公文写作培训讲义资料
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公文写作培训讲义
公文写作培训讲义中标注红色为重点复习内容公文写作培训教程第一章公文写作概述*公文的含义*公文的作用*公文的特点*公文的种类公文的含义*公文是一个国家的统治阶级在管理国家、处理各种公务时使用的书面文字工具。
行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
*在我国的政治活动中，公文有广义与狭义之分。
广义的公文，既包括2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》中所规定的13种公文，以及1996年5月3日中共中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》中所明确规定的14种文件，又泛指机关常用应用文，又称为事务文书。
*狭义的公文，则专指党和国家机关各自规定的正式、主要文种。
公文的发展沿革*1.法规、规范作用。
在我国，全部法律都是以公文的形式制作和发布的，它具有普遍强制人们遵守的法律效力。
*2.领导和指挥管理作用。
在我国，公文是上级领导部门行使职权、对下级实行领导、进行工作指导的主要手段之一。
*3.宣传教育作用。
这种作用主要体现在上级下达的下行文中，而且它和其他形式的宣传媒体，如新闻、消息不同，文件中都会明确表达上级的意愿、要求，有鲜明的宣传导向性。
*4.公务联系和协调作用。
是上下级之间、不同社会组织之间，交流情况、沟通信息的重要手段。
*5.凭据和记载作用。
文书的内容是一个单位有关历史的记载，便于今后查证。
属于契约性的文书明确写明签约双方的权利、义务，如发生诉讼即可成为重要的依据。
公文的特点*公文是社会组织在公务活动中所形成的文字材料，在阶级依然存在的条件下，它必然具有政治性、政策性的特点。
除此以外，与其他文字材料相比它还有如下特点：*1.由特定的作者制成和发布，这是公文制作的主体特点。
即公文的制作者必须具有法律赋予的身份、职责、权力，他们可以在职权范围内制作或发布文件。
如党委系统可以按隶属关系的权限制作、发布党委文件，行政系统的行政机关可以依职权制作发布行政性文件，各类法人可以依其从事的工作业务、经营的范围，制作、发布相应的文件。
公文写作讲义-文档资料
8
4. 印章（公文生效标识）：主办机关印章在 前，每排最多排3个印章，两端不得超出版 心；最后一排如余一个或两个印章，均都 居中排布，印章之间互不相交相切，在最 后一排印章下右空2字标识成文时间。
9
请示： 请示文种是下级机关向上级机关或个人请 求指示、批准、答复、帮助、解决、审核 事项或问题时使用的请求性公文，属于上 行文的一种。
由要抓住实质，切中要害，充分有据。最后用“为此，特请示如下”。 • （2）请示的事项：写明请示要求，请示的事项要符合国家法律、法
规，符合实际，并具在可行性和可操作性。请求事项要具体、明确， 如请求物资要写明品名、规格、数量，请求资金要写明金额。 • 4、结束语（请求的结尾） 请示的结束语固定格式：“特此请示，请 予批准”“以上请示，请批复”、“当否，请批示”、“以上意见是 否妥当，请批示”、“以上请示如无不妥，请批转有关单位执行”。 • 5、落款：发文机关和成文日期（略） • 6、附注：注明联系人和联系电话。现实使用时，很少使用。 • 注意事项：一文一事；一个主送机关；逐级请示、不得抄送下级机关。
12
报告： 报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级 机关询问时用的陈述性上行公文。可分为工作报告、情况报告和答复 报告。
• （一）报告具有以下几个特点： • 1、内容的综合性: 报告是公文中综合性最强的一种，报告不受任何限
止，只要是工作中的事项都可以向上级机关汇报。汇报可一事一文， 也可以一文多事，篇幅可长可短。 • 2、普遍性:所有相对下级都可以用报告形文。 • 3、汇报性:报告属上行公文，具有单向性，一般不需要上级机关的答 复。 • 4、陈述性:报告一般不作理论阐述和重要性的议论。 • 5、沟通性:报告主要是下情上传，以取得上级领导的理解、支持、指 导，减少和避免工作上的失误，推动上级机关决策的科学化、民主化 • 6、时间的不定性:报告的制发不受时间限制，事前、事中、事后均可 以根据实际情况和实际需要进行报告。总体来说，报告具有相对的滞 后性，有“事前请示，事后报告”的说法。
4. 印章（公文生效标识）：主办机关印章在 前，每排最多排3个印章，两端不得超出版 心；最后一排如余一个或两个印章，均都 居中排布，印章之间互不相交相切，在最 后一排印章下右空2字标识成文时间。
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请示： 请示文种是下级机关向上级机关或个人请 求指示、批准、答复、帮助、解决、审核 事项或问题时使用的请求性公文，属于上 行文的一种。
由要抓住实质，切中要害，充分有据。最后用“为此，特请示如下”。 • （2）请示的事项：写明请示要求，请示的事项要符合国家法律、法
规，符合实际，并具在可行性和可操作性。请求事项要具体、明确， 如请求物资要写明品名、规格、数量，请求资金要写明金额。 • 4、结束语（请求的结尾） 请示的结束语固定格式：“特此请示，请 予批准”“以上请示，请批复”、“当否，请批示”、“以上意见是 否妥当，请批示”、“以上请示如无不妥，请批转有关单位执行”。 • 5、落款：发文机关和成文日期（略） • 6、附注：注明联系人和联系电话。现实使用时，很少使用。 • 注意事项：一文一事；一个主送机关；逐级请示、不得抄送下级机关。
12
报告： 报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级 机关询问时用的陈述性上行公文。可分为工作报告、情况报告和答复 报告。
• （一）报告具有以下几个特点： • 1、内容的综合性: 报告是公文中综合性最强的一种，报告不受任何限
止，只要是工作中的事项都可以向上级机关汇报。汇报可一事一文， 也可以一文多事，篇幅可长可短。 • 2、普遍性:所有相对下级都可以用报告形文。 • 3、汇报性:报告属上行公文，具有单向性，一般不需要上级机关的答 复。 • 4、陈述性:报告一般不作理论阐述和重要性的议论。 • 5、沟通性:报告主要是下情上传，以取得上级领导的理解、支持、指 导，减少和避免工作上的失误，推动上级机关决策的科学化、民主化 • 6、时间的不定性:报告的制发不受时间限制，事前、事中、事后均可 以根据实际情况和实际需要进行报告。总体来说，报告具有相对的滞 后性，有“事前请示，事后报告”的说法。
公文写作知识培训讲义
公文写作知识培训讲义第一章公文概述一、含义公文，即公务文书的简称，属于应用文。
公文有广义和狭义之分。
广义的公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。
狭义的公文，是指党政机关处理公务时所使用的公文。
二、分类公文按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。
上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告等。
下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如决定、指示、公告、通知、通报等。
平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文，如函等。
通知、公文纪要有时也可作为平行文。
三、公文的行文关系（一）行文关系，是各级党政机关、各个部门和单位之间的组织关系和业务关系在公文运行中的体现。
机关部门、单位之间的相互关系，一般可分为同一系统上下级之间的相互隶属关系，同一系统的平级机关之间以及同一机关各部门之间的平行关系，不同系统的机关、部门之间不相隶属关系。
行文关系是根据行文单位各处的隶属关系和职权范围确定的。
（二）建立正确的行文关系，遵守必要的行文规则，有助于机关、部门、单位维护正常的领导和管理，避免行文混乱，防止“公文旅行”，克服文牍主义，提高工作效率。
一定的行文关系，规定和约束了公文按照一定的方向运行，通称为行文方向。
行文方向是行文关系的反映。
行文方向分为上行文、平行文和下行文。
公文写作培训讲义(新)
• 常用类型：表彰性通报；批评性通报
第三十页，编辑于星期六：十八点 三十六分。
• 通报类文件格式一般由四部分组成：标题、 主送机关、正文和结尾。
• 重点讲通报类正文的起草。通报类正文一般 包括四部分：引言部分、事实部分、分析及 处理部分、号召及要求部分。
第三十一页，编辑于星期六：十八点 三十六分。
– 也可以单独只有文种：通知
第二十二页，编辑于星期六：十八点 三十六分。
• 举例：
• 通知
• 兹定于2012年2月23日13：00，在公司
总部大会议室，举办理财知识培训讲座。对
理财有兴趣的同志，可自愿参加。
• 特此通知。
•
行政部
•
二○一二年二月二十日
第二十三页，编辑于星期六：十八点 三十六分。
主送机关
– 事情经过 – 2011年6月5日，沈凤公司驾驶员黄涛驾驶
1606#车（辽AF5879）执行沈阳至凤城15： 30分班次营运任务。约14:30，……
第三十三页，编辑于星期六：十八点 三十六分。
• 分析及处理部分。对事实进行分析，提出处 理意见。
– 二、处罚决定 – 根据《直管子公司安全管理制度》第8.1.2项、
第四页，编辑于星期六：十八点 三十六分。
我对公文写作的理解
• 核心思想：把事情说明白就行了
第五页，编辑于星期六：十八点 三十六分。
应掌握的工具
• 国家行政机关公文处理办法（国务院2000 年8月颁布）
• 国家行政机关公文格式（GB/T9704-1999 ） • 标点符号用法 • 内部行政文件作业指导书（ZY-XZ-01）
• 公文用纸订口（左白边）—28mm±1mm
• 公文版心尺寸—156 mmx225mm（不含页码） • 排版规格—一般每面22行，每行排28个字。 • 发文字号—由发文机关代字、年份和序号组成。发文
第三十页，编辑于星期六：十八点 三十六分。
• 通报类文件格式一般由四部分组成：标题、 主送机关、正文和结尾。
• 重点讲通报类正文的起草。通报类正文一般 包括四部分：引言部分、事实部分、分析及 处理部分、号召及要求部分。
第三十一页，编辑于星期六：十八点 三十六分。
– 也可以单独只有文种：通知
第二十二页，编辑于星期六：十八点 三十六分。
• 举例：
• 通知
• 兹定于2012年2月23日13：00，在公司
总部大会议室，举办理财知识培训讲座。对
理财有兴趣的同志，可自愿参加。
• 特此通知。
•
行政部
•
二○一二年二月二十日
第二十三页，编辑于星期六：十八点 三十六分。
主送机关
– 事情经过 – 2011年6月5日，沈凤公司驾驶员黄涛驾驶
1606#车（辽AF5879）执行沈阳至凤城15： 30分班次营运任务。约14:30，……
第三十三页，编辑于星期六：十八点 三十六分。
• 分析及处理部分。对事实进行分析，提出处 理意见。
– 二、处罚决定 – 根据《直管子公司安全管理制度》第8.1.2项、
第四页，编辑于星期六：十八点 三十六分。
我对公文写作的理解
• 核心思想：把事情说明白就行了
第五页，编辑于星期六：十八点 三十六分。
应掌握的工具
• 国家行政机关公文处理办法（国务院2000 年8月颁布）
• 国家行政机关公文格式（GB/T9704-1999 ） • 标点符号用法 • 内部行政文件作业指导书（ZY-XZ-01）
• 公文用纸订口（左白边）—28mm±1mm
• 公文版心尺寸—156 mmx225mm（不含页码） • 排版规格—一般每面22行，每行排28个字。 • 发文字号—由发文机关代字、年份和序号组成。发文
公文写作专题培训讲义(52P)
☆絮絮叨叨 反复强调一个事情
☆自以为是 不查证规范说法、相关规定，凭记忆含糊着说
二、本体论——“解剖”公文 举例： 由理赔专家帮助被保险人与第三方进行调解，并达 成调解协议。
提供全年365天，7*24小时服务（ 7*24小时全天候）
如因特殊原因延误，公司需提前联系客户说明情况。
产品精算部、后援中心、业务管理部等部门要与信 息技术部进行全面对接，对保险产品、业务流程进 行全面测试，确保各业务信息化系统运行通畅高效， 输出内容完整准确。
基本路径：基础—修炼—提升
三、方法论——江湖高手是如何炼成的 1、打基础——笨功夫，回归本真
研读文件、抄文件（公司、保监会、中央） 重温中小学课本（语法、标点、修正符） 涉猎名著（毛选、时评写作十论、尺牍） 模仿、揣摩领导（重视手改稿）
热衷于学技巧、方法，不如扎扎实实做好基本功， 打好基础。
在写作这件事上，文凭并不当然地等于水平 知识不能自然转化为智慧
二、本体论——“解剖”公文
二、本体论——“解剖”公文
二、本体论——“解剖”公文 （二）公文的内容
谁来说 对谁说
说什么 说的话
二、本体论——“解剖”公文
1.谁来说——主体（本位） 无我、忘我
像领导一样思考 站在巨人的肩膀上
二、本体论——“解剖”公文 2.对谁说——明确对象（主送机关）
上行文、下行文、平行文
关于公文写作的一些体会和认识
主
1 引 论——重新认识公文及公文写作
要
内
2 本体论——“解剖”公文
容
3 方法论——江湖高手是如何炼成的
一、引论——重新认识公文及公文写作
什么是公文？ 公文有什么特点？ 如何看待公文写作这件事？
一、引论——重新认识公文及公文写作
☆自以为是 不查证规范说法、相关规定，凭记忆含糊着说
二、本体论——“解剖”公文 举例： 由理赔专家帮助被保险人与第三方进行调解，并达 成调解协议。
提供全年365天，7*24小时服务（ 7*24小时全天候）
如因特殊原因延误，公司需提前联系客户说明情况。
产品精算部、后援中心、业务管理部等部门要与信 息技术部进行全面对接，对保险产品、业务流程进 行全面测试，确保各业务信息化系统运行通畅高效， 输出内容完整准确。
基本路径：基础—修炼—提升
三、方法论——江湖高手是如何炼成的 1、打基础——笨功夫，回归本真
研读文件、抄文件（公司、保监会、中央） 重温中小学课本（语法、标点、修正符） 涉猎名著（毛选、时评写作十论、尺牍） 模仿、揣摩领导（重视手改稿）
热衷于学技巧、方法，不如扎扎实实做好基本功， 打好基础。
在写作这件事上，文凭并不当然地等于水平 知识不能自然转化为智慧
二、本体论——“解剖”公文
二、本体论——“解剖”公文
二、本体论——“解剖”公文 （二）公文的内容
谁来说 对谁说
说什么 说的话
二、本体论——“解剖”公文
1.谁来说——主体（本位） 无我、忘我
像领导一样思考 站在巨人的肩膀上
二、本体论——“解剖”公文 2.对谁说——明确对象（主送机关）
上行文、下行文、平行文
关于公文写作的一些体会和认识
主
1 引 论——重新认识公文及公文写作
要
内
2 本体论——“解剖”公文
容
3 方法论——江湖高手是如何炼成的
一、引论——重新认识公文及公文写作
什么是公文？ 公文有什么特点？ 如何看待公文写作这件事？
一、引论——重新认识公文及公文写作
公文写作培训班讲义(精要)
。
格式规范
遵循公文写作的格式和排版要求。
简洁明了
使用简洁、准确的词汇，避免冗余和重复。
专业形象
注意语法、拼写和用词，提升公文的专业形象。
3 机构声誉
高质量的公文写作能够树立机构的形象，增强信任和口碑。
公文写作的基本要素
清晰结构
明确的开头、主体和结尾，使公文逻辑清晰易懂。
准确用词
使用准确、简洁的词汇，避免模糊和歧义。
正确格式
遵循公文格式，包括标题、日期、正文等要素。
详实内容
提供完整的信息，包括背景、目的、方法和建议等。
公文写作的常见问题
公文写作培训班讲义(精要)
在这个培训班中，我们将探讨公文写作的重要性、基本要素、常见问题和技 巧。通过实例分析，帮助您提高公文写作能力。让我们一起来掌握这一关键 技能吧！
公文写作的重要性
1 沟通效果
优秀的公文写作可以确保信息传达准确清晰，达到预期效果。
2 职业形象
通过专业的公文写作展现自身的专业素养和组织能力，提升职业形象。
1 冗长文笔
过长的句子和复杂的措辞影响读者理解和记 忆。
2 信息不明确
缺乏清晰的结构和重点，容易引起误解。
3 语法错误
拼写、标点和语法错误会降低公文的专业形 象。
4 排版不整齐
格式混乱、字体颜色不一致等排版问题影响 阅读体验。
公文写作的技巧
1
明确目标
明确公文的目标和受众，有针对性地撰
简洁明了
2
写。
避免冗长句子和累赘词语，保持简洁明
了。
3
审慎修改
反复审阅和修改公文，确保内容准确无 误。
实例分析
合同书写作
探讨合同书写作的注意事项，如条款明确、格式统 一等。
格式规范
遵循公文写作的格式和排版要求。
简洁明了
使用简洁、准确的词汇，避免冗余和重复。
专业形象
注意语法、拼写和用词，提升公文的专业形象。
3 机构声誉
高质量的公文写作能够树立机构的形象，增强信任和口碑。
公文写作的基本要素
清晰结构
明确的开头、主体和结尾，使公文逻辑清晰易懂。
准确用词
使用准确、简洁的词汇，避免模糊和歧义。
正确格式
遵循公文格式，包括标题、日期、正文等要素。
详实内容
提供完整的信息，包括背景、目的、方法和建议等。
公文写作的常见问题
公文写作培训班讲义(精要)
在这个培训班中，我们将探讨公文写作的重要性、基本要素、常见问题和技 巧。通过实例分析，帮助您提高公文写作能力。让我们一起来掌握这一关键 技能吧！
公文写作的重要性
1 沟通效果
优秀的公文写作可以确保信息传达准确清晰，达到预期效果。
2 职业形象
通过专业的公文写作展现自身的专业素养和组织能力，提升职业形象。
1 冗长文笔
过长的句子和复杂的措辞影响读者理解和记 忆。
2 信息不明确
缺乏清晰的结构和重点，容易引起误解。
3 语法错误
拼写、标点和语法错误会降低公文的专业形 象。
4 排版不整齐
格式混乱、字体颜色不一致等排版问题影响 阅读体验。
公文写作的技巧
1
明确目标
明确公文的目标和受众，有针对性地撰
简洁明了
2
写。
避免冗长句子和累赘词语，保持简洁明
了。
3
审慎修改
反复审阅和修改公文，确保内容准确无 误。
实例分析
合同书写作
探讨合同书写作的注意事项，如条款明确、格式统 一等。
公文写作技巧培训讲义(PPT 51张)
播，只写清时间、地点、到会人员和议题就行了。
批转、发布性通知针对批转、转发的文件或发布的行政规章、 管理规章而发的，通知是正件，原文件成了附件。 任免通知写法极为规范单一，只须简明扼要写任命或免职的 根据和内容，有的写清任期、聘期和待遇。
事项通知与通告、启事相似，但用法不同。
2019/2/21
31
2019/2/21
渡“现把有关事项通知如下”或“故特作如下通知”。
第二层写通知的具体内容。要写明通知的各个事项，在
工作性通知中写明具体工作任务、完成任务的保障、时 间要求、人力组织要求等。内容较多可以分层写，也可 以分序号写。按照工作程序，这样符合办事规律。
2019/2/21
会议通知的写法比较简单、灵活，写清开会的原因、目的、 会议名称、主要议题、到会人员、会议报到时间和地点、需 要准备的材料等。机关内部小型会议通知在单位内张贴或广
2019/2/21
精确、简练
对比两种说法： 对于项目管理人才的需求每年都在增加
对于项目管理人才的需求以每年20%的速度增长
2019/2/21
公文语言的词汇
称谓语：
称与对方有关的事物常用“你” 、“贵”； 称与自己有关的事物常用“我”、“本”； 间接称呼有关的人或单位常用“该”。
起首语
3）请示结语：妥否，请批示。
2019/2/21
27
关于组团赴美检验引进设备的请示
省人民政府： 我局2008年1月与美国纽约市××设备公司签订过一项引进对方设备的合同 。合同中有我方需组团赴美检验拟引进设备质量的条款。今美方电邀我局组团赴 美履约。 经研究，我局拟派以黄××局长为团长的代表团一行五人于2008年7月中旬 赴美。预计赴美检验考察时间需20天，所需外汇由我局按有关规定自行解决。 妥否，请批复。 附件：1. 合同1份 2. 美方邀请电（或邀请函） 3. 赴美代表团成员简况 4. 赴美经费预算 ××省外资局 2015年5月8日 （…………）
公文写作培训讲义(PPT 58张)
从企业的角度看
它是领导水平的客观反映；是塑造单位良好形像的对外窗口；是体现工 作效率和质量的真实写照。
从个人的角度看
它是我们的必修课也是从事好机关工作的必备技能
为什么要学习公文写作？
•美国学者约翰· 奈斯比特在《大趋势——改变我们生活 的十个方向》一书中说，“在工业社会向信息社会过 渡中有五件最重要的事应该记住，而其中的一件就是 在这个文字密集的社会里，我们比以往任何时候都需 要具备最基本的读写技能，首先就是足以应付日常工 作和生活所需的写作能力，也就是应用写作能力” 。 •“笔杆子，枪杆子，革命要靠两杆子。”
那么我们该如何避免这些问题呢？
我们要牢记“文章不厌千回改”
“没有最好，只有更好。”任何文章都 不可能达到绝对的好，而只能是通过不断的 推敲、打磨，一次比一次更好。
那么我们该如何避免这些问题呢？
“千回改”当然不是说文章要永无休止地改下 去，而是说完稿后要仔细斟酌、润色，直到能过确 保收文人满意为止，这不像以个人名义写文章，咱 们说行了就行了，别人不会说半个“不”字，而机 关文稿多数是一人执笔、大家参与，大家都说行才 行，很少有一次能成功的。
那么我们该如何避免这些问题呢？
只有做好这些，才可能写出一篇好的文 稿，只有改变思想，真正把自己站位提升到 全段的层面，替段着想，才可能把工作做好 。
公文格式
公文的结构，总的来看包括以下两个部分：
公文的外部形式： ——格式，即国家标准规定的固定格式。
公文的内部组织：
——内容，即公文的主体部分。
公文写作讲义
概 述
写作是思维的表达，是思维能力的表现。
公文
公务文书：
是指法定机关为公事所用的文本。是国家机关、社会 组织和团体行使职权，办理公务所使用的文书。
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案例： 关于印发《长沙先导创业投资有限公司投资决策委员会议事规 则（试行）》的通知
请示的写法
适用范围：请示适用于向上级机关请求指示，批准的事项。 特 点：呈请性、单一性、预先性、期复性
批准性请示：即按法定权限，报请上级批准；
类 别
答复性请示：即请上级对其制订的政令、法规、规章 制度中个别条文作出解释； 裁决性请示：即对一些有争议的事，需要上级裁决所写的请示。
部门协同处理或备查。经办部门（公司）依示办妥所请求事项后，应
将签呈交行政人力资源部编定档号，依其类别归档。签报内容不宜为 公众周知者，应指定专人专案签办。
0.5个工作日 1个工作日 1个工作日 0.5工作日
行政专员将签报正稿和拟办、会签、会审呈董事长， 董事长秘书 如采用OA则不需经过该节点 签收 由董事长进行审批 审批意见
8反馈
行政人力资源部文档专员向相关人员反馈审批意见
签收表
0.5个工作日
9督办
行政人力资源部总助、董事长秘书督办
督办情况
签报注意事项
4
通告
通知
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关 的公文，传达要求下级机关办理和有关单位周知或者执行的 事项，任免人员。
5
6
通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
序号 7 8 9 10 11 12 13
文种 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要
非正式（非法定、准公文）
指社会各行各业共同使用，但又非法定的公文，即：日常公文。 主要是日常使用的、未经正式公文形式印发，不起直接效用的公文，通常称为 “准公文” 。日常公文种类繁多，如：计划、总结、调查报告、会议、电话记录、 合同、协议书、介绍信、证明信、法规、规章（守则、细则、办法）等。
结论：公文=正式（法定）公文+非正式（非法定、准公文）=通用公文——广义公文概念
案
例：1、总裁办公会议纪要
2、专题会议纪要
（三）公文写作常见的问题
1、文种使用不当 2、格式不规范：公文文头不规范；标题冗长、混乱、残 缺不全；主送机关排列混乱；结构层次序数混乱；附件 不符；主送、抄送单位不正确 3、行文规则混乱：越级行文、多头行文、请示一文多事、 党政不分 4、提法不当 5、 名称表述混乱： 公文中的人名、地名、单位等名称 表述混乱主要有：一是同一名词在一篇公文中数次出现 时表述不一致。二是排名次序混乱。三是随意用简称。
1、 内部签报主要用于公司职能部门、子公司向公司领导请示、 报告工作。内部签报分为请示件和报告件。请示件用于向公司领导请 示工作，需要公司领导批示的事项；报告件用于报告需要公司领导阅 知的事项。“请示”应当一文一事,“报告”中不得夹带请示事项。 2、除领导直接交办的事项外，“请示”、“报告”不得直接送 公司领导本人，而应通过控股公司行政人力资源部按照公文处理程序 呈报。 3、经办人要依示办理，凡与会办部门有关的，应复印分送会办
功能：领导和指导、规范和准绳、宣传和教育
2、交流信息的重要载体。公文有一个重要的作用是交 流信息，这也是它的基本功能。交流信息，一方面是 上情下达，一方面是下情上达，另一方面是友邻单位 互通情报。
3、凭证和依据作用。公文具有明显的凭证和依据作用。 上级发布的下行文，是下级开展工作的依据；下级上 报的公文，是上级决策的依据；单位自己制作的公文， 是自己履行职能、开展工作的真实记录和凭证。
性质 法规性 呈报性 请示性 批示性 指导性 商洽性 告知性 告知性 指导性
用
途
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人 民代表大会常务委员会提请审议事项。 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询 问。 适用于向上级机关请求指示、批准。 适用于答复下级机关的请示事项。 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题请求批 准和答复审批事项。 适用于记载、传达会议情况和议定事项。
《长沙先导投资控股有限公司关于印发<文件处理暂行办 法>、<印章管理暂行办法>的通知》（长先控发[2009]30号 ）
二、公文种类
正式公文 按使 用范 围分
非正式公文 上行文
公文
按行 文关 系分
平行文 下行文
（一）按使用范围分
正式公文
序号 1 2 3 文种 命令（令） 决定 公告 性质 指令性 法规性 决策行 指挥性 告知性 公布性 知照性 批示性 指示性 告知性 告知性 指导性 用 途 适用于依照有关法律发布行政法规和规章；宣布施行重大强 制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及 人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
请示与报告的区别：1、行文目的不同：答复与否的区别；2、呈报时间 不同：事前请示，事后报告；3、内容要求不同：一文一事和一文多事。
报告的写法
适用范围：陈述性上行公文，适用于下级机关向上级 机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。目的是 为上级机关了解情况、做出决策提供依据。 特 点：呈述性、汇报性、告知 性
（二）常用文种写法
• 通 知
•
• • •
请
报 函
示
告
会议纪要
通知的写法
适用范围：一是批转下级机关的公文；二是转发上级 机关和不相隶属机关的公文；三是传达要求下级机关办理 和需要有关单位周知或执行的事项；四是人事任免。 特 点：时效性、执行性、知照性、指示性
指示性通知 知照性通知
类
别
颁转性通知，包括发布、转发、批转 任免及聘用通知
2、主送机关
格式：各部门、子公司；各区县市，市直有关单位 注意事项：除普发性公文外，一份公文只能选择一个主送机 关，不能“多头主送”，尤其是上行公文和特指性公文
3、正文的写法： 一般含引叙、主体、归结三部分
引 叙：行文的缘由、依据 。 主 体：根据引叙部分的 目的，例举材料、事实，申诉观点，叙述事理。 归 结：简要归纳本文意图、要求。结尾语词规范。
1、标题：会议名称+文种（ 总裁办公会议纪要）、内容+文种 （关于× × × × 问题的会议纪要） 2、导言：应写明会议概况，包括时间、地点、届次、出席和列 席人员、主持人、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等 ； 3、正文：是纪要的中心部分，反映会议的主要精神、讨论意见 和议决事项等。根据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有以下 几种写法：集中概述法（常用于专题会议）、分项叙述法（常用于总 裁办公会议）、发言提要法（适合于座谈会、民主生活会等）
适用范围：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问 和答复问题，请求批准和答复审批事项。 特点：适用范围非常广，简洁明了 常用语句：专此致函、特此函复等 注意事项：1、与请示的区别；2、写作时的口吻
案
例：关于请及时拨付注册资金的函
会议纪要的写法
适用范围：总裁办公会、重要专题会议 特 点：综合性、指导性、备考性 格式要求：参见公司文件专用格式 写 法：
6、时间表述含糊：用时间代名词而不用具体日期、年份 随意省略、年份不使用公元纪年 7、用词不当：词义误用、生造词语、词语使用不当、滥 用模糊词语 8、不符合语法：成分残缺、成分多余、搭配不当、语序 不当 9、 数字使用不统一：数字概念不清楚、数字概念不准 确、数字书写形式不统一
四、公司文件办理流程
综合性报告（反映全面情况，如公司年度工作报告，一
般包括取得的成绩，存在的问题，下一步打算三部分） 情况性工作报告
类 别
专题性报告
答复性工作报告 报送文件物件的报告
专题性报告的作用：反映某项工作、某个问题、某一件事情、某一情况， 对某项工作做出专题汇报，也用于答复上级机关的询问，须一事一报。
函的写法
•
• •
签报办理流程
发文办理流程 收文办理流程
（一）签报办理流程
部门/子公司 行政人力部 相关部门/ 子公司 相关高管 董事长
呈报阶段 会签阶段
呈 报
收 文
Y Y
拟 办
N
会 签
N
会 审
审批阶段
呈 报
审 批
反馈阶段
反 馈
督办阶段
督 办
签报流程节点说明
节点
1呈报 2收文 3拟办 4会签 5会审 6呈报 7审批 签报正稿 拟办意见 会签意见 签报正稿和相 关意见 签报正稿和拟 办、会签、会 审意见 审批意见
（四）公司文件的执行标准
《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号） 《国务院办公厅关于实施<国家行政机关公文处理办法> 涉及的几个具体问题的处理意见》（国办函(2001)1号 ） 《湖南省行政机关公文处理办法》
（湘政发（2001）18号）
《长沙市人民政府办公厅关于印发〈长沙市人民政府公 文处理规定（试行）〉的通知》（长政办发〔2002〕28号）
输入文件
主要工作及责任者的描述
部门/子公司将需控股公司审批的事项，由部门/子 公司负责人及相关人员签字后，按规定格式呈报 行政专员对部门/子公司纸质签呈进行登记，如采 用OA则不需经过该节点 行政人力资源部总助提出拟办意见 相关责任部门会签意见 相关高管会审
输出文件
签报正稿
时 限
拟办意见 会签意见 会审意见
（一）公文的特点
• 具有法定效力。法律赋予了行政公文的庄严权力。 在某一行政公文的覆盖范围内的任何机关或个人 均须遵照执行，不得违抗。 • 具有规范体式。行政公文具有规范的语体与格式。 它的语言风格与格式都是严格的，任何机关在撰 写公文时，必须遵照它的有关语体格式，不得花 样翻新。 • 是依法行政的工具。它的性质是一种特殊的工具， 是国家机关在公务活动使用的工具，运用此种工 具，对社会进行有效的管理。