外审前的准备工作及审核技巧
外审前的准备工作及审核的技巧
微信公众号：体系管理
微信ห้องสมุดไป่ตู้众号：体系管理
微信公众号：体系管理
微信公众号：体系管理
微信公众号：体系管理
微信公众号：体系管理
微信公众号：体系管理
微信公众号：体系管理
微信公众号：体系管理
微信公众号：体系管理
微信公众号：体系管理
微信公众号：体系管理
微信公众号：体系管理
微信公众号：体系管理
微信公众号：体系管理
微信公众号：体系管理
微信公众号：体系管理
微信公众号：体系管理
微信公众号：体系管理
微信公众号：体系管理
微信公众号：体系管理
微信公众号：体系管理
微信公众号：体系管理
微信公众号：体系管理
微信公众号：体系管理
微信公众号：体系管理
微信公众号：体系管理
微信公众号：体系管理
微信公众号：体系管理
微信公众号：体系管理
微信公众号：体系管理
微信公众号：体系管理
质量管理体系认证外审工作准备和注意事项
质量管理体系认证外审工作准备和注意事项一、管理体系外审准备工作⑴ 公司简介及各部门职责准备。
⑵ 环境的整理，5s的加强，死角的清理。
⑶ 工作服、安全帽的着装要求，体现公司的精神面貌。
⑷ 审核工作的配合:1.审核期间，被审核部门负责人及工作人员务必在场，直至审核结束。
2.各级人员应认真回答审核人员提出的问题，切忌与审核员冲突，避免强辩,明显的错误应谦虚接受。
3.外部审核的每一位审核员，需安排一位主陪审员。
4.对审核中的每一业务领域，需安排一个人主答。
5.现场操作人员的筛选，要安排班、组长在场。
不熟练之人员可安排调班。
⑸ 审核时尽可能提供之前一个月的记,录并准备三个月内的记录,以便追踪时审核。
1.对文件和记录进行归档以便于调取确保各部门的文件和资料可随时找到。
2.检查文件的修订与记录之间的符合性、合性、修订之日起记录的相应改变。
3任何修改或涂改要有签名或盖章。
4.各种记录均应加以签名确认，尤其是质量记录。
5电脑打印的质量记录，有打出姓名者，亦需签名或盖章。
6.表单记录内容的空白处要划记“/”。
7.不能剪贴，最好不要用涂改液涂改。
8.确保表单记录的完整性，尤其是需要做持续追踪的记录。
⑹ 各级人员应熟悉质量方针、质量目标、各级人员岗位职责。
⑺ 做好自查自纠工作，特别对以前发现的不符合项应举一反三，保证各项工作按GB/T19001-2016要求实施。
⑻ 对审核员可能会问到的问题，资料应事先准备好，或随身携带。
⑼ 对自己本职工作的要求应熟悉并描述重要的参数、数据。
二、管理体系外审注意事项⑴ 受审核时，每一位员工必须要做到的1.知道应做什么事；2.知道如何做事；3.知道做事的依据；4.用记录证实所做的事；5.任何事都应形成循环(即PDCA模式)。
⑵ 受审核时,应保持正常的心态1.不怕出现不合格，发挥出最佳水平；2尽可能减少不合格，以提高认证通过的可能性；3尽快纠正不合格。
(3)先确定了解问题后再回答1.认真听，听不懂必然会回答不准确；2不懂就问，审核员会换一个角度询问；3一定搞清楚所问问题。
ISO9001外审工作准备和应对技巧
第四页，共22页。
3
外审准备工作
⑴ 公司及各部门架构准备，欢迎牌制作。
⑵ 落实7S ，同时做好物料状态标识，如不合格等。 ⑶统一着装工作服，体现公司的精神面貌。
⑷ 审核工作的配合: ⒈审核期间，被审核部门负责人及工作人员务必在场，直至 审核结束。
⒉各级人员应认真回答审核人员提出的问题,切忌与审核员冲 突,避免强辩,明显的错误应谦虚接受。 ⒊外部审核的每一位审核员，需安排一位主陪审员。
⑼ 正式审核时审核员经常询问哪类问题 ⒈你是做什么的？ ⒉你是如何进行工作的； ⒊有无记录证明你已正确地进行了工作？ ⒋你为什么要这么做？
第十三页，共22页。
4
外审注意事项
⑽ 回答审核员时的基本点 ⒈以文件为基础； ⒉以质量记录为依据； ⒊以实际情况来证明。
⑾ 每一位员工回答问题时的心态应该是 ⒈自信，相信所做的绝大部分是正确的； ⒉谦虚，承认个别情形会存在某些问题； ⒊不推卸责任。
ห้องสมุดไป่ตู้
⑶ 在审核前对部门主要负责人员有什么要求？ ⒈了解质量方针、质量目标； ⒉熟悉本部门的质量职责和相关的质量文件； ⒊熟悉本部门与相关部门的工作接口； ⒋熟悉对下属的工作要求； ⒌熟悉对本部门的质量工作情况。
第十八页，共22页。
5
各级人员基本要求
⑷ 在审核前对文件管理人员有什么要求？ ⒈熟悉所管理的文件的范围； ⒉熟悉文件管理程序； ⒊熟悉文件修改情况； ⒋熟悉文件的归档； ⒌随时拿出所需的文件。
第八页，共22页。
4
外审注意事项
⑶ 受审核方在审核中的角色 ⒈ 2:8规则 ⒉ 20%听问题，听懂了才能回答对； ⒊ 80%回答问题，回答时要谨慎。 ⑷ 先确定了解问题后再回答 ⒈认真听，听不懂必然会回答不准确； ⒉不懂就问，审核员会换一个角度询问； ⒊一定搞清楚所问问题，再考虑清楚后回答。
如何做好迎接外审的准备工作
如何做好迎接外审的准备工作一.正确对待外审1每次审核都是有目的的。
譬如，接受第三方审核，通过认证，获得证书；接受第二方（顾客）审核，希望成为他们的供方，或者其他什么目的。
准备工作必须围绕这个目的进行。
2立足于建立和执行符合要求的体系。
通过认证、获得顾客认可的前提是，实际上已经建立符合标准、相应法规条例和顾客要求的质量管理体系，组织要展示自己有能力提供顾客满意的产品和服务。
因此，要会用客观证据来证实自己有能力，有效地执行这个质量管理体系。
3积极展示自己能力。
无论什么审核目的，迎接外审都是一次展示自己能力的机会。
必须正确对待，特别要正确对待审核发现的不符合项。
不合格不是好事，但可以变成好事。
要从正面认识。
因为，不符合客观存在，这次不被发现和纠正，将来总会带来比现在更大的损失。
4积极配合审核方做好审核工作。
顺利完成审核是审核方和被审核方共同的任务。
审核是为获得审核证据并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。
审核方希望尽快能从现场取得充分的证据，从而相信被审核方的质量管理体系是符合审核准则，是有效的；被审核方应当积极展示符合审核准则的各种证据，证明自己所建立的体系符合标准要求，执行是有效的。
二.如何做好这项工作，主要把握好如下各个方面：明确这次审核的目的和审核的范围管理者代表和负责迎接审核工作的主管人员必须事先尽量早了解、确定以下信息：1审核的目的。
这次审核是认证（2008版认证审核），还是第二方审核，或者其他什么目的。
2审核的判别准则。
不同审核目的应当用不同的审核准则。
通常是质量管理体系标准、自己的手册、程序和其他体系文件和产品文件，还有和顾客签订的合同，以及适用的各种法规条例等，都是审核的准则。
但是，不同审核目的，侧重点是不同的。
譬如第二方审核比较侧重于与他们产品有关的要求。
第三方审核侧重于过程和顾客的要求。
3审核的范围。
确定审核的地点、职能、产品等范围（到时SGS会提供审核计划）。
外审前的准备工作及审核技巧
最好是上司）。
a
17
7、回答问题时应避免出现
➢
不懂装懂；
➢
说别人的事；
➢
所说的不符合事实；
➢
谋求帮助；
➢
对其他部门或人员进行诋毁；
➢
争论不休不礼貌，可能会导致不好的
结果
a
18
8、在审核进行过程中如何采取纠正 行动
+ 力争在审核组离开前纠正不合格
+
当天提出，尽可能当天纠正；
+
自己提方案，自己纠正；
员务必在场，直至审核结束。 4.2、各级人员应认真回答审核人员提出的问
题,切忌与审核员冲突,避免强辩,明显的错 误应谦虚接受。
a
4
一、外审前的准备工作
4.3、外部审核的每一位审核员，需安排一 位主陪审员。
4.4、对审核中的每一作业项目，需安排一 个人主答。
4.5、现场操作人员的筛选，要安排班、组 长在场。不熟练之人员可安排调班。
a
10
二、质量管理体系外审 注意事项
a
11
1、受审核时，每一位员工必须要做到的
+
知道应做什么事；
+
知道如何做事；
+
知道做事的依据；
+
用记录证实所做的事；
+
任何事都应形成循环（即PDCA模式）
a
12
2、受审核时,应保持正常的心态
+ 不怕出现不合格，发挥出最佳水 平；
+ 尽可能减少不合格，以提高认证 通过的可能性；
一、外审前的准备工作
6、各级人员应熟悉质量方针、质量目标、 各级人员岗位职责。
7、做好自查自纠工作，特别对以前发现 的不符合项应举一反三，保证各项工 作按ISO9001：2008要求实施。
关于外审准备及注意事项
关于SGS外审准备及注意事项为了迎接SGS认证中心来我司进行ISO/TS16949认证审核工作，尽量避免轻微不合格项的产生，绝对禁止严重不符合项，确保审核顺利通过，现将各部门各人员应准备及注意事项通知如下：1.文件与资料的准备1）各部门负责人必须熟悉本部门的ISO//TS16949体系文件与相关过程、要素2）所有文件是受控的状态，非受控、作废、旧版一律撤出现场，所有文件必须建立目录且为最新版本，具体参照《文件一览表》核对。
3.各办公桌、台、墙壁、门窗不能贴非受控版本的文件。
2.各种记录的整理1）各部门记录按照各部门ISO/TS16949实施要求与进展状况表的要求进行整理归档，确保记录易于检索，如有不完善的请及时补齐。
2）技术部请确认APQP\PPAP的资料是否齐全，是否及时更新。
3. 行政部需对照年度培训计划的要求对各部门的培训记录进行确认，并与部门确认培训的需求，制订2014年度培训计划并发放到相关部门，督促各部门按照年度培训计划的要求进行培训，并提交相关培训资料与试卷。
并且与培训履历表对应。
4）特定人员的的培训资料或证书准备齐全等。
5.员工满意度调查统计表完善及资料对应3.现场的整改1）.各部门务必在审核前将各部门的车间环境进行6S整理。
2）各种区域的文件按要求规划及标识。
3）各种区域用标识牌，标鉴、流转单、周转箱清楚标识品名、规格、日期、订单号、状态，数量等。
4.现场未受控的文件一律出现场，各种无受控的记录表单不要在现场使用4.人员1）所有人员必须理解本工序作业标准、质量方针、本部门的质量目标（KPI）2）新进人员都有入职培训记录、岗前、年度培训记录。
3）返修人员必须了解返修流程，修理后的产品流向及处理方式，返工现场需有返工作业指导书，所有返工、返修的产品需有重新检验的记录。
4）品管人员需正确使用校正的量测仪器，熟悉抽样计划及检验标准、理解X-R图、不良品处理流程、检验的依据以及检验报告按照控制计划及检验规范的要求按时填写报表等。
ISO9000外审工作准备和应对技巧
ISO9000外审工作准备和应对技巧ISO9000外审是指由第三方机构对企业的质量管理体系进行审核，以评估其是否符合ISO9000标准要求。
外审是企业保证其质量管理体系有效运行的重要手段，也是获得ISO9000认证的必要步骤。
为了确保外审顺利进行并取得理想的结果，企业需要做好充分的准备工作，并采取有效的应对措施。
本文将介绍ISO9000外审工作的准备和应对技巧，希望能为企业进行外审提供一些帮助。
一、外审前的准备工作1.确定外审范围和目标：在外审开始之前，企业需要明确外审的范围和目标，确定要审核的质量管理体系的范围和具体要求，确保外审的目标清晰明确。
2.制定外审计划：企业需要制定外审计划，包括外审时间、地点、人员安排等方面的安排，确保外审可以按照计划进行。
3.梳理质量管理体系文件：企业需要梳理质量管理体系文件，确保文件的齐全、准确、有效，便于外审人员对其进行审核。
4.进行自查和内审：在外审前，企业需要进行自查和内审，确保质量管理体系符合ISO9000标准要求，解决存在的不足之处，为外审做好充分准备。
5.做好外审人员的接待工作：企业需要提前准备外审人员的接待工作，确保外审人员在外审过程中可以顺利地进行工作。
6.做好沟通和协调工作：企业和外审机构之间需要密切沟通和协调，确保外审工作可以顺利进行，解决出现的问题。
二、外审过程中的应对技巧1.配合外审人员进行工作：企业需要积极配合外审人员进行工作，提供所需的信息和文件，并在外审过程中认真对待外审人员的提问和指导。
2.保持冷静和耐心：在外审过程中，企业需要保持冷静和耐心，不要因为外审人员的质疑和批评而激动或恼火，要以积极的态度面对外审。
3.准备充分的证据：在外审过程中，企业需要准备充分的证据，证明其质量管理体系符合ISO9000标准要求，确保外审可以取得理想的结果。
4.及时跟踪和记录外审过程：企业需要及时跟踪和记录外审过程中的问题和发现，及时解决疑点和纠正错误，确保外审工作可以顺利进行。
外部审核的注意事项
外部审核前应检查的工作1、各级人员是否了解质量环境方针、目标、指标；2、各级人员是否掌握以顾客为关注焦点的思想；3、各级人员是否知道本身工作的重要性以及和其他岗位的关系；4、各岗位是否知道自己的职责权限以及与本岗位相关的岗位的职责权限；5、是否还有没有发放和受控的文件；6、本部门的文件、图纸是否是最新版本，向文控中心交回作废的文件；7、文件是否摆放混乱，是否有该有的文件不能随时得到的情况；8、现场是否有非受控文件，与质量有关的非受控文件应从墙上取下，放在找不到的地方或销毁；9、所有人员是否清楚了解文件规定的工作内容并能够清楚回答；10、文件规定是否都严格得到执行（应逐条逐字研究），特别是一些平时不太注意的公共文件（如人力资源管理、文件管理、记录管理、纠正预防措施、管理评审、仪器校验）以及与本部门有关的其他部门文件，未得到执行的及时补齐；11、文件规定的记录是否按规定的表单填写并完整，是否有缺页、漏页，字迹清楚，按顺序摆放或装订成册，随时都能迅速查出（三分钟内）；12、工作现场物料、半成品、成品、设备、设施是否整齐，现场是否打扫干净，标识、检验状态是否清楚；13、生产现场的各种参数是否与文件规定一致；14、确认所有的检测仪器（量具）都是经过校验，精度满足检测要求；15、各种不合格品是否都按文件规定要求进行处理并有记录；16、所有客户意见调查、客户投诉、内部运作出现的不合格等是否采取纠正预防措施17、所有纠正预防措施是否分析原因，是否针对原因采取措施，审核前决定完成的纠正预防措施是否能彻底解决问题，保证不再发生，纠正预防措施是否得到验证；18、纠正预防措施是否能提供必要的证据支持，如培训记录、文件更改记录等。
外部审核注意事项1、组织准备--可准备欢迎布条或欢迎牌：“欢迎XXX公司XXX先生、XXX小姐莅临指导”；--确定召开首次会议和末次会议的会议室及审核员办公室的准备；--选定审核员的陪同人员，陪同人员的选定原则：熟悉准备去审核部门作业程序及相关文件规定，并且善于解说最好对ISO比较熟悉、负责推动的人员、内审员或主管担任；--审核员食宿、交通安排；--组织全体人员迎接审核，保证全体员工在岗。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
+ 谦虚，承认个别情形会存在某些 问题
+
不推卸责任。
a
22
12、在正式审核到来之前，怎样做 一下突出改善
+
对现场进行卫生整顿等清理工作；
+
保证现场使用的文件为有效版本；
+
每个部门进行自查自改；
+
每位员工对照文件，熟悉工作职责；
+
给每位员工适当减压，使员工有轻松
的心情迎接审核，才能发挥出最佳水
平。
a
的关系；
+
熟悉本组织的质量组织（质量责任人
、管理者代表等）；
+
熟悉实施ISO9000族国际标准的目的
及所实施的标准的基本知识。
a
31
谢谢！
a
32
员务必在场，直至审核结束。 4.2、各级人员应认真回答审核人员提出的问
题,切忌与审核员冲突,避免强辩,明显的错 误应谦虚接受。
a
4
一、外审前的准备工作
4.3、外部审核的每一位审核员，需安排一 位主陪审员。
4.4、对审核中的每一作业项目，需安排一 个人主答。
4.5、现场操作人员的筛选，要安排班、组 长在场。不熟练之人员可安排调班。
+
经审核员确认可以接受。
a
19
9、正式审核时审核员经常询问哪类 问题
+
你是做什么的？
+
你是如何进行工作的；
+ 有无记录证明你已正确地进行了 工作
+
你为什么要这么做？
a
20
10、回答审核员时的基本点
+
以文件为基础；
+
以质量记录为依据；
+
以实际情况来证明。
a
21
11、每一位员工回答问题时的心态
+ 自信，相信所做的绝大部分是正 确的
外审前的准备工作及 审核技巧
a
1
一、外审前的准备工作
a
2
一、外审前的准备工作
1、公司及各部门简介准备，欢迎牌制 作。
2、环境的整理，5S的加强，死角的清 理。
3、工作服、安全帽的着装要求，体现 公司的精神面貌。
a
3
一、外审前的准备工作
4、审核工作的配合: 4.1、审核期间，被审核部门负责人及工作人
+
尽快纠正不合格。
a
13
3、受审核方在审核中的角色
+
2:8规则
+ 20%听问题，听懂了才能回答对；
+ 80%回答问题，回答时要谨慎。
a
14
4、先确定了解问题后再回答
+ 认真听，听不懂必然会回答不准 确
+ 不懂就问，审核员会换一个角度 询问
+
一定搞清楚所问问题。
a
15
5、受审核时,回答问题的基本原则
5.4、各种记录均应加以签名确认，尤其 是质量记录。
5.5、电脑打印的质量记录，有打出姓名 者，亦需签名或盖章。
a
7
一、外审前的准备工作
5.6、表单记录内容的空白处要划记“/” 或盖“空白”章。
5.7、不能剪贴，最好不要用涂改液涂改。 5.8、确保表单记录的完整性，尤其是需
要做持续追踪的记录。
a
8
23
三、ISO9000质量管理体 系外审各级人员 基
本要求
a
24
1、在审核前对最高领导有什么要求
+ 了解质量方针的内涵； + 了解质量目标及其实施方法和实施情况； + 了解本组织各部门的职责和重要的接口方
式； + 了解本组织质量体系的基本情况； + 了解本组织的质量工作状况
a
25
2、在审核前对管理者代表有什么要 求
+
依据文件回答问题；
+
依据实际情况回答问题；
+
紧紧围绕提问，不要扯太远；
+
语言简单明了；
+ 不要假设审核员不懂技术问题，
审核员的视点是整个体系。
a
16
6、回答问题时就注意哪些
+
只说自己的事，不说别人的事；
+
只说该说的事；
+
用证据说明问题；
+
自信而又不失谦虚；
+
多解释，不争论；
+
有误解时把解释权让给更明白的人（
最好是上司）。
a
17
7、回答问题时应避免出现
➢
不懂装懂；
➢
说别人的事；
➢
所说的不符合事实；
➢
谋求帮助；
➢
对其他部门或人员进行诋毁；
➢
争论不休不礼貌，可能会导致不好的
结果
a
18
8、在审核进行过程中如何采取纠正 行动
+ 力争在审核组离开前纠正不合格
+
当天提出，尽可能当天纠正；
+
自己提方案，自己纠正；
文件；
+
熟悉本部门与相关部门的工作接口；
+
熟悉对下属的工作要求；
+
熟悉对本部门的质量工作情况
a
27
4、在审核前对文件管理人员有什么 要求
+
熟悉所管理的文件的范围；
+
熟悉文件管理程序；
+
熟悉文件修改情况；
+
熟悉文件的归档；
+ห้องสมุดไป่ตู้
随时拿出所需的文件。
a
28
5、在审核前对重要岗位，关键工序 的工作人员有什么要求
a
5
一、外审前的准备工作
5、审核时尽可能提供之前一个月的记录,并 准备三个月内的记录,以便追踪时审核。
5.1、对文件和记录进行归档，以便于调取。 确保各部门的文件和资料可随时找到。
5.2、检查文件的修订与记录之间的符合性、 配合性、修订之日起记录的相应改变。
a
6
一、外审前的准备工作
5.3、任何修改或涂改要有签名或盖章及 修改记录。
+ 熟悉质量体系文件的细节和本组织的质量体系； + 了解相关的其他文件（如技术文件）； + 熟悉质量方针、质量目标及部门的工作职责； + 熟悉内部质量审核和管理评审的情况； + 熟悉本部门的质量工作情况
a
26
3、在审核前对部门领导有什么要求
+
了解质量方针、质量目标；
+
熟悉本部门的质量职责和相关的质量
一、外审前的准备工作
6、各级人员应熟悉质量方针、质量目标、 各级人员岗位职责。
7、做好自查自纠工作，特别对以前发现 的不符合项应举一反三，保证各项工 作按ISO9001：2008要求实施。
a
9
一、外审前的准备工作
8、对审核员可能会问到的问题，资 料应事先准备好，或随身携带。
9、对自己本职工作的要求，应熟悉 并描述重要的参数、数据。
+
熟悉岗位职责；
+
熟悉依据的规范、程序等；
+
熟悉使用的工具、设备等；
+
熟悉使用的统计方法；
+
经过培训，持证上岗。
a
29
6、审核前对一般工作人员的最基本 要求
+
熟悉本岗位职责；
+
熟悉从事工作所依据的文件；
+
熟悉工作中需作的质量记录；
+
熟悉工作接口；
a
30
6、审核前对一般工作人员的最基本 要求
+
熟悉本组织的质量方针及和自己工作
a
10
二、质量管理体系外审 注意事项
a
11
1、受审核时，每一位员工必须要做到的
+
知道应做什么事；
+
知道如何做事；
+
知道做事的依据；
+
用记录证实所做的事；
+
任何事都应形成循环（即PDCA模式）
a
12
2、受审核时,应保持正常的心态
+ 不怕出现不合格，发挥出最佳水 平；
+ 尽可能减少不合格，以提高认证 通过的可能性；