档案数字化加工服务方案

档案数字化加工服务方案项目实施概述一、项目概述本次应标项目内容为xx档案局档案数字化加工服务招标案目录数据库建设及档案数字化加工，包括：档案借调、目录核校建库、修改或拟写案卷标题、档案扫描、图像处理、图像质检、档案装订还原、档案实体验收、退卷归库、数据挂接、数据验收、扫描数据备数据格式转换及光盘备份等工作。

通过开展xx档案局档案数字化加工服务招标案目录数据著录和原文扫描工作，将纸质等载体的档案信息转化为存储在磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字文体、图像文体，建立与其目录数据的一一对应关系，构件档案目录与原文信息资源库，实现档案载体替换，推动数字档案信息资源共享，提供及时、丰富、生动、形象的xx档案局档案数字化加工服务，不断完善xx档案局档案数字化加工服务项目。

本项目质量标准要求如下：1、图片命名及组成必须安装“档案代码-全宗号-目录号-案卷号-页号”格式与实体档案一一对应，并符合xx档案局档案数字化加工服务招标要求。

2、扫描模式为彩色扫描，扫描方式为采用A3平板扫描仪进行扫描，分辨标准为300dpi（个别不清晰的档案适当提高分辨率，同一件档案分辨率保持一致），图像文件采用多页TIFF格式保存，电子图片的倾斜度不超出1°，无折叠、遮字或缺损，保持图像的完整，图片端正、无扭曲。

3、实体档案归库时完损无缺，装订美观，保证档案信息安全无泄密。

4、每批次验收质量合格率≥97%，经整改后最终移交数据合格率100%。

5、完成验收的数据完整准确的挂接至xx档案局档案数字化加工服务档案管理系统，并提交两套硬盘备份和一套DVD光盘备份，保证备份数据的安全性和可用性，在相应的备份介质上做好标签。

5.2安全保密管理体系建设一、落实公司制度的安全保密制度（一）加强保密制度的学习1.学习《保密法》2.组织学习我公司制定的《关于加强我公司档案数字化服务安全保密工作的规定》3.按照本项目的需要对我方入场员工进行相关的保密培训，主要内容为：学习采购方管理部门的保密规定及相关规章制度；学习我公司针对本项目具体实施工作制定的各类加工流水表单的填写方式；对我方入场员工进行保密工作的在加强教育，明确各个流水环节哪些需要做，哪些不能做。

（二）签订保密协议，建立保密员制度入场前以《中华人民共和国档案法》、国家相关规定、采购方管理部门的保密规定及相关规章制度为准与采购方管理部门签订保密协议。

公司与所有项目实施人员（技术人员、档案加工人员）签署保密协议。

设保密管理员2名，由项目经理担任，并邀请采购方派出1名安全保密兼职监督员，负责所在工作场所的档案文件的保密工作。

所有场地工作人员必须接受保密管理员和安全保密监督员的监督和管理。

凡从事装订、著录、扫描、校正、挂接各业务环节能够接触到档案资料的人员，都必须对经手的案卷详细记录。

公司员工安全保密承诺书致：深圳市国际招标有限公司本人郑重承诺：本人正在从事涉密事项工作中，不下载、留存、损毁、备份、携带、泄露、持有和使用任何档案信息，否则承担法律责任并接受公司的严厉经济处罚，保证按国家保密法律、法规的要求，从事公司安排的涉密业务，履行本人所应承担的保密责任。

承诺人：日期：2017年06月13日5.3安全保密突发事件应急处置预案一、总则（一）目的为有效预防、及时处理和解决我公司在档案数字化加工过程中出现的突发事件，确保国家档案资源的安全，最大限度地减少档案的损失，保证我公司在档案数字化加工工作依法顺进行。

（二）依据依据《中华人民共和国档案发》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、国家档案局中央档案馆《档案工作突发事件应急处置管理办法》等法律法规，结合我公司档案工作实际，指定本预案。

（三）定义本预案所成档案数字化加工工作突发事件，是指由于人为或自然因素引起的突发性危机或可能危机我公司正在进行数字化加工的档案安全和严重干扰我公司档案数字化加工工作程序，需要采取应急处置措施应对的事件。

（四）工作原则坚持应急处置与预防工作相结合，实行统一领导、分级负责、快速反应、合作互助的原则。

（五）适用范围本预案适用于我公司开展档案数字化加工工作突发事件的应急处置。

二、组织管理（一）组织机构按照我公司对档案数字化加工实行的统一领导、分级管理的原则，建立档案数字化加工工作突发事件应急处置领导小组（以下简称“应急领导小组”）。

应急领导小组由公司安全保密办公室同数字化部、影视部、技术部、财务部主要成员组成，由公司安全保密办公室统一管理指挥。

应急领导小组组长：安全保密办公室主任副组长：数字化部、影视部、技术部、财务部、售后服务部等有关部门领导成员：数字化部、影视部全体员工（二）工作职责1、负责向档案数字化加工委托方以及我公司股东大会报告，对存在的安全隐患提出预警及整改意见。

2、负责突发事件发生时组织人员协同委托方进行救灾，做到听从甲方指挥，服从甲方安平，及协助维护现场次序。

3、负责协助做好疏散和抢救档案的安全保卫工作。

4、负责与甲方沟通，协助做好事故发生后的善后处理等工作。

5、负责组织应急预案的宣传、培训和演练。

三、分级响应（一）等级划分我公司档案数字化加工工作突发事件分为三个等级1、一级突发事件指发生水灾、火灾、重大自然灾害等已经或可能导致档案、档案设施或人员收到严重损毁、伤害的重大突发事件。

2、二级突发事件指局部发生水灾、火灾、不可抗力等已经或可能导致档案、档案设施受到损毁的突发事件。

3、三级突发事件指档案数字化加工区出现局部异常（如轻微烟雾、异味、渗水等）或设备出现故障等一般突发事件。

（二）应急响应根据突发事件的发生范围、性质和影响程度，决定启动相应的应急预案。

1、一级突发事件主要由当时坐在加工现场的公司最高领导负责处置，现场没有公司领导在，由该项目的项目经理负责处置。

2、二级突发事件主要由当时所在加工现场的公司最高领导负责处置，现场没有公司领导在，由该项目的项目经理负责处置。

3、三级突发事件由该项目的项目经理负责处置。

四、预防机制（一）应急准备数字化部在档案数字化加工参与人员进场前，与甲方档案管理部门（档案室）沟通，了解甲方档案安全防护设备、应急救援器材情况，应急领导小组要结合加工项目和甲方档案室的实际，建立和完善应急组织制度，对所有参加项目的员工开展进场前的安全保密教育和应急制度教育，防患于未然。

（二）预防措施1、档案数字化加工项目经理，要每天对相关区域进行安全检查，配合甲方工作人员做好库房的每天检查。

做好防火防盗监控设施、灭火系统检查。

2、对于检查中发现的问题或安全隐患应立即向甲方档案管理主要领导汇报，每天要向公司应急领导小组电话报告当天进行安全保密检查情况，做好相应台账。

3、项目经理无条件接受和服从甲方所下达的应急处置决定，公司应急领导小组接到报告后，做好相关台账，当接到安全隐患报告，应立即赶到加工现场协助甲方做好预防处置工作。

五、处置措施我公司档案数字化加工工作突发事件分为档案数字化加工区域突发事件、档案实体及数据安全突发事件。

（一）档案数字化加工区域突发事件及应急处置1、区域划分档案数字化加工工作区域的日常安全管理工作由项目经理具体负责。

处置区域：档案数字化加工工作区、档案库房、包括综合、专业等档案库房。

2、发生一级突发事件的处置措施：（1）立即处置，关闭电脑，报告甲方档案主要领导，建议立即切断电源，关闭水阀。

（2）拔下备份移动硬盘，交甲方妥善保管。

（3）领出的档案按照保管期限从永久到短期（同一保管期限下应以文书档案为先）的抢救顺序，将档案资料转移，已拆装的档案有条理的放入应急塑料盒，密封盒盖。

并安置在远离事故发生地的安全区域。

（4）对于受损档案应及时采取相关措施保护、整理，避免损失进一步扩大。

（5）协助甲方维护现场次序，立即拨打110、119等救援电话，同时组织人员开展力所能及的自救及现场的安全保卫工作。

（6）无条件接受甲方的统一指挥，协助甲方做好各项应急工作。

（7）积极配合专业力量进行抢救，及时疏散滞留在事件发生区域内的人员。

3、发生二级事件的处置措施：等同一级突发事件进行处置。

4、发生三级时间的处置措施：（1）项目经理立即对相处置区域进行安全检查，通常所有员工协助排除险情。

（2）排除险情后，积极开展受损档案的抢救和整理工作。

（3）项甲方档案管理的主要领导回报，对该区域进行线路、设备、设施等检查、维修，放置发生重大事故。

（二）档案实体及数据安全突发事件及应急处置1、职责划分项目经理负责档案数字化加工日常安全保密工作，包括对档案实体、档案扫描数据备份的安全保管、档案内容的保密。

技术部，负责档案数字化加工所使用的电脑管理系统的维护、存储档案数据的服务器的日常维护及局域网网络线的检查、电脑、扫描仪与电源连接线的检查。

2、档案实体被盗：（1）立即保护现场，严禁无关人员进入。

（2）立即向甲方档案馆负责人报告，并向公司应急领导小组报告，并视情况报警。

（3）调取监控录像，配合有关部门开阵调查取证工作。

3、加工管理系统故障：（1）及时与技术部联系进行系统的恢复、修复。

（2）发生数据丢失时应及时联系技术部门进行备份数据的启用、导入。

4、档案数据泄密：（1）立即向甲方管理部门汇报，由甲方技术部门对设计泄密的电子档案进行技术处理，防止方位扩大。

（2）我方技术部，有义务与省内相关机构利用技术手段跟踪涉及泄密的电子档案的运转过程，对可能或已经造成的泄密情况及时处理。

六、情况报告（一）报告形式电话报告、书面报告、网络发送、监控系统报警等。

（三）报告原则1、一旦发生重大档案数字化加工工作突发事件，须立即向甲方档案管理部门报告，同时向公司应急领导小组报告。

遇到紧急突发事件可以先打电话报告，后补书面报告。

2、报告内容要客观真实，重点要素要准确，不得主观判断。

3、事发后，应将突发事件的原因、变化动态、应急措施、处置结果等情况随时向甲方档案管理部门报告，同时向公司应急领导小组报告。

（四）报告程序1、档案数字化加工突发事件发生时，事故现场项目经理应及时报告甲方档案管理主要负责人，同时报公司应急领导小组。

2、如发生一、二级档案数字化加工突发事件，事发地项目经理必须在突发事件发生后30分钟内，电话报告公司主要领导。

（五）报告内容1、事件发生或可能发生的时间、地点、类别2、事件发生的简要经过、结果，档案损失情况的初步估计3、事件发生时采取的应急处置措施及时间受控程度4、事件分析原因。

5、其他需要报告的有关事项。

在处置突发事件工作中，任何人都不得对突发事件进行隐瞒、缓报、谎报。

七、善后处理（一）善后与后期跟踪突发事件处置结束后，应有专人进行相关的收尾善后工作，包括警戒解除、卫生清理、事件报告、后续跟踪等。

（二）完善应急预案突发事件处置结束后10日内，应根据突发事件暴露的问题，进行整改，经一部修订完善相关的应急预案。