申报国际会议流程图
会务管理工作指南流程图课件
• 会议地点，又称“会址”。既 是指会议召开的地区、城乡， 又是指会议召开的具体会场。 为了使会议取得预期效果，选 择会议的最佳会址也得考虑多 种因素。
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应根据不同的会议类型 来选地点
• 如：
➢ 国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一 般应在首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等 地召开。
• 会议的保密工作
• 会议的警卫工 作
• 会场内外的安全保 卫工作
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会务工作流程图
会前 会中 会后
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确定会议主题 与议题
确定会议名称
确定会议规模 与规格
－会前
明确会议组织 机构
选择会议地点
确定与会者名 单
确定会议时间 与会期
明确会议所需 设备和工具
安排会议议程 和日程
制发会议通知
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会议工作的基本任务
• 组织工作 • 文书工作 • 生活管理工作 • 安全保卫工作
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－组织工作
协助领导确定会议议题； 根据议题安排议程、日程； 发会议通知，负责会议报到； 对与会人员进行编组； 布置会场，安排座次； 印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)； 负责会议签到； 会中组织和协调； 会场其他组织和管理； 会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车
✓ 有外部人员参加的会议，要考虑邀请的有关上级领 导和嘉宾能否到会。
✓ 还要考虑本单位或本公司工作或生产经营的规律， 尽量避免在工作或生产销售的旺季和忙时召开牵涉 人员多、时间长的会议。
✓ 此外要考虑气候、环境等自然因素和社会因素。
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最后是会议时间限 度
➢ 据心理学家测定，成年人能集中精力的平均时间为45至60分钟 ，超过45分钟，人就容易精神分散，超过90分钟，普遍感到疲 倦。 因此，每次会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时 间，应该安排中间休息。
模拟联合国会议报名通知
模拟联合国会议报名通知尊敬的各位同学：大家好！首先感谢大家对模拟联合国会议的关注和支持。
我是模拟联合国组委会的一员，我在此向各位同学发布模拟联合国会议的报名通知。
一、会议背景和目的模拟联合国会议是为了让同学们更好地了解世界局势、培养团队合作能力以及提高国际交流能力而举办的活动。
本次会议旨在模拟真实联合国大会的运作方式，让参会代表们扮演不同国家的外交代表，共同探讨全球性的问题并寻求解决方案。
二、会议时间和地点模拟联合国会议将于XX年X月X日在本校礼堂举行。
会议将持续为期三天，每天从上午九点开始，下午五点结束。
届时我们将提供适当的休息和用餐时间。
三、报名要求和流程1. 本次模拟联合国会议面向全校学生开放，鼓励有意参加的同学积极报名。
2. 报名参加模拟联合国会议的同学需要填写通过附件中的报名表格，并在规定时间内将报名表格发送至指定邮箱。
3. 报名截止时间为XX年X月X日，逾期将无法接受报名。
4. 报名表格中需要填写个人基本信息和选择期望扮演的国家代表。
5. 报名成功的同学将在截止报名后一周内收到确认邮件，并附有会议日程和进一步参会指南。
四、国别选择和会议准备1. 各位同学在填写报名表格时需选择期望扮演的国家代表。
为了保证会议的多样性，同一个国家的代表人数可能有限，请大家尽早报名以确保所选择的国家。
2. 报名成功后，我们将根据所选择的国家分配相关背景资料和研究材料供各位代表进行准备。
3. 参会代表需要根据所扮演的国家特点、国家政策以及与会议议题相关的问题进行深入研究，以便在会议期间发表观点和进行辩论。
五、会议规则和注意事项1. 参会代表需要准时参会，服从组委会的安排和指示。
2. 参会代表需要尊重他人的观点，进行文明、友好的交流和互动。
3. 参会代表需要积极参与会议的讨论和辩论环节，并尽力提出解决方案。
4. 参会代表需要遵守会议纪律，不得迟到、早退或者擅自离开会场。
5. 参会代表需要保护会议设施和场地，不得损坏任何财物。
会议组织流程__流程图
会议组织流程__流程图会议组织流程图相关负责人综合部参会人员确定会议主题安排议事日程确定参会人选安排会议场所发布会议信息确定参加准备参会材料主持会议整理会议记录形成决议执行下发会议纪要审批信息存档一、公司级会议的组织工作会议分为:大、中、小大型会议一般较少，以年终总结会议为代表中型会议以竞岗、办公会议等为主小型会议最多，以领导班子会议为代表如何组织大型的会议呢,绝大多数是在会前的工作:会议的前期，参加会议的人都会关注会场环境、温度、灯光、音乐、位次等等，所以，会议前要做很多的工作。
1、前期的筹备:1.1 会前通知:有2大工作:一是通知，二是反馈1.1.2 先说通知，方式有:书面:一般是大的、时间长、参加人员多的会议;口头:小型的、小范围的会议。
内容:时间、地点、参加人员、会议内容、要求(笔记等)•••注意:通知时要:通知、再落实(跟踪到底)如果通知作不好，哪就是公司的大事了(哦，是某某部门没有通知到呀～)) 所以，下通知一定要下到人～这要切记～另外，下通知必须设立记录本，及时记录、查阅。
“好脑子不如个烂笔头～”1.1.3 准备会议需要的资料:设立接待处，一般在进场入门处，讲演稿(不做保密的可以为与会代表每人一份)会议日程安排表铅笔和纸(或是其他本笔，这些可以和礼物等一同给与会代表)签到表，一般小型的技术性会议，如果是社会性大会议，可以不用。
横幅(会议的题目，大约提前3-5天制作)1.2 会议的日程:中型以上会议:1、主持人2、讲话人3、发言人是谁,4、发奖人是谁,一定要书面的第一、第二、三、四……时间……某某作什么…某某做什么……如对主持人有特别的要求(如公司领导的特殊要求)，也可以委托讲话人:总经理或其他分管领导主持。
另外，要对演讲稿进行审核，特别是各类代表的。
讲话稿要起草、上报、修改、上报……一直到最后的确认，必须我们什么，特别是大会、年会等。
如有发言人必须要挑选、是门店的必须与店长或其上级主管沟通、推荐后，我们再排查～排查内容:1、发言稿件2、仪容要求3、声音4、是否能行选好后再安排召集所有发言人开会，提出要求、干什么、什么事、代表谁发言、发言从那些角度写、应该写什么、什么时间稿子上报审核——稿件必须要审核～1.3 会场的布置1.3.1 会(徽)标:(必须要体现出本次会议的内容)、1.3.2 主席台的安排:谁,、几个人,、怎样安排,是否需要铭牌,位置如何安排、会场的卫生、椅子、凳子、是否购用,怎样安排,是多个分店(部门)的来的，除主管和中层外，其他要分区坐(座)，一个团队一个区域。
国际会议报告经验分享
国际会议报告经验分享随着全球化的发展和技术的进步，国际会议成为了学术交流的重要平台，也是展示研究成果、与同行学者交流的最佳机会。
我曾多次参与国际会议，并有幸被邀请做报告。
通过这些经历，我深刻认识到了做好一次优秀的国际会议报告的重要性，同时发现一些可以分享的经验和技巧，希望对大家有所帮助。
1. 充分准备并提前掌握会议的主题和议程准备充分是成功报告的基础，除了认真研究自己的专业领域和研究方向外，还需要对国际会议所涉及的主题和议题进行深入了解，了解自己所在领域的最新研究进展和技术趋势，以及其他同行学者的研究成果。
同时，提前了解会议的议程，能够更好地把握自己的时间，避免冗长的发言时间导致听众失去关注。
2. 报告要简明扼要，重点突出，结构合理国际会议报告一般时间比较紧凑，因此报告内容要精简，结构要清晰明了，重点突出。
报告开头要简述对研究领域和议题的思考和认识，介绍自己的研究方向和成果，吸引听众的注意力。
接下来，可以依次分析并解答议题，阐述自己的研究成果和启示，提炼研究亮点和创新，避免过程繁琐冗长导致听众失去耐心。
3. 交流互动是重中之重国际会议的最大意义在于交流，因此在报告过程中，与听众的互动和交流是至关重要的。
一方面，可以主动向听众询问问题，以引发讨论和交流，让大家共同思考和解决问题；另一方面，也可以在报告过程中挖掘自己的问题点，向有经验的学者请教并寻求建议，以提高自己的研究能力和推进自己的研究方向。
4. 简单生动的语言和展示方式可以加强报告的效果在报告过程中，选择简单通俗的语言和生动图示可以更好地引起听众的兴趣，增强报告的效果，促进学术交流。
例如可以使用照片、流程图、数据表格等，以直观的方式展示研究成果和效果，便于听众理解和接受。
同时，对关键词和术语要清楚准确的解释，以确保听众能够明确理解报告内容。
最后，做好一次优秀的国际会议报告是需要认真准备并加以实践的。
通过调整自己的报告方式和技巧，可以提高自己的研究水平和学术影响力，促进国际学术交流和学科进步。
上海市国际会议申报表
申报单位意见：
主管局级单位意见（如有）：
负责人签名（盖公章）
பைடு நூலகம்
申报日期：
年月日
签发日期： 年 月 日
上海市国际会议申报表
申报单位基本情况
单位名称
联系人
手机
电话
会议基本情况
会议名称
中文 外文
会议主题
举办时间
举办地点
会议类型 自然科学□
（可多选）
人文社科□（政治□ 金融□ 航运□ 科创□ 经贸□ 宗教□ 文化□ 其他□）
会议规模
总人数 外国代表数 港澳代表数
台湾代表数
举办形式
线下人数
经费
预算总额（万元） 经费来源
是否受境外机构（组织）委托或与境外机构（组织）联合举办，如是，请就 该机构（组织）情况、与申报单位关系及以往交往情况作详细说明。
经费情况（预算、经费来源等），如有境外机构（组织）资助，请就该机构 （组织）情况，与申报单位关系及以往交往情况作详细说明。
请另以附件方式提交下列材料： 1、会议背景 2、会议议程 3、中外方主要与会人员名单 4、联合主办、协办、承办单位（若有）确认意见 5、属地防控部门防疫意见 6、其他需要说明的情况
主办单位
协办单位
承办单位
合办单位
是否邀请党 和国家领导 人（如是， 请另文报 批）
是否邀请外国 副部以上官 员、前政要、 重要国际组织 负责人（如 是，请另文报 批）
具体说明
是否属于与联合国系统机构合作举办的会议，如是，请具体说明。
是否机制性会议，如是，请具体说明并介绍往届会议举办情况。 是否有签约或颁奖等活动，如是，请就有关情况作详细说明。
会展策划流程图
会展策划流程图一、会展策划的内容会展策划行为离不开市场，策划者必须以市场为导向，利用各种宣传、广告手段，营造商业氛围，形成市场声势，并利用各种关系和途径，建立起庞大的展览营销网络，进行广泛的市场推广和招展，最终令目标客户纷纷前来报名参展。
在整个策划活动中，以专业的展览服务，赢得买家和卖家的支持与信赖十分重要。
会展策划会展的效果评价与测定计划、实施、评估，是现代经营管理的三个步骤。
会展的效果评价与测定是全面验证会展策划实施情况必不可少的工作。
当整个会展策划、实施工作结束后，会展人员应及时进行评估，总结经验，寻找问题，并写出评估测定工作总结报告，为以后会展工作准备可借鉴的历史参考文献，不断提高会展策划的水平。
会展评估工作一般可分为以下两个方面：一是对展览环境、对展览筹办工作及展览后台工作的评估，这一部分工作在展览会结束时完成；二是对展台工作及展览前台工作进行评估，这一部分比较复杂，先在展览会结束时针对展台工作进行评估，然后在展览的后续工作过程中，跟踪评估。
二、会展策划的基本流程会展策划的基本流程。
1.成立策划小组会展策划工作需要集合各方面的人士进行集体决策，因此，首先要成立一个会展策划小组，具体负责会展策划工作。
一般而言，会展策划小组应由以下几种人组成。
人才。
一般由总经理、副总经理或业务部经理、创作业务主管。
又叫总监、策划部经理等人担任。
在会展公司里，业务主管（贸易展示会经理）具有特殊地位，他是沟通会展公司与展会服务承包商、参展商的中介，一方面，他代表会展公司与展会服务承包商、参展商等洽谈业务；另一方面，他又代表展会服务承包商、参展商等监督会展公司一切活动的开展。
策划人员。
一般由策划部的正副主管和业务骨干来承担，主要负责编拟会展计划。
文案撰写人员。
专门负责撰写各种会展文案，包括会展常用文书、会展业务社交文书、会展业务专用文书、会展业务推介文书、会展业务事务文书、会展业务合同协议文书、会展业务法律文书等。
国际处(港澳台办)相关工作流程图手册
国际合作交流处（港澳台事务办公室）主要工作流程手册（试行版）2019年8月前言国际合作交流及港澳台事务是一项政策性很强的工作。
为了使该项工作更加规范、有序、高效和透明，服务我校师生，满足我校对外合作交流的需求，加快我校在新时代国际化的进程，根据国家和有关部门对国际合作交流及港澳台事务的相关政策和法规，结合我校实际情况，制作了《国际合作交流处（港澳台事务办公室）主要工作流程手册》，供大家参阅。
该手册左侧页为相关事项的工作流程图，包括事项内容及其工作程序指引。
由于该手册为首次尝试，难免有错误或疏漏，为了便于您反馈意见，在右侧页设计了“修订意见页”。
查阅左侧流程图时，如有意见和建议，您可记录在右侧提供的“修订意见页”内，给予我们反馈，后续我们将定期进行修订完善；同时，该页也可作为您外事工作的记录页。
国际合作交流处（港澳台事务办公室）目录一、因公临时出国（境）手续办理流程二、外事接待工作流程三、申办国际会议工作流程四、外籍教师聘用工作流程五、外籍教师公寓管理流程六、学生赴国（境）外交流交换选派流程七、公派出国汉语教师和汉语教师志愿者选派流程八、外事资料归档流程九、因公临时出国（境）突发事件应急预案流程十、外籍教师突发事件应急预案.一、因公临时出国（境）手续办理流程2二、外事接待工作流程三、申报国际会议工作流程34 四、外籍教师聘用工作流程五、外籍教师公寓管理流程56六、学生赴国（境）外交流交换选派工作流程七、公派出国汉语教师和汉语教师志愿者选派流程78八、外事资料归档流程九、因公临时出国（境）突发事件应急预案流程10 十、外籍教师突发事件应急流程。
上海交通大学研究生参加重要国际学术会议-申请报销流程
事项名称 业务分类 受理反馈部门 关键词 办理方式 办理流程 1. 获得资助者于会议结束后一个月内向研 究生院国际化办公室提交相关材料； 研究生出境参与国际会议资助：报销 国际交流 研究生院国际化办公室 国际会议 线下办理 材料清单 1. 《上海交通大学研究生参加国际学术会 议总结报告》 ； 服务对象 涉及部门 已获得资助的研究生 财务处
责任人 部门窗口
鄢然 陈瑞球楼 331 室
审批时限 联系方式
5 个工作日内 34207040
资助研究生参加国际会议项目报销流程图
研究生院 研究生 财务处
提交申请材料 ）至研究生院（陈 瑞球楼 331）
审核材料
不符要求
符合要求 根据批准的资助额 度及实际支出提供 经费单 不予资助，自行 负责报销
根据材料报 销要求准备材料， 向财务处提交报 销申请
审核报销
2.审核通过后，研究生院提供经费单，学生 2. 口头报告 ppt 文档（讲义形式打印） ； 凭相关票据到财务处完成报销手续。 （资 3. 出国批件复印件； 助经费仅可用以报销受资助学生出国参 加国际会议的注册费、差旅费、签证费、 4. 相关费用票据。 公杂费等相关费用， 经费使用必须符合学 校相关规章制度要求。 ）
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厦门大学关于举办国际及港澳台地区学术会议的
暂行规定
为了进一步规范我校举办国际及港澳台地区学术会议的审批和管理，根据有关规定和要求，特制定本暂行规定。
第一条举办国际及港澳台地区学术会议，有利于促进我校的对外交流与合作，活跃我校的学术气氛，提高我校的科研与教学水平以及学科自身的发展
能力，提升我校的国际竞争力，为此学校积极鼓励并支持具备条件的单
位主办或承办该类会议。
但举办国际及港澳台地区学术会议，要从我校
的根本利益出发，统筹安排，目的明确，以我为主，为我所用，精简务
实，厉行节约，切忌为追求会议影响，而盲目扩大会议规模、提高礼宾
规格。
第二条学校国际处、港澳台办是我校申报国际及港澳台地区学术会议的归口管理单位，负责受理会议的申报并负责办理境外代表入境的手续。
科技处
和社科处分别负责对自然科学类和社科类学术会议进行学术和形式审查
以及部分经费资助的审批。
第三条凡我校各单位，在申请以我校名义举办的国际及港澳台地区学术会议时应首先明确我校为会议的主办者或承办者。
由其它单位主办、拟由我校
承办的国际及港澳台地区学术会议在申报时须提供主办方的委托函或任
务批件。
第四条主办一般国际及港澳台地区学术会议要求应在上年度10 月份前向学校国际处、港澳台办报送计划进行预报。
并且至少提前6 个
月向科技处或社科处提交一份国际会议及港澳台地区学术会议申报材
料。
第五条举办重大国际会议，指外宾人数在100 人以上或会议总人数在400 以上的一般性国际会议，外宾人数在300 人以上或会议总人数在800
人以上的自然科学技术领域的专业或学术性国际会议，外国政府正部长
及其以上官员或前国家元首、政府首脑出席的高级别国际会议，以及
涉及重大敏感问题或重要国际问题的会议，应在上年度10 月份前向学
校国际处报送申报材料。
未经批准，任何单位和个人不得擅自邀请和许
诺外国副部级以上现职和前政要以及外国驻华使节参加论坛和研讨会性
质的国际会议。
第六条根据上级审批制度的有关规定，未经批准，任何学院、部门和单位不得对外申办、承诺举办国际及港澳台地区学术会议；不得以已与外方商妥
为理由要求认可和批准；不得为取得外方赞助而同意举办国际及港澳
台地区学术会议。
经批准同意申办的会议，有关单位在对外申办过程中
不得作出超出授权范围的承诺或承担额外的义务。
会议主办单位（院、
系、所）收到批件后，方可进行筹备工作，但在收到批件之前，暂不许
许诺。
第七条会议主办单位应组成相关的学术委员会和组织委员会，会议
的学术负责人和组织委员会应有相应的学术地位和组织能力，能承担
会议的学术活动和具体会务工作。
第八条会议的会务工作，即会议的场地、用车、与境内外代表的联
系、接送、住宿、用餐等，由主办或承办单位负责落实。
第九条会议经费一般由主办单位自筹解决，原则上应在申报之前落实并上报主管部门。
第十条邀请国外代表参加会议，会议主办单位应在会议之前一个月填写《外国人来华签证申请表》（从国际处网站下载）交国际处办理来华签证手续。
第十一条邀请台湾地区代表参加会议，会议主办单位应在会议之前一个月把被邀请人员名单、单位、职业报港澳台办。
第十二条一般学术会议，不邀请省、市以及国家领导出席。
如属高
规格国际会议，需请省、市以及国家领导出席开幕式，会议主
办单位应提前三周提出书面申请（附会议开幕式议程、主要代
表名单及简历、领导发言稿）报学校国际处或港澳台办。
未经批准，
任何单位和个人不得擅自邀请。
第十三条重要会议，若请学校领导出席会议开幕式，主办单位应提前两周将电子版申报材料及领导发言稿（中英文）报学校国际处。
第十四条会议结束后，主办或承办单位应在1 个月内将会议总结、重要照片等送交国际处/港澳台办、科技处或者社科处。
第十五条本暂行规定自学校批准之日起施行，以前下发的有关规定若与本暂行规定相抵触，以本暂行规定为准。
第十六条本暂行规定由国际处、港澳台办负责解释。
申报材料要求
会议主办单位须向学校科技处或社科处提交一份国际会议及港澳台地区学术会议申请报告和《厦门大学拟举办国际性及港澳台地区学术会议材料申报表》，申请报告主要包括以下内容：
1. 会议简况：
（1）会议名称（中英文）
（2）会议时间、地点
（3）会议主办、协办及合办单位介绍
（4）会议规模、范围、总数及外宾人数
（5）举办国际会议的由来、背景（历届举办情况）和必要性
（6）会议的议题和主要内容
（7）会议的性质、宗旨和意义
（8）与会境外学者名单
（9）是否邀请党和国家领导人以及境外地区政要或前政要出席会议（如邀请，需注明另行报批）
（10）有关国际组织情况并附上相关详细背景材料
（11）相关涉台及其它敏感问题及对策等
2、与会境外学者名单（包括姓名、国别、出生日期、工作单位、联系方式）。
3、经费预算：详细列出会议预算需合理编制、经费的来源及开支情况
反馈至申请院系
厦门大学拟举办国际及港澳台地区学术会议材料申报表。