EPC物资采购工作的总体安排与资源配置

EPC物资采购工作的总体安排与资源配置

第一节物资采购管理思路

为切实做好采购管理，采购部将从其外部和内部两方面着手。

（一）纵观全局，协调与主要部门的接口关系

EPC承包模式的核心问题是施工与设计的整合，这种模式的有效性，取决于项目实施过程中每个环节的协调效率，尤其采购工作在项目实施过程中充当着“承上启下”的衔接作用。

在采购管理工作中，采购部充当着与其他主要部门相协调的关键角色。

1.采购工作与设计工作的有机融合。在工程进度计划中统筹安排设计、采购，将采购纳入设计程序，进行设计工作的同时开展采购工作，对设备、材料进行跟踪控制，特别是对关键的长周期设备要提前采购，从而有效地控制工程成本和工期。具体来说：（1）设计部门：设计阶段，负责编制项目所需的设备表及材料表，作为采购文件提交采购部门；招标阶段，负责编制材料请购单，由采购部门向供货商发起询价，设计部门协助对供货厂商报价的技术部分提出评审意见，为采购部门确定合格厂商提供有效参考；负责技术及资料图纸方面的谈判，参加由采购部门组织的厂商协调会；现场交接阶段，参加由采购部门组织的关于设备材料试验及试运行等检验工作。（2）采购部门：负责对设计的可施工性进行分析；负责依采购文件编制具体的采购进度计划，对所有设备、材料的采购控制点，分类提出计划方案，获得设计部门认可，提交项目经理批准；选择合格厂商阶段，主要负责商务评审的内容，并结合设计部门的技术评审意见进行综合评审，确定最终供货厂商；负责催交供货商提交的先期确认图纸及最终确认图纸，转交设计部门审查；负责组织采购过程中涉及的各种协调会议，必要时可邀请设计部门参加。

总体上来说，设计为采购提供技术支持，是EPC总承包项目的龙头。采购部门负责对设计中的采购文件予以响应和具体实施，其过程中发生的成本、设备和材料的质量将影响设计蓝图的实现程度和效果。两者之间的通力合作和完美搭接是工程顺利开展的有效保障。

2.采购工作与施工工作的有效结合。采购和施工是发生项目成本的两个主要环节，在项目开展过程中往往是环环相扣的。良好的采购管理，不仅要满足经济性的要求，也要满足施工进度安排。一方面，采购部门与施工部门协商，根据项

目的总体进度计划要求确定所有拟采购设备及材料运抵现场的时间，分类提出进度计划方案，并提交项目经理批准，进而交给现场项目经理部和通知供货商。另一方面，在工程施工过程中出现现场变更、施工进度变更时，会对相应采购工作的开展产生影响，此时施工部门应与采购部门进行充分有效的沟通，采取“早意识早预防，早发现早解决”的原则，把握最佳的时机将变更对工程进度和质量的，高效率创造利润的最终目的。

（二）统筹规划，把握内部采购环节的控制要点

工程物资采购包括采购计划、采买、催交、检验和运输等具体环节，要求承包商有战略远见，善于抓住主要矛盾，把握各环节的控制要点，以此实现高效的采购管理。

1.采购计划

项目采购计划是项目总体计划在采购方面的深化和补充，是采购工作的具体而详细的指导性任务文件。本项目的采购计划分为总体计划与采购进度计划。

总体采购计划包括的内容有：项目采购范围；业主相关部门对采购工作的特殊要求，以及业主对采购文件的审查规则；与厂家/供货商的协调程序和采购工作应遵守的工作程序；项目采购进度与费用的控制目标；总体采购原则，包括符合合同原则、进度保证原则、质量保证原则、价格经济原则、安全保证原则；采购其他问题说明等。

采购进度计划是在采购总体计划的框架下，完成主设备、主材、辅材、各类消耗性备件等物资采购的进度控制目标，由采购部经理组织其人员编制的计划性文件。

在对EPC项目采购进度计划控制时，重点关注两方面的内容：

一是计划的“刚性”与“柔性”相结合。其“刚性”主要表现在采购进度计划必须满足项目的总体进度计划。但由于项目总体计划在实施过程中可能有所调整，而且大型复杂的长周期设备的供货周期受到很多外部条件的约束，容易发生改变。因此，在确保符合总体进度计划的同时，保持一定的弹性。

二是采购进度计划与设计进度计划、施工进度计划的衔接。在采购进度计划中，充分考虑设计部向采购部提交请购文件的时间，厂家返回图纸资料和审查的时间，施工部要求材料、设备交付项目现场的时间，各进度计划之间必须协调一

致。

2.物资采买

采买工作是指采购部门从询价到下订单的工作流程。

对于采买的具体物资，可以分为两大类：第一类是必须从业主确定的“供货商名单”购买的物资，这类物资主要是工程设备；另一类是EPC承包商可以自行决定从市场采购的其他设备和材料。

对于第一类物资，下订单前，一般须获得业主的批准，但一般只是程序的审核，即：采购的供货商/厂家是否符合合同的约定。对于后一类物资，可以根据EPC承包商内部的采购程序执行。

物资采买过程中需要注意如下几方面：

一是采买方式的选择。物资的采买方式包括公开招标、邀请招标、议标/单一货源采购。但由于项目实施条件的限制，对大宗材料和设备，大多采用邀请招标或直接议标采购。

对于确定参加投标的厂商应综合考虑各厂商的技术水平、生产能力和信誉，且不要太多，应控制在三到五家为宜。

二是招标/询价文件以及供货合同的编制。物资采购的招标/询价文件的编制是采买过程中最重要的环节之一，尤其是设备采购。

招标/询价文件由技术询价文件和商务询价文件构成。技术文件主要包括请购单、数据表、技术规格说明书、相关图纸。商务文件主要包括供货基本合同条件和报价表。在编制商务文件时，应根据EPC合同的要求来强调供货商必须满足的供货条件，如交货期等。合同控制方面，对各种细节比如拟采购物资的技术要求、供货方式、供货时间、结算方式都要写清楚，防止因合同不明造成不必要的争端和索赔。

三是价格以及支付方式的确定。采购过程中，EPC承包商应选择适合自身的价格方式，并在合同中约定下来。对于施工所在国当地所采购的物资，可以采用出厂价或交付现场价。对于从其他国家采购的物资可以采用离岸价、到岸价、货运至指定目的地价等。

另外，在与供货商签订供货合同时，关于支付条件，应考虑EPC合同对设备和材料的支付方法，尽量避免EPC承包商垫付过多的资金。