(完整版)《光伏发电项目文件归档与档案整理规范》
光伏发电项目档案文件管理制度
光伏发电项目档案文件管理制度项目档案管理实施细则为了加强XXX光伏发电工程项目竣工档案的管理，实现项目文件从产生、运行、到归档全过程的标准化、流程化、规范化，制定此管理制度。
请各参建单位严格执行。
一、工程档案资料生成的管理1.项目文档生成要有内部编辑、审批、签字、盖章流程。
二、项目文档档案资料的运行-传阅-审批管理1.要求参建单位设专职资料员，负责项目文档的传递-运转工作。
2.需上报审批的各种项目文档、资料统一由各单位的资料员报送项目监理部，监理单位报送项目公司资料室，由监理单位负责文件资料的运转-传递-返还。
三、项目文档的质量要求项目文档的质量要体现完整性、准确性、价值性、有效性，具体要求如下：1.项目文档实行闭环管理。
文件形式上的闭环是要求表式的空白栏必须用划斜线标识，没有填满内容的地方加盖“以下空白”印章。
文件内容的闭环：是指整改通知单必须有整改回复单，设备缺陷通知单要有设备缺陷处理报验单；对设计变更和设计院同意并签署意见的设计变更联络单执行反馈单等。
XXX施工方提出的联系单形式上的闭环，其内容的含糊推诿。
施工单位发现此类文件有权退回责任单位。
要求一份通知单对应一张回复单，除要求描述回复单内容外并标明需回复单的原文编码。
2.归档文件应为原件（正本）。
热敏纸、传真件不能做为原件归档，因故无原件的，可将具有凭证作用的复印件归档，但必须注明原件的出处，并在复印件上加盖原件单位的公章。
如材料质量证明、试验报告是复印件时，要求在清晰的复印件上加盖经销商单位的公章、经办人签字；如果复印件不清晰就必须做抄件，将出厂的厂家名称、公章、经办人、产品名称、规格、数量、原件编号、制造出厂的时间、规定指标、性能等主要项目内容毫无遗漏地抄写清楚，加盖经销单位公章，经办人签名。
3.报审文件的份数应满足移交竣工档案的归档要求。
原件只有一份的应保存在负责移交竣工资料的责任单位，如：原材料质量证明文件等。
4.项目文档要求字迹清楚，图样清晰，图表整洁，审批手续完备；签名：要求签全名、真名，字迹工整、清晰，不能用盖章或打字代替签名，并要求是有相关资质的人签名。
光伏发电项目档案文件管理制度
目文档管理制度为加强玛丽新能源投资有限公司光伏发电工程项目竣工档案的管理，实现项目文件从产生、运行、到归档全过程的标准化、流程化、规范化，制定此管理制度，请各参建单位严格执行。
一、工程档案资料生成的管理1. 项目文档生成要有内部编辑、审批、签字、盖章流程；二、项目文档档案资料的运行-传阅-审批管理1. 要求参建单位设专职资料员，负责项目文档的传递-运转工作。
2. 需上报审批的各种项目文档、资料统一由各单位的资料员报送项目监理部，监理单位报送项目公司资料室，由监理单位负责文件资料的运转-传递-返还。
三、项目文档的质量要求项目文档的质量要体现完整性、准确性、价值性、有效性，具体要求如下：1.项目文档实行闭环管理文件形式上的闭环是要求表式的空白栏必须用划斜线标识，没有填满内容的地方加盖“以下空白”印章。
文件内容的闭环：是指整改通知单必须有整改回复单，设备缺陷通知单要有设备缺陷处理报验单；对设计变更和设计院同意并签署意见的设计变更联络单执行反馈单等。
杜绝对施工方提出的联系单形式上的闭环，其内容的含糊推诿。
施工单位发现此类文件有权退回责任单位。
要求一份通知单对应一张回复单，除要求描述回复单内容外并标明需回复单的原文编码。
2. 归档文件应为原件（正本）热敏纸、传真件不能做为原件归档，因故无原件的，可将具有凭证作用的复印件归档，但必须注明原件的出处，并在复印件上加盖原件单位的公章。
如材料质量证明、试验报告是复印件时，要求在清晰的复印件上加盖经销商单位的公章、经办人签字；如果复印件不清晰就必须做抄件，将出厂的厂家名称、公章、经办人、产品名称、规格、数量、原件编号、制造出厂的时间、规定指标、性能等主要项目内容毫无遗漏地抄写清楚，加盖经销单位公章，经办人签名。
3．报审文件的份数应满足移交竣工档案的归档要求。
原件只有一份的应保存在负责移交竣工资料的责任单位，如：原材料质量证明文件等。
4．项目文档要求字迹清楚，图样清晰，图表整洁，审批手续完备；签名：要求签全名、真名，字迹工整、清晰，不能用盖章或打字代替签名，并要求是有相关资质的人签名。
光伏工程档案管理制度
光伏工程档案管理制度一、总则为规范光伏工程档案的管理、归档和利用，保证光伏工程档案的完整性、准确性和可追溯性，特制定本《光伏工程档案管理制度》（以下简称“本制度”）。
二、适用范围本制度适用于公司内部所有光伏工程项目的档案管理工作，涉及光伏设计、施工、运维等环节。
三、档案管理责任1. 公司领导班子要高度重视光伏工程档案管理工作，明确工程档案管理的重要性和必要性。
2. 确保每个项目有专门负责档案管理的人员，并明确其职责和权限。
3. 档案管理人员必须遵守公司的相关规章制度，保证档案管理工作的严肃性和安全性。
四、档案管理流程1. 档案的归档（1）项目设计阶段：在项目设计阶段，对相关计划、设计文档、合同等档案进行分类整理，按照规定归档。
（2）项目施工阶段：施工过程中生成的工程记录、验收报告等档案，应及时整理归档，保证档案的完整性和可检索性。
（3）项目运维阶段：运维过程中生成的运行日志、维护报告等档案，应定期进行整理归档，并确保档案的安全性。
2. 档案的管理（1）建立档案管理台账，记录每一份档案的存放位置、借阅记录等信息。
（2）对档案进行定期检查，确保档案的完整性和准确性。
3. 档案的利用（1）允许有管理权限的人员查阅档案，并确保档案的安全性。
（2）对外提供档案信息时，需经过审批，并注意保护公司的商业机密。
五、档案安全保密1. 档案的存放要求（1）档案应存放在专门的档案室内，保证室内温湿度适宜，避免受到损坏。
（2）档案密集架要按规定摆放，确保档案的安全性和便于检索。
2. 档案的保密（1）限定查阅档案的权限，严格控制档案的借阅和下载。
（2）涉密的档案要进行加密处理，确保公司的商业机密不被泄露。
3. 档案的备份（1）对重要档案应进行定期备份，并存放在安全可靠的环境中，以防止档案丢失。
六、档案管理制度的执行1. 每年公司领导班子要对档案管理工作进行全面检查，及时发现问题并加以整改。
2. 档案管理人员要定期培训，提高档案管理的专业水平和技能。
光伏发电项目文件归档及档案整理办法
光伏发电项目文件归档与档案整理办法（征求意见稿）解读光伏发电项目文件归档与档案整理规1 围本标准规定了光伏发电项目各单位的档案管理职责、项目文件的编制、收集、整理、归档、移交及验收。
本标准适用于光伏发电项目的文件归档和档案整理。
2 规性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T 11821 照片档案管理规GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T 14689 技术制图图纸幅面和规格GB/T 18894 电子文件归档与管理规DA/T 28 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规DA/T 38 电子文件归档光盘技术要求和应用规DA/T 42 企业档案工作规DL/T 5229 电力工程竣工图文件编制规定档发[1997]20号城市建设档案归属与流向暂行办法国家档案局第10号令企业文件材料归档围和档案保管期限规定3.3 项目档案archives of project经过鉴定、整理并归档的项目文件。
3.4 电子文件electronic records以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。
3.6 分类classification根据档案的来源、形成时间、容、形式等特征对档案实体进行有层次的划分。
3.7 整理archives arrangement按照一定原则对档案实体进行系统分类、组卷、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。
3.8 档号archival code以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
3.10 档案移交transfer of records企业各职能部门及有关单位将整理完毕的档案，经部门负责人及有关质量监管单位审核后，按程序交给档案部门归档保存的过程。
对项目档案管理实行统一领导、分级管理，设置专门档案管理机构，配备经培训合格的档案管理人员，确保项目档案的完整、准确、系统、安全保管和有效利用。
光伏电站工程项目文件材料编制及档案整理办法
30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年
施工单位 施工单位 施工单位 施工单位 施工单位 施工单位 施工单位 施工单位 施工单位 施工单位 施工单位 施工单位
30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年
附件 12
HDFGS-G3-GC-12-2016
中国三峡新能源有限公司华东分公司 工程项目文件材料编制及档案整理办法
2016- - 发布 2016- 实施 中 国 三 峡 新 能 源 有 限 公 司 华 东 分 公 司 发布 China Three Gorges New Energy Co. Ltd. East China Branch
记录 防水与防腐砂浆、胶泥、涂料的试验报告 防腐、防火涂装检测记录 有防水要求的地面蓄水试验记录 节能、保温测试记录 室内环境检测记录（空气、人造材料防辐射） 吊杆拉拔强度检测报告 节能工程施工记录 烟道、通风道通风试验记录 抽气（风）道检查记录 有关胶料配合比试验单 外墙块材镶贴的黏结强度检测报告 立面垂直度、表面平整度检测记录 门窗框正、侧面垂直度检测记录 幕墙垂直度检测记录 地面平整度检测记录 强条执行检查记录 隐蔽工程验收记录 单位工程质量评定汇总表 检验批、分项、分部（子分部）工程质量验收记录 分部工程质量验收签证 5）建筑安装 材料及配件、元件、部件进场验收记录 器具及设备进场验收记录 仪表、设备进场验收记录随机文件 （1）给排水与采暖工程： 主要管道施工及管道穿墙、 穿楼板套管安装施工记 录 给水管道冲水、消毒记录 给水管道水压机通水试验记录 阀门安装前轻度和严密性试验记录 给水、排水、采暖管道坡度检测记录 箱式消火栓安装位置检测记录 卫生器具安装高度检测记录 消防管道、燃气管道压力试验记录 水泵安装试运转记录 暖气管道、散热器压力试验记录 卫生器具满水试验记录 消防管道、燃气管道压力试验记录 排水干管通球试验记录 检验批、分项、分部（子分部）工程质量验收记录 管道、阀门等设备强度试验、严密性试验记录 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 施工单位 施工单位 施工单位 施工单位 施工单位 施工单位 施工单位 施工单位 施工单位 施工单位 施工单位 施工单位 施工单位 施工单位 施工单位 施工单位 施工单位 施工单位 施工单位 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 施工单位 施工单位 施工单位 施工单位 施工单位 施工单位 施工单位 施工单位 施工单位 施工单位 施工单位 施工单位 施工单位 施工单位 施工单位 施工单位 施工单位 施工单位 施工单位 施工单位
《光伏发电项目文件归档及档案整理规范》
苏州爱康能源工程技术股份有限公司 \苏州中康电力开发有限公司1附录 B（资料性附录）光伏发电项目档案分类、归档范围及保管期限划分表光伏发电项目档案分类、主要项目文件归档范围及保存单位及保管期限划分表，见表B.1。
表B.1 光伏发电项目档案分类、归档范围及保管期限划分表234567891011121314151617181920212223242526272829303132附录 C（资料性附录）档案用表档案用表见表C.1至表C.6。
表C. 1 案卷外封面式样单位：mm33表C.2 案卷脊背式样单位：mmD=10mm、20mm、30mm、40mm、50mm34表C.3 卷内目录式样35表C.4 备考表式样单位：mm36表C.5 案卷目录式样单位：mm37表C.6.1 项目档案交接签证表（封面）式样项目（工程）名称：移交单位（章）：接收单位（章）：交接日期：页边距：上25mm，下20mm，左29mm，右14 mm38表C.6.2 项目档案交接签证表（附一）式样39表C.6.3 项目档案交接签证表（附二）式样40附录 D（资料性附录）工程照片归档范围参照表工程照片归档范围参照表见表D.1。
表D.1 工程照片归档范围参照表4142434445。
《光伏发电项目文件归档与档案整理规范》
光伏发电项目文件归档与档案管理培训课件
4.4 工程设计变更文件 4.4.1 由施工单位组卷的工程设计变更文件,宜分专业，按变更文件的流水号依次排列。 卷内文件应按设计变更汇总表、设计变更通知单、执行记录依次排列； 4.4.2 由设计单位组卷的工程设计变更文件,宜分专业，按变更文件的流水号依次排列。 卷内文件应按设计变更汇总表、设计变更通知单依次排列。 4.4.3施工管理文件应按综合管理、原材料质量证明、施工记录及相关试验报告、质 量验收顺序排列。 4.5 单位工程文件应按开工报审、施工记录及相关试验报告、质量验收等排列。 4.6 施工记录应按施工工序排列，强制性条文执行记录排列在相关施工记录之后。
4、设备、材料及构件出厂质量证明报验。 设备、材料及构件的出厂质量证明必须向监理进行报审，确保设备、材料、构件的标准性与合 格性。 5、工器具进场报验。 工器具：一般包括使用的机械设备、测量器具、试验设备等。 6、隐蔽工程验收记录。 隐蔽工程验收记录：是指地基、电气管线、供水供热管线等需要覆盖、掩盖的工程，通常光伏 电气专业所涉及的隐蔽工程有防雷接地、电缆保护管的预埋及电缆敷设等工程。 7、工程质量验收评定记录。 工程质量验收评定记录：在工程施工中，在一个分部分项工程完成后才需要使用工程质量评定 表。
4.7 单位工程文件应按开工报审、施工记录及相关试验报告、质量验收等排列。 4.8 施工记录应按施工工序排列，强制性条文执行记录排列在相关施工记录之后。 4.9 施工质量验收文件应按单位工程、分部工程、分项工程、质量验收记录应按报验 单、验收表、支持性记录顺序排列。 4.10 原材料质量证明文件应分专业按材料种类、时间排列，卷内文件按质量跟踪记 录、原材料进场报审表、出厂质量证明文件、材料复试等顺序排列。 4.11 调整试验文件应按管理文件、调试记录、报告、调试质量验收文件顺序排列。 4.12 施工图、竣工图应分专业按卷册顺序排列；卷内文件按图号顺序排列。 4.13 设备文件应分系统、台件按质量证明文件、设备技术文件及随机图纸顺序排列。
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苏州爱康能源工程技术股份有限公司 \苏州中康电力开发有限公司
1
附录 B
（资料性附录）
光伏发电项目档案分类、归档范围及保管期限划分表
光伏发电项目档案分类、主要项目文件归档范围及保存单位及保管期限划分表，见表B.1。
表B.1 光伏发电项目档案分类、归档范围及保管期限划分表
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3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
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18
19
20
21
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27
28
29
30
31
32
附录 C
（资料性附录）
档案用表
档案用表见表C.1至表C.6。
表C. 1 案卷外封面式样
单位：mm
33
表C.2 案卷脊背式样
单位：mm
D=10mm、20mm、30mm、40mm、50mm
34
表C.3 卷内目录式样
35
表C.4 备考表式样
单位：mm
36
表C.5 案卷目录式样
单位：mm
37
表C.6.1 项目档案交接签证表（封面）式样
项目（工程）名称：
移交单位（章）：
接收单位（章）：
交接日期：
页边距：上25mm，下20mm，左29mm，右14 mm
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表C.6.2 项目档案交接签证表（附一）式样
39
表C.6.3 项目档案交接签证表（附二）式样
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附录 D
（资料性附录）工程照片归档范围参照表
工程照片归档范围参照表见表D.1。
表D.1 工程照片归档范围参照表
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