吉林大学档案管理软件操作指引-吉林大学档案馆
档案软件操作手册
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用户手册
登录系统：
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用户分为管理员和操作员两种类型，下图为操作员的系统界面。
下图为管理员的系统界面。
部门管理：
点击“添加”按钮。
下图为部门维护界面。
用户维护界面。
用户添加界面。
机构维护界面
档案类型维护界面。
档案大类维护界面。
修改档案类型。
任意点击一种类型的档案，会出现如下图的界面。
在档案列表中会出现该类型档案的信息。
点击文件上传，打开批量上传界面。
注意红圈中的“会计凭证”和“其他档案”，点击这两项的文字可以下载该类型的模板。
按照模板中的例子添加完数据后在这里可以导入到系统中。
如果是其他档案则选择红圈处的其他档案项，然后上传文件。
如果是会计档案，则需要先按照“其他档案”和“会计档案”的模板分别填写数据，然后先行上传“其他档案”，在上传“会计档案”，否则会提示上传失败。
1页。
档案管理操作指导手册
档案管理操作指导手册1. 介绍档案管理是组织或个人对重要文件和记录进行系统地组织、保管和利用的活动，是保证信息传递和知识积累的重要手段。
本指导手册将介绍档案管理的基本概念和操作指南，以帮助您更好地管理和利用您的档案信息。
2. 档案分类2.1 基本分类•机密档案•重要档案•一般档案2.2 分级分类•A级档案•B级档案•C级档案3. 档案存储3.1 存储设备•纸质档案存储•电子档案存储3.2 存储原则•分类存放•定期清理•安全保护4. 档案检索4.1 检索方式•根据文件名•根据文件编号•根据文件内容4.2 检索工具•检索软件•检索索引5. 档案借阅5.1 借阅流程•申请借阅•档案审批•借阅归还5.2 借阅注意事项•保护档案完整性•谨慎处理重要档案•定期归还档案6. 档案销毁6.1 销毁程序•判定销毁档案•规范销毁流程•记录销毁情况6.2 销毁原则•保护隐私信息•合法销毁•确保安全处理7. 档案备份7.1 备份频率•定期备份•事件备份7.2 备份存储•云存储•外部硬盘8. 档案保密8.1 保密措施•访问权限限制•加密存储•定期安全审查8.2 保密责任•所有人员责任•隐私信息保护•安全防范措施9. 总结本文档概述了档案管理的基本操作指导，涵盖了档案分类、存储、检索、借阅、销毁、备份和保密等方面的内容。
仔细遵循本指导手册的操作步骤，可以帮助您建立高效的档案管理系统，保护和有效利用您的档案信息。
愿本手册为您在档案管理方面提供有价值的参考。
档案整理操作指南(3篇)
第1篇一、前言档案整理是档案管理工作中的一项重要内容，它关系到档案的保存、利用和传承。
为了提高档案整理工作的效率和质量，特制定本操作指南，供相关人员参考。
二、档案整理的原则1. 完整性原则：确保档案的完整性，不得遗漏任何一份档案。
2. 系统性原则：按照档案的类别、年代、重要性等进行分类整理。
3. 可靠性原则：确保档案的真实性、准确性和完整性。
4. 保密性原则：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案进行严格保密。
5. 简便性原则：方便档案的查找、利用和归档。
三、档案整理的步骤1. 收集档案（1）收集档案时，要按照档案的类别、年代、重要性等进行分类。
（2）对收集到的档案进行初步检查，剔除破损、褪色、霉变等无法保存的档案。
（3）对收集到的档案进行登记，包括档案名称、编号、数量、来源、时间等信息。
2. 分类整理（1）根据档案的类别、年代、重要性等进行分类。
（2）按照分类结果，对档案进行编号、上架。
（3）对分类后的档案进行登记，包括档案名称、编号、数量、来源、时间等信息。
3. 立卷（1）将同一类别、同一时期、同一事件的相关档案组成一个卷。
（2）对每个卷进行编号，并填写卷内目录。
（3）对每个卷进行封存，确保档案的安全。
4. 归档（1）将立好的卷按照分类结果进行归档。
（2）对归档的档案进行登记，包括档案名称、编号、数量、来源、时间等信息。
（3）对归档的档案进行定期检查，确保档案的完好。
5. 档案数字化（1）对重要的、具有历史价值的档案进行数字化处理。
（2）按照档案的类别、年代、重要性等进行分类。
（3）对数字化后的档案进行备份，确保数据的安全。
四、档案整理的注意事项1. 严格遵守档案整理的原则，确保档案的完整、准确、可靠。
2. 在整理档案过程中，注意保护档案，避免损坏。
3. 对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案进行严格保密。
4. 定期对档案进行清理、归档，确保档案的有序管理。
5. 加强与相关部门的沟通，确保档案整理工作的顺利进行。
毕业生档案转递操作指南(辅导员版)
毕业生档案转递操作指南（辅导员版）一、操作流程1.辅导员登录师大主页，登录服务大厅，个人初始账号及密码为个人邮箱账号及密码。
如操作技术上有问题，请咨询信息化办（电话：85099007 齐老师）。
2.点击“我的待办”，进入毕业生档案转递审核流程。
3.审核学生发档信息后，选择发档状态（重点）。
4.若学生信息填写有误，请选择“信息填写有误”，学生可以重新填写申请。
5.发档状态共有八种，默认为正常邮寄发档，辅导员需谨慎准确勾选发档状态（档案馆不再对此项进行审核），尤其注意勾选发往长春市人才服务中心（即长春市高校毕业生创业就业服务中心）和升学留校的情况。
6.毕业生档案转递信息为两级审核制。
档案馆审核完成后，若学生要更改发档信息，只能重新发起流程提交申请。
7.辅导员可采用随时个别审核和批量审核两种方式。
（1）为方便辅导员批量审核与统计，可利用服务大厅自带的数据统计功能。
（2）在个人统计中心，选择“待我办理的服务”，选择“毕业生档案转递”，点击“查看”。
（3）可选择导出全部数据至excel表，方便辅导员统计与审核。
二、提示1.档案转递系统为两级审核制，流程为学生→辅导员→档案馆。
在流程结束前，学生可以选择终止程序，因此建议学生先批量填报一段时间，辅导员再进行集中审核。
如果档案馆审核结果为“信息填写有误”，流程将返回到学生，需要重新填写；如果档案馆审核结果为“不通过”，则结束该流程。
2.请辅导员务必注意“发档状态”的选择。
系统默认为“邮寄发档”，如不能勾选出正确的发档状态，将导致学生档案漏寄、错寄等严重后果。
吉林大学人力资源管理服务平台功能模块说明文档
吉林大学人力资源管理服务平台功能模块说明文档吉林大学人力资源管理服务平台本次上线教职工信息模块和人事管理模块，其中教职工信息模块包括在职人员管理、退休人员管理、去世人员管理、全部人员四部分；人事管理模块包括报到入职、校内调动、转编管理、离校管理、离退休管理、去世管理、学习经历、党政职务、党政级别、职员职级、专业技术职务等管理页面。
1.平台登录推荐使用谷歌、火狐浏览器或IE8以上版本浏览器，登录吉林大学人力资源管理服务平台（）。
登录采用吉林大学统一登录模式，账号是教职工个人邮箱，密码同邮箱密码，如下图所示，如忘记邮箱或密码，请登录找回。
对于多角色用户通过点击平台首页右上角角色来切换。
2.教职工信息模块教职工信息模块是对教职工基本信息和经历信息的维护，按照个人属性划分包括人员编码、姓名、所在处级单位、出生日期、证件号码、参加工作时间、编制类别、最后学历、最高学位、专业职务、党政职务、党政级别、职员职级等基本信息，以及学习经历、工作经历、党政职务经历、职员职级经历、专业技术职务经历、工勤职务经历、资格证书、职称外语等过程信息。
该模块包括查询导出和申请审核功能。
2.1查询导出功能2.1.1教职工个人教职工个人可以对自己的基本信息和经历信息进行查询。
点击我的资料可以查询。
2.1.2二级单位切换右上角角色为我的单位，点击教职工信息，可以查询本单位在职教职工信息。
可以通过条件筛选查询，也可以通过高级检索做复杂查询，并将查询结果导出，提供照片导出功能。
如上图就是查询本单位性别男性、年龄介于30-40岁之间、民族包含汉族和蒙古族的在职教职工。
查询结果如下：点击导出，选择要导出的字段，点击导出全部或者选择数据即可，导出文件为excel格式。
同时支持照片导出，选择要导出的人员，点击照片导出按钮即可。
2.2申请审核功能（信息修改）2.2.1教职工个人提出申请进入教职工个人工作桌面，点击信息修改。
进入信息申请页面，可以查询之前申请信息的历史记录，点击发起申请，对基本信息进行申请。
(工作规范)吉林大学基本建设类档案立卷工作规范
吉林大学基本建设类档案立卷工作规范为了提高我校基本建设档案（以下简称基建档案）的质量和科学管理水平，充分发挥基建档案在学校建设工作中的作用，并为考核基建档案工作提供依据，根据教育部《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》等规章，结合我校实际，特制定本规范。
1.基建档案工作的基本原则1.1 凡在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，均属基建类档案。
1.2 基建档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。
1.3基建档案工作要纳入基建规划、计划，管理制度和基建人员职责范围之中，做到基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。
1.4 把基建档案工作列入学校的发展计划,在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上给予保证，每年从本单位基建经费总额中拨出一定数额作为基建档案工作经费。
2．基建档案归档范围的确定2.1 确定的原则2.1.1 归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
2.1.2 归档的基建文件材料，必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。
2.1.3 归档的基建文件材料，必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系，具有成套性。
2.2 归档的主要内容和重点2.2.1 归档主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等八个方面，具体见附件一。
2.2.2 归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。
2.3 不归档的文件材料2.3.1 上级机关有关基建的普发性(非专指高校)不办的文件；2.3.2 正式施工前的草图，未定型的图纸；2.3.3 重份文件和重份图纸；2.3.4 无查考价值的临时性、事物性文件。
档案管理系统操作说明
档案管理系统操作说明档案管理系统操作说明⽬录第⼀章系统安装 (1)第⼆章系统设置 (4)⼀、系统⽤户 (4)⼆、修改密码 (5)三、更换登陆 (5)四、系统⽇志 (5)五、退出系统 (6)第三章系统基础信息设置 (6)⼀、信息项维护 (6)⼆、数据管理 (10)三、打印设计 (12)第四章装订⽴卷 (13)⼀、⽬录维护 (13)⼆、案卷录⼊ (14)三、案卷检索 (16)四、卷内检索 (17)五、数据打印 (17)六、数据移交（只在科室版有此功能） (19)七、数据接收（只在档案室版有此功能） (19)⼋、移交清册（科室版）/接收清册（档案室版） (21)九、数据整理（只在档案室版有此功能） (21)⼗、数据统计 (22)第五章不装订⽴卷 (23)⼀、⽬录录⼊ (23)⼆、⽬录检索 (24)三、数据移交（只在科室版有此功能） (25)四、数据接收（只在档案室版有此功能） (26)五、移交清册（科室版）/接收清册（档案室版） (28)六、数据整理（只在档案室版有此功能） (29)七、⽬录装盒 (30)⼋、数据统计 (32)九、数据打印 (32)第六章借阅利⽤ (33)⼀、登记查询 (33)⼆、利⽤查询 (34)三、利⽤统计 (34)第⼀章系统安装双击系统安装⽂件夹中“setup”⽂件进⾏安装。
点击接受按钮；系统开始进⾏安装，如此时计算机未安装/doc/f211336060.htmlFramework 4.0，将会⾃动进⾏安装；接着，进⼊系统安装界⾯，根据使⽤部门的不同选择相应的版本，然后点击下⼀步；在选择安装⽂件夹界⾯可选择系统要安装的⽂件夹，⼀般默认当前选项即可，点击下⼀步；直⾄安装完成，点击关闭，即完成安装。
安装完成后，将会在计算机桌⾯上⽣成⼀个图标，双击该图标即可进⼊系统。
选择登录名，输⼊密码，点击登录按钮进⼊系统。
第⼆章系统设置⼀、系统⽤户（⼀）功能描述：可以增加系统中不存在⽤户与删除系统中已经存在的⽤户。
学生档案管理系统用户操作手册
六、用户操作手册1．引言..............................................................1.1编写目的.........................................................1.2项目背景.........................................................1.3定义.............................................................1.4参考资料......................................................... 2．软件概述..........................................................2.1目标.............................................................2.2功能.............................................................2.3性能............................................................. 3．运行环境..........................................................3.1硬件.............................................................3.2支持软件......................................................... 4．使用说明..........................................................4.1安装和初始化.....................................................4.2输入.............................................................4.2.1数据背景.......................................................4.2.2数据格式.......................................................4.2.3输入举例.......................................................4.3输出.............................................................4.3.1数据背景.......................................................4.3.2数据格式.......................................................4.3.1输出举例.......................................................4.4出错和恢复.......................................................4.5求助查询 (5)5．运行说明..........................................................5.1运行表...........................................................5.2运行步骤.........................................................5.2.1运行控制.......................................................5.2.2操作信息.......................................................5.2.3输入/输出文件.................................................. 6．操作命令一览表 (8)7．程序文件（或命令文件）和数据文件一览表............................ 8．用户操作举例......................................................1．引言1.1编写目的为了帮助用户更好地了解和使用软件，提高用户与软件的亲和度。
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吉林大学档案管理软件操作指引-吉林大学档案馆
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吉林大学档案管理软件操作指南
一档案管理系统登陆
档案管理系统是浏览器/服务器结构（B/S）的系统，客户端只要通过浏览器（建议使用Internet Explorer）就可以登陆档案管理系统。
具体登陆方法如下：
方法一：进入档案管理网页。
如下图：
方法二：在浏览器的地址输入框中输入档案管理系统的IP地址。
如下图：
使用档案馆系统管理员给定的用户名和密码进行首次登陆。
登陆成功后，系统自动进入“档案信息管理”的功能接口，如下图：
二用户信息修改
用户可以点击上面或左边的“系统设置”进入用户管理界面，可以看见自己的用户信息。
用户如果需要修改密码，可以先删除旧的密码，输入自己的新密码。
也可以修改用户姓名、联系电话等其他用户信息。
更改完信息后点击“修改信息、修改密码”即可。
见下图：
三档案著录
在“档案信息管理”页面点击档案表的名称或点击“打开”进入数据库，如下图：
可以看到左边的“表内文件分类目录”。
点击“”直至最后一级目录可以进入右边的“档案文件信息管理”页面，最上面显示这个目录的基本信息：它的各级目录名称，以及这个目录下总案卷数和总文件数。
中间罗列出这个目录下的数据。
如下图：
点击档案管理页面上方的“添加案卷”或者是“添加文件”。
进行档案的著录。
如下图：
用户参照《吉林大学档案网上著录规则》进行信息著录，完成信息著录后，点击“添加”即可。
四档案信息文件的上载
档案管理系统除了可以支持用户实现对案卷、文件的基本信息的录入、编辑、修改外，还支持用户远程上载各种格式的电子文件，纸质文件扫描图像以及录音、录像等音频、视频多媒体文件。
用户可以有两种方式进入对案卷或文件进行全文、图像或多媒体的操作页面。
方式一：用户可以在“档案文件信息管理”页面下，通过点击对应案卷或文件左侧的三个超链接，如下图红框区中所示：
方法二：用户可以在“编辑案卷、文件”页面下，点击“输入员”右侧的三个按钮。
如下图：
全文提交的格式为word、excel、PDF、html和txt文件。
图像文件提交的格式为JPEG、GIF、BMP、RLE、TIF、PNG、DWG、PDF，建议使用JPEG、GIF、BMP格式
视频文件提交的格式为asf、wav。
音频文件提交的格式为mp3、wma。
上传的文件名要与归档的文件名保持一致。
（一）用户要对案卷或文件进行全文上传操作，可点击“全文”超链接或“全文”按钮，系统进入“全文”页面。
点击“浏览”找到上传文件所在的位置并完成设置后。
点击下方的“上传”按钮，完成系统文件的上传。
如果上传的文件不是PDF格式，上传完毕后点击“转换”。
见下图：（二）用户要对案卷或文件图像、视频、音频上传操作，可点击“图像、视频、音频”超链接或“图像、视频、音频”按钮，系统进入“图像、视频、音频”页面，打开图像、视频、音频上传页面，点击“浏览”找到上传图像、视频、音频所在的位置并完成设置后。
点击下方的“上传”按钮，完成系统文件的上传。
见下图：
五数据的编辑与修改
（一）在“档案文件信息管理”页面，显示的就是我们已经著录
的文件数据信息，档案的文件级和案卷级的区别可以通过颜色来区分。
点击每一条著录信息的“题名”或者编辑一列的“”图标，见下图：
系统自动进入“编辑”页面，可以对这条信息进行重新编辑和修改，修改完成后点击“保存”完成信息的修改。
见下图：
（二）同一目录下调整文件顺序，只要调整每一文件最前端的移动符号“”即可，系统会自动进行排序。
点击向上的箭头，排序上，文件向上移动，它与原来上一条文件的档号自动交换，反之向下，见下图：
（三）如果要插入一个文件时，用户添加以后，系统会自动给该文件号以后的件号加1 ，用户只需逐一修改后面文件的页次即可。
如果要插入一个案卷时，需要首先把原先此案卷号及以后的案卷的案卷号都加1，然后再添加要插入的案卷。
（四）有时根据需要，如大范围的选择等，需要调整每页显示行数。
如下图：只需在方框中输入自己选择的数目，提交就可以。
六目录打印
（一）一般性打印可在“档案文件信息管理”页面，点击“打印当前”，见下图：
系统自动进入“目录打印”页面进行操作。
见下图：
选择所需要打印的目录，点击“打印预览”完成打印。
（二）选择性打印方式，是在用户需要打印个别几个文件时使用。
在“档案文件信息管理”页面选择要打印的文件在前面点中“√”，然后点击“队列打印”，此时点击“打印队列”就可以看见已经添加进队列的信息，在这里可以删除不需要打印的信息。
如下图：
再点击，“打印当前”即出现打印界面。
选择要要打印的表格，然后选中“仅打印打印队列中的文件”。
点击“打印预览”完成打印操作。
如下图：
七档案网上著录信息打印要求
（一）研究生学位档案信息打印要求
打印表格为：全引目录、备考表、案卷目录、档案移交明细单。
“全
引目录、备考表”根据文件材料的纸张型号选择，用复印纸纵向打印。
“案卷目录、档案移交明细单”用A4复印纸横向打印。
打印表格的数量为“全引目录、备考表、案卷目录”各一份。
“档案移交明细单”三份。
（二）文件、科研项目、学生成绩、图纸等档案信息打印要求
打印表格为：案卷封面Ι、卷内文件目录、备考表、案卷目录、档案移交明细单。
“案卷封面Ι、备考表”用档案馆提供的专用纸张打印。
“卷内目录”用A4复印纸纵向打印。
“案卷目录、档案移交明细单”用A4复印纸横向打印。
（三）打印表格的数量为“案卷封面Ι、卷内目录、备考表、案卷目录”各一份。
“档案移交明细单”三份。