和领导出差时秘书应该注意什么
秘书常识：当上司不在的时候
秘书常识：当上司不在的时候
一、上司不在时的工作
上司的工作一般都很忙，经常因开会、外出、出差而不在公司。
当上司不在公司的时候，秘书应注意以下问题：
1、如果上司是出差在外地，那每天应在事先约定好的时间联络。
2、如遇有紧急事件，应马上与上司取得联系，请求指示。
3、在处理上司交办的工作时，严格按上司指示的范围办。
4、如果是替上司处理个人私事，就要替上司严格保密。
5、不要随便将上司的出差地点告诉外人。
6、上司不在时，如果上司有些个人事情需要处理，应与上司的夫人商量。
7、未经上司许可不能在文件上盖章签字。
8、上司回来时将最紧急的文件和邮件放在“待阅文件夹的最上面。
二、上司不在时紧急情况的处理
在上司不在时也会有电话来找他。
秘书接到找上司的电话，无论对方是什么事，你都要知道它的紧急程度。
如果事情不急，就等上司回来再说或定时向上司汇报；如果是合同或协议急等上司签字，应马上与上司联系，请上司直接打电话答复对方。
如果是要确认上司是否参会时，秘书不能根据自己的判断答复是否出席；遇到这种时间比较紧急的问题时，应这么答复对方：“我向上司请示以后再与您联系。
”之后挂掉电话，马上与上司取得联系，听取上司的的指示，然后将上司的意思转达给对方。
陪同上司拜访所必知礼仪
陪同上司拜访所必知的礼仪陪同上司作商务拜访，是商务秘书常做的一项工作．为了实现与客户沟通的目的，秘书应该注意以下事项：(一)塑造良好的风貌陪同上司参与商务活动，秘书的风度如何，直接关系到企业形象．在日常工作和生活中，秘书就要时刻留意自己的仪表，出门做商务拜访更要注意外貌特征，一个好的秘书应当具有豁达开朗的气质和大方自然的风度，给人留下谦恭和蔼、坦荡潇洒、淳朴热情的印象。
(二)摆正自己的身份地位不论代表公司出访，还是陪同上司出访，秘书都会受到其他公司的热情接待．这时秘书应该注意自身的言谈举止，不能得意忘形，认为自己高高在上，做出有违自己身份的事情，给公司形象抹黑．当然这并不意味着秘书完全变成上司的跟班，或是只是传达旨意的木偶．企业秘书在与外界交往的过程中，也是展示自己，推销自己的一个大好机会(三)做恰当的介绍陪同上司出访，秘书少不了要经常对人或事物作介绍．给随时遇到的人作介绍，是秘书第一要掌握的学问给人介绍的基本常识是：先将男士介绍给女士，将晚辈介绍给长辈，将下级介绍给上级．具体在公司之间的交往中，要求更加细致严格，要点如下：应先把资历浅的介绍给资历深的人，再把资历深的人介绍给资历浅的人．如果知道的话，称呼全名、职位和公司名称．如果是许多人，从高职位到低职位依次介绍．如果两个职位相等，先介绍年长者．如果你不清楚他们的职位，应从身边最近的开始介绍，然后再介绍离你远的那位．介绍自己时，应先称呼对方的姓名，如果不知道对方的姓名，千万不能在自我介绍前问对方．千万不能问“你是谁”或“你叫什么名字”，应该说，“您好，我是王琳，许总的秘书．”那么对方就会自我介绍了．如果他没有介绍自己，你介绍完自己后，再问：“您是……?”在随后的谈话中，重复每位的名字．很多人很难记往他人的名字，而不得不再问，会很尴尬．在谈话中随意提及每人的名字，会使他们感到轻松愉快．要积极乐观．在介绍别人时，看着对方的眼睛，面带微笑，缓慢而清晰地说出他的名字，可以说些关于每个人有趣而肯定的轶事．。
职业秘书之如何为上司出差做准备
专业的公文在线写作平台
职业秘书之如何为上司出差做准备
1、细心周到
公司领导人需要经常出差，有时是为了洽谈业务，有时是为了推广新产品，有时则是为了解决与客户之间发生的纠纷;有很多出差任务都是临时决定下来的。
不论是在国内出差还是到国外出差，不论是短期出差还是长期出差，在每次出差的动身之前，秘书都要为上司做大量的准备工作，如安排日程、预订机船票和旅馆、整理随身携带的洗漱用品、预支差旅费，准备必需的文件资料和上司在各种不同场合的发言提纲等。
如果与上司同行，不仅要做好工作上的助手，还要做好生活上的助手;如果留在家里，同样要做好自己承担的各项日常工作。
秘书在上司出差期间，要根据自己收集到的各种信息，进行筛选和整理，及时与上司联系，以保证工作的顺利进行。
秘书为上司做出差准备，一定要细心周到，如果不是忘了带合同文本，就是在日程安排上出现“撞车”，那会给上司，也会给自己惹出不少麻烦。
对于出差过程中的每一项日程，秘书都要像放电影一样让每一个情节在自己头脑中出现一遍。
当然，要做好这项工作，首先必须知道上司这次出差的目的，否则，不可能订出周密详细的计划。
与平时在公司上班不同，上司在出差过程中工作的节奏更快，而且对秘书的指示相应增多，因此这就要求秘书的工作效率更高。
但是，出差途中的环境毕竟不同于在公司，有许多不可预见的因素影响秘书的工作，因此既要更细心，又要更灵活。
下面看一个秘书陪同上司在国内出差的具体例子。
2、准备工作。
领导秘书注意事项
领导秘书注意事项秘书与领导人共事，那么秘书在陪同领导外出过程中应注意以下事项和礼仪呢?下面学习啦小编给大家介绍关于领导秘书注意事项的相关资料，希望对您有所帮助。
领导秘书注意事项如下一、陪同领导外出注意事项 1、与领导充分沟通，了解出差目的、必备物品、外出工作内容和需要接见的对象，并根据工作内容和接见对象准备相关的文件、资料和礼品，携带的证件、甚至相机等等，安排好领导的行程。
、如果是开会，就应准备开会需要的资料，自己应先学习有关会议的内容。
以便能在开会时做好会议的记录。
、如果是走访或谈判，就应当先做好对走访或谈判对象的一些调查和了解。
、了解本次外出活动的任务、目的及领导对一些重要问题的基本看法，以便按领导意图及时提供服务，避免因不解其意而手足无措甚至帮倒忙的情况发生。
、与所去之地的有关单位事先联系，提供前往人员名单(包括姓名、性别、民族、职务等)，说明此行目的和行程计划等。
、如果自己开车，则要提前通知司机准备好车辆，带好差旅费用、换洗衣物及常用药品等。
、时间观念要强。
随员在征求领导意见后，要与司机等随行人员约定好出发时间及行车路线;外出中的所有活动，随员都要提前做好准备，按时召集其他随行人员等候领导，不能让领导等其他人。
、要保持通讯联系。
在陪同领导外出时，一定要与领导及同行人员时刻保持联系。
因为在外出活动中，情况随时都可能发生变化。
因此，随员哪怕是短时间的单独行动也要与领导及同行人员保持联络的畅通。
、入住宾馆后，要让同行者之间互相知晓对方所住的房间，要及时将同行者所住房号、内部电话拨法提供给领导，以便及时联络。
二、陪同领导外出应注意的礼仪1、乘车行走(1)陪同领导行走时，随员应在领导后侧半步位置跟从。
(2)让领导和客人先上车，自己后上。
(3)要主动打开车门，并以手示意，待领导和客人坐稳后再关门。
一般车的右门为上、为先、为尊，所以应先开右门，关门时切忌用力过猛。
(4)注意乘车座位。
一般是右为上，左为下。
秘书接待礼仪常识有哪些
秘书接待礼仪常识有哪些秘书接待礼仪是指秘书在日常工作中接待来访人士时需要遵循的一系列规范和礼仪要求。
作为一个负责接待工作的秘书，懂得并且遵守接待礼仪，不仅能够增加工作效率，也会给来访者留下良好的印象。
下面将详细介绍秘书接待礼仪的常识。
一、仪容仪表作为一个秘书，仪容仪表是给人第一印象的重要因素之一，所以保持良好的仪容仪表是必要的。
要遵循以下原则：1. 穿着得体：要根据自己所在公司的规定，穿着得体整洁，服装不宜过于暴露或夸张。
避免穿着过于花哨或浓妆艳抹的装束。
2. 发型整洁：秘书的发型要整洁，不宜太过随意。
避免头发散乱或蓬松过大给人不正式的感觉。
3. 精心打扮：化妆要得体，不宜夸张或浓妆。
选择合适的化妆品，让自己看起来干净、清爽和专业。
二、接待礼仪1. 预约来访者：接待来访者前，秘书应提前与对方预约时间和地点，并将来访者的信息及时告知相关人员，为来访者的到来做好准备。
2. 热情欢迎：秘书在接待来访者时要热情、礼貌地迎接对方，主动与来访者握手，并主动介绍自己的身份和所在部门。
3. 提供座位：对于来访者，秘书应主动给予座位，尽量提供舒适的环境。
对于高级领导或重要客户，可以提前准备好茶水或饮料。
4. 询问需求：在接待过程中，秘书应主动询问来访者的需求，确保提供所需的协助和支持，并亲自协助他们解决问题。
5. 注意细节：秘书在接待过程中要注意细节，比如关注来访者的姓名、职务等信息，不要重复询问，以免显得不注意细节。
6. 维持秩序：秘书在接待过程中要维持良好的秩序，确保环境整洁有序，避免嘈杂声音或有其他打扰的因素。
三、礼仪沟通技巧1. 善于倾听：秘书在接待过程中要善于倾听来访者的讲话，不要打断或插话，对于来访者的需求和问题要认真倾听并做出回应。
2. 语言礼貌：秘书在沟通过程中要使用礼貌的用语，避免使用过分口头禅或粗俗的语言。
要保持语速适中，语气和蔼可亲。
3. 提供建议：当来访者有困惑或需要帮助时，秘书可以提供适当的建议和解决方案，并尽量满足来访者的需求。
秘书与上司的注意事项
秘书与上司的注意事项秘书与上司之间的工作关系是一个非常关键的环节。
作为秘书，你承担着处理日常工作事务、组织安排和负责与上司之间沟通的重要职责。
以下是一些秘书与上司之间需要注意的事项，以确保工作关系的良好开展：1.理解上司的需求：作为秘书，你需要清楚了解上司的工作需求和要求。
了解他们的工作方式、习惯和喜好，以便更好地协助他们完成工作目标。
2.建立有效的沟通渠道：确保与上司之间的沟通畅通无阻。
随时保持良好的沟通，及时回复电子邮件和电话，并密切关注工作进展和重要事项的通知。
3.保护上司的时间：作为秘书，你需要帮助上司管理和保护他们的时间。
安排和组织会议、日程安排和行程，并确保所有工作都按照时间表进行。
4.保密性和机密性：作为秘书，你需要明白一些工作事项是机密和敏感的。
保持对机密信息的保密性，并采取适当的措施确保信息的安全保护。
5.细致入微：细心关注细节。
无论是会议安排、文件整理还是旅行安排，都要做到准确无误。
确保没有疏漏或错误，以免对上司的工作产生负面影响。
6.保持专业精神：作为秘书，你需要保持高度的专业精神，尊重上司的权威和职权。
遵守职业道德规范，保持良好的工作纪律和职业操守。
7.灵活性和适应性：要有强大的适应能力和灵活性。
上司的工作日程可能会不时变动，你需要能够迅速适应和调整工作安排。
8.积极主动：不仅要按照上司的指示执行任务，还要主动承担额外的工作职责。
提供任何可能的支持和协助，使上司能够更有效地完成工作。
9.保持良好的团队合作：与其他团队成员保持良好的合作关系。
与其他部门和同事建立积极的合作关系，以促进工作的协调和合作。
10.注重自我提升：要持续学习和提升自己的知识和技能。
不断学习新的工作方法和技巧，以提高工作效率和质量。
11.主动思考和提供建议：作为秘书，你需要具备一定的独立思考能力。
不仅要按照指示执行工作，还要能够提供合理的建议和意见，以改进工作流程和提高效率。
12.处理问题和挑战：在工作中难免会遇到问题和挑战。
和领导出差时秘书应该注意什么
和领导出差时秘书应该注意什么？
姓名：李乐媛班级：经贸英语1班
※秘书在为领导做出差准备时，首先要了解领导人此次出差的目的是什么，目的地是哪里，出差的时间有多长，要在哪些地方停留等。
具体需要做到以下几点：
1．提前做好出差计划表；
2．组织购票，了解领导喜欢乘坐什么交通工具；估计出差需要总花费，回来找相关部分给予报销。
（秘书要合理安
排好途中的花销。
）；
3．到达目的地之前，要做好住宿安排，保证领导在出差期间能够休息好，精力充沛，不影响工作。
※中上层的领导人出差时不但有随行秘书，还应有在家值班的秘书。
在家值班的秘书需要做到以下几点：
1.完成领导走之前交代的任务；
2.公司发生的大小事务要及时记录下来，等待领导回来后
处理。
3.要与领导随时保持好联系，熟悉了解领导的出行路程。
※领导回来之后，秘书要代领导人准备好各种票证，找财
务处进行报销，帮助领导人整理出差报告或考察报告。
进行总结分析，写出调研报告，吸取教训，增加社会经验。
以便以后做的更好。
秘书陪同领导外出时应注意四个问题
秘书陪同领导外出时应注意四个问题
一、要有高度的事业心和责任感。
作为领导的专职秘书，是经组织严格考核挑选的。
即使是临时跟随出差的秘书，也是经领导挑选或同意的，这表明所需要的是有高度的事业心和政治责任感的。
随领导出差的秘书人员，要把为领导完成出差的工作任务放在首位，想方设法、任劳任怨地干好每一件具体工作，不可有丝毫的松懈和疏忽，也不能消极被动地应付。
二、要发扬吃苦耐劳、连续作战的工作作风。
秘书人员随领导出差，工作没有规律性，工作量比在机关更多些，既要完成一些勤务性工作，又要完成交办的具体事项。
这就要求秘书人员有吃苦耐劳的实干精神和连续作战的工作作风，切不可有乘机游览名胜古迹、观赏山光水色的享乐思想。
三、要认真做好各项司秘工作。
秘书人员每到一地、每遇一事，每接触一个部门和人员，都要作有心人，将所见、所闻、所干的事项记载下来。
具体地说，要做好如下方面的事务：1、写好出差纪实。
秘书人员要写好自接受出差任务到结束的逐日工作纪实，其基本内容是：出发日期、所乘车次、经过地点、到达时间、住宿地址，房间电话、主要领导的姓名、职务、参加会议和进行工作的内容、要求、结果等，以备领导查询，或以后备用。
2.要安排好领导一天的工作日程。
根据领导早、中、晚不同的工作内容，提前安排好领导所需要的材料及其它交办的事项;如领导对某一情况不太了解，要写好必要的简单材料，或提出建议，以供领导参考。
3、写好专题工作小结。
在出差
任务完成之前，可根据领导的意见，写出有关内容的文字总结材料，如调查报告、考察纪实、会谈纪要、工作经验、专题建议等，以备回机关后供领导参阅和推广。
秘书礼仪注意事项介绍(三篇)
秘书礼仪注意事项介绍一、命令或指示要经过确认任何工作都是从接受指示展开第一步，假如连这个阶段都处理不好，就不能期望有良好的工作表现。
这就要求秘书聆听上司指示工作的时候，有几点必须留意：1、表现士气高昂的态度。
在接受一项任务时抱着可有可无的态度，往往会使该过程流于公式化。
相反地，若能表现出积极热烈的反应，相信上司讲解起来也会格外卖力。
2、自始至终专心聆听。
不要中途打断或抢先回答上司的说明。
即使心中怀有任何疑问，也必须等他全部说完后再提出。
3、不明白这处务必问清楚。
有些事情上司以为你已经知道而省略不提，结果问题往往就出在这里。
因此，假如发现任何不明白的疑点，都应该鼓起勇气问到清楚为止。
4、确认内容。
囫囵吞枣似地接受命令或指示是最冒险的行为，有时甚至等到完成后提出报告时，才发现自己彻尾完全搞错。
所以无论如何必须养成习惯，在上司说完后确认其内容与各项重点。
二、不要忘了上司所交等的事情有时候工作一忙，往往把上司交待处理的某件工作忘得一干二净。
此时，除了规规矩矩向上司道歉外，别无选择。
若因为一时提不起勇气认错而置之不理，反而会使事情更加恶化。
道歉时，若脸上挂着虚假的笑脸，或强词夺理地寻找各种借口，也会使对方更加恼火，倒不如干脆以谦虚的态度，坦白这是因为自己一时不慎而犯下的过错。
但是这种情形只许一次，下不为例，假如三番两次地重蹈覆辙，那么管你如何赔礼，也难以换回上司对你的评价。
三、办公室拒绝闲聊漫无边际的闲聊，影响工作和学习。
现介绍四种表白无暇闲聊的婉转方法：1、启示法。
在自己工作场所的醒目处，写上“闲聊不过三分钟”或鲁讯的名言：“浪费自己的时间，等于慢性自杀;浪费别人的时间，等于谋财害命。
”以此记示来客，谢绝闲聊。
2、工作法。
当发现聊客朝自己走来，可立即埋头工作，或眼睛注视空间，令聊客相信自己正在专心工作，让其知趣离开。
3、冷待法。
当聊客打开话匣子，自己保持冷谈，只点头或摇头不予搭话，也可作简短的回答“是”或“不是”;若聊客仍然口惹悬河，则可起身做些杂务，令其扫兴而去。
出差途中,秘书工作步步骤
出差途中，秘书工作步步骤
出差是一项需要精心准备的工作，秘书在出差期间需要做好以下几个步骤：
1. 行前准备，在出差之前，秘书需要协助安排好出差行程，包括订购机票、酒店预订、办理签证或其他必要的文件，确保出差人员的行程安排顺利。
同时，还需要准备好出差所需的文件资料，如出差行程表、会议日程安排、必要的文件资料等。
2. 提醒出差人员注意事项，在出差前，秘书需要提醒出差人员注意事项，如注意安全、保管好重要文件、注意当地风俗习惯等，确保出差人员在异地出行期间能够顺利、安全地完成工作。
3. 协助安排交通和住宿，秘书需要协助出差人员安排好交通和住宿，包括接送机、预订出租车或租车服务，以及预订符合工作需求的酒店。
4. 处理行程变更，在出差途中，由于各种原因，行程可能会发生变化，秘书需要及时处理行程变更，包括改签机票、调整会议安排等，确保出差人员的行程顺利进行。
5. 协助处理日常事务，在出差期间，出差人员可能需要秘书协助处理一些日常事务，如预订餐厅、购买办公用品、联系当地同事等，秘书需要及时有效地协助解决这些问题。
总之，秘书在出差途中需要做好出差前、出差期间和出差后的各项工作，确保出差人员能够顺利完成工作任务，提高工作效率。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
和领导出差时秘书应该注意什么？
姓名：李乐媛班级：经贸英语1班
※秘书在为领导做出差准备时，首先要了解领导人此次出差的目的是什么，目的地是哪里，出差的时间有多长，要在哪些地方停留等。
具体需要做到以下几点：
1．提前做好出差计划表；
2．组织购票，了解领导喜欢乘坐什么交通工具；估计出差需要总花费，回来找相关部分给予报销。
（秘书要合理安
排好途中的花销。
）；
3．到达目的地之前，要做好住宿安排，保证领导在出差期间能够休息好，精力充沛，不影响工作。
※中上层的领导人出差时不但有随行秘书，还应有在家值班的秘书。
在家值班的秘书需要做到以下几点：
1.完成领导走之前交代的任务；
2.公司发生的大小事务要及时记录下来，等待领导回来后
处理。
3.要与领导随时保持好联系，熟悉了解领导的出行路程。
※领导回来之后，秘书要代领导人准备好各种票证，找财
务处进行报销，帮助领导人整理出差报告或考察报告。
进行总结分析，写出调研报告，吸取教训，增加社会经验。
以便以后做的更好。