档案馆室工作基础第一讲
第一讲 机关档案的收集
第一讲机关档案的收集工作省档案局黄志康机关档案的收集工作是档案工作的起点，具有十分重要的意义，机关档案的收集工作是由机关档案室来承担的，它有具体的工作任务和明确的工作要求。
一、档案收集工作意义（一）档案收集工作是档案工作的起点。
档案是档案工作的物质对象，没有收集工作，就没有档案，档案工作也就失去了工作对象，失去了存在的条件和基础。
所以档案收集工作是档案工作的起点，是档案工作的第一个环节，有了档案，才使档案的整理、编目、鉴定、保管、统计和提供利用等各项工作有了基本的物质基础。
（二）档案收集工作是贯彻集中统一管理原则的具体措施。
实行档案集中统一管理是我国档案工作基本原则的核心问题，而只有通过对档案的收集、接收才能把党和国家的档案集中到各机关档案室，才能进行积极有效的统一管理。
（三）档案收集工作的质量高低是影响其他业务环节的直接因素。
档案收集工作的质量高低，收集是否及时、完整、系统，直接影响后续各个环节的工作。
如果收集的档案文件残缺不全，在档案整理中就难以保持文件的有机联系，同样在鉴定、利用等工作中，就难以对文件价值作出准确判断，使档案的作用难以得到充分发挥。
二、收集工作的内容机关档案室的收集工作，就是遵照归档制度，督促、指导机关文秘部门和业务部门按照规范要求整理立卷，把分散在机关各个部门及其个人手中的档案集中到机关档案室统一保管。
档案的收集，是实现集中统一管理本机关在工作活动中形成的全部档案，维护其完整与安全的重要手段，也是机关档案室工作的起点和基础。
机关档案室收集工作的基本要求是，收集归档的档案材料，必须完整与齐全。
所谓完整，就是指本机关所形成的各种门类和各种载体的档案，应做到全部收集、完整无缺；所谓齐全，就是指记述和反映每一项工作、每一个会议、每一个项目、每一个工程所形成的档案材料，应做到收集齐全，一份不漏。
机关档案室收集工作的内容，主要有三个方面：第一，接收本机关文秘部门和业务部门移交的档案。
档案工作业务讲座
录入 目录
第五步：录入归档文件目录
Байду номын сангаас
装订 第六步：装订
填备 考表
第七步：填写备考表
第一步 检查文件质量
（1）检查文件材料是否齐全完整，如有缺张少页或附件等不
文件 齐全的应设法补齐。
排列
编 （2） 修裱破损文件。使用粘合剂和选定的纸张对破损文件进
页号
行修补或托裱。
编写
件号 （3）复制字迹模糊或易褪变的文件。包括不耐久字迹材料制成
归档文件的价值
鉴定
第一步：鉴定文件的价值
凡属学校归档范围的文件材料，必 须按有关规定向本校负责档案工作的部 门移交，实行集中统一管理，任何个人 不得据为己有或拒绝归档。
第二步：判定文件的保管期限
档案保管期限的划分以学校归档范围 及保管期限表为参考确定，档案的保管期 限分为永久、和定期（30年、10年）。永 久和定期 保存的文件材料需要归入学校 档案馆保存。
质量
（2）正文在前，附件在后；
编 （3）原件在前，复制件在后；
页号
（4）转发件在前，被转发件在后；
编写 件号
（5）批复在前，请示在后；
录入 目录
（6）不同文字的文本，中文本在前，外文本在后，
装订
汉文本在前，少数民族文字在后。
填备
考表 （7）成套报表一册为一件。
第三步 编页号
检查
质量
页号：是每份归档文件页次的顺序号。
目录
装订
机构（问题） 保管期限 馆编件号
填备 考表
注意：“归档章”盖在每一份文件第一页的右上角空白处。
归档文件目录
件号 责任者
1 2 3
4
文号
档案工作基本知识55页PPT
45、自己的饭量自己知道。——苏联
档案工作基本知识
1、合法而稳定的权力在使用得当时很 少遇到 抵抗。 ——塞 ·约翰 逊 2、权力会使人渐渐失去温厚善良的美 德。— —伯克
3、最大限度地行使权力总是令人反感 ；权力 不易确 定之处 始终存 在着危 险。— —塞·约翰逊 4、权力会奴化一切。——塔西佗
5、虽然权力是一头固执的熊，可是金 子可以 拉着它 的鼻子 走。— —莎士 比
ห้องสมุดไป่ตู้
41、学问是异常珍贵的东西，从任何源泉吸 收都不可耻。——阿卜·日·法拉兹
42、只有在人群中间，才能认识自 己。——德国
43、重复别人所说的话，只需要教育； 而要挑战别人所说的话，则需要头脑。—— 玛丽·佩蒂博恩·普尔
档案馆室工作基础
通知正文的写法 事项性通知
一般是在开头一段写清发通知的根据和目的，接着在正文中写具体事项及要 求。由于事项性通知涉及工作事项的范围比较广，因此内容的安排也就因通知事 项不同而不同：
会议通知。正文要求写得明确具体，一般都必须写清楚召开会议的原因、目 的、召集机关（单位）名称、会议名称、会议基本内容、会议起止时间、会议地 点、参加会议人员、报到时间、地点、携带材料及其他有关事宜。具有保密性质 的会议通知，召开会议的目的和讨论的议题可以不写明确。根据会议任务、规模 等情况，有些重要会议在正式召开之前要发两个通知，一是预备通知：告知受文 者会议预期时间（一般是月份或季度），要求他们做好有关准备。二是正式通知 ：在会议临近召开前发出，具体说明会议召开的起止时间、地点、参加人员等。 有的会议通知根据会议的内容还须写明其他有关内容。比如表彰先进的会议，应 写明表彰范围、评选条件、评选方法、名额分配等有关事宜；座谈会、论证会等 须写清要求参加会议的人员进行必要的调查和资料准备；有的会议还要求提前上 报参加会议人员的姓名、职务。如果参加会议人员距离会议地点较远的，还要求 对方预先告知赴会的交通路线及抵达的时间、车次（航 班）、返程票务需求等， 以便安排接待和联系。
档案馆室工作基础
主编 姚 军
档案馆室工作基础
第一讲 理
第二讲 础
第三讲
文件与文件的管 机关档案工作基 档案馆工作基础
第一讲
文件与文件的管理
一、 二、 三、 四、
文件的种类和作用 我国现行主要的通用公务文件 文件处理 文件的整理与归档
1 、文件的概念
是指人们在社会管理、交往和科学 技术和文化艺术以及其他实践活动中自然形 成的文字信息及其物质载体构成的一种交流 沟通工具。
档案馆室工作基础档案馆工作基础84分
1、题型：判断题分值：3有些组织内在性质不发生变化、连续性强，虽经历不同的历史时期和不同性质的政权，其全宗可以延续保持，前后相连，不必分设全宗，但全宗内应分为不同的部分进行分类整理编目。
正确错误答案正确2、题型：判断题分值：3档案装具是指存放和防护档案的用具。
包括密集架、五节套箱、柜橱等。
目前，一般应使用金属柜架保存档案。
正确错误答案正确3、题型：判断题分值：3立档单位的一般职能与工作范围的扩大或缩小，内部组织机构的调整，工作地点的变更，名称的更改，领导隶属关系的改变，或者在一段时间内停止过工作等，都属于基本职能的变化，应重新划分全宗。
正确错误答案正确4、题型：判断题分值：3利用者可以到各级各类档案馆通过阅览、复制、摘录或以信函、电话等方式，利用已开放的档案。
正确错误答案正确5、题型：判断题分值：3档案馆基本任务的四个方面是一个有机的整体，充分体现了档案馆科学文化机构的性质及其所承担的社会职能，反映了档案馆工作的客观规律。
正确错误答案正确6、题型：判断题分值：3档案馆档案提供利用的一般程序是利用者登记提出利用档案需求、接待人员分析检索档案目录、有关领导审核审批、库房管理人员调档、利用者取档、利用者归还档案。
正确错误答案正确7、题型：判断题分值：3档案库房温度一般应控制在14-24℃，在此规定范围内，每昼夜波动幅度为±2℃。
24℃以上为档案保管的“高温区域”。
正确错误答案错误8、题型：判断题分值：3提供利用是指档案馆根据利用者提出的查档需求，向利用者提供档案原件利用的服务方式。
主要方式有：调阅、提供档案复制件、借阅、提供档案摘录证明、函调、档案网络查询服务、电话查询等。
正确错误答案错误9、题型：判断题分值：3编制档案检索工具是运用统计学原理，以表册、指标数字等形式揭示档案和档案工作的有关情况及其发展规律的一项档案业务工作。
正确错误答案错误10、题型：判断题分值：3国家档案馆是指具有国家性质、保管国家所有的档案，由国家或地方档案行政管理部门直接管理的永久性档案馆。
2011年岗培演示
《档案馆室工作基础》教案第一篇第一章文件第一节文件的种类和作用一、文件的基本概念：文件：是指人们在社会管理、交往和科学技术和文化艺术以及其他实践活动中自然形成的文字信息及其物质载体构成的结合体。
二、文件的种类：文件的种类分为公务文件和私人文件两大类。
公务文件：是指人们在公共性事务活动中形成和使用的文件。
根据公务文件用途的不同，公务文件可划分为通用公务文件和专用公务文件两种。
私人文件：是指个人在私人活动中或家庭内形成和使用的文件。
三、文件的主要作用：1、依据作用2、法规作用3、联系作用4、传递与保存作用等。
第二节我国现行主要的通用公务文件一、文种的基本概念：文件的种（类）及名称又叫“文种”。
二、现行主要通用公务文件的文种：我国现行各级各类党政机关单位通用公务文件的主要文种归纳起来共十八种。
即命令（令）；公报、公告、通告；决定、决议、指示；意见；条例、规定；议案、报告、请示；批复；通知、通报；会议纪要；函。
其中决定、决议、意见、条例、规定、报告、请示、批复、通知、函。
第三节文件处理一、文件处理部门的含义：文件处理部门是指机关单位内部设置的具体负责本单位文件处理工作的组织机构。
二、文件处理部门的基本职能：具体负责建立起本单位文件的拟制、处理和管理的工作及有关制度；文件拟制过程的管理、文件的运转管理、文件的保管和立卷归档工作等。
三、行文制度：（含行文关系、行文方式和行文规则）1、行文制度：行文关系、行文方式和行文规则合称为行文制度。
2、行文关系：机关单位之间文件往来而形成的关系叫行文关系，包括上行关系、下行关系、平行关系三种。
3、行文方式：行文方式就是根据文件的行文关系和行文方向确定的行文种类，包括上行文、下行文和平行文三种。
4、行文规则：行文规则就是机关之间行文时所遵循的原则的总称。
5、现行机关的行文规则：四、文件处理的一般程序：现行机关单位的文件处理程序主要包括收文处理程序和发文处理程序。
1、发文处理程序：包括拟稿、核稿（审稿）、签发（会签）、缮印、校对、用印、注办、登记、装封、发出、归档（销毁）等。
档案馆室工作基础第一讲
档案馆室工作基础第一讲文件与文件的管理、测试试卷提交时间:2015-06-19 10:13:19.4 试卷得分：81.01、题型：判断题分值：3行文规则就是根据文件的行文关系和行文方向确定的行文原则。
正确错误答案正确2、题型：判断题分值：3立卷特征就是按文件特征分类和组卷的过程。
正确错误答案正确3、题型：判断题分值：3专用公务文件是指在一定专业系统、专业领域或地区使用、有效的公务文件。
错误4、题型：判断题分值：3文件特征就是人们根据文件的各种构成归纳总结出的文件的共性特点。
正确5、题型：判断题分值：3文件是指人们在社会管理、交往和科学技术和文化艺术以及其他实践活动中自然形成的文字信息及其物质载体构成的一种交流沟通工具。
正确错误答案正确6、题型：判断题分值：3公务文件是指人们在公共性事务活动中形成和使用的文件。
正确错误答案正确7、题型：判断题分值：3专用公务文件是指在一定专业系统、专业领域或地区适用、有效的公务文件。
正确错误答案正确8、题型：判断题分值：3文种是指文件的种（类）及名称。
正确错误答案正确9、题型：判断题分值：3行文方式就是根据文件的行文关系和行文方向确定的行文种类。
正确错误答案正确10、题型：判断题分值：3立卷就是文件处理部门或人员将办理完毕的、具有保存价值的文件材料，根据其固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程。
正确11、题型：多选题分值：4一般按纪要的性质和内容，会议纪要可以分为________会议纪要。
选项1: 协商性选项2: 议决性选项3: 学术性选项4: 行政性选项5: 工作性12、题型：多选题分值：4文件处理程序主要有________和________两种。
选项1: 文件办理程序选项2: 收文处理程序选项3: 发文处理程序选项4: 文件传阅程序选项5: 文件归档程序答案正确13、题型：多选题分值：4立卷工作改革的主要目的是________。
选项1: 简化立卷方法选项2: 立卷技术的普及选项3: 立卷工作现代化选项4: 适应办公自动化选项5: 档案管理现代化答案正确14、题型：多选题分值：4请示分为________三种类型。
档案馆室工作基础
档案馆室工作基础（P3（P6）我国现行各级各类党政机关单位通用公务文件的主要文种归纳起来共18种：即命令（令）、公报、公告、通告、决定、决议、指示、意见、条例、规定、议案、报告、请示、批复、通知、通报、会议纪要、函。
（P16-20）行文制度包括3方面：行文关系、行文方式、行文规则。
（P20）行文规则共10条（P22）发文处理程序包括：（P24）收文处理程序包括：（P28）文件的6大特征（P40）立卷特征的灵活和结合运用（P48）具体立卷程序包括：（P85）机关档案工作包括：机关档案管理和机关档案工作管理的双重职能。
（P93-96）机关档案室工作的具体内容：共5条，其中4中有4小点，5中有7小点（P97）机关档案室的类型：完全职能型、非完全职能型、非职能型。
（P118）机关档案保管期限表的内容包括：条款号、条款名称、保管期限、备注等。
（P126（P153（P156（P157）立档单位的构成要素（或全宗构成条件）（或全宗构成要素）（P177-178）丰富馆藏和完善馆藏结构的意义共3条（P200）一个档案的档号包括：全宗号、目录号、案卷号、页（件）号 4个有机部分组成。
（P221）档案的装具应按照“从里到外、从左到右、从上到下”的原则排序。
（P224（P225）库房温度、湿度的管理（P249（P249-250）档案鉴定工作的意义共3条（P251-252）档案鉴定工作的原则共2条（P262（P264）档案统计工作的作用（P265）档案统计工作的意义共3点（P294）档案馆档案主动开发利用的方式共4点（P313）档案馆档案提供利用的一般程序（P332）档案馆开放档案的范围及时限共5点（P334）利用开放档案的方法。
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选项2:收文处理程序
选项3:发文处理程序
选项4:文件传阅程序
选项5:文件归档程序
答案正确
12、题型：多选题分值：4
________是收文处理程序中的重要环节。
选项1:拟办
选项2:会签
选项3:承办
选项4:登记
选项5:归档
答案正确
13、题型：多选题分值：4
通报按内容性质分为________三类。
6、题型：判断题分值：3
文件处理部门是指机关单位内部设置的具体负责本单位文件处理工作的组织机构。
正确
错误
答案正确
7、题型：判断题分值：3
请示是指下级向上级请求决断、指示、批示或批准事项的呈批性公文。
正确
8、题型：判断题分值：3
机关文件的归档范围主要包括上级机关、下级机关和本机关具有保存价值的文件材料。
正确
5
文件是指人们在社会管理、交往和科学技术和文化艺术以及其他实践活动中自然形成的文字信息及其物质载体构成的一种交流沟通工具。
正确
错误
答案正确
6
公务文件是指人们在公共性事务活动中形成和使用的文件。
正确
错误
答案正确
7
专用公务文件是指在一定专业系统、专业领域或地区适用、有效的公务文件。
正确
错误
答案正确
8
选项6: “问题——年度”分类法
答案正确
20、题型：多选题分值：4
机关文件分类的基本原则是________。
选项1:根据文件的形成规律和特点
选项2:遵循文件的共性特征
选项3:保持文件之间的自然联系
选项4:适当照顾文件的保存价值
选项5:便于保管和利用
答案正确
21、题型：单选题分值：3
上行文是指________行文。
选项1:全宗
选项2:卷
选项3:年度——保管期限——问题（机构）
选项4:件
答案正确
29
诀议内容一定是单位或部门原则性的重大问题，必须________的。
选项1:经过一致通过程序
选项2:经过领导审批同意
选项3:经过会议代表协商的
选项4:根据会议记录整理
答案正确
30
《党政机关公文处理工作条例》是中办、国办________年印发的。
选项1:通行
选项2:平行
选项3:协商性
选项4:商洽性
答案正确
24、题型：单选题分值：3
报告是向上级机关或主管部门汇报工作，反映情况，答复上级机关或主管部门的询问所使用的________公文。
选项1:陈述性
选项2:叙述性
选项3:陈述性上行
选项4:叙述性上行
答案正确
25、题型：单选题分值：3
________适用于记载和传达会议情况和议定事项，具有情况通报、执行依据等作用。
选项3:事项性通知
选项4:批转性通知
选项5:指示性通知
答案正确
19、题型：多选题分值：4
现行机关单位在文件的分类中常用的分类法有________。
选项1: “问题——组织机构”分类法
选项2: “组织机构——问题”分类法
选项3: “年度——组织机构”分类法
选项4: “组织机构——年度”分类法
选项5: “年度——问题”分类法
选项1:上级
选项2:下级
选项3:上级向下级
选项4:下级向上级
答案正确
22、题型：单选题分值：3
平行文是指________行文。
选项1:平行和不相隶属单位之间
选项2:平行单位之间
选项3:同级单位之间
选项4:不相隶属单位之间
答案正确
23、题型：单选题分值：3
函作为公文中的一种________文种，其适用的范围相当广泛。
窗体顶端
1、题型：判断题分值：3
文件是指人们在公共性事务活动中自然形成的文字信息及其物质载体构成的一种交流沟通工具。
正确
错误
答案正确
2、题型：判断题分值：3
公务文件是指人们在社会活动中形成和使用的文件。
正确
错误
答案正确
3、题型：判断题分值：3
立卷特征就是在立卷过程中，按文件的基本特征确定文件分类和组卷的原则和依据。
正确
错误
答案正确
4、题型：判断题分值：3
立卷特征就是按文件特征分类和组卷的过程。
正确
错误
答案正确
5、题型：判断题分值：3
通用公务文件是指机关、团体、企事业单位普遍使用、有效的公务文件。
错误
6、题型：判断题分值：3
行文关系是指机关单位之间文件往来而形成的关系。
正确
错误
答案正确
7、题型：判断题分值：3
文种是指文件的种（类）及名称。
档案馆室工作基础
第一讲文件与文件的管理、测试
试卷提交时间
窗体顶端
1
行文规则就是根据文件的行文关系和行文方向确定的行文原则。
正确
错误
答案正确
2
立卷特征就是按文件特征分类和组卷的过程。
正确
错误
答案正确
3
专用公务文件是指在一定专业系统、专业领域或地区使用、有效的公务文件。
错误
4
文件特征就是人们根据文件的各种构成归纳总结出的文件的共性特点。
选项1:文件的立卷特征
选项2:文件的分类特征
选项3:文件的共性特点
选项4:文件的个性特点
答案正确
28、题型：单选题分值：3
批复根据内容、性质的不同，可分为________两类。
选项1:审批性批复和指示性批复
29、题型：单选题分值：3
行文关系包括上行关系、下行关系、________三种。
选项1:不相隶属关系
选项5:以电子计算机辅助立卷方式代替手工方式
答案正确
20
机关文件分类的基本原则是________。
选项1:根据文件的形成规律和特点
选项2:遵循文件的共性特征
选项3:保持文件之间的自然联系
选项4:适当照顾文件的保存价值
选项5:便于保管和利用
答案正确
21
上行文是指________行文。
选项1:上级
选项2:下级
正确
错误
答案正确
8、题型：判断题分值：3
在文件的分类中，一般按问题、作者和时间三种立卷特征为主立卷。
正确
错误
答案正确
9、题型：判断题分值：3
行文规则就是机关之间行文时所遵循的原则的总称。
正确
错误
答案正确
10、题型：判断题分值：3
立卷就是文件处理部门或人员将办理完毕的、具有保存价值的文件材料，根据其固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程。
选项1:确定案卷的保管期限
选项2:文件的分类
选项3:案卷的编目与编号
选项4:案卷的排列
选项5:装盒
答案正确
16、题型：多选题分值：4
一般按纪要的性质和内容，会议纪要可以分为________会议纪要。
选项1:协商性
选项2:议决性
选项3:学术性
选项4:行政性
选项5:工作性
答案正确
17、题型：多选题分值：4
选项3:上级向下级
选项4:下级向上级
答案正确
22
下行文是指________行文。
选项1:上级
选项2:下级
选项3:上级向下级
选项4:下级向上级
答案正确
23
平行文是指________行文。
选项1:平行和不相隶属单位之间
选项2:平行单位之间
选项3:同级单位之间
选项4:不相隶属单位之间
答案正确
24
会议纪要是根据会议情况、会议记录和各种会议材料，经过综合整理而形成的一种________通用公务文件。
错误
9、题型：判断题分值：3
行文规则就是机关之间行文时所遵循的原则的总称。
正确
10、题型：判断题分值：3
立卷就是文件处理部门或人员将办理完毕的、具有保存价值的文件材料，根据其固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程。
正确
错误
答案正确
11、题型：多选题分值：4
文件处理程序主要有________和________两种。
选项2:平行关系
选项3:平级关系
选项4:同级关系
答案正确
30、题型：单选题分值：3
《党政机关公文处理工作条例》规定通用公文共15种，其中有：________等。
选项1:决定、纪要、纲要
选项2:简报、纪要、议案
选项3:计划、总结、汇报
选项4:请示、批复、函
答案正确
窗体底端
试卷提交时间:2015-04-10 16:59:28.767试卷得分：83.0
选项1:决定、纪要、纲要
选项2:简报、纪要、议案
选项3:计划、总结、汇报
选项4:请示、批复、函
27
通报是________把有关的人和事告知________的公文。
选项1:下级上级
选项2:上级下级
选项3:政府公民
选项4:领导下属
28
归档文件的整理以________为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒，使之有序化。
正确
错误
答案正确
3、题型：判断题分值：3
立卷特征就是在立卷过程中，按文件的基本特征确定文件分类和组卷的原则和依据。
正确
错误
答案正确
4、题型：判断题分值：3
立卷特征就是按文件特征分类和组卷的过程。
正确
错误
答案正确
5、题型：判断题分值：3
私人文件是指个人在私人活动中或家庭内形成和使用的文件。
正确
错误
答案正确