办公用品及劳保用品领用管理制度

办公用品及劳保用品领用管理制度
为使办公用品管理合理、有效，进一步做到规范、标准，结合公司的具体情况，特制
定本规定。

一、办公用品及劳保用品的界定：
办公用品、劳保用品系指公司、部门共同使用、保管的公用物品及员工办公使用、保
管的文具物品，和劳动保护用品。

二、办公用品及劳保用品的采购及库内保管：
公用办公用品及个人文具用品，劳保用品由各部门每月上报所需用量，然后本着
勤俭节约、便宜耐用、朴素大方的原则，根据库存、实际消耗及确属工作需要的
情况，计划采购。

采购办公用品遵循公开原则，综合办在今后工作中需在公司网上将每一种办公用
品价格进行公示，公司每位员工都可推荐价格更优惠的进货渠道等，综合办应结
合性价比选择最优渠道进行采购，力争将办公成本降至最低。

公司所属各部门确因工作需要购置办公用品的，须提前拟定计划，报上级领导，
经审批后，由公司综合办统一购置。

费用列入部门（公司）费用考核中。

各部门以及分公司在每个月25日之前将下月日常用办公用品使用计划统一报送综
合办公室，综合办公室根据实际用量和库存情况制定采购计划，确定定购数量，
经上级领导批准后购置并发放。

根据商品购进价格，制作办公用品价目表，在公司网上进行公示
设立内部购、销登记台帐，每月统计、在公司网上公布发放数量、费用汇总
综合办可向文具批发商采购，其必需品、采购不易或耗用量不大者，应酌量存库。

对有些部门提出的特殊需求，经过性价对比后，可选择最优方案，经上级领导审
批过后方可购买。

贯彻“五适”方针，即以最适当的价位、在适合的时间、从最适合的地点，购进
适当品质及适当数量的物料。

综合办收到请购单或采购计划被批复后，立刻开展多方询价，比价、议价，按照
货比三家的原则，询价人员将三家以上候选供应商的品种、性能指标、报价、批
量、运输和付款条件等情况报采购主管选择。

对大宗、贵重、批量性的采购可采取公开竞价、招标、产品订货会等方式进行采
购。

尽量提高每次采购批量，获得批量折扣，降低采购成本。

负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、
开支适当、用品保管好。

备品仓库设专人负责，所有办公用品，办公设备，低值易耗品，通讯设备等都需
根据《入库单》严格检查品种，数量，质量，规定，单价是否与进货相符，按手
续验收入库，登记上账。

未办入库手续，财务一律不予报销。

入库程序：综合办采购→供货商供货→采购员检验物资质量→采购员填写《入库
单》并签字→库管员清点物资数量，并在《入库单》上签字→登帐或录入数据库
→财务稽核。

备品保管实行材料清，账目清，数量清，摆放整齐，库房整齐，帐物一致，做到
日清月结。

办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章
制度办事。

公司综合办公室要建立购置台帐及领用台帐，要做到帐物相符，每月末进行清整盘点。

综合办负责收回公司离职人员的办公用品和物品。

保管员调动工作，一定要办理交接手续，移交中的未了事宜及有关凭证，要列出清单三份，写明情况，双方签字，综合办主任见证，双方各执一份，综合办存档一份，事后发生纠葛，由负责人负责。

对失职造成的亏损，除按价赔偿外，视情况给予责任人处理。

三、办公用品的发放：
图示：
各部门上报本部门的每月办公用品计划及预算：经综合办主任审批后，综合办负责根据实际工作需要有计划的分发给各个部门，如超出本月预算的需经上级领导审批方能领用。

负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。

出库一定要由领取人员签字，并得到部门主管签字审批。

除正常配给的办公用品外，若还需用其它特殊用品或大宗、高级办公用品，必须按财务管理规定报总经理审批后方可购置。

须经综合办主任批准方可购买并领用。

本规定将办公用品分为易耗品、管理消耗品、管理品及工具四种：
易耗品：铅笔、胶水、透明胶、大头针、图钉、回形针、笔记本、复写纸、卷宗、标签、告示贴、便条纸、信纸、橡皮、夹子、圆珠笔、订书钉等。

管理消耗品：钢笔、签字笔、白板笔、修正液、打（复）印纸、墨盒等。

管理品：剪刀、美工刀、订书机、打孔机、计算器、印泥、笔筒等
工具：锤子、改锥、钳子、电工用具等。

办公用品及劳保用品分为个人领用与部门领用两种：
“个人领用”系个人使用保管用品，如圆珠笔、签字笔、直尺、工作服等。

“部门领用”系部门共同使用用品，如打孔机、大型订书机等。

易耗品及管理消耗品每月领用一次，管理品每季度内领用一次；原则上不再另行领用。

原则上，每人每月发放圆珠笔芯或签字笔芯一支，便条纸及信纸各一本。

每人每季度发胶水一瓶、大头针、回形针、订书钉各一盒、笔记本一本。

不够用者，可经部门主管批准后另行申请。

笔芯、墨盒、壁纸刀片等类似用品采取以旧换新原则。

公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据各部门提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作。

员工离职时，应将剩余办公用品一并退还综合办。

印刷品（如信纸、信封、表格等）
，除各部门特殊表单外，其印刷、保管均由各部门发印给综合部，再由综合部申报到上级领导部门经审批后，进行统一管理。

四、使用及保管规定：
办公用品只能用于办公，禁止移作他用或私用。

部门提交下
月计划部门经理签字批准领用办公用品管理员发放
所有员工对办公用品必须爱护、勤俭节约，杜绝浪费，禁止贪污，努力降低消耗、
费用。

关于公司文件、尽量通过公司网发布，减少纸张、墨盒和传真的使用。

打印纸、复印纸：本着勤俭节约的使用原则，除保密文件及外送文件外，所有文
件应使用二手纸。

公司综合办要按照各部门分别建立领用台帐。

各部门根据工作需求领用、登记，
年终结算，发生的费用从各部门办公费用中扣除。

公司各部门的公用办公用品、劳保用品应妥善保管好，各部门应设立耐用办公用
品档案卡，综合办公室定期检查，如非正常损坏或丢失，应及时上报，公司将根
据具体原因追究当事人相关物品净残值予以赔偿。

对于重大责任者，除追究经济
责任外，还将视情节给予相应的行政处罚，甚至追究法律责任。

五、其他
本规定如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需要的，各部门可提
出修改意见交总经理办公室研究并提请总经理批复。

本规定解释权归综合办公室。

本规定从发布之日起生效。