报表管理系统

第七章报表管理系统7．1 报表管理系统概述7．1．1 会计报表的意义会计报表是会计工作成果的体现，也是对会计核算工作的总结。

它是企业会计人员定期将日常会计核算资料加以分类调整、汇总，按照一定的表格形式编制而成的，总括、综合地反映企业的经营活动过程和结果，为有关方面提供进行管理和决策所需要的会计信息。

为了满足现有的和潜在的投资者、债权人、政府及其机构对财务信息的需求，会计报表的最终目的是为社会资源的合理配置提供所需的会计信息。

会计报表的作用表现为以下几个方面：一是会计报表可以总括地、系统地反映企业的财务收支情况和经营成果，有利于考核企业、单位的财务、成本计划或预算的执行情况；二是上级主管部门利用所属企业、单位的会计报表资料，可以具体地了解和分析企业、单位的资金运用情况等；三是财政、税务、银行和审计部门利用会计报表可以加强业务监督为企业、单位服务。

四是社会公众通过会计报表了解企业生产经营状况和盈利水平，以便作出适当的投资等。

一般来说会计报表的编制过程，就是对有关会计信息进行集中、整理和再加工的过程。

不同的投资者对提供的会计资料有不同的要求，财会部门提供的会计资料就要采取不同的格式反映不同的内容，从而形成不同的会计报表。

使用计算机编制报表与手工编制有其相同之处，但也有计算机处理所具有的特点，并产生一些新的概念。

7．1．2 会计报表管理系统的意义会计报表管理系统是电算化会计信息系统的重要组成内容之一，也是电算化会计信息系统中一个独立子系统，它为企业内部各管理部门及外部相关部门提供综合反映企业一定时期（点）财务状况、经营成果和现金流量的会计信息的系统。

报表管理系统的主要作用是帮助用户及时、方便地编制需要的各种会计报表。

一般来说，会计报表管理系统既可独立运行，用于处理日常办公事务，完成表格制作、数据运算、图形分析等电子表的所有功能；也可与总账等其他系统同时运行，而为完成电算化会计信息系统的总体目标而服务。

报表管理系统可以按照用户的需要定义企业会计核算和会计管理所要求的任何形式及格式的各种报表，并打印、输出其格式和内容。

另外对于一些企业常用的财务报表，还可以利用系统的报表模板功能直接生成，省去自定义的繁琐并能够进行报表的汇总、合并，也可以独立编制现金流量表，来完成能满足企业编制各种财务报表的需要。

为了便于用户编制会计报表的需要，报表管理系统中提供了种类丰富的专用函数，可以方便地直接从账务处理系统接受数据生成财务报表，并进行财务分析和生成相应的统计图表等。

因此正确地认识和理解报表管理系统的基本功能模块及其业务处理的基本流程，对于指导我们从事电算化会计工作有着十分重要的意义。

7．1．3 报表管理系统的基本业务处理流程报表管理系统的基本业务处理流程如图7-1所示。

图7-1 报表管理系统的业务处理流程7．1．4 报表管理系统的基本功能模块通用报表的主要功能有文件管理、格式管理、数据管理、图表功能、打印功能和二次开发功能，提供各行业报表模板。

其结构如图7-2所示。

文件管理的作用是对报表文件创建、读取、保存和备份进行管理。

格式管理是对不同对象的不同要求的报表格式进行定义以及对表中数据的运算关系进行公式定义。

报表数据处理提供数据录入与采集、报表数据计算、数据处理分析、报表汇总等功能。

它可以通过取数公式从数据库中抽取数据，也可以定义表页与表页以及不同表格之间的数据勾稽运算、制作报表。

图表管理功能是将数据表以图形的形式进行表示。

采用图文混排，可以很方便地进行图形数据组织，制作包括直方图、立体图、圆饼图、折线图等10种图式的分析图表。

可以编辑图表的位置、大小、标题、字体、颜色等，打印输出图表。

新Array建表尺寸关键字显示分页打开行高编辑公式强制分页保存列宽公式列表显示比例执行区域划线透视显示风格文件口令单元属性排序插入图表对象自定义菜单组合单元汇总图表窗口常用批命令可变区审核自动求和生成HTML 保护舍位平衡二次开发其他财务软件数据套用格式整表重算发送和接收命令窗自定义模板表页重算打印设置生成常用报表表页不计算打印报表模板计算时提示选择账套图7-2 报表系统模块结构图7．1．5 报表管理系统的基本操作方法制作一个报表是报表管理系统最基本的操作内容，其基本操作方法如图7-3所示。

在以下步骤中，第一、二、三、四、七步是必需的，因为要完成一般的报表处理，一定要有启动系统建立空白报表、设计格式、定义公式、数据处理、退出系统这些基本过程。

实际应用时，具体的操作过程及方法应视情况而定。

图7－3 制作报表的基本操作方法7.2 三维立体报表管理系统7．2．1 与三维立体报表管理系统相关的基本概念现在通用的报表管理系统是真正的三维立体表，它提供了丰富的实用功能，完全实现了三维立体表的四维处理能力。

其相关的基本概念主要有：1．报表结构按照报表结构的复杂性，可将报表分为简单表和复杂表两类。

简单表是规则的二维表，由若干行和列组成。

复合表是简单表的某种组合。

大多数的会计报表如资产负债表、利润表、现金流量表等都是简单表。

简单表的格式一般由四项基本要素组成，即标题、表头、表体和表尾。

如图7-4所示。

（1）标题。

用来描述报表名称，报表的标题可能不止一行，有时会有副标题等内容。

（2）表头。

表头是指报表的编制单位、日期等辅助信息和报表栏目。

特别是报表的表头栏目名称，是表头的主要内容，它决定报表的纵向结构、报表的列数以及每一列的宽度。

有时报表的表头简单，只有一层，而有的报表表头却很复杂，需要分为若干层。

（3）表体。

表体是报表的核心，决定报表的横向组成。

它是报表数据区域，是报表的主体。

表体在纵向上由若干行组成，这些行称为表行；在横向上，每个表行又由若干栏目组成，这些栏目称为表列。

（4）表尾。

表尾是指表体以下的进行辅助说明的部分以及编制人、审核人等内容。

2．格式状态和数据状态报表系统一般将含有数据的报表分为两部分来处理，即报表格式设计工作和报表数据处理工作。

报表格式设计工作和报表数据处理工作是在不同的状态下进行的。

（1）格式状态。

在格式状态下设计报表的格式，如表尺寸、行高、列宽、单元属性、区域划线、单元公式设定等。

在格式状态下时，所看到的报表的格式，报表的数据全部都隐藏了。

在格式状态下所做的操作对本表所有的表页都发生作用。

在格式状态下不能进行数据录入、计算等操作。

（2）数据状态。

在数据状态下管理报表的数据，如报表数据输入、追加或删除表页、审核、舍位平衡、做图形、汇总、合并功能报表等工作。

在数据状态下不能修改报表的格式。

在操作时可以根据需要随时进行格式状态和数据状态的切换。

3．二维表和三维表确定某一数据位置的要素称为“维”。

在一张有方格的纸张上填写一个数，这个数的位置可以通过行和列（二维）来描述。

如果将一张有方格的纸称为表，那么这个表就是二维表，通过行和列可以找到这个二维表中任何位置的一个数据。

如果将多个结构相同的二维表叠在一起，找到某一个数据的要素需要增加一个，即表页号（Z轴）。

这一叠表称为三维表。

如果将多个三维表放在一起，要从这多个三维表中要找到某一个数据，又需要增加一个要素，即表名。

三维表中的表间操作称为“四维运算”。

4．报表文件及表页一个或多个报表以文件形式保存在存储介质中称为报表文件，每个报表文件都有一个名字。

例如“资产负债表．REP”。

表页是由若干行和列组成的一个二维表，一个报表中的所有表页具有相同的格式，但其中的数据不同，每一张表页是由许多单元组成的。

一个通用报表最多可以容纳99999张表页。

为了便于管理和操作，一般把经济意义相近的报表放在一个报表文件中，例如，各月编制的利润表就可归集在“利润表．REP”报表文件中。

在报表文件中，确定一个数据所在的位置其要素是“表页号”、“行号”、“列号”。

由此可见，报表文件就是一个三维表，5．单元及单元属性表中由表行和表列确定的方格叫单元，专门用于填制各种数据。

单元是组成报表的最小单位，每个单元都可以用一个名字来标识，称为单元名。

单元名用所在的行和列的坐标表示，行号用数字1—9999表示，列标用字母A—IU表示，如D5就是表示报表中第五行第四列对应的单元。

单元属性包括四个方面：单元类型、对齐方式、字体颜色、表格边框。

单元类型有数值型、字符型、表样型。

数值单元是报表的数据，在数据状态下输入。

数值单元必须是数字，可直接输入，也可以由单元中存放的单元公式运算生成。

建立一个新报表时，所有单元类型均默认为数值型；字符单元的内容可以是汉字、字母、数字以及各种键盘可输入的符号组成的一串字符。

字符单元的内容可以直接输入也可以由单元公式生成；表样单元是报表的格式，是在格式状态下输入所有文字、字符或数字。

表样单元对所有的表页都生效。

表样单元在格式状态下输入和修改，在数据状态下只能显示而无法修改。

对齐方式是指将单元中字符按某种方式对齐。

有水平方向对齐和垂直方向对齐两大类，水平方向对齐包括自动、居左、居中、居右；垂直方向对齐包括自动、居上、居中、居下。

字体颜色是指将单元中字符的字体、字号颜色等进行设置。

表格边框是指对单元的边框进行设置。

6．区域与组合单元区域是由一张表页上的一组单元组成，自起点单元到终点单元是一个完整的矩形块。

在通用报表系统中，区域是二维的最大的区域是一个二维表的所有单元，最小的区域是一个单元格。

在描述一个区域时起点单元与终点单元之间用冒号连接，如D3 : G5 。

组合单元是指将相邻的几个单元合并组成，这些单元必须是同一类型才可以将它们组合。

在报表处理时将组合单元当作一个单元。

组合单元名称可以用区域的名称来表示。

比如将A1到A6合并为一个单元，这个单元就可以用A1 : A6表示。

7．固定区与可变区固定区是组成一个区域的行数和列数的数量是固定数目的区域。

一旦设定好以后，在固定区域内其单元总数是不变的。

可变区是屏幕显示一个区域的行数或列数是不固定的数字，可变区的最大行数或最大列数是在格式设计中设定的。

在一个报表中只能设置一个可变区，或是行可变区或是列可变区，行可变区是指可变区中的行数是可变的；列可变区是指可变区中的列数是可变的。

设置可变区后，屏幕只显示可变区的第一行或第一列，其他可变行列隐藏在表体内。

在以后的数据操作中，可变行列数可随着您的需要而增减。

有可变区的报表称为可变表。

没有可变区的表称为固定表。

8．关键字关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。

报表系统共提供了以下六种关键字，关键字的显示目录位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。

单位名称： 数字（最大28个字符），为该报表页编制单位的名称； 单位编号：字符型（最大10个字符），为该报表页编制单位的编号； 年： 数字型（1980-2099），该报表页反映的年度； 季： 数字型（1-4），该报表表页反映的季度； 月： 数字型（1-12），该报表表页反映的月份； 日： 数字型（1-31），该报表表页反映的日期。