体系文控文员岗位说明书
文控文员职责说明书
文控文员职责:
1．负责各类文件的收发、登记、整理、归档、保密工作；（质量手册/程序文件/内部联络/外部联络/会议资料等分类整理）
2. 承担电话总机工作,转接电话要准确、及时、无误，保证来电话者及公司接电者均能满意。
上班时间不得接
听私人电话，不得擅自离开工作岗位。
3. 负责复印机管理，并对复印内容予以审核，要求复印者必须是部门文员或部门主管指派人员。
4. 负责办公室三楼客人的接待、基本咨询和引见工作。
5. 负责会议室的安排和会议通知工作，负责ISO/ICTI会议记录和文字材料的整理。
6. 负责各部门文件材料的领取；
7. 负责传真件的收发工作。
8. 负责协助ISO内审工作.
9．负责文控中心卫生清洁及桌椅摆放，并保持整洁干净，坚持7S工作原则；
10. 完成主管临时交付的任务.。
文员岗位说明书
文员岗位说明书一、岗位概述文员是指在公司或组织内负责文书处理、文件归档、信息记录、资料整理等工作的员工。
文员岗位是组织内部运转的重要一环，承担着保证信息流畅、文件有序、资料完备的职责。
本文旨在详细描述文员岗位的职责、要求和工作流程，以确保员工对该岗位的工作内容和期望有清晰的了解。
二、岗位职责1. 文书处理：负责收发文件、函件的登记、分发和归档，确保文件的及时传递和保存；协助主管或部门经理起草、整理和编辑各类文书，如会议纪要、报告、备忘录等；2. 信息记录：负责记录、整理和归档各类会议纪要、报告、备忘录等文件，确保信息的准确性和可查阅性；协助主管或部门经理编制各类报表和统计资料；3. 资料整理：负责整理和归档各类资料和档案，确保档案的完整性和有序性；协助主管或部门经理进行档案管理和存档工作；4. 信息协调：负责与各部门之间的信息协调和沟通，确保信息的畅通和及时传递；协助主管或部门经理组织和安排会议、培训等活动；5. 办公支持：负责办公用品的采购和管理，保证办公设备的正常使用和维护；协助处理一些日常行政事务，如接待来访客户、电话接听等。
三、任职要求1. 学历要求：本科及以上学历，文秘、行政管理等相关专业优先考虑；2. 专业知识：熟悉办公软件的使用，如Word、Excel、PowerPoint等；具备良好的文字处理和编辑能力，具备一定的统计分析能力；3. 组织能力：具备较强的组织和协调能力，能够高效地处理多项工作任务；4. 沟通能力：具备良好的口头和书面沟通能力，能够与各部门之间进行有效的信息交流和协调；5. 细心耐心：工作细致认真，具备较强的责任心和耐心，能够处理复杂的文书和资料；6. 团队合作：具备良好的团队合作精神，能够与团队成员和其他部门密切配合，共同完成工作任务。
四、工作流程1. 接收任务：根据主管或部门经理的安排，接收并记录需要处理的任务；2. 任务处理：根据任务的性质和紧急程度，制定合理的工作计划，并按时完成任务；3. 文书处理：根据要求起草、整理和编辑各类文书，确保文书的规范和准确；4. 信息记录：记录、整理和归档各类会议纪要、报告、备忘录等文件，确保信息的完整性和可查阅性；5. 资料整理：按照规定整理和归档各类资料和档案，确保档案的有序性和安全性；6. 信息协调：与各部门之间进行信息协调和沟通，确保信息的流畅和及时传递；7. 办公支持：负责办公用品的采购和管理，保证办公设备的正常使用和维护；8. 工作总结：定期对工作进行总结和反思，提出改进意见和建议，以提高工作效率和质量。
ISO文控文员岗位职责说明书
2、受控资料的整理
2.1文件的受控、及时发放及有效性的管理
65%
2.2文件索引系统的建立（文件受控编号总表、表单记录、外来文件清单等）
2.3物料承认样板的编号管理及受控发放
2.4作废文件的处理，及时记录单面纸张的回收与各部门领用的数据，及月底总结全厂单面纸张的利用率
4、其它
1.工作细心、认真；
日资企业
部门
ISO体系室
课别
岗位名称
文控文员
岗位概要
工作对象
制造技术课、各部门文员
直属上级主管
ISO系长
下级
无
岗位权限
1.受控文件的管控；
2.正本文件的管理；
岗位职责
（按重要性排序）
职责细化
频度（划）
占用
时间
（%）
每日
每周
每月
每季
每半年
每年
1、正本资料的管理理
1.1按要求建立正本文件的索引目录；
25%
3.本部门日常事务
3.1本部门每月文具辅材预算；
5%
3.2本部门所需物品的申领
3、或以上学历
2、工作经验
有同职工作一年以上经验，或在本厂工作两年以上。
3、知识/技能/能力
1.语言表达能力强；
2.沟通能力强,能处理日常事务;
3.掌握ISO9000/ISO14001/IATF16949管理体系的有关知识；了解ISO体系文件结构；
文控文员职务说明书怎么写
文控文员职务说明书怎么写文控文员职务说明书职位名称：文控文员一、职位概述文控文员是负责企业内部文件资料的管理和控制的专职人员。
主要职责包括文件的登记、分发、归档、整理和总结，以及协助领导完成相关事务。
二、职责描述1. 文件管理：负责文件的收集、整理和归档工作，制定文件编号和档案分类，确保文件资料的完整性和可查性。
2. 文件登记：负责对所收到的文件进行登记和分发，确保文件能够按时送达指定人员，并及时反馈相关情况。
3. 文件分发：根据指定的流程和程序，将文件发送给相关人员，确保文件在组织内部的及时流转。
4. 文件归档：负责制定并执行文件的归档计划，根据文件的保管期限和重要性对文件进行归档和分类存档，确保文件的安全性和完整性。
5. 文件整理和总结：定期对文件资料进行整理和归纳，制作文件目录和索引，提高文件的检索效率和管理水平。
6. 协助领导：协助领导完成文件相关的事务，如撰写会议纪要、汇报材料等。
三、任职要求1. 学历要求：大专及以上学历，管理学、档案管理等相关专业优先考虑。
2. 工作经验：有相关文件管理或文职工作经验者优先考虑。
3. 专业知识：熟悉文件管理的基本理论、方法和流程，了解相关法律法规和政策。
4. 业务能力：具备良好的写作和组织能力，能够独立完成文件的登记、分发和归档工作。
5. 沟通能力：具备较强的沟通能力和协调能力，能够与各部门和岗位的人员进行有效的协作。
6. 责任心：工作细致认真，能够按时完成任务，保证文件的准确性和及时性。
四、工作环境文控文员一般在公司的文件管理中心或办公室内工作，工作环境较为舒适，主要以室内工作为主。
工作时间一般为标准工作时间，偶尔需要加班完成工作任务。
五、发展前景通过在文控岗位上的工作经验积累，文控文员可逐步晋升为文控主管或相关部门的管理岗位，也可转岗至文件管理、档案管理等相关职位。
六、总结作为企业内部文控工作的重要一环，文控文员的工作对于保障企业文件管理的规范和高效具有重要作用。
文员岗位说明书
文员岗位说明书一、岗位概述文员是指负责办公室日常事务处理和文件管理的员工。
他们承担着记录、整理、归档和传递信息的重要职责，为公司的正常运营提供了必要的支持。
本岗位说明书旨在详细描述文员岗位的职责、要求和工作流程，以便招聘和培训新员工。
二、岗位职责1. 文件管理：负责收集、整理、归档和保管各类文件和资料，确保文件的安全和完整性。
2. 信息录入：根据要求将各类信息准确地录入电子系统，并及时更新和维护相关数据库。
3. 会议支持：协助安排会议，包括预定会议室、发送会议通知、准备会议材料等。
4. 邮件处理：负责处理公司内外的邮件，包括分发、归档、回复和跟进。
5. 行政支持：协助处理各类行政事务，如办公用品采购、文件复印、快递收发等。
6. 数据分析：根据需要进行数据整理和分析，提供相关报表和统计数据。
7. 其他工作：根据上级安排完成其他与文员工作相关的任务。
三、岗位要求1. 学历要求：大专及以上学历，文秘、行政管理等相关专业优先考虑。
2. 工作经验：具备1年以上文员或行政助理相关工作经验者优先考虑。
3. 语言能力：具备良好的中文书写和口语表达能力，能够流利地使用办公软件。
4. 组织能力：具备良好的时间管理和文件整理能力，能够高效地处理多项任务。
5. 细致认真：工作细致认真，注重细节，对数据的准确性和文件的规范性有高度的敏感性。
6. 团队合作：具备良好的团队合作精神，能够与同事和上级有效沟通和协作。
7. 抗压能力：能够承受工作压力，具备良好的应变能力和解决问题的能力。
四、工作流程1. 上班签到：按时到岗，签到并准备好工作所需的工具和材料。
2. 文件管理：收集、整理和归档各类文件和资料，确保文件的安全和完整性。
3. 信息录入：根据要求将各类信息准确地录入电子系统，并及时更新和维护相关数据库。
4. 会议支持：协助安排会议，包括预定会议室、发送会议通知、准备会议材料等。
5. 邮件处理：及时处理公司内外的邮件，包括分发、归档、回复和跟进。
文控员岗位说明书
9.负责品质部仪器管理台账记录。
10.负责新近人员的资料存入电子档。
11.过期作废文件的回收、作废、销毁及保留文件的管理。
12.公司相关文件的打印机复印工作。
13.部门复印纸张、办公用品、消耗品的控制。
序号
工作要素描述
工作输出
频次
输出到达
输出形式
1.负责统计品质日报、周报、月报。
2.整理及提交客户所制定的报表（金板报表、维修报表等）
3.每日考勤统计、人员异动提报。
4.负责品质部所有资料的管理：分类、归档、借阅等。
5.外来文件如BOM的接受、整理、登记、发放及回收工作。
6.负责做好品质会议放工作。
1
质量管理体系文件的汇编、汇编、存档、受控、修改、分发、回收、作废管理；
文件清单
日常
各部门
文本
2
外来文件、资料、样品的受控分发管理
外来文件清单
日常
相关部门
3
部门文件资料管理
日常
4
品质报表汇总发布
每日
相关部门
邮件
5
质量目标达成统计汇总
每月
相关部门
邮件/文本
6
部门办公用品申请、领用和消耗控制
每月
人事助理
XXXX有限公司
岗位说明书
岗位名称
文控员
拟 制
编 号
WI-PZ-018
所属部门
品质部
审 核
版 本
A/0
直接上级
品质经理
复 核
实施日期
直接下级
无
批 准
任
职
资
格
学 历
文员岗位说明书
文员岗位说明书一、岗位概述文员岗位是公司内部重要的行政职位之一，主要负责处理日常办公事务、文件资料的整理和归档、会议安排等工作。
文员需要具备良好的沟通能力、组织能力和细致的工作态度，能够高效地处理各类文书工作，确保公司内部的信息流畅和有序。
二、岗位职责1. 负责日常办公事务的处理，包括接待来访客户、接听电话、收发邮件等工作。
2. 负责文件资料的整理和归档，确保文件的安全性和易查性。
3. 协助上级安排会议，包括会议室的预定、会议材料的准备和会议记录的整理。
4. 负责公司内部文件的复印、打印和分发工作，确保文件的及时传递。
5. 协助上级处理日常的行政事务，如办公用品的采购、快递的寄送等。
6. 协助上级完成各类报表的整理和统计工作，确保数据的准确性。
7. 协助上级进行文件的翻译工作，确保跨国交流的顺利进行。
8. 协助上级进行行程安排和差旅预订，确保出差的顺利进行。
9. 配合其他部门的工作需求，完成上级交办的其他临时性工作。
三、任职要求1. 具备良好的沟通能力和团队合作精神，能够与不同部门的员工进行有效的协调和合作。
2. 具备较强的组织能力和时间管理能力，能够合理安排工作，高效完成任务。
3. 具备较强的责任心和细致的工作态度，能够保证工作的准确性和高效性。
4. 具备较好的计算机操作能力，熟练使用办公软件，如Word、Excel、PowerPoint等。
5. 具备一定的英语读写能力，能够进行基本的文件翻译和交流。
6. 具备相关文员工作经验者优先考虑。
四、薪资待遇根据个人能力和工作经验，公司将提供具有竞争力的薪资待遇，并根据工作表现进行相应的晋升和奖励。
五、发展前景文员岗位是公司内部行政职位的起点，通过不断的学习和工作经验的积累，有机会晋升为行政助理、行政主管等职位，进一步提升自己的职业发展。
六、工作时间和福利待遇1. 工作时间：周一至周五，上午9:00-12:00，下午13:00-18:00，双休日。
2. 福利待遇：提供五险一金、带薪年假、节日福利、员工培训等福利待遇。
文控文员职位说明书
所有受控文件的保管
常用记录表单的管理
职
责
二
职责表述：会议室/复印机/打印机/办公文具
工作时间百分比：5%
工作
任务
空调遥控器、投影仪遥控器管理及借用记录/各部门使用会议室管控
复印出现异常,电话联络复印机维修厂商/复印机登记管理及各部门复印纸张统计汇总
打印机无墨时,到信息管理部填申请单,以旧换新的方法更换硒鼓
公文具的汇总请购及领用发放。
职责与工作任务：
职
责
一
职责表述：文控中心管控的所有受控文件
工作时间百分比：95%
工作
任务
文件与资料的复印、打印工作
一阶(QEM)/二阶(QEP)/三阶(WI/SOP/QCFC/NPI/QSI/CMM等)文件的会签/复印/分发
受控/工程试样的BOM与DWG的复印/盖章/写编号/分发相关部门/旧版回收/登记/销毁实施
教育水平
高中、中专及以上学历
专业
计算机、文秘相关专业知识
培训经历
接受过电脑、文秘相关培训,对ISO 9001、ISO14001、文件管控和"5S"有一定了解
经验
3年以上工作经验
知识
具备基层文职工作相关知识、熟识文件管控的相应知识
技能技巧
掌握WORD、EXCEL等办公软件使用方法，具备基本的网络知识
个人素质
月底汇总所需请购文具及数量表单交于文员处/文具的领用、发放及记录
权力：
1.所有受控文件的发放/回收及保管
2.会议室监控,遥控器/投影仪遥控器借用管理
工作协作关系：
内部协调关系
各部门
外部协调关系
模具厂等
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考核指标
考核指标名称
计算方法或说明（列举3～5个考核指标即可）
旧版文件回收率
旧版文件回收份数÷旧版文件发放份数*100%
记录存档完善率
内部审核、外部审核记录不符合次数小于2次
临时文件回收率
实际回收份数÷到期应回收份数*100%
文件受控及时率
各部门提交的正常文件应在24小时之内受控,相关部门投诉次数小于2次
可直接晋升职位
体系工程师
职位关系 可相互轮换的职位
其他岗位文员
可晋升至此的职位
体系经理
培训要求 1、接受过ISO9001、文件管理、部门流程运作等体系标准的培训；
工作工具 office办公软件、OA系统、电脑、电话、打印机、扫描仪、网络等
工作环境 工作场所：办公室；工作时间：正常；环境状况：舒适；危险性：基本无,无职业病。
职位名称 职级职等 直属下级 无
文控文员
品质体系部岗位说明书
岗位编号
所属部门
岗位编制
直属上级
品质体系部 部门经理/总监
岗位目的
控制公司文件与记录,管理各部门文件及记录的归类/存档；监督公司受控文件动态，推动公司ISO系统 的不断提升与文件管理创新。确保文件的非预期使用
一、文件受控 1.负责程序文件、部门作业指导书、工艺文件、产品检验作业指导书、工程图纸、过程流程、FMEA、 CP、表单、ECR/ECR、外来文件（客户相关标准、法律法规、客户图纸等）的受控；2.电子档文件与纸 二、环保报告跟进
1、负责相关材料供应商环保资料的收集整理并定期更新；2.每月/次整理清单发送给采购更新。 工作职责
三、部门培训
1、根据公司年度培训计划负责部门培训安排,培训记录收集与整理。
四、文件管理能力提升
1、负责文件管理知识培训；2.定期检讨文件管理问题；3.各部门文件、记录存档检查。
基本条件要求
1、性别（下拉选择） 不限
2、年龄（手工填写） 20~30
3、学历（下拉选择） 本科或以上
4、专业（手工填写） 中文或文秘管理专业
5、工作经验：具有2年以上文件管理工作经验。 任职资格
6、资格证书：具有ISO9001体系证书；
知识技能要求
1、知识要求：熟悉ISO9001管理体系标准知识；
2、技能要求：a、具有1年以上文员经验；b、熟练掌握办公软件。
岗位编制
直属上级
直属下级 无
财务权限
工作关系 相关权限
对文件管理失效有奖惩权。
人事权限
文件受控审核权 文件发放与回收权 过期文件销毁权 文件保管权
品质体系部 部门经理/总监
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品质体系部岗位说明书
职位名称
文控文员
岗位编号
所属部门
品质体系部
职级职等
岗位编制
直属上级
部门经理/总监
直属下级 无
核心素质要求
较强的责任心及团队精神，善于独立思考，具备自我提升及进取精神，有较强的沟通协调能力。
主要工作关系
内部协作关系:接受部门经理的指导和管理,对文件管理进行监督；公司各部门工程师、文员。 外部协作关系:无
工作关系
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品质体系部岗位说明书
职位名称
文控文员
岗位编号所属部门职职等员工签名部门负责人审批
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