南天档案计算机管理信息系统说明书_31
档案系统使用手册
档案系统使用手册预览说明:预览图片所展示的格式为文档的源格式展示,下载源文件没有水印,内容可编辑和复制紫晶文档一体化管理系统AMS使用手册1 系统安装说明--------------------------------------------------------------------------------32 系统使用说明--------------------------------------------------------------------------------4 2.1系统2.1.1 系统使用流程---------------------------------------------------------------------------4 2.1.2 系统参数设置---------------------------------------------------------------------------5 2.1.3 库参数设置------------------------------------------------------------------------------6 2.1.4 用户管理---------------------------------------------------------------------------------7 2.1.5 收发文年度设置------------------------------------------------------------------------7 2.1.6 分类大纲管理---------------------------------------------------------------------------8 2.1.7 分类表管理------------------------------------------------------------------------------9 2.1.8 主题词库设置---------------------------------------------------------------------------10 2.1.9 数据管理---------------------------------------------------------------------------------10 2.1.10 其他门类档案管理--------------------------------------------------------------------11 2.2 数据库/全文维护2.2.1 强制解锁---------------------------------------------------------------------------------11 2.2.2 数据库系统处理------------------------------------------------------------------------11 2.2.3 机读目录数据转出---------------------------------------------------------------------12 2.2.4 日志库检索------------------------------------------------------------------------------12 2.2.5 日志库加密导出------------------------------------------------------------------------12 2.2.6 浏览加密日志文件---------------------------------------------------------------------13 2.2.7 全文目录管理---------------------------------------------------------------------------13 2.2.8全文文件管理---------------------------------------------------------------------------14 2.2.9 全文扫描管理---------------------------------------------------------------------------15 2.2.10全文文件加密压缩--------------------------------------------------------------------15 2.2.11全文文件解密还原--------------------------------------------------------------------16 2.3 公文管理/归档2.3.1 收文管理----------------------------------------------------------------------------------16 2.3.2 发文管理----------------------------------------------------------------------------------17 2.3.3 公文处理表格和收发文簿打印-------------------------------------------------------17 2.3.4 自动归档----------------------------------------------------------------------------------19 2.3.5 人工归档/卷(盒)内文件调整----------------------------------------------------------21 2.3.6 封面编辑和打印-------------------------------------------------------------------------22 2.3.7 归档文件目录编辑、打印/文件级数据录入---------------------------------------232.3.8 备考表、脊背的编辑打印-------------------------------------------------------------24 2.3.9案卷目录、全引目录打印-------------------------------------------------------------24 2.3.10 档号批量替换--------------------------------------------------------------------------24 2.3.11 件号处理--------------------------------------------------------------------------------25 2.3.12 案卷(盒)批量处理---------------------------------------------------------------------252.3.13 分卷及合卷-----------------------------------------------------------------------------25 2.4编目检索/利用2.4.1案卷级检索----------------------------------------------------------------------------26 2.4.2文件级检索----------------------------------------------------------------------------27 2.4.3收文检索-------------------------------------------------------------------------------28 2.4.4发文检索-------------------------------------------------------------------------------28 2.4.5借阅参数设置-------------------------------------------------------------------------28 2.4.6借阅管理-------------------------------------------------------------------------------29 2.4.7归还-------------------------------------------------------------------------------------29 2.4.8催还-------------------------------------------------------------------------------------30 2.5鉴定/移交2.5.1鉴定登记-------------------------------------------------------------------------------30 2.5.2移交登记-------------------------------------------------------------------------------31 2.6报表2.6.1统计表----------------------------------------------------------------------------------31 2.6.2其他报表-------------------------------------------------------------------------------31 2.7数据交换/网上发布2.7.1数据交换-------------------------------------------------------------------------------32 2.7.2Internet 网上数据发布---------------------------------------------------------------33 2.8系统辅助功能模块2.8.1主题词自动标引----------------------------------------------------------------------34 2.8.2分类号自动标引----------------------------------------------------------------------34 2.8.3全文浏览-------------------------------------------------------------------------------34 2.8.4字体设置-------------------------------------------------------------------------------35 2.8.5快速/高级检索------------------------------------------------------------------------35 2.8.6打印预览和页数设置----------------------------------------------------------------37 2.8.7多级排序-------------------------------------------------------------------------------371 系统安装说明一、将计算机的显示分辨率设为800x600。
档案系统管理软件使用说明-简版
苏州工业园区公积金管理中心档案信息管理系统使用说明－简版目录一、功能使用说明............................................................................................................. - 2 -1、系统登陆 (2)2、数字档案室 (2)2.1档案分类 (2)南京影通科技有限公司一、功能使用说明1、系统登陆输入管理员分配的用户名和密码登陆。
登陆后，可以点击右上角的“修改密码”，修改初始密码。
2、数字档案室2.1档案分类点击“档案分类”，页面左侧将显示“档案分类”，点击“档案分类”前面的“+”符号，即可打开现有的档案分类进行查看。
对于分类名称前面还有“+”的分类项，可进一步点击查看其下层类目。
对于没有子类目的分类项，可以点击其类目名称，将在页面右侧显示该类目下的已有档案，并可对该类目档案进行管理操作。
类目的设置和各类目档案的著录项与打印项的设置可通过系统管理中的“档案类目”完成。
由于各类别档案除了在著录项和打印项上有所不同外，在操作方面基本一致，故在此以社保档案为例，讲解具体的档案操作方法。
社保档案下分为2个子类目，分别为“案卷级”，“文件级”。
1、“案卷级”：点击“案卷级”后，界面上将显示出查询条件及下方的未来检索结果列表。
为了最大区域显示查询及结果面积，可以点击左边目录树的缩进或打开目录树按钮。
检索可分四个条件组合检索，点击“选择查找字段”，下拉选择条件字段，“包含”栏也可以下拉选择其他选择，包含为输入部分信息模糊检索。
特别的，“值”中输入“％”则检索出数据库中所有信息：鼠标点击某条信息，则进入详细内容界面：点击档案附件，则显示本案卷的附件。
附件可以是各种格式的电子文件，包括电子图片。
电子图片浏览时：鼠标滚轮可放大缩小图片，在图片上右键点击，然后点击“打印图片”，可打印当前图片。
特别注意放大的大小，打印是所见即所得，放大过大将会导致一张纸张打印不下。
档案管理系统使用指南.ppt
3.2 文件级录入表单--著录项目
第一责任者、其他责任者： 第一责任者即档案材料形 成者，一般以材料上的公 章为准；有多个单位的， 则牵头单位为第一责任者， 其他单位为其他责任者。
3.2 文件级录入表单--著录项目
“页数”：指本份材料的总页 数。
“文件时间”：即材料形成 日期，一般以材料后签署盖 章的最后一个日期为准，填 写格式为8位阿拉伯数字。
3.1 案卷录入表单--著录项目
“全宗号”：“115”。 “实体分类号”：一般由材料形成的年度和单位分类
号组成。格式为2013-XY12、2013-DQ15、2013-JX113等。实体分类号的字母要大写。 “盒号”：即“卷号”，如“1，2，…”。
3.1 案卷录入表单--著录项目
“保管期限”：分为“永久、长期、短期、30年、 10年”五种，录入时根据盒内材料情况进行选择
1. 系统登录
方法一：在WEB浏览器地址栏输入
方法二：进入档案馆网页，点档案管理 系统登录
1. 系统登录
第一次使用本 系统，进入页 面后须安装数 字证书
输入用户名及 密码
注：没有用户名 和初始密码的 单位可向我馆
2. 修改个人信息
主要是用于 第一次使用 系统的单位， 也用于密码 的更改。
点击“各单位 移交录入档案 表”左边的 “+”进入下一 步（除有特殊 要求的单位外， 大部分单位每 年每次均在此 著录）
3. 档案著录--档案信息管理界面
点击 “录入档 案表”或右边的 “打开” 进入录 入界面（大部分 单位每年每类档 案均从这进入著 录）
3. 1 案卷著录
点击左 边偏上点 的“添加 案卷” 按钮打开 录入表单
3.1 案卷录入表单
档案管理系统使用说明DOC
档案管理系统使用说明系统运转环境：显示器分分辨率在1024x768 以上；windows 9x； windows xp；windows 2000；建议使用 windows xp 成效最好。
excel.97 及以上版本； word.97 以上版本；建议使用 word2003 及 excel2003系统使用：只要将档案管理系统直接复制到硬盘上 D 盘根目录下（不可以在其余地点，若在其余地点将犯错）即可使用特别注意：不可以改正档案管理系统内任何文件夹内的文件构造，任何表格只好增减、改正记录。
一、系统登录：翻开文书档案管理系统，将快捷图标复制到桌面上，双击翻开。
初始用户名： 123；密码： 123初次使用，将提示软件还没有注册，点击“是”翻开注册界面，出现下列图界面时请电话联系讨取注册码。
二、系统使用方法：注册成功后，再次登录出现如图主界面：本系统可录入文书档案、教课档案、科技档案、声像档案、会计档案几类档案，请参照有关说明操作。
此中文书档案、教课档案、科技档案、声像档案操作方法完好同样，现以文书档案为例进行操作方法介绍。
点击“文书档案”按钮，出现以下界面：文书档案分为文书档案收文簿、文书档案整理、文书档案归档案、文书档案管理四个模块。
完好规范的采集档案应按这四个模块的次序进行，但也可直接在“文书档案管”理块中直接录入档案目录。
（一）文书档案收文簿1.新增点击“新增”按钮后在左侧的输入框内输入相应内容录入有关内容后将在表格中自动增添一条新记录并自动保留。
注意：（1）收文号与年度自动生成，一般不需变动。
但年度发生变化时，请变动。
（2）收文月与收文日自动与上一次输入的内容一致（防止同一天收文时重复输入收文月与收文日），若收文月与收文日与目前日期不一致，请改正。
2．文件办理单打印：填写文件办理单时，最好是在新增信息录入完成后，点击文件办理单按钮，即可实现对目前新增记录文件办理单的打印。
若不是目前记录，需将要办理的文件设置为目前记录（用鼠标点击表格中相应记录，在表格的最左侧将出现一个黑色三角形标记，以下列图，该记录为目前记录），并挨次点击左侧输入框的收文号、年度、收文月、收文日、文号、题名、密级等项目，该记录的信息将自动进入到输入框内，再点击文件办理单按钮，实现该记录的办理单的打印。
南天自助终端产品手册
南天自助终端产品手册2014年南天自助产品中心产品部2014年4月目录1传统自助终端.....................................................大堂式多功能自助终端......................................Nantian BST-4200/C20..................................Nantian BST-5200 A20..................................穿墙式多功能自助终端......................................Nantian BST-4230/C21..................................壁挂式多功能自助终端......................................Nantian BST-3340/C22.................................. 2自助发卡机.......................................................大堂式发卡机..............................................Nantian BST-5200 B20..................................台式发卡机................................................Nantian BST-3340 H10.................................. 3自助回单机.......................................................大堂式自助回单机..........................................Nantian BST-5810A..................................... 4排队机...........................................................大堂式排队机..............................................Nantian BST-5200/E10.................................. 5其他.............................................................网银终端..................................................Nantian BST-4200/G20..................................预填单机..................................................Nantian BST-5200/B10..................................智能服务终端..............................................Nantian BST-4210 A24..................................存折补登机................................................Nantian BST-1100......................................1传统自助终端1.1大堂式多功能自助终端1.1.1N antian BST-4200/C201.1.1.1效果图1.1.1.2结构尺寸图1.1.1.3功能特点外形新颖：整机采用流线型设计；全注塑面板，美观大方；整机色调协调统一；全功能配置：支持存折补登、银行卡查询及转账等多种传统业务功能的同时，能够播放多媒体广告信息，并支持凭条/账单/发票等多种票据的自助打印功能；可扩展型强：支持激光打印机、发票打印机、条码扫描、非接触式IC卡等多种模块扩展功能；强大的卡业务处理功能：支持磁卡、IC、非接触式IC卡等多种卡片的读写功能；数据安全性高：采用硬件加密键盘；配备读卡器异型卡口及密码键盘防窥式设计，大大提高了用户个人信息的安全性；1.1.1.4标准配置1.1.1.5可扩展配置1.1.2N antian BST-5200 A201.1.2.1效果图1.1.2.2结构尺寸图1.1.2.3功能特点外形新颖：整机采用流线型设计；全注塑面板，美观大方；整机色调协调统一；全功能配置：支持存折补登、银行卡查询及转账等多种传统业务功能的同时，能够播放多媒体广告信息，并支持凭条/账单/发票等多种票据的自助打印功能；可扩展型强：支持激光打印机、发票打印机、条码扫描、非接触式IC卡等多种模块扩展功能；强大的卡业务处理功能：支持磁卡、IC、非接触式IC卡等多种卡片的读写功能；数据安全性高：采用硬件加密键盘；配备读卡器异型卡口及密码键盘防窥式设计，大大提高了用户个人信息的安全性；1.1.2.4标准配置1.1.2.5可扩展配置1.2穿墙式多功能自助终端1.2.1N antian BST-4230/C211.2.1.1效果图1.2.1.2安装尺寸图1.2.1.3功能特点户外穿墙式应用设计：高附着力，防酸碱腐蚀户外型塑粉喷塑；防水、防尘、防暴；超强的高低温适应能力；功能布局合理：引用ATM 导轨式拉出设计，前面框及各模块可拉出进行维护，方便、快捷；全功能配置：支持存折补登、银行卡查询及转账等多种传统业务功能的同时，能够播放多媒体广告信息，并支持凭条/账单/发票等多种票据的自助打印功能；可扩展型强：支持激光打印机、发票打印机、条码扫描、非接触式IC卡等多种模块扩展功能；数据安全性高：采用硬件加密键盘；配备读卡器异型卡口及密码键盘防窥罩，大大提高了用户个人信息的安全性；智能电源管理：掉电监控、掉电保护、自动维护、自动关机；1.2.1.4标准配置1.2.1.5可扩展配置1.3壁挂式多功能自助终端1.3.1N antian BST-3340/C221.3.1.1效果图1.3.1.2安装尺寸图1.3.1.3功能特点壁挂式设计：不受安装空间限制，可做离行式设备使用；强大的卡业务处理功能：支持磁卡、IC、非接触式IC卡等多种卡片的读写功能；多种扩展功能：条码扫描、非接触式IC卡、发票打印机、GPRS或CDMA无线通信模块；机身色彩个性化定制：机身颜色可根据用户需求进行个性化定制；数据安全：EPP硬件加密键盘，采用凹陷型设计，设计时充分考虑了用户信息安全性；1.3.1.4标准配置1.3.1.5可扩展配置2自助发卡机2.1大堂式发卡机2.1.1N antian BST-5200 B202.1.1.1效果图2.1.1.2安装尺寸图2.1.1.3功能特点先进的自助发卡模块，保障自助发卡的可靠性和安全性。
档案综合信息管理系统PDE5.0操作说明书
“会计档案”管理会计账簿，会计报表和会计凭证档案库
其他类的档案我们依次建立。
二、
4.2.1
创建完类后，我们要在类中添加档案库，选中我们要添加档案库的类，比如我们要在“公文管理”中添加一个“2004年发文”的档案库，选中点右健，在出现的菜单中选中“新建档案”，出现窗口如下图：
图1-4
4.默认，不需改动
图1-5
5.在新创建好的服务器中添加用户：
选择“Users”后，点击右键：
图1-6
6.用户登录名：普通用户帐号名，比如输入“guest”：
图1-7
7.Password（密码）：设定用户密码。由于此处是用明文（而不是＊）显示所输入的密码，因此只输一次。
图1-8
8.Home directory（主目录）：输入（或选择）此用户的主目录，即原文上传路径。
正确的用户名、密码登陆后将进入系统主界面，系统默认用户名为admin，密码为：888。如下图：
图2.2
系统主界面主要由以下几部分组成：
2.2.1
系统主菜单栏每一项都包含下拉菜单，下拉菜单中包含该项的具体功能。例如，主菜单的功能“收集”，其下拉菜单功能包括：收文登记、发文登记、一文一件登记、档案案卷登记、档案文件登记、资料登记、工程项目登记。
5、Files/Delete（删除）:对文件进行删除（上传、更名、删除、移动）操作的权力。
6、Files/Execute（执行）：直接运行可执行文件的权力。
7、Directories/List（列表）：对文件和目录的查看权力。
8、Directories/Create（建立）：建立目录的权力。
9、Directories/Remove（移动）：对目录进行移动、删除和更名的权力。
系统管理使用说明书
目录行文说明 (1)公共控件 (1)1.[编号：PA01]教师选择控件一 (1)2.[编号：PA02]教师选择控件二 (1)3.[编号：PA03]家长、学生选择控件 (2)4.[编号：PA04]日期、时间选择控件 (3)5.[编号：PA05]列表翻页控件 (4)1.功能简介 (5)2.操作主流程 (5)3.功能点描述 (5)3.1系统管理员维护系统角色 (5)3.2系统管理员维护教师用户信息 (7)3.3系统管理员维护学生用户信息 (9)3.5系统管理员维护系统数据字典值 (11)3.6系统管理员查询系统操作日志 (11)行文说明公共控件1.[编号：PA01]教师选择控件一功能描述：通过教师选择控件一选择一个或多个教师。
一般用于明确知道教师姓名,人数较少的情况。
操作步骤：通过姓名的全拼智能选择教师，操作显示如下图所示界面：在教师输入框中，输入教师全拼，就可以筛选教师列表。
继续输入拼音会过滤不符合输入的教师，上下方向键选择教师名字，回车键确认选择。
选择完一个教师可以继续输入拼音选择多个教师。
2.[编号：PA02]教师选择控件二功能描述：通过教师选择对话框按组织结构快速选择一个或多个教师。
适用于按部门大批量选择教师的情况。
操作步骤：教师选择控件二界面元素说明，显示如下图所示界面：点击[放大镜图标]，弹出教师选择对话框点击[确定]按钮后将完成教师的选择。
3. [编号：PA03]家长、学生选择控件功能描述：完成系统中家长和学生的选择。
操作步骤：按班级选择家长，操作显示如下图所示界面：可以通过选择不同的组织机构来快速的定位到所要寻找的教师可以通过点击该处来完成人员的全部选择和全部取消功能可以删除该教师可以清空所有已选择的人员按班级选择该班级下的所有家长，可以同时选择多个班级的家长。
按班级选择学生，操作显示如下图所示界面：按班级选择该班级下的所有学生，可以同时选择多个班级的学生。
在家长学生选择控件上可以同时选择多个班级的家长和学生，点击[确定]按钮完成家长和学生的选择。
档案管理系统使用说明
档案管理系统使用说明1.打开IE浏览器，在地址栏输入“http://121.250.164.133/”，打开档案管理系统登陆页面，输入您的用户名和密码。
进入“档案信息管理”页面后，打开档案表中的“系统设置”，重新设置密码。
2. 点击“档案管理”，进入档案管理界面，点击“创建”，进行档案表的设置。
档案表创建完成后，可以添加档案信息。
（1）添加案卷。
在“编辑档案信息主页面”中点击“添加案卷”按钮，在“添加案卷”对话框中输入如下内容：一级类目为归档材料的所属类别。
如党群综合材料填“DQ11”，行政后勤类材料填“XZ15”、科研综合类材料填“KY11”等。
具体所属类别划分见附件1。
二级目录：填入案卷所对应的年份，例如2007、2013等。
实体分类号：由年份+分类号组成，参照《枣庄学院档案实体分类办法》、《枣庄学院文件材料归档范围及保管期限表》等进行划分, 例如2013年学院行政综合类文件，其实体分类号为2013-XZ11。
卷/盒号每一年从“1”开始。
“保管期限”参照“归档范围及保管期限表”，分为永久、长期、短期、30年、10年”。
根据我们的实际情况，我们选择为永久或30年。
“密级”由归档部门确定，一般文件材料为“内部”，重要的可设为“秘密”、“机密”、“绝密”等密级。
“正题名”为整个案卷的文件内容的概括。
比如，枣庄学院2013年行政综合类文件。
“第一责任者”为文件署名单位，多个单位从第二个开始录入“其他责任者”项，多个单位之间用“/”号隔开。
起止时间为案卷内文件所跨度的时间，比如20130102-20130630.下图为相关著录信息，可供参考。
（2）添加文件。
案卷添加完毕后，进行文件信息的著录。
在“编辑档案信息主页面”中点击“添加文件”按钮，在“添加文件”对话框中所输入如下内容：一级目录、二级目录及实体分类号：输入要求参见“添加案卷”中的要求，内容相同。
文件案卷号及件号：案卷号+文件号，案卷号是指该案卷（盒）所对应的序号，文件号每卷案卷从.0001开始。
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第一章系统概述一．系统概述档案是人类实践活动的原始记录，是丰富的信息资源。
伴随人类实践活动的发展，档案作为集服务性、政治机要性和科学性为一体的一门学科，在当今起着越来越重要的作用。
随着科学技术和社会经济的发展，计算机管理系统作为一种现代化的管理工具被广泛应用于生产和管理的各个部门。
而档案传统的手工操作管理已经严重阻碍了档案工作的进一步发展，使用计算机管理系统已经是档案管理发展的必然趋势。
我们通过与档案工作人员广泛配合，对档案工作进行了长期深入的了解和详细分析后，经过不断的探索和完善，开发出综合档案管理的“南天档案计算机管理信息系统”。
它利用科学的思想、组织、方法和手段，对档案工作进行了有效地管理，大大地提高了档案工作的效率和质量。
“南天档案计算机管理信息系统”按照国家《档案著录规则》、《文书档案案卷格式》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《归档文件整理规则》、《计算机软件开发规范》、《计算机软件产品开发文件编制指南》等技术规范和标准进行开发。
符合档案管理的要求，适用于各大、中、小型档案馆、各行业的综合档案科（室）。
二．系统特点1.全中文界面设计，界面友好，操作简单，易学易用；2.数据保密性和安全性高；3.数据著录和收集效率高；4.主题词和分类码内容丰富，计算机自动辅助标引；5.文件自动归档，实现文档一体化；6.自动生成符合国标的各种目录表格；7.自定义报表生成器，自定义界面；8.支持模糊查询、多级查询；查询方便迅速；9.良好扩展性、可升级性和数据的可移植性；10.跟踪最新的档案发展变化，适时进行改进提高，适应新的要求。
三．系统功能南天档案计算机管理信息系统共有八大模块，分别是：收发文、数据整理、检索查询、借阅利用、档案编目、统计报表、数据管理、系统维护。
1. 收发文模块实现日常的收发文登记入库。
在登记入库完成后，可对已登记入库的文件进行查询、修改；对文件进行整理、归档后可以迁移到档案库，实现文档的一体化；以及对不需归档的文件进行销毁处理并能打印出相对应的表格。
2.数据整理模块实现文件材料经过整理、归档后形成的档案进行著录工作，著录中可以关联档案的原文，原文类型可以是图片文件、WPS文件、WORD 文件、AVI文件、MP3文件等等。
在著录过程中系统提供逻辑错误提示，如档号不能重号、件号不能出现0、小数、负数及英文字母等。
在著录完成后，可对已著录的档案进行修改。
使系统自动标引主题词和分类号，减轻著录人员的工作量。
对到期的档案进行销毁处理，对档案的保管期限和密级进行降级处理。
3.检索查询模块实现对已著录的档案进行快速查询，支持模糊查询和二级查询，即不必要知道被查数据的完整信息，只需要知道部分信息即可，还可以在上一次查询结果中再查询，缩小查询范围，得到更精确的结果。
4.借阅利用模块是档案馆对外的窗口，实现利用人资料、手续、利用情况的管理。
可进行利用业务的办理，包括借阅、归还、续借、催还、调卷，对利用情况进行查询、统计等。
5.档案编目模块实现对各种档案信息（案卷级、文件级）编制各种目录并以多种格式打印输出。
目录形式为：案卷目录、卷内目录、归档文件目录，备考表等。
根据用户利用的需要，提供专业模板文件，辅助用户撰写编研材料。
提供报表生成器，根据用户的需求自定义设计新报表。
6.统计报表模块实现对已著录的档案信息、全宗信息按不同条件进行统计，并打印输出相关统计报表。
7.数据管理模块实现数据的备份、恢复以及数据的批量导入、导出，进行档案的移交、接收管理等功能。
8.系统维护模块实现对系统辅助字典进行初始化、建立登录和操作日志，添加、删除、修改用户，设置用户权限。
还可按用户习惯设定操作界面。
四．系统运行环境：软件环境:在 Windows9x及Windows2000 、WindowsXP、WindowsNT 等环境下运行。
硬件环境:1．计算机：① Pentium II 233MHzCPU或更高；② 32MB内存或更高；③ 200MB硬盘空间或更高；④光驱；⑤ VGA彩显；⑥建议显示分辨率设为800X600或1024X768；2．软件加密狗；3．外设（如打印机、扫描仪等）。
第二章系统安装一．硬件安装在计算机关闭的状态下，将本系统的软件加密狗插到计算机并行口上。
如果需要连接打印机，再将打印机数据电缆的并口端插到加密狗上即可。
若需要安装其他外设，请做相应硬件连接。
（详细操作请参见附录-1）启动计算机做相应外设的软件安装及设置。
二．软件安装将本系统软件光盘放入你的计算机光驱中，光驱将会自动运行安装程序（若你的光驱不支持自动运行，则运行光盘根目录中的Setup.exe文件），出现下面的安装界面：点击【下一步】按钮，出现界面：选择【我同意该许可协议的条款】，然后点击【下一步】按钮，出现界面：设置名称和公司后，点击【下一步】按钮，出现界面：在此界面中，让你选择系统的安装路径，一般可以使用缺省的安装路径（c:\nantian\archives）即可，不必修改。
如果要修改的话，可点击界面上的【更改】按钮，来进行安装路径的更改。
安装路径选择好后，点击【下一步】按钮，出现界面：选择在开始菜单中的快捷方式名称和位置，然后点击【下一步】按钮，出现界面：查看安装的信息，如果需要更改，可点击【上一步】按钮，返回上一界面进行修改，如果不需要更改，则点击【下一步】按钮，开始安装系统：并显示：如果要建立桌面快捷方式，则直接点击【下一步】按钮；如果不建立桌面快捷方式，则点击方框中的勾，将勾去掉，使其变为状态，再点击【下一步】按钮，出现界面：点击【完成】按钮，系统完成安装并自动退出，返回到桌面，至此软件安装过程完成，请取出光盘。
第三章系统启动在Windows系统【开始】菜单中选择：程序->南天档案管理系统->南天档案，即可启动本系统，如果在桌面上建立了快捷方式的话，直接运行桌面的快捷方式，即可启动本系统。
一. 系统登录为了保证数据的安全性，每次在进入系统以前用户需提供用户名及密码，如果用户名或密码不正确则不允许进入系统（密码最小长度为8个字符（4个汉字），最大长度为16个字符（8个汉字））。
登录主界面如下：在初次使用本系统时，系统的默认的用户名和密码如下：用户名：管理员密码： 12345678用户可以在系统维护中的【用户管理】模块中对默认值进行修改。
如果你要对用户名或密码进行修改，请你一定要记住修改后的用户名和密码。
进入系统后，整个应用的主界面如下：此界面是本系统的主界面，只要点击相应的模块图片即可进入相对应的模块操作菜单，点击菜单就可进入相关操作界面。
二．使用约定为了能快速、方便地使用好本系统，了解以下系统使用约定将有很大帮助。
1. 本系统中的所有功能都是针对主界面中的每个功能模块来进行说明的，点击模块图片，即可进入相应模块菜单。
2. 如果是第一次使用本系统，必须在【系统维护】模块中的【辅助字典】中做以下的初始化工作：①设置单位名称②设置本单位的全宗信息③设置类别（问题/机构）以上信息为必须维护项目，其他信息可以根据具体使用情况进行选择性维护。
3. 在进行文件登记或档案著录时，蓝色字的数据项为必须输入数据项，即一定要有数据输入；黑色字的数据项可根据具体情况进行输入。
4.著录时按回车键可以使光标跳到下一个数据项，实现和Tab键相同的功能，当光标跳到最后一个数据项时，再按回车键，数据自动保存。
5. 在档案著录时,文件字号的格式必须按以下的格式输入，不然在以后的表格打印时不规范。
格式如：云办发(2002)第1号或云办发(2002)1号云办发〔2002〕第1号或云办发〔2002〕1号其中：()是半角状态下的小括号，即在输入英文状态下的形式。
〔〕是六角的方括号，注意不是[]。
6. 在档案著录时,档号会自动生成，不需要手工进行输入。
7. 原文管理原文管理的主要功能是关联档案的原文，存入数据库，并对档案原文进行管理。
原文类型可以是图片文件、WPS文件、WORD文件、AVI 文件等等，在配有扫描仪的计算机上，也可以直接对文件进行扫描。
原文管理的界面如下：操作说明如下：⑴增加：若要增加一个文件，点击该按钮后打开如下界面：在该对话框中选中你要增加的文件，然后点击【打开】按钮即可增加一个文件。
⑵扫描：在配有扫描仪的计算机上对文件原文进行扫描。
⑶左移：改变所选中文件的顺序，把所选中文件左移一个位置。
⑷右移：改变所选中文件的顺序，把所选中文件右移一个位置⑸删除：删除所选中的文件⑹改名：对所选中文件进行改名。
选中要改名的文件，点击【改名】按钮后，选中文件下方的文字将会变成可编辑状态，这时可输入新的文件名。
⑺保存：保存对原文所进行的操作（增加、删除、改名等）。
并将原文存入数据库。
⑻打开：打开文件，查看文件原文信息。
选中要打开的文件，点击【打开】按钮，或者直接用鼠标双击要打开的文件，都可以打开文件。
如果选中的文件有默认打开方式，则系统以默认方式打开文件，如果选中的文件没有默认打开方式，则系统提示选择打开该文件的应用程序，如下：在该对话框中选中要用来打开所选文件的应用程序，然后点击【打开】按钮即可打开文件。
⑼属性：打开并查看所选文件的属性窗口。
⑽帮助：打开原文管理的帮助信息。
⑾返回：关闭原文管理窗口。
⑿单击鼠标右键，可以打开原文管理快捷菜单，快捷菜单中含有以上所有的按钮操作。
8. 所有的查询条件之间的关系是“与”（并且）的关系。
查询结果应满足你设定的条件范围。
9. 系统中所有的查询都支持模糊查询和二级查询。
不需要知道被查数据的完整信息，只要知道部分信息即可，如要查询题名里含有“任免”的文件，只需在查询窗口中的题名处输入“任免”两个字，或者在查询窗口中的题名首字母处输入“RM”，（汉字任免的声母组合）就可以把题名中所有含有“任免”的文件查找出来。
如果查询时在查询窗口中的题名处输入“任免通知”，或在题名首字母处输入“RMTZ”,（汉字任免和通知的声母组合）则查询出含有“任免”和“通知”的文件，“任免”和“通知”不分先后顺序。
10. 本系统出厂前经过了严格的杀毒检验，但为了防止用户使用其他软件时带来其他病毒，建议用户在所使用的计算机上安装经过公安部认可的杀毒软件，如瑞星、金山毒霸、诺顿等杀毒软件。
11. 帮助系统在使用系统过程中，点击【帮助】按钮，或者按下键盘上的F1键，可以打开帮助信息。
帮助信息对使用系统做了详细介绍。
第四章收发文收发文模块实现了收、发文登记，文件查询、修改、归档、销毁等日常文件管理工作的计算机化。
一．收文登记收文登记主要完成收文信息的录入。
是本单位收到的从上级机关及其他单位发送来的文件登记工作。
文件的录入是计算机管理文件的开始，是必要途径，是计算机辅助文件管理的基础。
收文登记的主界面如下：登记时蓝色字的数据项是必须输入项。