文件管理作业流程
文档管理流程及方法
文档管理流程及方法文档管理工作主要负责文档、电子表格、图形和影象扫描文档的查阅、存储、分类和检索。
建筑工程档案管理主要负责关于建筑工程的文档、电子表格、图形和影象扫描文档的查阅、存储、分类和检索。
1、工作内涵：每个文本具有一个类似于索引卡的记录，记录了诸如作者、文档描述、建立日期和使用的应用程序类型之类的信息。
这些文档一般归档在较便宜的磁带上，特殊情况时则归档在可读写的光盘上。
2、文档管理的系统元素：（1）在组织中可以创建哪些类型的文档和其他内容。
（2）对于每种类型的文档使用哪些模板。
（3）对于每种类型的文档提供哪些元数据。
（4）在文档生命周期的每个阶段将文档存储在何处。
（5）在文档生命周期的每个阶段如何控制对于文档的访问。
（6）当团队成员一起致力于文档创建、审核、批准、发布或处置时，如何在组织内移动文档。
（7）要将哪些策略应用于文档，以便审计与文档相关的操作，以适当方式保留或处置文档，以及保护对组织比较重要的内容。
（8）当文档在其生命周期中从一个阶段过渡到另一个阶段时，如何转换文档。
（9）如何将文档视为企业记录，在这种情况下，必须根据法律要求和公司准则保留文档。
3、文档管理的主要布步骤：（1）确定文档管理角色确保您的计划中包含组织的重要项目负责人的反馈意见，您具有适当的团队来实现解决方案，并且您知道谁将参与文档管理过程。
致得E6协同文档管理系统有关创建文档管理规划团队的详细信息，请参阅确定文档管理参与者和项目负责人。
（2）分析文档用途在确定使用文档的人员后，确定他们使用的文档类型以及使用方式。
有关详细信息，请参阅分析文档用途。
（3）规划文档的组织结构您可以将文档放在库、团队网站和门户网站中。
Office SharePoint Server 2007 提供了一系列文档组织和存储功能，从专门的网站（如记录库）到自由格式文档库（用于特殊文档创建和协作）。
（4）规划内容类型使用内容类型来组织有关文档类型的信息，如元数据、文档模板、策略和工作流程。
文件档案管理制度流程(7篇)
文件档案管理制度流程(7篇)文件档案管理制度流程(7篇)在社会经济不断繁荣富强的今天,无论是什么工作的管理,都少不了规章制度的制定。
那么,你真正懂得怎么制定制度吗下面是由小编给大家带来的文件档案管理制度流程7篇，让我们一起来看看！文件档案管理制度流程篇1一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
二、归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、资料的收集与整理1、公司的归档资料实行季度归档及年度归档制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。
各主管部门经理应积极配合与支持。
3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。
凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5、档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、资料的分类与归档1、公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2、公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、档案的借阅1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。
秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。
工厂文件管理制度及流程
一、目的为了规范工厂文件的管理，确保文件的安全、完整、准确和有效，提高工作效率，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本工厂所有部门、所有人员及所有文件。
三、文件分类1. 标准文件：包括国家标准、行业标准、企业标准等。
2. 技术文件：包括设计文件、工艺文件、检验文件、操作规程等。
3. 管理文件：包括管理制度、操作流程、岗位职责、工作计划等。
4. 档案文件：包括历史文件、合同、协议、证书等。
5. 其他文件：包括通知、通报、报告、请示等。
四、文件管理职责1. 文件管理部门：负责制定文件管理制度、流程，对全厂文件进行统一管理。
2. 文件保管部门：负责对文件进行归档、保管、借阅、销毁等工作。
3. 文件使用部门：负责对文件进行合理使用，确保文件安全、完整、准确。
4. 文件审批部门：负责对文件进行审批，确保文件符合法律法规、企业标准。
五、文件管理流程1. 文件起草：各部门根据工作需要，起草文件，包括标题、正文、附件等。
2. 文件审核：起草部门将文件送至文件管理部门，由文件管理部门组织相关部门进行审核。
3. 文件审批：审核通过后，文件送至文件审批部门进行审批。
4. 文件发布：审批通过后，文件管理部门将文件发布至相应渠道，如内部网站、公告栏等。
5. 文件归档：文件发布后，由文件保管部门对文件进行归档，建立文件档案。
6. 文件借阅：各部门需要借阅文件时，填写借阅单，经文件管理部门审批后，方可借阅。
7. 文件归还：借阅完毕后，及时将文件归还至文件保管部门。
8. 文件销毁：文件保管部门对过期、失效、无保存价值的文件进行销毁，销毁前需填写销毁清单，经文件管理部门审批。
六、文件管理要求1. 文件应按照分类进行管理，确保文件分类清晰、有序。
2. 文件应使用规范的格式，包括标题、正文、附件等。
3. 文件应使用规范的术语，确保文件内容准确、易懂。
4. 文件应定期进行审查、修订，确保文件内容符合法律法规、企业标准。
5. 文件应保密，未经批准，不得擅自复制、泄露。
文件管理制度流程
文件管理制度第一章总那么第一条为了加强文件管理工作，建立高效的沟通平台和机制，保证各项指令和信息准确传达和迅速执行，特制定本规定。
第二条本制度管理的围包括公司、各部门所发出的各种公文、表格、方案、总结、上报的各种请示、报告等纸质文件和电子文件、电子。
第二章外来文件处理第三条收文的登记1、外来文件统一由综合办公室收取。
2、外来文件必须在?收文登记簿?上登记来文的发文单位、文号、收文时间、份数。
第四条收文的签批和传阅1、外来文件由综合办公室贴上?文件处理签?，然后分类处理：〔1〕一般性文件，近需要有关人员知晓的，又综合办公室签署传阅围，然后送给相关人员传阅；〔2〕重要文件或需要办理的文件，由综合办公室报送总经理或总经理委托的分管副总经理签署意见。
综合办公室文员按照总经理或总经理委托的分管副总经理签署的意见传阅或交办。
2、传阅人员应抓紧时间阅读文件,一般情况应在接到文件后2小时阅读完毕，并在?文件处理签?上签署阅文者XX和阅文日期。
需要签署意见和建议的可以在文件的页眉和页脚签署，签署意见和建议必须署名。
综合办公室文员负责催促文件传阅人尽快阅读文件。
3、级文件在副总经理、〔含〕以上人员间传阅。
4、绝密级文件只由单位负责人阅读，不得传阅。
5、文件不得横向传阅。
综合办公室文员将文件交给阅文者，阅文者阅文完毕并签署XX、阅文时间及意见和建议后，将文件交回给综合办公室文员，. 可修编综合办公室文员再将文件交给下一位阅文者。
第五条收文的办理和结果反应1、需要办理的文件，由综合办公室文员在总经理或总经理委托的分管副总经理签署意见后立即将文件和?文件处理签?一并复印一份交给承办人员。
承办人员在承受文件复印件时，必须在?收文传递单?上签字。
2、综合办公室文员负责催促承办人在在总经理或总经理委托的分管副总经理签署的办理期限或者文件要求的期限办理完毕。
34561、不需要办理的文件，在传阅完毕后，由综合办公室文员将文件正本、文件处理签一并存档。
文件管理流程
文件管理流程文件管理是组织和管理文件的过程，包括创建、保存、分类、检索和销毁文件等环节。
一个高效的文件管理流程对于一个组织或个人来说至关重要，可以提高工作效率，减少时间浪费并确保文件的安全性和易查性。
本文将介绍一个简单有效的文件管理流程，以提供指导和操作建议。
1. 文件创建文件创建是文件管理流程的第一步。
当一个新的文件需要被创建时，用户应该选择一个恰当的文件名并在合适的位置创建该文件。
文件名应该简明扼要，能够准确描述文件的内容和用途。
同时，文件应该被保存在一个易于访问和备份的位置，以免遗失或损坏。
2. 文件分类文件分类是文件管理流程中的关键步骤之一。
通过为文件设定合适的分类标签，可以帮助用户快速找到需要的文件并确保文件的整理有序。
文件分类可以根据不同的标准进行，如文件类型、日期、项目、部门等。
用户需要为每个文件选择一个或多个适当的分类标签，并在文件名或文件夹名称中加以标识。
3. 文件存储文件存储是文件管理流程中的另一个关键步骤。
选择合适的存储介质，如硬盘、云存储等，并建立清晰的存储结构。
用户应该根据文件的重要性和访问频率，将文件保存在适当的位置。
同时，确保文件的备份和安全性是至关重要的。
定期备份文件，并采取必要的安全措施，如文件加密、访问权限设置等。
4. 文件检索文件检索是文件管理流程中的一个重要环节。
当用户需要找到一个特定的文件时，他们应该能够迅速准确地检索到文件。
为此，用户需要在文件创建时使用恰当的关键词和标签，并建立详细的索引。
除了文件名和分类标签外，还可以使用文件内容、修改日期等方式进行检索。
使用专业的文件检索工具可以提高检索效率。
5. 文件更新与共享在文件管理流程中，文件可能需要被更新和共享给其他人。
每当文件发生变化时，用户应该及时记录并更新文件。
通过维护正确的版本控制，可以避免文件混乱和错误。
同时，用户应该定期清理和归档不再需要的文件，以保持文件库的整洁。
对于需要共享的文件，使用合适的共享平台或工具，并为共享文件设置适当的权限。
文件管理程序
5.14.4设备使用说明书：对于购入设备的说明书，由相关部门归档保存（如：调试设备、编制设备操作/保养规程等）；
5.14.5工程规范:
5.14外来文件管理:
5.14.1外来的客户图纸、标准、检验规范等客户文件，由相应对口部门将客户文件资料转化为公司内部图纸/标准/规范后，再由DCC受控发放到各相关部门。客户原图纸或原文件由文控中心加盖蓝色“外来文件”章后保存在文控中心，不得发放；
5.14.2需要外发给供应商、协力厂商或其它机构的图纸，不得直接使用客户图纸/文件（包括电子档或纸档），外发的图纸/文件不得出现公司客户的LOGO、名称等相关信息；
更改历史
版本号
文件更改号
更改概要
修改人
批准人
01
首次发行
/
/
/
发放范围
1.目的:
为有效控制公司各类文件的发行和控制，确保所有文件在需要现场都能得到有效的版本控制，特制定本程序。
2.适用范围：
适用于公司所有质量/环境管理体系文件、技术/工程资料文件、外来文件等文件资料的管理控制。
3.文件种类:
3.1体系文件（含质量管理手册、程序文件、作业流程、操作规程、管理办法、作业指导书、QIP、PI、控制计划、记录表单等）；
二级文件
程序文件
AA-QP-XXX
（公司代码 + 程序文件代码 + 序列号）
三级文件
作业流程、操作规程、管理办法、作业指导书、控制计划QIP、PI、BOM、ECN、图纸、PAS等
文件管理制度及工作流程
文件管理制度及工作流程1. 简介和目的本文件旨在建立一个合适的文件管理制度和工作流程，以确保公司文件的安全性、可追溯性和易访问性。
通过规范文件的创建、存储、共享和更新流程，有助于提高工作效率和组织管理水平。
2. 文件分类和标识为了更好地管理文件，需要对文件进行分类和标识。
以下是一些常见的文件分类：- 机密文件：包含敏感信息或商业机密的文件，只能由授权人访问。
- 决策文件：包含重要决策或政策的文件，需要经过授权人批准后执行。
- 项目文件：与各个项目相关的文件，以项目名称或编号进行标识。
- 通用文件：公司内部共享的文件，如员工手册、规章制度等。
为文件进行标识可以采用编号、日期、项目名称等方式，以便于查找和追溯。
3. 文件创建和存储创建和存储文件时，应注意以下事项：- 文件应使用标准文件格式，如.docx、.xlsx、.pdf等。
- 文件名应简明扼要，包含相关信息，以便于识别。
- 文件应存储在指定的网络文件夹或云存储中，确保备份和安全性。
- 机密文件应加密存储，只有授权人可以解锁和访问。
4. 文件共享和访问控制为了方便文件的共享和控制访问权限，可以采取以下措施：- 设立文件共享平台，如内部网络文件夹或云存储平台。
- 给不同的员工或部门分配不同的访问权限，限制敏感文件的访问。
- 对共享文件进行定期审核和更新，确保文件的及时性和准确性。
5. 文件更新和归档为了保持文件的更新和整理，需要进行定期的文件更新和归档：- 确保文件的内容和格式始终与最新版本保持一致。
- 设置文件更新的负责人，负责审核和更新文件。
- 对于不再需要使用的文件，及时进行归档或销毁，以保持文件库的整洁。
6. 文件流程和审批为了确保文件的规范流转和审批，可以建立文件流程和审批制度：- 文件流程应明确文件的创建、审批、执行和归档各个环节。
- 审批流程应设定明确的角色和权限，确保文件的合规性和责任归属。
- 建立文件审批的时间限制，避免审批周期过长导致工作滞后。
医院sop文件控制作业程序标准
文件(制度)新增/修订/审核记录表新增□修订□废止文件名称:文件控制作业程序标准制定科室: 院办公室文件编号:YB-00-00-02-001-01版本： 01文件审查记录审查单位审查人员审查意见审查日期审批记录办公室审核 领导批准 核定日期 文件发布章签收:□通过 □不通过 说明：备注:若为新增文件, 文件编号、版本由院办公室统一填写。
项次 页/行 修订内容 修订原因 修订日期 修订科室 修订者1231.目的2.为实现我院文件标准化管理, 确保文件的正确性、实时性及可用性, 且有效规范所有文件管理（含文件的新增、修订、废止、公布等）, 做到有章可循, 特制定本规范。
3.范围凡本院各类文件的管理, 均适用本规范。
本院所有科室各类文件的制定、修改、编码、审核、发布、废止等管理原则, 均属于本程序标准的适用范围。
不包括通知、公文、报告、记录、病历。
3.定义文件: 指医院、各部门或病区单元相关的制度、规范、流程或其他类型资料。
文件类别定义制度与职责制度是指: 要求一定范围内的人员共同遵守的办事规程或行动准则。
职责是指：任职者为履行一定的组织职能或完成工作使命, 所负责的范围和承担的一系列工作任务, 以及完成这些工作任务所需承担的相应责任。
作业程序标准: 是将某一件事情的标准操作步骤和要求以统一的格式描述出来, 用来指导和规范日常工作；是对某一程序中的关键控制点进行细化、量化和最优化的操作层面的程序。
诊疗常规、临床路径: 是指在医疗或护理行为中经常实行的规范、指南、临床应急预案等。
技术标准：是指重复性的技术事项在一定范围内的统一规定, 用于直接指导人员按技术规范要求完成标准化的文件作业时, 必须依据使用的指导文件或说明文件详细指示人员如何完成一件工作的方法与步骤。
仪器设备操作标准: 是指在仪器设备的使用、维护中必须遵循的程序或步骤。
手册、计划:手册: 根据某一主题所进行的文件汇编, 如员工手册、病人安全管理手册、应知应会手册等。
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文件管理作业流程
一、 规章制度起草制定及签发，文件发放及归档管理。
二、 通知、通告等公文起草签发及张贴。
三、 外来文件的管理传达及归档。
四、 对以上文件进行统一管理，及时做好发文记录，确保制度流程的顺利实施，做到 准确无误。
五、 外来传真文件由文件管理人员应及时准确传达，不能拖拉。
文件管理流程图
传阅记录 文件编号管理 企管部留档
归档 收到1签发、 下
发纸质文件 -------- k 企管部
根据文件等级归 类 企管 需下发类
下发至各部
通知、通告类 宣传栏张贴
发文登记 企④部存档 传阅类
组织各部门学习。