使用OUTLOOK进行时间管理
Outlook日程管理技巧
Outlook日程管理技巧在现代快节奏的工作和生活中，有效地管理时间是一项非常重要的技能。
Outlook的日程管理功能为我们提供了一个强大的工具，可以帮助我们组织和安排各种任务和活动。
本文将介绍一些Outlook日程管理的技巧，帮助您更好地利用这个工具来管理您的时间。
1. 使用日程视图Outlook提供了多种视图供我们查看日程安排。
其中最常用的是“日视图”和“周视图”。
在日视图中，您可以一目了然地看到每一天的日程安排，而在周视图中，您可以将多个日程安排在一个屏幕上进行对比。
根据您的需求和个人偏好，选择适合您的视图来管理和安排您的日程。
2. 设置提醒事项Outlook可以为您设置提醒事项，以确保您不会错过任何重要的会议、任务或活动。
您可以根据需要设置提醒的时间，比如在活动开始前多少分钟或多少小时提醒您。
通过设置提醒，您可以确保您始终准时参加会议或完成任务，更好地管理您的时间。
3. 利用分类和标签Outlook的分类和标签功能可以帮助您对日程进行分类和标记。
您可以创建不同的类别和标签，比如“工作”、“个人”、“紧急”、“重要”等，根据不同的任务和活动进行分类和标记。
通过这种方式，您可以更好地组织和区分不同类型的日程，更方便地查看和管理。
4. 共享和委派日程如果您在团队中工作，或者需要与他人共享您的日程安排，Outlook 的共享和委派功能将非常有用。
您可以将您的日程共享给他人，让他们可以查看您的日程安排。
此外，您还可以给其他人委派任务和活动，让他们代替您进行安排和管理。
通过共享和委派，团队成员可以更好地协作和管理共同的日程。
5. 使用重复事件功能Outlook提供了重复事件功能，使您可以轻松地设置重复出现的日程安排。
例如，如果您每周都有一次固定的会议，您可以设置重复事件，让Outlook自动为您创建这个会议的安排。
这样可以节省您的时间和精力，避免重复手动输入相同的日程。
6. 同步移动设备如果您经常使用移动设备来管理您的日程，可以使用Outlook的移动应用程序将您的日程与移动设备同步。
使用Outlook做时间管理介绍
使用Outlook做时间管理介绍Outlook是一款强大的电子邮件和日程管理软件，为我们提供了完美的时间管理解决方案。
通过利用Outlook的各种功能，我们可以更好地组织我们的时间，提高工作效率。
首先，Outlook提供了一个直观而简洁的界面，使我们可以轻松查看和组织我们的日程安排。
我们可以创建个人日程表，包括会议，约会和重要任务等。
我们只需在Outlook的日历功能中创建一个新的事件，设置时间、地点和提醒，就可以轻松地掌握我们的日程安排。
而且，Outlook的日历支持不同的视图，如日视图、周视图和月视图，可以根据个人需求选择合适的视图，方便我们了解我们的时间安排。
其次，Outlook的提醒功能是时间管理的一个关键因素。
我们可以为每个事件设置提醒，以确保我们不会错过任何重要的任务或约会。
当到达设定的时间时，Outlook会自动弹出一个提醒窗口，提醒我们要做的事情。
这不仅可以提醒我们时间的流逝，也可以防止我们忘记重要的事情。
另外，Outlook还可以通过邮件、手机提醒等方式发送提醒，更加方便我们及时处理事务。
第三，Outlook具有优秀的邮件管理功能，可以帮助我们更好地管理时间。
通过Outlook，我们可以将邮件按照不同的类别进行分类，将重要的邮件高亮显示，将已处理的邮件移动到指定的文件夹，以减少混乱和提高效率。
此外，Outlook还支持邮件过滤功能，可以将垃圾邮件移动到垃圾邮件文件夹，保持邮箱的整洁和有序。
另外，Outlook还支持邮件的自动回复功能，可以帮助我们及时回复客户或合作伙伴的邮件，提高工作效率。
此外，Outlook还具有任务管理功能，帮助我们更好地管理和跟踪我们的任务和项目。
我们可以使用Outlook的任务工具创建和分配任务，设定优先级、截止日期和进度等信息。
Outlook提供了任务列表和任务面板，可以帮助我们记录和跟踪所有的任务，确保我们按时完成工作。
此外，Outlook还支持任务的同步和共享，可以与团队成员共享任务和进度，方便合作和协作。
如何通过Outlook进行日程安排和会议管理
如何通过Outlook进行日程安排和会议管理Outlook是一款功能强大的电子邮件和时间管理工具，广泛应用于许多公司和个人中。
通过Outlook，您可以方便地进行日程安排和会议管理，提高工作效率。
本文将为您介绍如何通过Outlook进行日程安排和会议管理。
一、日程安排1. 创建新日程：要创建新的日程安排，打开Outlook，选择“日历”选项卡，然后点击“新建日程安排”。
在弹出的窗口中，您可以输入日程标题、时间、地点等相关信息。
还可以设置提醒，以便在日程开始前收到通知。
2. 共享日程：如果您需要与他人共享您的日程安排，可以使用Outlook的共享功能。
选择需要共享的日历，然后点击“共享”选项卡，在弹出的窗口中选择共享的权限级别和收件人，点击“发送”即可。
3. 日程分类和筛选：Outlook支持对日程进行分类和筛选，以便更好地组织和查找。
您可以根据不同的项目或类型为日程添加不同的分类，还可以使用筛选器来查看特定日期、人员或项目的日程。
二、会议管理1. 创建新会议：要创建新的会议，打开Outlook，选择“日历”选项卡，然后点击“新建会议”。
在弹出的窗口中，您可以输入会议标题、参与人员、时间、地点等相关信息。
还可以选择是否需要提前发送会议邀请。
2. 接受和拒绝会议邀请：当收到他人的会议邀请时，可以选择接受或拒绝邀请。
Outlook会自动将会议添加到您的日程中，并发送响应给邀请人。
如果需要，您还可以将会议安排与其他日程进行调整。
3. 查看会议详情和更新：您可以随时查看会议的详情，并在需要时对会议进行更新。
只需打开会议邀请，然后点击“更新会议”即可。
您可以修改会议时间、地点、参与人员等信息，并选择是否向会议相关人员发送更新。
4. 取消会议：如果计划的会议需要取消，可以选择打开会议邀请，然后点击“取消会议”。
Outlook会自动向所有参与人员发送会议取消通知，并将会议从日程中移除。
总结：通过Outlook进行日程安排和会议管理可以帮助您更好地组织时间，并与他人进行有效的协调和沟通。
Outlook高效日历管理与会议协调
Outlook高效日历管理与会议协调一、概述在现代社会，时间管理是提高工作效率和生活质量的关键。
Outlook 作为常用的电子邮件和办公套件软件，不仅具备强大的邮件管理功能，还提供了高效的日历管理与会议协调工具。
本文将介绍如何利用Outlook进行高效的日历管理与会议协调，以帮助您提升工作效率。
二、日历管理1. 创建日历在Outlook中，您可以创建多个日历来区分不同的工作或个人事务。
点击“日历”选项卡，然后选择“新建日历”来创建一个新的日历。
按照提示进行设置，可以为该日历指定名称、颜色和共享权限等。
2. 添加日程在日历中，您可以添加个人、工作或其他重要的事件和约会。
点击日历上的具体日期，选择“新建约会”或“新建会议”，填写相关信息，如主题、地点、时间和提醒等。
您还可以通过设置标签和分类等方式进行进一步的分类和管理。
3. 分享日历Outlook的日历功能还允许您与他人共享您的日程安排。
通过“共享”功能，您可以选择共享日历的权限和范围，如只读、编辑、私有等。
通过将日历共享给团队成员或合作伙伴，您可以更好地协调日程安排，并确保各方都了解同一时间段的占用情况。
三、会议协调1. 创建会议在Outlook中，您可以方便地创建会议邀请并确保与会人员参加。
选择“新建会议”，填写会议主题、时间、地点等信息。
然后通过添加参与者，并选择相应的日历，系统会自动发送邀请邮件给参会人员。
2. 邀请与回复参会人员收到邀请邮件后，可以直接通过邮件回复是否参加会议。
Outlook会自动同步参会人员的回复状态，您可以通过查看日历中的会议条目了解到每个人的回复情况。
3. 更新和取消会议如果会议的时间、地点或议题发生变化，您可以更新会议邀请，并选择更新所有参会人员。
如果会议取消，同样可以在Outlook中取消会议，并选择是否发送取消通知给参会人员。
四、其他高效功能1. 提醒功能Outlook的日历管理还提供了灵活的提醒功能，帮助您不错过任何重要的约会和会议。
outlook日历时间管理
Outlook日历时间管理Outlook是一款功能强大、常用于办公和个人日程管理的应用程序。
它提供了丰富的功能和工具，可以帮助用户高效地管理日程和时间。
本文将介绍如何使用Outlook的日历功能进行时间管理。
1. 添加日历事件在Outlook中，你可以添加各种类型的日历事件，例如会议、约会、提醒等。
通过添加日历事件，你可以更好地组织和安排自己的时间。
步骤：1.打开Outlook应用程序。
2.在左侧导航栏中点击“日历”。
3.在日历视图中，选择你想要添加事件的日期和时间段。
4.点击“新建事件”按钮（通常为加号图标）。
5.在弹出的对话框中填写事件的标题、时间、地点等信息。
6.完成填写后，点击“保存”按钮。
2. 设置提醒Outlook的提醒功能可以帮助你在日程事件开始前提醒你，并确保你不会错过任何重要的事情。
步骤：1.在添加日历事件时，可以在对话框中设置提醒的时间。
2.选择适当的提醒时间，例如事件开始前15分钟或1小时。
3.完成设置后，点击“保存”按钮。
3. 共享日历通过共享日历功能，你可以与他人共享你的日程安排，便于团队合作和协调。
步骤：1.选择想要共享的日历，右键点击该日历。
2.在弹出菜单中选择“共享”。
3.在弹出的对话框中选择“分享”选项。
4.输入要共享的人员的电子邮件地址，并设置访问权限。
5.点击“发送”按钮。
4. 查看他人共享的日历如果有人与你共享了他们的日历，你可以轻松查看他们的日程安排。
步骤：1.收到他人共享的日历邀请邮件后，点击该邮件。
2.在邮件中点击“添加到我的日历”按钮。
3.日历将被添加到你的Outlook中，并显示在左侧导航栏中。
5. 导入/导出日历Outlook允许你导入/导出日历，方便地在不同设备之间同步和备份日程安排。
步骤：导入日历：1.在左侧导航栏中点击“日历”。
2.在顶部菜单栏中点击“文件”。
3.在下拉菜单中选择“打开和导出”>“导入/导出”。
4.在弹出的“导入和导出向导”中选择“导入一个文件”。
使用Outlook日历和提醒功能管理时间
使用Outlook日历和提醒功能管理时间Outlook日历和提醒功能是一款强大的时间管理工具，可以帮助用户有效地管理和组织自己的时间。
本文将从不同的角度介绍如何使用Outlook日历和提醒功能来管理时间，以提高工作效率。
第一章：Outlook日历的基本功能Outlook日历是一款集成在Outlook中的时间管理工具，它可以帮助用户创建、共享和跟踪日程安排。
通过Outlook日历，用户可以轻松地安排会议、预定会议室，并查看自己和他人的日程安排。
此外，Outlook日历还支持多种视图模式，如按天、按周、按月和按年等，方便用户查看不同时间段的日程安排。
第二章：使用Outlook日历创建个人日程安排使用Outlook日历，用户可以创建个人日程安排，以记录和安排重要的活动和任务。
用户可以根据自己的需要，在日历中创建新的约会、会议和任务，并设置其时间、提醒和重复规则等。
同时，Outlook日历还支持与其他邮件、联系人和任务的集成，用户可以将邮件、联系人和任务直接拖放到日历中，以便更好地跟踪和管理时间。
第三章：使用Outlook日历共享日程安排Outlook日历还支持共享日程安排的功能，用户可以将自己的日程安排与他人共享，以便更好地协同工作。
用户可以将自己的日程安排通过电子邮件发送给他人，或者使用Outlook中的共享功能将日历共享给其他人。
此外，用户还可以设置共享权限，以控制其他人对自己日历的访问权限。
第四章：使用Outlook提醒功能提醒日程安排Outlook提醒是一项非常实用的功能，它可以帮助用户在事项发生之前及时提醒自己。
用户可以在Outlook中设置提醒，以确保不会错过任何重要的约会、会议或任务。
用户可以根据自己的需要，设置提醒的时间、方式和重复规则等，以便更好地管理时间。
第五章：使用Outlook日历和提醒功能提高工作效率通过合理地使用Outlook日历和提醒功能，可以帮助用户提高工作效率。
首先，用户可以将所有的活动和任务都记录在Outlook日历中，以确保不会漏掉任何事项。
63. 如何利用Outlook进行时间管理？
63. 如何利用Outlook进行时间管理？63、如何利用 Outlook 进行时间管理？在当今快节奏的生活和工作中，有效地管理时间成为了我们取得成功和保持良好生活质量的关键。
Outlook 作为一款广泛使用的电子邮件和个人信息管理软件，提供了丰富的功能来帮助我们更好地规划和组织时间。
下面，就让我们一起来探讨如何充分利用 Outlook 进行时间管理。
一、合理设置邮件规则首先，为了避免邮件的无序涌入而导致时间的浪费，我们需要合理设置邮件规则。
通过设置规则，可以将来自特定发件人、包含特定关键词或属于特定主题的邮件自动分类到指定的文件夹中。
这样，当我们打开 Outlook 时，就能优先处理重要的邮件，而不会被大量无关紧要的邮件分散注意力。
例如，将工作相关的邮件自动分类到“工作邮件”文件夹，将订阅的新闻资讯分类到“资讯”文件夹。
这样，在处理邮件时，就可以有针对性地先查看“工作邮件”，提高处理邮件的效率。
二、充分利用日历功能Outlook 的日历功能是时间管理的核心工具之一。
我们可以将所有的会议、约会、任务截止日期等都添加到日历中。
1、创建新的约会和会议在创建约会或会议时，详细填写主题、地点、开始时间和结束时间等信息。
同时，还可以设置提醒，确保不会错过重要的事件。
2、共享日历如果是团队协作，共享日历功能就非常有用。
团队成员可以互相查看彼此的日程安排，方便协调工作和安排会议，避免时间冲突。
3、重复事件设置对于定期发生的活动，如每周的例会、每月的报告提交等，可以设置为重复事件，节省重复创建的时间。
三、任务管理Outlook 中的任务功能可以帮助我们有效地跟踪和管理待办事项。
1、创建任务清晰地描述任务的名称、截止日期、优先级等信息。
还可以为任务添加详细的注释，说明任务的具体要求和相关背景。
2、任务分类将任务按照不同的项目、类别或优先级进行分类，便于快速找到和处理重要的任务。
3、任务跟踪Outlook 会显示任务的完成进度，我们可以随时查看哪些任务已经完成，哪些还在进行中，以及哪些即将到期。
2023年Outlook日程安排与时间管理技巧
2023年Outlook日程安排与时间管理技巧在快节奏的现代社会中，时间管理已经成为了一种必备的技能。
在处理个人或工作方面的日常事务时，时间管理能够帮助我们更高效地完成工作，并提高我们的生产力。
因此，学习Outlook的日程安排和时间管理技巧是十分重要的。
一、Outlook日程安排Outlook是一款由微软开发的邮件管理及办公自动化软件，广泛用于办公室中进行邮件收发、日程安排、任务管理等工作。
以下是几种方法来有效地利用Outlook来安排您的日程。
1. 利用日历功能日历功能是Outlook中最基本的组成部分之一。
它可以帮助您追踪任务的时间，提醒您之后需要完成的任务。
可以根据您的需要来设定日历的视图，如：日视图、周视图和月视图等。
2. 分类Outlook的分类功能可以让您更好地组织任务和计划。
您可以将任务分为不同的类别，然后以此来规划不同的时间段。
分类还可以根据您的偏好来重要性等级，以便更好地管理具有不同优先级的任务。
3. 重复安排Outlook的重复安排功能能够为您在一个特定的日期重复执行某个任务。
例如，您可以将每周的会议安排在固定的时间段内，然后将重复执行设置为每周重复。
这样可以避免您每个星期都要新建一个会议，并且减少了手动操作的时间。
二、时间管理技巧时间管理技巧可以帮助您更好地利用时间，提高工作效率，增强自我控制，进而提高生产力。
以下是一些有效的时间管理技巧：1. 制定计划计划是成功的关键，要始终有一个明确的目标，掌握要做什么，何时做，如何做和完成日期等。
因此，制定计划是必不可少的。
您可以把任务与优先级联系起来，明确每个任务需要的时间，并制定一个可行的时间表来分配任务。
在这个过程中，可以使用清单来跟踪和检查您完成的任务。
2. 学会拒绝学会拒绝是一种很重要的时间管理技巧。
这可以帮助您避免在工作和个人生活之间分散精力。
当您已经有很多任务和计划时，学会说“不”可能是您最好的选择。
3. 应用时间记录了解您花费时间的情况是很重要的。
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回顾：为什么使用outlook
➢ 可以给别人投放任务 ➢ 上级可以看到自己下属的任务和日程表 ➢ 在任何可以上网的地方收集和查阅 ➢ 可以对每个任务和日历设置提醒
在这里设置提醒
讨论与答疑
培训课后问卷 1.你觉得今后每次会议后（任何会议）第一件事应该是什么？ 2.OutLook的待办任务应该至少分成哪几个文件夹？ 3.怎么分享你的日历和任务给你的上司？ 4.”我没有下属，所以不能给其他人指派任务。”Yes or No? 5.个人时间管理的核心是？
• 大约8 0 %的工作属于这一范畴。这些事情的 计划工作只需在你的大脑中进行，而且仅仅需 要搞清下面的每一个具体步骤就足够了。
•垃圾 •2分钟可执行 •参考资料 •备忘录 •日程表 •委托他人
推荐一款资料整理软件：网博士
•垃圾 •2分钟可执行 •参考资料 •备忘录 •日程表 •委托他人
➢文件夹SomeDayMaybe/备忘录 ➢设置任务状态为已推迟 ➢你的上司不会看到这里的任务 ➢当你哪天回顾时发现它可以被处理了，随时 可以移动到你的任务文件夹
放心，这里的东西不会被你的上司看到 你可以给私人事务设置好下班前提醒 为什么要把私人事务记录在outlook里面？ 为了清空你的大脑！
•垃圾 •2分钟可执行 •参考资料 •备忘录 •日程表 •委托他人
•只有下面三种情况才允许被记录在日程表中，其他的一概免谈！ 1. 在某一个确切的时间里采取的行动； 2. 在某一个确切的日期里采取的行动； 3. 在某一个确切的日期里将要获取的信息。 •任务清单包容了所有行动的提示信息，甚至是那些有严格时间界 定的事情。 •如果每日工作清单上的某一项工作不一定非要在这一天中完成， 那么，它将起到弱化作用，对其他确确实实需要得到落实的工作 产生一定的负面冲击。
任务的处理与执行
•处理的顺序 •处理时要做什么 •处理的过程 •现在该做什么
现在该做什么
• 按照下面的四个标准来决策你现在去做什么
➢ 环境
• 有一些事情对地点没有什么特别的要求 （像拿一支钢笔和一张纸就可起草有关一项工程的想法）。但是，大多数事情的处理 需要某一个明确的地点 （在家或办公室）或者要求某些辅助设备，如一部电话机、一台电脑。而这些因素首先限制了目前可 能作出的选择。
时间管理的方法与工具
为什么选择OUTLOOK 使用前的准备 共享你的任务与日历 使用OUTLOOK管理个人时间 查看下属的任务与日历
查看下级的工作任务
在这里会显示你所有下级的任务列表 想所看有他你的下工级作的任完务成情况？使用已完成视图
如果列表里缺了某个下级的名字，点击这 里，输入下级的名字，就会打开他的视图。 如果没有权限，会自动生成邀请
时间管理的方法与工具
为什么选择OUTLOOK 使用前的准备 共享你的任务与日历 管理个人时间 查看下属的任务与日历
OUTLOOK使用前的准备
配置你的邮件文件夹
收件箱下添加以下目录 ➢TODO：等待处理和回复的邮件 ➢参考待阅：不需要回复，但需要查阅，对时间不 敏感 存档文件夹：存档文件夹下可以根据需要分为各 种子目录，将已经处理或不需要处理的邮件放入存 档文件夹
使用OUTLOOK管理个人时间
•想法的收集 •任务的处理与执行 •任务的整理与回顾
每个任务设定它的分类
在这里可以直接改变状态 在这里设定它的优先级
在这里设定它的分类
推荐设定的几个分类
• 每个任务在OUTLOOK里面可以设定多个分类 • 随时可以添加分类 • 推荐必设的几个分类：
– 部门例会 – 管理会 – 沟通 – 管理
3发送
共享你的日历
2
填
写
你
的
汇
1点击
报
对
3发送
象
时间管理的方法与工具
为什么选择OUTLOOK 使用前的准备 共享你的任务与日历 管理个人时间 查看下属的任务与日历
管理个人时间的步骤
•收集想法Collect •任务的处理与执行 •任务的整理与回顾
• 收集的道具
收集想法
➢ 纸质记事本 ➢ 电子记事本 ➢ 电子邮箱 ➢ OUTLOOK的COLLECT
任务中分配给他人的任务应当是你Delegated的子集
在Delegated中添加委托字段 2
1 4
3
OUTLOOK处理的几个小窍门
在OUTLOOK中可以直接拖拽至任务或其他文件夹 在OUTLOOK中可以拷贝黏贴到任务或其他文件夹 在OUTLOOK中可以直接拖拽生成日历 在OUTLOOK中可以直接拖拽生成邮件
பைடு நூலகம்
1. 在delegated文件夹添加委托字段，填写被委托人 2. 如果需要分配给别人将此任务拷贝，黏贴到任务文件夹 3. 将任务文件夹的任务分配出去，而不要将Delegated文件夹的任务
直接分配出去 Delegated文件夹的内容不会被上级看到
为什么要拷贝到任务文件夹？
因为仅仅有任务文件夹下面的任务才可以被更新状态。任务文件夹下可以直 接看到所有投递给他人的任务。
为什么有些事情总是萦绕在你的心头
➢你还没有确切地认定它们的预期结果是什么； ➢你还没有决定你下一步的具体行动到底是什么； ➢你还没有把后果和即将采取行动的提示信息记录到一个随时可调 用查询的系统中去。
处理时要做什么？
➢确切地认定它们的预期结果是什么； ➢决定你下一步的具体行动到底是什么； ➢把后果和即将采取行动的提示信息记录到OUTLOOK中 去。
收集想法
影响成功收集的因素
➢每一个悬而未决的事情都必须存储于你的收集系统 之中，而不是在你的大脑里。 ➢你应该尽可能地控制收集工具的数量，够用即可。 ➢你必须定期地清空这些设备。
收集想法-OUTLOOK
➢所有想法可以在这里录入。 ➢你的上司不会看到这些想法。 ➢这些事务应该包括你的工作事务和私人事务 注意：没有确定的任务不要放入任务文件夹
• 解放你的大脑 • 一次只处理一件事情 • 记住，你大脑中盘踞问题的多少与其解决
的效率成反比！
时间管理的关键
为什么总有些事萦绕在你心头？ ➢ 你还没有确切地认定它们的预期结果是什么； ➢ 你还没有决定你下一步的具体行动到底是什么； ➢ 你还没有把后果和即将采取行动的提示信息记
录到一个随时可调用查询的系统中去
使用OUTLOOK管理个人时间
•收集想法 •任务的处理与执行 •任务的整理与回顾
任务的处理与执行
•处理的顺序 •处理时要做什么 •处理的过程 •现在该做什么
处理的顺序
从头处理你的工作篮。 每天至少清空一次。 包括你的邮件，纸质记事薄，OUTLOOK/collect
处理时要做什么？满足下面的要求！
➢ 有多少时间
• 如果5 分钟后你就必须去开会，你现在就不可能去解决许许多多耗时持久的事情。
➢ 有多少精力
• 某些事情需要你精力旺盛、标新立异、富于创造力；而另一些则要求更加充沛的体力；还有一些事情对两者都无过分的苛求。
➢ 重要性
• 考虑到你目前的情况、可以支配的时间和现在的精神状况，选择哪一件事能够获取最高的回报呢？这时，你可以借助一下你的 直觉。
OUTLOOK使用前的准备
配置你的任务文件夹 收集：在这里收集你的想法 系统默认目录 委派：跟踪分配的任务 备忘录： 私人事务
时间管理的方法与工具
为什么选择OUTLOOK 使用前的准备 共享你的任务与日历 使用OUTLOOK管理个人时间 查看下属的任务与日历
共享你的任务
1点击这里
2填写你的工 作汇报对象
成功的关键因素：每周查阅
总有几天你会忙得晕头转向、头脑发涨，事态似乎失去了 控制。这没有什么值得大惊小怪的，因为你不会为了保证 自己时时刻刻都井然有序、按部就班，就会过多地打断手 头上工作的进程。但是，为了能够信心十足，推动事情顺 利地向前发展，恐怕你仍需要“一周清理一次房间”
每周查阅也就是做下列事情： ➢检查你邮件的TODO,任务的Collect,以及纸质记事薄并 清空他们 ➢更新你的任务列表，委托他人，备忘录每一项的状态 ➢所有清单做到清楚、实时和完整。
想清楚你为什么要做这件事！
“你不是已经拿到XXX了吗？我以为你会处理那件事的！” 接着，当你陷入最后一分钟的紧急状态时，反应式计划模式就应运而生，不请 自到了。——行动！再加把劲！加班！更多的人手！忙晕了！这一局面令众多 压力过重的人们不知所措。 当这么多的人忙得昏天黑地却根本解决不了问题时，有人悟出了一点门道，说： “我们应该组织计划一下！”（现在明白了吗？）——然后，人们在问题上勾 勾画画地做标记；或者重新勾出问题，标记重点。 过了一阵儿，人们又意识到，仅仅重新勾勾圈划划线，实际上并无助于问题的 解决。——这时，更老练一些的人提议，我们需要更多的创新：“让我们一起 开动脑筋，想想办法吧！” 于是趁大家都在房间里，老板发问了：“谁想出好主意了？” 当没有什么人开口作答时，老板又推测了：我的雇员们多半是黔驴技穷了，是 该聘请一名顾问咨询一下的时候了！ 当然，如果这位顾问果真能力不凡的话，恐怕他迟早会提出这个最重要的问题： “那么，你们现在到底要做什么呢？”
任务标题里面写上下一步行动提示，一目了然 这里只能有已经确认了的任务
这里的内容都是对你的上级公开的
任务的处理与执行
•处理的顺序 •处理时要做什么 •处理的过程 •现在该做什么
•垃圾 •2分钟可执行 •参考资料 •备忘录 •日程表 •委托他人
2分钟原则
• 如果你能够在不到2 分钟的时间内就搞定它， 那么，一旦这项工作被确定，你就应该立刻着 手落实这件事。
• 每个项目都可以设为一个分类 • 每种技术手段都可以设为一分类
灵活的使用OUTLOOK视图
用在collect，SomedayMaybe，Private文件夹
用在任务文件夹平时查看 只看没有完成的任务 可以看下周计划 可能需要你紧急处理 设置任务分类是干什么用的，就是这里用！ 追踪下分配出去的任务完成情况