吉林大学档案网上归档工作规范
档案归档要求
档案归档要求
档案归档要求
档案归档是指将文件以某种系统进行归类整理，以便于查找和管理的过程。
档案归档要求是档案归档工作的标准，用以指导档案归档工作实施，以保证档案归档工作有效进行。
档案归档要求包括但不限于：
一、建立档案归档系统。
要建立一个完整的档案归档系统，确定档案的归档标准，建立归档分类体系，编制档案管理规章制度等，以便归档档案。
二、编制档案管理规章制度。
为了保障档案的统一管理，编制档案管理规章制度，以便更好地指导档案分类、存放、使用、销毁等操作。
三、明确档案存放要求。
档案存放要求一般应当根据文件类型、文件状况等因素，确定档案存放的位置、存放的方式、储存的时间等，以保证档案的安全。
四、定期清理档案。
为了确保档案的安全和有效，定期清理档案，清理不必要的档案，将不同时期的档案归类存放，以便管理和查找。
以上就是档案归档要求，它们旨在指导和规范档案归档工作，以保证档案归档工作有效进行。
吉林大学毕业离校操作指南
吉林大学毕业离校操作指南
一、填写—张登记表
20xx年毕业研究生须填写《毕业研究生登记表》，研究生本人或研究生培养单位凭用户名和密码登录研究生教育管理信息系统可打印登记表，填写完个人信息之后提交给所在的研究生培养单位。
其中，“培养单位x组织鉴定”一栏由毕业研究生所在x支部填写并加盖培养单位x委（x总支、x支部）公章，“导师对毕业研究生业务能力、外语水平介绍及综合素质的评议”栏，由导师填写并签字，“培养单位意见”一栏，由各研究生培养单位填写，并由主管研究生工作的领导签字，“学校意见”一栏，由研究生管理处填写。
二、办理几个手续
毕业研究生须到各校区财务办公室办理财务关系、图书馆办理图书关系、各校区医院办理退还医疗证，将研究生证交到所在培养单位另外，毕业研究生持报到证到所在校区户粮办领取户口关系，在长春市就业的毕业研究生须于x月底前自行到户粮办办理户口关系。
毕业研究生医保卡由研究生自行保存，享受待遇期限至20xx年x月x日。
有贷款的毕业研究生，应按照学校和研究生管理处工作安排签订还款协议及领取还款计划，考取博士生的同学须与银行签订展期协议毕业研究生的档案将于毕业研究生离校一个月后邮寄到学习或工作单位。
在学期间享受乘车半价优惠的毕业研究生，离校回家可为其提供《毕业生购买学生票证明》。
三、领取三个证件
学位证书和毕业证书的领取，是毕业研究生最关心的问题。
毕业研究生在办理完全部离校手续后，到所在培养单位领取学位证书和毕业证书。
另外，毕业研究生还须到所在培养单位领取毕业研究生报到证。
吉林大学人力资源管理服务平台功能模块说明文档
吉林大学人力资源管理服务平台功能模块说明文档吉林大学人力资源管理服务平台本次上线教职工信息模块和人事管理模块，其中教职工信息模块包括在职人员管理、退休人员管理、去世人员管理、全部人员四部分；人事管理模块包括报到入职、校内调动、转编管理、离校管理、离退休管理、去世管理、学习经历、党政职务、党政级别、职员职级、专业技术职务等管理页面。
1.平台登录推荐使用谷歌、火狐浏览器或IE8以上版本浏览器，登录吉林大学人力资源管理服务平台（）。
登录采用吉林大学统一登录模式，账号是教职工个人邮箱，密码同邮箱密码，如下图所示，如忘记邮箱或密码，请登录找回。
对于多角色用户通过点击平台首页右上角角色来切换。
2.教职工信息模块教职工信息模块是对教职工基本信息和经历信息的维护，按照个人属性划分包括人员编码、姓名、所在处级单位、出生日期、证件号码、参加工作时间、编制类别、最后学历、最高学位、专业职务、党政职务、党政级别、职员职级等基本信息，以及学习经历、工作经历、党政职务经历、职员职级经历、专业技术职务经历、工勤职务经历、资格证书、职称外语等过程信息。
该模块包括查询导出和申请审核功能。
2.1查询导出功能2.1.1教职工个人教职工个人可以对自己的基本信息和经历信息进行查询。
点击我的资料可以查询。
2.1.2二级单位切换右上角角色为我的单位，点击教职工信息，可以查询本单位在职教职工信息。
可以通过条件筛选查询，也可以通过高级检索做复杂查询，并将查询结果导出，提供照片导出功能。
如上图就是查询本单位性别男性、年龄介于30-40岁之间、民族包含汉族和蒙古族的在职教职工。
查询结果如下：点击导出，选择要导出的字段，点击导出全部或者选择数据即可，导出文件为excel格式。
同时支持照片导出，选择要导出的人员，点击照片导出按钮即可。
2.2申请审核功能（信息修改）2.2.1教职工个人提出申请进入教职工个人工作桌面，点击信息修改。
进入信息申请页面，可以查询之前申请信息的历史记录，点击发起申请，对基本信息进行申请。
(工作规范)吉林大学基本建设类档案立卷工作规范
吉林大学基本建设类档案立卷工作规范为了提高我校基本建设档案（以下简称基建档案）的质量和科学管理水平，充分发挥基建档案在学校建设工作中的作用，并为考核基建档案工作提供依据，根据教育部《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》等规章，结合我校实际，特制定本规范。
1.基建档案工作的基本原则1.1 凡在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，均属基建类档案。
1.2 基建档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。
1.3基建档案工作要纳入基建规划、计划，管理制度和基建人员职责范围之中，做到基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。
1.4 把基建档案工作列入学校的发展计划,在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上给予保证，每年从本单位基建经费总额中拨出一定数额作为基建档案工作经费。
2．基建档案归档范围的确定2.1 确定的原则2.1.1 归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
2.1.2 归档的基建文件材料，必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。
2.1.3 归档的基建文件材料，必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系，具有成套性。
2.2 归档的主要内容和重点2.2.1 归档主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等八个方面，具体见附件一。
2.2.2 归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。
2.3 不归档的文件材料2.3.1 上级机关有关基建的普发性(非专指高校)不办的文件；2.3.2 正式施工前的草图，未定型的图纸；2.3.3 重份文件和重份图纸；2.3.4 无查考价值的临时性、事物性文件。
档案整理规则说明
档案整理规则说明档案管理是组织和管理信息的重要手段，为了确保档案的有序性和可检索性，制定一套档案整理规则是必要的。
本文将介绍档案整理的规则和步骤，以便读者能够更好地管理和维护自己的档案。
一、档案整理的目的和意义档案整理的目的是为了保证档案的秩序和完整性，方便日后的检索和利用。
通过规范的整理方法，可以提高工作效率，减少重复劳动，避免档案遗失和混乱，为组织的决策提供准确和及时的信息支持。
二、档案整理的原则1. 有序性原则：档案应按照一定的规则和层次进行分类、归档和编目，确保档案的有序性。
2. 完整性原则：档案应包括必要的文件和信息，以便日后的检索和利用。
3. 真实性原则：档案应真实反映事实和过程，不得进行篡改和删除。
4. 保密性原则：档案应按照相关规定进行保密处理，确保信息的安全性。
5. 检索性原则：档案应便于检索和利用，方便用户查阅所需信息。
三、档案整理的步骤1. 档案分类：根据档案的性质和用途，将档案进行分类，例如按部门、按时间、按文件类型等进行分类。
2. 档案归档：将分类好的档案进行编号、装订或存储，确保档案的完整性和安全性。
3. 档案编目：对每个档案进行详细的描述和记录，包括档案的题名、作者、日期、关键词等信息，便于后续的检索和利用。
4. 档案存储：将档案存放在指定的位置，防潮、防火、防盗，并确保存储环境的适宜性。
5. 档案调阅：根据需要，及时提供档案调阅服务，确保用户能够方便地获取所需信息。
四、档案整理的工具和方法1. 文件夹和标签：使用文件夹将档案进行分组分类，并在文件夹上贴上相应的标签，便于标识和检索。
2. 电子档案管理系统：利用电子系统对档案进行数字化管理，实现档案的电子化和便捷化。
3. 档案存储设备：选择适当的存储设备，如防火柜、密封盒、光盘等，确保档案的安全性和长久保存。
五、档案整理的注意事项1. 定期清理：定期对档案进行清理，删除无用文件或归档过时文件，保持档案的及时性和有效性。
【档案制度范例】大学档案分类办法(WORD43页)
大学档案分类办法为实现我校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化，加强档案的科学管理，推进学校档案管理现代化的进程，根据原国家教委《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》（教办[1993]429号文件），结合我校实际情况制定本办法。
本办法由编制说明、大学档案分类主表、吉林大学档案分类详表三部分组成。
一、编制说明1. 主题内容本办法规定了我校档案归档范围、分类原则、分类方法、类目设置及标识、档号编制及不同载体的标识等。
2. 分类原则以我校全部档案为对象，遵循档案的形成规律，结合档案内容，保持档案之间的有机联系，利于组织档案馆藏，便于科学管理和开发利用。
3. 类目设置与标识3.1 一级类目的设置与标识一级类目是高等学校档案实体分类的最高层位。
根据高等学校档案产生的领域范畴、结合档案记述的内容性质，我校确定十三个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：DQ 党群工作类主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。
XZ 行政工作类主要包括行政部门（教学、科研、开发、基建、设备、外事、财会等部门除外）工作中形成的文件材料。
JX 教学工作类主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。
KY 科研工作类主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料。
CP 产品与科技开发类主要包括校办产业和公司在生产管理及业务活动中形成的文件材料。
JJ 基本建设类主要包括基建管理和工程项目建设中形成的文件材料。
SB 仪器设备类主要包括仪器设备等资产管理方面形成的文件材料。
CB 出版物类主要包括出版工作管理和出版活动中形成的文件材料。
WS 外事类主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。
CK 财会类主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。
RW人物类主要包括学校著名人物在职务活动和其他社会活动中形成的文件材料。
SW实物类主要包括学校在各项活动中获得的反映学校真实历史面貌的特定物品。
SX声像类主要包括学校及校内各单位或校外相关单位形成的与本校有关的声像载体材料。
档案收集和归档工作规范
档案收集和归档工作规范第一条应纳入归档范围的材料包括但不限于在日常经营管理活动中形成的档案；设立临时机构处理专项工作、处置突发事件、举办重要活动等形成的档案；承担重大项目、重大课题等形成的档案；其它需要归档的材料。
第二条归档文件包括纸质文件、电子文件，光盘、照片、实物等各种形式的资料。
第三条归档文件时间（一）归档文件应在次年三月前完成，由XXX各部门档案归档人员编制移交清册。
电子文件归档与纸质文件归档同步完成。
（二）光盘、照片、实物等形式的资料应在工作结束后及时归档。
（三）对于专业性文件、特殊载体文件、机M性强的文件、分散的文件、形成规律较为特殊的文件及每年归档不利于工作查考利用的文件应与档案管理部门沟通，根据实际工作需求，可适当延长归档时间。
第十二条归档文件质量要求（一）归档文件能够全面、系统地反映XXX的工作面貌，能够完整记录XXX工作历史，有效维护各方面的合法权益。
（二）归档文件应尊重全宗原则。
形成的档案具有内在联系，作为一个全宗完整保存起来，保证档案内容的连续性和完整性。
（三）其他载体文件（照片、声像、实物等），要符合相关类别的国家标准或行业规则。
（四）归档文件必须完整、准确。
按照归档范围应归档的文件材料原件全部归档，文件材料的正文与附件、正文与定稿、请示件与批复件、转发件与被转发件完整，归档文件材料内容真实准确，签署和用印符合文书工作规范，纸质文件与电子件内容相符。
（五）对不符合上述要求，档案管理部门不予归档，有关部门重新整理后移交。
第十三条XXX各部门向档案管理部门报送归档文件时需编制移交清册，交接双方核对清册并签字确认。
移交清册一式两份。
不属于归档范围的文件材料，档案管理部门不予归档。
第十四条归档的文件材料原则上应为正本，正本缺失的可保存具有凭证价值的复制件，并在卷内文件目录中标明。
照片、图纸等档案须有拷贝件，拷贝件与原件应异地保存。
电子档案要与原数据一同留存。
第十五条归档文件材料的载体和字迹须符合耐久性要求。
(工作规范)吉林大学财会类档案立卷工作规范
吉林大学财会类档案立卷工作规范为了提高我校财会类档案（以下简称财会档案）工作的业务建设和科学管理水平，更好地为学校和具有中国特色的社会主义建设事业服务，并为考核财会档案工作提供依据，根据教育部《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》及财政部《会计档案管理办法》，结合我校实际，特制定本规范。
1.财会档案工作的基本原则1.1 高等学校在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的文字材料、凭证、帐簿、报表等材料，均属财会档案。
1.2 高校财会档案是记录和反映学校经济业务活动的重要史料和证据,是高校全部档案的重要组成部分。
1.3 财会档案必须实行集中统一管理,以确保其完整、准确、系统和安全、便于开发和利用。
1.4 财会档案工作应纳入财会部门管理制度，纳入财会工作计划、规划，纳入财会部门人员的岗位责任制。
在布置、检查、总结、验收财会工作的同时，要同时布置、检查、总结、验收财会档案工作。
1.5 努力实现财会档案的科学化管理，大力开发档案信息资料，为高等学校进行会计监督、分析、决策和制定教育发展计划服务。
1.6 要把财会档案工作列入学校发展规划，在经费、库房、设备和人员分配等工作条件上给予保证。
2.财会档案归档范围的确定2.1 确定的原则2.1.1 归档的财务工作管理和会计活动中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
2.1.2归档的财会文件材料,必须反映财务管理、会计活动的全过程，保证完整、准系统。
2.1.3归档的财会文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,充分考虑财会档案的类型特点。
2.2 归档的主要内容和重点2.2.1 归档的主要内容包括综合管理、会计报表、会计凭证、会计帐簿、工资清册等。
具体范围见附件一。
2.2.2 归档的重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。
2.3 不归档的文件材料2.3.1 上级有关财务的普发的（非专指高校）、不办的文件；2.3.2 未定稿的文件；2.3.3 重份文件；2.3.4 无查考利用价值的一般性、临时性文件；2.3.5 未生效的合同、协议、单据；2.3.6 与校外单位交换来的材料（可作资料保存）1财会文件材料的部门立卷与预立卷制度3.1 部门立卷3.1.1 依据《档案法》及相关的档案法规，我校档案工作实行部门立卷制度。
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吉林大学档案网上归档工作规范吉林大学档案网上归档工作规范档案网上归档规范化是实现档案管理现代化的一项基础工作。
为建立健全我校统一的档案检索体系，深入开发、利用档案信息资源，充分发挥档案在学校和中国特色社会主义建设事业中的作用，特制定本规范。
规范共包括：档案网上著录规则、档案管理软件操作指南、档案网上著录信息打印要求及操作三大部分。
第一部分档案网上著录规则1 范围1.1 本规则规定了文件及案卷的网上著录项目、著录格式、著录用文字、著录信息源。
1.2 本规则适用于党群、行政、教学、科研、外事、出版、产品、设备、基建、财会等各类档案的网上著录。
2 著录格式2.1 文件、案卷所属类别著录格式一级目录二级目录三级目录2.2案卷级著录格式副题名附注第一责任者其他责任者页数规格起止时间归档单位存址主题词出版项奖励名称获奖等级获奖时间接收人移交时间输入员2.3文件级著录格式信息分类号档案馆室代号全宗号缩微号实体分类号案卷/盒号及馆编件号保管期限密级正题名副题名附注第一责任者其他责任者页数规格起止时间归档单位存址主题词出版项奖励名称获奖等级获奖时间文号、图号载体文本文种归档份数输入员3 著录项目3.1 类目项为了便于对系统中大量的档案数据进行管理，系统可以让用户对同一个档案集下的案卷、文档进行分类。
这个类就称之为类目。
3.1.1 一级目录一级目录著录年度号，使用阿拉伯数字。
3.1.2 二级目录二级目录著录分类号的第一、二级类目。
具体参看吉林大学各类档案管理工作规范。
3.1.3 三级目录3.1.3.1 博士学位档案学历博士学位档案三级目录著录“归档单位全称+博士”。
例如：“经济学院博士”。
同等学力博士学位档案三级目录著录“归档单位全称+同等学力博士”。
例如：“经济学院同等学力博士”。
不授予博士学位档案三级目录著录“归档单位全称+不授予学位博士”。
例如：“经济学院不授予学位博士”。
撤消博士学位档案三级目录著录“归档单位全称+撤消学位博士”。
例如：“经济学院撤消学位博士”。
3.1.3.2 硕士学位档案全日制硕士学位档案三级目录著录“归档单位全称+硕士”。
例如：“经济学院硕士”。
专业硕士学位档案三级目录著录“归档单位全称+专业硕士”。
例如：“经济学院专业硕士”。
同等学力硕士学位档案三级目录著录“归档单位全称+同等学力硕士”。
例如：“经济学院同等学力硕士”。
不授予硕士学位档案三级目录著录“归档单位全称+不授予学位硕士”。
例如：“经济学院不授予学位硕士”。
撤消硕士学位档案三级目录著录“归档单位全称+撤消学位硕士”。
例如：“经济学院撤消学位硕士”。
3.1.3.3 全日制本（专）科学生成绩档案全日制本（专）科学生成绩档案，三级目录著录按本科、辅修、专科，分别著录为：归档单位全称+本科（或辅修、专科）。
例如：“经济学院本科”。
3.1.3.4 成人教育本（专）科学生成绩档案成人教育本（专）科学生成绩档案，三级目录著录按不同校区、不同教学方式、不同学历层次分别著录为：校区全称+成教办+夜大（或函授、脱产）+本科（或专科）。
例如：“前卫校区成教办夜大本科”。
3.1.3.5 远程教育本（专）科学生成绩档案远程教育学生成绩档案，三级目录著录按本、专科学历层次分别著录为：远程教育学院+本科（或专科）。
例如：“远程教育学院本科”。
3.1.3.6 其它类档案三级目录著录归档单位全称。
3.2 排检与编号项3.2.1 分类号3.2.1.1 信息分类号暂不著录。
3.2.1.2 实体分类号实体分类号著录各类档案归属的年度号+分类号。
分类号参看吉林大学各类档案管理工作规范。
3.2.2 档案馆（室）代号暂不著录。
3.2.3 案卷/盒号及馆编件号案卷/盒号及馆编件号是固定和反映互有联系的一个或若干文件组合成的档案保管单位中，档案或文件排列顺序的一组代码。
3.2.3.1 案卷级著录案卷级著录时，著录案卷号，使用阿拉伯数字。
3.2.3.2 文件级著录文件级著录时，著录案卷号+小数点+四位文件顺序号，使用阿拉伯数字。
3.2.4 电子文件编号电子文件编号是档案馆、室，管理电子文件的一组符号代码。
3.2.5 全宗号全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。
著录为07。
3.2.6 缩微号缩微号是档案馆（室）赋予档案缩微品的编号。
3.2.7 主题词主题词是在标引和检索中用以表达档案主题内容的规范化的词或词组。
档案管理软件自动标引。
3.3 题名项3.3.1 正题名3.3.1.1 正题名是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目和案卷封面上的题目。
正题名照原文著录。
3.3.1.2 文件没有题名，依据其内容拟写题名，并加“[]”方括号。
3.3.1.3 文件的题名不能揭示内容时，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后，加“[ ]”方括号。
3.3.1.4 案卷题名不能揭示案卷内容或题名过于冗长（一般不要超过50个汉字）时，一般应重新拟写，将原题名修改好后再著录。
3.3.2 并列题名并列题名是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名，必要时并列题名与正题名一并著录，在并列题名前加“=”号。
3.3.3 副题名副题名是解释或从属于正题名的另一题名。
副题名照原文著录，正题名能够反映档案内容时，副题名不必著录。
3.3.4 附注附注在此是说明题名的文字，是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。
必要时说明题名的文字照原文著录。
3.4 责任说明项责任说明项著录责任者。
责任者也称作者，是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。
3.4.1 责任者只有一个时，照原文著录。
3.4.2 责任者有多个时，列居首位的责任者必须著录，其余视需要著录，被省略的责任者用“等”表示。
多个责任者具有同一职责或身份时，必须全部著录，多个责任者之间以“、”号相隔。
3.4.3 机关团体责任者机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称。
3.4.4 未署责任者或责任者不完整、责任者有误的文件，著录时应根据其内容、形式特征考证出真正的责任者，并加“[ ]”方括号；考证无结果时，以三个“□□□”方框代之。
3.5 密级与保管期限项3.5.1 密级密级是指文件保密程度的等级。
3.5.1.1 管理软件中已经给出了保密程度的等级，根据文件形成时所定的密级选择相应的密级即可。
3.5.1.2 对升、降、解密的文件，应著录新的密级。
3.5.2 保管期限保管期限是指根据档案价值确定的档案应该保存的时间，一般分为永久、长期、短期三种。
具体参看吉林大学各类档案管理工作规范。
3.6 载体类型及形态项3.6.1 载体类型档案的载体类型分为纸、胶片、磁带、磁盘、光盘等。
载体类型据实著录。
3.6.2 载体形态3.6.2.1 页数页数为阿拉伯数字。
案卷级著录时为案卷的总页数。
文件级著录时为每份文件的起始页码。
3.6.2.2 规格规格指档案载体尺寸及型号等。
（略）3.7 时间项时间项视著录对象，分为文件级和案卷级。
案卷级著录案卷内文件起止时间，文件级著录该份文件形成的时间。
3.7.1 文件形成时间一般文书、信札为发文时间，决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等法规性文件为通过或发布时间，条约、合同、协议为签署时间，技术评审证书、技术鉴定证书、转产证书为通过时间，获奖证书、发明证书、专利证书为颁发时间，科研试验报告、学术论文为发表时间，工程施工图、产品加工图为设计时间，竣工图为绘制时间，原始试验记录、测定检验数据为记录时间等。
3.7.2 时间项一律用8位阿拉伯数字表示，第1-4位数表示年，第5-6位数表示月，第7-8位数表示日，年、月、日之间用小数点隔开。
3.7.3 没有标明形成时间的文件，应根据其内容、形成特征等考证出形成时间后著录，并加“[ ]”号。
3.7.4 文件形成时间考证不出时，著录为“□□□”。
3.7.5 案卷内文件起止时间以一组文件为对象著录一个条目时，著录其中最早和最迟形成文件的时间。
起止时间的表示，无论是本年度或跨年度，著录时均不能省略年度。
3.7.6 移交时间著录文件或案卷实际归档的日期。
3.8 归档单位与存址项3.8.1 归档单位归档单位应著录归档单位全称（例如：校长办公室）。
3.8.2 存址暂不著录。
3.9 文号、图号项3.9.1 文号即文件编号，是文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。
文件编号包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。
3.9.2 文件编号照原文字符号抄录。
3.10 文本与文种项3.10.1 文本文本是指档案文件的文稿、文本和版本。
文本项著录时，依实际情况在著录模板中选择草稿、定稿、手稿、草图、原图、底图、蓝图、正本、副本、原件、复印件等即可。
3.10.2 文种文种是指文件种类的名称。
文种项著录时依实际情况在著录模板中选择命令、决议、指示、通知、报告、批复、函、会议纪要、说明书、协议书、鉴定书、任务书、判决书、其它等。
4 著录用文字4.1 著录用文字必须标准化、规范化。
4.2 文件编号项、时间项、载体形态项、排检与编号项中的数字应使用阿拉伯数字。
5 著录信息源5.1 著录信息来源于被著录的档案。
5.2单份或一组文件著录时主要依据文头、文尾。
6 说明所有档案著录到文件级。
第二部分档案管理软件操作指南1 软件操作流程登陆档案管理网页—→打开档案表—→打开文件夹—→添加案卷—→添加文件—→校对（修改）—→打印2 档案管理网页的登陆2.1 登陆吉林大学档案馆网页，在软件入口处输入用户名与密码。
2.2在IE地址栏中，直接输入档案管理网页的网址。
3 打开档案表3.1 点击所要打开的档案表名称。
3.2 点击所要打开的档案表后面的“打开”按钮。
4 打开文件夹4.1 一、二级目录，点击目录前的“+”。
4.2三级目录，点击目录的名称。
5 添加案卷5.1 点击画面中上部位的“添加案卷”按钮。
5.2 点击“添加案卷”对话框左下角的“添加” 按钮（该按钮只有在进行操作后才显示）。
6 添加文件6.1 点击画面中上部位的“添加文件”按钮。
6.2 点击“添加文件”对话框左下角的“添加” 按钮（该按钮只有在进行操作后才显示）。
7 修改档案信息7.1 点击需要修改的档案信息条目后的“编辑”按钮。
7.2 点击“编辑”对话框左下角的“保存” 按钮（该按钮只有在进行操作后才显示）。
8 档案信息的打印8.1 打印全部信息8.1.1 点击画面中上部位的“打印当前类目”按钮。
8.1.2 按需要及打印要求和操作步骤打印。
8.2 选择性打印8.2.1 将需要打印的条目选上。
8.2.2 点击画面下方的“添加到打印列队”按钮。
8.2.3 点击画面中上部位的“打印列队”按钮，进行查看。
8.2.4 点击画面中上部位的“打印当前类目”按钮。