关于印发公司文件档案和编码要求管理制度的通知
公司重要文件档案归档通知
公司重要文件档案归档通知尊敬的各位同事：为了更好地管理和保护公司重要文件，提高工作效率和信息安全性，现决定对公司重要文件进行归档整理工作。
特此发布《公司重要文件档案归档通知》，请各位部门全体员工遵守执行。
一、归档范围及原则归档范围：本次归档整理涉及公司各类重要文件，包括但不限于合同、协议、报告、财务资料、人事档案等。
文件原则：根据信息保密等级将文件分级归类，并按照文件保管期限进行归档处理，确保重要文件得到妥善保管和管理。
二、归档操作流程文件分类：各部门负责人要组织员工对所属部门的文件进行分类汇总，按照文件类型和重要性进行清单整理。
文件整理：对已分类的文件，要对内容进行核实和清理，删除过期、无效的文件，并完成相关证明材料的备份工作。
归档分级：对核实后的文件进行分级归档，标注保密等级和保存期限，并在文件盖章确认后报送至公司档案室。
档案管理：公司档案管理部门将按照相关制度要求对接收的文件进行入库整理，并建立电子与实物档案相结合的管理系统。
三、归档注意事项未经允许不得私自销毁或调动重要文件，一经查实将追究相关责任人的法律责任。
所有员工在使用公司文件时应当按规定使用，并妥善保管，不得私自带离公司。
对于遗失或损坏的重要文件，应当及时向上级主管汇报并按程序补办。
四、归档验收和总结归档整理工作完成后，公司将组织相关部门进行验收，并针对问题和不足之处进行整改和完善。
验收合格后将开展一次总结会议，明确工作成效和下一步改进方向，并及时向各部门通报。
五、附则本通知自发布之日起正式执行，各部门负责人应当严格按照流程指引执行，确保本次归档整理工作高效有序完成。
同时也提醒全体员工加强对公司重要文件保护意识的培养，共同维护公司信息安全和利益。
特此通知！公司管理部日期：XXXX年XX月XX日。
管理制度文件编码管理规程
管理制度文件编码管理规程第一章总则第一条为规范管理制度文件的编码管理，提高文件的流转效率和管理水平，便于查阅和使用，特制定本规程。
第二条本规程适用于公司内所有管理制度文件的编码管理。
第三条管理制度文件编码应当遵循合理、规范、易于理解和便于查找的原则。
第四条公司应当建立管理制度文件编码管理制度，并指定专门的人员负责编码管理工作。
第五条公司应当建立完善的管理制度文件编码管理系统，实现对文件编码的统一管理和监督。
第六条公司应当定期对管理制度文件编码管理制度进行评估和修订，确保其适应公司业务发展的需要。
第七条公司应当加强对员工的管理制度文件编码培训，提高他们的管理制度文件编码意识和技能。
第二章编码体系第八条公司应当建立统一的管理制度文件编码体系，包括编码规则、编码范围、编码格式等内容。
第九条管理制度文件编码应当采用数字化编码形式，编码位数不得少于8位。
第十条编码规则应当遵循“部门-类别-序号”的格式，部门代码由4位数字组成，类别代码由2位数字组成，序号由2位数字组成。
第十一条各部门应当向公司编码管理人员申请管理制度文件编码段，每个编码段的利用情况应当及时报告编码管理人员。
第十二条公司应当建立编码管理数据库，记录管理制度文件的编码、名称、制定日期、生效日期、归档位置等信息。
第三章编码管理第十三条每个管理制度文件在编制完成后，应当及时向公司编码管理人员申请编码。
第十四条公司编码管理人员应当在接到编码申请后，及时为管理制度文件分配编码。
第十五条各部门应当按照编码规则，合理分配管理制度文件编码，并妥善保存编码记录。
第十六条对于废止、作废或其他原因不再适用的管理制度文件，应当及时将其编码作废，并在编码管理数据库中进行记录。
第十七条公司应当加强对管理制度文件编码的监督和审查，确保编码的准确性和一致性。
第四章监督检查第十八条公司应当建立定期对管理制度文件编码的监督检查制度，每季度至少进行一次检查。
对于发现的问题和不合规行为，应当及时整改。
公司内部文件归档及存档规定通知
公司内部文件归档及存档规定通知尊敬的各位员工：为了规范公司内部文件管理，提高工作效率，保障信息安全，特制定本《公司内部文件归档及存档规定通知》。
一、文件归档范围公司内部文件包括但不限于各部门制定的工作计划、会议纪要、合同协议、报销单据、人事档案等。
所有文件均应按照规定进行归档管理。
二、文件归档责任各部门负责人应指定专人负责文件的归档工作，并确保文件的准确性和完整性。
归档人员需严格按照规定分类、编号、整理文件，并做好相应的记录。
三、文件存档期限根据文件的重要性和保留价值，公司将文件存档期限分为永久存档和临时存档两类。
具体期限由各部门负责人根据实际情况确定，并在文件上做好标识。
四、文件存储方式公司内部文件应采用电子化管理为主，纸质文件作为辅助。
电子文件应保存在公司指定的网络硬盘或云端存储空间中，确保信息安全和便捷查阅。
五、文件检索权限不同级别员工在查阅公司内部文件时，需遵守权限管理规定，确保信息的安全性。
涉密文件仅限相关人员查阅，禁止外传或私自复制。
六、文件销毁程序根据存档期限和保密等级，公司将定期对文件进行清理和销毁。
销毁程序需经过相关部门审批，并由专人进行操作，确保信息不被泄露。
七、违规处理措施对于故意篡改、私自销毁或外传公司内部文件的行为，公司将视情节严重程度给予相应处罚，甚至追究法律责任。
希望各位员工能够严格遵守以上规定，共同维护公司内部信息安全和秩序。
如有任何疑问或建议，请及时向公司行政部门反馈。
特此通知。
公司管理办公室日期：XXXX年XX月XX日。
公司文件编号管理制度办法
公司文件编号管理制度办法一、背景介绍随着公司规模不断扩大和业务量的增加，各类文件不断增多，文件的管理变得越来越复杂，大量的文件可能会被重复保存或遗失，导致工作效率低下。
为了解决这一问题，公司制定了文件编号管理制度办法。
二、文件编号管理流程1. 文件的送审、签批、批准及颁发公司所有文件，在送审、签批、批准及颁发前，须按章序排列，每份文件设立一个邮电代码或编号。
用以标识每份文件，降低文件调阅难度。
在文件的送审、签批、批准及颁发环节中，必须严格按照文件的邮电代码或编号进行。
2. 文件的存档公司所有文件，均应按文件类型和重要性区分存放，依序编号，归档清楚。
在存储时，必须保存好各个条目的标识码，并按照标识码归档放置。
3. 文件的检索公司职工在使用文件时，应按照标识码和文件的特点，进行检索查询档案。
若文件遗失，请及时报告，上级生产主管部门应予查找。
4. 文件的销毁公司规定，所有文件存档的保管期限分为临时存档和永久存档两种，临时存档能够销毁的文件，必须距离保管期最后一天起，3个月后才能销毁；不能够销毁的文件，应该永久存档，落实好责任书。
三、文件编号管理的作用1. 提高工作效率文件编号制度能够帮助员工快速准确地找到所需文件，从而提高工作效率。
2. 预防文件遗失由于文件编号管理制度可以有效地管理文件流程，避免文件受到损失和遗失，极大减少工作中的意外因素。
3. 方便制定工作计划文件编号制度可以为管理者更好地统计过去的工作进展情况，同时也方便指导制定未来的工作计划，优化业务流程。
四、文件编号管理制度的实施1. 人员培训公司需要针对文件编号管理制度办法，进行员工的规范操作和标识码培训，使得员工对该办法可以深入理解并使用。
2. 监督制度执行公司应建立完善的监督制度，及时发现和处理执法中出现的问题，确保办法能够得到有效的执行。
3. 审查改进监督过程中对办法进行审查和改进，对出现的问题进行总结和汇报，并及时推出修订版文件号管理制度办法。
公司文件管理规范通知
公司文件管理规范通知
尊敬的各位员工：
为了更好地规范公司文件管理，提高工作效率，保障信息安全，
特制定本《公司文件管理规范通知》。
请各位员工严格遵守以下规范：一、文件分类存档
所有文件应按照不同的类别进行分类，包括但不限于财务文件、
人事文件、行政文件等。
每个部门应建立相应的文件存档系统，确保文件存放有序，易于
查找。
二、文件命名规范
文件命名应简洁明了，避免使用过长或含有特殊字符的命名方式。
建议采用日期+文件内容的方式命名，以便快速识别和检索。
三、权限管理
不同级别员工应设定不同的文件访问权限，保护公司敏感信息不
被泄露。
离职员工的权限应及时注销，避免信息泄露风险。
四、定期备份
定期对重要文件进行备份，确保文件不会因意外事件而丢失。
备份数据应存放在安全可靠的地方，防止数据泄露或损坏。
五、信息安全意识培训
公司将定期开展信息安全意识培训，提高员工对信息安全的重视
程度。
员工应加强对电子邮件、移动存储设备等信息传输渠道的警惕性，防范信息泄露风险。
六、报废处理
对于已经失效或无用的文件，应及时进行报废处理，避免占用存
储空间。
报废文件应按照公司规定的程序进行销毁，确保信息不被恶意利用。
以上是《公司文件管理规范通知》的主要内容，请各位员工严格
遵守相关规定，共同维护公司文件管理秩序。
如有违反规定或发现异
常情况，请及时向上级主管汇报。
感谢大家的配合！
祝工作顺利！
此致
公司管理部门日期：XXXX年XX月XX日。
文件及档案管理制度的通知
为了加强公司文件及档案的管理，确保公司文件的完整、安全与有效利用，提高工作效率，维护公司利益，现根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度通知。
一、适用范围本制度适用于公司内部所有文件及档案的收集、整理、保管、利用、销毁等各个环节。
二、组织机构及职责1. 成立公司文件及档案管理领导小组，负责制定文件及档案管理制度，监督、检查制度的执行情况。
2. 设立文件及档案管理办公室，负责公司文件及档案的日常管理工作。
3. 各部门指定专人负责本部门文件及档案的收集、整理、归档等工作。
三、文件及档案管理要求1. 文件及档案的收集（1）各部门应按职责分工，负责收集本部门产生的各类文件及档案。
（2）文件及档案收集应确保齐全、完整，不得遗漏。
2. 文件及档案的整理（1）文件及档案整理应按照统一标准进行，包括分类、编号、编目等。
（2）文件及档案整理应保持档案的连续性、完整性，便于查找、利用。
3. 文件及档案的保管（1）文件及档案保管应确保安全、保密，防止丢失、损坏。
（2）文件及档案保管应实行分级管理，重要文件及档案应实行专柜保管。
（3）文件及档案保管应定期检查、维护，确保档案的完好。
4. 文件及档案的利用（1）文件及档案利用应遵循合法、合理、有效的原则。
（2）文件及档案利用应经相关部门负责人批准，确保信息安全。
5. 文件及档案的销毁（1）文件及档案销毁应严格按照国家有关规定执行。
（2）销毁文件及档案前，应经公司文件及档案管理领导小组批准。
四、奖惩措施1. 对认真执行本制度，在文件及档案管理工作中取得显著成绩的部门和个人，给予表彰和奖励。
2. 对违反本制度，造成文件及档案丢失、损坏、泄露等后果的部门和个人，依法依规追究责任。
五、附则1. 本制度由公司文件及档案管理领导小组负责解释。
2. 本制度自发布之日起施行。
特此通知。
公司文件及档案管理领导小组年月日。
公司文件编号管理制度
公司文件编号管理制度第一章总则第一条为规范公司文件管理，提高工作效率，保障信息安全，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有文件的编号管理。
第三条公司文件编号是公司内部文件的唯一标识符，用于标识、归档和检索文件。
第四条公司文件编号是由公司文件管理部门统一制定，具有唯一性和顺序性。
第五条公司全体员工必须遵守公司文件编号管理制度，禁止擅自更改文件编号。
第六条公司文件编号管理制度的执行机构为公司文件管理部门。
第七条公司文件编号采用数字和字母的组合方式，具体格式为：文号/年份。
第八条公司文件编号的年份以当年年份为准，例如2022年的文件编号为2022。
第二章文件编号的管理流程第九条公司文件的编制、审核、签发、印发和使用，必须按照规定的流程进行。
第十条公司文件的编号由文件管理部门负责统一制定。
第十一条公司文件编号的具体内容包括文号和年份，例如：A001/2022。
第十二条公司文件编号的规则为：公司内部文件统一编号规则如下：1. 表示文件类别的字母。
A: 公司内部管理制度文件B: 公司发文文件C: 公司收文文件D: 公司合同文件E: 公司财务文件F: 公司人事文件G: 公司行政文件2. 文号为公司内部文件的编号，按照统一规定的顺序进行编制。
第十三条公司文件管理部门在制定文件编号时必须确保每一个文件的唯一性和顺序性。
第十四条公司文件编号一旦确定，不得更改，以免引起混乱。
第十五条公司文件编号必须在文件正文下方明显位置标注，并按规定存档。
第十六条公司文件的存档、归档和销毁必须按照公司文件管理制度进行操作。
第十七条公司文件管理部门对每一份文件的编号进行记录和备份，确保信息安全。
第三章文件编号的使用和查询第十八条公司文件的编号用于标识文件，方便查阅和管理。
第十九条公司文件编号必须在正式文件中标注清晰，避免混淆。
第二十条公司文件编号可以用于文件的查询和检索，提高工作效率。
第二十一条公司全体员工均有权利查询公司文件的编号和内容。
关于加强公司文件资料管理的通知模板
关于加强公司文件资料管理的通知模板【公司名称】【日期】【通知编号】【通知标题】：关于加强公司文件资料管理的通知各位同事：为进一步提高公司的文件资料管理水平，规范文件管理流程，减少文件资料丢失和混乱的情况，特制定以下管理办法，在此通知全体员工执行。
一、文件分类和编号1. 所有文件资料应按照文件的性质、内容、用途进行分类，建立清晰的分类体系。
2. 每个文件都应有唯一的编号，编号应明确标明文件的名称、版本号、发布时间等信息，以便于查找和管理。
二、文件审批和签发1. 公司制定明确的文件审批流程，凡涉及公司政策、规范、制度等相关文件，必须经过分类负责人审核并得到管理层的批准后，方可发布。
2. 经过批准的文件应由文件负责人进行签发，并将已签发的文件在文件资料管理系统中进行登记备案。
三、文件归档和保管1. 不论电子文档还是纸质文档，均应在文件管理系统中进行归档，确保文件资料的安全性和完整性。
2. 各部门要制定清晰的文件保管责任制，明确文件的保管责任人，并建立好文档存档位置和安全防护措施。
3. 纸质文件的存储地点应选择防潮、防火、防尘的环境，并定期清点和整理，确保文件的正常保存和可检索性。
四、文档检索和使用1. 文件管理系统中应设置便捷的检索功能，方便各部门查找相关文件。
重要文件需设置访问权限，确保敏感信息的机密性。
2. 使用文件时，应按照文件管理规定，记录使用情况和归还日期，避免文件长时间未归还。
五、文件销毁1. 不再需要的文件应及时进行销毁，避免废旧文件占用空间和带来安全隐患。
销毁方式应符合环保要求，并在文件销毁记录中做好相关记录。
六、培训和监督1. 公司将定期组织文件管理培训活动，提升员工的文件管理意识和技巧。
2. 相关部门负责人应定期检查并监督文件管理工作的执行情况，及时发现问题并进行整改。
七、奖惩制度1. 对于严重违反文件管理规定的行为，将依据公司规章制度进行相应纪律处分。
2. 对于在文件管理工作中表现突出的个人和部门，将给予相应的表彰和奖励。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
河北XXXX贸易集团有限公司
X办【201X】001号
签发人：关于印发公司文件档案和编码要求管理制度的通知
第一章总则
为规范公司的档案管理工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地利用及保护档案，特制定本制度。
第二章文件编码
文件编码分类主要分两类：即大字头文件和小字头文件。
大字头文件是指：以“河北XXXX贸易有限公司”为文件头制发的各类文件。
主要用于：以公司名义出台的重大方针政策、重要决策，以及公司长期有效的各类战略性、全局性、综合性和规范性的工作文件，如：发展规划、年度计划、年度总结、重要的决定、规定、报告等。
该类文件的编号统一为：公司代字X（董）字加年号【201X】加序号的形式。
以年度为周期，按顺序编号，如：“X（董）字【2016】001 号”、“X（董）字【2016】002号”、“X（董）字【2016】003号”等。
小字头文件是指：以“河北百XXXX贸易有限公司（xx）”为文件头制发的各类文件。
主要用于公司经营管理中涉及各相关部门的单项的、阶段性、零时性的工作文件，如：通知、请示、函件、纪要、批复、批示等。
该类文件的编号统一为以公司代字与部门代字组合“X办”加年号【201X】加序号001号的形式。
以年度为周期，按顺序编号；如：办公室“X（办）字【2016】001 号”、财务部“X （财）字【2016】002号”、人事部“X（人）字【2016】003号”等等（详见各部门文件代字编码表）。
各部门文件代字编码表：
二、编码要求
各部门文件编码由公司办公室统一编码，待批准后实施。
三、文件格式
（一）文件由眉首、主体和版记三部分组成。
眉首又称文头或版头，由秘密等级、紧急程度、发文单位、发文字号和签发人组成；
（二）文件主体又称行文部分，主要包括标题、主送单位、正文、附件、印章、成文日期和附注。
（三）文件字体和字号
1、以公司红头文件发放的，标头字体为一号华文中宋，发文
字号、签发人为小三号仿宋，标题为二号宋体加粗，正文为小三号仿宋，最后主题词为小三黑体，报送对象为小三仿宋。
其他文件、通知字体适合规定要求即可。
2、除标题外，公文中的数字、英文用Times New Roman字体。
第三章档案编码要求
一、档案编号
（一）档案分类
1、档案分为4级，即公司代码-部门代码-文件时间-文件编号。
2、档案盒封面设“目次表”，档案归档时依序编号，并做电子档。
（二）档案编号的表示方式
第一部分公司代码XXXX即BNKS 。
第二部分部门代码，由两位英文字母组成，明细见表1。
第三部分文件时间，前两位为年份，后两位为月份。
如201X 年10月即为201X10。
第四部分为文件编号，即本月第几份。
具体如下：如办公室201X年12月存档第3份文件：BNKS-BG-201X10-03。
二、档案管理
档案的收集、整理、存档及使用由公司办公室和各职能管理部门负责。
三、责任部门
（一）各管理部门负责本部门管理方面的档案资料；
（二）行政管理部门负责：
1、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结等；
2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料；
3、公司档案还包括声像资料、照片、影片、录音、录像等；
4、公司日志和大事记；
5、各公司（部门）向上级领导上报的有关材料。
6、负责教育培训、劳动工资、人事管理、组织机构调整方案、监察等方面的档案资料。
四、存档要求
（一）文件存档应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档；
（二）在归档的文件材料中，应将每份文件的正文与附件、定稿与印件、请示与批复、转发文件与原件放在一起。
（三）密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；
（四）案卷装订排列顺序：封面—卷内文件目录—文件—封底；
（五）档案管理员要做到目录与案卷相符。
第四章档案的借阅和复印
（一）借阅和复印档案，须经部门经理批准后方可借阅和复印，复印件上加盖使用用途及复印无效印章。
（二）借阅人应填写《档案借阅审批表》，办理审批手续；
（三）借阅档案期间严禁在案卷上涂改、划圈、批注、折卷、撕页、剪裁等；不得将档案随意放置于公共场所或带出公司；不得私自摘录、复印或对外泄露档案内容，借阅后在规定时间内归还。
第五章档案的销毁
（一）相关部门组织有关人员定期对到期档案进行鉴定。
对于无保存价值的文件，应定期清理造册，并填写《文件销毁申请单》，经总经理或董事长审批后，指派专人监销。
（二）经审核同意销毁的文件，应由行政部和各职能部门共同进行销毁。
第六章其他
最终解释权归办公室。
特此通知！
河北XXXX贸易有限公司办公室
二〇一X年十二月六日
主题词：文件档案管理。