海众财务软件操作手册

海众财务软件操作手册

一：初始化

一：操作步骤

1、进入帐套注册工具，新增帐套。

2、进入账务报表管理系统

3、新增操作员

4、更换操作员，以新增操作员身份登录。

5、进入“基础数据”模块中进行编码级数宽度设置，如果选择模式一的话则跳过此步。

6、凭证类别设置，默认为记账凭证。

7、完成往来单位、部门设置、人员设置、项目设置、外币设置、常用摘要、计量单位、结算方式、区域设置等辅助设置。

8、科目设置，完成明细科目添加及相关辅助核算设置。

9.录入各科目初始余额

10、录入初始进销存余额

11、进行余额校验，余额校验正确则初始化完成。

二：注意事项

1、必须新增操作员，系统管理员是没有办法进行初始化操作的。

2、必须先在科目设置中添加明细科目、设置辅助核算，之后再在录入科目初始余额。

3、余额校验通过之后才能进行录入凭证等操作。

4、凭证类别在录入凭证之后就不能修改，选择的时候请谨慎，建议选择软件默认的记账凭证类

型。

二：基础数据模块

1、为什么编码宽度设置那里是灰色的？需要进行设置吗？

如果编码宽度规则选的是格式一，则宽度设置中为灰色，这种情况下不需要你进行设置。

2、编码级数宽度是什么意思？应该怎么设置？

编码级数宽度包含两层意思，一层是级数，指的是一级科目与明细科目的层级关系，软件最多支持20级；宽度指的是该级科目的位数，例如宽度为1则编码依次为0，1,2....最多10个编码，而宽度为2则编码依次为01,02...最多支持100个编码。具体设置多宽需要根据自己的需要来设置，最好多预留一位宽度。

3、模式一和模式二有什么区别？可以改吗？

（1）编码级数宽度在建立帐套的时候选择之后，因为已经按照模板生成了科目编码，所以是不能直接修改的。

（2）区别在于模式一中上级编码与下级编码是用“.”隔开，例如1001.01与1001.0101同为1001的二级科目。模式二中编码级数是依据固定宽度来划分，例如1001为一级，100101与100102为二级，10010101则是三级科目了。

4、科目设置的时候下面有一个“银行账”和“日记账”是什么意思？

日记账指的是现金账，只需要在库存现金科目处打勾；银行帐指的是银行类科目，银行账科目的一级和明细科目都需要打勾。其他科目请不要勾选

5.、项目辅助核算只能选择一个吗？我一个科目对应多个项目的时候怎么办？

设置的时候选择“全部项目”即可以同时做多个项目的核算。

6、可以自己添加一级科目吗？

可以添加，但是需要在相对应的报表里面更改公式，因为软件的报表是按预设的标准一级科目取数的。添加一级科目，必须更改对应的报表才能取到数。

7、一个科目既有单位往来又有个人往来的情况下，辅助核算设置的时候同时设置往来单位和往来个人核算，做凭证时必须同时输入单位和个人？这种情况怎么处理？

同时做单位和个人的辅助核算是要求同时输入单位和个人，而且必须是对应的。这种情况的处理办法有两种，一个是在该科目下增加两个明细科目，分别做单位核算和个核算；例如1221（其他应收款）下面设置122101（其他应收款--单位）做往来单位核算和122102（其他应收款--个人）做往来个人核算。另一个方法是在往来单位里面设置两个分类，一个单位类别，一个个人类别，在设置辅助核算的时候则只需要设置单位的辅助核算即可。

8、往来单位怎么从EXCEL表格中导入？

打开往来单位设置——接口——获取“往来客户及余额表（标准）”EXCEL文件，在标准表格中录入往来单位及其余额，再选择第二步，引入到软件之中。

9、往来单位怎么分类？

往来单位的分类方式主要是根据你自己的需要来进行分类，可以根据供应商、客户来分类，也可以根据应收、应付、预收、预付来分类。

10、怎样从EXCEL中导入科目余额表？

打开科目设置，明细科目都设置完毕以后，点击接口，按照软件的提示先获取标准的EXCEL 格式文件。之后在标准EXCEL中录入各科目余额，录入好之后再将标准EXCEL表格转入到软件之中即可。

11.、余额校验时显示借贷不平衡是什么原因？

首先检查一下初始科目余额中最下方的借贷差额是否为0，如果为0的情况下请检查一下借累积与贷累积是否相等，不相等的话请检查数据。

12、余额校验时提示下列科目余额与往来单位余额/往来个人余额不相等是什么原因？

造成这种情况出现的原因是先在科目余额中录入余额，之后再在科目设置中设置的往来单位/个人的辅助核算。导致科目余额中有数据，但是这些数据并没有录到具体的单位或者个

人中。解决办法就是在科目初始余额中，重新录入一遍该科目的余额。

13、年结后新的年初余额里面没有数据怎么处理？

点击一下余额校验即可，新的年度年初数据会自动出来。

三：账务处理模块

1、怎样快速录入或者复制凭证？怎样进行凭证红冲？

凭证处理----其他增加，通过凭证模板、从其他帐套复制、增加凭证红冲等。

2、凭证号断号怎么调整？怎么在插入凭证？

凭证处理—其他—凭证号调整，提供中间插入和凭证号对调两种方式。

3、凭证做错了怎么修改？

如果凭证还没有审核的可以直接点击修改进行更正，如果已经审核、记账、结账的情况需要先进行反结账、反记账、撤销审核之后才能进行修改。

4、怎样设置凭证录入日期？

软件默认的凭证录入日期为当月最后一天，另在系统维护模块的参数设置中可以修改为当月第一天或者沿用上一张凭证两种方法。如果需要每张凭证的日期与具体录入日期对应的话可以在录入凭证时手动选择日期。

5、为什么凭证不能记账？显示的未审核未记账。

通常情况下凭证需要更换操作员审核之后才能进行记账，在正保软件中也可以不审核直接记账，操作方法是”系统维护--参数设置--允许不审核直接记账“。

6、凭证怎么导出？

凭证处理—打印—连续打印—在左下“仅以EXCEL格式输出”前打勾，同时输入要导出的凭证号，点击连续打印即可。

7、凭证列表怎么导出？

打来凭证列表----点击打印预览—另存为—*xls格式保存即可。

8、自动转账说明

这个需要重点说明一下，软件里面预设的是按照标准科目和需求设置的转账模板，很有可能跟你自己的转账模板不一致。这个情况下，就需要咱们自己手动的设置转账模板，下面主要讲解一下“自动转账”的设置。

选中某个转账模板以后，点击修改你就能看到软件设置的模板，包括科目以及转账的公式。例如生产成本转库存商品是将4001科目的借方发生额减去贷方发生额直接转入1405科目的借方，其中金额公式中平衡数的取数就是所有与本科目余额方向相反的总和：