高效会议管理
高效会议管理制度范本（五篇）
高效会议管理制度范本无效率的会议不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。
为此，必须____实施高效会议制度，提高会议效率。
一、凡是开会，必有准备“永远不开没有准备的会议，会议的最大成本是时间成本，会议没有结果就是对公司的犯罪，没有准备的会议就等于是一场谋杀。
”重大的会议应有事前检查制度，“没有准备好的会议必须取消”；与会人员要提前看材料并做好准备，不能进了会议室才开始思考。
二、凡是会议，必有主题“开会必须有明确的会议目的，在会议准备期间就必须明确会议主题。
”没有主题和流程的会议，就好比让大家来喝茶聊天，浪费大家的生命。
会议的主题，要事先通知与会人员。
三、凡是会议，必有纪律对会议纪律应进行宣传，对于会前准备不足导致会议中断；对于会中迟到、接打手机、玩电脑、开小会私下讨论的等行为要认捐，通过这些纪律规定与处分，严格保证每一次会议都有良好的纪律。
四，凡是会议，必有议程英国前首相丘吉尔曾说。
“给我五分钟时间来发言，我要提前一个星期准备；给我十分钟发言，我要提前两天准备。
”因为，在会议之前，一定要明确会议议程，会议____人员要在会前把会议议程书面发给参加会议人员，使他们能了解会议的目的、时间、内容，使他们有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作，每一项讨论必须控制时间，不能海阔天空，泛泛而谈。
五、凡是会议，必有结果开会的目的是解决问题，会议如果没有达成结果，将是对大家时间的浪费。
所以，每一位与会人员都要参与到议程中来，会议主持人有权打断那些偏离会议主题的冗长发言，会议时间最好控制在____小时以内，太长的会议会超过人的疲劳限度。
起不到良好的开会效果。
对于没有确认结论的会议，未解决问题的会议，会议主持人应在会议结束前做出检讨，分析会前准备、会中讨论的不足。
会议确认的结论，马上进入执行程序。
六、凡是开会，必须守时设定时间，准时开会，准时结束。
这样其实也是尊重大家的时间。
开会一定要准时，并要求对每一个议程设定大致的时间限制，一个议题不能讨论过久，如不能得出结论，可暂时放一下避免影响其他议题。
高效管理会议的技巧与方法
高效管理会议的技巧与方法在现代企业中，会议是组织内部沟通和决策的重要方式之一。
然而，过多的、无效的会议常常会浪费时间和资源，对工作效率造成负面影响。
因此，高效管理会议的技巧与方法成为了组织领导者和参会人员需要掌握的重要能力。
本文将介绍一些实用的技巧与方法，帮助您提高会议的效率。
一、明确会议目的每次召开会议之前，确保清楚明确地定义会议的目的。
明确的目的有助于明确参会人员的期望和重点，帮助会议推动向着特定目标努力。
在会议的开场，简要介绍会议的目的，并确保参会人员理解与认同。
这样可以提高参与度，减少无关讨论，使会议更加专注和紧凑。
二、提前准备一个好的会议需要提前准备。
主持人应该创建一个明确的议程，并与参会人员提前共享。
议程应包括会议的时间、地点、主题、讨论事项和预期结果等信息。
参会人员可以在会议之前做一些准备工作，包括查阅相关文件或材料，以便能够对讨论提供有益的见解。
提前准备可以使会议更加高效，减少不必要的讨论和时间浪费。
三、严格控制时间时间管理是会议中的关键。
主持人需要确保会议按时开始和结束，并合理分配时间给不同的议题。
在会议中，可以使用定时器或计时器来提醒参会人员讨论时间的限制。
此外，主持人应该鼓励参会人员控制发言时间，避免过度冗长的发言，确保每个议题都有充足的时间进行讨论。
严格控制时间可以防止会议拖沓，提高工作效率。
四、鼓励参与和互动鼓励参与和互动是高效管理会议的重要原则之一。
主持人应该给予每个参会人员充分的机会发表自己的观点和建议。
可以设置轮流发言的机制，确保每个人都有机会表达自己的意见。
此外，可以提供一些小组讨论或合作的时间，以促进参会人员之间的交流和合作。
鼓励参与和互动可以提高会议的创造力和决策质量。
五、制定明确行动计划在会议的最后，制定一个明确的行动计划是必要的。
行动计划应明确列出会议讨论的重点、决策结果和下一步行动的责任人及时间表。
通过明确行动计划，可以确保会议的讨论结果得到适当的跟进和执行，避免会议的决策流于形式，没有实质性的进展。
如何管理高效会议
如何管理高效会议会议一直是沟通、讨论、决策和协调的核心工具，因为它可以帮助团队和组织快速展现信息、交流想法并确立目标。
但是，如果不正确地管理会议，会导致浪费时间、降低生产力和影响决策质量。
所以，正确地管理会议是非常重要的。
在本文中，我们将探讨如何管理高效会议。
一、准备工作准备工作是成功举行高效会议的核心。
组织者应该在会议开始前充分准备会议内容、日程和目标。
首先，应该将会议议程提前告知所有参会人员，让他们有时间准备和理解议程。
其次，确定一个合适的时间和地点，创造一个能让参会人员感到舒适、专注和放松的环境。
最后，保证会议所需要的设备、材料和技术可以正常运行，避免出现不必要的干扰和失误。
二、会议的主持会议的主持人应该负责确保会议按照议程顺序进行，不浪费时间并顺畅地达到会议的目标。
主持人需要做到以下几点：1.清晰表述会议目标和议程，使所有参会人员在会议开始之前都知道会议的目的是什么。
2.掌握会议时间，并在会议期间严格遵守设定的日程。
3.规划好下一步行动计划，确保所有参会人员都知道他们所需要做的事情。
4.启动和管理讨论，确保所有参会人员都有机会表达他们的意见和观点。
5.评估和总结会议的成果和成就。
三、会议记录和跟进好的会议需要进行记录和跟进，记录会议的决议、行动和结果。
这样，参会人员可以通过记录回顾会议内容，更好地理解和细化会议内容并推进行动计划。
跟进对于会议内容的推进和跟进是非常重要的。
四、避免无效会议如果会议被认为是无效的、浪费时间的或者不必要的，它将会有损于参会人员的信任和期望。
因此，组织者应该在决定集会之前仔细考虑会议的成本和价值是否很高。
如果会议真的是必要和有价值的，那么可以考虑将会议时间设置在工作期间的非高峰时段，或者通过远程视频方式展开会议，这可以节省旅行成本和时间。
五、会议的参与性高效的会议应该建立在所有人参与的基础上。
因此，在会议中，每个人都应该被鼓励参与，发表自己的意见和观点。
这可以帮助所有人更好地理解和掌握会议的目标和议程，并且增强团队之间的合作和互信。
高效会议组织与管理的十个秘诀
高效会议组织与管理的十个秘诀1. 明确会议目标和议程•在召开会议之前，明确确定会议的目标和议程。
这样可以确保每个与会人员都知道他们需要完成的任务，并避免在讨论主题上浪费时间。
2. 确定参会人员•只邀请需要参加讨论的关键人员。
限制与会人数能够提升讨论效率并减少冗余信息的传递。
3. 设定时间限制•将每个讨论主题的时间预设好，并在讨论开始时告知所有人。
严格控制每个议题所花费的时间可以确保高效而专注的讨论。
4. 发送预读材料•在会议之前向参会人员发送相关资料和文件，以便他们提前熟悉并做好准备。
这样能够减少在会上解释细节的时间，使得讨论更加直接和有针对性。
5. 制定行动计划•在会后制定一份明确的行动计划，包括各项任务、责任人和截止日期等详细信息。
通过这种方式，能够确保每项任务都有明确的责任归属，并可随时追踪进展。
6. 整理并分享会议纪要•在会议结束后尽快整理会议纪要，并与与会人员分享。
这样可以确保所有人对会议讨论的内容和决策都有准确的了解，也可以将其他人员及时告知相关讨论结果。
7. 利用技术工具•借助技术工具来提升会议效率，如使用在线协作平台共享资料、通过视频会议进行远程参与、利用投票工具进行决策等等。
技术的运用可以使得会议组织更加便捷和高效。
8. 科学安排会议时间地点•精心选择适合大多数人方便的时间和地点来召开会议。
避免过长或过短的时间段以及无法满足需要的场地，以此提供一个舒适且专注的环境。
9. 鼓励积极参与•在会议中鼓励每个人都参与讨论和发表意见。
通过促进开放性的沟通和互动，能够激发创造性思维，并减少被动听取信息导致的低效。
10. 定期评估反馈和改进•定期回顾过去的会议，听取与会人员的反馈意见，并根据反馈结果不断改进和优化会议组织和管理方式。
这样能够持续提高会议效率和参与度。
希望以上的十个秘诀能够帮助您更好地组织和管理高效的会议！如果您有任何问题或需要进一步了解，请随时告诉我。
高效会议管理的六个关键要点
高效会议管理的六个关键要点会议是组织中必不可少的沟通工具之一，然而，很多人对会议持有负面的态度，认为会议效率低下且浪费时间。
为了提高会议的效率，以下是六个关键要点，可以帮助你进行高效的会议管理。
第一要点：明确会议目标和议程在召开任何一场会议之前，确保明确会议的目标和议程是至关重要的。
明确目标可以帮助你更好地组织会议，并确保参会人员明确他们的角色和期望。
此外，一个明确的议程可以帮助会议始终保持焦点，避免无关的讨论和浪费时间。
第二要点：精选参会人员精选参会人员同样是高效会议的关键要点之一。
确保邀请到真正需要参与讨论和决策的人员，而不是无关人员。
考虑每个参会人员的专业知识和经验，以及他们对会议目标的贡献。
通过限制与会人数，可以减少无用的讨论和提高讨论效率。
第三要点：充分准备充分准备是确保会议高效的另一个重要要点。
在会议开始之前，组织者应该提前准备好相关的材料和讨论重点，并将这些资料提前发送给参会人员。
这样，参会人员就会有足够的时间阅读并准备好对话题提出自己的见解和建议。
第四要点：时间和议题的合理分配在会议过程中，合理分配时间和议题同样重要。
设定一个严格的时间限制，确保每个议题得到适当的讨论和决策，并防止会议时间超过预定时间。
为每个议题设定合理的时间限制，可以帮助参会人员保持专注，避免无关讨论，并迅速得出结论。
第五要点：促进积极参与会议的积极参与是高效会议的关键要点之一。
组织者应该创造一个鼓励开放交流和参与的环境。
鼓励参会人员表达自己的观点和建议，并确保每个人都有机会参与到讨论中。
与会人员的积极参与将帮助会议更富有成效，并促进各种观点的融合。
第六要点：明确行动计划和责任分配会议结束后，明确行动计划和责任分配是确保会议成果有效执行的重要一步。
确保会议纪要记录了参会人员的决策和行动计划，并向每个参会人员分配明确的责任。
同时，跟进并确保每个行动计划得到及时执行。
总结：通过遵循以上六个关键要点，你可以有效地管理和组织高效会议。
如何进行高效的会议管理
如何进行高效的会议管理在现代工作环境中，会议是组织与沟通的重要方式之一。
然而，糟糕的会议管理常常导致时间浪费和效率低下。
为了提高会议的效果，以下是一些高效的会议管理技巧。
1.明确会议目标首先，明确会议的目标是至关重要的。
在召开会议之前，确定会议的目的并将其与参与者共享。
这有助于确保每个人都明白会议的意义和目标，以便更好地准备和投入。
2.制定议程会议议程是会议的指南。
它可以帮助组织者和参与者准备会议，并确保会议按计划进行。
制定议程时，要列出每个讨论议题和预计的时间分配。
此外，确保为每个议题指定一个负责人，以便有人负责主导和控制讨论的进程。
3.精确选择参与者将与会人员限制在必要的人员范围内，以确保会议的高效性。
仅邀请需要参与讨论或对会议达成共识的人员。
通过限制与会人员数量，可以减少混乱和分心，更好地保持会议讨论的重点。
4.提前发送材料在会议前，向参与者提供相关材料以供阅读和准备。
这有助于他们在会议上更好地理解和参与讨论。
请确保材料提前发送，以便参与者有足够时间阅读和准备。
5.准时开始和结束尊重与会人员的时间是高效会议管理的关键。
确保会议按时开始和结束，以免浪费参与者的时间。
为了确保准时开始，组织者应提前到场设置会议室，并确保会议所需技术设备正常运作。
同时，要控制会议讨论的时间，以确保每个议题都能在预定的时间内得到充分讨论。
6.鼓励有效沟通高效的会议需要积极和有效的沟通。
组织者应设法鼓励与会人员参与并发表意见。
可以采用开放式问题、小组讨论或轮流发言等方式，以便每个人都能参与进来。
此外，组织者应确保会议氛围积极友好，鼓励尊重和合作。
7.记录会议要点为了确保会议讨论的要点被记录下来，组织者可以委派一名参与者担任记录员的角色。
记录员应记录重要的决策、讨论结果和行动计划等。
这有助于确保会议的结论被准确地记录下来，并可以后续跟踪和执行。
8.跟进行动项在会议结束后，重要的一步是跟踪和执行会议的行动计划。
组织者或负责人应在规定的时间内追踪每个行动项的进展，并确保相关责任人按计划执行。
高效会议管理方法
高效会议管理方法会议是工作中必不可少的一项活动，它能够促进沟通、交流和决策，但如果不进行有效管理，会议可能会变得冗长、无效甚至影响工作效率。
因此，采用高效的会议管理方法对于提高工作效率和减少时间浪费非常重要。
本文将介绍一些高效会议管理的方法。
1. 会议前准备会议前的准备工作能够帮助会议更加高效地进行。
首先，明确会议的目的和议题，并将其列在会议议程中。
确保议程包含所有需要讨论的内容，并按照重要性和优先级进行排序。
其次，向与会人员发送邀请函或通知，并提前告知会议时间、地点和持续时间，以便他们可以合理安排自己的时间。
此外，如果有需要，提供与会人员所需的相关资料，以便他们提前做好准备。
2. 会议目标明确每个会议都应该有明确的目标。
在会议开始前，主持人应当明确地表达会议的目标，并确保所有与会人员都理解并清楚预期的结果。
这有助于使会议聚焦于讨论和决策的关键问题，避免浪费时间在次要问题上。
3. 控制会议时间有效地控制会议时间对于高效会议管理至关重要。
主持人应当在会议开始前设定一个明确的结束时间，并在会议开始时向所有与会人员宣布。
在会议进行过程中，要警惕不必要的延迟和长时间的讨论。
如果有某个议题讨论时间过长，主持人应当适时提醒并帮助大家回到重点问题上。
4. 规划会议流程为了确保会议高效进行，规划会议的流程是十分必要的。
主持人应当按照议程安排会议的内容和讨论顺序，并合理安排与会人员的发言顺序。
在会议过程中，主持人需要控制会议的进度，引导讨论并确保每个与会人员都有机会发言。
同时，还应当注意避免重复讨论和无效的争论，以节约时间和保持会议的秩序。
5. 会议记录会议记录是会议管理的重要环节之一，它能够帮助与会人员回顾会议内容和决策结果，并为后续行动提供参考。
因此，主持人或会议记录员应当及时记录会议讨论的要点、决策结果以及分工等内容。
记录可以是文字形式或者图表形式，具体根据会议的性质和要求而定。
6. 后续行动跟进高效的会议管理还需要有有效的后续行动跟进机制。
高效的会议管理技巧
高效的会议管理技巧会议是组织内部沟通、合作和决策的重要环节。
然而，繁琐的流程和无效的会议管理可能会耗费大量时间和资源。
因此，高效的会议管理技巧变得尤为关键。
本文将介绍几种提高会议效率的技巧，帮助您更好地管理和组织会议。
一、会前准备1.明确会议目的：在召开会议之前，明确会议的目的和议题。
确保每个与会人员都清楚会议的目标，以便更加有针对性地准备和讨论。
2.制定议程：在会议开始前，制定详细的会议议程。
将议程发送给所有参会人员，让他们提前了解会议内容，准备讨论材料，并确保在会议期间按照议程安排进行。
二、会中控制1.时间管理：在会议开始时，宣布会议的预计时间，并督促与会人员遵守时间约束。
决定每个议题的时间限制，并严格控制讨论时间，确保会议高效进行。
2.设定议题优先级：根据会议的目标和议程，对议题进行优先级排序。
将重要和紧急的议题放在前面，以便充分讨论。
对于较为次要的议题，可以在确认时间充足的情况下进行讨论，或推迟到下次会议。
3.保持议题集中：在讨论过程中，注意将讨论保持在议题范围内。
避免无关的话题和分散注意力的讨论，以节省时间和提高会议效率。
4.鼓励参与：积极鼓励与会人员参与讨论，并确保每个人的声音都能被充分听到。
采用轮流发言或逐个请意见的方式，确保每个人都有机会表达观点，促进有效的决策和合作。
三、会后总结1.会议纪要：会议结束后，及时整理并发送会议纪要。
纪要应清晰地记录会议讨论的主要议题、决策和行动项，并指明责任人和截止时间。
这有助于与会人员回顾会议内容，并跟进后续行动。
2.总结反思：每次会议结束后，组织者应对会议进行总结和反思。
评估会议的效率和目标达成情况，发现问题和不足，并提出改进意见。
这可以帮助提升组织会议的能力，并不断完善会议管理技巧。
通过采用高效的会议管理技巧，可以避免浪费时间、资源和精力。
合理的会前准备、会中控制和会后总结都是成功会议的关键要素。
希望本文介绍的技巧对您的会议管理有所帮助，提高工作效率，推动组织的发展。
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认识会议会议是人们为了一定的目的，聚在一起交流思想、规划行动的一种活动。
是一种组织沟通情况、联络感情、统一思想、明确工作、讨论问题、制定计划、协调工作的重要手段。
会议分类：以是否定期分为例会、非例会按照级别分：董事会、总裁办公会；部门经理会；员工会按方式分：现场会、电话会、电子邮件会、电子通讯会、电视会按性质和功能分：谈判会议、报告会、解决问题、制定决策会、收集发布交流信息会议开会的常见原因：信息传达与监督员工，特点在于一般为单向沟通，无互动，占总开会时间的30%-40%。
内容一般是传达新信息或公司决定；传达来自其他部门或个人得到的信息；说服员工相信公司的新计划和决定；指导员工适应新政策和步骤。
达成决议与解决问题：属于互动会议，一般占40%-50%。
点明困难所在；发现问题和寻求解决问题的方法；决定问题之轻重缓急；引导众人集思广益、发掘新点子；分辨是否涉及跨部门；消除团体间的分歧；选择最好的解决方法；搞清解决步骤和责任归属。
开发创意：为新点子集思广益；证明新点子或新观念的可行性。
鼓舞士气：作用凝聚向心力。
让与会者发表意见或自由讨论；表扬个人或团体的特殊成就；激励士气强化认同感。
巩固主管地位：主管训话；凸显老板地位；指责他人错误。
有效会议的要求：必须有一个共同的内容注意点必须有一个共同的过程注意点必须有人负责维持一个开放而平衡的环境必须有人负责保持与会人员不受人身攻击开会时与会人员角色必须分配明确，责任必须划分清楚并遵守。
判断会议成效的标准：一、会议结果1、达成预期目的了吗？2、解决了什么问题？3、完成了什么任务？4、做出了什么方案？5、方案和决策有无创新？二、会议过程1、是否在预定时间内完成？2、会议是否被打乱？3、问题是怎样解决的？4、决策时如何做出的？5、群体合作怎样？6、人们对会议感觉如何？7、大家是机会均等参与会议还是某人操纵会议？8、会议气氛如何9、你得到激励和鞭策了吗？10、会议室集思广益还是一言堂11、你学到东西了吗？会议的作用与影响开会能直接影响团队成员的归属感，影响他们对决策的参与度，并影响他们的团队工作效果和个人工作成绩。
1、高效会议是一个群体决策方式，可避免结论的片面性2、通过会议可以让大家面对面的沟通交流，从而弥合工作中的一些裂痕3、通过互动把某些观点提升提炼进行有效加工的过程，因此比简单的发布一个文件更有效。
4、能够使与会者平等的参与决策，因而会议所指定的目标和任务更容易被执行。
5、是一种有效地培训方式，信息交流很好的方式。
6、能够改善团队工作、鼓舞士气、使大家步调一致向目标迈进。
六个会议杀手：1、某人大话连篇、喋喋不休2、在某个问题上滞留时间过长3、逃避问题、闪烁其词4、在不同议题间跳来跳去，每个问题都没有得到彻底解决5、不是把注意力放在个人观点上，而是放在对某人的人身攻击上6、上次会议布置的任务没有完成，以至于拖了团队后腿除了上述六个原因还有以下几个：1、目的不明确2、时间控制不好3、准备不充分或者根本没有准备4、参会人员选择不当5、信息传递不明确6、低效率的会议主持人7、会场气氛不好8、备忘录记录不准确9、议程安排不当10、议而不决，决而不行，行而不果题：1、因信息传达与监督员工而召开的会议，特点是（）A通常为单向沟通，无互动B属于互动性会议C凝聚向心力D联络感情2、判断会议是否有效，主要看（）A会议内容B会议过程C会议组织D会议结果3、会议的影响体现在（）A成员的归属感B他们对决策的参与程度C他们的团队工作效果D个人的工作成绩会议前的准备会议前准备工作：弄清会议的5W1H，WHY：有没有必要开会？拟开会前应就如下问题认真论证：1、开会的目标是什么？会议目标制定应符合SMART原则，即会议的目标鼻血是明确的、可衡量的、可以达到的、现实和有时间限制的。
2、会议内容及主题是什么？3、会议预期结果是什么？4、有没有必要通过开会来达到上述目标和结果？5、会议的成本是多少？会议成本的估算应按照如下公式进行：会议成本=参加人数*小时数*（每小时平均创造价值+每小时平均人工成本）+会议费用6、会议召开的时机是否合适？WHAT：采用什么样的形式和领导风格？会议形式和会议主席的领导风格将决定与会者如何准备会议资料。
会议的形式：咨询式：会议背景：事太紧急在会前一致两个小时以剪断的形式告知与会者出席。
会议准备：主席在会前就先针对被咨询的问题或事件，相应的衡量出各种可能方案的利弊得失，再和与会者一同找出最可行的方案。
会议形式：主席通常会因为对问题有较深的了解而发言较多；让与会者充分发言，将其意见纳入考虑之列；让与会者自由发言，以获得意想不到的灵感。
WHO：谁主持？谁出席？谁记录？与会者资格是什么？主持人的素质要求：1、思维敏捷，条理清楚2、善于言辞表达，有良好的沟通能力3、有很好的分析能力4、公平、公正、公开5、能对事不对人，谈行为不谈个性6、能灵活应对会场中的尴尬场面7、有耐心，积极聆听不同的想法8、沉着并自我约束9、幽默出席者的资格要求：1、跟讨论题目有直接关系的人2、了解实际情况的人，能促进讨论更有效率地进行3、有权做出决策的人记录人的素质要求：1、原则性强，不违反规定散布消息2、反映敏捷，条理清楚3、善于抓住重点并加以提炼4、打字或者记录的速度满足会议要求。
会议规模直接影响到互动状况：超过7到9人以上的会议很难达到积极的互动人数过多的会议可能发生以下情况：参与度悬殊：只有少数人2-3人发言，大多数人保持沉默或者没有发言机会互动情况差：与会者间无法集思广益。
在缺乏互动的情况下，主持人只好采取权威式的主持模式；与会者感到不受重视：由于人数太多，发言机会不多，会让与会者觉得，有没有我没有关系。
主持人和与会者关系不和谐：主持人因很难带动会议气氛，与会者也因很难加入讨论而心生不满。
开会人数越多，人际互动的复杂性就越高，会议每增加2到8人，互动频率就可能增加1000倍。
奇数所组成的团体效率比偶数的高；少于5人的会议很难有高质量的讨论；多于7人的会议又容易造成互动复杂。
拟定与会者名单时，可以按照“一定得出席”及“可选择性出席”做出区分一定得出席是指必须对议题发言的人可选择性出席者是指有必要知道决议过程，但出席与否，对决议都不会有太大影响的人。
会议主席会前的主要职责有：A确定会议的目的、议程、参会人员、时间、地点、会议种类等事项会议主席会中的主要职责A讲清楚开会的目的、意义和议程B创造和谐的气氛，鼓励与会者积极投入C有效控制时间和议程，确保会议按计划进行D总结性发言，做出决议，落实行动与责任会议主席会后的主要职责有A对会议进行回顾与总结B检查、督导会议决议的执行情况C提供必要的支持主持人会前的主要职责有：A确定会议的目的、议程、参会人员、时间、地点、会议种类等事项（主席、主持）B检查会场情况（秘书）C确认会议时间（秘书）D通知参会人员（秘书）E准备必要的文件、资料、茶点、座位和视听设备（秘书）F明确会议的目的、议程及自己在本次会议上要担当的角色（出席者）G准备自己在会议上要表明的观点与论证材料。
（出席者）主持人会中的主要职责有：A讲清楚开会的目的、意义和议程（主席、主持）B创造和谐的气氛，鼓励与会者积极投入（主席、主持）C有效控制时间和议程，确保会议按计划进行（主席、主持）D总结性发言，做出决议，落实行动与责任（主席、主持）E负责会议记录（秘书）F协助安放活页挂图和演示（秘书）G聆听他人的观点，积极发表自己的见解，关注正在讨论的事项（出席者）H于会议主席默契配合，避免不良冲突（出席者）I严格按照议程开会，使会议充满生气，从而达成会议目标（出席者）主持人会后的主要职责有A对会议进行回顾与总结（主席、主持）B检查、督导会议决议的执行情况（主席、主持）C提供必要的支持（主席、主持）D整理会议记录，核对必要的事实与数据（秘书）E向会议主席提交整理好的会议记录并与其达成一致意见（秘书）F形成会议纪要，经会议主席签发后下发（秘书）G努力完成会上分派的任务。
（出席者）WHEN:会议什么时候开始？持续多长时间？议程如何安排？会议最适当的时间：有计划性的会议一般应避免在周一早晨或周五下午召开上午九点是最佳时间；中午12点或者下午5点则是最差的时间段；开会时间的安排要照顾关键人物参加会议的时间。
会议持续时间：与会议性质有关。
属于解决问题性质的会议会议时间最好控制在2小时以内。
安排原则：重要性。
重要——不重要避免延误重要议题尖锐性。
不尖锐——尖锐避免尴尬难易度。
容易——困难避免会议无法继续WHERE：在那里开会？1、保证没有干扰、噪音和其他使人分心的因素2、根据需要保证足够的设施、设备、暖气、灯光、茶水等3、保证场地足够大，以便容纳与会者及视听器材4、要考虑与会者的方便，在比较偏远的地方开会容易造成与会者因线路不熟悉而迟到提示：不要在老板的办公室开会。
HOW MUCH：会议的预算为多少？会议预算包括：1、为会议做准备的工作人员及会者的差旅费、场地费、设备费、材料费、餐费2、相应的人工成本费会议通知形式：口头、电话、点子邮件、书面内容包括：会议名称：明确点出主题，使人一目了然会议目的：应详尽说明，以方便与会者准备相关资料会议时间：应包括开始时间、结束时间、持续时间会议地点：应详细注明如何到达该地点，最好附有交通示意图会议议程：使与会者清楚会议进行的步骤和详细时段安排必要准备：告知与会者做哪些必要的准备，如资料、服装等与会人员及请其参加会议的理由主办单位及主持人报道接站及签到事项会场布置要考虑：会标，包括会名横幅、欢迎横幅等。
需要提前实地查看会场，选定悬挂处，确定尺寸大小，一般红底白字，布制；字体为宋体或黑体，确保无错别字。
名牌。
大小适中。
红底或粉底，黑字、纸制；确保无错别字；按座次顺序摆放。
文具用品，包括纸、笔、橡皮、笔记本等。
用文件袋装好，每个位置摆放一份。
鲜花、绿色植物。
放于会桌上与会场中，位置、间距适宜，不妨碍活动，不影响视线。
水果。
清洗干净，分好果盘，置于会桌上；位置、间距适宜，一般两个座次中间放一盘。
饮料，茶、咖啡、果汁、纯净水等。
每个位置一份。
纸巾。
会桌上每个位置放一小包，服务处放数盒音响设备。
调试好音量、音质、并摆放好麦克风的位置。
灯光，调试好照射角度，灯光强弱空调设备。
冷暖功能调试，能够正常运行投影设备，摆放、调试投影仪；选定幕布位置，应使每一个位置都能看到停车位。
查看选择位置；确定路线休息室。
空间适宜，整洁桌椅摆放。
根据会场模式确定。
五种基本会场模式及会议座次。
沙发会议模式：适合于规模较小，略为随意的座谈式会议。
会场布置应较为适宜，避免过于严肃。
座次不分顺序，可以随意就坐。
要求将水果、小食品、饮料准备齐全。
圆桌会议模式：适合于规模中的研讨会议。