客户档案管理实施方案1.doc
客户档案管理规范
客户档案管理规范一、概述客户档案是企业与客户之间重要的信息交流工具，对于企业的销售、市场营销和客户关系管理至关重要。
为了规范和优化客户档案管理，提高客户服务质量和效率，制定本客户档案管理规范。
二、客户档案的定义客户档案是指企业对于与其建立业务关系的客户的基本信息、联系方式、交易记录等相关信息的集合。
三、客户档案管理的目标1. 确保客户档案的准确性和完整性，以便更好地了解客户需求和行为。
2. 提高客户服务质量和效率，加强与客户的沟通和互动。
3. 保护客户信息的安全和隐私，遵守相关法律法规和行业规范。
四、客户档案管理的原则1. 精确性原则：客户档案信息必须准确无误，及时更新。
2. 完整性原则：客户档案信息应包含客户的基本信息、联系方式、交易记录等必要信息。
3. 保密性原则：客户档案信息属于敏感信息，必须严格保密，遵守相关法律法规和公司规定。
4. 共享性原则：客户档案信息应在需要的范围内共享，以提高企业内部协同和客户服务效果。
五、客户档案管理的流程1. 客户信息采集：通过各种渠道（如销售、市场调研、客户反馈等）收集客户信息。
2. 客户信息录入：将采集到的客户信息录入系统或档案管理软件中，确保信息的准确性和完整性。
3. 客户信息更新：定期对客户信息进行更新，如联系方式、职位变动等。
4. 客户档案分类：根据客户的属性、行业、地区等进行分类管理，方便后续的查询和分析。
5. 客户档案存储：客户档案应妥善存储，采取适当的安全措施，如密码保护、权限管理等。
6. 客户档案查询：根据需要，对客户档案进行查询和分析，为销售和市场决策提供参考依据。
六、客户档案管理的工具和技术1. 档案管理软件：使用专业的档案管理软件，如客户关系管理（CRM）系统，提高客户档案管理的效率和准确性。
2. 数据备份和恢复：定期对客户档案进行备份，以防数据丢失或损坏，确保数据的安全和可靠性。
3. 数据分析工具：利用数据分析工具对客户档案进行分析，挖掘客户的需求和行为规律，为市场营销和销售决策提供支持。
公司客户档案建档及管理规范[优秀范文五篇]
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公司客户档案建档及管理规范[优秀范文五篇]第一篇：公司客户档案建档及管理规范公司客户档案建档及管理规范一、目的为了提升公司客户管理内涵，提升公司客户服务水平和客户满意度，特制定本规范。
二、适用对象范围用来指导工程项目人员施工记录和竣工文档建立，用来指导内勤部客户服务的档案建立、整理、管理。
三、具体事项1、客户档案建立客户档案建立、归档都是由内勤部去负责，具体流程: 签订合同—临时档案，跟进文档资料的收集→工程完工—项目负责人递交竣工文档—全部整理归档—客户档案入柜→供售后服务工作需要借阅、影印使用。
2、工程文档的管理由内勤部负责，工程合同签定到竣工之间，也就是项目在建期间的文档称为临时文档，处于临时文档期间，内勤部要收集所有与工程有关的信息入档，工程结束收到竣工文档后5天内要把临时文档整理成正式的客户档案，并且上柜；文件柜锁匙分两份，一份内勤部配备，一份交总经理备份保存，用备份锁匙取文件柜资料，须知会内勤部经理，以免管理混乱。
3、客户档案原件不允许拿出公司阅读，在公司内可以登记后借阅，原则上当天借阅须当天归还；需要文档资料外出使用时，经内勤部经理同意可以影印使用，对经常使用的文档，内勤部可备份复印件，借技术人员借阅作用、使用，影印的借阅使用须登记及归还。
4、工程文档的借阅流程到客户档案管理员处口述申请查阅内容，并说明使用用途→经同意后登记签名→领取相应客户档案在公司内借阅→归还客户档案非原件可以带出公司→检查《客户档案》完整性注销借阅登记。
5、客户档案影印使用流程到《客户档案》管理员处口述申请影印内容，并说明用途→经内勤部经理同意→登记影印记录→领取《客户档案》影印需要内容→归还《客户档案》→检查《客户档案》完整性，还原存档→归还影印件→核对影印件完整性注销登记。
6、每月5日前统计《客户档案》的原件和影印件，借出未归还的去向列表，呈交总经理。
7、对《客户档案》的使用过程中，因拆旧破损的，应及时修复，以保证保存的《客户档案》的可用性。
公司客户档案管理制度
公司客户档案管理制度一、档案管理制度概述档案管理制度是指规范公司客户档案的建立、整理、传递、利用和保存的一系列规章制度。
其目的是强化公司对客户档案的管理，提高档案的科学、规范和有效管理，达到保护公司客户信息的目标。
二、档案管理的职权与责任1.公司的档案管理归档案管理部门具体负责，档案管理部门是公司档案管理工作的指导服务机构，负责收集、整理、保存、调阅和利用客户档案，维护客户档案的安全、完整和保密。
2.公司内部各部门应指派专人担任档案管理员，对本部门的档案建立、维护、利用和管理负责，严格遵守相关的档案管理制度。
3.公司领导班子成员应提高档案保密意识，执行档案管理制度，保证客户档案不泄密。
三、文件的建立1.公司客户档案应按照客户信息、项目、业务类型等分类，建立相应的档案。
档案必须采用规范的档案袋或文件袋组织。
2.档案必须先制定档案管理计划，确定档案建立、整理、传递、利用和保存的一系列事项，明确每种档案应存放的时间、期限和保密级别。
3.公司客户档案如需上传电子化管理平台，应采用固定格式，如PDF等，便于归档查找。
同时，如需印制档案副本，必须保证与电子档案保持一致。
四、档案的整理管理1.公司档案必须规范存放，不得乱放、乱搭。
各部门必须定期清理档案，剔除无用文件，避免累积过多的无效客户档案。
2.客户档案必须精确标注档案的基本情况、档号、类别和位置等信息，确保档案的快速查找和整理。
3.凡属机密、涉诉、涉外客户档案，必须按照国家有关规定的保密标准管理，加强保密技巧和保密管理，严禁泄露。
五、档案的调阅和传递1.前台接待人员接到相关部门或个人档案调取请求，应核对本人身份，经过审批即可进行档案调取。
调阅后必须记录档案调阅情况，已调用的档案必须及时归还。
2.涉及涉密客户档案的调阅必须严格遵守公司保密管理制度，实行责任担保制。
3.所有经审核批准的外借、传递档案，必须加盖铅封，登记档案流转情况，并按照事先约定的日期和方式返还到公司档案室，不得擅自传递、转借和私自保存。
客户管理档案管理制度
客户管理档案管理制度一、制度目的为规范公司客户管理档案的建立、使用和管理，保障客户信息的安全和保密，做好客户关系管理工作，特制订本制度。
二、适用范围本制度适用于公司各部门及下属子公司对客户管理档案的建立、使用和管理。
三、管理原则1. 客户管理档案应严格遵守国家相关法律法规和公司规定，客户信息应保密，严禁泄露。
2. 客户管理档案应真实、准确、完整，不得夸大、虚假；如有变更应及时更新。
3. 客户管理档案应分类储存，设置权限，保障不同级别人员对客户信息的合理获取和使用。
四、客户档案的建立1. 客户档案的建立应当包括客户基本信息、业务活动信息、沟通记录、合作协议等内容。
2. 客户档案的建立应由专人负责，确保信息的真实准确性。
3. 客户档案的建立应分级设置权限，确保信息的安全性。
五、客户档案的使用1. 客户档案应根据权限设置，不同级别的员工只能查看和使用自己权限范围内的客户信息。
2. 员工在使用客户档案时，应注意保密，不得擅自外传客户信息。
3. 客户档案的使用应遵循公司规定的流程，确保信息的规范化和一致性。
六、客户档案的管理1. 客户档案应定期进行更新和整理，确保信息的时效性。
2. 客户档案应定期进行备份和存档，确保信息的安全性。
3. 客户档案的管理应当建立备份、报废、销毁等规范程序，确保信息的安全和保密。
七、客户档案的保密1. 客户档案应设置权限，确保不同级别人员对客户信息的合理获取和使用。
2. 客户档案应建立保密制度，对非工作需要的员工不得透露客户信息。
3. 客户档案应建立报警机制，对非法获取客户信息的行为进行查处。
八、客户档案的共享1. 客户档案的共享应当遵循公司的共享规定，确保信息的安全和合法性。
2. 客户档案的共享应当明确共享范围和共享流程，确保信息的规范共享。
3. 客户档案的共享应当建立审批制度，确保信息的合理共享。
九、客户档案的监督1. 公司应建立专门的客户管理部门，负责对客户档案的监督和管理。
客户档案管理办法
客户档案管理办法1.目的建立完善的客户档案管理制度，以规范客户档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。
2.范围适用于各子（分）公司客户档案资料的管理。
3.职责3.1客户中心全面负责客户资料、档案的管理。
3.2管家部经理客户保密工作第一责任人，负责指导、监督客户档案的管理工作。
4.方法和过程控制4.1总则客户档案包括客户的姓名、年龄、联系方式、联系地址、证件号码、入伙资料、装修资料以及客户的兴趣爱好、家庭状况、工作单位等。
4.2 客户档案的获取、分类、整理、归档4.2.1 客户资料的获取，主要是通过业主本人或开发商获取，或通过电话、书面填写等方式进行收集。
4.2.2 客户档案需分类整理，首先应把客户按类别分好，例如接房客户、未接房客户、特殊客户等，每一类都必须填好相关的目录与编号，以备查询和资料定位。
4.2.3 客户档案分户建立，即按照楼栋分层分户建立，每一户业主应单独建立档案袋，档案袋应包括业主购房合同复印件、业主身份证复印件、业主（住户）资料卡、前期物业服务协议、临时管理规约、消防安全承诺书以及入伙资料、装修资料等。
4.2.4客户信息是不断变化的，档案也就不断的在更新；要随时保持档案内容更新状态，以免客户基本资料变动后较长时间，相关部门资料仍然无变动。
4.2.5客户档案由客户中心负责进行整理、归档，各楼宇管家协助。
4.3 档案的查阅4.3.1管家、收费员都有权查阅自己所负责楼栋客户的相关资料。
4.3.2 管家部经理、总经理有权查询查阅所有客户的个人资料。
4.3.3其他部门人员要查阅客户资料时，需经总经理审批后方可查阅。
4.3.4查阅客户档案时，必须按公司档案管理办法履行相关手续。
4.4 客户档案的增加、修改、删除4.4.1 客户档案应施行动态管理，不断充实、完善客户档案，掌握客户最新最全的基本资料，所有公司人员都有提供资料和完善客户档案的义务。
4.4.2 客户档案的差错将直接影响服务过程，则即时发现与修改十分重要，但在修改前，应得管家部经理同意，并保留修改记录和修改原因。
公司客户档案管理制度
公司客户档案管理制度一、总则为规范公司客户档案管理工作，提高客户关系管理水平，确保客户数据的准确性和安全性，特制定本《公司客户档案管理制度》（以下简称本制度）。
二、适用范围本制度适用于公司所有部门、员工，包括但不限于销售、客服、市场等部门，涵盖公司所有客户档案的建立、录入、维护和存储等工作。
三、管理标准3.1 客户档案建立1.每位员工在接触新客户时，应尽快将客户基本信息录入公司统一客户档案系统，并填写《客户基本信息表》。
信息包括但不限于客户名称、联系人、地址、联系方式、业务范围等。
2.建立客户档案时，应注意核实客户身份和合法性，防止录入虚假信息或非法客户。
3.2 客户档案录入1.每个部门应将客户相关资料统一整理，确保录入的档案信息准确、完整。
2.录入客户档案时，应按照系统规定的格式和要求填写，确保数据的统一性和规范性。
3.客户档案的录入应及时更新，确保客户信息的及时反馈和跟进。
3.3 客户档案维护1.客户信息的维护工作应由专人负责，确保信息的准确性。
2.定期对客户档案进行审核和清理工作，删除无效、重复或冗余信息，保持档案的规范和有效性。
3.维护客户档案时，应遵守相关法律法规和公司保密制度，确保客户信息的安全性。
3.4 客户档案存储1.公司客户档案应分类存储，建立完善的档案管理系统，便于查找和管理。
2.客户档案的存储应采取安全可靠、防火防水的措施，防止丢失或损坏。
3.电子档案应备份至云端服务器或备用硬盘等存储设备，确保数据的可恢复性。
四、考核标准4.1 数据准确性1.每月对客户档案系统数据进行一次全面检查，确保档案信息的准确性。
发现问题及时进行修正。
2.定期抽查员工录入的客户档案，检查信息的完整性和准确性。
如发现错误或遗漏，要进行补充和纠正。
4.2 数据安全性1.定期检查客户档案存储设备的安全性，确保数据不受损坏、丢失的风险。
2.对客户档案存储设备进行定期备份，保证数据的可恢复性。
3.严格执行公司保密制度，禁止将客户档案泄露给未经授权的人员或外部机构。
客户档案管理规范
客户档案管理规范一、引言客户档案是企业重要的管理资源之一，对于企业的运营和发展具有重要的意义。
良好的客户档案管理可以提高企业的工作效率，优化客户关系，提供决策依据，保护客户隐私等。
本文旨在制定客户档案管理规范，确保客户档案的完整性、准确性和安全性。
二、客户档案管理的基本原则1. 完整性原则：客户档案应包含全面的信息，包括客户的基本信息、交易记录、沟通记录等。
2. 准确性原则：客户档案中的信息应准确无误，及时更新。
3. 保密性原则：客户档案应严格保密，未经客户允许，不得泄露客户信息。
4. 可追溯性原则：客户档案的操作记录应清晰可追溯，方便查阅和审计。
三、客户档案的建立与归档1. 客户档案建立a. 档案编号：为每一个客户档案分配惟一的档案编号，便于管理和查找。
b. 基本信息：包括客户姓名、联系方式、地址等基本信息。
c. 业务信息：包括客户所属行业、经营范围、关键业务等。
d. 合同信息：包括与客户签订的合同、协议等。
e. 交易记录：包括客户的定单、交易金额、付款情况等。
f. 沟通记录：包括客户与企业之间的沟通记录、会议记要等。
2. 客户档案归档a. 档案分类：根据客户类型、行业等进行分类，便于管理和检索。
b. 档案存储：客户档案应存放在安全、防火、防潮的环境中，避免损坏或者丢失。
c. 档案保管期限：根据法律法规和企业规定，确定客户档案的保管期限。
d. 档案销毁：根据保管期限，及时销毁已过期的客户档案，并做好销毁记录。
四、客户档案的管理流程1. 档案申请：员工根据需要，填写档案申请表，包括客户姓名、档案编号等信息。
2. 档案核实：管理员核实档案申请信息，确保申请的合法性和准确性。
3. 档案借阅：经过核实后，管理员将客户档案交给申请人，并记录借阅信息，包括借阅时间、借阅人等。
4. 档案归还：申请人在使用完毕后，及时归还客户档案，并由管理员进行核实。
5. 档案更新：根据客户的最新信息，及时更新客户档案，确保准确性和完整性。
销售客户档案管理制度
销售客户档案管理制度销售客户档案管理制度一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
二、归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管-理-员负责。
四、档案管-理-员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、资料的收集与整理1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2.在档案资料归档期，由档案管-理-员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。
各主管部门经理应积极配合与支持。
3.凡应该及时归档的资料，由档案管-理-员负责及时归档。
4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。
凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
15.档案管-理-员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、资料的分类与归档1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、档案的借阅1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管-理-员办理借阅手续。
2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。
秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。
总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。
4.档案借阅者必须做到：①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
2②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
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客户档案管理实施方案1
一、目的
1. 建立完善的客户档案管理体系，以提高营销效率，扩大市场产品市场份额，与本公司交易伙伴建立长期稳定的业务联系。
2. 指导公司客户档案管理工作的开展。
二、适用范围
本方案适用于公司现有客户的档案信息收集、整理、建档、保管、使用和跟新工作。
三、客户档案信息收集
（一）收集渠道
客户档案信息的收集主要包括以下8各方面。
1. 网上信息收集。
2. 客户相关宣传广告和产品广告。
3. 同客户的交易记录。
4. 向客户所在的行业协会或国家相关行政管理部门查询。
5. 由销售代表在开展市场调查和客户访问时进行整理汇总。
6. 向客户邮寄客户资料表，请客户填写。
7. 委托专业调查机构进行专项调查。
8. 其他渠道。
（二）收集内容
需要收集的信息主要包括公司地址、传真、E-mail、网站、业务范围、主导产品、行业地位、发展动态、公司文化和发展方针政策以及只能更要领导的姓名、移动电话、直拨电话等。
四、客户档案的建档和归档
（一）建档和归档要求
1. 确保归档资料的种数、份数以及每份文件的页数齐全、完整。
2. 在归档的资料中，应将每份文件的正文与附件、印件与底稿、转发文件与原件、请示与批复以及多种文字形成的同一文件，进行分类归档。
3. 做到客户档案资料排列的3个“前后”：批复在前，请示在后；正文在前、附件在后；印件在前，底稿在后。
4. 客户资料应按排列顺序，依次编写页号。
装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角打印页号。
（二）常用客户资料标准化
1. 常用客户资料应包括客户基本资料，客户负责人及联系人资料，经营资料和交易来往资料等。
2. 为了方便整理和查阅，信息管理人员可以按照下表，将客户档案资料标准化。
五、客户档案的管理
本公司对客户档案实行分类管理。
（一）管理原则
1. 确保客户服务部有限资源利用的最大化。
2. 实行客户档案的分类管理，区别对待。
（二）管理标准
按不同的区域、客户实力、成交的可能性对客户实施分类管理。
（三）具体管理措施
具体的管理措施如下表所示。
六、客户档案档案信息的使用
1. 公司实行客户档案信息的电子化管理，将所有收集到的客户信息、表单记录全部输入电脑之中，实现电脑化的档案管理模式，便于调用和查找。
2. 根据客户档案信息编写“客户联络一览表”和制定客户
关系维护方案。
3. 公司对档案查询和使用实行权限设置，A级客户资料的查询和使用一般情况下仅对经理以上级别人员开放，其他人员查询和使用需经过部门经理以上人员审批。
七、客户档案的完善和更新
1. 客户档案的完善和更新是一个连续性的工作，市场营销部由专人负责客户档案的完善和更新工作。
2. 工作人员在获取新的客户信息后一天内完成档案信息的更新，更新时间最长不超过两天。
3. 根据公司对客户实行分类管理的原则，及时根据所掌握的信息对客户类别进行变更。