教育培训业务管理系统方案

教育培训业务管理系统

前言

信息化，解读“信息化”与“管理”:

近年来，辅导学校的扩颇为抢眼，而对扩后的管理问题，每家辅导学校都会在发展之后，开分校之后首要考虑的问题。在局人看来，就在整个辅导学校市场烽火四起、力战正酣之际，躲在辅导学校背后的IT系统建设同样也是紧锣密鼓，其推进的速度和受重视的程度丝毫不亚于表面上抢眼的开分校。

“IT系统、教务以及辅导学校经营管理上的组织构架是三大核心竞争力，在市场竞争中起到决定性的作用，因此辅导学校对IT系统都舍得投入，这是扩成本的重要组成部分。”在近期举行的中国教育信息化峰会上，协会领导分析道，现在的辅导学校扩，投入最大的一块就是IT系统。因为学校教学场所物业是租人家的，其他的就是IT系统、办公用具、货架以及装修上的投入。

区别“开分校”与“复制”

“现在很多大辅导学校的扩其实是在盲目地‘开分校’。”某IT事业本部部长总摇头叹息道。在总看来，这种盲目的‘开分校’，其实就是一种原始的物业租赁，而没有真正把辅导学校的管理经验、行业资源结合起来，使之成为辅导学校大品牌的有机组成部分。“我们主以‘复制’的模式来扩。‘开分校’只是专注于对物理结构的建设。而‘复制’是把积累的管理经验和管理信息系统完整地移植，互相构建一个统一品牌下的完整的辅导学校体系。”这是总的扩之道。

对于更多正急于圈地的辅导学校来说，这一信息化建设滞后于圈地计划所带来的教训，无疑是活生生的教材。而对于已经在热火朝天经营的辅导学校来说，信息化管理的危机也并没有消散。事实上，生源问题、信息不通畅等生源流、资金流、信息流难题已经成为制约连锁学校进一步发展的瓶颈，这迫使越来越多的

连锁辅导学校开始审视自身信息化建设。

这是一堂亟需补上的课。业专家指出，目前，中国辅导学校与国外同行相比，校管理的差距相当大，很多辅导学校没有一套完整的信息管理体系。也正因为如此，对于一个连锁辅导学校来说，打造先进的、并且是切合自身运作的信息化管理体系，建立一套成功的、不可被别人效仿的辅导学校运作模式，是各大辅导学校在扩之前必须做到的。只有通过信息化将辅导学校塑造成规的辅导学校体系，才能被有效地复制。相反，盲目的学校扩，必然会在以后的竞争中被扫地出门。

解读“信息化”与“管理”

正如许多宣扬教学教务的报道所说，信息化管理是一场管理的变革，而不是一场IT技术的改革。对于连锁辅导学校来说，在信息化管理建设中建立和完善自身特色的管理体系，方是要义所在。从这一意义上说，信息化管理本身只是一个载体，其所带动的管理上的探索却永无止境。

如何辨证看待“信息化”和“管理”两者关系？这一问题的探讨实质已经触及到信息化意识日益浓厚的辅导学校主的最大困惑。事实上，辅导学校要的是深入自己管理模式的解决方案，而不是简单的一种方案“搬抄”。辅导学校竞争的实质是管理的竞争。这种管理的一个核心就是有目的的、高效率的收集、处理、使用各种信息。但是，这种信息的收集和处理决不仅仅是数据的一个简单堆积，那样的话，也许一个简单的EXCEL就能完成。与辅导学校管理浑然一体的信息化解决方案有时能给辅导学校带来难以想像的效益。

向信息化管理要效益

本土辅导学校其实在信息化建设中已开始尝到甜头。某辅导学校领导如是说：“在几年前，辅导学校行业的利润相对略高，学校业的管理即使零散、混乱、落后，也仍旧有较丰厚的回报。但随着整个行业利润的下滑，迫使我们必须从管理上下手，加快信息化建设的步伐，向信息化管理要效益。到目前为止的3次信息化系统升级，每次都可以使我们的毛利率提高一个百分点左右，这对于这家辅

导学校一年的营业额来讲，是十分可观的。”

管理信息化的误区

目前国的绝大多数连锁辅导学校都认识到了信息化对辅导学校自身发展的重要性，并不惜花费重金去购买硬件设备、上马教学教务、重组业务流程等等，但很多辅导学校的盲目使他们对辅导学校信息化产生了一定的误区。

首先，中国辅导学校在IT支出上存在偏差。

中国的辅导学校往往在信息化的建设中，投入较多的资金在硬件设施上，因为硬件设备是可见的，CEO知道自己的钱投在了哪里，而软件是无形的，在其上面多投入一分钱，都会招致投资者的怀疑。

据统计，在中国辅导学校的信息化建设支出中，有66%用在购买计算机机，打印机等终端设备上，10%左右是购买主机，只有20%多的比例是放在软件和服务上。而日本辅导学校在硬件方面的支出只占三分之一，另外三分之二的支出是购买软件和服务。

其次，个人英雄主义和家长式管理与信息化管理的机械化之间的矛盾。

中国辅导学校的管理模式与西方发达国家有很大的不同。中国有很多家族式辅导学校，即使不是家族式辅导学校，其最高领导也有着“个人英雄主义”的管理习惯。而辅导学校的信息化管理正是一个纯机械化的模式，更多管理层的介入，往往会降低信息化管理的效率。这就要看辅导学校的“一把手”是否愿意把管理权完全下放给系统。

再次，过分关注成本上的牺牲。

教育培训行业发展极为迅速，市细分场以及培训方式呈多样化发展。同时，行业并购整合不断加剧，因此给教育培训机构管理者诸多挑战。面对市场竞争和部优化管理的需求，各类教育培训机构迫切需要用信息化手段来提升管理水平，增强竞争力。

教育培训机构属于典型的现代商业服务业，其业务流程复杂，数据实时性要求高，课程多变，收费复杂，潜在学员群体广泛，传统的学校管理软件，教务、教学管理软件以及CRM管理系统很难满足学校需求。

教务经营类软件和记账类软件的区别：

辅导学校管理软件不少，但通常大部分是记账类软件。对于用户来说，大多用户购买的前提好像就是说：购买一款软件不就是为了记账吗？减少人工的繁琐记账，由计算机来代替记账。这不能说是一个错误的思路，但实际上是因为软件自身的功能局限造成了用户的认识。

记账类软件实现是记录单位的经营数据，可以查询和翻阅。简化人工繁琐的工作。

经营类软件实现除了实现记账类软件所实现的所有功能之外，更重要的目的是结合辅导学校的实际经营和业务流程，或进行优化或流程再造。规辅导学校经营管理，从经营学员（怎么产生二次购买）、经营员工（怎么让销售人员增加干劲，主动去创造销售）、经营课程（不同产品的盈利分析）等多层面进行业务管理。从而让辅导学校来实现销售额的增加，实现利润的增加，降低成本和费用。实现辅导学校加快发展的目的。而不仅仅是为了记账。

从经营学员层面分析，根据营销学原理，开发一个新客户的成本是维持一个老客户的2－6倍，而赖克海德和萨瑟的理论甚至提出：每降低5%的客户流失率，利润则会增加25%－85%。因此不难看出，老客户的重要性就在于他可以持续产生购买行为，保持辅导学校的利润。那么对于销售商来说，如何挖掘老客户新的需求，或者说如何最大限度地挖掘老客户的潜在价值，就显得尤为重要。客户是一口井，而不是一碗水。这句老掉牙的话里，包含着永不过时的销售思想。

从经营员工层面分析，商业毕竟不是大锅饭，通过1.精神激励2.物资激励3.利益激励等层面对员工进行管理和经营。让员工从被管理转变为主动努力,从打工者的心态转变为自己努力工作的心态。

从经营产品的层面分析，每个产品的盈利情况，退货情况，供货方，渠道批发等销售情况，盈利情况等，需要全面的掌握。进行产品的数据分析。从而掌握好的学员稳定，加快招生周转。学员人数越多，盈利则越高。比如：1000个的学员和1万的学员差距显而易见。

经营的目的是盈利和发展，经营过程则是执行力和规章制度，而执行力和规章制度怎么来，则需要通过经营类的管理软件来实现这，在软件系统中结合辅导学校的实际情况指定经营策略，由系统来完成单位的经营管理。从而实现经营发展的目标。这也是行业经营类软件和通用的记账类软件的本质区别。

用户购买软件虽然从当前看是花费了一部分费用，但从长期来看，实际是为辅导学校进行的一项长期投资，是省钱的一项投资。是为辅导学校规管理、加快发展、增加利润，降低费用的工具。

辅导教育行业现状分析

学员档案管理问题

学员档案是学校重要的资源，记录系学员的报名，交费，续费，扩单，锁单等一系列的活动，并记录下学员的课时消耗详细情况。对管理者对学员分析，有针对性的开发二次购买起到至关重要的作用。

而纸质的学员信息记录或EXCEL等流水式的电子表格登记所起到的作用显而易见，无法形成一套系统的数据支撑。只能是针对都某个点的信息，而无法反应一个面的情况。

同时对造成学员档案的丢失也存在问题。

课时消耗方面的问题

人工课时消耗管理，需要专门的管理老师对上课的学生进行督促和说明，进行人工课时消耗和签到等。浪费人力、降低工作效率的同时，也在提上经营成本。

杜绝员工的违规操作

对于单位员工的管理方面，出了员工自身问题之外，管理方面的漏洞也是学校进行考虑和重视的问题。应该做到不同的人做不同的工作，同时分工明确，提供效率。

财务方面的问题

培训学校都会面临：员工收多少开，暗自收费（不开收据）等恶性行为，从管理的角度来说明，应该是由制度和管理工具去执行，而不仅仅是督促和监督。

赠送或优惠方面的问题

在涉及到学员赠送课时或优惠金额方面的问题，如果没有有效的后续审批流程，会造收益的浪费

信息和数据不透明，不及时

需要了解学员的剩余课时等类似方面的一些数据信息，而无法及时了解，那些学员该续费了，那些学员课时剩余超值了等等，及时的信息获取，对应管理者及时和学员进行沟通，促进二次购买和管理中的促进。

软件的设计思想

思想说明

本辅导学校小班系统是专业针对小班教学模式的教学教务经营管理系统，优化业务流程并控制成本和风险。

目前学校或许使用的其他软件大都是通用性的软件，没有行业的特性，上述的容这类软件没有或不完善。所起到的作用是信息记录和记账的作用,无法进行业务中的管理或控制。

ZENGNIZHI一方面是要和客户全面沟通，让他们认识到自身的问题，这样进行了投资之后才能取得理想的回报；另一个是让客户超越软件产品，看到其中的管理理念──这也是ZENGNIZHI最引以自豪的一点。

在系统项目实施过程中，ZENGNIZHI决不是千方百计地把自己的产品推销给客户就万事大吉，也决不一味地讨好客户。

而是先根据客户的意见和其原有的管理模式，再结合本教学教务管理系统各个功能设计另一套方案，让客户来鉴别、选择。ZENGNIZHI给每个客户的是在“每一个项目中都能够把先进的管理思想、管理理念变为现实”。赋予软件无形的管理附加值，其中凝结了多家成功学校的先进管理方法。 ZENGNIZHI“最佳业务实践”推动了教学教务系统在小班辅导学校的推广。

增尼智软件借鉴国际知名软件厂商的先进管理经验和软件制造技术，融合具有中国特色的辅导学校管理成功经验，锻造出增尼智小班教学教务管理软件。增尼智软件立足于国，专注于行业, 始终本着以客户为导向，以实用为基础，以提高客户工作效率，增加客户收益为目标。为辅导学校提供了一系列真正简洁实用、易学易用的管理软件。作为辅导学校行业信息化供应商, 增尼智软件为客户提供自主知识产权的应用软件产品、解决方案和全方位的IT应用集成服务。管理结构图

管理系统功能介绍

登陆界面：

咨询管理

针对潜在学生进行联系的模块，由市场人员，咨询师等通过活动、去等方式联系学生家长，进行沟通，或家长上门来访等信息，进行登记记录。记录的是未签订的潜在学生信息。

可以记录市场活动明细，让机构投入活动有据可依；优秀活动可供后续开展活动者引用参考，对市场活动评估，预计成本，预计收益，活动审批；以及通过市场活动带来的潜在学员，销售订单，有效学员数据合理的分析市场活动价值，投入产出比重，让市场活动价值最大化，统计分析市场活动价值，让学校投入回

报最大化。

通过学员数据仓库，对潜在学员意向分类，数据自动通过CRM分配给相应的招生负责老师；持续对潜在学员进行回访，记录回访情况，分阶段性跟进，同时对下次回访时间、容安排做智能提醒；市场主管可对潜在学员到试听、体验课转换比

例进行智能分析，达到提升业务水平，评估课程质量，改进授课容，提高学员整体转化率。各岗位职责老师对潜在学员的管理一目了然。

报名交费

前台收费中，包括报名交费，学生退费，整班续费，发卡改卡，学员售书，学员退书等模块操作。不

同的模块功能针对实际收费中的不通收费方式。

系统自动计算课程和班级，根据录入的课时数自动计算出所对应的价格，并核实出收费金额。根据实

际情况，可以一次结清，也可以多次收费。打印统一学校票据，高效、规。支持学生一次缴纳多期学费，

对学生费用进行折扣；

支持银行转账收费、POS机刷卡收费、现金收取等多种结算方式。

整班续费管理图示

课时消耗

学生报名后，根据系统中设置好的排课信息规则，进行打卡上课签到，或人工进行上课签到，由此进行每个班级的课时消耗情况；

上课签到图示

批量签到图示：

如果学生没有打卡签到成功，可有管理老师在系统中进行批量打卡操作。图示如下：

学生上课签到的前提是设置的排课信息：图示如下

班级管理

班级管理中，包括调课管理，加课管理，听课管理，结课管理，换班主任，换授课老师，以及录入作业条，录入上课进度等模块。针对的是各个班级的日常变化和人员更替变化进行的操作和管理。

学员管理

学员的请假管理，延期管理，转班管理等日常操作。

请假管理图示如下：

体验课管理

体验课作为招生的一个推广方式而进行的管理，包括体验课定义，体验课通知，体验课签到，并由此形成体验课的各个报表。从体验课产生了多少报名信息？那些老师讲授的体验课效果好？等等。

物品管理

物品管理是指学习管理过程中采购（进）—>入库（存）—>销售（销）的动态管理过程。

对学校的书籍、赠品、代金券等进行管理。并形成对应的各个报表。进而形成物品所产生的利润，库存的各个数据信息。

进销存物品管理对每一批货品的来源，存放，去向，都作仔细的记录，随后并延伸为物品管理一体化的管理模式

其它收入与费用开支

学校除了正常的经营业务会取得收入外，有时还会产生一些除学生报名以外的其他现金或银行存款的收入，这时可以通过<其他收入>单对此类资金变动情况进行处理。

学校的费用开支有各种各样的情况，但无论如何，费用开支都将使学校的资金流出学校，为了对这一部分流出的资金进行有效的管理，本系统特设了费用开支模块。

决策分析

教育培训业务管理系统为校长自动生成大量有关学校运营的数据、图表统计，为校长谋划学发展提供强有力的策略支持。

可以预测学校下一阶段收入，校长可以据此合理安排学校下一步的工作，跑在时间的前面，帮助校长从中筛选出对学校发展有价值的信息。

可以轻松的记录学校所有财务事件，便于查询和统计。所有财务统计报表自动生成，校长可以随时查看学校的损益情况，掌握每天现金和银行账款流动情况。强大的监控功能够确保收费过程万无一失，校长能放心的把主要精力投入到学校的发展运营，谋求更大发展。

校长不再受空间、时间的限制，对分校运营、财务信息了如指掌，为分校管理节省了大量的、传真、会议等管理成本及人工成本。

通过对学生管理，及时充分的了解学员信息，剩余课时等信息。为续费工作准备资源。

通过对员工管理，自动形成咨询、学管、老师等的工作量报表，为绩效考核提供依据。

面对众多学校的竞争，如何展示自己学校在教学中的优势？

教育培训业务管理系统在这方面可谓一枝独秀,带给您的是一条全新的教学管理思路。所有培训学校都清楚的意识到，高质量的教学是获得学生家长口碑宣传的基础，但是所有的培训学校都在提高自身教学质量，各学校之间差距不大，即使有强大的品牌支撑，亦不能将教学优势尽显，培训学校之间的差距主要反映在教学流程的管理和服务质量的监督。

其他优势

值高价廉——花20%的钱解决80%的学校管理“瓶颈”

教育培训业务管理系统信息化整体解决方案实现了教育学校所需的绝大多数功能，而价格仅仅只是同类产品集合的20%或更低，为学校节省了80%以上的投资。即学校花费同类产品20%的钱就可解决学校80%的信息、管理、商务上的瓶颈，这是一件非常值得做的事情。

信息及时——以实时信息为核心的信息交流方式

教育培训业务管理系统库存信息、销售信息等等业务信息的实时性。至少可以为学校降低费用的2/3。同时降低了无效带来的困扰，明显提高了每个员工的工作效率。

量体裁衣——针对用户需求定制完美解决方案

教育培训业务管理系统信息化整体解决方案可以最大限度的满足学校的管理、商务需求，开发了适应不同学校特点的系列解决方案，在具体开发中，还可根据用

户要求定制功能模块。

天衣无缝——与相关其他软件平台无缝集成

教育培训业务管理系统信息化整体解决方案可以与客户已有的软件系统进行集成，实现数据共享，最大限度的保护学校已有投资。

信手拈来——安装方便、易于维护

教育培训业务管理系统信息化整体解决方案及其产品安装方便、易于维护，能大大缩短学校建立信息化平台的周期、降低维护成本，通常只需一名系统管理员即可完成整个系统的安装和维护，节省人力资源。

珠联璧合——与学校组织机构配合无间

教育培训业务管理系统信息化整体解决方案完全按照学校自身组织结构进行配置，学校无需更改现有组织结构，即可快速部署整个系统，迅速从中获得效率提升。

步调一致——实现相关机构的高效协作

教育培训业务管理系统信息化整体解决方案的协同工作特性，使得无论是学校部门之间、各分/子学校之间，都能以全新的信息交流方式高效协作。

应用自如——无需专门培训即可轻松掌握

教育培训业务管理系统信息化整体解决方案的办公人员客户端易学易用，并附有联机帮助，无需专门培训，即可轻松掌握，且客户端无需任何管理，有效降低总体拥有成本。

有容乃大——良好的稳定性和扩展性

教育培训业务管理系统信息化整体解决方案建立在先进的Browser/Server三层架构之上，具有无可比拟的稳定性和扩展性，系统可根据学校发展需要随时进行模块升级，保证学校投资的可延续性。