开会前的准备工作
会议之前有哪些事需要准备的
会议之前有哪些事需要准备的但凡正规的会议，均须进行缜密而细致的组织工作。
具体而言，会议的组织工作，在其进行前、进行时与进行后又各有不同的要求。
凡此种种，均可称为会务工作。
负责会务工作的基层公务员，在其具体工作之中，一定要遵守常规，讲究礼仪，细致严谨，作好准备。
在会议的种种组织工作中，以会前的组织工作最为关键。
它在大体上包括以下四个不同的方面。
1.会议的筹备。
举行任何会议，皆须先行确定其主题(包括会议名称)。
这是会前有关领导集体已经确定了的。
负责筹备会议的工作人员，则应围绕会议主题，将领导议定的会议的规模、时间、议程等组织落实。
通常要组成专门班子，明确分工，责任到人。
2.通知的拟发。
按常规，举行正式会议均应提前向与会者下发会议通知。
它是指由会议的主办单位发给所有与会单位或全体与会者的书面文件，同时还包括向有关单位或嘉宾发的邀请函件。
基层公务员在这方面主要应做好两件事。
其一，拟好通知。
会议通知一般应由标题、主题、会期、出席对象、报到时间、报到地点以及与会要求等七项要点组成。
拟写通知时，应保证其完整而规范。
其二，及时送达。
下发会议通知，应设法保证其及时送达，不得耽搁延误。
3.文件的起草。
会议上所用的各种文件材料，一般应在会前准备妥当。
需要认真准备的会议文件，主要有会议的议程、开幕词、闭幕词、主题报告、大会决议、典型材料、背景介绍等。
有的文件应在与会者报到时就要下发。
4.常规性准备。
负责会务工作时，往往有必要对一些会议所涉及的具体细节问题，做好充分的准备工作。
其一，做好会场的布置。
对于会议举行的场地要有所选择，对于会场的桌椅要根据需要作好安排，对于开会时所需的各种音响、照明、投影、摄像、摄影、录音、空调、通风设备和多媒体设备等，应提前进行调试检查。
其二，根据会议的规定，与外界搞好沟通。
比如向有关新闻部门、公安保卫部门进行通报。
其三，会议用品的采办。
有时，一些会议用品，如纸张、本册、笔具、文件夹、姓名卡、座位签以及饮料、声像用具，还需要补充、采购。
会议前准备工作的三个要点
会议前准备工作的三个要点开会嘛，大家肯定都觉得没什么难的，其实不然！准备工作可真是重中之重，搞得好，会议能顺风顺水；搞不好，可能连连招架都来不及。
今天就来聊聊，会议前准备工作的三个要点，让大家在开会时能轻松应对，游刃有余！1. 明确会议目的1.1 知道开会是干啥的首先，你得清楚这场会议到底是为了什么。
是为了决策？还是为了信息传递？开会可不是为了“聚个会”，大家坐一圈聊聊天。
明确目的，就像给这场会议一个导航，省得大家迷路，浪费时间。
想象一下，开会的时候每个人都在天南地北地说，结果最后得不偿失，真是“心急吃不了热豆腐”。
1.2 设定议程，别瞎扯淡接着，得把议程拟好。
议程就像会议的菜单，大家得知道今天要吃啥。
最好在会议前把这些信息提前发给大家，给他们个心理准备。
不要等到会议开始了，大家才知道原来要讨论的是预算问题，结果有的人还在为上周的团建分享心情呢！这可真是“空中楼阁”，一点实际意义都没有。
2. 准备材料2.1 材料齐全，少不了其次，准备会议材料。
开会前，大家都得有备而来，不然那就成了“无米之炊”了。
提前整理好相关资料，比如数据报告、图表、文件等等。
把这些都放在一个文件夹里，像极了整理厨房的主妇，能一眼找到想要的东西，省得在会上狼狈不堪。
没有材料，光靠嘴巴可真没法说服别人。
2.2 提前发给大家，别磨蹭再者，材料一定要提前发给与会者。
大家都忙，谁有空临时翻文件啊？提前发，就能让每个人都有时间消化，心里有数。
会议当天，大家就可以直接进入状态，而不是像打了鸡血一样瞎折腾。
想象一下，等到会议上大家还在争论数据的真实性，那真是“乌烟瘴气”，完全没法进行下去。
3. 确定会议地点和时间3.1 选个好地方，事半功倍最后，会议地点和时间也很重要。
选个安静的地方，大家能安心开会。
要是选在一个嘈杂的咖啡馆，那可真是“听天由命”，说话得用尽洪荒之力。
而且，时间也得把握好，避开高峰期，免得大家像赶鸭子一样匆忙。
定好地点，发个地图链接，大家都能轻松找到，不至于在路上迷了路。
会务前期准备工作
会务前期准备工作：会议的设计与策划服务：根据实际要求和费用预算、提供整体策划，明确开会的目的、性质并做好宣传工作。
确认开会时间、与会人数及布置要求。
1. 公关礼仪服务：礼仪接待培训、礼仪接待人员的着装要求、文秘方面等人员的准备。
2. 会议用品、礼品、纪念品、印刷包装用品和分发文件。
3. 选择会议场地。
4. 准备会务用品（代表证、餐票、横幅等），收集、整理、印制会议内容梗概和装订会议资料。
5. 发邀请函，会议通知，整理会议回执，参会名单整理并列表。
6. 会议酒店预订，用餐安排(预算：餐费和酒店费用预算)，车辆安排（落实接站人员及车辆的安排）。
7. 签到准备工作：如签到簿、横幅等。
会议过程服务：1．会场协调管理工作。
（会场资料收集、整理与分发）。
2．秘书事务服务及翻译（同声或资料翻译）服务。
3.根据人数和要求，确定会议的台形并根据要求摆放。
根据要求先将所需的各种用具和设备准备好（会议桌、椅、台布、台裙、盖杯、开水、茶叶、烟缸、小毛巾、火柴、纸、笔、横幅、鲜花等绿色植树、会议牌），并要求台面整洁，各种用具干净、齐全、摆放符合标准。
按要求将所需用设备摆放就位，并调试好相关设备如麦克风、幻灯机、电视机、录像机、投影仪等。
会议开始前半小时，各项准备工作到位（备好充足开水、调试音响，开启灯、空调〈22-24〉）。
4．根据要求，将指示牌放在特定位置。
5．礼仪接待小姐开会前30分钟，在门口等候。
6．会议的全程服务当参会来到会议室时，礼貌热情地向客人问好，请客人进入会议室入座。
先到达的客人入以后，提供茶水服务，会议人数到齐后。
通常每半个小时左右为代表添加茶水等，特殊情况要按代表要求服务。
会议期间礼仪和服务员站于会议室门口直至会议结束。
会议中间休息，要尽快整理会场，补充和更换各种用品。
7.会议录像，摄影，广告宣传，会议纪念品。
8.会议留念拍照，意见反馈。
观光考察服务：会后安排参观、考察等活动。
为代表安排富有当地特色的晚间娱乐活动和项目。
如何做好会议的准备工作
如何做好会议的准备工作一、会议的准备工作一拟定会议工作方案;一般应包括以下内容：会议记录简报工作、会议经费预算、食宿安排、保卫和保密工作等;二拟定会议议程、日程和程序;三准备会议文件、报告;日常工作会议的文件、报告,主要应由各职能部门起草准备;会议秘书部门应于会前通知有关部门报送会议文件,对文件内容和质量进行初审,并向领导同志提出所报送的文件能否提交会议讨论的意见;四提出与会人员名单;五编排分组;多次性的大中型会议在参加会议人员名单确定之后,要对与进行编组,即按照一定的规律将全体与会人员划分若干小组,以方便讨论问题;编组的基本方法有：根据地域编组；根据系统或行业编组；完全按人数编组;在进行编组时,要注意组的数量、规模适中;编组要全面周到,尽可有将召集会议机关的领导同志分散到各个组;六选定、布置会场;七制发会议证件;会议证件是表明与会议直接有关人员身份权利和义务的证据;会议证件可分为两类：一类是会议正式证件,包括代表证、出席证、列席证、签到证、旁听证、来宾证、入场证、请柬等；另一类是工作证件,包括工作证、记者证、出入证、汽车证等;各种证件的内容栏目,大致包括会议名称、使用者单位、姓名、性别、职务、发证日期、证件号码等;有些重要证件还应贴一寸免冠半身照片,加盖钢印,以防伪造;八发布会议通知;各项会议准备工作基本就绪后,要尽早发出开会通知,以便与会人员提前做好准备;一般分书面通知和口头通知两种;书面通知态度庄重严肃,备忘性好,参加人数较多或比较庄重的会议,宜发书面通知;口头通知特别是电话通知,应拟一个电话通知稿,以便简明、扼要、完整地进行通知;重要会议的通知发出后,应及时检查并进行落实;九制定会议须知;会议须知的内容主要包括会议保密纪律、请假制度、会客制度、安全要求、作息时间和其他注意事项;十负责会议报到;会议报到是指需要集中住宿的中大型会议的与会者到达开会地点并通知会议秘书部门;报到是会议秘书部门准确掌握与会人员到会情况并实施组织的重要一环;对于应该报到而未及时报到的,应注意催促;报到完毕后,应汇总情况,向会议领导报告;十一会议文秘工作机构的设置和工作人员的调配;日常工作性会议、小型会议,一般由常设会议行政部门或固定的专职、兼职会议文秘工作人员负责会议工作;规模较大且又较重要的会议,组织精干有力的工作班子或成立大会秘书处,下设若干工作小组如秘书组、文件组、业务选举组、简报组、宣传报道组、翻译组、总务组、警卫组、交通组等;明确分工,各负其责,保证会议顺利进行;二、会议前的计划与成本预算1、会议计划会议计划首先应明确会议的目的与任务,确定会议的名称、出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点、议程等;其次会议计划应明确会议应做哪些准备工作,如需用哪些文件,会议怎样布置,是否需食宿、车辆、是否安排参观、文化娱乐等其他活动;再次决定会议的工作人员和服务人员,必要时成立筹备组、临时行政处或筹备委员会;会议计划由文秘制订、提出,经领导审核批准后,再由文秘或行政处组织人员,分头按计划执行;2、会议成本预算有明显投入的大中型会议,特别是跨地区的、会期超过一天的会议,必须计算成本,作出预算;会议成本包括两部分：1会议明显的耗费如会场租借费、文件材料费,与会者的交通费、食宿费、活动费以及服务人员的工资等;这些费用是可以明显计算出来的,又是直接消费的;2与会者因参加会议而损失的劳动价值这部分劳动价值以每小时工资的3倍再乘以2计算;它的含义是这样的：一个生产者的劳动价值至少是他工资的3倍,参加会议前必然要作些准备,会后又有用于思考、回忆的时间,所以还要乘以2;会议成本的计算公式是：会议成本＝X+2JNT其中,X表示显性成本的总和；J代表与会人员每小时平均工资的3；N表示人数；T代表时间小时三、安排会议时间的技巧会议时间尽量要短,会议时间超过一小时,由于脑力消耗过大,产生疲劳感,与会人员就会盼望会议早点结束,这势必影响会议作出有效的决定;因此,一般的部署工作、研究日常工作的办公会、情况碰头会,应尽可能在一小时左右的时间内开完,对于议题多或讨论重大问题的会议,确需较长时间,可划分为几段开,使一次会议变成若干次小会,每段各有中心,一段进行完了,有适当的休息时间,使与会人员精力得到恢复、紧张的思维得到调节后再进入下一段;四、会议场所的选定与布置1.选定会场;会场的选择,要结合开会人数、会议内容等综合考虑;在有条件的情况下,主要考虑下列因素：第一,会场大小适中,以每人平均2~3平米为宜;太大显得松散,过小则拥挤;第二,会场地点适中;第三,会场附属设施齐全,包括照明、通讯、卫生、服务、电话、扩音、录音等;2.布置会场;不同的会议,要求有不同的布置形式;党的代表会议会场要求朴素大方,人民代表大会会场要求庄严隆重,庆祝大会会场要求喜庆热烈,追悼会会场要求庄重肃穆,座谈会会场要求和谐融洽,纪念性会议会场要求隆重典雅,日常工作会议会场要求简单实用;这里主要讲一下会场形式和排列座次问题;会场形式;日常工作会议的会场布置形式多为圆型、椭圆型、长方型、正方型、一字型、T 型、马蹄型,体现民主与团结的气氛；座谈会、讨论会的会场布置成半圆型、马蹄型、六角型、八角型、回字型,使人有轻松、亲切之感；中型会议的会场布置成而字型、M字型、扇面型,使人有正规、严肃之感；大型茶话会、团拜会的会场布置成星点式、众星拱月式为好;大型会议一般在礼堂召开,形式是固定的;排列座次,是指按照一定的规律和比较科学的原则给与会人员安排座位;排列座次的几种规则：1、凡要正式公布名单的,按照名单先后顺序排列座次;2、按照选举得票多少排列座次,得票数一样的,以姓氏笔画为序排列先后;3、按照姓氏汉语拼音字母字头为序排列先后;4、按照姓氏笔画为序排列座次;排列座次的几种方法：1、横排法;即按照公布名单或以姓氏笔画为序从左于右依次排列座次,先排出席会议的正式委员代表,后排候补委员代表;2、竖排法;即按照各代表团成员的即定次序或姓氏笔画沿一条直线从前至后依次排列座次,正式代表在前,候补代表在后;每个代表团的排列次序按固有顺序从左至右排列,或以会场中心座位为基点,向两边交错扩展;3、左右排列法;即按照公布名单或以姓氏笔画为序,以会场或主席台中心为基点,向左右两边交错扩展排列座次;中国传统习惯以左为上,排在第一位的居中而坐;以此为基点,其余的以居中者的左手方为第一顺序,一左一右,依次排列;五、准备会议通知须知会议通知按形式分,有口头通知和书面通知；按通知的行为方式分,有面对面通知、电话通知、电脑通知、电报通知、墙报通知、报纸通知、广播通知、电视通知等;书面通知按传递方式分,有内部传递通知、邮寄传递通知和报纸、广播、电视通知；按作用又可分为预告通知和正式通知;会议邀请函、请柬也是会议通知的书面形式;书面通知以寄、发书面文字的形式所进行的会议通知;会议书面通知除具有正规庄重的特点外,也具有备忘和作为会议入场或报到凭证的作用;发会议通知要尽量早些,以便使与会人员接到通知后,有充足的时间准备和赶到会场,也便于会务人员安排回程的车、船、机票;有的会议对发通知有规定的时间,如人大常委会议的通知要在报到前1周至2周发出;当然,一般的会议没有必要过早发通知,以免情况发生变化而变更会期;做好发通知这项工作,需要在平时打好基础,不能忽视一些细小、琐碎的事情;例如领导人、委员、代表们的通讯地址、工作单位、住址等难免发生变化,要注意及时修正;机关单位内部所发的书面通知,要求当事人签名,当事人不在,请别人代转通知,也要求代转通知人签名,事后通知人要追踪落实;电报通知写电报时要求在明了的基础上做到简洁,但不该压缩的文字不能压缩,容易产生歧义的词句不能压缩,各项内容都要写得明确具体,不能让对方猜测;在不能确认被通知单位或个人是否参会时,应要求对方接到通知后回电;传真和电脑通知：务必弄清对方是否收到、收全通知,收到的通知是否清晰;如果只是个别地方不清晰,可以通过电话方式告诉对方;如果整页模糊不清,就要重新发送一次;如果仍然模糊不清,就要考虑采取电话方式了,让对方做好电话通知的记录;墙报通知墙报通知要求写清何事、何时、何地、何人这几个要素;如果参会对象无法预计比如一些自由参会的演讲会、报告会,要安排大一点的会场才行,以免到会人数太多,会场容纳不下,造成不好的效果;。
工作总结会议怎么开会
工作总结会议怎么开会工作总结会议怎么开会1. 会前准备工作在召开工作总结会议之前，需要进行一系列的准备工作。
首先，确定会议的目标和议程，确保每个议题都得到充分的讨论和总结。
其次，确定参会人员，并发送会议通知，确保每个人都能够及时参加会议。
最后，准备好会议所需的文件、资料和技术设备，以确保会议顺利进行。
2. 会议开场白在工作总结会议开始之前，主持人需要进行开场白，介绍会议的目的和议程安排，并对参会人员表示感谢。
开场白应该简洁明了，能够引起参会人员的兴趣和注意力，为会议的顺利进行打下基础。
3. 分享工作成果在工作总结会议中，每个部门或个人应该分享他们在过去一段时间内的工作成果。
这可以通过汇报工作进展、项目完成情况或具体的数据统计等形式来展示。
分享工作成果的目的是让大家了解工作的进展和成果，并为下一步的工作提供参考和借鉴。
4. 分析问题与挑战工作总结会议也是一个评估和分析过去工作中出现的问题和挑战的机会。
每个部门或个人应该列出他们在工作中遇到的问题，并找出解决方案。
这样可以帮助团队更好地应对类似的问题，并提高工作效率和质量。
5. 制定改进计划根据对过去工作的总结和问题的分析，工作总结会议应该制定改进计划。
每个部门或个人应该确定下一步的具体行动计划，并设定明确的目标和时间表。
这样可以确保改进计划的实施，并跟踪进展情况。
6. 会后跟进工作总结会议结束后，还需要进行会后跟进工作。
主持人应该总结会议的讨论和决策，并将会议纪要发送给参会人员。
同时，每个部门或个人应该按照会议中确定的改进计划进行工作，并定期评估和调整计划，确保工作的顺利进行。
范文：工作总结会议怎么开会在工作总结会议中，各个部门和个人都需要参与，并分享他们在过去一段时间内的工作成果。
为了确保会议的顺利进行，我们需要做好以下几个方面的准备工作。
首先，会前准备工作至关重要。
在召开工作总结会议之前，我们需要确定会议的目标和议程，并确保每个议题都得到充分的讨论和总结。
开会准备工作
开会准备工作一、会议前的准备1.明确会议目的和议程在开会前，首先需要明确会议的目的和议程。
确定会议的目的是为了确保会议的主题和重点，使会议达到预期的效果。
而制定议程则是为了规划会议的内容和时间安排，确保会议的顺利进行。
2.确定参会人员和邀请名单根据会议的目的和议程，确定参会人员和邀请名单。
参会人员应包括与会议主题相关的人员，确保会议的有效性和高效性。
在确定邀请名单时，要考虑到参会人员的职位和专业领域，以确保会议的讨论和决策具有权威性和可行性。
3.发送会议通知和提供相关材料在会议前适时发送会议通知，并提供相关材料。
会议通知应包括会议的时间、地点、议程和参会人员等信息，以便参会人员提前做好准备。
同时，还应提供与会议相关的材料，如会议议程、报告、数据分析等，以便参会人员对会议内容有所了解。
4.准备会议场地和设备在会议前准备好会议场地和所需设备。
会议场地应根据参会人员的数量和会议的性质选择合适的场所，确保会议的顺利进行。
同时，还应检查会议所需的设备，如投影仪、音响系统、白板等，确保设备的正常运行。
二、会议期间的准备1.会议签到和欢迎致辞在会议开始前，进行会议签到和欢迎致辞。
会议签到是为了统计参会人员的人数，以便掌握会议的参与情况。
欢迎致辞则是为了热情地欢迎参会人员，并简要介绍会议的目的和议程，营造良好的会议氛围。
2.主持人的角色和责任主持人在会议期间起着关键的作用。
主持人需要掌握会议的进程和议程，引导会议的讨论和决策，确保会议的秩序和效果。
主持人还应注重时间管理，合理安排每个议题的时间，确保会议的高效进行。
3.会议记录和会议纪要会议记录是会议期间的重要工作之一。
会议记录人应准备好记录工具，并及时记录会议的讨论和决策内容，确保会议的信息完整和准确。
会议纪要则是对会议内容的总结和归纳，记录会议的要点和行动项，便于后续的跟进和执行。
4.会议期间的沟通和协调在会议期间，参会人员之间的沟通和协调是至关重要的。
主持人应引导会议的讨论和决策，确保每个人的意见得到充分表达和尊重。
个人会前准备工作
个人会前准备工作会议，作为现代社会中不可或缺的交流与决策平台，其成功与否往往取决于会前的细致准备工作。
无论是参与小型讨论会还是大型国际会议，充分的会前准备都是确保会议顺利进行和达到预期效果的关键。
以下将详细阐述个人在会前应做的各项准备工作。
一、明确会议目的和议程在会议开始之前，首先要对会议的目的有一个清晰的认识。
这有助于确定自己在会议中的角色和定位。
了解会议的主题和具体议题，可以预先思考相关问题，为会议中的讨论和交流做好准备。
同时，熟悉会议议程能帮助我们合理安排时间和精力，对于需要重点关注或发言的环节做到心中有数。
二、收集和整理资料根据会议的主题和议题，收集和整理相关资料是会前准备的重要一环。
这些资料可以包括行业报告、研究数据、政策文件等。
通过阅读和分析这些资料，可以增进对会议议题的了解，为会议中的讨论提供有力的支撑。
此外，还可以根据需要准备一些案例或实例，以便在会议中进行分享和讨论。
三、准备会议材料除了收集和整理外部资料外，还需要准备一些个人的会议材料。
这些材料可能包括演讲稿、提案草案、问题清单等。
演讲稿的撰写要注意结构清晰、观点明确、语言简洁。
提案草案则需要详细阐述自己的建议和解决方案，以便在会议中征求他人的意见和建议。
问题清单则可以帮助我们在会议中更加有针对性地提问和讨论。
四、了解与会人员在会议开始前，了解与会人员的背景和立场也是非常重要的。
这可以通过查阅相关资料、社交媒体或与他们进行预先交流来实现。
了解与会人员的背景和立场有助于我们在会议中更好地与他们沟通和合作。
同时，也可以预先判断可能存在的分歧和争议点，为会议中的协商和调解做好准备。
五、检查会议设备在现代会议中，各种会议设备的使用越来越普遍。
因此，在会议开始前检查设备是否正常工作也是必不可少的环节。
这包括投影仪、音响设备、电脑等。
如果发现设备存在问题，应及时联系相关人员进行维修或更换。
此外，还要确保自己熟悉设备的使用方法，以免在会议中出现操作失误。
开会前准备工作
开会前准备工作开会前的准备工作是确保会议的顺利进行和高效达成目标的关键。
仔细的准备工作可以帮助主持人和与会人员充分了解会议议题和目标，提前准备好必要的材料和信息，并确保会议的顺利进行。
以下是开会前的一些重要准备工作。
1.明确会议目的和议题在开会前，主持人需要明确会议的目的和议题。
会议目的是指会议的宗旨和预期结果，而议题是指会议要讨论和决定的具体内容。
明确会议目的和议题可以帮助主持人确定会议的主要内容和议程安排，并为与会人员提供明确的参会目标。
2.制定会议议程会议议程是会议的路线图，规定了会议的时间安排、议题顺序和预计讨论时间。
主持人需要根据会议目的和议题制定合理的会议议程，并将其提前发送给与会人员，以便他们能提前准备和了解会议的内容和顺序。
3.准备会议材料和资源根据会议议程和议题，主持人需要准备相关的会议材料和资源，如会议文件、报告、统计数据等。
这些材料和资源应该是清晰、准确、易于理解的，以便与会人员能够全面了解会议的内容和讨论。
4.邀请与会人员在开会前，主持人需要邀请相关人员参加会议。
他们可能是相关部门的负责人、专家、利益相关者等。
主持人应提前确定与会人员的身份、角色和职责，并发送邀请函或邮件给他们，明确会议的时间、地点和议题。
5.确保会议场所和设备的准备主持人需要确保会议场所和设备的准备工作，包括预订会议室、检查会议设备的正常运行、准备投影仪、音响设备、白板等。
这些设备和场所的准备工作应提前完成，以确保会议的顺利进行。
6.提前沟通和调查在开会前，主持人可以提前沟通和调查与会人员的意见和建议。
这有助于了解与会人员对会议议题的看法和期望，以便在会议中更好地引导讨论和决策。
7.安排会议记录员会议记录员是负责记录会议内容和决策结果的人员。
主持人需要提前安排好会议记录员，并告知他们会议的议题和目标，以便他们能够准确记录会议的讨论和决策过程。
8.提前测试会议软件和工具如果会议需要使用在线会议软件或其他协作工具，主持人需要提前测试和熟悉这些工具的使用方法，以确保在会议中能够顺利使用并解决可能出现的问题。
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开会前的准备工作第3讲开会前的准备工作【本讲重点】
是否要开会
准备工作的作用
1H 5W
准备工作核对单
主持人的准备工作
是否要开会
“机遇只偏爱那些有准备的头脑”。
对一个人而言，无论做任何事，如果事前没有做好
充分的准备，那么等待他的必然是一个注定的失败。
对一次会议而言，高效的会议其实在正式宣布开始之前就开始了！一次高效会议的第一步准备工作是确定是否真的有开会的必要性。
这个确定工作看似多余，实际上必不可少。
这一步确定工作的作用相当于一个“筛选器”，它使那些根本不符合发生条件的“会议”提前落选，从而为高效会议的产生把好第一关。
．无需开会的“五个如果”1．
不需开会的“五个如果”图3-1
◆如果还有比开会更好的方法，即如果能够通过一些看似原始的方法达到与开会同样的目的，就无需举行会议，例如写纸条、打电话或发邮件等。
◆这些方式可能在感觉上不如开会那么痛快淋漓，然而却简洁有效，对于一些问题的解决具有经济实用的优势。
◆如果你是唯一可以做决策的人，那么一定不要浪费自己和他人的时间，召开耗时长久的所谓会议。
首先，因为他人的参与可能只能把问题变得更糟；其次，决策既然只能由你做出，就无需聚集他人集体讨论，结果又全盘推翻他人意见，这种做法只会既不利于解决问题，又容易令自己陷入尴尬境地。
◆会议成本是一个绝对不容忽视的问题，一定要做好会议成本的预算，不能用高昂的会议成本来换取某些会议的发生，因为长此以往公司必然会不堪重负、得不偿失。
2．必须开会的“五个如果”
必须开会的“五个如果”图3-2
◆“听取部门汇报工作”最好采用会议的形式，不能用每周或每月交一次书面报告的方式取代。
定时交书面报告往往会流于形式，往往会使公司上下形成为了交报告而交报告的不良风气，使公司内部缺乏沟通，使问题和建议无法顺畅流通，长此以往，后果不堪设想。
因此，每月一定要召开正式的会议，听取部门汇报工作，使各种信息在公司内部高效流通。
◆表扬和批评是两种很好的激励方式，而当众的表扬和批评具有更强的影响力。
采用会议的形式表扬或批评，有利于充分发挥表扬或批评的作用。
在大会上当众表扬“明星员工”可以树立标杆，充分发挥榜样的好作用，有效推动竞争；当众批评某些情节严重的错误行为，有利于警醒员工，避免同类事情再度发生。
◆当你给某一个项目小组，或者给你的部门分配任务时，一定要举行会议，不能采用邮件或者其他书面形式。
因为分派任务意味着要达到团结上下、协作完成任务的目的，只有通过会议把任务公共化、明确化，才能促进协作，从而保证任务的及时完成。
准备工作的作用．
当你确定有必要召开会议时，首先要了解准备工作究竟有什么作用。
只有认识到准备工作的作用，才能有更大的积极性、更有信心地做好准备工作。
一般来说，会议的准备工作具有以上4种作用，它可以帮助你确定在会议中应该采取哪种讨论方式达到最好的会议效果；通过充分的会议准备、通过书面通知的形式告知参会者会议的目的、意图以
及会议对与会者发言的要求等情况。
良好的会议准备工作能够帮助你节省会议时间，同时减少会议中可能出现的各种冲突，使会议井然有序、卓有成效。
1．1H 5W
1H 5W
3-3 图1H 5W 是指会议准备工作需要特别注意的
6个方面，用英文缩写表示为1H 5W。
2．特殊提醒
根据统计调查显示，会议人数最多不应超过9个，最为合适的人数是5至7人。
这个人数既能够防止人数太少，不能集中反映群体思想，又能避免因为人数过多，从而造成一部分人的消极参与。
当然，会议的合适人数应该根据会议的议题、重要性具体决定。
准备工作的作用
当你确定有必要召开会议时，首先要了解准备工作究竟有什么作用。
只有认识到准备工作的作用，才能有更大的积极性、更有信心地做好准4备工作。
一般来说，会议的准备工作具有以上
种作用，它可以帮助你确定在会议中应该采取哪种讨论方式达到最好的会议效果；通过充分的会议准备、通过书面通知的形式告知参会者会议的目的、意图以及会议对与会者发言的要求等情
况。
良好的会议准备工作能够帮助你节省会议时间，同时减少会议中可能出现的各种冲突，使会议井然有序、卓有成效。
1．1H 5W
1H 5W
3-3
图
61H 5W 是指会议准备工作需要特别注意的 。
1H 5W 个方面，用英文缩写表示为
．特殊提醒2．
会议人数最多不应超过根据统计调查显示，人。
这个人数既至79个，最为合适的人数是5又不能集中反映群体思想，能够防止人数太少，从而造成一部分人的消极能避免因为人数过多，
会议的合适人数应该根据会议的议当然，参与。
题、重要性具体决定。
会议准备工作核对单
因会议的具体准备工作相当于会议的硬件，将这些具体的工作一一列出此必须要面面
俱到。
这张核对单虽然就是一张会议准备工作核对单。
数目繁多，然而却是会议成功的有效保证会议准备工作核对
、了解会议的目、是否一定要开
、安排会议的议、确定会议的形
、确定会议的主持、决定会议的时
、研究会场如何布、决定会议的地
1、安排出席者座、确定出席人
1、是否安排交通工1、是否准备会议名
11、是否安排与会者住、是否发出了会议通
1、确定辅助教、确定视听教1
1是否要求与会者准备资1、准备会场周边位置
2是否安排会后娱乐项目、确定自己人的相关资1
做好事先通
以上20个条款是一般会议都应该注意的一些硬性因素，还有一些因素很容易被忽视，一定要特别注意：
会场的布置需要特别注意：
◆如果与会人员超过10个，会场最好布置成“Ｕ”字型，主持人可以站在会场中央，这样有利于协调讨论;
◆如果是全体会议，可以布置成阶梯教室的形式；
◆5到7人的会议，最好安排成圆桌型，也就是半岛型。
主持人的准备工作
1．主持人的4个准备工作
2．SWOT分析
分析图3-4 SWOT SWOT 是以上四个英文单词的缩合形
式。
其中，“S”和“W”代表主持人自身具有的主持优势和劣势；而“O”和“T”则是指你所进行的这次会议主持工作对你周围的环境（也包括你自身）可能带来的机会或是威胁。
【本讲总结】
一次成功的会议背后一定是非常充分的准备工作。
高效会议要求我们循序渐进、按部就班的做好会前的各项准备工作。
无论是简洁明了的1H5W，还是项目分明的准备工作核对单，都需要我们对其有一个全面而细致的了解及深刻的理解。
好的准备是成功的一半，一定要做好会议的准备工作。
【心得体会】
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