文秘的基础知识

文秘的基础知识

人类在创造了文字的同时,就开始用文字（书面语言）进行交流,用书面语言来记录事件、发表议论、抒发情怀。随着时代的不断进步和人类的探索和总结, 逐步形成了几种相对固定的书面语言表达方法, 即记叙、议论、说明、和抒情（描写）, 古今中外的所有用文字记录的文体都离不开这几种基本表达方法。在我国, 无论是古代的先秦文学如诸子散文、诗经、楚辞, 还是唐诗、宋词、元曲、明清小说或其他文化现象中的各种文体, 也无论是近代还是现代文化现象中的各种文体, 都离不开以上几种表达方法。当然,并非所有的文体都用这几种方法,在文秘工作中占重要部分的公文, 就只是多用记叙、说明和议论, 甚至连议论也用得很少, 抒情和描写两种方法几乎不用。在这渊远流长、博大精深的文化领域中虽然文秘涉及的范围很广: 党政机关、军队、企事业单位、人民团体等凡是有人群的地方都无处不在, 但它仅仅是沧海一粟。而就是这小小的一席之地, 在人们的书面语言交流中起着举足轻重的作用。我们在座的都是从事企业管理的, 虽不是专职文秘工作人员, 但所做的工作中, 有相当一部分涉及文秘工作, 因此学习和探讨文秘工作十分必要。我今天讲的, 有的教科书上有,有的教科书上没有, 是根据本人从事多年文字和新闻工作积累的点滴经验, 并且, 也是从本公司常用的、最基本的文秘工作出发, 注重于实用性和可操作性。因时间仓促, 准备不充分, 如有谬误, 以教科书为准。

在一个企业中,文秘工作具有十分重要的作用, 相关政策法规的宣传贯彻、老总的指令、公司的决策、企业的理念、员工的声音, 规章制度、信息传递、社交关系、沟通联络等等, 都会在文秘工作中体现出来。换句话说, 企业文秘工作对内, 在一定程度上可证明企业的实力, 尤其是体现企业的文化底蕴, 规范化运作程度; 对外, 可以扩大企业知名度,展示企业形象。为什么这样说呢?以文秘工作中最基本的部分——公文为例, 一份好的公文, 对受文单位来说影响重大, 如果是质量较高的报告或请示类上行公文, 可引起上级的高度重视, 如果是通知、规定之内的下行公文,可发挥较好的指导监督作用; 如果是公函、倡议、挑战书之类的平行公文, 受文者一定不会等闲视之, 而会慎重对待。当然, 好的公文不仅是内容,形式也很重要。形式即格式, 一般说来, 公文的格式是相对固定的, 如果我们的公文格式不规范,内容再好也会影响到受文单位

或个人的接受程度, 最起码第一印象就不好, 一是认为发文单位不正规, 其二是认为不严肃, 对受文单位不尊重特别是上行文, 有些一看就不规范的公文, 也许上级领导连看都不会看,或者看一眼就扔在垃圾桶里了。谁还愿为你解决问题和矛盾?由此可见, 企业文秘工作对于企业的发展和壮大息息相关。

文秘工作范围较广, 包括公文写作、公文处理、档案管理等等。这里的学问很深, 大学里有专门的学科, 我们没有时间和精力、也没有必要去深究,从我们的工作实际出发, 只肤浅地探讨一下我们平时所涉及的文秘工作。