《秘书实务》思考题和案例分析参考答案(第九章)(编辑定稿)

第九章谈判事务
思考题及参考答案
1.为什么说“谈判事务已经成为当代秘书工作的一项常规业务”？
答：在市场经济环境下,谈判是各级各类组织经常性的公务活动。

在频繁的对外对内经济来往中,既需要经常运用谈判这一手段来推销商品,采购原材料,引进人才、资金、技术、设备,广泛开展经济技术协作,也要经常运用谈判来解决越来越多的利益冲突和经济纠纷,谈判在企业经营活动中的作用越来越重要。

谈判是市场经济条件下普遍存在的社会行为,是现代领导一项经常性的公务活动。

作为领导的参谋和助手，秘书要为领导的谈判提供良好的服务,承担谈判的具体事务，经常直接参加领导的谈判活动。

有时秘书还在领导的授权下作为本方的主要代表直接参加谈判。

谈判事务已经成为当代秘书工作的一项常规业务。

因此秘书有必要掌握谈判的基本知识，熟悉谈判的一般程序，以便更好地发挥秘书在谈判中的作用。

2.谈判应该坚持哪些原则？说说这些原则的具体含义。

答：（1）客观性原则，即参加谈判的各方应该尊重客观事实,服从客观真理,而不能凭自己的意志和好恶而主观用事。

谈判各方都应该以诚相待,摆事实,讲道理,不弄虚作假欺骗对方。

（2）求同存异原则，即谈判各方应该努力寻求各方意见或利益的共同点或相容点,并就已经取得一致或谅解的内容达成协议,允许保留无法弥合的分歧。

如果坚持一定要在讨论的所有事项上都取得一致,许多谈判就很难达成协议。

（3）公平竞争原则，即参加谈判的各方在谈判中的地位应该平等,讨论问题应遵循公平合理的标准,不得以强凌弱,不得强加于人。

（4）互利原则，即任何谈判都应追求双赢结果,谈判的任何一方在维护本方利益的同时,必须考虑其他各方的利益。

3.一次正规商务谈判的大致程序如何？各阶段有哪些秘书工作？
答：第一阶段：谈判前的准备阶段。

主要工作有：收集谈判信息、确定谈判目标、安排和审议谈判议程、设计谈判对策、组织谈判班子、选择和安排谈判地点。

第二阶段：谈判进行阶段。

主要工作有：开局、摸底、磋商（主要活动有报价、讨价还价和议价）以及让步。

第三阶段：谈判完成阶段。

主要工作有：回顾分析、拟订谈判协议、签订协议或合同、谈判工作总结。

4.什么是谈判文书？谈判文书有哪几种基本类型？
答：狭义的谈判文书指谈判最终形成的书面协议。

它既是衡量谈判成功与否以及谈判取得成果大小的唯一依据,又是约束双方行为的唯一法律依据。

广义的谈判文书则指整个谈判过程中(包括谈判准备阶段)所产生的一切文字材料。

根据谈判性质的不同,谈判协议书大致可分为公报类、协约类和合同类三大基本类型。

5.为什么谈判必须作详细记录？
答：（1）谈判记录是起草谈判最终协议的基础。

（2）谈判记录是本方在谈判间隙分析对方意向和战术,以确定下一步对策的依据。

（3）谈判记录反映谈判原过程,是总结谈判经验不可缺少的原始材料；对于一些重要谈判来说,它还是重要的档案材料。

案例分析及参考答案
阅读下面的案例，回答后面的问题。

中方某公司向韩国某公司出口丁苯橡胶已1年，第2年中方又向韩方报价，以继续供货。

中方公司根据国际市场行情，将价格从前1年的成交价每吨下调了120美元(前1年1200美元/吨)。

韩方感到可以接受，建议中方到韩国签约。

中方人员一行二人到了韩国首尔该公司总部，双方谈了不到20分钟，韩方
人员说：“贵方价格仍太高，请贵方看看韩国市场的价，3天以后再谈。

”
中方人员回到饭店感到被戏弄，很生气，但人已来首尔，谈判必须进行。

中方人员通过有关协会收集到韩国海关丁苯橡胶进口统计，发现从哥伦比亚、比利时、南非等国进口量较大．中国进口也不少，中方公司是占份额较大的一家。

价格水平南非最低但高于中国产品价。

哥伦比亚、比利时价格均高于南非。

在韩国市场的调查中，批发和零售价均高出中方公司现报价30％～40％，市场价虽呈降势，但中方公司的给价是目前世界市场最低的价。

为什么韩方人员还这么说?
中方人员分析，对方以为中方人员既然来了首尔，肯定急于拿合同回国，可以借此机会再压中方一手。

那么韩方会不会不急于订货而找理由呢？
中方人员分析，若不急于订货，为什么邀请中方人员来首尔?再说韩方人员过去与中方人员打过交道．有过合同，且执行顺利，对中方工作很满意，这些人会突然变得不信任中方人员了吗?从态度看不像，他们来机场接中方人员，且晚上—起喝酒，保持着良好气氛。

通过上述分析，中方人员共同认为：韩方意在利用中方人员出国心理再压价。

根据这个分析，中方人员决定在价格条件上做文章，首先，态度应强硬(因为来前对方已表示同意中方报价)，不怕空手而归。

其次，价格条件还要涨回市场水平(即1100美元/吨左右)。

再次，不必用两天给韩方通知，仅1天半就将新的价格条件通知韩方。

在1天半后的中午前，中方人员电话告诉韩方人员：“调查已结束，得到的结论是：我方来首尔前的报价低了，应涨回去年成交的价位，但为了老朋友的交
情，可以下调20美元/吨，而不再是120美元/吨。

请贵方研究，有结果请通知我们。

”
韩方人员接到电话后1小时，即回电话约中方人员到其公司会谈。

韩方认为：中方不应把过去的价再往上调。

中方认为：这是韩方给的权利，我们按韩方要求进行了市场调查，结果应该涨价。

韩方希望中方多少降些价，中方认为原报价已降到底。

经过几个回合的讨论，双方同意按中方来首尔前的报价成交。

这样，中方成功地使韩方放弃了压价的要求，按计划拿回合同。

(1)分析上述谈判中的各项构成要素。

答：本谈判是典型的双边谈判。

它由以下几个要素构成：首先中方某公司和韩国某公司都是谈判主体，谈判内容即丁苯橡胶的进出口贸易，具体议题主要在丁苯橡胶的价格问题上。

我方的谈判目的是以来首尔前的报价出口丁苯橡胶，而对方的谈判目的则是以较低的价格进口丁苯橡胶。

谈判的结果是以双方基本满意的价格成交，达到了双赢的预期效果。

(2)中方谈判人员在谈判过程中，运用了哪些谈判的原则？
答：在这个案例中，中方谈判人员之所以能够成功，主要是他们在谈判中贯彻了以下原则：
a.目标原则：在中方人员赴韩之前，就设定了与韩方交涉的目标，即将价位从前1年的成交价每吨下调了120美元（前1年1200美元/吨），这就为进一步谈判设定了方向。

b.客观原则：在中方人员到达韩国以后，又作了相关的调查，了解了市场信息，在尊重客观事实的基础上，中方在谈判中做出了正确的决定。

c.弹性原则：中方的可接受的最低价位是1000美元/吨，即比前一年下降120美元/吨，但经过调查，中方决定可以下调20美元，而不再是120美元。

d.互利原则：在经过几个回合的讨论后，中韩两方都同意将价位定在1080
美元/吨，这个决议，对双方的发展都有益处。