企业内控之发出商品的管理
公司内部发货管理制度
第一章总则第一条为加强公司内部发货管理，确保货物及时、准确、安全地送达相关部门，提高工作效率，降低成本，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有发货行为，包括但不限于原材料、半成品、成品、设备、办公用品等货物的发货。
第二章发货流程第三条发货申请1. 需求部门根据生产计划或实际需求，填写《发货申请单》，明确发货物品名称、规格、数量、用途、收货部门等信息。
2. 《发货申请单》经部门负责人审核签字后，提交至仓储部门。
第四条仓储部门接收申请1. 仓储部门收到《发货申请单》后，应及时核对库存，确认货物可发货。
2. 如库存不足，仓储部门应与需求部门沟通，协商解决方案。
第五条货物准备1. 仓储部门根据《发货申请单》准备货物，确保货物质量符合要求。
2. 对易损、易腐、危险品等特殊物品，应采取相应防护措施。
第六条货物出库1. 仓储部门完成货物准备后，填写《货物出库单》，并签字确认。
2. 仓库保管员将货物搬运至指定区域，等待装车。
第七条货物装车1. 仓库保管员负责监督装车过程，确保货物摆放整齐、稳固。
2. 装车完毕后，填写《货物装车单》，并签字确认。
第八条货物运输1. 驾驶员根据《货物装车单》和《发货申请单》信息，将货物安全送达指定地点。
2. 驾驶员在送达货物后，与收货部门核对货物信息，确认无误后签字确认。
第三章货物验收第九条收货部门在收到货物后，应立即进行验收。
1. 核对货物名称、规格、数量、质量等信息。
2. 对不合格或损坏的货物，应立即通知仓储部门处理。
第四章货物跟踪第十条仓储部门应建立货物跟踪制度，实时掌握货物状态。
1. 通过系统查询货物位置、运输进度等信息。
2. 如发现异常情况，应及时处理。
第五章奖惩第十一条对遵守本制度、提高发货效率、降低成本的个人或部门，给予表扬和奖励。
第十二条对违反本制度、造成货物损失或延误发货的个人或部门，给予批评和处罚。
第六章附则第十三条本制度由公司行政部门负责解释。
第十四条本制度自发布之日起实施。
公司商品出库管理制度
公司商品出库管理制度一、制度目的与适用范围本制度旨在明确商品出库的操作流程、责任划分及监督管理机制，以减少出错率，提升出货速度和服务质量。
适用于本公司所有涉及商品出库的业务环节及相关工作人员。
二、出库前的准备1. 仓库管理人员需根据出库指令提前做好货物整理，保证先进先出的原则得以执行。
2. 确保所有出库商品均已通过质量检验，并有明确的标识。
3. 对于特殊或大宗货物，应提前进行风险评估，并准备相应的搬运设备和人员。
三、出库流程1. 接收到出库指令后，仓库管理员应及时核对订单内容，包括商品种类、数量、目的地等信息。
2. 根据订单要求，组织货物拣选工作，确保所拣选商品与订单一致。
3. 完成拣选后，进行仔细的商品核对，包括数量、型号及外观检查等。
4. 包装人员按照商品特性和运输要求进行合理包装，确保在运输过程中商品安全无损。
5. 包装完毕的商品由专人负责装载至运输工具，并办理相关出库手续。
四、文档管理1. 出库过程中产生的各类单据，如出库单、装车清单等，应由责任人及时填写清晰并妥善保存。
2. 保持账物一致，任何出库行为都应实时更新库存管理系统，确保数据的准确性。
五、责任与监督1. 仓库管理人员对出库商品的质量和数量负有直接责任，应确保每一环节符合操作标准。
2. 定期进行内部审计和监督，对出库流程中的异常情况进行记录和分析，持续优化改进。
六、应急处理1. 对于出库过程中发生的任何异常情况，如商品损坏、短缺等，应立即上报并采取相应措施。
2. 设立应急预案，对于不可预见的情况如自然灾害、运输事故等，应有快速响应和补救措施。
七、培训与发展1. 定期对仓库管理人员进行业务知识和技能培训，提升工作效率和服务质量。
2. 鼓励员工提出合理化建议，不断优化出库流程，提高管理水平。
发出商品管理办法
销售发出商品管理办法1、目的为了加强对发出商品的管理，特制定本制度。
2、发出商品管理流程2.1、公司内产品发出2.1.1、公司内部成品库保管员，依据ERP系统打印的《出库单》发货，《出库单》一式六联；2.1.2，发货完成，司机、保管核对品种、型号、数量无误后，司机在《出库单》的“经办人”处签字确认，保管签字确认。
2.1.3单据留存：保管留保管联、司机留厂家、随货同行、出门证三联，剩余两联由仓库保管将存根联交物管部开金算盘调拔单、会计联交财务部；2.1.4、货物出门时，司机将公司规定的《出库单》出门证联交门卫，门卫核对无误后予以放行，未提交出门证联，门卫无权放行。
2.2、客户暂存/中转入库2.2.1、司机将货物运达地点后，业务员（三包员）根据《出库单》核对品种、型号、数量，查看是否存在丢失、损毁、磕碰现象。
检查、验证无误后，业务员在我公司出具的《出库单》上签字确认，业务员留厂家联，司机留随货同行联。
2.2.2、业务员与相应的客户暂存/中转仓库办理产品入库手续，将其《入库单》与公司出具的《出库单》厂家联进行核对，无误后将两单据装订在一起，妥善保存.2.2.3、由业务员将《入库单》以电子档回传物管科（复印、扫描、拍照均可），省内24小时内回传；省外72小时内回传。
业务员在收到货物两天内未发回《入库单》的，考核业务员100元/次，超过十天未发回的扣发业务员当月工资并进行责任追究。
2.2.4物管科经办人，将回传的中转/暂存仓库的《入库单》与我公司《出库单》数量、型号进行核对，无误后将两单据装订在一起，存档保管。
2.2.5物流公司每月将汇总好的《收到货物回单》交财务部，财务部进行审核、签字确认，用于司机的运费结算。
3、开票：每月开票时，由财务部根据主机厂开具的开票通知单列出的品种、型号、数量，逐条录入金算盘系统，由程序自动冲减客户暂存/中转库的发出商品数量，并打印金算盘销售出库单。
4、零售管理：4.1、销售公司零售的产品（现金出售）的产品，由销售公司下达销售《发货单》。
库存管理制度中的发出商品
库存管理制度中的发出商品一、引言在现代商业环境中，库存管理是重要的一环。
正确的库存管理可以帮助企业提高效率、降低成本，并确保产品能够及时送达客户手中。
发出商品是库存管理中的一个重要环节，它关乎着产品的正常流通和客户的满意度，因此建立一个完善的发出商品制度至关重要。
二、发出商品的定义发出商品是指从仓库中出库的货物，它们会被送达给客户或分销商，并最终被消费或销售。
发出商品的管理是库存管理制度中的一个重要环节，它包括订单处理、装载、配送等多个环节。
三、发出商品的管理原则1. 及时性：发出商品应该及时、准确地送达客户手中，在客户下订单后尽快进行处理和发货。
2. 完整性：发出商品应该保证货物的完整性和质量，确保在配送过程中货物不受损坏。
3. 安全性：发出商品的配送过程中应该保证货物的安全，加强对货物的包装和保护措施。
4. 跟踪性：发出商品的配送过程应该进行跟踪管理，确保货物能够准确地送达客户手中并实时掌握货物运输的情况。
四、发出商品的管理流程1. 订单处理：当客户下订单后，负责订单处理的人员应该及时处理订单信息，确认客户的需求，进行货物拣选与包装。
2. 装载：负责装载的人员应根据订单进行货物装载，并进行严格的核对与包装，确保货物被正确装载、包装。
3. 配送：经过装载后，货物将被送到配送中心或直接送达客户的仓库或地址。
4. 跟踪：在货物送达过程中应进行货物的跟踪管理，并与客户进行实时沟通，确保货物的准确送达客户手中。
五、发出商品的管理措施1. 建立详细的订单处理流程和规范，包括订单审核、拣选、包装等环节，确保订单能够准确处理。
2. 加强对货物的包装和装载措施，确保货物能够准确、安全地送达客户手中。
3. 建立完善的配送网络，确保货物能够及时送达客户手中。
4. 进行货物送达的跟踪管理，实时掌握货物的运输情况，并与客户进行及时沟通。
5. 加强对配送人员的培训和管理，确保他们能够按照规定的流程和标准进行货物配送。
六、发出商品的管理流程改进1. 采用信息化系统，对订单处理和货物配送进行自动化管理，提高管理效率和准确性。
公司发出商品管理办法
公司发出商品管理办法
第一章目的
第一条为了规范公司发出商品的管理，加强对发出商品的控制，提高存货周转率，不断提高公司的管理水平，特制定本办法。
第二条本办法适用于 *** 有限公司的发出商品，发出商品是指在采用分期收款销售方式下，企业已经发出，但尚未实现收入的产品、商品和物资，发出商品实物虽然已发给客户，但是产品所有权仍属于公司未转移给客户。
第三条部门职责
（一）运营管理部负责产品的发货及出具扣款明细；
（二）市场部负责发出商品合同的催回及发出商品的对账；
（三）财务部负责提供发出商品的明细及执行扣款处罚。
第二章发出商品管理
第四条运营管理部根据计划部给予的《发货单》在
ERP 中开出《销售出库单》，并确定是否已签订合同，无合同的产品，市场部需进行无合同发货审批。
第五条市场部需从两个方面审核无合同产品发货， 1）授信额度，累计发出商品价。
发出商品管理规定
发出商品管理规定1目的：为规范发出商品管理、及时将发出商品开票入帐,确保公司财产安全;2适用范围：公司所有发出商品3职责：营销部：负责对客户订单的下达、发货含开具送货单、运输、在外仓库的报表编制、退货手续的办理；财务部：负责对各流转环节的监控、发出商品的核对、运输发票的审核与入帐、第三方库存报表以及在外仓库库存报表的审核；品质部：负责对出厂产品退回状态的确认与处置；技术部：负责对退回产品是否报废与可利用改制的判定；管理部：负责对各个部门的考核;4实施细则产品出厂销业务员根据客户需求与订单,填制销售合同评审表,经营销主管确认公司领导批准后,转送给公司营销内务,由营销内务按确认签字后的销售合同评审表内容转化成销售计划通知单送成品仓库配货；保管员根据销售计划通知单中的产品名称、规格型号、数量核对配货并开具产品出库单；销内务员依据销售计划通知单与成品出库单,按成品仓库保管员实际配备的产品与数量核对无误后,开具送货单,送货单相关联次交给相关人员确认签字一般为送货人或运输单位;产品运输依据送货单开具货物运输委托书,委托书中须有产品总件数,送达时间与地点,且填上运输费金额,经双方签字后各存一份,委托书中不得随意涂改；在运输过程中,运输单位必须确保产品安全与完整,顺利把货物送到第三方指定目的地；应及时跟踪与掌握产品运输动态,以确保产品安全到达；运输单位将产品送达给第三方目的地仓库后,必须带回由第三方仓管员确认签字的手续,即确认送货单回单或第三方目的地仓库另行出具的到货通知单或入库单；运输单位在办理产品移交过程中,若发生产品多出或短缺的,应及时向营销部门反馈信息,查明原因,由营销部门业务员或内务员填写产品超计划发货单一式二份,营销部门、财务部门各一份或破损或短缺产品清单一式三份,销售部、财务部及运输单位各一份,经营销部门和财务部门负责人签署意见、总经理审批并落实责任,如破损的将破损产品负责运回;产品中转第三方仓库根据客户需要,填制产品送货清单,将产品发给客户,由其接收确认签字,回单带回,分月、周统一交片区营销员,片区营销员将回单妥善保管,产品在第三方库存与发客户处尚未开票的库存,片区营销员须建立发出商品明细台帐,月底须汇总做在外产成品库存月报表,统计人、片区营销员、公司营销主管签字后,于每月10日前连同回单及在外仓库产品库存月报表一并交财务；客户采购部门,及时将产品检验入库或使用,营销员依据客户实际使用产品及数量向公司发出的结算通知单,应及时接收并予以确认,对存在有差异的及时查清原因与处理；第三方仓库对接收的产品按双方约定进行管理,若发生换货以次换好、给客户补货等简称“到货它用”,第三方仓管或公司片区营销业务员应事先向营销部门提出申请,由片区营销业务员填写产品它用申请单一式四份,营销部、付货方、收货方及财务部各一份,经部门负责人同意、企业主管领导审批后,由营销业务员将产品它用申请单反馈给第三方仓管,再由第三方仓管将产品付出；公司片区营销业务员依据确认的客户结算通知单转发财务开具发票,并在1个工作日内将发票寄送给客户;同时,公司还应出具“发票接收反馈单”,由客户签字接收后予以返回；产品退货客户在装配使用过程中,若由于产品质量等原因提出退货的,公司片区营销业务员应及时将其信息反馈给公司营销部门及相关人员,同时,由内务员编制产品退货单一式二份,营销部及财务部各一份,简要说明其原因；客户将退货产品退回到第三方仓库或直接退回公司后,营销内务员依据产品退货单填制红字送货单通知相关人员处理,并在产品退货清单及红字送货单上签字确认;仓库保管员依据产品退货清单和红字送货单接收实物,开具红字出库单,并及时将退货产品转入”待处理产品区域”；质量部门以及技术部门,及时对退货产品进行拆箱检验,判定其责任无论是报废还是改制其它产品,并出具产品处理单一式四份,质量、仓库、财务及责任方各一份;运费结算运输单位结算发出产品运费,应依据货物运输委托书及第三方确认签字后的送货单回单或到货通知单结算,若有缺损、破损的,还要将破损产品清单及责任落实情况附上；运输单位结算退货产品运费,应依据产品退货清单和经营销内务员签字确认的红字送货单计算；废品管理仓库保管员依据产品处理单及红字送货单,将客户退货产品从“待处理产品区域”转出,其中,对可以利用返修的转入制造车间仓库再进行生产,做好标识；其余全部转入“废品仓库”;仓库保管员定期对“废品仓库”中的废品进行清理,将有处置价值的废品,按期办理废旧物资处置审批表,经技术部、生产部门和财务部门负责人签署意见、总经理审批后对外处置,所得款项直接交财务部;帐表管理库保管员依据送货单、成品出库单将产品从“产成品仓库帐中转出,入“客户仓库”不应该由成品仓管员来做；依据产品超计划发货单将产品在第三方仓库台帐中增加；依据破损或短缺产品清单、产品它用申请单将产品在第三方仓库台帐中减少；依据结算发票将产品从第三方仓库台帐中转出,按销售出库处理；依据上述票据,按月编制与报送发出商品仓库月报表,一式三份,财务、营销、第三方仓管各一份,并与实物核对,确保“帐物”一致；销售会计依据片区营销业务员上报的发出商品月报表,定期与公司帐簿核对,若发现有不符情况,应及时查明原因,并按要求填写“产品盈亏单”,经审批后予以处理,确保“帐表”相符;5罚则财务部对营销员报表延迟、不报、第三方仓库产品发出回单签收不全、无签的或完全为应付工作不负责任的,有权冻结当月工资和奖金,至报表双方核对无误后,工资奖金解冻发放；财务部对营销员报送的报表未及时核对而使帐目混乱,则管理部有权依据事实对财务部作出考核处理; 本管理规定自发布之日起生效;附表单：销售合同评审表销售计划通知单成品出库单送货单到货通知单客户结算通知单发出商品明细台帐货物运输委托书产品它用申请单破损或短缺产品清单发出商品月报表。
内控制度与流程(商品安全管理措施)
商品安全管理措施为了保证公司正常销售，所经营的品牌有一个安全的库存商品管理。
应该保质保量的满足公司所需的商品，不缺货断档，并使库存商品提高周转率。
避免造成呆滞商品，我们会同有关部门根据相关的记录和计划提供给公司，使损失降到最低点，在商品安全管理方面，要做好下列日常工作。
一、入库工作：所有的商品无论是采购、退货、领后返回，都由库管检验双方确认，要对照物品与单据是否相符，如果发现品名或规格数量不符，应及时提报，库管对合格的商品及时办理入库手续，相关的票据及时存档做好备查工作。
二、出库工作：凡经公司财务部门批准的出库单，库管必须执行见单发货的原则，并对出库的商品及时减账。
领货方（送货司机）在确认出库的品种、规格、数量和质量后，均在一式多联单据上签字，各联分送到相关人员或相关部门。
商品出库过程中，禁止非工作人员进入仓库内部场所，对不听规劝和抗拒者提报主管，要坚持原则，不徇私情，严格执行出库流程。
三、商品的保管：按品种、规格、体积、重量、温度等特征决定码放的方式及区位，保证物品码放整齐、平稳、分类清楚，对于易碎瓶装商品要隔离管理。
在现有的条件下保持适当的温度、通风、卫生合格等条件，确保商品质量。
在商品入库、出库时按先进先出的原则码放和提取。
四、五防工作：加强对仓库日常防火、防盗、防漏、防虫、防鼠工作，定期实施安全检查工作。
五、禁止工作：仓库区禁止吸烟、非仓库人员未经允许不准入内，违抗者则重罚。
六、账卡的管理：对建立的库存商品账卡、明细账，必须做到账物相符，及时准确的做好日常各种单据的录入与付出，所有的票据要整理、保管、存档。
七、保管员的调岗：库管岗位的调动，在公司批准的前提下，由交接双方及交监人员办理交接手续，必需将商品清点清楚，三方人员签字。
八、内勤票据的管理：1、对票据的管理，认真核对每天司机发出票据的张数，并与验收单的核对，库管转交票据要妥善保管，控制库管和司机票据的丢失，对当天未回验收单及时督促，及时上报。
发出商品管理规定
发岀商品管理细则1目的：为了规范发出商品管理、及时对账，同时按销售合同约定的条款及时将发出商品开票入账，确保公司财产安全，特制定本管理细则。
2适用范围公司所有发出商品3职责4实施细则4.1产品出厂4. 1. 1销售部内部销售专员根据客户需求与订单，填制周度《XX周销售计划》，经销售部室主任审核后,及时在ERP系统中录入，并按日需求讣划,转化为《发货计划通知单》转发于各工厂成品库仓管员配货；4.1.2成品库仓管员根据《发货计划通知单》中的产品名称、规格型号、数量核对配货并开具《出库单/调拨单》；4.1.3销售部销售专员根据《发货计划通知单》在ERP系统中做发货单/调拨申请单，各工厂成品仓库保管员实际配备的产品与数量核对无误后，开具《出库单》，《出库单》相关联次交给相关人员签字确认（一般为送货人或运输单位）4. 2产品运输4. 2. 1所有承运商必须已与公司采购部签订《运输合同》；4. 2. 2在运输过程中，承运商必须确保产品安全与完整，顺利把货物送到公司指定的目的地；4.2.3销售部销售专员应及时跟踪与掌握产品运输动态，以确保产品安全到达, 出现发货单据数量与客户实收数量不符现象应及时查明原因，并在2个工作日内解决；4. 2. 4承运商将产品送达给公司指定的U的仓库或客户后，必须带回由驻外仓库人员或驻外办事处经理或指定客户确认签字的手续，即确认《出库单》回单或指定客户另行出具的《到货通知单》或《入库单》等有效收货单证；4. 2. 5承运商在办理产品移交过程中，若发生产品毁损或数量差异，应及时向销售部对应销售专员或室主任反馈信息，查明原因。
山销售部对应销售专员根据实际发生情况办理相关补救手续，具体可参考X X X制度规定。
4.3产品中转4. 3. 1各驻外二库仓管员或驻外经理依据实际收货单据及时办理入库手续，即从“发货缓冲仓”移至二库或第三方物流库，出现发货单据数量与实收货数量不符现象应及时将此信息反馈公司各工厂成品库仓管员查明原因，销售部内部所对应的销售专员须协调，并督促在2个工作日内解决；4. 3.1驻外二库仓管员根据第三方物流库或客户需要，填制《发货单》，将产品配送至笫三方物流库或客户（含驻外委托物流承运商），由其接收确认签字，回单带回，次日上午11: 00之前须在ERP系统中办理相关的调拨出库或销售出库业务，且将回单分类妥善保管，按月装订存档；4. 3. 2第三方物流库根据客户需要，及时配货送至客户的，山各驻外二库仓管员根据第三方物流库系统日报表出库数或所反馈的电子日报表岀库数，于次日上午11:00之前须在ERP系统中办理销售岀库业务,且须分类妥善保管其有效报表或网上挂账出库数据截图表证，按月存档；4. 3. 3各驻外办事处和销售部内部各销售专员月底须确认发出商品在第三方物流库或发于客户尚未可开票结算的库存，并按照XXX制度规定的具体时间要求及时将相关信息统讣到《月度-未开票核对报表》，同时将信息反馈给室主任和财务部会计（物流）进行审核；4. 3. 4发出商品-未开票数与客户对账方法参照XXX制度规定中“对账”内容，各发出商品数客户对账具体的要求按X X X制度规定执行。
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浅谈企业内控之发出商品的管理
随着经济的发展,市场竞争的加剧,很多企业由原来的卖方市场变为买方市场,而掌握主动权的买方为了牟取更多的利益,设法降低成本,将应由其承担的仓库成本转嫁给卖方;处于劣势的卖方为了保证销量,只能租用买方的仓库,将生产的产品发往在买方租用的仓库,等买方领用仓库的产品后再通知卖方开票。
在这种情况下,卖方企业很难依据“产品出厂、客户接受”的原则实现即时销售。
这很容易造成从卖方企业产品发出到开发票挂账这一环节所需时间较长的问题,一般需要几个月。
如此以来,卖方企业的发出商品管理就成为一个问题。
有些企业因为管理不善,造成了资产流失,存货潜亏,造成存货中发出商品账实不符。
一、企业发出商品管理中造成发出商品账实不符的原因
企业在发出商品的管理中,为何会产生发出商品账实不符的差异呢?一般商品管理主要存在以下一些问题:首先,企业的管理层对发出商品管理不够重视,没有落实发出商品责任人管理制度。
其次,企业内部控制制度不健全,管理人员缺乏存货管理知识,对发出商品的监管效率低下。
第三,缺乏发出商品定期盘点制度未及时盘点客户处寄存周转仓库的发出商品。
第四,企业各职能部门之间缺乏有效的沟通。
发出商品主要涉及企业销售、财务以及驻厂员,驻厂员是企业在客户处寄存周转仓库的管理员,销售业务员、会计以及驻厂员各有各的数据,缺少沟通核对。
二、企业做好发出商品管理的建议对策
(一)建立发出商品管理制度,规范各环节的管理流程
企业应在产品出厂、途中运输、客户处寄存周转仓库、客户领用产品及产品不合格退货等环节,建立管理制度,规定各环节的业务流程与手续、岗位职责、控制措施及考核办法,要求企业驻厂员、销售业务员全程跟踪产品出厂、运输、寄存、退货等情况,从源头上提供制度保证。
1.产品出厂环节管理。
企业销售业务员根据客户需求与订单,填制“销售单”,经销售主管或相关领导签字确认后,转送给企业成品仓库;仓管员只有在收到经过批准的销售单时才能供货;产品的发出须由独立的发运部门进行;装运产品时必须持有经有关部门核准的发运通知单,并据此编制出库单,出库单应由经办业务员签字。
2.途中运输环节管理。
运输乘运商依据“发运通知单”出具“产品托运单”,经双方签字后各存一份;在运输途中,运输乘运商必须确保产品的安全与完整,顺利移交给客户的产品寄存周转仓库。
企业销售业务员应及时跟踪与掌握产品运输动态,确保产品安全到达。
运输乘运商将产品移交给客户的产品寄存周转仓库后,需得到卖方企业驻厂员的签字或让其出具“到位通知单”。
运输乘运商在办理产品移交过程中,若发生以次换好、产品短缺、产品破损,企业驻厂员及时向销售部门提出申请,销售业务员需提请部门负责人或企业主管领导审批,得到意见后反馈给驻厂员按企业正常流程办理手续。
为确保运输途中风险,应对产品实施货运保险。
3.客户的产品寄存周转仓库环节管理。
根据客户的生产需要,填
制产品送货清单,将产品发给客户,由其接收并签字确认。
客户采购部门,依据实际领用产品数量向企业发出结算通知单,企业销售业务员应及时接收并予以确认。
企业销售内勤依据确认的客户结算通知单开具发票或提请财务部门开具发票,并快速将发票传递给客户。
驻厂员务必跟踪与掌握产品寄存周转仓库库存动态,发现异常情况应及时向企业销售部门反馈信息,并采取相应措施予以解决。
4.产品退货环节管理。
客户在领用产品生产时若发现质量问题等原因提出退货的,驻厂员应及时将其信息反馈给企业销售部门,同时,编制“产品退货清单”,简要说明其原因。
客户将退货产品退回到产品寄存周转仓库或直接退回企业的,由驻厂员负责将退货产品移交给运输商,由其运回到企业。
企业销售业务员依据“产品退货清单”填制“待处理产品交库单”(一式五份,库房、销售、生产、质量及财务各一份),并在“产品退货清单”上签字确认。
仓管员依据“产品退货清单”和“待处理产品交库单”接收实物。
企业质量部门应在生产部门的协助下,依据“待处理产品交库单”及时对退货产品进行拆箱检验,判定其责任,并出具“产品处理单”。
(二)落实发出商品责任人管理制度
从产品出厂至产品到达客户寄存仓库环节,销售业务员为发出商品的管理责任人,销售业务员应分客户按产品规格型号建立发出商品台账,以便与财务和驻厂员核对有关数据。
产品在客户寄存仓库期间,驻厂员为发出商品的管理责任人。
企业要对驻厂员进行培训,驻厂员应掌握仓库保管员的一定知识,要让驻厂员认识到发出商品
管理的重要性。
责任人应严格做好产品出入库手续,做到日清月结,每月末自行盘点,及时上报报表并做到账物相符、账账相符、账表相符。
存货不得外借,存货发生损失,将追究责任人的经济和法律责任。
(三)建立并落实发出商品定期清查盘点制度
企业在建立存货盘点制度时,应将发出商品的盘点列入制度之内。
企业不应以盘点成本过高为由而不对寄存在客户周转仓库的发出商品进行盘点,至少每年年终应对发出商品盘点核对。
发出商品的盘点和重要性应与在企业内的存货盘点一致。
如盘点结果与账面记录不符,应及时查明原因,按企业规定进行报批处理。
(四)计提存货跌价准备,预先防范风险
如何有效规避发出商品的不实问题,使损失不至于集中体现,除了加强企业内部管理,使损失尽可能减少外,预先计提损失准备不失为一明智之举。
企业可能因市场竞争的需要,发出商品的挂账金额远远大于其应收账款的金额,潜在损失更值得关注。
发出商品的多少具有非控制性,只要资金周转尚可,在外存货量扩大并不是问题。
在外存货量大,将来的潜在损失相对也大。
由于买方市场,企业要在日常对其发出商品进行准确的账实核对、确认是很困难的,所以企业应预先估测提取损失准备金,以防范风险。