会议型酒店实战经营技巧
酒店会议式营销方案
酒店会议式营销方案1. 背景随着会议和活动市场的不断扩大，酒店会议业务成为酒店业最受欢迎的项目之一。
为了吸引更多的客户和提高综合收入，越来越多的酒店着手开拓会议业务，并制定了相应的营销方案。
本文将介绍酒店会议式营销方案的制定方法和具体实施措施。
2. 制定酒店会议式营销方案的方法2.1 确定目标客户在制定酒店会议式营销方案之前，必须确定目标客户。
目标客户包括哪些行业、规模的企业或组织，以及这些企业或组织举办会议的频率和规模。
只有了解目标客户才能有针对性地制定营销方案。
2.2 竞争分析酒店会议市场竞争激烈，酒店必须了解竞争对手的优缺点和市场占有率。
对竞争对手进行综合分析，包括其服务质量、价格、会议设施等方面，以了解竞争对手的营销策略并有针对性地进行调整。
2.3 制定营销计划在根据目标客户和竞争对手进行分析后，酒店应制定相应的营销计划，包括营销策略、定价策略、渠道选择、推广方式等。
同时，需要敏锐地把握市场的变化，及时调整营销计划。
3. 酒店会议式营销方案的具体实施措施3.1 会议设施酒店应为客户提供高品质的会议服务，包括先进的会议设施、高速稳定的网络、专业的会议组织等。
同时，应根据客户的需求提供灵活多样的会议组合方式，例如会议室的大小、场地设置等。
3.2 价值优惠为了吸引客户，酒店应提供有价值的优惠政策，例如提供套餐优惠、提供连续预订优惠等。
同时，酒店应与客户通过合作方式获得共赢，例如提供旅游配套服务等。
3.3 推广方式酒店应通过多种渠道进行推广，例如宣传单页、广告等方式。
此外，酒店还可以通过与相关行业协会、商会合作，加强自身的市场影响力。
4. 结论酒店会议式营销方案是吸引和保持客户的重要手段。
制定营销方案需要根据目标客户和竞争对手进行分析，以及制定多种具体的实施措施，以增强酒店的市场竞争力。
酒店会议营销十大攻略
六．会中服务落实
○ 各部门在会中服务时，应确立“零差错”的目标， 一定要在细节上狠下工夫，琐碎的事不能怕麻烦， 要从方便客人着想，做细做透。部门内各级管理 人员对下属的工作督查要得力、层层把关、精益 求精。时刻关注客人的合理需求。
⑦ 会中意见征询
○ 会议期间，各部门要积极争取客人对会议接待的 意见和建议。客人的变更需求和意见要及时反馈 到有关部门。任何部门在获取信息后都必须密切 配合，设法在第一时间内解决问题或改进不足， 直至客人满意为止。会中做亡羊补牢，总胜过事 后诸葛亮。
酒店会议营销 十大攻略
一．捕捉会议信息
○ 会议信息的捕捉非常重要，什么时候有会议？什么性质的会 议？什么时候开？除非作为政府性会议的指定酒店，其他的 情况都需要我们的会议销售人员去捕捉。一个好的会议销售 人员应该具备“狗仔队”（注：非贬义）的嗅觉和执着的精 神，并且在经常开会的单位和公司潜伏的有“无间道”。会 议信息渠道畅通这样才能第一时间获得会议信息。
笔者想在此对准备工作的一些具体要求再做一些赘述：
1. 硬件设施运行正常。会前一定要对设备设施进行排查试运转，发 现问题及时修复和整改。电梯、锅炉、空调、各类电器、灯光、 音响设施等要逐一排查。
2. 团队协作配合高效。俗话说“养兵千日、用兵一时”。接待大会 时员工之间、岗位之间、部Байду номын сангаас之间通力协作，无论客人提出多高 的要求，员工们都能临阵不乱，胸有成竹，顶得住一时超负荷的 工作量，经得住随机应变的考验甚至一时的饥渴，在忘我的工作 中，不忘急酒店之所急，急客人之所急，发挥酒店整体战斗力的 作用。
⑤ 会前准备工作
○ 这个环节很重要，会前准备工作做好了，基本上会 议就成功了一半。大型接待及VIP会议团队到达前 一天，总经理或营销总监负责主持有关此次会议接 待的协调会议，邀请各相关部门参加会议，明确工 作和责任；必要时可以邀请客人一起参加并介绍各 部门负责人给客人认识，以便于更好的沟通合作， 并视情况在饭店宴请此负责人。
酒店会议经营方案
酒店会议经营方案随着经济的发展和人民生活水平的提高，酒店会议业务正逐渐成为酒店业收入的主要来源之一，因此，对于酒店来说，如何制定合理的经营方案以提高其会议业务的利润是至关重要的。
1. 了解市场需求首先，了解市场的需求是酒店发展会议业务的关键。
在了解市场需求的同时，也需要了解竞争对手的情况，从而制定出合适的会议服务和细节方案。
2. 制定会议服务细节方案根据市场需求，制定出相应的会议服务细节方案，包括会议室布局、配备的设施和设备、会议服务人员的素质和数量等等。
一些特色服务的设置也是提升客户满意度的重要方法，如有时酒店可以根据客户的需求提供特别的会议服务，比如提供当地特色美食、现场节目表演和异彩纷繁的商务休闲娱乐活动等等。
3. 建立高效的营销宣传工具其次，建立高效的营销宣传工具是提高酒店会议业务利润的必要手段。
可以通过明确的标语、设计有吸引力的会议邀请函或宣传册等等来吸引更多的业务和更多的客户。
4. 做好预算管理建立预算管理体系是提高酒店会议业务利润的关键。
通过精细的预算管理，可以充分利用酒店的资源，提高酒店会议业务的履行效益，并带来最大的经济效益。
5. 加强服务态度和培训每一个酒店员工都是酒店的形象代表，因此，提高酒店服务人员的素质，强化服务态度是赢得客户信任和提升服务品质的关键。
酒店需要根据自身的情况，在不断优化的管理模式下，进行有效的人员培训，为酒店会议业务提升服务水平和客户满意度提高一个实质性的保障。
以上就是针对酒店会议经营方案的一些主要建议。
当然，在实际操作中，需要针对不同的酒店特点进行调整和改变，使系统更贴合当前所处的环境，以达到提高经营效益的目标。
酒店会议销售工作流程和技巧
酒店会议销售工作流程和技巧酒店会议销售工作流程和技巧是酒店营销工作中的一个重要部分，在酒店销售流程中，会议销售是一个非常重要的领域。
本文将深入探讨酒店会议销售工作流程和技巧，以帮助酒店销售人员更好地完成其职责。
酒店会议销售工作流程1. 客户需求确认首先，了解客户的需求是很重要的。
酒店市场部需要了解客户的背景，例如客户的行业、公司规模、旅行目的，以及他们对会议的需求等。
在了解客户需求的同时，酒店销售人员应该注意客户对会议场所的要求、预定日期以及会议预算等问题。
初步确认客户需求后，应该向客户介绍酒店的设施、服务、优势等。
2. 提供方案了解了客户需求后，酒店销售人员应该根据客户需求，为客户提供一份详细的方案。
方案应包括会议室、设施、晚餐、住宿、会议套餐、交通等所有方面的细节。
酒店销售人员应该与客户沟通并解答客户可能有的问题和疑虑，确保客户对方案的理解和认可。
3. 谈判、签约在提供详细方案之后，酒店销售人员需要与客户进一步沟通并协商，以达成一个双方都满意的价格。
核心协商内容包括会议室费用、住宿费用、设备费用、餐饮费用等。
一旦协议达成，双方应该立即签订正式合同。
4. 实施与跟进合同签订后，酒店销售人员应该通过密切的与客户联系、及时的协助客户策划、蓝图及时解答客户提出的问题；确保会议顺利进行，并跟进客户反馈。
酒店会议销售技巧1. 善于沟通和协商酒店销售人员应该善于沟通和协商，与客户建立信任、建立良好的关系是一项重要的工作。
在沟通和协商过程中，酒店销售人员需要回答客户提出的问题、解决客户的疑虑、预测客户的需要，并在合适的时候提出建议。
建立良好的沟通与协商技能，可以使你成功地与顾客建立联系。
2. 监控客户的需求酒店销售人员应该时刻监控客户的需求变化，并调整方案。
客户需要的变化可能是因为客户决策人员的变更、预算调整、会议规模变更等原因，因此，酒店销售人员应该时刻保持敏锐的感知和反应能力，以帮助客户实现目标。
3. 了解市场的信息酒店销售人员应该时刻了解市场的信息，包括竞争对手的价格、市场的变化、市场的需求和趋势。
酒店会议经营方案
酒店会议经营方案在酒店管理中，会议经营一直都是一个重要的收入来源之一。
随着会议市场的竞争日趋激烈，酒店必须深入了解市场和旅客需求，并采取有效的经营策略才能获得更多的市场份额和利润。
本文将探讨酒店会议经营的方案和策略。
1. 确定目标市场首先，酒店应该明确自己的目标市场。
不同的酒店有不同的产品定位和目标客户。
例如，一些酒店的目标客户可能是商务人士，而另一些酒店的目标客户则是旅游团体或婚庆团队等。
当酒店确定了自己的目标市场和客户群体之后，就可以制定出更针对性的会议经营策略和方案。
2. 发掘特色会议市场中，每个酒店都有自己的特点和优势，比如地理位置、设施设备、服务水平等。
酒店应该善于挖掘和利用自己的特色，以吸引更多的会议客户。
例如，如果酒店位于市中心，就可以利用这一优势吸引一些商务客户；如果酒店拥有先进的会议设施，就可以吸引一些需要高科技设备的客户。
另外，酒店还可以根据客户需求，提供一些符合当地特色的娱乐活动和文化体验，从而增加客户的满意度和忠诚度。
3. 优化价格策略会议的收益主要来源于房间销售和会议服务。
酒店在制定价格策略时应该注重平衡，既要能够赚取足够的利润，又不能把客户赶跑了。
可以考虑采取一些折扣和套餐政策，以吸引更多的客户。
例如，可以针对一些长期合作的客户提供优惠的价格和服务，为他们提供更多的方便和支持。
另外，在会议活动淡季时，可以推出一些促销活动，如免费提供会议室或者更多的服务。
4. 提高服务水平会议客户对服务质量的要求较高，酒店提供的服务越好，客户的满意度也就越高。
因此，酒店应该注重提高服务水平，从接待到餐饮、住宿、设施设备和场地保洁等方面，都应该做到精益求精，确保客户的需求得到充分的满足。
同时，酒店还应该培训和提高员工的服务技能和服务意识，让他们能够更好地为客户提供服务。
5. 打造品牌形象品牌形象是酒店长期发展的动力和保障。
在会议市场中，酒店的品牌形象和品牌知名度对客户的选择影响很大。
酒店可以通过各种方式来提高品牌形象，如加强营销宣传、提高客户体验、建立良好的客户关系、与客户互动等，通过这些方式来提高品牌认知度和客户满意度。
酒店会议服务实战指南
酒店会议服务实战指南第1章酒店会议服务概述 (3)1.1 会议服务的重要性 (3)1.2 酒店会议服务的基本内容 (3)1.3 酒店会议服务的流程与规范 (4)第2章会前筹备 (4)2.1 确定会议需求 (4)2.2 会议场地选择与布置 (4)2.3 会议设施设备检查 (5)2.4 会议通知与邀请 (5)第3章会议报名与接待 (5)3.1 报名方式与流程 (5)3.2 报名信息管理 (6)3.3 会议签到与入住 (6)3.4 接待礼仪与沟通 (6)第4章餐饮服务 (7)4.1 会议餐饮安排 (7)4.1.1 餐饮类型选择 (7)4.1.2 餐饮时间安排 (7)4.1.3 餐饮地点选择 (7)4.2 茶歇服务 (7)4.2.1 茶歇时间安排 (7)4.2.2 茶歇内容设置 (8)4.2.3 茶歇场地布置 (8)4.3 餐饮特色与个性化服务 (8)4.3.1 菜品定制 (8)4.3.2 餐饮主题设计 (8)4.3.3 个性化服务 (8)4.3.4 餐饮服务人员培训 (8)第5章会议设备操作与服务 (8)5.1 常用会议设备操作 (8)5.1.1 音响设备操作 (8)5.1.2 投影仪设备操作 (9)5.1.3 视频会议设备操作 (9)5.2 技术支持与故障处理 (9)5.2.1 技术支持 (9)5.2.2 故障处理 (9)5.3 设备维护与保养 (9)5.3.1 定期检查设备 (9)5.3.2 设备保养 (9)5.3.3 培训与更新 (9)第6章会场布置与氛围营造 (10)6.1.1 空间规划 (10)6.1.2 座位安排 (10)6.1.3 功能区划分 (10)6.1.4 安全通道 (10)6.2 花艺与装饰 (10)6.2.1 花艺设计 (10)6.2.2 装饰风格 (10)6.2.3 装饰材料 (10)6.2.4 绿植点缀 (10)6.3 灯光与音响调试 (10)6.3.1 灯光设计 (11)6.3.2 灯光控制 (11)6.3.3 音响设备选择 (11)6.3.4 音响调试 (11)6.3.5 麦克风布局 (11)第7章会议期间服务 (11)7.1 主持与引导 (11)7.1.1 主持人角色与职责 (11)7.1.2 会议引导技巧 (11)7.2 服务流程与规范 (11)7.2.1 会前准备 (11)7.2.2 会议期间服务 (12)7.2.3 会议结束后服务 (12)7.3 突发事件应对 (12)7.3.1 技术问题 (12)7.3.2 参会人员突发状况 (12)7.3.3 紧急事件 (12)7.3.4 其他突发事件 (12)第8章会后整理与跟进 (12)8.1 会场整理与设备归位 (12)8.2 会议纪要整理与发布 (13)8.3 客户满意度调查与反馈 (13)第9章营销与推广 (13)9.1 会议市场的分析与定位 (13)9.1.1 市场趋势分析 (13)9.1.2 目标客户定位 (14)9.1.3 竞争对手分析 (14)9.2 营销策略与渠道 (14)9.2.1 产品策略 (14)9.2.2 价格策略 (14)9.2.3 渠道策略 (14)9.3 网络营销与社交媒体推广 (14)9.3.1 网络营销策略 (14)9.3.3 线上线下融合 (14)第10章团队建设与管理 (15)10.1 员工招聘与培训 (15)10.1.1 招聘流程 (15)10.1.2 培训计划 (15)10.1.3 培训方法 (15)10.2 团队协作与沟通 (15)10.2.1 团队协作 (15)10.2.2 沟通技巧 (15)10.3 绩效考核与激励 (15)10.3.1 绩效考核 (16)10.3.2 激励措施 (16)10.4 持续改进与创新 (16)10.4.1 改进措施 (16)10.4.2 创新机制 (16)第1章酒店会议服务概述1.1 会议服务的重要性在现代商务活动中，会议作为一种高效的沟通交流方式，扮演着举足轻重的角色。
酒店宴会和会议管理的成功秘诀
酒店宴会和会议管理的成功秘诀酒店作为商务交流和社交活动的主要场所之一，在宴会和会议管理方面扮演着重要角色。
酒店的成功在很大程度上依赖于如何高效地组织、规划和管理这些活动。
本文将探讨酒店宴会和会议管理的成功秘诀，帮助酒店业主或管理者提高服务质量，并满足客人的需求。
一、提前规划和准备任何一场宴会或会议的成功都离不开提前的规划和准备工作。
酒店管理者应该与客人充分沟通，了解他们的需求和期望，并据此制定详细的计划。
这包括确定时间、地点、场地布置、菜单选择、设备需求等各个方面的事项。
只有在提前规划和准备的基础上，才能确保宴会或会议的顺利进行。
二、灵活多样的场地布置酒店应提供各种不同的场地布置选项，以满足不同客人的需求。
例如，对于小型的商务会议，可以选择圆桌式布局，以促进交流和互动；而对于大型的宴会活动，则应采用舞台式布局，以突显主题和增加氛围。
此外，酒店还应提供灵活的场地布置方案，以便客人根据具体需求进行调整。
三、精心策划的菜单无论是宴会还是会议，餐食是重要的组成部分。
酒店应具备一流的厨师团队，为客人提供各式各样的美食选择，并结合活动的性质和主题进行菜单策划。
在菜品的选择和搭配上，应注重口味的多样性和美食的精致程度，以满足客人对美食的期望。
同时，酒店还应提供特殊膳食需求的定制服务，如素食、无麸质等。
四、优质的设备和技术支持会议和宴会离不开现代化的设备和技术支持。
酒店应具备一流的音响设备、投影仪、会议呼叫系统等，以确保客人能够无障碍地进行演讲或展示，并提供专业的技术人员协助。
此外，酒店还应提供快速稳定的互联网连接，以满足客人对网络的需求。
五、专业的服务团队酒店的服务团队是宴会和会议管理的关键因素之一。
服务人员应具备良好的沟通和协调能力，能够准确理解客人的需求，并快速、高效地提供解决方案。
他们应熟悉各类活动的流程和礼仪，为客人提供专业、周到的服务，让客人感受到酒店的用心和关怀。
六、及时有效的沟通沟通是酒店宴会和会议管理中至关重要的环节。
酒店行业中的会议和活动管理技巧
酒店行业中的会议和活动管理技巧会议和活动管理是酒店行业中一项重要的工作，它涉及到许多方面，如策划、组织、执行等。
在酒店行业中，成功地管理会议和活动对于提升客户满意度和增加业务收入至关重要。
本文将为您介绍一些酒店行业中的会议和活动管理技巧，帮助您更好地开展这一工作。
一、需求分析与策划在开展会议和活动管理之前，需要对客户的需求进行充分的分析与了解。
这一过程包括确定会议或活动的目的、规模、时间、地点、预算等。
通过与客户充分沟通，了解客户的期望与要求，我们可以更好地策划和组织活动，提供更好的服务。
二、场地选择与准备选择合适的场地是成功举办会议和活动的关键。
在选择场地时，我们需考虑到参会人数、场地设施、交通便捷性等因素。
在场地准备工作中，我们需要提前检查会议设备、音响、投影仪等设备的正常运行情况，确保顺利进行。
三、团队组建与协调一个高效的团队对于会议和活动的成功举办至关重要。
在团队组建过程中，我们需要根据活动规模和需求，招募具备专业技能和经验的人员，组建一个强大的团队。
团队成员之间的协调与合作是保证工作顺利进行的重要前提，因此，建立良好的沟通机制和领导协调能力是不可或缺的。
四、预算控制与供应商合作合理控制预算是会议和活动管理的一项重要任务。
在策划阶段，我们需要根据客户的预算要求，进行预算的编制和优化。
同时，与供应商的合作也是确保会议和活动顺利进行的关键。
与供应商建立长期稳定的合作关系，可以得到更优惠的价格和优质的服务。
五、细节管理与执行在会议和活动的执行过程中，细节管理是至关重要的。
我们需要提前做好各项准备工作，如签到、座位安排、餐饮安排等。
同时，保持与客户的及时沟通，解决可能出现的问题，确保整个过程顺利进行。
六、客户关系维护与反馈收集会议和活动结束后，通过与客户建立并维护良好的关系，获取客户的反馈意见是十分重要的。
通过及时收集和总结这些反馈意见，我们可以不断改进我们的工作，提供更好的服务，满足客户的需求。
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∙2010-8-30 14:05:29
∙来源：中国会议
∙作者：本站
“扭亏增盈”酒店管理专家张健强：
提起张健强这个名字，在酒店行业的人几乎都认识他。
他22岁时已升任中国大酒店宴会部经理，是中国大酒店当时最年轻的中方经理，之后又毅然辞职另谋高就，先后在广东、北京、湖北、湖南等省的多家酒店出任总经理，不但为新建的酒店培育品牌，而且更为亏损酒店扭亏增盈。
被业界称为“扭亏增盈”酒店专家，特别是会议型酒店，张健强更是有自己独特的见解。
随着我国会议经济产业的形成，许多星级酒店的经营模式正在逐步向会议型酒店经营转型。
据ICCA排名，维也纳是世界上举行国际会议最多的城市，每年147个国际会议。
在亚洲，新加坡每年的国际会议是127个，在国际上排第三位。
在亚洲以国家为单位中国排第三。
按国家来算，中国举行的会议要比在新加坡举行的多。
如此看来，中国的酒店会议经济是非常迅猛的，每个城市都在积极将会议引到自己的城市当中来。
机遇面前，会议型酒店应如何从容应对，并打造自身品牌呢？记者采访了酒店管理专家张健强先生，聆听了他的管理秘籍。
确保设备设施运行正常
许多下榻过国外高星级酒店的国内客人都有这样的同感：国外酒店硬件不如国内，但软件比国内强。
国内会议型酒店的设备设施与同等星级其他类型的酒店相比，又有投资更大、功能更全、品质更高的特点。
所以，会议型酒店的硬件管理工作就显得特别重要。
首先，从酒店筹建确定客房、餐饮、会场的规模格局起就得慎重，尽量要做到相互配套合理，且功能上尽可能齐全，切不可贪大求多或头重脚轻，防止给日后经营造成不利；二是要在充分调研认证的前提下，配置选购相应的设备设施。
在厂家安装调试时，酒店要派工程师全程跟踪参与；三是要在开业前选用责任心强、有相关专业技术的人员参加设备厂家举办的辅导培训，考核合格后再上岗；四是要制定各项操作规程，并定期反复培训，杜绝违规操作、设备损伤的现象发生；五是要督导员工在日常工作中养成能动地解决小问题的良好习惯；六是酒店要通过定期大修、日常保养达到延长其使用寿命的效果。
拥有协作高效的员工团队
“养兵千日，用兵一时。
”酒店在会议接待高峰期，如何调兵遣将、指挥作战并恰到好处，是会议接待工作中的首要环节。
有时酒店即便拥有提起张建强这个名字，在酒店行业的人几乎都认识他。
他22岁时已升任中国大酒店宴会部经理，是中国大酒店当时最年轻的中方经理，之后又毅然辞职另谋高就，先后在广东、北京、湖北、湖南等省的多家酒店出任总经理，
不但为新建的酒店培育品牌，而且更为亏损酒店扭亏增盈。
被业界称为“扭亏增盈”酒店专家，特别是会议型酒店，张健强更是有自己独特的见解。
随着我国会议经济产业的形成，许多星级酒店的经营模式正在逐步向会议型酒店经营转型。
据ICCA排名，维也纳是世界上举行国际会议最多的城市，每年147个国际会议。
在亚洲，新加坡每年的国际会议是127个，在国际上排第三位。
在亚洲以国家为单位中国排第三。
按国家来算，中国举行的会议要比在新加坡举行的多。
如此一批技能高超、业务娴熟的顶级员工，也不一定就能打胜仗，因为只有步调一致才能取得胜利。
因此，酒店要注重营造员工之间相互理解、相互协调、换位思考的良好氛围。
员工之间、岗位之间、部门之间通力协作，无论客人提出多高的要求，员工们都能临阵不乱，胸有成竹，顶得住一时超负荷的工作量，经得住随机应变的考验甚至一时的饥渴，在忘我的工作中，不忘急酒店之所急，急客人之所急，发挥酒店整体战斗力的作用。
实行灵活适度的弹性工作制
会议型酒店与其他类型酒店相比，在客情均衡度上有着明显的弊端：忙起来时，所有员工都得加班加点，甚至夜以继日；闲起来前台服务员按部就班、出勤不出工，几乎都处于候客状态。
这给酒店的人力资源管理工作提出了既要节约又要保证接待的难题。
为了科学合理地使用人员，并使酒店经营尽可能处于相对的平衡状态，会议型酒店可按周或按旬调节控制员工的累计工作小时数，即实行灵活适度的弹性工作制。
这样，即保证了员工的法定权益，又给酒店降低人力资源成本带来了空间。
各部门员工每月先按正常排班及轮休，每逢会期视情况决定启用停休人员，同时有接待任务的当班人员还需进行适当加班。
一般会议的会期为3天，每次会议一结束，在一周内陆续安排停休、加班的人员进行补休。
补休结束后，要充分利用空闲时间组织员工不断进行培训、操练。
当然，会议型酒店也可以在提高硬件设施的利用率上做些文章，充分利用客房变动成本低、多功能厅综合性能强的优势，在无会议时大打散客特价房，利用多功能厅多办喜庆宴会。
这样，能弥补客情不均衡的不足。
编制跟踪计划并协调执行
会议型酒店会议服务的专业化程度，决定了酒店服务水准及档次。
接待一个具体的会议，酒店该如何深入仔细地开展会前、会中、会后的工作呢？一是，酒店在营销上要富有特色和创意，营销人员必须具备较高的职业素质：精通双语甚至多语、熟悉各部门营业状况、有丰富的谈判经验等;二是会议接待采取“谁洽谈谁负责到底”的原则，不管是营销代表或营销经理甚至营销总监，会议的一般决策权归会议负责人，由他说了算。
在接洽会议的全程中他可以代表酒店与客户洽谈沟通一切事务。
如因会议的规模大或级别高，需要成立接待小组的，也同样由他召集，听他统一指挥；三是会前主动与客户沟通联系，尽早确切了解会议的大体规格和总体要求。
对缺乏办会经验的客户，会接待国际光学学会主席议负责人要酌情精心设计几套方案，包括会场、用餐、议程编排等，供客户参考选用，会议一旦确定，双方必须签订合同；四是组织召开会议主办方负责人与酒店相关部门经理的协调会，在一一确认接待细节后编制出详细周密的接待计划；五是各部门在做准备工作时，就应确立“零差错”的目标，一定要在细节上狠下工夫，琐碎的事不能怕麻烦，要从方便客人着想，做细做透。
部门内各级管理人员对下属的工作督查要得力、层层把关、精益求精；六是会议负责人在全
程跟踪时，要做到提前一一验证接待现场的准备工作是否万无一失。
为了提高客人的满意度，
会议负责人员必须24小时手机开通，保持与客人热线联系，客人的变更需求和意见要及时反馈到有关部门。
任何部门在获取信息后都必须密切配合，设法在第一时间内解决问题或改进不足，直至客人满意为止；七是每个会议结束后，会议负责人都要主动征求客人的意见，分析存在不足的原因，以便日后纠正预防。