会务前期准备工作
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会务前期准备工作:
会议的设计与策划服务:根据实际要求和费用预算、提供整体策划,明确开会的目的、性质并做好宣传工作。确认开会时间、与会人数及布置要求。
1. 公关礼仪服务:礼仪接待培训、礼仪接待人员的着装要求、文秘方面等
人员的准备。
2. 会议用品、礼品、纪念品、印刷包装用品和分发文件。
3. 选择会议场地。
4. 准备会务用品(代表证、餐票、横幅等),收集、整理、印制会议内容
梗概和装订会议资料。
5. 发邀请函,会议通知,整理会议回执,参会名单整理并列表。
6. 会议酒店预订,用餐安排(预算:餐费和酒店费用预算),车辆安排(落
实接站人员及车辆的安排)。
7. 签到准备工作:如签到簿、横幅等。
会议过程服务:
1.会场协调管理工作。(会场资料收集、整理与分发)。
2.秘书事务服务及翻译(同声或资料翻译)服务。
3.根据人数和要求,确定会议的台形并根据要求摆放。
根据要求先将所需的各种用具和设备准备好(会议桌、椅、台布、台裙、盖杯、开水、茶叶、烟缸、小毛巾、火柴、纸、笔、横幅、鲜花等绿色植树、会议牌),并要求台面整洁,各种用具干净、齐全、摆放符合标准。
按要求将所需用设备摆放就位,并调试好相关设备如麦克风、幻灯机、电视
机、录像机、投影仪等。
会议开始前半小时,各项准备工作到位(备好充足开水、调试音响,开启灯、
空调〈22-24〉)。
4.根据要求,将指示牌放在特定位置。
5.礼仪接待小姐开会前30分钟,在门口等候。
6.会议的全程服务
当参会来到会议室时,礼貌热情地向客人问好,请客人进入会议室入座。
先到达的客人入以后,提供茶水服务,会议人数到齐后。
通常每半个小时左右为代表添加茶水等,特殊情况要按代表要求服务。
会议期间礼仪和服务员站于会议室门口直至会议结束。
会议中间休息,要尽快整理会场,补充和更换各种用品。
7.会议录像,摄影,广告宣传,会议纪念品。
8.会议留念拍照,意见反馈。
观光考察服务:
会后安排参观、考察等活动。为代表安排富有当地特色的晚间娱乐活动和项
目。
会展后期服务:
票务服务:为参会代表提供各地返程飞机票、汽车票、火车票预订服务。
接送车服务:为会议代表提供接送机场、车站、码头服务。
会议结束时服务:
会议结束,礼仪小姐和服务员应站在门口,微笑着向客人道别。
会议结束,仔细地检查一遍会场,看是否有遗忘的东西和文件等。
将会议用具、设备整理好,关闭[空调、电灯、窗、锁好会议室门]。