会议管理系统整体解决方案

会议管理系统解决方案2017年目录1.项目概述1.1.现状概述会议是企业日常工作的重要组成部分。

随着一个企业规模越大、管理层级结构越细化、分支机构部署地域越广泛，传统的集中式会议（高昂的会议成本、低下的会议效率等）已经越来越不能适应一个现代化企业的会议沟通需求了。

如何有效地利用现有的办公网和工作电脑，将会议交流实现信息化，减少会议成本，是目前亟待解决的一个问题。

近年来，随着电子信息技术的快速发展，以全球化、网络化、智能化为趋势的办公方式越来越受到各行各业的青睐。

软件会议系统在这个大趋势下应运而生，软件会议系统让身处异地的人们能够随时开会，瞬间见面、谈话、交换文档资料、共享信息资源、一起研讨决策，具有各种不可比拟的通讯优势，并能充分利用原有网络及设备，灵活部署“远程会议通讯平台”，搭建起系统内的日常沟通、工作部署、培训招聘、工作交流等应用。

1.1.1.企业直接经济成本效益分析我们举个例子来说明一下这个情况，比如某个企业主要由集团控股、参股、分公司及办事处等组成，其特征为分布广、数量大，控股、参股企业员工数万人。

集团与各子公司，子公司企业间，子公司与其下属企业或机构业务合作、工作汇报、经验交流，会议需求巨大。

传统的会议模式需要参会人员到指定会场不仅浪费经济成本，而且占用大量时间成本。

以集团三个会议室的使用数据统计，平均每个月需召开20次人数在30人以上会议（最保守数量，同时仅设定为省内企业），每次会议的直接经济成本包括交通费、餐饮费、会议耗材费和人力成本费，其会议成本估算如下表：按照上表计算，则每年集团因会议支出的直接经济成本在万元，若考虑到外地参加会议的机票费和住宿费，则每年会议成本会达到150万元以上。

建设会议系统后，仅从直接经济成本上，每年就可为集团节约大量费用。

同时，会议系统的建设，也加速了企业内部的信息流通，降低企业经营成本的同时，迅速提高企业的运行效率。

1.1.2.企业效率提升效益分析会议系统不仅能节约会议成本，而且通过高清音视频交互的基础，加上系统具有强大的数据交互能力，完全满足日常信息沟通需求，为员工节约沟通时间，提升企业运行效率。

传统模式下，下属企业如果需要提交一个报表，一般采用发送电子邮件的发方式。

如果有疑问，简单的可采用电话沟通，复杂的，则需要到集团总部进行沟通、或者下属企业之间也需要派人当面沟通。

这种沟通方式，不仅浪费了大量的经济成本，而且占用员工大量工作时间，无形之中降低了企业的工作效率。

采用视频会议的方式，则可以方便的进行面对面的沟通，而且通过数据协同办公，可以快速的实现办公数据的交流，节约了时间成本、提升了企业工作效率。

1.1.3.企业文化普及效益分析随着企业规模的扩大，下属企业之间沟通日益减少。

集团企业文化及精神传达只能依靠传统文件下发的方式，不仅不利于企业文化的普及，而且无法在第一时间向下属企业全面传达集团会议精神。

采用会议系统，可以在集团有重要会议时，下属企业远程参加集团会议，利用多级级联功能，还可使下属企业的二级分公司也能分享集团视频会议。

使集团会议精神在第一时间传达到基层。

简单、直接、高效。

1.1.4.企业整体管理效益分析会议系统不仅对提高办公效率、降低办公成本起到了积极作用，同时也为企业信息化建设打下了良好的基础。

通过会议系统，可以简化集团企业运营管理成本，使集团信息下达、业务反馈、数据交流快速便捷，利用会议系统的培训功能，还可企业管理培训实现质的飞越：由传统面授模式直接跃升为移动互联网培训模式。

通过视频会议系统，可以使集团管理更加便捷、高效1.2.需求分析●会议系统应对企业发展需求应支持用户扩展、组织架构细化、跨地域分布的特征；●系统功能可以满足多样的会议应用模式和场景；●系统支持多网合一、多屏合一；●充分利用传输网络实现会议系统的联网；●具备终端分辨率自适应调节功能，节省网络带宽；●支持移动终端功能（支持ios/安卓手机、iPad平板电脑等）；●系统具备高安全性，保障交互数据安全。

●音频效果好，具有自动唇音同步，声源可跟踪，清晰无杂音，可实现多方实时讨论、交流；●通过视频会议终端，实现点对点、点对多点的高清晰视频会议召开的功能；●通过所建设的会议系统，可同时满足实时远程培训、远程会议、远程招聘等需求；●实时同步、图像效果好，可以保证多方进行实时会议、培训的图像效果高清流畅；●具有可扩展性，各级设备都可通过简单升级和改进，保证设备使用的连续性和节约性；支持多级级联功能，支持大户量并发，以便未来扩容需要；1.3.建设意义●节约会议的经费、时间企业需要不定期地与各区域的分公司进行视频会议，沟通工作情况等等。

如果长期往返集中于同一固定会议室开会，会议的经济成本和时间成本将会很高。

通过会议系统，参会者无需到指定的统一会议室开会，只需配置一定的设备、通过互联网即可远程参会，避免往返途中的舟车劳顿，节省会议成本。

●提高开会的效率由于召开远程会议的费用大致与开会的时间成正比，可促使与会代表节省时间，提高效率。

由于参加会议的人员就在本地，和会议有关的材料、文件、实物都在身边，可以充分方便地交流。

●适应某些特殊情况对于某些交通状况不好的城市，会议系统将带来较大的方便。

在一些特殊的项目紧急场合，可通过会议系统及时了解或发布紧急情况和决策，收效则难以用金钱来衡量。

●增加参会人员会议系统可以实现单点对单点，单点对多点的实时会议。

可以随时增加会议代表甚至召开全体会议，总部决策可即时传达到相关单位员工。

●提升整体工作效率通过会议系统，进行虚拟的远程可视互动式会议，便可实现日常工作任务的完成。

使用部门只需对网络、视频会议设备进行管理，大大的减少了召开会议和下达文件的工作量。

在投资上，只需在完成第一次投资后，日后均可实现轻松的扩展。

1.4.建设目标通过贵单位项目相关人员的沟通，充分了解应用场景和需求后，我们通过产品部署和模块开发的方式，提供了适合贵单位日常会议应用的会议系统，这套系统能充分利用行业现有网络软、硬件设备及环境，有效丰富管理手段，依托互联网，建设互联网行业新型管理模式，把信息化应用落实到实处。

这套会议系统以其卓越的音视频质量，强大完善的数据同步协作功能、可靠的系统性能、高效的大容量设计、开放的可扩展架构为各种应用场景和模式搭建了一个全方位、多层次、高效率的网络多媒体通讯平台。

从而满足各行各业对会议系统的各类需求：●常规会议应用（集团企业会议、跨国视频会议、商务谈判会议、企业日常会议、移动会议、远程招聘等）；●远程培训应用（企业内部培训、各类考试培训、课外辅导培训、专业技能培训、金融工具培训等）；●远程医疗应用（健康咨询、远程监护、远程诊断、专家会诊、教学直播等）；●互动娱乐应用（电视网络互动、在线直播互动、视频聊天室互动等）；●远程监控应用（生产过程把控、应急调度指挥、安全监管等）；●协同办公应用（OA、即时通讯、企业原有办公系统的无缝对接融合）。

2.方案设计2.1.设计原则根据本项目的要求和我们的理解，并结合我方在会议系统行业的多年经验，提出以下设计原则：1)先进性支持国际标准和国内外有关的规范要求，符合计算机、网络通讯技术和视频会议技术的发展潮流，并且是应用成熟的系统；2)实用性系统操作应用灵活方便，易于掌握；针对实际应用的特点，具有多种管理方式；系统的各种功能贴近应用，便于实际常规应用。

3)集成性高度集成，简易安装使用，便于工程连接；在高度集成前提下，具有多种功能，便于相关设备接入；各设备的功能，在系统集成后能充分发挥，能一体化协作。

4)可扩展性考虑今后的发展，留有充分的扩充余地，便于融入随新技术的发展带来的新功能；5)灵活性提供符合国际标准的软件、硬件、通讯、网络、操作系统和数据管理系统等方面的接口和工具，使系统具有良好的灵活性、兼容性；6)可靠性具备在规定条件和时间内完成用户所要求的功能的能力，能长期稳定的工作。

7)安全性视频会议系统要保障各类会议内容，机密资料等不被泄露，在数据传输过程中，防止数据被窃取。

8)经济性综合考虑系统的性能和价格，性价比在同类系统和条件下具有较高的优势。

2.2.设计标准ITU-T标准本方案中的设计依据和技术标准是根据以下ITU－T或ISO相关建议及信息产业部有关规定来制定的。

ITU-T协议ITU-T ：基于分组网络的多媒体通信系统呼叫信令与媒体流传输协议；ITU-T ：视听系统的帧同步控制和指示信号C&I；ITU-T ：用于2Mbit/s以下数字信道的视听系统多点控制单元；ITU-T ：用于定义媒体流的加密规程，采用AES；ITU-T ：用于数据应用双流协议的技术标准；ITU-T ：关于建立使用2Mbit/s以下数字信道的视听终端间的通信系统；ITU-T ：利用2Mbit/s信道在2～3个以上的视听终端建立通信的方法；ITU-T ：多媒体通信控制协议；ITU-T ：支持H系列协议的多媒体终端之间的交互；ITU-T ：关于P X 64Kbit/s视听业务的视频编解码器；ITU-T ：关于低码率通信的视频编解码；ITU-T ：关于低码率通信的视频编解码；ITU-T ：在视频会议中应用的远端摄像机控制（FECC）规程；ITU-T ：远端设备控制逻辑通道传输；ITU-T ：多媒体应用的远端设备控制协议；ITU-T ：窄带电视电话系统和终端设备；ITU-T ：基于IP包交换网络中多媒体业务的框架协议；ITU-T 关于视频会议系统单向接收的通讯规程；ITU－T 数字系列接口的物理/电气特性；ITU－T 用于一次群和二次群等级的同步帧结构；ITU－T 工作在2Mbit/s并提供同步384Kbit/s数字接入和/或同步的64Kbit/s数字接入基群复用设备的特性；ITU－T 话音频率的PCM脉冲编码调制；ITU－T 语音双速率编解码标准；ITU－T 低时延码本激励线性预测编码；ITU－T 自适应差分脉冲编码调制（APPCM）的语音编码标准；ITU－T 用24或32kbps传输7Khz的声音；ITU－T Annex C,用24或48kbps传输14Khz的声音,宽带音频编码标准；IETFRTP 实时传输协议；RTCP 实时控制协议；SIP 多媒体交互会话控制协议；国内标准GB7611-87 脉冲编码调制通信系统网络数字接口参数；GB/T15839-1995 64~1920kb/s会议电视系统进网技术要求(暂行规定)；TZ020-95 64~1920kb/s会议电视网路技术体制(暂行规定)；YD5032-97 会议电视系统工程设计规范；YD5033-97 会议电视系统工程验收规范；YD/T822-1996 P×64Kbit/s会议电视编码方式；YD/T927-1997 用于音像和视频会议业务的多点通信服务；YD/T936-1997 音像和视频会议业务的多点通信服务协议；YD/T948-1998 多媒体会议业务的通用应用模板；YD/T970-1998 通用的会议控制；YD/T971-1998 多媒体会议的特定网络的数据协议栈；YD/T995-1998 多媒体会议业务的数据协议；YDN090-1998 多媒体会议型业务技术要求(窄带会议型业务)；2.3.系统拓扑图笔记本电脑、IOS手机端、安卓手机端、PAD移动端安装相应的会议客户端软件即可实现会议应用。