电子与纸质档案数字化.ppt
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档案管理--电子文件归档与管理(ppt 71页)
三、电子文件收集的时间与方法
电子文件一般应在电子文件形成或任务完成 后及时收集。对于跨年度完成的任务和项目，要 分阶段收集。
电子文件的收集，有的用计算机网络系统进 行；有的采取脱机的载体传递；还可建立电子文 件的收集数据库，或在电子文件数据库中对在收 集范围内的电子文件进行标识。无论采用哪种方 式收集，收集的电子文件应集中保管，不得由个 人分散保存。由于电子文件收集是个系统工程， 因此，应在档案管理部门指导下，先制定收集方 案，然后按步骤进行，以便有条不紊地开展收集 工作。
（ 1）按载体形式分的归档范围 A．磁带 B．磁盘 C．光盘 D、 优盘
（ 2）按文件内容分的归档范围（电子文件 归档的变化）
A、本单位的发文。主要指本单位有文号的正 式发文（磁盘、光盘等），本单位形成的 无文号的材料（磁盘、光盘等），本单位 用电子计算机辅助设计（ＣＡＤ）、辅助 制造（ＣＡＭ）的各种电子文件材料。
6、电子文件的格式必须统一。
文本文件：通用格式为： XML 、 RTF 、 TXT ， 并注明文字处理工具，如 WORD 等。
扫描型电子文件：通用格式为： JPEG 、 TIFF ， 如为非通用格式，应转换为通用格式；当无法转 换时，应收集其相关软件。
视频、多媒体、超媒体文件：通用格式为： MPEG 、 AVI ，如为非通用格式，应收集其压缩 算法和相关软件。
二、电子文件的分类
• 一是文本文件（ text,字或表处理文件）。
是指用文字处理软件生成的，由字、词、 数字或符号表达的文件。
• 二是数据文件(date，数据库电子文件)。以
数据库形式存在的具有文件属性的记录。 数据库、记录、字段是其三个层次。
• 三是图形文件（graphic）指根据一定算法
档案数字化培训教材PPT课件
纸质档案数字化
• 采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，使其转 化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按 照纸质档案的内在联系，建立起目录数据与数字图像关联 关系的处理过程。
纸质档案数字化的基本环节
• 主要包括：数字化前处理、目录数据库建立、档案扫描、 图像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交等。
• 德国当地时间3月3日下午2时左右，位于科隆市中心的科 隆城市档案馆外部墙体开始出现多道裂缝，在短时间内裂 缝就蔓延到了这幢4层建筑物的楼顶，随即引发了档案馆的 坍塌。
• 这座现代建筑风格的科隆历史档案馆是德国最大的历史档案 馆之一，于1971年正式开馆。
• 据路透社介绍，档案馆内藏有65000宗各类历史档案，包括 文字、图片等资料，不少档案已超过千年，在全德国都属于珍 贵历史文物，其中最早一份档案是公元922年的一份文字档案 资料。
安ห้องสมุดไป่ตู้第一
• 应加强纸质档案数字化各环节的安全管理，确保档案实体 和档案信息的安全。
• 加工涉密档案时，应按照涉密档案相关保密要求开展工作。
• 一审法院经审理，判决科技公司全额支付商贸公司货款70 万余元。科技公司不服，认为自己与商贸公司已经协议确 认，可以用14万余元的网上储值抵扣货款。该公司在公证 处的监督下，从互联网上调取了有关电子订单、电子邮件， 提出上诉。
• 二审法院认为，科技公司提供的电子邮件，客观真实 地反映出双方就结算问题达成的协议。电子邮件是我国 《合同法》允许采用的订立合同的形式之一，电子邮件通 过互联网传到当事人后，不能进行更改，足以证明双方的 协议成立。最后，一中院改判科技公司支付货款人民币55 万余元。
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档案数字化
【优质课件】档案数字化培训教材(PPT 83页)
数字化标准
• 《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017,（代 31—2005））
• 《缩微胶片数字化技术规范》 （DA/T43-20 • 《录音录像档案数字化规范》 （DA/T 62-20 • 《档案数字化光盘标识规范》 （DA/T 52— • 《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T 48-
• 清晰真实，完整，准确
不要忽略元数据
• 纸质档案数字化过程中，应保存数字化项目信 境、数字化各类技术参数等方面的元数据。元 确定应符合ISO/TR 13028提出的要求。
安全第一
• 应加强纸质档案数字化各环节的安全管理，确 和档案信息的安全。
• 加工涉密档案时，应按照涉密档案相关保密要
机构及人员
• 一审法院经审理，判决科技公司全额支付商贸 万余元。科技公司不服，认为自己与商贸公司 认，可以用14万余元的网上储值抵扣货款。该 处的监督下，从互联网上调取了有关电子订单 提出上诉。
• 二审法院认为，科技公司提供的电子邮件 地反映出双方就结算问题达成的协议。电子邮 《合同法》允许采用的订立合同的形式之一， 过互联网传到当事人后，不能进行更改，足以 协议成立。最后，一中院改判科技公司支付货 万余元。
• 德国当地时间3月3日下午2时左右，位于科隆 隆城市档案馆外部墙体开始出现多道裂缝，在 缝就蔓延到了这幢4层建筑物的楼顶，随即引发 坍塌。
• 这座现代建筑风格的科隆历史档案馆是德国最 馆之一，于1971年正式开馆。
• 据路透社介绍，档案馆内藏有65000宗各类历史 文字、图片等资料，不少档案已超过千年，在全德 贵历史文物，其中最早一份档案是公元922年的一 资料。
• 就本案而言，原告充分把握了电子文件证据 在电子订单和电子邮件等电子文件证据尚未被 之前，及时采取了相应行动，通过公证方式及 关证据，才使自己掌握了案件的主动权并最终
档案数字化管理PPT幻灯片课件
要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提
高档案管理和利用的现代化水平。
1
档案信息化的意义
• 1、更好的收集和管理档案。档案是一个立档单位为 适应职能活动需要，而直接产生的依法归档的具有保存价 值的文件与材料。档案是一种历史活动的原始记录。大型 企、事业单位每年都要产生很多档案资料，内容涉及文档 、科技、合同等各种重要信息，这些信息忠实的记录了立 档单位的发展历史，对立档单位的发展提供有利的借鉴。 实行档案的信息化管理后，必将能够更好的收集和管理这 种信息资源。
档案管理软件的使用
DARMS2009档案管理软件介绍
17
7
如何做好档案信息化管理
3、有效性原则
是指电子文件应具备可理解性和可被 利用性，包含信息的可识别性、储存系统 的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
8
如何做好档案信息化管理
电子文归档格式 《电子文件归档管理规范》规定保存的电子
文件通用格式为： 文字型：XML、RTF、TXT 图像型：JPEG、TIFF 视频和多媒体：MPEG、AVI 音频：WAV、MP3
什么是档案信息化
•
所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统
一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技
术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，
加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案信息化
是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重
心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，
• 档案目录数据库建设 • 电子档案全文数据库建设
电子文件生成方式 1、计算机系统生成 2、数字化扫描
14
如何做好档案信息化管理
• 档案利用管理
档案数字化与数字档案馆(室)建设PPT幻灯片
改痕迹）、版式文件（PDF、CEB）、扫描件（如需 要）、元数据
2020/3/7
广州市档案局
21
电子文件归档（三）
电子文件与电子档案
区别：电子档案是具有保存价值的已归档的电 子文件
电子文件生成方式：系统（办公系统OA、业 务系统）、加工（扫描及OCR、拍照、采集）
2020/3/7
广州市档案局
2020/3/7
广州市档案局
4
工作目标和任务（三）
省落实《国家电子文件管理“十三五” 规划》的实施意见
到2020年，全国地级市全部建成数字档案 馆，50%县建成或启动数字档案馆
电子文件的归档范围、电子文件元数据归 档范围
开展政府网页、电子邮件、音视频归档
开展“单套制”、“单轨制”管理试点
完整地归档记录单位、机构活动的真实全貌， 应该归档的全部电子文件。
完整地归档电子文件的内容信息和元数据（背 景、结构）信息。
2020/3/7
广州市档案局
27
电子文件归档（九）
可用性原则（有效性原则）
《电子文件归档与管理规范》规定：有效性指电子文件 应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性 、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
五”规划》的实施意见 2018年广州市档案工作的主要任务
2020/3/7
广州市档案局
3
工作目标和任务（二）
广东省档案事业发展“十三五”规划
到2018年，市、区综合档案馆初步建成 “数字档案馆”，传统载体数字化比例不 少于馆藏量（2010年）70%；有移交进馆任 务的单位50%建成“数字档案室”，室藏传 统载体档案100%数字化
纸质档案数字化技术规范（DA/T31-2017） 纸质档案数字化数据质量规范
2020/3/7
广州市档案局
21
电子文件归档（三）
电子文件与电子档案
区别：电子档案是具有保存价值的已归档的电 子文件
电子文件生成方式：系统（办公系统OA、业 务系统）、加工（扫描及OCR、拍照、采集）
2020/3/7
广州市档案局
2020/3/7
广州市档案局
4
工作目标和任务（三）
省落实《国家电子文件管理“十三五” 规划》的实施意见
到2020年，全国地级市全部建成数字档案 馆，50%县建成或启动数字档案馆
电子文件的归档范围、电子文件元数据归 档范围
开展政府网页、电子邮件、音视频归档
开展“单套制”、“单轨制”管理试点
完整地归档记录单位、机构活动的真实全貌， 应该归档的全部电子文件。
完整地归档电子文件的内容信息和元数据（背 景、结构）信息。
2020/3/7
广州市档案局
27
电子文件归档（九）
可用性原则（有效性原则）
《电子文件归档与管理规范》规定：有效性指电子文件 应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性 、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
五”规划》的实施意见 2018年广州市档案工作的主要任务
2020/3/7
广州市档案局
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工作目标和任务（二）
广东省档案事业发展“十三五”规划
到2018年，市、区综合档案馆初步建成 “数字档案馆”，传统载体数字化比例不 少于馆藏量（2010年）70%；有移交进馆任 务的单位50%建成“数字档案室”，室藏传 统载体档案100%数字化
纸质档案数字化技术规范（DA/T31-2017） 纸质档案数字化数据质量规范
电子档案管理工作总结PPT
单位实际需求
提高档案管理效率，确保 档案信息安全，满足单位 实际业务需求。
工作目标
建立电子档案管理体系
完善电子档案管理制度，规范电子档案管理 流程。
保障档案信息安全
采取技术手段和管理措施，确保电子档案信 息不被泄露、篡改或损坏。
实现档案数字化
将传统纸质档案转化为电子档案，提高档案 利用率。
提高档案管理效率
改进措施与建议
加强资金投入
增加档案管理资金投入，确保 档案数字化转换和管理系统升
级工作的顺利进行。
提高重视程度
加强领导和员工对档案管理工 作的重视，提高档案管理意识 和责任感。
引进先进技术
关注档案管理技术发展动态， 及时引进新技术，提高档案管 理效率和安全性。
加强人员培训
定期组织档案管理人员参加培 训，提高技能和知识水平，确 保档案管理工作的专业性和规
鼓励和支持在电子档案管理领域开展创新实践和技术研发，引领电 子档案事业不断发展。
06
CATALOGUE
结论与致谢
对电子档案管理工作的总结
成效显著
通过本次电子档案管理 工作，实现了档案数字 化、信息化，提高了档 案利用效率和管理水平 。
经验教训
在实施过程中，遇到了 一些技术和管理上的挑 战，但通过团队协作和 不断学习，成功克服了 困难。
访问权限控制
实施了严格的访问权限控制策略，保障了电子档 案的安全性和保密性。
安全审计与监控
加强了对档案管理系统的安全审计和监控，及时 发现并处理安全隐患。
03
CATALOGUE
工作成果与亮点
档案管理系统优化升级
系统功能完善
新增了全文检索、在线预览、数据统计等功能，提高了档案管理 效率。
档案数字化工作总结PPT
促进合作与交流
加强与相关机构和部门的合作，共同推进档案数 字化事业的发展。
3
探索创新模式
积极尝试新的合作模式和技术手段，提高档案资 源的利用效率和价值。
06
结语
对参与人员的感谢
01
感谢领导支持
感谢领导对档案数字化工作的大力支持和关心，为项目的顺利实施提供
了有力保障。
02
感谢团队成员付出
感谢团队成员的辛勤付出和无私奉献，共同完成了档案数字化工作。
03
数字化档案可以长期保存，不会因为时间久远而损失信息，节
省存储空间。
方便检索和利用
全文检索
数字化档案支持全文检索，可以方便地查找所需信息。
多平台利用
数字化档案可以在多种平台上进行利用，如电脑、手机、平板等， 方便用户随时随地利用档案。
数据分析
数字化档案可以进行数据分析，为决策提供科学依据，提高档案的利 用价值。
制定统一标准
联合行业内外专家，共 同制定数字化档案的标 准和规范。
建立质量管理体系
完善数字化档案的质量 检查、验收和管理流程 ，确保数字化成果的质 量。
强化安全保障
加强对数字化档案的安 全管理，确保数据的保 密性、完整性和可用性 。
推进档案数字化资源共享
1 2
搭建共享平台
建设档案数字化资源共享平台，实现跨地区、跨 行业的资源共享。
03
感谢相关部门配合
感谢相关部门的大力配合和协助，为项目的顺利推进提供了有力支持。
对未来工作的展望
深化数字化应用
继续推进档案数字化工作，深化数字 化应用，提高档案管理效率和服务水 平。
加强安全防护
加强档案数字化过程中的安全防护措 施，确保档案数据的安全性和保密性 。
加强与相关机构和部门的合作，共同推进档案数 字化事业的发展。
3
探索创新模式
积极尝试新的合作模式和技术手段，提高档案资 源的利用效率和价值。
06
结语
对参与人员的感谢
01
感谢领导支持
感谢领导对档案数字化工作的大力支持和关心，为项目的顺利实施提供
了有力保障。
02
感谢团队成员付出
感谢团队成员的辛勤付出和无私奉献，共同完成了档案数字化工作。
03
数字化档案可以长期保存，不会因为时间久远而损失信息，节
省存储空间。
方便检索和利用
全文检索
数字化档案支持全文检索，可以方便地查找所需信息。
多平台利用
数字化档案可以在多种平台上进行利用，如电脑、手机、平板等， 方便用户随时随地利用档案。
数据分析
数字化档案可以进行数据分析，为决策提供科学依据，提高档案的利 用价值。
制定统一标准
联合行业内外专家，共 同制定数字化档案的标 准和规范。
建立质量管理体系
完善数字化档案的质量 检查、验收和管理流程 ，确保数字化成果的质 量。
强化安全保障
加强对数字化档案的安 全管理，确保数据的保 密性、完整性和可用性 。
推进档案数字化资源共享
1 2
搭建共享平台
建设档案数字化资源共享平台，实现跨地区、跨 行业的资源共享。
03
感谢相关部门配合
感谢相关部门的大力配合和协助，为项目的顺利推进提供了有力支持。
对未来工作的展望
深化数字化应用
继续推进档案数字化工作，深化数字 化应用，提高档案管理效率和服务水 平。
加强安全防护
加强档案数字化过程中的安全防护措 施，确保档案数据的安全性和保密性 。
档案数字化全文
7
第1节 档案数字化概述
5. 档案数字化的原则和要求
（2）安全性要求 确保档案原件的安全 保守档案信息的秘密
8
第1节 档案数字化概述
5. 档案数字化的原则和要求
（3）真实性要求 确保档案信息内容的原真性 技术上优先考虑文件的保真度，力争将失真降低到最小 避免对档案内容作额外处理
9
第1节 档案数字化概述
需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分 辨率建议选择大于或等于200dpi。
24
第2节 纸质档案的数字化
2.纸质档案数字化的基本流程
档案扫描的几点技巧：
较薄纸张（如信纸、便笺纸）：较薄纸张容易破损、透光，可在纸 张下加入白色衬纸，扫描仪调整为厚纸模式，并用中、低速扫描。
破损纸张：如一般破损，将破损纸张夹入透明塑料薄膜内，扫描仪 调整为厚纸模式，并用中、低速扫描。如破损严重且极不平整，则采 用平板扫描方式。
31
去污后
档案信息化概论
32
消蓝去污前
档案信息化概论
33
消蓝去污后
档案信息化概论
34
第2节 纸质档案的数字化
2.纸质档案数字化的基本流程
（3）图像处理 1）图像数据质量检查 2）纠偏 3）去污 4）图像拼接 5）裁边处理
对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅 图像进行拼接处理，合并为一个完整的图 像，以保证档案数字化图像的整体性。
6）装订——扫描后的工序
21
第2节 纸质档案的数字化
2.纸质档案数字化的基本流程
（2）档案扫描 1）确定扫描方式 2）扫描色彩模式 3）扫描分辨率 4）扫描登记
根据档案幅面大小选择相应规格的扫描仪
纸张状况较差，纸张间粘贴较紧，不易分 开，过薄、过软或超厚的档案，不宜使用 自动进纸扫描，必须改用平板扫描方式。
第1节 档案数字化概述
5. 档案数字化的原则和要求
（2）安全性要求 确保档案原件的安全 保守档案信息的秘密
8
第1节 档案数字化概述
5. 档案数字化的原则和要求
（3）真实性要求 确保档案信息内容的原真性 技术上优先考虑文件的保真度，力争将失真降低到最小 避免对档案内容作额外处理
9
第1节 档案数字化概述
需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分 辨率建议选择大于或等于200dpi。
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第2节 纸质档案的数字化
2.纸质档案数字化的基本流程
档案扫描的几点技巧：
较薄纸张（如信纸、便笺纸）：较薄纸张容易破损、透光，可在纸 张下加入白色衬纸，扫描仪调整为厚纸模式，并用中、低速扫描。
破损纸张：如一般破损，将破损纸张夹入透明塑料薄膜内，扫描仪 调整为厚纸模式，并用中、低速扫描。如破损严重且极不平整，则采 用平板扫描方式。
31
去污后
档案信息化概论
32
消蓝去污前
档案信息化概论
33
消蓝去污后
档案信息化概论
34
第2节 纸质档案的数字化
2.纸质档案数字化的基本流程
（3）图像处理 1）图像数据质量检查 2）纠偏 3）去污 4）图像拼接 5）裁边处理
对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅 图像进行拼接处理，合并为一个完整的图 像，以保证档案数字化图像的整体性。
6）装订——扫描后的工序
21
第2节 纸质档案的数字化
2.纸质档案数字化的基本流程
（2）档案扫描 1）确定扫描方式 2）扫描色彩模式 3）扫描分辨率 4）扫描登记
根据档案幅面大小选择相应规格的扫描仪
纸张状况较差，纸张间粘贴较紧，不易分 开，过薄、过软或超厚的档案，不宜使用 自动进纸扫描，必须改用平板扫描方式。
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- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
电子与 纸质档案数字化
2015.5.28
• 电子档案目前遵循的原则是 • 存量数字化，增量电子化 • 对应的移交方式是 • 1、移交档案数字化的副本 • 2、文书类电子（档案）的移交 • 3、电子文件归档的几个技术
档案数字化副本移交
1、档案数字化副本，是指将纸质档案、照片档案、声 像档案等档案，采用扫描仪或数码相机等数码设备进行数字 加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被 计算机识别的数字图像或数字文本。
档案数字化副本移交
• 6、档案数字化副本移交
• （一）档案数字化副本的移交，应包括目录数 据和与之相对应图像数据，且目录数据应与对应 的图像数据档号一致。
• （二） 各单位移交的目录数据必须符合《文书档 案电子目录数据库结构与交换格式》的规定，确
二、文书类电子档案的移交
• 1、电子档案，是指我市各机关、团体、企事业单位和其 他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价 值并归档保存的电子文件。
电子档案的移交流程：数据整理、数据与载体检验、 格式转换、数据封装、数据移交并办理移交手续。
• 5、电子档案的数据整理：移交单位对需移交的数据进行整理，生成符合《文 书类电子文件数据存储结构要求》的要求的数据存储结构。
• 6、电子档案的数据检验：移交前移交单位要依据《文书类电子文件元数据方 案》检查元数据，必选项不得缺失；依据《天津市文书类电子文件数据存储 结构要求》检查数据存储结构和应归档移交的内容（包括各种稿本文件、办 文单等），其中文件定稿或版式文件等不缺失；需长期保存的电子档案还需 与对应的纸质档案目录和原文进行对应检查，确保一致；应全部对即将移交 的电子档案进行可读性检查；应进行计算机病毒检测。
2、移交单位按照规定向各级国家综合档案馆移交档案时， 其档案数字化副本应随同档案实体一并移交。
档案数字化副本移交
• 3、纸质档案数字化
• （一）纸质档案的扫描色彩模式统一采 用彩色模式，一般较差等，可适当 提高分辨率。扫描的文件采用JPEG或TIFF
• 简化整理以件为单位的档号规则：全宗号、
档案数字化副本移交
• 4、扫描后的原始图像应按照《纸质档案数 字化技术规范》（DA/T31-2005）和《陕西 省纸质文书档案数字化操作规范（试行）》 （2009）的要求，做好图像优化处理、目 录建库、数据挂接等工作。
档案数字化副本移交
• 5、非纸质载体档案数字化
• 扫描图像放在以文件级档号命名的文件夹 下。扫描图像档号命名规则为文件级档号 全宗号、归档年度、保管期限、机构（问 题）、件号，中间以“-”连接。
档案数字化副本移交
• 3、科技档案及专业档案的档号
• 案卷级档号命名规则：全宗号、分类号 （专业代号）、案卷号、顺序号（或件 号），中间以“-”连接。
• 照片档案一律按彩色模式进行扫描，扫 描后的照片以JPEG格式存储。5吋以上照 片建议扫描分辨率≥400dpi，5吋以下照片 建议扫描分辨率≥600dpi。照片档案扫描图 像放在以照片档号命名的文件夹下，扫描
档案数字化副本移交
• 视频档案存储采用MPEG2格式，DVD质量， 采样方式帧数（帧/秒）设为25帧/秒、视频 码率（Mbps）5Mbps及以上标准、分辨率 设为720*576，音频设定音频采样率为 48KHZ，音频码率为384k立体声，采样精 度设为16。
档案数字化副本移交
• （二）扫描图像的命名，卷内文件与归档文件采 用不同的命名方式。
• 1、卷内文件 • 扫描图像放在以案卷级档号命名的文件夹下。扫
描图像档号命名规则为案卷级档号后加3位卷内顺 序号，中间以“-”连接。具体形式为：全宗号-目 录号-案卷号-案卷顺序号。
档案数字化副本移交
• 2、归档管理文件
• 7、电子档案的格式要求：移交电子档案中版式文件格式应使用国家标准OFD、 CEB/X格式或其它国家允许的版式格式，目前允许使用PDF格式，应将原格 式转换成上述版式格式，转换后原格式保留。
文书类电子档案的移交
• 9、电子档案的数据移交：电子文件的移交 可采用离线或在线的方式进行。在线移交 电子档案应通过全市电子政务内网或电子 政务专网移交。离线移交的载体介质一般 为光盘、硬盘或磁带，推荐使用一次性写 光盘；移交载体内电子档案的存储结构要 符合《文书类电子文件数据存储结构要求》
据结构应符合《文书类电子文件数据存储结构要求》，元数据应符合《文书类电子文 件元数据方案》； • （二）电子档案的格式应符合国家标准要求。应当采用OFD、CEB/X或其它国家允许 的版式格式，目前允许使用PDF或者PDF/A格式； • （三）长期保存的电子档案应有相关的纸质、缩微制品等载体，并应当在元数据项中 著录相关信息； • （四）采用技术手段加密的电子文件应当解密后移交，压缩的电子文件应当解压缩后 移交；特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交； • （五）移交单位应当将移交的电子档案制成副本，并在本单位至少保存5年； • （六）电子档案移交单位应当配备具有电子档案数据整理、数据与载体检验、格式转 换、数据封装、数据移交等功能的系统。
文书类电子档案的移交
• 离线和在线两种 • 离线方式是指通过介质将数据移交到档案
管理系统中，采用此方式进行电子公文归 档，需要电子公文在文件处理系统中进行 一定时间的存留，在规定的时间内集中向 系统进行移交。作为一种过渡，随着网络环境的健全，这种
方式会随之减少。
对电子文件的要求：
• （一）电子公文形成单位应指定有关部门或专人 负责电子公文归档工作，明确部门和人员职责， 制定归档工作流程。单位档案部门应参与和指导 电子公文形成、办理、收集和归档各工作环节。
• 2、各级档案移交单位应切实履行电子档案移交的职责； 各级档案行政管理部门负责对电子档案的移交、接收工作 进行监督指导；各级国家综合档案馆应切实履行电子档案 接收的职责。
• 3、各级档案移交单位应当自电子档案形成之日起5年内向 同级国家综合档案馆移交。对有特殊要求的电子档案，可
• 4、电子档案移交的基本要求： • （一）元数据应当与电子档案一起移交，一般采用基于XML的格式组织档案数据，数
2015.5.28
• 电子档案目前遵循的原则是 • 存量数字化，增量电子化 • 对应的移交方式是 • 1、移交档案数字化的副本 • 2、文书类电子（档案）的移交 • 3、电子文件归档的几个技术
档案数字化副本移交
1、档案数字化副本，是指将纸质档案、照片档案、声 像档案等档案，采用扫描仪或数码相机等数码设备进行数字 加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被 计算机识别的数字图像或数字文本。
档案数字化副本移交
• 6、档案数字化副本移交
• （一）档案数字化副本的移交，应包括目录数 据和与之相对应图像数据，且目录数据应与对应 的图像数据档号一致。
• （二） 各单位移交的目录数据必须符合《文书档 案电子目录数据库结构与交换格式》的规定，确
二、文书类电子档案的移交
• 1、电子档案，是指我市各机关、团体、企事业单位和其 他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价 值并归档保存的电子文件。
电子档案的移交流程：数据整理、数据与载体检验、 格式转换、数据封装、数据移交并办理移交手续。
• 5、电子档案的数据整理：移交单位对需移交的数据进行整理，生成符合《文 书类电子文件数据存储结构要求》的要求的数据存储结构。
• 6、电子档案的数据检验：移交前移交单位要依据《文书类电子文件元数据方 案》检查元数据，必选项不得缺失；依据《天津市文书类电子文件数据存储 结构要求》检查数据存储结构和应归档移交的内容（包括各种稿本文件、办 文单等），其中文件定稿或版式文件等不缺失；需长期保存的电子档案还需 与对应的纸质档案目录和原文进行对应检查，确保一致；应全部对即将移交 的电子档案进行可读性检查；应进行计算机病毒检测。
2、移交单位按照规定向各级国家综合档案馆移交档案时， 其档案数字化副本应随同档案实体一并移交。
档案数字化副本移交
• 3、纸质档案数字化
• （一）纸质档案的扫描色彩模式统一采 用彩色模式，一般较差等，可适当 提高分辨率。扫描的文件采用JPEG或TIFF
• 简化整理以件为单位的档号规则：全宗号、
档案数字化副本移交
• 4、扫描后的原始图像应按照《纸质档案数 字化技术规范》（DA/T31-2005）和《陕西 省纸质文书档案数字化操作规范（试行）》 （2009）的要求，做好图像优化处理、目 录建库、数据挂接等工作。
档案数字化副本移交
• 5、非纸质载体档案数字化
• 扫描图像放在以文件级档号命名的文件夹 下。扫描图像档号命名规则为文件级档号 全宗号、归档年度、保管期限、机构（问 题）、件号，中间以“-”连接。
档案数字化副本移交
• 3、科技档案及专业档案的档号
• 案卷级档号命名规则：全宗号、分类号 （专业代号）、案卷号、顺序号（或件 号），中间以“-”连接。
• 照片档案一律按彩色模式进行扫描，扫 描后的照片以JPEG格式存储。5吋以上照 片建议扫描分辨率≥400dpi，5吋以下照片 建议扫描分辨率≥600dpi。照片档案扫描图 像放在以照片档号命名的文件夹下，扫描
档案数字化副本移交
• 视频档案存储采用MPEG2格式，DVD质量， 采样方式帧数（帧/秒）设为25帧/秒、视频 码率（Mbps）5Mbps及以上标准、分辨率 设为720*576，音频设定音频采样率为 48KHZ，音频码率为384k立体声，采样精 度设为16。
档案数字化副本移交
• （二）扫描图像的命名，卷内文件与归档文件采 用不同的命名方式。
• 1、卷内文件 • 扫描图像放在以案卷级档号命名的文件夹下。扫
描图像档号命名规则为案卷级档号后加3位卷内顺 序号，中间以“-”连接。具体形式为：全宗号-目 录号-案卷号-案卷顺序号。
档案数字化副本移交
• 2、归档管理文件
• 7、电子档案的格式要求：移交电子档案中版式文件格式应使用国家标准OFD、 CEB/X格式或其它国家允许的版式格式，目前允许使用PDF格式，应将原格 式转换成上述版式格式，转换后原格式保留。
文书类电子档案的移交
• 9、电子档案的数据移交：电子文件的移交 可采用离线或在线的方式进行。在线移交 电子档案应通过全市电子政务内网或电子 政务专网移交。离线移交的载体介质一般 为光盘、硬盘或磁带，推荐使用一次性写 光盘；移交载体内电子档案的存储结构要 符合《文书类电子文件数据存储结构要求》
据结构应符合《文书类电子文件数据存储结构要求》，元数据应符合《文书类电子文 件元数据方案》； • （二）电子档案的格式应符合国家标准要求。应当采用OFD、CEB/X或其它国家允许 的版式格式，目前允许使用PDF或者PDF/A格式； • （三）长期保存的电子档案应有相关的纸质、缩微制品等载体，并应当在元数据项中 著录相关信息； • （四）采用技术手段加密的电子文件应当解密后移交，压缩的电子文件应当解压缩后 移交；特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交； • （五）移交单位应当将移交的电子档案制成副本，并在本单位至少保存5年； • （六）电子档案移交单位应当配备具有电子档案数据整理、数据与载体检验、格式转 换、数据封装、数据移交等功能的系统。
文书类电子档案的移交
• 离线和在线两种 • 离线方式是指通过介质将数据移交到档案
管理系统中，采用此方式进行电子公文归 档，需要电子公文在文件处理系统中进行 一定时间的存留，在规定的时间内集中向 系统进行移交。作为一种过渡，随着网络环境的健全，这种
方式会随之减少。
对电子文件的要求：
• （一）电子公文形成单位应指定有关部门或专人 负责电子公文归档工作，明确部门和人员职责， 制定归档工作流程。单位档案部门应参与和指导 电子公文形成、办理、收集和归档各工作环节。
• 2、各级档案移交单位应切实履行电子档案移交的职责； 各级档案行政管理部门负责对电子档案的移交、接收工作 进行监督指导；各级国家综合档案馆应切实履行电子档案 接收的职责。
• 3、各级档案移交单位应当自电子档案形成之日起5年内向 同级国家综合档案馆移交。对有特殊要求的电子档案，可
• 4、电子档案移交的基本要求： • （一）元数据应当与电子档案一起移交，一般采用基于XML的格式组织档案数据，数