、顺利完成本岗位工作所需要的最低学历要求，包括硕士及以上、大学本科、大专、高中（中专）、初中及以下等五种情形，严格按上述五种情形填写，限填其中一项。

2、专业背景是指从事本岗位工作所应该具备的专业教育或专业工作背景，专业性不很强岗位可以填写“不限”或“无要求”。如：公司财务部部长岗位要求应为“财务、会计、审计等相关专业”。

3、职称及执业资质是指从事本岗位工作所应具备的最低专业技术职称或执业资格。职称分为无、员、助理、师、高级师等五个等级；执业资质要求是对某些特殊岗位任职者的特定资质要求，如会计岗位任职者，就必须具有会计资格证。

4、最低工作经验、培训经历是指的是与本岗位职责相关的工作年限要求及相关的培训内容。如，新材料事业部副总经理需要有8年以上行业相关工作经验。接受过企业管理、组织变革管理、财务管理等方面的培训。

5、知识与技能主要包括管理知识、业务知识和技能知识三个方面。管理知识具体包括战略管理、财务管理、人力资源管理、营销管理等

方面的知识；业务知识是指与本岗位业务相关的知识；技能知识是指计算机和外语方面的知识，计算机知识包括普通办公软件、网络及相关业务软件等方面的知识，外语知识是指一门外国语言。知识要求的程度分为了解、掌握、熟悉、精通等四个等级，根据岗位要求程度分别进行描述。如，公司财务部会计岗位的业务知识要求，是掌握财务会计核算及国家相关政策法规等业务知识。能够掌握一门外语，并具有一定的听、说、读、写能力。

6、素质与能力是指任职者完成本岗位工作职责所应具备的基本素质和能力要求。

素质包括生理素质、心理素质、社会素质等方面。比如比较常见的心理素质包括思维敏捷、遇事沉稳、处理问题果断、意志坚定等。社会素质包括诚实守信、忠诚、爱岗、敬业、服从指挥、团结敬业、勤政廉洁、遵纪守法、大局观念等。

能力包括获取知识、运用知识、创造能力、职业能力等方面职业能力包括计划/规划能力、战略理解能力、领导力、决策能力、独立判断能力、概括能力、组织协调能力、指导能力、控制能力、沟通能力、公共关系能力、语言表达能力、文字写作能力等。从能力要求的程度上划分，可以分很高、较高、一般等等级。

各部门在撰写此部分时，3-5项为宜，一般不超过5项，应根据岗位类型的不同，结合部门实际情况，选择不同的素质和能力项。为便于编写此部分，将常用的素质能力类词语附后（见附件4）

三、岗位说明书编制步骤

岗位说明书的编制是一项技术性较强的工作，为搞好此次岗位说明书的编制，需精心组织、周密安排，做好以下工作：

（一）宣传动员和技术培训

各厂（公司）须开展有各分管领导、部门负责人及相关岗位员工参加的培训，由公司领导、人力资源部进行宣传动员，介绍编制岗位说明书的目的、意义和具体要求。

（二）编制实施

岗位说明书的编制贵在参与，通过编制使岗位管理者和任职者都充分认识到相关岗位工作是什么、干什么、怎么干、干到什么程度、需要何种任职条件；同时也为任职者加强自我管理和开发提供努力方向和目标。因此岗位说明书的编制由岗位管理者、任职者共同来完成。各级管理者是所属岗位说明书编制的主要负责人。岗位说明书编制工作按以下几个步骤完成：

1、部门岗位梳理与优化。部门负责人根据公司战略，明确本部门各岗位工作的基本方向。在此基础之上，部门负责人对部门内各岗位名称及其定编进行梳理，裁减、合并工作量不足的岗位，补充完善根据公司战略分解、生产经营实际要求需要补充完善的岗位，规范有关岗位名称，形成部门新的岗位名称汇总，汇总表单应注明编制单位、联系电话、编制人、审核人、审核日期。

2、填写岗位说明书。部门负责人、任职者结合本部门、本岗位的工作对相关岗位职责进行认真梳理，按照岗位说明书模板的内容搜集有关信息，逐项填写《岗位说明书》的有关内容。

3、岗位说明书审核。部门分管领导审核岗位说明书采取一级审一级的方式，按照以下要求进行：（1）格式审查，即审查其格式是否符合要求。（2）内容审查，即工作职责是否符合该岗位在公司、部门、单位整体工作中的需要，任职条件是否符合该岗位职责安排的要求，工作职责描述与资格确认是否相互匹配。（3）一个岗位牵涉到数名任职者而由一个任职者完成的岗位说明书，上一级主管领导应召集所有任职人员讨论，并综合其他岗位任职者的意见。（4）岗位工作职责在部门内的实际流程运行中有交叉和重叠现象的，部门负责人应明确岗位职责边界。（5）岗位工作职责在部门外的实际流程运行中有交叉和重叠现象的，部门负责人应提请公司相关部门和人力资源部召开相关部门人员参加的研讨会，明确相关部门、岗位之间的职责边界，并在相关岗位说明书中进行相应的修订和调整。

4、交人力资源部组织相关部门进行审查。部门分管领导审核后，以部门（项目公司）为单位将本部门所有岗位说明书的电子版提交所在厂（公司）人力资源部，由人力资源部等相关部门审查后，由所在厂（公司）分管领导、一把手签字确认，报总公司人力资源部备案。

（三）汇编成册

各单位人力资源部将审查、确认的岗位说明书在公司层次进行汇编和整理，汇编成册，颁布实施。

四、岗位说明书编制的要求

编制岗位说明书是一项涉及面广、工作量大的工作。为确保本项工作能按时、保质、保量地完成，特对编制岗位说明书提出以下要求：（一）编制内容要求

1、做好部门、上下级岗位说明书的衔接。部门内所有岗位说明书是部门职责进一步细化和具体化。上一级岗位说明书是下属岗位说明书编制的前提，下级岗位说明书是上一级岗位说明书的进一步分解，二者间是承接关系。因此，对上下级岗位的基本要素进行调整、规范和有效衔接，最后形成的规范性文件（参见所附模板）。

2、岗位说明书的内容要明确、全面、具体，切合公司和部门、单位及其岗位工作实际，不讲空话；不同部门岗位的工作职责不能出现交叉，同一部门内不同岗位间工作职责不能出现遗漏。

3、文字表述要准确妥当，岗位工作职责描述要清晰。

（二）编制格式要求

岗位说明书中所用文字字体、字号、序号、标点及格式等严格按范例和模版填制。具体要求如下：

1、字体

（1）大标题，即“（）岗位说明书”用小三号黑体，不加粗。括号内填写具体岗位名称。

（2）填制内容用五号楷体填制，不加粗。

2、标点符号

表格内所有填写的内容，句末均不加任何标点符号。

3、对齐方式

所有填写内容均左对齐。

4、版面要求

岗位说明书模板（电子版）版面宽度为固定宽度，需要填写的内容字号均已按上述要求设计好，因此编制人仅需要在相关方格内填写内容，不需要更改格式和字号。

岗位说明书模板（电子版）版面长度不限，可根据填写内容需要任意延长或者增行。

（三）编制时间和工作组织

公司各部门及子公司岗位说明书（电子版）在4月8日前提交给所在单位人力资源部；由各单位人力资源部于4月20日报送给总公司人力资源部备案。

附件：1.职位序列编码信息汇总表

2.职位序列分类说明

3.岗位说明书中“岗位职责”部分时常用的动词

4.岗位说明书中“素质和能力”部分常用的描述性词语

5.岗位说明书

职位序列编码信息汇总表

职位序列分类说明

一、职位序列划分

1、主序列划分。结合公司条块管控体系模式，将公司职位体系划分为7个主序列，分别是管理序列、职能序列、技术序列、生产序列、营销序列、国际业务序列、后勤辅助序列。

2、子序列划分。7个序列下包含30个子序列。其中，管理序列下包含高级管理序列、中级管理序列2个子序列；职能序列下包含企管、战略投资等10个子序列；技术序列下包含设计序列等6个子序列；营销序列下包含营销管理序列等3个子序列；生产序列下包含生产管理序列等4个子序列；国际业务序列下包含管理序列等3个子序列；后勤辅助序列下包含后勤管理序列等3个子序列。

二、序列内涵与范围

1、经营管理序列：指各经营单位领导班子及下属分、子公司和项目公司领导班子成员。

①高级管理序列：指各经营单位领导班子岗位。具体包括总经理（厂长）、总工程师（副总工程师）、总会计师（副总会计师）、副总经理（副厂长）、总经理助理（厂长助理）等高级职位。

②中级管理序列：指各经营单位下属分、子公司或项目公司从事经营管理工作的领导班子成员。如项目公司经理、副经理、总工程师等高级管理职位。

2、职能序列：指为决策层服务，对公司各职能工作进行专项管理并提供决策依据的职位集合。

①企管序列：指以经营管控、经营计划、经营分析、安全及质量（不具体从事产品质量实验、检测工作）管理等为主要工作职责的职位，如股份公司企管部企管员、经济分析员和各经营单位经营计划员等职位。

②战略投资序列：指以战略规划、规划分解落实与监控、信息分析、项目投资、证券事务处理等为主要职责的职位。

③财务审计序列：指以会计预决算、财务核算、财务管理、税务筹划、会计监督、财务审计等为主要职责的职位。

④人力资源序列：指以人才选拔配置、培训开发、绩效考核、劳动关系、福利待遇及社保统筹管理为主要职责的职位。

⑤科技管理序列：指以技术标准统一和标准化、专利申报、科技项目申报、科技会展、技术档案管理等为主要职责的职位。

⑥物流管理序列：指以原材料采购、材料供应、配送等为主要工作职责的职位。

⑦法律事务序列：指以法律事务诉讼、法律风险评估及论证、法律评审等为主要职责的职位。

⑧技术改造序列：指以厂房、设备的技术改造、设备管理等为主要工作职责的职位。

⑨党工文化序列：指以党工团建设、企业文化、宣传等工作为主要职责的职位。

⑩行政管理序列：指保障行政办公秩序，以公文、公章、文书档案管理以及会议组织、接待等为主要职责的职位。

3、技术序列：指从事产品设计开发、工程设计以及新产品、新技术研究、产品性能检测、产品工艺等方面工作，以及为工程项目提供技术支持的职位集合。

①设计序列：指从事产品设计计算、制图等工作的职位。

②研究开发序列：指从事基础研究、重大项目及前瞻性的科研产品调研、分析、实验及开发实施工作的职位。

③实验检测序列：指从事产品半成品及成品性能检测、原材料性能检测等工作的职位。

④工艺技术序列：指从事工艺标准制定及现场工艺指导等工作的职位。

⑤工程技术序列：指从事项目工程的设计、规划、技术指导等支持工作的职位。

⑥信息管理序列：指以计算机软硬件维护、信息化系统维护、办公软件开发、信息安全等为主要职责的职位。

4、生产序列：指从事生产管理、操作、设备维修与改造、产品安装、以及在成套项目工程中进行现场施工工作的职位集合。

①生产管理序列：指负责生产运行管理、生产文件管理、制定生产计划、维修计划等为主要职责的职位。

②生产操作序列：指从事生产操作方面工作的职位。

③设备保障序列：指从事生产设备的日常保养、运转维护、维修工作的职位。

④施工操作序列：指以现场施工、产品安装、架设为主要职责的职位。

5、营销序列：指从事国内市场管理、市场开拓、市场销售、客户维护方面工作，以及为产品销售提供直接支持服务的职位集合。

①营销管理序列：指以市场管理、营销策划、市场调研、标书制作、销售

合同管理等为主要职责的职位。

②销售序列：指以国内产品销售、市场开拓为主要职责的职位。包括各经营单位营销办事处所有职位。

③客户服务序列：指负责处理客户投诉、产品售后服务等工作的职位。

6、国际业务序列：指从事国外市场开拓、项目工程及经营合作方面工作的职位集合。

①管理序列：指从事国际贸易、国际工程、对外经济合作业务管理的职位。

②营销序列：指从事国外市场拓展、产品销售方面工作的职位。

③技术序列：指在国外项目工程中从事工程设计、项目论证等技术支持与服务工作的职位。

7、后勤序列：为公司生产、员工生活提供服务与支持的职位集合。

①后勤管理序列：指以保洁、水电暖供应、绿化等后勤业务的管理为主要职责的职位。

②后勤服务序列：指以运输、水电暖供应、卫生保洁、医疗、绿化、餐饮、物业服务等为主要职责的职位。

③安全保卫序列：指以保障生产、生活安全为主要职责的职位。

岗位说明书中撰写“岗位职责”部分时常用的动词

（一）领导决策层

1、决策功能

决定、裁决——对公司事务的最终决定权和裁决权

例：决定公司投资发展新项目；决定公司高层管理人员的薪酬等

1）组织计划

主持——主持召开高层管理人员会议等重要会议

制定——制定公司长期、中期、近期发展计划、战略、目标

确定——确定公司年度发展计划、目标

2）指挥控制

指导——指导下属完成目标任务

听取——定期听取工作总结汇报

提出——提出改进建议

督导——督导下属的工作

协调——协调各个下属之间、公司内外部关系

3）人事政策

授权——授权给下属……权力

委派——在出差期间委派有关人员完成有关工作

签发——签发文件

处置——对公司人员处置权

检查、考核——检查或考核下属工作完成情况

3、业务功能

审阅——定期审阅公司财务报表和其它重要文件

审批——审批年度财务收支预算与年度利润分配方案

批准——批准下属人员工作计划、人员安置录用

签署——签署对外上报、印发的各种报表、文件、资料4、执行功能

贯彻执行——贯彻执行国家的方针政策和各项规章制度完成——完成上级有关部门指示任务

（二）管理层

1）组织计划

拟订——拟订分管业务部门年度工作计划；拟订本部门工作计划

提交——向上级领导提交年度工作方案

制订——制订分管业务部门规章制度

主管——主管……业务的工作

2）指挥控制

听取——听取下属工作汇报

督促——督促下属认真完成任务

布置——向下属人员布置工作任务

协调——协调分管各部门及系统内各部门之间的关系

监督——监督下属人员完成任务

3）人事行政

考核——考核下属/分管部门的工作表现和日常表现

评估——正确公正评估下属人员……

分配——根据需要分配人员/奖励

宣布——宣布有关人事决定/公司政策

2、业务功能

开展——根据公司规定开展业务

考查——考查方案的可行性

分析、研究——分析研究市场/设备运行状况

维护——维护设备/安全

处理、解决——对分管工作出现的问题及时处理

推广——技术推广，市场推广

3、执行功能

完成——完成上级交办、分派的任务

协助——协助正职/上级工作。

（三）专业执行层

1、管理功能

策划、设计——策划广告方案，设计新产品方案提出——提出工作建议

协调——协调科室人员之间的关系

参与——参与公司有关项目的准备和讨论

2、业务功能

编制——编制财务报表

依照、根据——依照/根据公司经营状况……

提供——及时提供所需数据、资料

请示——请示主管领导做……

收集、整理——收集、整理资料、文件、数据调查——进行市场调查

研制——研制、开发新产品

统计——定期统计产量、费用、固定资产

履行——履行公司规章制度

核对——核对报表

岗位说明书中“素质和能力”部分常用的描述性词语一、核心素质能力