高校公文主题词标引浅析定 (1)
关于主题词标注的有关问题1
主题词，是确切表达公文主要内容的规范化的名词或名词性词组，是搞好公文内容存储与检索利用的先进手段，是公文标印格式的有机组成部分。
它既有别于“关键词”，也有别于“主题语”。
其主要功能是为电子计算机从主题角度入手检索文件、处理信息、以及公文立卷的准确分类提供方便。
主题词的广泛应用，将为开拓公文处理自动化的新局面发挥巨大作用，可使公文档案更好地为社会主义市场经济建设服务。
但在实际操作中不够规范。
存在着自己乱造、乱标的现象。
导致公文主题词选词不当，标注不规范。
影响了公文作用的发挥。
由此看来，尽管现在不少文秘人员都会标，看起来似乎挺简单，实则不易。
一、公文主题词标注的依据公文主题词标注的依据有四：一是１９８８年１２月修订的《国务院公文主题词表》及其使用说明。
二是国务院办公厅１９８７年２月１８日发布１９９３年１１月２１日修订的《国家行政机关公文处理办法》第三章第十条第十款规定：“文件应当标注主题词；上报的公文，应当按照上级机关的要求标注主题词”。
三是《中国共产党机关公文处理条例》第三章第八条第十五款也规定：“主题词按上级机关要求和《公文主题词表》标注，位于抄送机关上方”。
四是国家技术监督局１９８８年９月５日批准的《国家机关公文格式》（中华人民共和国国家标准）；对公文主题词的标注位置及注意事项都作了明确规定。
目前公文主题词表主要有三种：一是中共中央办公厅制定的《主题词表》，共分１８类，１７１个主题词；二是国务院办公厅秘书局颁发的《主题词表》共分１５类，７８６个主题词；三是中央军委三总部制定的《主题词表》。
各省、市、自治区的党和政府机关，也参照中共中央和国务院的主题词表，颁布了适合本地区、本部门使用的主题词表。
这样，就为文秘人员标注主题词提供了极大方便。
二、在标注中存在的主要问题一是乱造。
公文主题词的标注所用之词，必须从各自的《主题词表》中选用。
不能自己乱造或标新立异。
否则，势必出现所用之词不一定都是名词或名词性词组，很可能会有所用之词有的是动词，有的是形容词。
对公文中主题词标引的思考
对公文中主题词标引的思考【摘要】主题词是公文的组成要素之一，它既有别于“关键词”，也有别于“主题语”。
正确使用公文主题词便于揭示公文主要内容，便于公文归档管理、检索查询，便于办公自动化和公文处理的规范化。
但从当前的机关工作实践来看，在公文主题词标引上还存在着许多问题。
笔者结合工作实践，谈一下正确标引公文主题词的粗浅认识。
【关键词】主题词现状措施一、现状及其原因分析公文的主题词是适应机关办公自动化、公文处理规范化的需要，从公文标题选取转换出来的，是体现公文主题特征及归属类别、能为计算机识别的名词或名词性词组。
但是我们时常可以发现，公文主题词标引中，标引的随意性较大,错标、漏标的现象比较突出，把公文标题的关键词视作主题词、缺少公文主题的别词或是内容属词标引不当、随意组培主题词的现象比比皆是。
甚至在地方政府办公室秘书科起草的文件中，竟然会出现“ 领导讲话XXX（人名）通报”这类主题词。
殊不知人名一般不作为主题词使用。
公文主题词的缺省不仅影响了公文法定的权威性、严肃性和公文处理工作效率，影响了基层党政机关的形象，而且对档案分类也颇有影响。
笔者分析，造成这样的现状原因有四：一是认识程度不够。
由于主体是公文的主要组成部分，占据版心的大部分位置，主体对公文质量的好坏起着决定性的作用，因此许多人过分强调公文主体的完整性、规范性和用词的准确性，认为一份公文只要具备公文标题、主送机关、公文正文、附件、发文印章和附注等7个要素，就是完整合格的公文。
出于这个观念，很多人不能清醒地认识公文主题词在公文制作和档案管理中的重要作用，忽略了主题词存在的必要性和重要性，认为主题词和公文的关系不大，标与不标、标对标错无关紧要。
恰恰相反，缺少了眉首和版记，无论七要素如何完整，行文如何准确流畅，它首先是不完整的公文，就不可能合格和规范。
二是参考依据有限。
公文主题词的标引主要依据是由中共中央厅秘书局1998年8月修订的《公文主题词表》和国务院办公厅秘书局1997年12月修订的《国务院公文主题词表》。
如何提高标引公文主题词的精确性
如何提高标引公文主题词的精确性如何提高标引公文主题词的精确性从当前的机关工作实践来看，在公文主题词标引上还存在着一些问题。
具体表现为：标引的随意性较大，错标、漏标的现象比较突出。
解决这些问题，唯有熟练掌握公文主题词的标引规则、方法和技巧。
笔者结合工作实践，谈一下正确标引公文主题词的粗浅认识。
••••一、搞好主题分析••••主题分析就是根据公文标引和检索的需要，对公文内容进行分析，从中提炼出该公文的主题概念，并确定主题类型和结构，并以此为依据，选择恰当的主题词作为公文的检索标识。
主题分析是主题词标引的第一步，也是基础。
公文主题分析要按以下几个步骤进行。
••••（一）阅读公文了解内容••••标引工作的第一步就是对公文进行阅读，弄清公文研究和叙述的具体对象或问题，抓住公文中心内容。
阅读公文要特别注意不能只看标题。
在一般情况下，标题往往可以集中或概括公文的中心内容，但有时也会出现文大题小、题大文小等文题不符的现象，并不能直接反映公文的中心内容。
例如：“甘肃省人民政府布告”，这一标题中根本没有涉及事由。
毫无疑义，无法根据标题来确定主题概念；再如：“×××关于5·18事故情况的报告”方式。
因此，“新兵”一词必须标引，否则就是漏标。
••••在文件标引时，应使用统一的主题词表，按统一的书写形式标注，以保证不同人在表述同一概念时，使用的主题词是相同的。
••••三、熟练掌握主题词标引的组配规则••••组配规则是使用公文主题词表进行标引的基本语法规则。
这里单列一条，详加论述。
••••（一）组配的类型••••主题词的组配有两种基本类型，即概念组配和字面组配。
所谓概念组配，是指几个主题词的组配，反映了所表达的概念之间的某种逻辑关系。
包括限定关系、交叉关系等。
例如：①步兵对核武器杀伤的防护。
这一主题概念用“步兵”与“核防护”两个主题词组配标引。
二者之间是限定关系，表明“核防护”是限定在“步兵”领域内。
对高校公文主题词标引的几点思考
作者： 谭成姣;李岷
作者机构： [1]青岛化工学院院长办公室;[2]青岛化工学院党委办公室
出版物刊名： 青岛科技大学学报：社会科学版
页码： 55-56页
主题词： 公文处理;办公自动化;办公效率;文献资料;主题词表;检索工具;专指性;秘书工作者;
党政领导机关;选词范围
摘要： 公文主题词是为了便于文献的检索而出现的运用经过规范化的词和词组概括和表述公文的中心内容和思想的检索工具。
它是处理信息和文献资料的有效手段,是实现办公自动化、提高办公效率和质量的重要环节,因此公文主题词的。
标引公文主题词及应注意问题
标引公文主题词及应注意问题（一）主题词标引程序“三步”走第一步：审读文件，分析主题。
首先通读公文，了解公文的主要内容和发文意图。
一般来说，审读文件标题，进行主题词标引是文秘人员常用的方法。
如文件标题能概括公文的主要内容，就从标题入手分析主题。
否则，就要从公文的内容入手进行主题分析。
主题类型分为单主题和多主题两种。
单主题是指一份公文所研究和论述的只有一个对象或问题。
多主题是指一份公文所研究和论述的主题对象不只一个，而是两个或者更多，而且都是并列的独立主题。
单主题标引时用多个表达同一概念主题词，多主题用分组的多个主题词分别表达各自的主题概念。
分析主题重点是主题结构分析，确定主题因素。
主题结构分析即分析主题里面的主要成分和次要成分以及它们之间的关系。
主题因素分为主体因素、通用因素、位置因素、时间因素和文献类型因素五部分。
主体因素是指公文论述的主题中的关键性概念，它是公文主题的主要成分，其他主题因素都附属于这个主体因素；通用因素是构成主题的一些通用概念，它说明主体因素的动态和趋势。
通用概念没有专指性也没有独立检索价值，不宜单独使用；位置因素是表明主体因素所处的位置和范围，文件规定适用的地区、位置和对象。
位置因素包括国家名称、地区名称和组织机构名称；时间因素是从时间上对主体因素进行限定，把主题对象放在特定的时间范围之内。
时间因素包括年代、时代、朝代、期限等；文献类型因素包括文献种类、公文文种、文件名称编号等。
第二步：提炼、转换主题概念。
经过分析主题类型和主题结构后，就掌握了一份文件的全部主题概念。
对这些主题概念，并不完全需要标引出来，而应当去粗取精，有所取舍。
要提炼标引那些最重要的、专指性最强的主题概念，舍弃一般的主题概念。
对提炼出的公文真正具有检索意义的主题概念，查公文主题词表将其准确、规范、科学地转换成主题词。
1、公文主题词的选取方法主要有四：一是从公文标题中摘录；二是从公文正文中提取；三是题文结合撮要；四是自己概括。
如何做好公文处理中的主题词标引
如何做好公文处理中的主题词标引公文处理中的主题词标引是一个重要的环节，它能够帮助读者快速了解公文的内容和要点，提高公文的阅读效率和处理速度。
本文将详细介绍如何做好公文处理中的主题词标引。
一、了解公文的性质和内容在进行主题词标引之前，首先要充分了解公文的性质和内容。
公文可以分为行政类、规范类、信息类等不同类型，每种类型的公文都有不同的特点和要求。
对于不同类型的公文，要了解其中的关键要点、部门、流程等信息，以便更好地进行主题词标引。
二、选择合适的主题词在进行主题词标引时，要选择适合公文内容的主题词。
主题词应该能够准确地反映公文的核心内容和要点，具有明确的概念和含义。
同时，主题词还应该具备一定的代表性和共性，能够适用于不同的情况和背景。
在选择主题词时，可以参考相应的分类标准和词汇表，确保标引的准确性和一致性。
三、遵循标引规范在进行主题词标引时，要遵循相应的标引规范。
一般来说，主题词应该标在公文的标题、摘要和正文的相关段落中，以便读者能够迅速找到所需信息。
同时，主题词的标注应该明确、简洁，不含有歧义或模糊性，以免造成误解或困惑。
此外，还要注意主题词的顺序和层次，按照重要性和逻辑关系进行标引，使读者更易于理解和把握。
四、使用标引工具现代科技的发展使标引工作更加便捷和高效。
在进行公文处理中的主题词标引时，可以借助相应的标引工具和软件，提高标引的质量和效率。
这些工具可以自动识别和标引公文中的关键词和主题词，减少人工操作的繁琐和错误，同时还可以提供相应的检索功能和统计分析，方便用户查询和应用。
总之，公文处理中的主题词标引是一个重要的环节，它能够帮助读者快速理解公文的内容和要点，提高处理效率和准确性。
在进行主题词标引时，应该充分了解公文的性质和内容，选择合适的主题词，遵循标引规范，使用标引工具。
通过合理的主题词标引，可以有效地提高公文的阅读效率和处理速度，提供便捷和准确的信息查询和应用。
五、建立主题词标引库为了更好地进行公文处理中的主题词标引，可以建立一个主题词标引库。
公文主题词的标引
主题类型分为单主题和多主题两种。
单主题是指一份公文所研究和论述的只有一个对象或问题。多主题是指一份公文所研究和论述的主题对象不只一个，而是两个或者更多，而且都是并列的独立主题。
3、分析主题结构，确定主题因素。主题因素分为主体因素、通用因素、位置因素、时间因素和文献类型因素五部分。
主体因素是指公文论述的主题中的关键性概念，它是公文主题的主要成分，其他主题因素都附属于这个主体因素；通用因素是构成主题的一些通用概念，它说明主体因素的动态和趋势。通用概念没有专指性也没有独立检索价值，不宜单独使用；位置因素是表明主体因素所处的位置和范围，文件规定适用的地区、位置和对象。位置因素包括国家名称、地区名称和组织机构名称； 时间因素是从时间上对主体因素进行限定，把主题对象放在特定的时间范围之内。时间因素包括年代、时代、朝代、期限等；文献类型因素包括文献种类、公文文种、文件名称编号等。
(五)自由词标引。
自由词标引是用未经规范化处理的自然语言表述公文主题概念，并作为表达公文主题概念的检索标识。
自由词标引范围：一是某些主题概念虽然可以采用组配标引或上位词标引，但使用频率较高；二是新出现的主题概念，包括新科技、新政策、新理论、新名词术语等；三是人物、时间和年代称号；四是地区、组织机构名称。
五、标引工作中一些具体问题
(一)主题词的排列。
反映公文整体(概述)内容的主题词在前，反映公文部分(分述)内容的主题词在后。
在单主题公文中，反映中心内容的主题词在前，反映其他方面的主题词在后；在多主题公文中，反映公文整体(概述)内容的主题词在前，反映公文其他内容的各主题词按出现的先后次序排列。
(三)《公文主题词表》。《公文主题词表》是用于公文主题标引与检索的主题词表。它是适应机关办公自动化，尤其是计算机数据处理的需要，为党政机关公文主题标引与检索而编制的一部术语控制工具。
公文主题词标引方法
概念交叉组配：具有概念交叉关系 的同级主题词之间的组配。
概念交叉即内涵不同，外延相同 青年科学家
青 科 年 学 家
党员女教师
妇 女
党员 教 师
概念限定组配：具有概念限定 关系的主题词之间的组配。
一个主题词对另一个主题词进行时间、空 间、形式、范围的限定
例：“纪念设施管理”
“纪念设施”限定了“管理”的范围。 标引为：“纪念设施” “管理” “少数民族干部选拔”标引为：“少数民 族干部” “干部选拔” 注：标引时候优先选择交叉，后选择限定
2、专指性标引原则 例：“经济体制改革”标引时不能上 位或下位选择
用《公文主题词表》中与其概念相对应 的、单个的、专指性较强的正式主题词 进行标引。
3、组配标引念的 单个专指性主题词，应选择与概念关系 密切的两个或两个以上正式主题词进行 组配标引。 “妇女代表”为“妇女”和“代表”组配， 标引时中间空一个字的距离
（二）主题词法亦称“叙词法”， 指以主题词为基本要素，并把主 题词作为标识符号，对文献进行 标引、检索的方法
二、为何对公文进行主题标引
是信息化社会对公文处理工作的要求。 能够提高公文处理工作效率，从而更好 为领导和决策服务。 有利于促进公文处理工作规范化。
85年开始标引主题词，96年出台《中国共产党机关 公文处理条例》，为主题词标引提供了依据。
三、标引规则
（一）基本要求 1、客观性 2、准确性 3、针对性 4、全面性 5、一致性
（二）主题词的选定 1、规范化原则
必须选用《公文主题词表》中的正式主题词。
2、专指性原则 3、组配标引原则 4、上位主题词标引原则及自由次标引原则
1、规范化标引原则
例：“党的建设”即为正式主题词 “乱收费、乱摊派、乱罚款”为非正 式主题词，应查找适用正式主题词，标 引为“三乱”。
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高校公文主题词标引浅析
江西城市职业学院郭伟民
河北华电石家庄热电有限公司赵鹏海【内容提要】公文主题词是公文格式的重要组成部分，主题词的标注是否准确、规范，将直接影响到人们利用、检索和管理公文的效率。
针对目前江西各高校公文主题词标注的中存在的现状，本文从公文主题词的认识、主题词标注的规则和方法、公文主题词标注的常见问题和准确标注公文主题词的措施进行探讨，推进公文主题词标注向规范化发展。
【关键词】高校公文主题词主题词标引
为了规范江西各高校公文处理工作，提高公文处理质量，江西省教育工委、省教育厅曾于2007年下发了赣教办字〔2007〕57号文件《关于印发<江西省高等院校公文处理办法>（试行）、<江西省高等院校公文主题词表（试行）>的通知》（以下简称教育厅57号文件）。
57号文件是根据《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》及《国家行政机关公文格式》（国家标准）及结合江西省高校实际情况制定的。
文件下发至今虽有5年，但从目前江西各高校公文处理工作特别是文件的制作情况来看，仍有很多高校的公文主题词标注不规范，随意性强，或不能准确表明公文主题，或不能按照规定标注主题词等。
本文就公文制作过程中主题词标引情况进行简析，希望对江西各高校公文主题词标引起到一定的启示和借鉴作用。
一、关于公文主题词
主题词是指能够准确表达公文主题内容的规范化名称或名称性词组。
公文标注主题词，是为了实现办公自动化的需要，有利于公文和档案的管理，有利于提高计算机公文检索的速度和准确性，从而充分发挥各类公文的信息效益。
中共中央办公厅秘书局和国务院办公厅秘书局分别颁发有《主题词表》，各行业也先后制定了行业主题词表。
以江西省教育厅2007年印发的《江西省高等学校公文主题词表（试行）》为例，该词表共有10类630个主题，分为三个层次，第一层为分类词，是对主题词区域的分类，如“综合”、“教育教学”、“学生工作”等。
第二层为类别词，是对主题词的具体分类，如“教育教学”类中的“学历”、“学位”、“学籍”、“教学”、“教学基本建设”、“教务”等。
第三层为类属词，如“教学”类中的“教学改革”、“人才培养模式”、“实习”等。
第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。
见图：
分类词（类词）区域分类，是查找类别词和类属词的“索引”，
不作主题词用，如“教育教学”、“学生工
作”……
高校主题词表类别词（别词）对主题词的具体分类，反映公文主题的类别，
如“学生工作”下面的“奖学金”、“招生”……
类属词（属词）（1）反映公文内容的类属，如“学籍”类的
“转学”、“退学”……
（2）反映公文形式的类属，如“文秘工作”
类的“通知”、“通告”、“函”……
二、公文主题词标引一般规则和方法
（一）标引主题词的顺序
一般公文的主题词由1-2个类别词、1-4个内容属词、1个形式属词（文种）组成。
标引的顺序为：首先根据公文内容和标题提炼公文主题，按照公文主题在公文主题词表中查找类词，看该公文主题属于哪一类；再根据类词查找主题别词；在别词范畴内查找内容属词或组配内容属词；根据文种确定形式属词。
如图：
提炼主题查找别词查找内容属词确定形式属词
（类词）（别词）（属词）（属词即文种）（不作为主题词）
（二）公文主题词标引方法
1、一般应在主题词表中选用主题词。
公文主题词表应由各级办公厅（室）制定，不得随意更改。
下行文以发文机关确定使用的主题词表为准，上行文按上级机关的公文主题词表标引。
如江西省人民政府的发文，标引主题词以《江西省人民政府公文主题词表》为依据；江西省教育厅向省政府的行文，标引主题词应以《江西省人民政府公文主题词表》为依据；江西省教育厅向各高校的发文，标引主题词以《江西省高等学校公文主题词表（试行）》为依据；江西各高校向江西省教育厅的行文，标引主题词应以《江西省高等学校公文主题词表（试行）》为依据。
2、一份公文主题词的标引，除类别词以外最多不超过5个主题词。
主题词标引在公文的抄送栏之上。
3、一份公文如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。
如：《关于清理整顿城市公共客运交通实施意见的通知》，根据《国务院公文主题词表》先标反映第一个主题内容的类别词“城乡建设”，再标类属词“城市”；然后标反映第二个主题内容的类别词“交通”，再标类属词（组配）“整顿”；最后标文种“通知”。
4、确实没有专指的主题词时，可根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。
如《教育部卫生部关于举办高等医学教育的若干意见》，可标“高等教育医科办学意见”。
科技部教育部《关于充分发挥高等学校科技创新作用的若干意见》，可标“教育学校科技意见”。
5、当词表中找不出准确反映公文主题内容的类属词时，可以在类别词中选择适当的词标引。
同时将能够准确反映文件内容的词标在类属词的后面，并在该词的后面加“△”以便区别。
三、公文主题词标引常见问题
高校公文主题词标引起步较晚，具有灵活多变的特性，再加上有些高校对公文主题词标引作用认识不足，尚未引起重视，存在不少问题，主要有：
（一）将公文标题的关键词当作主题词
这种方法在江西各高校公文制作中标引主题词最常见，基本采用短语或句子，主要依据公文标题的关键词当作主题词标引，误认为主题词之间还有语法联系，并按语法规则排列。
如：《关于×××同志任职的通知》，主题词为：×××任职通知。
该公文的主题内容属于人事任免的通知，查阅《江西省高等学校公文主题词表》后，类别词为“组织”，内容属词为“干部任免”，形式属词（文种）为“通知”，正确的主题词宜修改为：组织干部任免通知。
（二）词目类别不分
这种错误主要有两种情况：1、类别词判断不准。
如：文件《关于成立生产救灾领导小组的通知》，其主题词标为：民政救灾领导小组通知。
该文件的主题内容是以通知的形式告知成立了“生产救灾领导小组”这样的临时机构，其类别词使用“民政”不准确，而应该使用“机构”。
2、把区域词（分类词）当作类别词使用，如有一份公文：《关于做好商品流通工作的通知》的主题词为：贸易商品流通通知，该文件把“贸易“这一分类词作为类别词进行了标引，主题词表中的分类词不作为主题词标引，其主要作用是查找类别词和类属词的“索引”，该公文的主题词宜修改为：商业商品流通通知。
（三）随意生造词目
主题词的选用既要全面、真实反映一份公文的主要内容，又不能超出正在执行的主题词表范围，更不能乱选、生造词目。
尽管当主题词表中找不到合适的词目时，可自定能反映公文主题的词目代替，但必须在自定词目后加标“Δ”。
如：《关于对逻辑开关电路发生批次性质量问题的通报》主题词为：电路芯片高温烘烤批次质量问题通报，该份公文主题词的主要问题是：缺少主题别词；内容属词随意选用；自由词不加特别标记。
其主题词应修改为：电子技术电路芯片Δ批次质量问题通报。
（四）格式错误
国家质量技术监督局于1999年发布的《国家行政机关公文格式》中对主题词的格式有相应的规定：“主题词”三个字用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空一字。
但在江西各高校实际行文标引主题词时有用仿宋字体的，有和“抄送”、“印发机关和印发时间”一样左空一格的，有词目之间用顿号或分号分开的，也有词目之间空2个字以上的等等，各种错误举不胜举。
四、各高校减少主题词标引错误的主要措施
（一）大力宣传，提高认识。
出现公文主题词标引错误的主要原因是江西各高校秘书部门文秘人员对主题词的作用认识不到位，思想上不重视，加上标引主题词不具有强制性，又缺乏检查监督。
为此文秘人员首先要正确认识公文主题词标引的重要性，要把公文主题词标注工作的水平作为衡量高校公文制作质量的一条重要标准，并以此评判公文制作者的工作能力。
公文制作者要把公文主题词标注工作当作责无旁贷的分内事，不断提高标注水平。
（二）完善《公文主题词表》的编制工作。
虽然各行各业大都制定了本行业的《公文主题词表》，如江西省教育厅制定的《江西省高等院校公文主题词表（试行）》。
但由于工作的复杂性，在主题词标引过程中往往找不到真正切合公文主题内容的主题词，导致标引错误。
为此要做好各级《公文主题词表》的编制、修订和完善工作，各高校也可根据情况制定本校的《公文主题词表》，紧跟时代发展步伐，更好地适应行文需求。
（三）加强学习和培训。
高校的公文制作主要由学校秘书部门的文秘人员承担，要提高公文主题词标引的准确性，文秘人员要善于加强对文书知识的学习，能正确使用主题词表，熟悉有关规则和要求；高校还可以举办相关的培训班，组织文秘人员学习公文写作知识，推动主题词标引工作向规范化方向发展。
参考文献
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