档案资料室管理制度

档案资料室管理制度
（一）总则
第一条为加强对驻地办各类档案的综合管理，逐步实现档案工作规范化、系统化和标准化，更好地为驻地办管理各项工作提供服务，依据国家《档案法》、《云南省公路公路工程竣工文件编制实用范本》及《云南龙瑞高速公路建设项目管理办法》的有关部分，结合本项目工作实际情况，特制订本档案管理制度。

第二条工程建设监理资料是项目监理组对工程项目实
施监理过程中直接形成的,是工程建设过程真实、全面的反映;
工程建设监理资料的管理水平反映了工程项目监理组的管理水平、人员素质和监理工作的质量。

本制度对各个施工阶段监理档案、资料的收集、整理、归档作重点要求
第三条本制度适用于云南云岭高速公路工程咨询有限公司龙瑞高速公路项目监理驻地办。

（二）建立切实可行的工程监理档案管理办法
第一条在档案学中，档案、文件材料、资料是三种不同的概念。

档案是在项目监理工作活动中直接形成的原始记录，经过整理、鉴定、组卷办理了归档手续的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电脑光盘等不同载体的历史记录；文件材料是在本公司现行工作活动中直接形成的原始记录，处于运转、承办过程中，还没有转化为档案；资料是指为了工作参考的目的而搜集来的文献材料，不是本公司工作活动中直接形成的文件材料。

档案必须实
行集中统一管理，确保完整、准确、安全，便于开发利用。

第二条档案管理工作是公司管理基础工作的一个重要组成分，是维护公司合法权益、经济利益和历史真实面貌的一项工作，档案应按照文件的种类和形成的时间顺序进行全面的收集和认真的整理、编制。

第三条要做好档案管理工作，首先要建立实可行的工程监理档案管理办法。

首先结合工程实际，制定《监理计划》和《监理实施细则》等规范性文件，以及各分部（分项）工程的检查、验收、签证、报表、质量记录等质量监督制度和工程进度计划、工程支付、设计变更、工程索赔、标外合同项目审批、安全文明施工、协调等管理制定，使监理的各项工作规范化、标准化、制度化。

在此基础上，同时建立工程监理文件档案管理办法，指导工程项目监理的全过程档案管理工作。

在工程项目建设的过程中，总监办配备专职档案人员，充分利用计算机，采用文字、图表、声音、图像等多种形式和手段，对工程监理进行全方位、全过程的信息收集、整理、汇总和归档、传递和利用，并注重立足于施工现场，加强动态信息管理，对施工现场的信息进行详细的分析和记录，做到以文字为基础，用数据来说明问题。

（三）工程监理档案文件分类及其组成
根据高速公路建设项目的情况，常用监理文件的分类及其组成如下：
第一条监理文件类。

1.他只要包括监理合同、协议、招投标文件、标书、监理大纲、监理工作的规范、实施细则、报告、来往函件、设计交底、会审纪要、协调会议纪要、记录、质量事故处理的决定、专家建议文件等。

2．驻地办制定下发的条例、规定、规则、办法、计划、方案、工作汇报、总结、通知、通报、简报、统计报表、历史沿革、大事记、信访、录音带、照片、影片等。

第二条监理报表类。

它主要包括单位工程项目质量评定表、工程质量月报、季报、年报工程进度表、施工计划和实际完成计划表、延长工期申报表、开工和复工申请表、工程试验检测表、设备及工程报验单、各类工程检查证、工程材料价格申报表、工程材料调查表、工程项目状况及工程项目施工人员伤亡事故报表、监管工程师日志、工程巡视记录表、索赔申请书、支付月报、工程申报表、工程决算报表等。

第三条监理证书类。

有工程计量证书、验收证书、监理单位资质证书、监理工程师岗位证书、竣工证书等。

第四条声像、机读文件类。

包括工程建设监理活动中形成的照片、录像带、计算机软件、光盘。

第五条工程交竣工验收资料文件
（四）工程监理文件资料的收集和整理
第一条监理资料应满足“整理及时、真实齐全、分类有序”的要求。

在整个工程项目建设过程中，施工阶段是项目文件材料形
成、积累的关键阶段，在这期间形成的监理抽检资料其数量在整个监理项目档案中占了相当大的比重，是项目档案的重要组成部分。

依据制定的工程监理档案管理办法，监理在施工抽检工程中及时填写抽检资料，按规定独立完成20%抽检频率，并及时按类别归档，为文件资料的整理垫定基础。

第二条监理抽检资料实行按分项、分部、单位工程项目分类、立卷制度。

归档的文件材料应完整、准确地反映项目监理在各项活动中的真实过程，必须是定稿后由公司（或部门）负责人签发的原件。

请示类文件应有批复，保证档案的完整性。

第三条各专业监理工程师应按照驻地办要求随着工程项目的进展负责收集、整理本专业的监理资料，并进行认真检查，不得接受经涂改的报审资料，并于每月编制月报之后次月5日前将资料交和总监办档案管员存放保管。

驻地办档案员及时对各专业的监理资料的形成、积累、组卷和归档进行监督、检查验收各专业的监理资料，并分类、分专业建立档案盒，按规定编目、整理，做到存放有序、整齐，如将不同类资料放在同一盒内，应在脊背处标明。

第四条要收集齐全工程照片，包括：施工前的原貌；各施工阶段有代表性的照片，尤其是隐蔽工程、质量事故的照片；采用新的施工技术和新的建筑材料的照片；竣工后新貌。

每张照片都要有简要的文字材料，能准确说明照片内容，如照片类型、位置、拍照时间、作者、底片编号等。

第五条对隐蔽工程、特种工程，原则上要求报送声像材料，录音材料包括领导的重要讲话、重要会议的录音等；录像材料（包括影片）要能反映工程建设的全过程，如原貌、奠基、施工过程、竣工验收等内容。

录音带、录像带、影片均要附有注明工程项目名称及录音、录像、影片内容的文字材料。

第六条驻地办信息资料员分管档案，其主要职：
1. 执行国家档案工作的方针、政策和法规，规划各部门档案管理工作。

2. 负责收集、整理、分类、保管、统计部门各类档案及有关资料。

3. 配合公司档案主管部门，把需要归档（具有一定保存价值）文件材料进行归档。

4. 积极和各部门一同进行对公司及项目档案、资料等管理办法的研究。

5. 开展档案的利用工作。

负责编辑档案参考资料，编制检索工具。

积极开发档案信息资源，逐步达到档案信息资源共享。

6. 进行档案的鉴定工作。

对已超过保管期限的档案提出存毁意见，经上级领导审批后进行处理。

（五）工程监理文件资料的归档保管和管理
第一条凡已办理完毕的来文、已发送的文件，驻地办综合部及时派专职人员收集、分类、编号、归档，卷内文件材料应按时间顺序排列;并进入计算机中的文件库，以便检索和查阅。

文件资
料的调阅、借用必须履行借阅手续，并在规定期限内退还。

其原件一律不借出，必要时经批准可复制。

次年初对上年归档工程文件进行正式立卷、建档、归档。

监理工程项目竣工移交后，按监理委托合同规定将经整理的工程文件移交业主单位。

在此之前，驻地办对案卷的组合合理性、卷内排列、题名、外观的总体严格审查，仔细核对卷内题名和卷内文件是否已概括卷内文件的内容、页次是否有错误、备考表是否签字、装订是否规范牢固等。

不合格的进行返工处理，直到符合要求后完整的上交业主。

第二条驻地办应将符合要求的档案整理整理规档并交到公司的档案室。

档案室对已超过保管期限的档案进行鉴定，报请公司领导做出处理决定。

未经鉴定和批准，任何单位或个人不得销毁任何档案。

对销毁的档案应编制销毁清册永久保存。

第三条各类档案都是公司及驻地办的重要财富，由档案室集中统一管理，严格按照审批程序借阅，任何部门或个人都不得视档案为私有。

监理档案文件及资料未经允许不得外借其它单位人员传阅及使用。

全体监理人员都有保护档案的义务。

各类档案移交时，必须经档案人员清点检查，办好交接手续。

第四条档案室按便于保管、方便利用为原则，对档案进行分类、编号和排列。

第五条档案室应研究和改进档案的保护，对已破损、虫蛀、霉烂和字迹褪色的档案，应及时修复或复制。

第六条文件处理做到“四及时”即：及时登记、及时传阅、及
时催（承）办、及时归卷；“四不”即：文件材料不积压、不错漏、不遗失、不外传。

第七条各类档案按其内容、价值确定保管期限为永久、长期和短期三种。

（五）工程监理文件资料的总体要求
要做好档案管理工作，首先要使监理的“质量、进度、投资、安全”控制工作和信息和合同管理工作以及协调工作等规范化、标准化、制度化;然后，在实践中不断完善建立一套具有很强的实用性和可操作性的工程文件档案管理办法，使驻地办的工程监理文件档案做到真实、完整、规范、科学、查阅方便的基本要求。

（1）《云南省公路公路工程竣工文件编制实用范本》对监理竣工文件的编制基本原则、方法步骤、标准要求、资料整理、图表编制、组卷归档、验收移交等做出了明确和系统的阐述，驻地办的档案资料管理必须以此为标准。

（2）高速公路建设工程监理档案管理工作涉及到整个建设工程的方方面面，在日常工作中，要注意对资料的复核，同时检查资料是否符合规范要求，发现问题及时督促有关单位进行整改。

（3）对一些需连续产生的监理信息，在归档过程中应对该类信息建立相关的统计汇总表格以便进行核查和统计，并及时发现错漏之处，从而保证该类信息的完整性。

（4）工程监理文件资料必须按照工程进度及时填写和整理，确
保资料是对工程质量情况的真实反映，要杜绝拖沓滞后，甚至工程结束后才补做资料的现象。

（5）工程监理文件资料管理工作和其他监理工作一样需要加强和业主的沟通，争取业主的理解和支持，否则工作很难开展，监理资料的管理工作就难以落实。