文件控制程序及表格
文件控制(表格模板、doc格式)
文件制定、校对、审批、发行
※要输入到电脑中的数据：
序号
输入的数据
数据类型
最大可能长度
备注
1
部门名称
字符
20
下拉选择
2
文件编号
字符
12
ISO人员点“校对”选项时，系统自动根据文件类别生成文件编号：公司英文名（AUSSCO）+斜杠“/”+文件类型(2位)+流水号(3位)，如：AUSSCO/QM001
“文件校对”操作界面见附件A0004（2）；
ISO人员进入此操作界面时，当前界面需显示所有未校对的文件，用户可选择查询、输入查询条件后检索，显示指定条件的文件。在当前显示页面中，双击对应的文件所在行进入界面附件A0004(1),点修改，修改完成后，点选“校对”选项，选择审核文件的人员（注：审核人员选项预设工厂经理/厂长级人员，选择后的审核人员名字显示在其下方的框中），OK后点“保存”按钮即可。
数字
11
系统自动生成流水号：日期(8位)+流水号(3位)，如:20080808001
9
校对/日期
字符/日期
8/8
校对后点选“□”以“√”显示，其后系统自动生成校对人的名字，校对日期
10
审核/日期
字符/日期
8/8
审核时点选“□”以“√”显示，其后系统自动生成审核人的名字，审核日期
11
核准/日期
字符/日期
5
修改
发行后的文件修改，修改后的文件须再次校对、审批、发行
在教材中要呈现很多细腻的生活场面和真实案例。然而教材中的范例只是一种提示，它并不是唯一的或最好的。因此，老师要通过这些提示去整体把握教材，既可以利用这些范例丰富学生的认知和情感体验，又可以根据自己的教学需要进行隔离的取舍。或适当加以拓展！虽然是《思品与社会》界面描述
文件和资料控制程序(9个记录表格)
A) 文件需更改、修订时，文件编写部门提出《文件制修订申请表》，经部门经理/总监 或以上职位人员核准后，由原制修订部门职位承办人参照“文件标准格式”修订内容， 确定文件版次号，联同《文件制修订申请表》呈交相关责任人员审批，审批权限见第 四条；
B) 文字错误，而不影响实质文义时，则直接由各制修订部门在文件上更改签章后，一并 纳入下次新版修订内容之一。
70保存期限71封面标准格式???????????rsa0001二年72发放范围及修改记录标准格式????rsa0002二年73正文标准格式???????????rsa0003二年74文件制修订申请表?????????rsa0004二年75文件废止申请表??????????rsa0005二年76文件收发记录表??????????rsa0006二年77受控文件最新版一览表???????rsa0007二年78受控文件遗失报告表????????rsa0009二年编制审核批准日期a0文件编号hjop001998081封面标准格式附录一82发放范围及修改记录标准格式附录二83正文标准格式附录三84文件制修订申请表附录四文件废止申请表附录五86文件收发记录表附录六受控文件最新版一览表附录七88文件销毁申请表附录八受控文件遗失报告表附录九编制审核批准日期记录编号
6.1.5 文件版次号（包括表单格式版次号以 A、B、C……26 个英文字母编列 ） A) 首版一律为：文件版次号：A0 或格式版次：A0 B) 每修订一次，顺次提升版本/版次号，如：第一次修订，版本号：A1；第二次修订， 版本号：A2；…… C) 所有文件修改 5 次后换版,（质量手册换版参照《质量手册》中的规定）
文件控制程序含表格
文献控制程序（IATF16949/ISO9001-/ISO14001）1.0目的1.1 为了规范公司的文献管理体系，确保与产品或服务有关的管理体系文献或资料的符合性、适宜性和有效性，避免作废文献或资料的非预期使用，特拟制本程序。
2.0合用范畴2.1 公司全部与产品或服务有关的管理体系文献、资料、图纸、电子文档等，涉及外来文献。
3.0定义3.1一级文献：手册类文献。
该类文献是针对某项管理而制订的大纲性、根本性文献。
3.2二级文献：程序类文献。
该类文献是针对某项管理和作业而规定的工作过程和次序，它是对手册类文献的支持。
3.3三级文献：分技术文献、管理规定、外来文献三类。
技术文献含工位作业指导书、工艺参数、检查原则、操作规程、图纸、材料清单等；管理规定含二级程序文献引出的作业指导、各部门制订的规章、规定、制度类。
外来文献含各类公司同意采用的国际、国家、部级、行业、地方的原则、法律法规和客户或供应商提供的文献等。
3.4四级文献：统计、表格、联系单等。
3.5外发文献：指公司向客户、供应商或者其它单位发放的公司内部使用的文献。
4.0重要职责与权限4.1总经理：负责质量手册的审核和同意。
4.2管理者代表：负责手册编制、程序文献、外来文献和外发管理类文献的同意。
4.3行政部：负责公司文献的统一管理，并进行编码、保管、分发、回收、控制等工作，对各部门的文献管理工作进行稽核与监督。
4.4各职能部门：负责各部门程序文献的编制，及三级、四级文献的编制和审批。
4.5各部门文员负责本部门的文献管理，文献管理应根据本部门的文献特点对其进行定时整顿和归档，归档后的文献应选择适宜的方式对其进行分类、标记和保管，方便于查阅。
5.0作业流程图（参考附件）6.0流程内容6.1文献的拟制、会签、审核与核准6.1.1文献编写规定。
6.1.1.1受控文献的格式不作统一规定，但必须包含下列内容：文献名、文献编号、文献版本、生效日期、制订人、审核人、同意人。
文件控制程序(含表格)
文件控制程序（ISO9001/14001：2015）1 目的1.1为有效控制公司各类文件的发行和控制，确保所有文件在需要现场都能得到有效的版本。
2 范围2.1适用于公司所有质量/环境管理体系文件、技术/工程资料文件、外来文件等文件资料的管理控制。
3 职责3.1文控中心（DCC）：负责各类文件的受控、发放、回收、监督管理及各部门文件使用情况的稽核；3.2各部门：负责各类相关文件的编制、审核、批准和申请发放，负责受控文件的接收、使用和保管，并对现场使用的各类文件进行保护和防护。
4 定义4.1体系文件：含质量/环境管理手册、程序文件、作业流程、操作规程、管理办法、作业指导书、QIP、PI、控制计划、注塑/丝印/喷涂参数记录表等；4.2技术类文件：含产品图、模具图、产品规格书、BOM、ECN、等；4.3外来文件：客户图纸、CQA、客户检验标准、客户要求、承认书、客户检验报告…等客户资料；质量/环境方面标准、法律法规；设备说明书等。
5程序5.1 公司代码/部门代码/文件性质代码/文件系列号◆公司代码：公司代码表公司名称公司代码深圳市XX电子有限公司YDE◆文件性质代码：文件性质代码表文件类别代码文件类别代码文件类别代码质量环境手册QEM 包装指导书PI 客户品质保证/外来CQACQA程序文件QP 物料清单BOM 生产参数表PDS 工作流程/作业指引/操作指导书WI 工程变更通知ECN质量检查计划QIP 控制计划CP产品图纸DWG 管理规则ROM◆部门代码：部门代码表Department 部门名称DepartmentCode部门代码Department部门名称DepartmentCode部门代码Director 董事GMAssistance GeneralManager副总经理AGMDesign Department DS Molding Department MD设计部注塑部NPI Department NPI NPISpray PaintingDepartment喷涂部SPMarketingDepartment 市场部MKQuality AssuranceDepartment质保部QAPurchase Department 采购部PUTooling RoomDepartment模具部TRPlanning Department 策划部PDStorage仓库SRHR Department 人事行政部HRFinance Department财务部FIN◆文件系列号：文件系列号系列号用途系列号编号范围同类文件系列中，用于区分不同文件之后缀编号01~ 99 或 001~ 999 5.2 文件编号规则文件编号规则表文件等级文件类型编号方式一级文件质量/环境管理手册YDE-QEM-XX（公司代码 + 手册代码 + 系列号）二级文件程序文件YDE-QP-XX（公司代码 + 程序文件代码 + 系列号）三级文件作业流程、操作规程、管理办法、作业指导书、控制计划QIP、PI、BOM、ECN、图纸、PDS等YDE-YY-WI-XX（公司代码 + 部门代码 + 文件代码 + 系列号）记录/表格各部门的各类表单/表格/报告YDE- YY - FM -XX（公司代码 +部门代码+ FM + 系列号）外来文件外来图纸、CQA、客户规格、客户其它要求等EL-YY-ZZ-XX（EL + 部门代码 + 文件代码 + 系列号）5.3 文件编制/审批权限文件编制/审批权限表文件类别代码编制审核批准会签质量环境手册QEM 管理者代表——董事——程序文件QP 部门主管/经理管理者代表董事/副总经理——工作流程/作业指引/操作指导书WI部门主管/工程师/授权人员编写人直属上司部门经理/主管——质量检查计划QIP 质保工程师直属上司质保经理/主管质保/项目。
实验室文件和资料控制程序(含表格)(参照模板)
文件和资料的控制程序1．目的：对与本实验室质量管理体系相关文件进行控制，确保各相关场所得到有效版本，并确保组织质量管理体系相关文件得到正确的使用。
2．范围：适用于与质量管理体系相关文件和资料的控制。
3．职责：3．1主任负责批准发布质量手册（含质量方针及质量目标）；3．2技术负责审核质量手册（含质量方针及质量目标）；3．3技术负责人审核质量管理室分程序文件，质量负责人负责审核管理部分程序文件；3．4各部门负责本部门相关文件的编制、使用和保管；3．5质量管理室总体负责组织质量体系相关文件的制订、编号、保管等管理工作和定期评审。
4．程序：4．1文件分类4．1．1第一级文件：质量手册（含质量方针、质量目标）。
4．1．2第二级文件：程序文件。
4．1．3第三级文件：作业指导书及各类检测标准、规范，与质量管理体系相关的外来文件，各种质量记录、技术记录文件。
4．2文件编号4．2．1质量手册编号：GYDS-QM-××（××表示版次，手册中各章以章节号区分），例如：GYDS-QM-01表示组织质量手册第一版。
4．2．2程序文件编号：GYDS-QP-××（××表示顺序号），例如：GYDS-QP-05表示组织编制的第5个程序文件。
4．2．3作业指导书、规范、制度编号：GYDS-QI类型-×××（×××为顺序号）。
4．2．4各程序文件后所附质量记录的编号：GYDS-QR-×××（×××为顺序号）。
其它质量记录可不编号,而以其名称作为标识.4.3 文件的制定与审批4.3.1质量负责组织编写《质量手册》，技术负责审核，实验室主任批准。
4.3.2质量负责组织编写和审核管理类程序文件，实验室主任批准。
4.3.3技术负责组织化学分析室编写和审核技术类程序文件，实验室主任批准。
文件控制程序
更改历史
页码
第3页，共5页
七、作业说明：
（一）文件编写格式的各项说明如下： 1.格式内容：
（1）目的：说明该程序文件执行的目的；
（2）范围：说明该程序文件执行时所涵盖的内容； （3）参考文件：列出可当程序文件参考的文件；
（4）权责：说明与程序文件有关的执行单位的责任；
（5）定义：说明该程序文件需特别说明的名称所代表的意义；
（6）流程图：绘出作业流程是使阅读者能由图而得知整个作业流程；
（7）作业说明：详细列出完成此程序所需的步骤，必须详细说明其作业内容,使员工能通过阅读此程序而了解该项工程；
文件制订/修订/废止
文件编号
权责人员审查
总经理核准
颁布
记录、控制 回收旧文件
分发
修订/废止
销毁
OK
NG
OK
NG。
文件控制管理程序文件
文件控制管理程序文件XXX文件控制管理程序目的：本程序旨在对与质量体系相关的文件进行控制管理，确保使用的文件均为有效版本。
范围：适用于本公司与质量体系相关文件的控制管理，包括电子媒体的文件。
职责：总经理负责质量手册的批准和发布；管理者代表负责除质量方针目标、质量手册以外的批准及发布；各部门主管负责本部门编制和提供的文件的审核；各部门经办人员负责各类文件的编制、收集（包括外来）文件和统计，并指定兼职资料员，负责保管好本部门收到的文件，做好文件清单的记录；行政办公室负责文件的文档登记、保管、借用、更改、回收和销毁（包括外来文件）等管理工作。
工作程序：1.行政办公室负责制订文件控制管理程序，相关部门程序要求实施；2.文件控制的流程：起草或更改文件→指定授权部门→文件审核→授权部门负责文件批准→文件归档→办公室负责文件发放→使用部门或使用者按规定评审、修订、申请。
文件分类：1.质量手册：是本公司质量体系描述的纲领性文件；2.程序文件：是本公司各过程中，质量的作业技术活动应遵循的途径和方法；3.其他管理性和技术性文件（第三层次文件）：如管理性的有规章制度、管理办理、各种管理标准、工作计划、记录和报告的表示等；技术性的有产品图纸、产品标准、工艺文件和标准、检验和检测规范、作业指导书、操作法规等；4.外来文件等：国标、国家和行业的标准、国家和地方的法律法规、适用法规和标准，顾客提供的工程规范等，被本公司收集引用的文件。
文件编写导则：1.本公司的各类文件都必须有标题、编号、拟（编）写人、审核人、批准人的签名方为有效；2.文件必须要有版本、修改码和目录及最新状态清单；3.外来文件被采用必须要经过审核和批准。
作废回收处理是一个重要的环节，需要在部门或办公室内进行。
在此过程中，必须得到部门领导的认可签名，以确保流程的顺畅。
文件控制管理程序的版本为A，共14页。
在5.4.2中规定，质量手册和程序文件由管理者代表组织编写，其中质量手册由管理者代表审核，总经理批准。
制造业ISO9001体系文件001文件控制程序-B2版(附表单)
版次：B文件控制程序编制审核批准****年**月**日发布****年***月**日生效1.0 目的为了规范与产品质量管理有关的文件（含资料）及公司管理制度类文件的管理，确保在所有场所均使用质量管理文件及管理制度类文件的有效版本。
2.0 适用范围适用于与公司质量管理有关的所有文件、资料控制；适用于公司管理制度类文件的管理。
3.0 定义/术语3.1 受控文件受控文件：受更改控制的文件。
该类文件必须在回收旧版本文件后，才能发放新版本文件，保证各使用现场得到的文件是文件的有效版本。
3.2 非受控文件不受更改控制的文件，文件发出后如果原版文件发生更改，非受控文件不受影响，可以不收回，不换新。
3.3 质量手册本公司产品质量管理活动的总规范。
对内是管理法规；对外是满足顾客要求和第三方审核的依据。
它是质量管理体系第一层次文件。
3.4 程序文件描述产品质量管理活动（通常是跨职能部门活动）基本途径的文件。
它是产品质量管理体系第二层次文件。
3.5 作业文件为产品质量管理体系有效运行所要求的其他管理性文件，它通常规定或记录了开展某一产品质量管理活动的具体方法，或某一职能部门如何进行活动。
它是产品质量管理体系第三层次文件。
3.6 外来文件与产品管理有关的法律法规、与产品管理和过程有关的标准和规范、来自顾客、相关方或其他场所的标准、图样、图片、验收准则等。
3.7 管理制度文件用于规范各个管理层级、管理部门、管理岗位的职能范围、拥有的职权和承担的责任，明确各项管理业务的工作要求、程序和方法，且具有长期适用的规范化管理文件。
4.0 职责4.1 企业管理部：负责管理制度类文件的审核、发布；4.2 质量管理部：负责质量管理体系类文件及管理制度类文件的归口管理；4.3 研发中心：负责产品标准、产品设计类文件的归口管理；4.4 工艺中心：负责各类工艺标准、工艺布置图、工装设计技术文件、工艺明细表、作业指导书等工艺文件的归口管理；4.5 生产设备管理部：负责生产设备类管理文件的归口管理；4.6 安全保障部：负责特种设备类文件的归口管理；4.7 质量相关部门：负责质量类文件的归口管理；4.8 各职能部门：负责本部门管理文件的归口管理；4.9 信息中心：负责弱电工程控制文件、信息化系统管理控制文件的归口管理。
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一、文件控制程序1、目的对文件进行控制，确保各有关场所及时得到和使用有效版本的文件。
2、合用范围合用于与食品安全、质量、环境管理体系有关的文件的控制。
3、职责3.1 总经理负责手册和程叙文件的批准、发布。
3.2 管理者代表(兼食品安全小组组长)负责手册和程叙文件审核，负责组织有关人员对现有文件进行评审。
3.3 文控中心负责所有受控文件的发放、回收、销毁及原稿的保存。
3.4 各部门相关文件的编制和使用保管，部门负责相关文件的批准。
4、工作程序4.1 新文件的编号4.1.1 管理者代表根据《文件编号、版本变更、部门代码、文件分发编号管理规定》对手册、程叙文件进行编号。
4.1.2 其他文件，由文件编制者从部门文件管理员处取得文件号 (文件取号参照《文件编号、版本变更、部门代码、文件分发编号管理规定》)。
4.1.3 取号时应填写“文件取号登记表”记录文件名及文件号。
4.2 文件的编写4.2.1 手册和程叙文件由管理者代表组织编写。
4.2.2 食品开辟部负责编制技术文件，包括技术标准、采购规范、工艺文件。
4.2.3 食品安全小组负责编制PRP ，OPRP ，HACCP 计划，其他管理文件、作业指导书由相关部门组织编写。
4.2.4 同一类文件刊头、刊尾、封面的编写格式要统一，内容格式不作统一要求。
4.3 文件的审批4.3.1 手册、程叙文件由管理者代表审核、总经理批准；PRP ，OPRP ，HACCP 计划由食品安全小组中指定的成员审核，食品安全小组组长批准。
4.3.2 技术文件由食品开辟部主管工程师审核，经理批准。
4.3.3 检验规程由品管部经理负责审核、批准。
4.3.4 其他部门级管理文件、作业指导书由相关部门负责人负责审核、批准。
4.3.5 公司级管理文件由总经理批准。
4.3.6 文件在送审的同时需填“文件分发清单”以确定分发部门，并由此文件的审批人负责审批“文件分发清单”。
4.4 文件的发放4.4.1 受控文件原稿在提交给文控中心前，送交人应对文件进行以下确认：a) 是否进行有效的批准？b) 可不是、文件号、版本号、页数是否完整？如有不完整的情况时，退回编写人进行修正。
受控文件的范围见《受控文件的范围规定》。
4.4.2 将文件连同“文件分发清单”提交文控中心，文控中心将收到的文件原稿做好编目登记，填写“文件归档编止清单”。
4.4.3 文控中心文件管理员根据“文件分发清单”的总份数进行复印，在复印文件上加盖“受控文件”印章。
4.4.4 文控中心文件管理员把文件分发给有关部门，并要求文件领用人在“受控文件分发回收记录”上签收。
4.4.5 受控文件的原稿存放在文控中心指定位置。
4.4.6 当需使用文件的人员未放你一马文件时，不得随意借用其他人的文件，应填写“文件领用申请表”，经部门负责人及管理者代表批准后，到文控中心办理领用手续。
公司内不得使用未加盖“受控文件”印章的受控文件复印件，一经发现，由文控中心收回，并追究其责任。
4.4.7 当文件使用人将文件丢失后，应填写“文件领用申请表”申请补发(应在“文件领用申请表”中做出丢失原因的说明)。
文控中心在补发文件时应赋予新的分发号，并在“受控文件分发回收记录”是注明丢失文件的分发号作废，必要时将作废文件的分民号通知各部门，防止误用。
4.5 文件的以旧换新4.5.1 结于使用过程中损坏的文件，文件使用部门可用损坏的旧文件到文控中心换取新文件。
4.5.2 以旧换新的文件，文控中心文件管理员要在“受控文件分发回收记录”上做好登记，并注明原因。
新文件的分发编号和旧文件的分发编号相同。
4.6 文件的更改4.6.1 文件需更改时，应填写“文件更改通知单”说明更改原因。
4.6.2 “文件更改通知单”及更改后文件的审批应由原审批部门进行。
4.6.3 文件更改批准后，由相关部门负责人实施更改。
更改后的文件连同“文件更改通知单”交文控中心。
文控中心文件管理员按“受控文件分发回收记录”的名单发放修改后的文件及“文件更改通知单”，同时回收作废的旧文件。
文件更改完成之前，可先发“文件更改通知单”。
4.7 文件的换版文件经多次更改 (修改状态从0 到9 时) 或者文件需进行大幅度修改时应进行换版，原版次文件作废。
4.8 文件的作废作废的文件由文控中心文件管理员按“受控文件分发回收记录”收回并记录。
作废文件原稿加盖红色“保留之作废文件”印章后保存于文控中心，不作销毁。
其余作废由文控中心统一销毁。
4.9 文件的管理4.9.1 文件应有序地存放以便于存取和查阅。
4.9.2 不得在受控文件上乱涂乱画，不得私自外借，确保文件的清晰、整洁和完好。
4.9.3 公司运作方式以及外部法律、法规及变更时，应及时更改相应文件。
4.9.4 借阅文件时，应经文件所在部门负责人批准。
借阅者应在指定日期归还文件。
到期不归还，由文件所在部门负责收回(借阅时需填写“文件借阅登记表”)。
4.9.5 文控中心负责在每次内部审核前全面检查各类在用文件有效性，发现问题及时处理。
4.10 外来文件的控制4.10.1 作为开辟、采购、生产检验等依据的各类外来文件(包括法律法规)，由相关部门经理进行审查。
审查批准后交由文控中心登记、编号、发放。
发放时加盖“外来文件”印章。
4.10.2 文控中心保存外来文件原稿，借阅时需填写“文件借阅登记表”。
4.10.3 为个来文件的有效性，各部门经理应与有关主管部门的联系，并在每年的管理评审前，由管理者代表组织各部门经理对外部文件的有效性进行审查。
4.10.4 法律法规等外来文件的进一步控制，详见《法律法规与其他要求控制程序》。
4.11 发外文件的控制4.11.1 发外文件必须由管理者代表批准后方可发外(采购部发给供应商的文件除外)。
4.11.2 提供给供应商和认证机构的受控文件(如提供给外协厂的抚摩规范、提供给认证机构的管理手册等)，提供部门应做好发放登记(填写“文件外发记录”)及更改、作废的记录。
4.11.3 提供给客户的文件，不加盖受控印章，不做更改(换)控制，但需做好发放记录。
4.12 文件的评审每年管理评审前或者根据需要适时对使用中的文件进行评审(评审时应填写“文件评审表”)，必要时予以修订。
5、支持性文件5.1 《文件编号、版本变更、部门代码、文件分发编号管理规定》5.2 《受控文件的范围规定》5.3 《技术文件编号规则》5.4 《法律法规与其他要求控制程序》6、记录6.1 文件取号登记表6.2 文件分发清单6.3 文件归档编目清单6.4 受控文件分发回收记录6.5 文件领用申请表6.6 文件更改通知单6.7 文件评审表6.8 文件借阅登记表6.9 文件外发记录编制/日期：____________ 审核/日期：____________ 批准/日期：____________文件类别：序号文件号文件版本文件名入库时间归档位置注：必要时每半年更新一次。
文件名：序号发往部门版号分发编号分发日期发放记录发放人收领人回收签回NO.___________文件名：年 月 日修改条款 (页、行)需同时更改的文件：文件编号批准： SQE/COP01-06-A评审类别：文件的年审( )其他审查( ) 文件编号/名称不需修改( ) 需修改( ) 无效版本( ) 不需修改( ) 需修改( ) 无效版本( ) 不需修改( ) 需修改( ) 无效版本( ) 不需修改( ) 需修改( ) 无效版本( )审查日期： _______________ 审查人： _________________版序变化 修改前 修改后文件编号：更改实施日期： 修改原因：NO.__________ 审查结论版序变化(x 版→x 版)SQE/COP01-07-A修改内容共 页第 页修改前修改后版本号编制：审核：文件号文件版本文件名借阅人借出约定归还日期借出经办人归实际归还日期外单位名称：传真：电话: 联络人：序号文件号文件名称版本分发编号发送日期发出页数经手人回收日期回回借阅日期式二、记录控制程序1、目的规范记录的管理，客观、真实、准确地反映食品安全、质量、环境活动和食品安全、质量环境管理体系的有效运行，为活动的可追溯性经及采取改进、纠正和预防措施提供依据。
2、合用范围本程叙文件合用于与食品安全、质量、环境管理体系有关的所有记录。
3、职责3.1 公司各级负责人负责相关记录的编制、处理的审批。
3.2 各部门负责相关记录的编制、填写、采集、保存、归档、移交、处理。
3.3 管理者代表(食品安全小组组长)负责监督、审查记录控制的实施情况。
3.4 记录的填写人员，对所记录的每一个数据、文字负责。
4、工作程序4.1 记录的范和形式4.1.1 记录是记载所实施的食品安全、质量、环境活动或者取得成果的客观证据。
记录既包括了本单位产生的内部记录，也包括接收的外部记录。
4.1.2 记录可以是表格、图表、报告、磁带、磁盘、照片等形式。
4.2 记录样式的和审批4.2.1 各部门根据工作需要，可自行编制记录样式的草案。
编制时，应按《文件编号、版本变更、部门代码、文件分发编号管理规定》给记录样式惟一的编码。
4.2.2 新编制的记录样式，需经部门负责人/公司主管领导审批。
(可与文件一同审批。
单独审批时，采取在背面签名的方式进行。
)4.3 记录样式的发放与更改4.3.1 按《文件控制程序》的规定做好记录样式的发放与管理。
4.3.2 文控中心应编制在用记录样式目录——“记录汇总表”，分发各部门，以便各部门使用。
4.3.3 记录样式的更改，需经部门负责人/公司主管领导的批准。
记录样式更改进，应赋予新的版号。
发放更改后的记录样式时，应收回旧样式。
4.4 记录的管理4.4.1 填写要求记录的字迹应清晰、真实，并按要求正确填写，且不应随意涂改。
如有错误，应用划线的方式进行更正，并签名，必要时注明日期。
4.4.2 采集、归档○1食品安全、质量、环境活动的开展均伴有有记录的产生，每一项活动结束后，该项活动的负责人应将该项记录整理杨文交予相关部门。
各部门由专人负责采集有关记录。
○2各部门专门负责记录管理的人员，根据需要复制规定份数发至有关部门，分发时应要求收件人在暗地里签字(必要时)。
原件则进行分类、装订后归档。
4.4.3 查阅、借阅○1 已归档的记录，借阅时应填写“文件借阅登记表”。
○2经相关部门负责人允许，可查阅其记录。
○3所有记录的原件一律不借给公司以外的单位/人员。
4.4.4 记录的标识、贮存和保护○1记录按类别装订成册(至少一年装订一次)，做好名称、部门、时间标识，保存在适当的档案柜 (箱) 中便于查阅，并注意做好防虫鼠、防潮等工作以防止记录的损坏、变质和丢失。
○2采用其他媒介的记录，也应有相应的贮存条件，如软盘，应注意防潮、防压、防磁，以免贮存内容丢失。