基础设施建设工程工程技术档案管理制度
基建档案档案管理制度
第一章总则第一条为加强基建档案的管理，确保基建档案的完整、准确、系统、安全，根据《城市建设档案规定》、《上海市建设工程竣工档案编制验收及报送规定》等相关法律法规，结合我国基建工作的实际情况，特制定本制度。
第二条基建档案是建设项目从立项、设计、施工、竣工到交付使用全过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、照片、录像、财会账册、凭证及报表决算等各种载体的文件材料。
第三条基建档案是基建工作的真实记录和历史凭证，对于扩建、改建、使用、维修、抗震加固等工作具有重要意义。
第二章档案管理机构及职责第四条建设单位应设立专门的档案管理机构，负责基建档案的收集、整理、保管、利用等工作。
第五条档案管理机构的主要职责如下：（一）制定基建档案管理制度，并组织实施。
（二）负责基建档案的收集、整理、编目、归档、鉴定、销毁等工作。
（三）负责基建档案的保管、保护和修复工作。
（四）负责基建档案的利用、咨询和信息服务工作。
（五）负责基建档案的统计、分析和报告工作。
第三章档案收集与整理第六条基建档案的收集应遵循以下原则：（一）全面性：收集基建项目全过程中形成的各类档案材料。
（二）真实性：收集的档案材料应真实、准确、完整。
（三）连续性：收集的档案材料应保持连续性。
第七条基建档案的整理应遵循以下要求：（一）按照档案的分类标准，对收集到的档案材料进行分类。
（二）对分类后的档案材料进行编号、编目。
（三）对整理好的档案材料进行立卷、归档。
第四章档案保管与保护第八条基建档案的保管应遵循以下要求：（一）档案室应具备良好的通风、防潮、防火、防盗等设施。
（二）档案柜应保持整洁、有序，便于查找。
（三）档案管理人员应定期对档案进行检查、清点，确保档案的完整、安全。
第九条基建档案的保护应遵循以下要求：（一）对已损坏的档案材料，应及时进行修复。
（二）对珍贵、易损的档案材料，应采取特殊保护措施。
（三）对数字化档案，应定期进行备份，确保数据安全。
第五章档案利用与咨询第十条基建档案的利用应遵循以下原则：（一）合法、合规、便民、高效。
基建档案管理制度
基建档案管理制度
是指对基础设施建设项目相关档案的管理和归档工作进行规范和规定的制度。
基建档案管理制度包括以下内容：
1. 档案管理目标和原则：明确基建档案管理的目标和原则，如保护档案的完整性、可查找性和可利用性。
2. 档案管理的组织机构设置：设立档案管理部门或档案管理岗位，负责基建档案的管理和归档工作；明确档案管理人员的职责和权限。
3. 档案管理流程和程序：规定基建项目档案的收集、整理、分类、索引、存储等具体流程和程序，确保档案的有效管理。
4. 档案管理要求和标准：制定基建档案管理的要求和标准，如档案的命名规则、装订方式、存储条件等，确保档案的质量和可持续性。
5. 档案管理工具和系统：采用合适的档案管理工具和系统，如电子档案管理系统，提高档案管理的效率和便捷性。
6. 档案安全和保密措施：加强对基建档案的安全和保密管理，采取控制措施，防止档案遭到损坏、丢失或泄露。
7. 档案的利用和开放：明确基建档案的利用和开放政策，制定档案利用的申请和审批程序，方便相关部门和人员查阅和利用档案。
8. 档案管理的监督和评估：建立档案管理的监督和评估机制，定期对档案管理制度的执行情况进行检查和评估，及时发现和解决问题。
基建档案管理制度对于基础设施建设项目的顺利进行和后续管理具有重要意义，可以提高项目的可追溯性、管理效率和风险控制能力。
基建档案档案管理制度
第一章总则第一条为加强和规范基建档案管理工作，确保基建档案的真实性、完整性、准确性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条基建档案是建设项目从立项、设计、施工、竣工到交付使用全过程中形成的具有保存价值的文字、图表、照片、录像、财会账册、凭证及报表决算等各种载体的文件材料。
第三条本制度适用于本单位的基建档案管理工作，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、销毁等各个环节。
第二章档案管理机构及职责第四条成立基建档案管理领导小组，负责基建档案管理的全面工作，领导小组下设档案管理办公室，具体负责档案的日常管理工作。
第五条档案管理办公室职责：（一）贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和政策，制定本单位的档案管理制度和操作规程；（二）负责基建档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、销毁等工作；（三）组织档案工作人员的培训，提高档案管理人员的业务水平；（四）定期对基建档案进行清查、整理和鉴定，确保档案的完整、准确、系统；（五）加强与相关部门的沟通协调，确保基建档案的顺利移交和利用。
第三章档案收集与整理第六条基建档案的收集范围包括：（一）建设项目立项、设计、施工、竣工等各阶段形成的文件材料；（二）建设项目相关会议记录、照片、录像等资料；（三）建设项目验收、移交、保修等文件材料；（四）其他与建设项目相关的文件材料。
第七条档案整理要求：（一）按照档案分类标准对档案进行分类、编目；（二）对档案进行编号、装订、编制目录；（三）确保档案的整洁、规范、易查阅。
第四章档案鉴定与保管第八条档案鉴定工作由档案管理办公室负责，按照国家有关档案鉴定标准进行。
第九条档案保管要求：（一）按照档案保管要求，确保档案的安全、完整；（二）定期对档案进行检查、维护，发现破损、霉变等情况，及时修复、处理；（三）对重要档案进行备份，确保档案的永久保存。
第五章档案利用与销毁第十条档案利用：（一）档案的利用应当遵循合法、合理、安全的原则；（二）档案利用者应当遵守档案保密规定，不得泄露国家秘密和单位秘密；（三）档案管理人员应提供便捷、高效的档案查阅服务。
基建档案管理制度
一、总则为规范基建档案管理工作，加强基建档案保管与利用，提高基建档案管理效能，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于各类基建项目的档案管理工作。
三、档案编制和归档1.基建项目档案应当按照统一的编制规范进行编制，确保档案的规范性和完整性。
2.编制的基建项目档案应当及时归档，按照规定的步骤进行整理、分装并标明文件号。
3.归档管理工作应当按照专门的归档管理制度进行。
归档管理人员应当严格按照要求进行工作，确保档案的安全和完整性。
四、档案保管1.对归档的基建项目档案应当进行安全保管。
档案室应当具备必要的安全设施，并设置有专门的安全人员进行值班和巡视。
2.档案室的温湿度、通风等设施应当维护良好，确保基建项目档案的长期保存。
3.对档案室内的档案，应当严格按照规定的程序进行借阅，确保档案的使用不被滥用。
五、档案利用1.基建项目档案的利用应当严格按照规定的程序进行。
借阅档案应当填写借阅申请表，经过相关管理人员批准后方可借阅。
2.档案的利用应当遵守国家相关的法律法规，不得泄露国家机密和企业机密。
3.在进行利用档案的过程中，应当严格按照规定的条件进行，确保档案不受损害。
六、档案管理责任1.各级各部门应当配备专门的档案管理人员，负责基建项目档案的管理和保管工作。
2.档案管理人员应当具备相应的专业知识和管理能力，严格按照规定的程序和标准进行工作。
3.档案管理人员应当定期进行培训和考核，提高自身的管理水平。
1.档案管理工作应当接受相关管理部门的监督。
监督人员应当定期对档案管理工作进行检查，发现问题及时进行整改。
2.对于违反档案管理规定的人员，应当按照相关规定进行处理。
八、附则1.本制度由XX公司负责解释。
2.本制度自发布之日起开始执行。
以上就是基建档案管理制度的内容，希望能对大家有所帮助。
基建科的工程档案管理制度
第一章总则第一条为加强基建科工程档案的管理，确保档案的完整、准确、系统、安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于基建科在工程建设过程中形成的各类档案，包括但不限于立项、设计、施工、验收等阶段的文件、图纸、图表、照片、录像等。
第三条基建科工程档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中统一，分级保管；（三）依法管理，规范操作；（四）注重实效，提高效率。
第二章档案管理职责第四条基建科档案管理部门负责工程档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
第五条基建科各部门、各岗位人员应按照职责分工，认真履行工程档案管理工作。
第六条工程档案管理人员应具备以下条件：（一）熟悉档案管理法规和业务知识；（二）具备较强的责任心和敬业精神；（三）具有一定的组织协调能力和业务能力。
第三章档案收集与整理第七条工程档案的收集范围包括：（一）工程建设过程中形成的各类文件、图纸、图表、照片、录像等；（二）合同、协议、会议纪要等法律文件；（三）验收、审计、保修等相关文件。
第八条工程档案的整理要求：（一）按照工程建设的阶段、类型、内容等进行分类；（二）保持档案的原始性、完整性和连续性；（三）编制目录，方便查阅。
第九条工程档案的归档要求：（一）归档时间：工程建设完成后，在验收合格后一个月内完成归档工作；（二）归档方式：按照档案管理部门的要求，将档案进行立卷、装订，并填写归档登记表；（三）归档质量：确保档案的完整、准确、系统、安全。
第四章档案保管与利用第十条工程档案的保管要求：（一）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防尘、防虫、防鼠、防盗、防火；（二）档案资料应按照分类、编号、日期等进行存放，便于查阅；（三）档案管理人员应定期对档案进行检查、维护，确保档案的完好。
第十一条工程档案的利用要求：（一）档案查阅需经过档案管理部门批准，并填写查阅登记表；（二）查阅档案时，应遵守档案保密规定，不得泄露档案内容；（三）档案利用后，应及时归还，不得擅自复制、借阅。
基建工程档案管理制度
第一章总则第一条为规范基建工程档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统，提高档案利用效率，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我单位所有基建工程项目，包括新建、改建、扩建、维修等。
第三条基建工程档案是工程建设全过程的真实记录，是工程管理和决策的重要依据。
加强基建工程档案管理，对于维护国家利益、保护投资者合法权益、保障工程质量和安全具有重要意义。
第二章管理职责第四条建设单位应设立专门的档案管理部门，负责基建工程档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。
第五条档案管理部门应配备专职或兼职档案人员，负责档案的日常管理工作。
第六条项目建设单位、设计单位、施工单位、监理单位等相关单位应按照本制度的要求，共同做好基建工程档案管理工作。
第三章档案收集与整理第七条基建工程档案的收集范围包括：（一）工程项目可行性研究报告、设计文件、施工图等；（二）施工合同、监理合同、设备采购合同等；（三）工程验收、峻工验收报告；（四）工程质量、安全、环保等相关文件；（五）工程变更、洽商记录；（六）其他与工程相关的文件资料。
第八条档案收集工作应遵循以下原则：（一）全面性：确保收集到所有与工程相关的文件资料；（二）准确性：确保收集到的文件资料真实、完整、准确；（三）及时性：确保在工程实施过程中及时收集档案资料。
第九条档案整理工作应按照以下要求进行：（一）分类整理：根据档案的性质、内容、形成时间等进行分类；（二）编号管理：为每份档案编制统一编号，便于查找；（三）立卷归档：将整理好的档案立卷归档，确保档案的有序管理。
第四章档案保管与利用第十条档案保管工作应遵循以下原则：（一）安全保管：确保档案实体和信息安全；（二）防潮、防霉、防蛀：采取有效措施，防止档案受潮、霉变、虫蛀；（三）定期检查：定期对档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。
第十一条档案利用工作应遵循以下原则：（一）依法利用：按照国家有关法律法规和档案管理制度，确保档案的合法利用；（二）便民高效：为档案利用者提供便捷、高效的服务；（三）保密原则：对涉及国家秘密、商业秘密的档案，严格按照国家有关规定进行管理。
基建单位档案管理制度
第一章总则第一条为加强基建单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有基建项目的档案管理工作，包括建设项目立项、设计、施工、监理、验收等各个阶段形成的档案资料。
第三条档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法管理：严格执行国家档案法律法规，确保档案管理的合法性和规范性；（二）统一管理：建立健全档案管理制度，实现档案管理的统一和规范化；（三）真实准确：确保档案内容的真实性和准确性，便于查阅和利用；（四）安全保密：加强档案安全保护，防止档案丢失、损毁和泄密。
第二章档案人员职责第四条档案管理人员应具备以下条件：（一）热爱档案工作，具有高度的责任心和敬业精神；（二）熟悉档案管理法律法规，掌握档案管理基本知识和技能；（三）具备一定的组织协调能力和良好的职业道德。
第五条档案管理人员的主要职责：（一）负责基建项目档案的收集、整理、归档、保管、鉴定和销毁等工作；（二）对基建项目档案进行分类、编号、编目，建立档案目录和检索工具；（三）负责档案的查阅、复制、借阅等工作，确保档案的保密性和安全性；（四）定期对档案进行鉴定，对不再具有保存价值的档案进行销毁；（五）参与基建项目档案的整理、立卷、归档等工作，确保档案质量；（六）参加档案管理培训，提高档案管理水平和业务能力。
第三章档案收集与整理第六条基建项目档案的收集范围：（一）建设项目立项、设计、施工、监理、验收等各个阶段形成的文件资料；（二）项目合同、协议、会议纪要、函电、报告等；（三）项目设计变更、施工图修改、工程验收报告等；（四）项目投资、资金、财务、审计等资料；（五）项目安全、环保、质量、进度等管理资料。
第七条档案整理要求：（一）按照档案管理规范，对收集到的档案资料进行分类、编号、编目；（二）对档案资料进行立卷、归档，确保档案的完整性和系统性；（三）对档案资料进行数字化处理，实现档案的电子化管理。
基建工程部档案管理制度
基建工程部档案管理制度一、总则为规范基建工程部的档案管理工作，保障档案资料的安全性、完整性和准确性，提高档案管理的效率和质量，特制定本档案管理制度。
二、档案管理目标1、建立健全档案管理制度，加强对档案资料的管理和利用；2、保证档案资料的安全性和完整性；3、实现档案管理的规范化、标准化；4、提高档案管理的效率和质量；5、充分利用档案资料，为基建工程部的发展和决策提供有力支持。
三、档案管理工作内容1、全面负责基建工程部的档案管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等环节；2、建立档案管理档案馆，收集、整理、保存和归档档案资料，并建立档案资料的数据库系统；3、制定档案管理规章制度，明确各项工作流程和责任；4、建立档案管理档案验收、定期审查和整理机制；5、建立档案保管制度，确保档案资料的安全性和完整性；6、组织档案查询、借阅和复制，为部门提供支持和服务；7、建立档案鉴定和审批机制，指导基建工程部的档案管理工作；8、制定档案销毁规定和程序，合理处置已经失效的档案资料。
四、档案管理工作原则1、严格遵守国家有关档案管理制度和法律法规；2、依法依规进行档案管理，遵循档案管理的规范性和程序性；3、保障档案资料的安全性和完整性，禁止随意篡改、遗失、外借和销毁档案资料；4、加强对档案资料的利用和保护，提高档案管理的效率和质量；5、建立健全的档案管理制度，明确各项工作职责和流程；6、加强档案管理的监督和指导，确保档案管理的规范性和合法性。
五、档案管理工作职责1、基建工程部负责制定和执行档案管理规章制度，明确各项工作职责和责任；2、基建工程部领导负责档案管理工作的监督和指导，定期检查和评估档案管理的落实情况；3、基建工程部档案管理人员负责具体的档案管理工作，包括档案资料的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等环节；4、各部门负责自身的档案资料的管理和利用，配合基建工程部完成档案管理工作。
六、档案管理工作流程1、档案收集：基建工程部档案管理人员定期收集、整理和归档各部门的档案资料；2、档案整理：对收集到的档案资料进行整理和分类，建立档案档案馆和档案数据库系统；3、档案归档：将整理好的档案资料按照有关规定进行归档保存，建立档案管理档案馆；4、档案保管：建立档案保管制度，确保档案资料的安全性和完整性；5、档案利用：为部门提供档案查询、借阅和复制服务，支持基建工程部的决策和发展；6、档案销毁：根据规定的销毁标准和程序，合理处置已经失效的档案资料。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
文档从互联网中收集，已重新修正排版，word格式支持编辑，如有帮助欢迎下载支持。
吉林市哈达湾区域改造项目起步区基础设施建设工程工程技术档案管理制度编制人：审核：审批：中交三公局第二工程有限公司吉林市哈达湾区域改造项目起步区基础设施建设工程项目经理部2014年7月10日工程技术档案管理制度1.目的：规范工程资料的编写、收集、整理、组卷、传递、借阅管理，确保满足工程施工和移交、归档要求。
2.名词解释3.归口管理和划分3.1 工程部为项目部工程资料归口管理部门。
项目部各部门为各自职能范围内的资料管理对口责任部门，负责职能范围内的工程资料分阶段或竣工时向资料管理人员提交归档，由资料管理人员统一向业主移交和向公司档案室归档。
3.2工程资料的存档划分：1）工程合同、协议、招投标文件、租赁协议、工程概算结算、工程定额、索赔资料，归工程部合同专业；2）图象、照片、录象，归综合管理部（工程结束时归档资料管理人员）；3）行政文件，归综合管理部；4）工程施工技术及管理资料（音像资料等除外），归工程部；3.3 工程资料管理网络和人员网络工程项目中标后一个月内由项目总工组织，建立项目工程资料管理网络（应包括各部、室、专业组、专业公司等），明确负责人（负责人应为本现场技术负责人）、管理人员和各单位资料管理员。
4.文件的编写文件资料的编写按以下规定执行（业主无特殊要求时）4.1文件的编写一律采用A4纸张，用激光打印机或喷墨打印机（黑色墨水书写亦可）的打印件。
规格要求参考作业指导书标准样式（尺寸及页边距）。
4.2文件必需采用双钉装钉（横向、竖向均可）装钉尺寸要求如下：①横向装钉的，左侧留装订线2.5cm，上边距2.5cm，右边距、下边距1.5cm；②纵向装钉的，上下留出2.5cm的距离；③钉与纸张的边缘留出1cm的距离。
对复印件A4纸竖向左侧装订线留2.5cm。
4.3正文文字一律采用四号宋体、1.5倍行距，标题为小三号宋体。
凡是正文应有页眉和页脚，页眉页脚均使用五号，页脚居中设置。
页脚使用三位阿拉伯数字，从“第001号”开始，卷内目录、卷内备考表及某一文件的附图无正文的部分，不编写页号，但应在文件目录中标明总页数。
4.4文件中附图的幅面、构件代号均应符合我国国家或行业标准，图纸的尺寸一律以毫米为单位。
4.5案卷封面宜采用外封面形式，内外封面的式样同作业指导书封面。
移交资料的档号按业主要求编制填写。
4.6案卷题名应简明、准确揭示卷内项目的名称、代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称等。
4.7编制单位栏填写卷内科技文件材料形成的单位或主要责任者。
4.8编制日期填写案卷内科技文件材料的起止日期。
4.9保管期限填写其划定的保管期限，将来移交时在资料管理人员管理人员的统一指导下填写。
4.10密级依据保密规定填写(移交时业主给出，统一填写)。
4.11缩微号和档案馆号由竣工档案接收单位或部门填写。
4.12卷内目录及卷内备考表（各种表格）的格式由资料料室统一提供。
4.13竣工移交所使用的卷盒由综合管理部根据公司档案室要求统一购置。
4.14编写受控文件时均应标明文件编码。
(文件编码按《质量部工程质量体系文件编码与受控编号方法》进编写)。
5.工程中使用的表格工程中使用的各种表格包括：质保、过程控制、试验与检验、工程管理与技术管理、有条件发生的记录表格。
各种表格的使用按以下规定执行：5.1国家、部或局已经下发现成表格（或有要求）的，使用其统一表格。
5.2《项目部管理制度汇编》已给出工程项目管理工作中的表格，这些表格按类别存在专门的数据库中,如需使用可直接提取使用，签名为手写。
5.3如上述表格不能满足施工要求，可根据需要自制表格，经专业部室领导批准(按审批权限)，方可使用。
6.工程资料的收集工程项目的档案资料，是整个工程项目从酝酿、决策到建设投产（使用）全过程中形成的文字、图纸、图表、计算书、声像资料等不同形式、不同载体的资料，包括项目的提出、调查、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产等，项目部有责任尽量将资料收集齐全。
6.1工程项目开工后由总工组织编制《XX项目部归档文件资料目录》。
其中应至少明确第一批开工项目应归档的文件资料目录。
（1）技术文件内容依据公司规定执行。
各类文件资料的收集策划应以分项或分段工程为单位。
（2）随工程进展对归档文件资料进行补充，待工程图纸80%或专业系统图100%到达项目部后15日内，对目录进行修改，分别报业主和公司各职能处室，作为正式文件执行。
（3）各项资料在单位工程未完时，由划分的文件收集、整理部门保存，待阶段性检查之后，或单位工程施工结束，按资料管理人员要求的时间，将资料移交给资料管理人员，正式归档。
6.2任何单位、部门和人员不管以何种渠道获得技术资料，均应交资料管理人员登记、备案，由有关领导核准后方可使用。
6.3各部门收集的资料除归档资料外，还应根据上级单位监检大纲的有关条款，对其它工程资料进行收集整理。
7.工程资料按以下要求进行整理和组卷7.1项目文件资料一般按其专业、单位工程项目和形成时间先后进行整理组卷。
7.2有关设备的文件按依据性材料、设备开箱验收、设备安装调试、设备运行维修、随机图样等排列，随机图样也可单独组卷。
7.3管理性文件按问题、时间或重要程序排列。
7.4案卷内技术性文件材料排列要求文字材料在前、图样在后。
7.5每一单位工程项目的卷内文件按管理、依据、施工安装记录、检测试(实)验评定、证明等排列。
7.6文件材料组卷时，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件一起立卷，不得分开。
文件材料的排列：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发文件在前，被转发文件在后；立卷人填写卷内目录，立卷人和有关负责人应在卷内备考表的签署栏签署姓名；卷内目录和卷内备考表格式由资料管理人员统一提供。
7.7卷内备考表(各种表格)、卷内目录、卷内文件的装钉尺寸及页边距应一致。
7.8存档文件材料应尽量使用原件，如没有应标明原件的存放地点。
7.9资料管理人员编制《工程管理案卷总目录及卷内目录》，工程部长审核、总工批准。
8. 文件资料的传递文件资料的传递包括发放与往来。
8.1文件发放：文件资料在发放前，发放部门应填写《文件发放审批表》，根据审批权限审批文件确定资料发放的范围，并建立《文件发放登记表》台帐。
从业主、监理方接收领取的文件资料两小时内在网上公布，24小时内发放到使用单位、部门8.2文件往来往来文件指与项目部以外单位的文件往来，一般包括与业主、监理、当地政府有关部门、设计院、设备厂家、调试部门、公司等的文件。
（1）接收：资料管理人员建立《文件接收登记表》对接收的文件资料进行登记。
任何人无论从何途径得到的与工程有关的文件资料，都应交到资料管理人员，由资料管理人员组织识别并登记。
对接收的文件资料，资料管理人员根据审批权限送交领导审批。
（2）项目部任何部门、任何人向项目部以外单位发出与项目有关的文件资料，都应根据审批权限进行审批，在发出前在存档部门进行备案，对反馈信息及时归档。
（3）项目部各部门、各专业公司也应建立《文件接收登记表》。
9. 文件、资料审批权限9.1接受项目经理委托，由生产经理、商务经理、总工（副总工）发放（传阅）审批的范围：国家、行业有关本工程的文件、要求，业主、监理公司文件、会议纪要、工程联络单（确认有效性和发放范围后下发）、通知等，设计院文件，设备图纸、涉外技术文件资料，外单位交流信息，业主委托、工程变更（根据确定的范围），公司有关本工程的文件和要求，项目部有关工程管理的文件、要求、通知，工程简报，上报业主、监理、公司的文件和材料，施工组织设计等。
9.2各部门负责人的审批范围：本部门分管专业范围体系内的文件、资料、规程规范、标准、制度、规定，本部门编制的管理制度、规定、办法、计划、通知等，本部门所组织的专业会议纪要、总结、工作联系单，处罚通知等。
9.3资料管理人员发放审批：施工图纸、图集，作业指导书、施工措施（包括监理批复意见），图纸会审记录，设计变更，技术例会纪要、专业会议纪要、工程总结等。
10.文件资料的更改和作废文件处理10.1文件更改由更改提出人或提出部门的负责人填写《文件更改审批单》，重要更改要附上文字依据，由该文件、资料的原审批人或部门进行审批。
文件更改申请获批准后，由原文件发放部门（单位）按《文件发放登记表》的名单发放《文件更改一览表》，文件领用人按《文件更改一览表》对所持文件进行更改，如换页更改则进行换页。
10.2文件的失效和作废文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时应进行换版，原版本作废，换发新版本。
文件发放部门(资料管理人员)应根据《文件发放登记表》把失效和作废的文件及时通知给各部门（单位）。
作废文件应根据发文登记及时更换或撤回；收回的失效或作废文件由发放部门填写《作废文件资料销毁申请及销毁记录》，经总工批准后执行。
需要作为资料保存的作废文件应加盖“作废参考”标识。
10.3文件中有关问题处理结果的反馈文件的接收部门（单位或人员），接到工程文件后要对照文件中有关要求及领导的批示意见，及时处理有关问题，并将办理结果以文字形式反馈（也可在网上反馈）。
11.工程资料管理办法11.1 工程图纸管理办法，由各专业工程师按施工进度计划编制专业《图纸需求计划》，递交资料管理人员，由资料管理人员编制项目工程《图纸需求计划》，工程部长审核，总工批准，提交建设单位和设计单位，并在资料管理人员存档。
资料员拟订工程图纸发放范围和《文件发放审批表》，正式施工图纸的发放范围由资料管理人员审批，设备图纸和非正式图纸由总工或副总工审批，资料员发放。
图纸发放时要特别注意留出用于移交和归档的图纸。
，按图纸交付计划向建设单位催交，接收的图纸进行登记（《文件接收登记表》），接到图纸两小时内在网上公布，未按计划到的图纸及时向资料管理人员和专业工程师汇报。
任何人员不论从何种渠道得到施工图纸，都要首先交资料管理人员，由资料管理组织确认。
，各单位要注意保护图纸，施工结束立即交回资料管理人员。
11.2 工程变更资料管理（1）资料管理人员在工程开工后确定工程变更盖章分工，根据分工，资料管理人员提供印章。
（2）资料管理人员下发设计变更的同时下发《设计变更标注通知单》，图纸使用部门或单位接到设计变更及标注通知单后在通知栏签字，图纸使用部门或专业人员在被变更的图纸上用红笔标注（相关方无特殊要求时）变更内容，标注后在标注通知单确认栏签字，资料管理人员资料员核实变更确已标注后，收回设计变更标注通知单；存档图纸的设计变更由资料管理人员管理人员标注。
（3）同一项目有两次及以上变更，以最新版变更为准，原变更收回，盖“作废参考”章存档备查。