档案管理学基础(人大版)讲义：第十章 档案提供利用工作.doc
10档案管理学第十章档案的利用服务工作
（二）举办档案展览会的要求 1、确定展示主题，制订展出规划 明确举办一个什么类型的档案展览会，按要求制定好题目， 根据目的和档案馆（室）所存档案情况决定展览内容。 2、围绕主题挑选出需展示的档案 这是最关键的一环。展出的档案，不仅要选择最有价值和最 有意义的材料，且要选择能正确反映历史事件，揭示事物本 质的材料。这就要求工作人员对形成档案的历史环境、事件 始末进行深入的了解和研究，从而使选择的档案材料能正确 地反映出问题的本质。 3、应周密地进行展出设计，并对选出的档案进行分类排放 分类排放的方法一般是先按专题，再按事件和时间顺序。排 放时，既要考虑到一个专题内档案的集中系统性，又需注意 各专题间的相互联系，让人看了展示后既觉得主题鲜明，又 感到材料丰富全面，能完整地反映历史事实的过程。为了方 便参观者，还可在每专题前写上标题、提要和简介等。
综上所述，档案展览有着自身的特点，它对提供利用有着 不可忽视的作用，档案展览会的本身就是提供信息的场所， 利用者可以从中得到许多珍贵材料与线索。由于档案展览 可以在一定范围内组织较多的人员参观，能有效地扩大档 案服务面，精选出的典型材料，能以真实和形象鲜明给观 众留下深刻印象，引起人们对档案的注意和利用的兴趣， 从而能扩大档案工作的社会影响。
档案利用工作的开展，取决于两方面因素：一是社会各项工作需要利用
某些档案，二是档案馆（室）保存有这方面的档案可以提供利用。 这就要求档案工作人员熟悉所藏档案的内容、成分和数量、存放的位置， 通过收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等日常工作，通过编制 各种检索工具和开展编研工作有意识地了解档案情况。 了解需要，就是要做好利用服务工作的预测工作。了解各行各业对档案 的不同需要，从而有目的地开展利用工作，以取得最好效果。
档案管理讲义
档案管理讲义项目一认识档案与档案机构任务一了解档案的起源与档案价值一、档案的起源（一）档案的发展历程结绳-甲骨档案—简牍档案—金石档案—缣帛档案——纸质档案（二）档案名称的由来最早出现于明末清初，到了顺治十八年，官府文书中已使用档案一词。
二、档案的定义及其含义1.来源的广泛性档案是国家机构、社会组织和个人在各项活动中直接形成的，从一定意义上讲，人类活动就是不断生成信息的过程。
2.形成的原始性。
原始性是指档案的历史记录性，是档案的本质属性。
3.形式的多样性。
刀刻、青铜等。
4.生成的条件性。
文件是档案的前身，档案是文件的归宿。
具有保存利用价值。
三、档案的价值及实现规律第一，档案价值概念明确了档案价值的主体、客体以及档案价值的根本来源、连接档案价值主体与客体的中介物。
第二，档案价值是档案客体与主体之间的特定关系。
第三，档案价值是档案客体对从事社会实践活动的主体所具有的凭证和参考意义。
四、档案的种类1.档案来源：公务档案和私人档案。
2.档案内容：文书档案、科技档案与专门档案。
3.档案的形成时间：历史档案和现行档案。
4.档案载体：甲骨档案、简牍档案、金石档案、纸质档案、胶片档案。
任务二熟悉我国档案管理体系一、档案管理工作的内容及原则（一）档案管理工作的内容档案工作，指国家的档案事业，包括档案室工作、档案馆工作、档案事业管理工作、档案教育工作、档案科学研究和档案的宣传出版工作。
具体环节包括档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案检索、档案编研、档案利用、档案统计。
（二）我国档案管理工作原则1.我国档案管理体制。
国家机关、企业和事业机构设置和管理权限划分的制度。
2.我国档案管理工作原则。
统一领导，分级管理工作。
维护档案的完整和安全。
便于社会各方面的利用。
二、我国的档案机构（一）组织形式1.分立型的档案工作机构。
仅仅负责管理组织内某一门类的档案机构。
2.综合型档案工作机构。
统一管理组织的全部档案、归口负责全部档案工作的机构。
档案管理学基础
第一章档案收集工作★第一节档案收集工作概述一、收集工作的内容（一）收集工作的含义档案收集工作，就是按照法律、法规的规定，通过例行的接受制度和专门征集的方法，把分散在各组织、个人手中的散失在其他地方的档案，分别集中到各级各类档案保管机构。
（二）档案收集工作的内容1. 档案室对本单位需要归档的档案的接收。
2. 档案馆对所辖区内现行机关和撤销单位的具有永久、长期保管价值的档案的接收。
3. 对历史档案的接收和征集工作。
二、收集工作的意义1. 收集工作是档案部门积累档案的手段，是存储档案信息资源的重要途径。
它为档案工作提供了物质对象。
因此它是档案工作的起点及第一个环节。
2. 收集工作是实现档案集中统一管理的基本手段和具体措施。
3. 收集工作是档案管理其他业务环节的基础。
4. 收集工作是决定档案工作存在和发展的前提条件。
三、档案收集的要求1. 大力丰富和优化馆（室）藏。
2. 加强档案馆（室）外的调查和指导。
3. 积极推进入馆档案的标准化。
4. 保持全宗和全总群的不可分散性。
5. 要注意处理局部和整体、当前与长远的关系。
第二节机关文件的归档（档案室的收集工作）一、归档制度1.归档制度的定义各单位在工作活动中不断产生的文件，处理完毕后，经由文书部门或文件工作人员整理，定期移交给档案室集中保存，称为归档。
在我国归档是党和国家规定的一项制度，称为归档制度。
2.归档制度的内容（1）归档范围：详见《机关文件材料归档与不归档的范围》。
（2）归档时间：文书档案第二年六月底（18个月）以前归档。
（3）归档要求：归档文件的质量总的要求是：遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
具体要求：①归档文件齐全、完整②归档文件系统、条理③技术加工标准规范④移交目录清点、核对履行签字手续二、归档组织工作1. 档案室要关心文件的形成，力争做到事事有记载，件件都规范。
2. 指导和协助文书部门组织归档工作。
档案管理学基础(人大版)讲义：9.2 档案的登记.doc
第二节档案的登记一、档案数量和状况登记（一）案卷目录与卷内文件目录（二）档案收进登记簿这是专门记录档案进入档案机构情况的一种登记形式。
主要应用于档案馆和规模较大的档案室。
其具体形式一般为簿册式。
其基本登记进以档案进入档案机构的次数为单位进行登记，即每收进一次档案，无论其数量及全宗所属情况如何，都要在收进登记簿上登记为一个条目。
（三）全宗名册档案馆和规模较大且保管了多个全宗的档案室，对其所管全宗进行逐个登记的一种形式。
（四）全宗单详细登记每一全宗情况的登记形式。
主要应用于档案馆和保存了较多全宗的档案室。
其形式为单页式。
每一张全宗单登记一个全宗的详细情况。
其登记内容比全宗名册要详细得多，一般分为3个部分。
（五）全宗卡片它是档案行政机关要求档案馆报送的一种形式。
其作用和目的是为了随时掌握各档案馆中所存档案全宗的基本情况，且与“档案成分和数量变化情况报道表”结合使用。
（六）档案成分和数量变化情况报道表档案成分和数量变化情况报道表是档案馆按要求向档案行政机关报送的一种登记形式，旨在随时报告其所管档案（以全宗为单位）的变化情况。
档案行政机关根据报道内容，随时在全宗卡片上进行补充性登记。
（七）案卷目录登记簿案卷目录登记簿是对所有案卷目录进行登记的一种登记形式。
主要应用于档案馆和案卷目录数量较多的档案室。
其登记方法是以案卷目录的本册为单位进行登记，每一本（册）案卷目录登记为一个条目。
（八）总登记簿总登记簿是全面系统地记录反映档案的收进、移出情况及档案数量变化情况的一种登记形式。
主要应用于档案室。
二、档案工作状况登记簿（一）工作日志工作日志是许多重要的社会行业中普遍采用的一种基本的工作登记形式。
其作用与目的在于逐日记录每一天的工作内容及其进程问题，积累详尽的工作原始记录，为日后的查考和总结提供素材。
一般应包括日期（年、月、日、星期），时间（上午、下午或具体时刻），工作内容，工作量与进度，工作中的问题及处置情况，每周或每月的统计、小结等。
档案管理培训讲义
3
档案的分类
根据档案性质分为文书类、管理类、技术类、基建类、财 务类、人事类、政工类、综合类等，档案存放系统、科学、便 于保管和提供利用。 按照记录信息方式可分为文字档案、图形档案、声像档案。 声像档案又分为照片、录音、录像、影片档案和实物档案。比 如奖牌等
4
二、档案的作用
档案的作用有两个方面，一是凭证作用；二是参考作用。 对于一个具体单位或个人，档案的作用体现在以下方面： 1.档案是一个单位或个人历史的真实、全面的反映。 2.档案是一个单位或个人维护自身权益的重要工具。 3.档案是一个单位规范管理的基础。 4.档案我们积累和传播知识重要载体。 5.档案是开展单位文化建设的重要素材，特别是对于企业 建立企业文化有不可替代的作用。 6.档案是一个单位或个人建立信用，在社会活动、生产经 营等方面建立和利用信用体系，获得发展最有力的工具。
6
三、档案的管理 （一）档案的归集
1.办公室档案室负责档案的收集，每年的3月底，集团公司 各部门及有关单位的档案要交到办公室档案室要归档，并分类存 放。 2.在档案收集时，要保持文件资料相互联系、衔接有序、 内容完整、真实有效。必须核对数量是否如数，报表、凭证不得 缺少，字迹、印章清晰。文件资料的正文、附件、正本、副本应 齐全。禁用圆珠笔、红墨水、铅笔或蓝复写纸等不利于档案材料 长期保存的书写材料。 3.一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件 材料，由主办部门或人员收集，交集团公司档案室备案。行政会 议文件由办公室部收集，党委会议由党委工作部门收集。
17
4.对于已失去利用价值的档案，删除销毁时，必须填写销 毁登记表，连同鉴定报告和领导批准手续，一并存档备查，。 执行销毁时，必须由单位领导指定的监销人监销。监销人不得 少于二人，并在销毁登记表上签字。 5.档案销毁时，必须化为纸浆或焚毁，不准出卖或做它用。 必须做到纸毁字销，不辨字迹，方可离开。 6.企业应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。经档案鉴 定委员会鉴定，仍需继续保存的档案应重新划定保管期限；对 保管期满确无保存价值的档案应登记造册，填写销毁清册，经 企业法定代表人批准后进行销毁。销毁清册永久保存。
《档案管理学》资料
《档案管理学》复习资料一、名词解释1、档案——国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。
2、来源原则——把同一机构、组织或个人形成的档案作为一个整体加以管理的原则。
3、全总——一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。
4、档案价值——指档案这一客体对从事社会实践活动的主体所具有的凭证和情报作用，而表现出的有用性和有用程度。
5、档案保管期限表——用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的一种指导性和标准性文件。
6、档案收集——指接收与征集档案及有关文献的活动。
具体而言就是按照国家的有关规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，将分散在各机关、组织或个人手中及散失在社会其他地方的档案，有组织、有计划地分别集中到各有关档案馆（室），实现档案的统一领导和分级管理的活动。
7、档案整理工作——按照一定的原则和方法，把处于相对零乱状态的档案系统起来，以便于保管和利用的工作。
其内容主要有：区分全宗、全宗内档案分类、立卷、案卷排列和编制案卷目录。
8、档号——档案馆（室）在整理和管理档案过程中，以字符形式赋予档案的代号。
主要是表示类别及其相互关系的一组符号，通常包括全宗号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。
9、“八防”措施——指档案管理工作中要做到防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘和防盗。
10、档案信息资源开发——指档案部门根据社会需要采用专业方法和现代化技术，发掘、采集、加工、存储、传输所收藏档案中的有用信息，方便利用者利用，以实现档案的价值和作用。
11、档案提供利用工作——亦称档案利用工作，是档案保管部门以所收藏的文化财富为依据，通过一定的方式和方法，直接提供档案信息，为社会各项事业服务的一项业务活动。
12、档案著录——指在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
13、档案目录中心——指按照一定历史时期、区域、专业系统汇集档案目录信息，以统一的目录体系提供各种档案目录信息服务的工作实体。
档案利用
档案提供利用工作的基础条件
1、完善的档案管理基础性工作； 2、全方位的档案提供利用的立体化渠道 3、适用的利用服务的硬件设施； 4、健全的利用服务的规章制度；
档案提供利用的法律依据和主要内容
（一）档案开放期限 《中华人民共和国档案法》规定： 第十九条 国家档案馆保管的档案，一般应当自形 成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、技 术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于 三十年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到 期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于 三十年，具体期限由国家档案行政管理部门制订 ，报国务院批准施行。
档案提供利用的法律依据和主要内容
（二）公布档案权限
属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的 对国家和社会具有保存价值的档案，其所有者向社会公布 时，应当遵守国家有关保密的规定，不得损害国家的、社 会的、集体的和其他公民的利益。 第二十四条 各级国家档案馆对寄存档案的公布和利用， 应当征得档案所有者同意。 第二十五条 利用、公布档案，不得违反国家有关知识产 权保护的法律规定。
举办档案展览
五、办展工作程序 研究确定展览主题； 选择、征集材料； 深入进行展览内容、展品的研究，拟定展览大纲— —展览纲目，制定展览陈列的具体方案——列出全 部展览陈列品； 对展览格局形式研进行究和设计 ； 进行辅助展品和必要的设计制作； 进行现场安装和布置 展览开展前现场的评估和开展前的准备
档案提供利用的途径和方式
（一）利用途径含义
是指档案馆（室）满足档案用户需求的基本工 作形式。主要包括： 提供档案原件； 提供利档案复制品； 提供档案信息加工品;
档案提供利用的途径与方式
二、档案利用的方式
开设阅览室； 档案外借； 制发档案复制本； 出具档案证明； 提供咨询服务； 印发档案目录； 编写档案参考资料； 举办档案展览，创建爱国主义教育基地； 档案信息上网； 电子档案利用。
档案管理学基础 第10章
• 保证档案登记和统计数据的完整性和及时性是有效开展档案统计的必要前提。 各立档单位和国家档案馆应建立统计制度，将档案统计纳入正常的工作轨道。
３．代表性和科学性
• 档案登记和统计对象的选择要具有代表性。档案登记和统计的目的是通过登记 和统计，获取真实的数据和信息，及时掌握现实的档案管理状态，为科学管理 与决策提供准确的数据和信息支持。
第十章
档案登记和统计
内容提要
本章主要说明和介绍了档案登记和档案统计的相关理论、知识、技能和实 际工作经验。包括：档案登记和统计概述、档案统计原理及步骤、档案登 记的基本形式和内容、档案统计台账的建立、全国档案事业统计年报制度。
第十章 档案登记和统计
第一节 第二节 第三节 第四节 第五节
档案登记和统计概述 档案统计原理及步骤 档案登记的基本形式和内容 档案统计台账的建立 全国档案事业统计年报制度
三、档案登记和统计的意义
科学的档案登记和统计工作意义在于：
（一）保证各项档案管理活动顺利进行的必要条件
• 档案登记和统计贯穿于档案收集、整理、鉴定、保管、检索、利用等各个业务环节， 是及时、准确地了解和掌握各项业务工作开展现状及存在问题的重要信息来源；
• 通过对在档案登记和统计调查中所获得的相关数据的系统整理和分析，档案部门可 以有效掌握档案管理的发展趋势和主要特点，找到现存问题和矛盾的产生原因，从 而为相关档案管理政策的制定、法律法规及标准制度的内容调整等项工作的开展提 供科学的依据。
（二）档案登记和统计的要求
• 档案登记和统计应当符合准确、及时、科学的要求；档案统计的结果应当真实、 准确、完整，支持以可视化方式显示，便于统计分析。具体要求包括：
１．真实性和准确性
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
第十章档案提供利用工作
第一节档案提供利用工作概述
一、含义
档案工作的总目的，是提供档案为社会主义事业服务。
为了实现这个目的必须做一系列的工作，其中直接传递档案信息为党和国家各项工作服务的环节，称为“档案的利用服务工作”，或简称“档案利用工作”，又称“提供利用”。
档案利用工作的基本内容，就是介绍和报道馆（室）藏档案的内容和成分，通过各种方式为利用者实际提供文献材料和情报信息，进行咨询服务。
二、利用工作的地位
档案的提供利用是档案工作为社会主义事业服务的直接手段，它是兼承档案工作内外关系的一个重要环节，在档案工作中占有突出地位。
它是档案工作联系社会的一个窗口，是衡量档案工作好坏的主要标志。
它在一定程度上体现了外界利用档案的需要，对整个档案工作具有一定的检验和推动作用。
总之，它是档案工作中最富有活力的一个环节。
三、注意问题
1．服务思想
（1）全面地为档案用户服务
（2）及时地为档案用户服务
（3）准确地为档案用户服务
（4）有效地为档案用户服务
2．正确处理提供利用与保密之间的关系
提供利用和保密，从根本上来说是一致的。
提供利用时要注意保密，保密是限定了利用的对象和范围，是为了更好地利用。
澄清“利用危险，保密保险”以及“历史档案无密可保”的错误思想。
要认真深入地审定档案内容，根据时间、地点和条件的变化情况，调整档案的密级，逐步扩大开放范围，减少烦琐的批准手续，方便广大利用者的正常利用。
第二节档案提供利用的途径与方式
一、基本途径有
1．提供档案原件
2．提供复制品
3．提供档案信息加工品
二、几种主要的方法有
1．档案阅览服务
2．外借服务
3．制发复本
4．展览与陈列服务
5．制发档案证明服务
6．档案目录信息服务
7．档案咨询
第三节档案用户调研工作
档案用户需求分析是通过一定的方式与方法，在深入调查、掌握用户利用需求的基础上，揭示各类用户的需求特点与规律的一项业务活动。
一、档案用户需求调研的原则
1．客观性原则
2．针对性原则
3．全面性原则
4．服务性原则
二、影响档案用户的主、客观因素
（一）社会因素
1．社会政治因素
2．社会经济因素
3．科学文化因素
（二）档案工作因素
1．档案工作的方针和政策
2．档案管理工作的水平
3．档案利用服务工作的质量
（三）档案用户自身因素对其利用需求的影响
1．档案用户的职业因素
2．档案用户的知识水平
3．档案用户的工作经验
三、档案用户需求的构成
1．学术用户需求
2．实际利用需求
3．普遍利用需求
解决自身的社会或生活问题，如学历、身份、工龄、工资、土地使用权及所有权、房产、山林、家世等方面的问题。
四、几点带规律性的问题
1．受社会因素的影响
2．宣传报道对档案用户需求的影响
3．档案用户需求心理的求便心理
4．档案用户利用档案的行为结果对其以后需求行为的影响
第四节开放档案工作
一、开放档案的含义
开放档案就是将一般可以公开和保密期限满的档案，解除“禁闭”，向社会开放，允许档案用户在履行简便的手续后，即可通过一定的方式，进行开发利用。
《中华人民共和国档案法》规定：国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放。
经济、科学、技术、文化等类的档案向社会开放的期限，可以少于30年，涉及国家安全或者重大利益经及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于30年。
二、开放的意义
1．开放档案是有得于社会进步的新方针，是加快我国政治民主化的一个新步骤。
2．开放档案也是现代档案馆自身发展的一项重大措施。
3．开放档案可以促进档案馆的各项业务建设。
三、开放档案的条件
1．物质条件
2．检索条件
3．制度条件
4．社会档案意识条件
四、开放档案的鉴别
1．确定开放期
2．开放档案鉴别工作的组织领导
成立鉴定小组，经鉴定后，报本级档案行政部门批准后开放；
把握不定的档案，鉴定小组应报本级人民政府审批。
3．档案的解密、降密
依照《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制范围的暂行规定》：各级档案馆保存的涉密档案，其解密工作，由各级国家档案馆负责进行。
一般原则和办法是：
（1）未进馆的1991年1月1日前形成的涉密档案，由各档案形成机关、单位负责解密；对馆藏将满30年的涉密档案，原档案形成者认为仍属国家机密的，应当自该档案届满30年之日前6个月，以文件形式通知有关的档案行政机关或档案馆；过期未通知的，由档案馆进行处置；
（2）1991年1月1日以后形成的涉密档案，未接到保密期限变更通知的，自保密期限届满之日起，即自行解密；
（3）各档案馆保存的经济、科学、文化类的涉密档案，有必要提前向社会开放的，应向档案形成机关发出要求提前解密的通知，有关机关接到通知的半年内应予以答复，否则，档案馆可根据有关办理；
（4）撤销机关的，由承担其职能的单位负责；如无，则由档案馆负责处理。
——凡涉及下属内容的档案，均应控制使用，不可开放。
——凡对社会开放会影响党内团结、党和国家机关工作正常开展，危害国家安全、社会安定，损害国家利益的档案。
——凡对社会开放有损于个人形象、尊严、声誉、人身安全的档案。
——凡对社会开放会影响两党、两国政党关系及其他对外关系的档案。
——凡对社会开放会削弱我国经济实力、科技实力的档
案。
——机关、单位及个人移交、捐赠、寄存档案时明确提出不能开放的档案。
——其他会影响党和国家利益的，不宜对社会开放使用的档案。
五、开放档案公布
1．开放档案的公布权
《中华人民共和国档案法》规定：属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者个人公布；未经档案馆或者有关机关同意，任何组织和个人无权公布。
集体和个人所有的档案，档案的所有者有权公布，但必须遵守国家有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。
2．公布档案的方式
《中华人民共和国档案法实施办法》中规定：
通过报纸、刊物、图书等出版物发表；
通过电台、电视台播放；
陈列、展览档案或其复制件；
出版发行档案史料；
公开出售复制件；
散发或者张贴档案复制件；
在公开场合宣读、播放档案原文等。