Word长篇文档排版技巧

处理长文档的技巧1 使用各种视图方式浏览长文档Word是一套“所见即过得”的文字处理软件，我们从屏幕上所看到的文档效果，就和最终打印出来的效果完全一样，因而深受广大我们的睛睐。

为了满足我们在不同情况下编辑、查看文档效果的需要，Word在“所见即所得”的基础上向我们提供了多种不同的页面视图方式（普通视图、Web版式视图、页面视图、打印预览、大纲视图），它们各具特色，各有千秋，分别使用于不同的情况。

1．页面视图页面视图方式即直接按照我们设置的页面大小进行显示，此时的显示效果与打印效果完全一致，我们可从中看到各种对象（包括页眉、页脚、水印和图形等）在页面中的实际打印位置，这对于编辑页眉和页脚，调整页边距，以及处理边框、图形对象及分栏都是很有用的。

在页面视图中可以查看到打印出页面中的文字、图片和其他元素的位置。

页面视图可用于编辑页眉和页脚、调整页边距和处理栏和图形对象。

2．Web 版式视图Web版式视图方式是Word几种视图方式中唯一的一种按照窗口大小进行折行显示的视图方式（其它几种视图方式均是按页面大小进行显示），这样就避免了Word窗口比文字宽度要窄，我们必须左右移动光标才能看到整排文字的尴尬局面，并且Web版式视图方式显示字体较大，方便了我们的联机阅读。

另外，采用Web版式视图方式时，Word 窗口中还包括一个可调整大小的查找窗格，称为【文档结构图】，专门用于显示文档结构的大纲视图，我们只需点击文档的某个大纲主题，即可迅速跳转到文档的相应部分，十分方便。

Web版式视图方式的排版效果与打印结果并不一致，它不要于我们查看Word 文档内容时使用。

Web 页预览显示了文档在Web 浏览器中的外观。

Microsoft Word 先保存文档的副本，然后用默认浏览器打开文档。

如果Web 浏览器没有运行，Word 会自动启动它。

也可随时返回Word 文档。

在Web版式视图中，可以创建能显示在屏幕上的Web页或文档。

在Web版式视图中，可看到背景和为适应窗口而换行显示的文本，且图形位置与在Web浏览器中的位置一致。

3．普通视图普通视图是Word最基本的视图方式，也是Word默认的视图方式，其显示速度相对较快，因而非常适合于文字的录入阶段。

广大我们可在该视图方式下进行文字的录入及编辑工作，并对文字格式进行编排。

在普通视图中可以键入、编辑和设置文本格式。

普通视图可以显示文本格式，但简化了页面的布局，所以可便捷地进行键入和编辑。

在普通视图中，不显示页边距、页眉和页脚、背景、图形对象以及没有设置为【嵌于文字所在层】环绕方式的图片。

4．大纲视图对于一个具有多重标题的文档而言，我们往往需要按照文档中标题的层次来查看文档（如只查看某重标题或查看所有文档等），大纲视图方式则正好可解决这一问题。

大纲视图方式是按照文档中标题的层次来显示文档，我们可以折叠文档，只查看主标题，或者扩展文档，查看整个文档的内容，从而使得我们查看文档的结构变得十分容易。

在这种视图方式下，我们还可以通过拖动标题来移动、复制或重新组织正文，方便了我们对文档大纲的修改。

大纲视图还使得主控文档的处理更为方便。

主控文档有助于使较长文档（如有很多部分的报告或多章节的书）的组织和维护更为简单易行。

大纲视图中不显示页边距、页眉和页脚、图片和背景。

大纲视图能够显示文档的结构。

大纲视图中的缩进和符号并不影响文档在普通视图中的外观，而且也不会打印出来。

使用大纲视图，可以方便地重新调整文档的结构。

我们可以在大纲视图中上下移动标题和文本，从而调整它们的顺序。

此外，我们还可以将正文或标题“提升”到更高的级别或“降低”到更低的级别。

要在大纲中提升、降低大纲级别，可以使用【大纲】工具栏上的各个按钮。

5.阅读版式视图阅读版式视图是WORD2003新增加的视图方式，可以使用该视图对文档进行阅读。

该视图中把整篇文档分屏显示，文档中的文本为了适应屏幕自动分行。

在该视图中没有页的概念，不显示页眉和页脚，在屏幕的顶部显示了文档当前屏数和总屏数。

6．打印预览打印预览，用于显示打印效果的打印预览（也称“模拟显示”）实际上也是Word文档视图方式中的一种，它在页面视图方式显示文档完整打印效果的基础上，增加了同时显示文档多个页面内容的功能，这就有助于我们检查文档的布局，并据此编辑或调整文档格式。

在打印预览中，可以通过缩小尺寸显示多页文档。

您还可以看到分页符、隐藏文字以及水印，还可在打印前编辑和改变格式。

6．文档结构图“文档结构图”是一个独立的窗格，能够显示文档的标题列表。

使用“文档结构图”可以对整个文档进行浏览，同时还能够跟踪您在文档中的位置。

单击“文档结构图”中的标题后，Word 就会跳转到文档中的相应标题，并将其显示在窗口的顶部，同时在“文档结构图”中突出显示该标题。

在【文档结构图】显示时，可看到两类格式的标题，即内置标题样式（标题1至标题9）或大纲级别段落格式（级别1到级别9）。

使用文档结构图不但可以方便地了解文档的层次结构，还可以快速定位长文档，大大加快阅读和排版的时间。

【文档结构图】将在一个单独的窗格中显示文档标题。

可通过【文档结构图】在整个文档中快速漫游并追踪特定位置。

例如，在文档结构图中单击某个标题可立即跳转至文档中相应位置。

7．全屏显示上面简要介绍了Word的各种视图方式的特点及适用范围，在日常操作中可根据实际情况及个人喜好从中加以选择。

另外，应注意不要将Word的视图方式与【全屏显示】相混淆。

【全屏显示】并不是Word的一种视图方式，而是一种独特的显示方式，即显示时去掉word所有的屏幕组件（如：标题栏、菜单栏、工具栏和滚动条等），将整个屏幕全部用来显示Word文档的内容，以便在屏幕上显示更多的文档信息。

全屏显示与Word的视图方式并不相冲突，任何一种视图均可采用【全屏显示】，只需执行【视图】菜单中的【全屏显示】命令即可切换到全屏显示方式，此后单击【全屏显示】工具栏上的【关闭全屏显示】按钮，或者按Ese键则可关闭全屏显示，并切换到以前的视图方式，十分方便。

8．显示比例无论哪一种视图方式，我们都可以调整文档的显示比例，然后在不同的显示比例中拖动滚动条来查看文档。

2 在长文档中定位使用Word的文档定位功能，可以快速地在长篇文档中定位在文档的某一位置。

如定位某页、某节、某行等。

使用Word时，大多数的操作只对选中的文本有效，这是“先选定，后操作”的规则。

因而，选择文本至关重要。

在排版过程中灵活使用各种工具，可以使工作量减少，如使用【定位】文档，可以快速定位和查看文档的各个结构框架。

1 使用快捷键定位文档Word不仅提供了静态的定位操作，而且还能够找到编辑过程中的刚才的文档编辑位置。

当在文档的某个位置进行编辑时，可能会需要查看文档的另一位置的信息，这时文档位置发生了改变，再回到原来的编辑处则需要使用文档移动功能键进行查找。

2 使用菜单定位文档我们可以按照各种目标进行定位，单击要移至的位置类型。

然后在【输入XX】中输入项目的编号，然后单击【下一处】。

如果需要浏览整个文档，以查看所选项目类型的每一处实例，请清除【输入XX】中的内容并单击【下一处】或【前一处】。

这里的【输入XX】中的XX是根据所选择的定位目标而改变。

可以定位的目标项目有页、节、行、书签、脚注、尾注、域、表格、图形、公式、对象、标题十二种。

我们可以根据需要选择定位的目标，如果选择的目标在文档中没有，则定位光标会停留在文档的开始处，如果定位的是页码，而页码大于文档的页码范围，则定位光标会停留在文档的结尾处。

3 选择浏览对象进行定位Word提供了一种更快速的定位文档的方法，可以快速地选择浏览对象。

3 合并文档如果要把短篇文档合并为长文档，可以使用不同的办法来合并文档，各种合并方法各有不同，我们可以选择使用。

就文档合并操作而言，由于Word几乎能够打开任何格式的文件，所以采用Word 的插入文件功能来合并文档，是到目前为止最为简单、最有效的文件合并手段。

1 使用粘贴方法合并文档使用复制和粘贴方法合并文档很简单，先打开已存在的其中一个文档，或新建一个文档，然后再打开需要合并文档的第二、第三……个文档，逐个把每个文档中的内容复制到先打开的文档或新建文档中去就可以了。

在复制过程中需要选择文本，这里顺便提及一些选择文本的技巧。

1选定文档使用下面的方法可以选定指定的文本内容。

2．复制文本选定了文本之后，就可以进行复制操作，使用下面的方法可以复制所选定的文本。

3．粘贴文本选定了文本并复制之后，就可以切换到要粘贴的文档进行进行粘贴操作，使用下面的方法可以粘贴已复制到剪贴板中的文本。

根垂直的虚线，按下Enter键即可完成所选文本的移动。

2 使用【插入文件】的方法合并文档除了可以用复制、粘贴的办法来合并文档以外，还可以用更简单的方法来合并文档，这就是利用Word的【插入文件】功能。

另外，在【工具】菜单上，有一个【比较并合并文档】的命令，其实它并不是真正用来合并文档用的，他的作有是将当前文档与任何选定的文档进行比较，并给出合并两篇文档的选项，或以标记显示两者的不同（包括已有的修订或批注）。

在些允许我们选择是否将合并的结果显示在目标文档、当前文档中或新的第三篇文档中。

很明显，这明用作修订用的，在一个文档制作副本之后，进行修改后再作比较，并显示修订前后的不同之处。

4 使用样式技巧在编排一篇长文档或是一本书时，需要对许多的文字和段落进行相同的排版工作，如果只是利用字体格式编排和段落格式编排功能，不但很费时间，让人厌烦，更重要的是，很难使文档格式一直保持一致。

这时，就需要使用样式来实现这些功能。

1 什么是样式那么，什么是样式呢？样式是应用于文档中的文本、表格和列表的一套格式特征，它是指一组已经命名的字符和段落格式。

它规定了文档中标题、题注以及正文等各个文本元素的格式。

我们可以将一种样式应用于某个段落，或者段落中选定的字符上。

使用样式定义文档中的各级标题，如标题1、标题2、标题3……标题9，就可以智能化地制作出文档的标题目录。

使用样式能减少许多重复的操作，在短时间内排出高质量的文档。

如，我们要一次改变使用某个样式的所有文字的格式时，只需修改该样式即可。

如，标题2样式最初为“四号、宋体、两端对齐、加粗”，如果我们希望标题2样式为“三号、隶书、居中、常规”，此时不必重新定义标题2的每一个实例，只需改变标题2样式的属性就可以了。

2 样式的类型样式按不同的定义来分，可以分为字符样和段落样式、也可以分为内置样式和自定义样式。

字符样式是指由样式名称来标识的字符格式的组合，它提供字符的字体、字号、字符间距和特殊效果等。

字符样式仅作用于段落中选定的字符。

段落样式是指由样式名称来标识的一套字符格式和段落格式。

包括字体、制表位、边框、段落格式等。