管理制度-财务部03采购库房制度

采购管理制度

(含库房流程)

1、采购业务流程：

2、流程释义

采购分三个环节，申购环节，采购环节，储存保管领用环节。

申购环节，分日常申购和零星、大宗固定资产采购申请

日常申购，指厨房各档口营业结束时根据当时点的厨房二级库库存

情况及第二天的客餐预订情况，客房入住情况填的申购单，吧台酒水申购单，客房房间标准配置耗用品申购单，客房按最低库存管理制度需要补货的申购单，这类申购不受上面采购流程限制，申购单有部门负责人签字后即可交采购部进行下单要货要求。这类货物到达酒店，通知使用部门，库房进行联合验收，采用直拨手续，使用部门负责人，收货员均需要在入库单，供应商送货单上签字。

1)、生鲜原材料类（包括：蔬菜、肉类、禽副产品、半成品、海河

鲜类<包养部份除外>）由后厨专人填写三联《申购单》并经厨师长审核

申购

签字。红单交采购部门分类通知供货商供货后交库房作为验收货物品种、数量的依据，验货后由验货人员在三联单据上签字，再将红单转交库房记帐并作为库房原始凭证，蓝单附在库存K3系统的《入库单》背后交财务部入账，白单由后厨各部门验货后存档。

2)、水果类

由吧台填写三联《申购单》并经楼面经理以上人员审核签字。红单交采购部通知供货商供货后交库房作为验收货物品种、数量的依据，验货后由验货人员在三联单据上签字，再将红单转交库房记帐并作为库房原始凭证。蓝单附在库存K3系统的《入库单》背后交财务部入账。白单由吧台留底。

3)、需有最低量库存的“干杂”、“调料品类”、“烟、茶、酒、饮料类”、“低值易耗品类”、“物料用品”由库房视其库存量填写三联《申购单》经物料部经理以上人员审核签字，红单交采购部门通知供货商供货或自行购买。蓝单交库房作为验货依据，采购人员报帐时需将《申购单》附在库存K3系统的《入库单》背后交财务部入账。白单由库房记帐存档。

大宗固定资产采购，主要指大批量的采购，如棉织品，餐具，厨具，家具等批量采购，以及单位价值高的固定资产采购，机器设备，车辆，电视，电脑等采购。这部分申购须按照上述流程执行，部门负责人签完申购单交库房，库房初审申购物品有无库存，初审后交财务。财务根据申购部门申购物品审核有无预算，有无公司高级管理层特批的文件，签署后交采购。采购根据申购单进行市场询价及商家选择，至少选择三家以上商家，取得他们的报价及商品信息后，组织管理层进行会议决定，以会议决定作为这类采购的依据，如果是专业性类申购物品还需要专业人员提供专业协助。

高档原材料类（鱼翅、燕窝、鲍鱼、鱼肚、刺参等），因品质和价格差异很大，这类食材识别专业性较强，对其供应商选择应当由采购部组织酒店管理层会议决定。

其他零星采购由部门负责人签字后，交库房初审后交酒店总经理级签字即可进行采购。

采购完成后，申购部门及时到库房办理领用手续，财务根据采购类型做好会计核算。

宴会客人需由酒楼代购酒水时，由业务接洽部门在收取客人所购酒水总金额30%以上定金后申购。

供应商选择需注意，货比三家，质优价廉，提供相关的资质证明，有一定实力，信誉度高，供货积极。

①、市场调查

②、采购人员与供货商洽谈（对方提供初次报价）

②、初步选定3家以上供货商按酒楼要求送样试用

③、物料经理以上人员与送样供货商洽谈（对方提供第二次报价）

④、在保证酒楼菜品质量前提下选择报价低且有一定实力的供货

商

⑤、签定合同（明确双方责权利及付款方式，合同原件财务存档）

⑦、正式送货

3、基本申购期及基本库存量

1）、生鲜原材料类

原则上每天申购一次，特殊情况二次，基本库存量为1—2天，由厨房掌握。

2）、水果类

原则上每天申购一次，特殊情况二次，基本库存量1—2天。

3）、“干杂、调料品类”、“烟、茶、酒、饮料类”

每周申购一次，基本库存量为一周，特殊情况由各酒楼视其具体情况自行调整库存量。

4）、常用低值易耗品、物料用品类

每半月申购一次，基本库存量为半月。

5）、高档原材料

原则上每月申购一次；根据经营状况，特殊情况除外。

4、物料市场调查、核价制度

1）、供货商送货部份

原材料分类定期进行市场调查，每月28日前期完成，并依据市调结果核定下月供货价格：

本地时令蔬菜类、海鲜类、水果类：每月13日及29日前完整市调1—2次，上半月15日及下半月28日各核定执行价格一次；

干杂、调味品类：每月28日不定期完整市调1—2次，每月28日核定执行价格一次；

肉副、禽副产品类：每月26日前不定期完整市调1—2次，每月28日核定执行价格一次，执行价格表后附价格市调表；

烟、酒水类：每半年市调1—2次，常规依据合同执行价，如遇厂家价格调整，以供货商提供相关函件为依据进行调整。

2）、原材料每次市调至少在1个以上的大中型市场，市调结果以书面形式上报主管副总（需注明本次市调的时间、地点、市调人员姓名），

主管副总参照市调价格抽查其真实性后，依据酒楼所定质量标准进行分析、测算后核定执行价格再上报分管总经理，经总经理审核后报财财务、采购、库房执行。

市调人员由采购部、库房、后厨、财务分别派1人以上组成。询价报告表样如下（注意：价格执行表后附价格市调表）：

市场名称：时间：_年_月_日

询价人员：

4、验收入库程序

验收要求：

1)、根据各类物品《申购单》、合同或其他授权采购文件列明的品名、数量及相关质量标准进行验收；

2)、由采购、库房、使用部门、进行三部门汇同参与验收；

3）、水果类、海、河鲜类、生鲜原材料类及其他部分干杂调味料酒水由营业部门直接要货的，库管员根据《申购单》内容，核对实际到货的品名、数量，由营业部门指定专人验收质量后，库房人员在