招标资料归档清单

合集下载

建筑工程档案归档目录

建筑工程档案归档目录

建筑工程档案归档目录建筑工程档案归档目录:
1. 招标文件
- 邀请函
- 招标公告
- 投标文件
- 中标通知书
2. 合同文件
- 合同书
- 合同变更通知
- 承包商资质文件
- 合同付款相关文件
3. 设计文件
- 设计合同
- 设计方案
- 工程图纸
- 技术规范
4. 施工文件
- 施工合同
- 施工计划
- 施工许可证
- 施工日志
5. 质量检验记录
- 材料检验报告
- 结构验收报告
- 设备安装检验记录 - 环保验收报告
6. 资料报告
- 工程概况
- 施工现场照片
- 完工验收报告
- 工程竣工图
7. 支付款证明
- 合同支付款凭证 - 付款申请单
- 发票及收据
8. 其他相关文件
- 项目立项批复文件 - 工程问题处理记录 - 安全检查记录
- 现场会议纪要。

工程资料归档目录表

工程资料归档目录表

完工验收材料
1
工程完工总结陈述
2
完工移交证实书
3
完工验收证实书
4
工程款付出证实书
5
工程质量保修书
6
装潢装修完工图
7
工程决算书.审计陈述(对扶植单位)
8
工程决算书(对承包商)
工程材料移交人: 移交日期:
工程材料吸收人: 移交日期:
工程材料归档卷内目次
序号
内容
总份数
原件份数
复印件份数
义务部分

施工技巧治理材料
1
招.投标文件(答疑.工程量清单)
2
中标通知书
3
内部招标文件.定标成果
4
施工合同.各专业分包合同
5
工程概况
6
工程项目治理人员名单
7
施工组织设计.专业施工筹划
8
工程总进度筹划表
9
开工陈述
10
完工陈述
11
工期延期签证

施工阶段工程材料
6
木质板材及格证.检测陈述
7
玻璃产品及格证.检测陈述
8
大理石.花岗岩检测陈述
9
涂料(内.外墙)及格证.检测陈述
10
壁纸.墙布及格证.机能检测陈述
11
通讯电缆.网线及格证.磨练陈述
12
室内电线.电缆检测陈述
13
水.电管材及格证.磨练陈述
14
门窗.灯具.洁具及格证.磨练陈述

施工隐藏工程验收记载
1
抹灰工程
工程测量定位记载
3
分部.分项工程质量验收记载(装潢.电气.给排水等)
4
设计变动单
5

招标代理资料整理和存档措施

招标代理资料整理和存档措施

招标代理资料整理和存档措施
为了保证招标代理工作的准确性和规范性,以及资料的安全性,应采取以下措施进行资料整理和存档:
1. 建立统一的文件归档系统:设立专门的文件归档区域或文件柜,根据不同的项目和文件类型设置归档文件夹,并标注清晰明确的文件名称和编号。

2. 规范整理流程:制定文件整理的具体操作流程和标准,明确各个岗位的职责和操作要求。

确保整理的文件按照一定的顺序和方式进行归档和存放,方便后续查找和使用。

3. 文件标识和归档编号:对每个文件进行标识和编号,方便追溯和管理。

可以使用日期、项目名称、文件类型等信息进行编号,确保编号的唯一性和信息的准确性。

4. 制定文件归档清单:对每个项目的文件进行归档清单的编制,记录文件名称、编号、归档时间等信息,便于掌握文件的存档情况,同时也是后续检索和整理的依据。

5. 定期整理和审查:定期对归档文件进行整理和审查,确保文件的完整性和及时性。

对于过时和无用的文件,及时进行清理和销毁,以减少存档空间和管理成本。

6. 加强安全防护措施:对于重要文件和资料,进行密封和加密存储,确保文件的机密性和安全性。

同时限制查阅权限,保护文件的隐私和机密信息。

7. 数据备份和灾备措施:将重要文件进行数据备份,防止文件的丢失和损坏。

同时建立灾备措施,确保文件在灾害事件中的安全和保护。

8. 培训和监督:对招标代理人员进行培训,使其熟悉整理和存档的相关规定和流程。

同时对文件整理和存档过程进行监督和检查,确保规范操作和结果的准确性。

以上措施可以有效地保证招标代理资料的整理和存档工作的有序进行,提高工作效率和文件管理的质量。

招标资料的整理与归档要求

招标资料的整理与归档要求

招标资料的整理与归档要求1. 引言2. 整理要求2.1 完整性2.2 排序招标资料需要按照一定的顺序进行整理,以便于后续查询和使用。

可以按照时间顺序、文件类型或者项目阶段进行排序。

对于文件夹,可以使用编号或者名称进行标识,以便于快速定位所需文件。

2.3 文件重命名为了更好地管理和识别招标文件,建议对文件进行重命名。

文件名应清晰、简洁、有序,同时要包含相关信息,如项目名称、文件类型和创建日期等。

重命名后的文件名应该与招标资料中的引用一致,以避免混淆和错误的使用。

3. 归档要求3.1 归档位置为了方便使用和管理,招标资料应存放在指定的归档位置中。

可以选择电子归档或者纸质归档,根据实际情况选择适合的方式。

无论是电子归档还是纸质归档,都需要有一个清晰的目录结构和命名规则,以便于查找和访问。

3.2 归档标识对于纸质文件,每个文件夹和文件应标有清晰的归档标识。

可以使用标签或者贴纸,标注文件的名称、项目名称、创建日期等信息。

对于电子文件,应在文件名或文件属性中添加相应的标识信息。

3.3 归档备份为了防止招标资料的丢失或损坏,建议定期进行归档备份。

对于纸质文件,可以制作复印件或者扫描件,并将其存放在安全的位置。

对于电子文件,可以使用云存储或者外部硬盘进行备份,确保数据的安全性和可靠性。

4. 整理与归档步骤4.1 资料整理整理招标资料的第一步是对资料进行清点和确认。

确保每份文件完整,没有遗漏或者损坏。

4.2 文件重命名和归档位置选择根据招标资料的特点和要求,对文件进行重命名,并选择合适的归档位置。

遵循统一规范的文件命名和归档位置,以便于后续的查询和管理。

4.3 文件整理和排序按照一定的规则和顺序,对招标文件进行整理和排序。

可以按照时间顺序、项目阶段或者文件类型进行排序,以便于后续的查找和使用。

4.4 文件归档标识为每个文件夹和文件添加清晰的归档标识,包括文件名称、项目名称、创建日期等信息。

确保归档的文件能够准确、方便地使用和查找。

★工程施工全过程需归档的资料说明★

★工程施工全过程需归档的资料说明★

工程施工全过程需归档的资料说明一、项目中标后经营部应向工程部移交以下纸质版和电子版资料:1、招标文件类资料(招标文件书、购买招标文件的收据发票、工程量清单、招标控制价、施工图);2、投标文件类资料(投标保证金电汇单扫描件、投标资格文件、投标商务文件、投标技术文件),以上资料若经营部没有的,工程部应及时向项目负责人和招标代理单位索取。

工程部应指定专员跟踪参与办理该中标项目的后续事宜并全程监督参与管理该项目的合同履行情况。

二、中标通知书领取时应向招标代理单位提供规定数量的投标文件副本,并按规定向交易中心缴交工程交易费,向招标代理单位缴交招标代理费。

领取中标通知书后,工程部专员应归档以下纸质版和电子版资料:1、中标通知书;2、交易费发票;3、代理费发票。

三、建设工程施工合同应根据招标文件、投标文件、中标通知书中的内容编制,签订建设工程施工合同后,工程部专员应归档以下纸质版和电子版资料:1、建设工程施工合同。

四、施工许可证办理前应按规定参保团体工伤险等保险,还应按福建省质量安全管理部门的规定办理项目部电子印章。

施工许可证办理后,工程部专员应归档以下纸质版和电子版资料:1、建筑工程施工许可证;2、项目部成立文;3、参保团体工伤险等保险的保单和发票;4、项目部实体印章;5、项目部电子印章;6、项目部印章启用文;7、其他有关资料。

五、工程开工后应严格管理各参建人员的劳动用工及工资发放。

项目部相关负责人应将全体参建农民工和管理人员的《劳动合同》填写完整报送公司工程部签订入档,每月将参建人员的工资领取单核实后报送公司工程部入档,工程部专员应实时归档以下纸质版和电子版资料:1、各参建人员劳动合同书和身份证复印件;2、各参建人员工资领取单或领款证明;3、支付各参建人员工资的银行转账凭证;4、其他有关资料。

六、工程开工后应严格管理各材料供应商和设备租赁商与公司签订的经济合同(未签订合同的无需我司人员管理)。

项目部相关负责人应与各材料供应商和设备租赁商商谈出有利用我司的经济合同,报送总经理审批后方可盖章生效。

监理资料归档目录清单

监理资料归档目录清单
27
分项分部工程验收记录
项目部(来自施工单位)
28
工程质量评估报告(桩基子分部、地基基础分部、主体结构分部、单位工程)
项目部
29
单位工程竣工验收资料(报告、会议纪要、验收证书)
项目部(来自建设单位和施工单位)
30
消防、节能、人防等专项验收证书
项目部(来自建设单位)
31
竣工验收备案表(备案后)
项目部(来自建设单位)
项目部
20
工程概况表
项目部(来自施工单位)
21
分包资质报审表
项目部(来自施工单位)
22
图纸会审纪要
项目部
23
设计变更∕工程洽商记录
项目部
24
涉及安全及功能主要材料设备出厂证明汇总清单和检测证书汇总清单
项目部(来自施工单位)
25
工程定位测量记录
项目部(来自施工单位)
26
地基验槽记录
项目部(来自施工单位)
监理资料归档目录清单
序号
归档文件
提供部门
1
监理招投标文件
综合经营部
2
监理合同
综合经营部
3
施工许可证复印件
项目部(来自施工单位)
4
总监及项目监理人员名册
(授权书、项目部信息卡)
项目部
5
监理规划
项目部
6
监理细则
项目部
7
监理月报
项目部
8
监理例会纪要
项目部
9
监理日志
项目部
10
监理项目工作总结
项目部
11
开工∕复工报审表
32
监理决算书
项目部
33

招标项目档案资料管理

招标项目档案资料管理

招标项目档案资料管理一、档案资料招标过程中全部的文字资料(含电子资料)、视频资料都是档案资料的构成部分,在项目达成后都一定整理归档。

企业建立档案室和档案管理员,企业全部项目(含分企业项目)都必须一致归档,分企业项目除未中标人招标文件在分企业就地保留外,其余档案一定由总企业统一归档管理。

分企业撤除时,未到期的未中标招标文件一定一致交到总企业档案室,才能办理撤除手续。

各分企业应付自行保留的档案参照总企业的要求妥当保留,总企业将不按期的对各分企业保留的档案进行抽查。

二、归档及存案时间总企业项目,在项目分红前一定达成档案资料的归档。

分企业项目在签发中标通知书前必须达成除中标通知书外的全部档案资料的归档,在下个项目资料归档前将该项目的中标通知书归档。

有总企业外派人员的分企业,该外派人员兼任分企业档案管理员,分企业档案管理员应敦促分企业实时将应由总企业一致管理的档案包含电子资料实时交回总企业。

看管机构资料存案时间:序号项目种类看管机构最迟存案时间备注三、档案资料的整理1、电子资料电子资料文件夹格式为“项目编号+项目名称”(如: HNZK-11368湖南省耒宜高速公路管理处“员工之家”房建工程施工招标),全部与本项目有关的电子资料(包含但不限于通告、资格预审文件、招标文件、增补文件、资格审察报告、评标报告、中标候选人公示、中标通知书、招标文件等)都拷贝到该文件夹下,在资料归档前上传到企业FTP 网站(操作方法详见《企业电子档案归档指南》),正式归档前由档案管理员查察后才能办理归档手续。

中央投资项目,资料应上传中央投资项目管理网站,经企业资质管理人员审察确认后才能办理归档手续。

2、除未中标人招标文件外的全部档案资料,资料整理时应注意按过程次序整理,特别是招标过程比较复杂的项目。

档案盒:除未中标人招标文件外的全部档案资料一定装入专用档案盒,档案盒盒脊上贴上相应的标签,保留限期为15 年。

实行时间HNZK11111项招目标名人称名称1/1保留期至:湖南省政府采买项目档案资料档案盒内应设盒内目录不装订,独自装订成册的资料首页设册目录,标明册内编码(用号码机编码),档案盒内资料一般包含以下资料:盒内目录存案资料招标文件招标文件正本中标通知书资料移交登记表客户反应建议表其余资料成册的资料要求胶装(中标通知书、资料移交登记表、客户反应建议表不装订)。

工程施工招投标整理资料

工程施工招投标整理资料

一、项目概况1. 项目名称:室外雨污水工程2. 建设地点:具体地点3. 建设规模:雨污水所有施工图及招标文件规定的所有施工内容4. 质量标准要求:合格以上,必须达到设计及施工验收标准5. 工期要求:工期(中标合同工期)为不超过60日历天6. 招标范围:雨污水所有施工图及招标文件规定的所有施工内容7. 资金来源:自筹8. 资格审查办法:采用资格后审法9. 工程计价式:固定总价总承包10. 投标有效期:60日历天(从投标截止之日算起)二、投标文件组成1. 投标须知前附表2. 工程概况3. 招标范围及承包方式4. 工期要求5. 质量等级要求6. 技术要求7. 投标人资质等级要求8. 项目经理及项目班组规定9. 工程计价方式及编制依据10. 投标文件组成11. 投标保证金及缴纳时间12. 投标活动日程安排13. 开标、评标与定标14. 中标通知书及合同签订15. 履约保证金及缴纳时间16. 施工组织设计17. 其他条款三、投标文件格式1. 投标书2. 投标报价表3. 企业法人营业执照副本4. 企业资质证书副本5. 有关项目经理及项目班组人员的资格证书6. 财务报表7. 业绩证明材料8. 其他相关证明材料四、工程施工资料编制及整理方案1. 工程开工前的准备:图纸会审、培训考核、开工报告、资质报审、施工组织设计方案报审等。

2. 施工过程中的资料整理:各种表格、检验批资料、试验资料、原材料试验报告、见证取样等。

3. 资料归档:按照工程阶段、部位、分项工程进行分类归档,确保资料完整、准确、规范。

五、施工技术资料整理与管理方法1. 建立健全资料管理制度,明确责任分工。

2. 加强施工技术资料的收集、整理、归档工作,确保资料的真实性、完整性。

3. 定期对施工技术资料进行审查、核实,确保资料符合要求。

4. 建立资料信息化管理平台,实现资料的高效查询、共享和利用。

六、注意事项1. 严格按照招标文件要求编制投标文件,确保投标文件完整、准确。

  1. 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性,平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
  2. 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
  3. 3、如文档侵犯您的权益,请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间:9:00-18:30)。

招标资料归档清单
No:
注:此表归档时一并归入档案
建设单位(委托工程招标代理的招标代理机构)应当收集、整理、归档的招投标文件材料包括以下内容,并按下列顺序装订成册:
(一)工程建设项目发包初步方案,并附项目立项审批文件或备案文件复印件;
(二)邀请招标或直接发包的项目,应附可邀请或直接发包的有关审批文件和说明材料;
(三)委托招标代理的工程招标代理委托合同、授权委托书和工程招标代理项目组组成人员情况表;
(四)单独委托编制施工标底的标底编制委托合同;
(五)招标公告或投标邀请书;
(六)资格预审的获取资格预审文件或招标文件一览表;
(七)资格后审的获取招标文件的潜在投标人名单;
(八)资格预审的资格预审文件及中标单位的资格预审申请书;
(九)资格预审合格通知书与资格预审结果通知书及其发放、确认的记录;
(十)资格预审报告;
(十一)招标文件以及招标文件澄清或者修改的内容(含招标答疑或投标预备会纪要);
(十二)招标文件及答疑纪要等发放、签收的记录;
(十三)设有标底的工程施工招标标底;
(十四)开标过程中投标文件签收、评委签到等记录;
(十五)清标情况报告;
(十六)评标委员会的评标报告(含评委评分、评议等过程资料);
(十七)招标人提交的招标投标情况的书面报告(包括招标范围、招标方式、资格审查、开评标过程和确定中标人的方式以及理由等。

已提交过的内容,可引用,不必重复提交。

);
(十八)中标结果公示表;
(十九)中标通知书;
(二十)中标人的投标文件正本;
(二十一)合同副本;
(二十二)委托招标代理的工程招标代理评价意见表;
(二十三)备案流程表;
(二十四)行政监督意见书;
(二十五)未中标人的资格预审申请书、投标文件正本;
(二十六)需要存档的其他材料;。

相关文档
最新文档