关于公司知识文档的命名规范
文档管理规范书
文档管理规范书一、引言本文档旨在规范和指导公司内部文档的管理流程，确保文档的安全性、可靠性和可访问性。
本规范适用于所有公司员工，包括全职员工、兼职员工以及外包人员。
二、文档分类和命名规范1. 文档分类根据文档的性质和用途，将文档分为以下几类：- 内部文档：仅供公司内部使用的文档，如会议纪要、内部报告等。
- 外部文档：用于与外部合作伙伴或客户交流的文档，如合同、报价单等。
- 项目文档：与具体项目相关的文档，如项目计划、需求文档等。
- 操作文档：用于指导操作和流程的文档，如操作手册、流程图等。
2. 文档命名规范- 使用简洁明了的文件名，避免使用过长或含有特殊字符的文件名。
- 文件名应具有描述性，能够准确反映文档的内容。
- 使用统一的命名规范，包括日期、版本号等信息，以便于追溯和管理。
三、文档存储和备份规范1. 存储位置- 内部文档应存储在公司内部网络共享文件夹中，确保只有授权人员可以访问。
- 外部文档应存储在安全可靠的云存储平台或专用服务器中，确保数据的安全性和可访问性。
- 项目文档应存储在与项目相关的文件夹中，以便于项目组成员的协作和管理。
- 操作文档应存储在易于查找和访问的位置，如公司内部知识库或专门的操作文档库。
2. 备份策略- 对于重要的文档，应定期进行备份，确保数据的可靠性和恢复能力。
- 备份数据应存储在离线设备或云存储平台中，以防止意外情况导致的数据丢失。
- 备份频率和备份周期应根据文档的重要性和变更频率进行合理调整。
四、文档编写和审批规范1. 编写规范- 文档应按照统一的模板进行编写，确保格式一致性和易读性。
- 使用清晰简洁的语言表达，避免使用过于专业或难以理解的术语。
- 对于较长的文档，应使用目录、标题和段落等结构化元素，以提高阅读体验。
- 引用他人的观点、数据或图表时，应注明出处，遵守知识产权和版权法律法规。
2. 审批规范- 文档的审批流程应明确，包括审批人员和审批顺序。
- 审批人员应对文档的内容进行仔细审查，确保准确性和合规性。
公司文档命名规定
公司文档命名规定一、前言在公司日常运营过程中，文档管理是一个重要的环节。
为了方便员工对文档的查找和整理，统一的文件命名规定变得尤为必要。
本文将详细介绍公司文档命名规定，确保文档管理的规范性和高效性。
二、文件命名规则1. 文件名应简明扼要，能够准确反映文档的内容，避免使用过长或含糊不清的命名。
2. 下划线、连字符或驼峰命名法可以用于连接不同的关键词，便于阅读和识别。
3. 文件名中应包含日期信息以反映文档的版本或最后修改时间。
日期格式应为YYYYMMDD。
4. 对于同一个类别的文档，可以使用序号进行区分和排序。
序号应前置于文件名。
5. 特殊字符和非法字符（如：\/:*?"<>|）应避免使用在文件名中，确保命名的合法性。
6. 文件名应使用英文命名，避免使用中文或其他特殊字符，以兼容不同操作系统的文件系统。
三、分类命名规范为了更好地管理公司文档，我们将根据文档所属的类别，制定以下分类命名规范。
1. 公司政策相关文档文件命名格式：Policy_关键词_日期例如：Policy_EmployeeCodeofConduct_20220101.docx2. 合同和协议文档文件命名格式：Contract_合同名称_合同类型_日期例如：Contract_SupplierAgreement_Purchase_20220101.docx3. 客户文件文件命名格式：Customer_客户名称_日期例如：Customer_ABCCompany_20220101.docx4. 会议记录文件命名格式：Meeting_会议主题_日期例如：Meeting_MonthlyReview_20220101.docx5. 报告文档文件命名格式：Report_报告名称_日期例如：Report_MarketAnalysis_20220101.docx6. 培训资料文件命名格式：Training_培训主题_日期例如：Training_SalesTechniques_20220101.docx四、版本管理1. 在文档修改过程中，如果需要保存新的版本，应在文件名中添加版本号。
(完整word版)关于公司知识文档的命名规范.doc
关于公司知识文档的命名规范第一条说明为了方便知识文档的管理、维护、分享，特制定此知识文档规范的命名方式。
此规范根据网络知识管理工具资料整理，主要适用于文档命名，文件夹命名可供参考，请参照执行。
公司所有人员沟通文档必须以此规范作为依据。
第二条文档基本类别文档按类别可分为三类：1.工作文档：包括与日常工作相关的各类文档，其特点在于工作文档多数属于周期性的内容，围绕各类业务或职能开展。
2.项目文档：包括以项目形式开展的工作相关的各类文档，其特点在于项目工作通常是一次性的，以临时性的项目组织为主体开展。
3.外部文档：包括通过各种渠道从外界收集、获取，未经过公司内部任何人员整理、加工的资料，其特点在于种类繁多，没有既定的分类标准，无法使用规范性的方式进行管理。
所以，针对这三类文档的不同特点制定了三种不同的命名规范标准。
第三条文档命名规范1.工作文档命名规范结合工作文档的特点，我们在命名时需要体现出开展工作的主体，即各个业务或职能部门，同时也需要体现出工作的周期（时间节点）或者是具体的时间点（日期）。
结合上述内容我们将工作文档命名划分成 4 个部分，各部分之间通常以下划线连接，这 4 个部分分别是：①文档来源:可以是公司、部门、人员等主体性实体。
如：张三_周工作总结_20160808；或研发部_周工作总结_20160808②文档内容说明：直接表明主题③文档类别：合同、总结、报告、方案等④时间节点、日期或版本说明（手工生成）。
工作文档命名规范XXX XXX XXX XXXXX下划线第四部分：文档时间节点、版本号或日期，为必填项。
第一部分：文档来第二部分：文档内容说第三部分：该文档的文档类别，源，必填项明，必填项。
为可选项，可与文档内容说明合并。
图表 1 工作文档命名规范文档命名规范（一）：工作文档示例第一部分第二部分第三部分第四部分备注示例来源文档内容文档类别时间节点计划总结、报告报表等IT 部 _年度经营计划 _2011 年度1.（内部）说明来源文档内容信息技术部 _XXX 会议纪要2.说明文档类别日期会议纪要等_20110909（内部）来源文档内容信息技术部 _知识管理咨询服务合同3.说明文档类别日期合同协议等_20110912（外部）来源文档内容版本说明规范流程等人力资源部 _人员转正审批流程 _V2.0 4. 文档类别（内部）说明表格 1 工作文档命名规范2.项目文档命名规范结合项目文档的特点，我们在命名时需要体现文档所属的项目主体，同时也需要体现相应的时间点（日期）。
电子文档管理制度
电子文档管理制度电子文档管理制度一、概述电子文档管理制度是为了规范和管理公司内部电子文档的创建、存储、归档、备份、传输和销毁等各个环节的制度。
它的目的是确保电子文档的完整性、可靠性、可访问性和安全性，提高工作效率，保护公司的信息资产和知识产权。
二、文档创建与命名规范1. 所有的电子文档应当使用统一的格式，如.docx、.xlsx等，并且必须使用公司的标准模板。
2. 对于新创建的电子文档，应当使用规定的命名规范，包括项目名称、文档名称、版本号和作者等信息。
命名应简洁明了，便于管理和查找。
三、文档存储与归档1. 所有的电子文档必须存储在公司指定的共享文件夹或云存储平台中。
个人电脑上的文档应及时复制到共享文件夹中，以免丢失或遗漏。
2. 归档的文档应按照分类建立文件夹，每个文件夹应设有说明文档或索引界面，便于查找和使用。
3. 已归档的文档应当定期备份，并进行相关信息的记录和管理。
四、文档的传输与共享1. 对于需要传输的电子文档，应使用加密传输通道，如HTTPS或SFTP等，以确保数据的安全性。
2. 临时共享的电子文档，应通过加密压缩包或密码保护的方式进行共享，并设置有效期，过期后自动删除或禁用。
五、文档的销毁与保护1. 对于不再需要的电子文档，应根据公司的文档保留期限进行销毁，确保数据的安全性和隐私保护。
2. 删除电子文档时应使用可靠的数据擦除工具，以防止数据被恢复。
3. 需要特殊保护的电子文档，如商业机密、合同文件等，应设有访问权限限制，并进行定期的安全审计和风险评估。
六、文档管理的培训与监督1. 公司应对员工进行电子文档管理的培训，确保每个员工都了解管理制度的具体要求和操作流程。
2. 监督部门应对电子文档管理的执行情况进行定期检查，发现问题及时纠正并提出改进意见。
七、文档管理的责任与义务1. 各部门负责人应对本部门的电子文档管理负责，并确保全体员工严格遵守相关制度。
2. 所有员工对自己创建的电子文档负有责任，应保证文档的准确性、完整性和可靠性。
文件命名规范
文件命名规范
文件命名是现代文件管理存储技术中最重要的部分，它可以有效地分
类管理文件，帮助用户快速、准确地查找和使用文件。
给文件起名的之前，应该结合实际情况，选择一种简单合理的文件命名规范，以提高工作效率。
1.文件命名应具有辨识度，名称中的字符要尽量准确地描述文件内容，尽量不重复，以便于快速查找和识别文件。
2.文件名中不能包含特殊字符，不能使用过长的文件名，一般不超过255个字符。
3.文件名要尽量用英文或者数字组合，不要使用空格，注意不同类型
的文件名后缀，更好地区分文件，如：doc表示Word文档，xls表示
Excel表格等。
4.文件名应该根据文件结构制定一种类似的文件编号，这样可以便于
文件排序、查找、检索等，比如以日期进行编号，如：2008_1_15.doc。
5.要为文件夹和文件起一个恰当的名字，推荐使用描述式名称，方便
记忆。
6.若文件内容有较多的版本，应在文件名中标明版本号，以便日后对
文件进行查找和使用，比如work_v2.0.doc。
综上，文件命名规范应该具有明确、准确、有辨识度的特点，使得文
件命名更加严谨和规范。
公司各种文档的编号命名的规范平行文
视界广告有限公司公文审批表附注：文档编号命名规范1、目的：确保公司各种文档具有唯一编号，便于文档的识别、追溯和控制，确保公司文档体系有效运转。
2、使用范围：适用于公司各种文档的命名、管理和控制。
3、编号的唯一性：每个编号都具有唯一性，不存在重复。
4、编号格式：位区：为了增加文档编号的阅读性，编号分成若干区，期间以分割符进行区别，分别表示文档编号的类型、版号与序号。
位长：文档编号长度，包括每个位区都有统一的长度。
分割符：各个位区之间统一用一个分割符进行区分，本规范分割符统一用“-”。
所有的文档命名，均采用统一位区、统一位长、统一格式。
每个文档编号均由三个位区组成，第一位区为文档类型，第二位区为文档年份版别，第三位区为文档的流水序号。
根据当前公司的规模与文档可能的数量，文档位长采用2-4-4格式，总长度为12位。
文档编号样例：GF-2010-0001。
5、文档类型与编号前缀：根据不同的文档，各文档的编号前缀也不同。
编号前缀命名原则上以文档类型的拼音首字母的大写组成，相应的类型与编号前缀命名参考详见下表：6、文档文件名命名规范：文档的文件名命名以编号+“_”+文档名称格式进行存档。
如本文档的文件名命名格式为：GF-2010-0001_文档编号命名规范.docx7、文档存档规定：⑴文档除流程、计划使用EXCEL文档方式存档外，其他均以WORD文档为基本存档方式进行存档。
⑵所有文档必须经审批后由行政人事部进行存档备案。
⑶每份文档编号具有唯一性，不得存在重复。
8、工作计划和工作总结的命名规范：计划：JH-个人的ITCode-年份-自己的四位编号_姓名+哪天到哪天的周/月/季/年计划总结：ZJ-个人的ITCode-年份-自己的四位编号_姓名+哪天到哪天的周/月/季/年总结例： JH-weiyf-2010-0001_魏玉方8月30日到9月4日的周工作计划.docx。
ZJ-weiyf-2010-0001_魏玉方8月30日到9月4日的周工作总结.docx。
文件及文件夹命名规范
文件及文件夹命名规范V2.0文件规范命名对于文件的版本控制效果出色，能帮助使用者高效准确使用文档，避免混乱或失效。
文件及文件夹命名应按下属规范执行。
一、文件命名规范1、日期命名法适用场景：短期更新频率较高，或对文件日期版本要求严格的文件，如方案类的文件。
命名规则：“文件名(年月日[时分])”，其中的圆括号及方括号均须在输入法英文状态下输入。
使用举例：“文件名(20140707[1330]).doc”。
2、版本号命名法适用场景：常用于更新频率低，或对文件日期版本要求不严格的文件，如制度性的文件。
命名规则：“文件名V0.0”，其中，小数点前的“０”为主版本号，小数点后的“０”为次版本号，如：“文件名V2.3.doc”。
新文件创建时，版本从“V1.0”起步；每次重大更新，主版本号加“1”；每次微小更新，次版本号加“1”，一般情况下次版本号不超过9。
使用举例：“文件名V2.3”3、备注信息如需要，文档也可以添加其他备注信息，如“姓名”，备注信息以英文“-”分割，跟在文件整体名称最后。
使用举例：“文件名(20140707[1330])-张三.doc”“文件名V2.3-人力行政部.doc”二、关于排序适用场景：有时为了逻辑或管理更加便捷，可以在文件及文件夹命名时使用序号。
命名规则：“序号-文件名”，序号使用01，02，03等，中间以英文“-”分割。
使用举例：三、关于加强符号适用场景：有时为了加强或清晰文件，可以在文件命名时使用加强符号，常用的有：★和【】使用举例：“★文件名(20140125[1430]).docx”“【待处理】文件名(20140125[1430]).docx”“【重要】文件名V2.3.docx”。
公司文件命名管理制度范本
第一章总则第一条为规范公司文件命名，提高文件管理效率，确保文件检索和使用便捷，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有文件，包括但不限于文档、报告、通知、函件等。
第三条文件命名应遵循统一、规范、简洁、易记的原则。
第二章文件命名规则第四条文件命名格式：文件名 = 年份（四位数）+ 月份（两位数）+ 文件类别代码 + 文件序号 + 文件主题名称 + 扩展名第五条文件类别代码：1. 文档：D2. 报告：B3. 通知：T4. 函件：F5. 其他：Q第六条文件序号：1. 每个文件类别下的文件按时间顺序编号，从001开始。
2. 每年年初，将上一年度的文件序号归零，重新开始编号。
第七条文件主题名称：1. 简明扼要地反映文件内容，避免使用过于复杂的词汇。
2. 主题名称应使用中文简体字。
第八条扩展名：1. 根据文件类型选择相应的扩展名，如：- 文档：.docx- 报告：.pdf- 通知：.txt- 函件：.doc- 其他：根据文件格式选择相应扩展名第三章文件命名示例示例一：2023年3月公司工作报告文件名：202303B001-公司工作报告.pdf示例二：2023年4月员工培训通知文件名：202304T002-员工培训通知.txt示例三：2023年5月市场调研报告文件名：202305B003-市场调研报告.pdf第四章文件命名执行与监督第九条各部门负责人负责本部门文件的命名工作，确保文件命名符合本制度要求。
第十条信息管理部门负责对文件命名工作的监督和指导，对不符合命名规范的文件进行纠正。
第十一条对违反本制度规定，未按照规范命名的文件，由信息管理部门责令改正，并视情节轻重对相关责任人进行处罚。
第五章附则第十二条本制度由公司信息管理部门负责解释。
第十三条本制度自发布之日起实施。
注：本范本仅供参考，具体实施时可根据公司实际情况进行调整。
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关于公司知识文档的命名规范
第一条说明
为了方便知识文档的管理、维护、分享，特制定此知识文档规范的命名方式。
此规范根据网络知识管理工具资料整理，主要适用于文档命名，文件夹命名可供参考，请参照执行。
公司所有人员沟通文档必须以此规范作为依据。
第二条文档基本类别
文档按类别可分为三类：
1. 工作文档：包括与日常工作相关的各类文档，其特点在于工作文档多数属于周期性的内
容，围绕各类业务或职能开展。
2. 项目文档：包括以项目形式开展的工作相关的各类文档，其特点在于项目工作通常是一次
性的，以临时性的项目组织为主体开展。
3. 外部文档：包括通过各种渠道从外界收集、获取，未经过公司内部任何人员整理、加工的
资料，其特点在于种类繁多，没有既定的分类标准，无法使用规范性的方式进行管理。
所以，针对这三类文档的不同特点制定了三种不同的命名规范标准。
第三条文档命名规范
1.工作文档命名规范
结合工作文档的特点，我们在命名时需要体现出开展工作的主体，即各个业务或职能部门，同时也需要体现出工作的周期（时间节点）或者是具体的时间点（日期）。
结合上述内容我们将工作文档命名划分成4个部分，各部分之间通常以下划线连接，这4个部分分别是：
①文档来源: 可以是公司、部门、人员等主体性实体。
如：张三_周工作总结_20160808；或研发部_周工作总结_20160808
②文档内容说明：直接表明主题
③文档类别：合同、总结、报告、方案等
④时间节点、日期或版本说明（手工生成）。
图表 1 工作文档命名规范
表格 1 工作文档命名规范
2.项目文档命名规范
结合项目文档的特点，我们在命名时需要体现文档所属的项目主体，同时也需要体现相应的时间点（日期）。
结合上述内容我们将工作文档命名划分成4个部分，各部分之间通常以下划线连接，这4个部分是：
①具体项目：宏观
②文档内容说明：主题说明
③文档类别：计划或方案等
④间节点、日期或版本说明（手工生成），也可以通过日期表示版本。
下面分别通过图示与表格的方式具体说明项目文档的命名规范：
图表 2项目文档命名规范
表格 2 项目文档命名规范
3.外部文档命名规范
由于外部文档种类繁多，命名方式各有不同，无法形成一个统一的命名规范，而考虑在上传文档时，由上传者参照原文档名或根据用途灵活确定。
为风格统一、查看方便起见，也要求尽量采用分部方式结构化命名，以2到3个部分为宜，各部分之间通常以下划线连接，建议部分分别是：
①文档内容说明
②文档类别
③日期
下面分别通过图示与表格的方式具体说明外部文档的命名规范：
图表 3外部文档命名规范
表格 3 外部文档命名规范
第四条文档状态标识
①！（叹号）——标注“重要的文档或者文件夹”
②#（井号）——标注“等待处理的文档或者文件夹”
③（号）——标注“正在处理的文档或者文件夹”
格式：在上述文档名前加上“符号”用以标识，如“名优工业企业名录_2011年度”
第五条文档版本说明
版本说明包括版本号（如v1.0/v2.0/v2.1）、格式版本（如PDF版、PPT版）等，以版本号形式为主。
下面重点说明版本号的使用。
版本号通常用于计划、总结、方案、报告等需要多次沟通讨论、需要多次修订更新的文档，主要用来体现修订更新的过程。
版本号要求按照v1.0、v2.0、v2.1的格式，以小写字母v开头，以小数点前后的数字分别表示大小版本的变化（v1.0到v2.0的变化是大版本的变化，表示修订较大，v2.0到v2.1的变化是小版本的变化，表示修订较小）。
注：有些时候，也可以用日期的更新来代替版本的更新，实际相当于把日期作为版本号。
第六条文件夹管理
●文件夹命名按重要程度或是个人兴趣好以阿拉伯数据进行排序，
如：01 工作计划；02 项目文档；03 学习培训等；
●文件夹级数不得超过三级；
●提交至总经办的文件夹里面的必须是规范的成果性文档，其它非成果性文档，或是过程性
文档，或是格式不规范的文档等；
●文件夹内容必须保持每天更新，并提交；
●文件夹管理可供个人参考，提交至SVN的文件夹资料必须以此为依据；
此规范自发布之日起执行，解释权归公司所有！
2016年5月28日。