档案管理办法

档案资料管理办法为加强对公司档案资料的收集、保管、移交工作，有效地保护和利用档案资料，充分发挥档案资料在管理活动中的作用，根据《山东省档案条例》、《****单位档案分类编号规则》、《国家档案局10号令企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》、《国家重大工程建设项目文件归档范围和保管期限规定》及有关法律、法规，结合本公司实际情况，特制定本办法。

第一章总则一、本办法所指档案资料是公司管理区域内进行管理活动中形成的具有查考保存价值的各种文字、图表、声像等历史记录。

本公司档案主要包括文书档案、会计档案、基建档案、物业及物业服务档案、设备档案。

二、本办法由综合办公室负责组织实施，各部门指定专人负责本部门的档案收集、保管、移交工作。

三、档案资料实行归口管理。

文书档案由办公室负责归档，会计档案由财务科负责归档，基建档案（包括基地维护维修项目）由工程部资料室负责归档，与物业服务有关的档案由物业服务综合科负责归档，设备档案由设备运行维修科负责归档。

四、本办法由综合办公室负责解释，自发布之日起执行。

第二章归档要求和时间一、归档条件文件材料转化为档案必须具备三个条件：（1）办理完毕的；（2）对日后实际工作有一定参考价值的；（3）经过系统整理的。

二、归档要求（一）凡是归档的文件材料需保持文件材料的有机联系，并做到完整、准确、系统；以项目为单位进行归档的文件材料应全面、成套，记述和反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程；真实记录和准确反映项目建设过程和竣工的实际情况，图物相符，技术数据可靠，签字手续完备。

（二）归档文件应为原件。

如果因某种原因不能原件归档的，应按规定将具有凭证作用的复印件归档。

即在复印件上加盖原件单位的公章。

原件要用于其它案卷时，本卷可注明原件在何处并加盖立卷单位的印章。

（三）归档文件一般一式一份。

凡是重要的、利用频繁的、有专门需要的可适当增加份数。

（四）在归纸质文件的同时也应将电子文件（光盘）一式两份归档。

（五）数码照片应刻录在不可擦写光盘上保存归档，同时还须冲印出6英寸纸质照片与说明一并整理归档。

（六）归档的文件材料要字迹清楚，图面整洁，不得用易褪色的书写材料书写、绘制。

（七）各部门应配备立卷归档工作需要的档案收集管理人员，并列入其个人工作职责，按规定做好部门有关文件资料的立卷归档和移交工作。

（八）档案移交时应填写档案移交目录，档案移交目录随档案一起存档。

在填写移交目录时，基建项目档案移交目录（附件1）以每个项目为单位，文书档案移交目录（附件2）以“件”为单位，按照附表中各项的先后顺序，依次填写移交目录，移交目录一式二份，一份移送单位留存，一份接收单位留存。

三、归档时间（一）基建档案1.在项目施工过程中几个部门共同负责的，由分管部门负责其分管阶段全部文件的收集、积累、整理，填写移交目录并交由资料室暂存，在整个项目结束后由工程部资料室进行项目资料的整理归档。

2.相关部门应在项目实体完成后三个月内将项目文件汇总整理；有尾工的应在尾工完成后及时归档。

即：在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。

3.外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱设备验收或接收后即时登记，安装调试后整理归档。

（二）文书档案各部门资料员将本年度文书档案整理归档并填写移交目录于次年3月份之前统一由综合办公室审核。

临时可归档的文书档案等可随时填写移交目录交由综合办公室归档。

（三）会计档案当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计部门保管一年，期满之后，由财务科编制移交清册，直接移交局档案馆统一保管。

（四）其他档案磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档（一周内），随时、不定期向归口管理部门移交归档。

第三章各部门资料归档范围一、工程部（一）建设项目档案：1.可行性研究、任务书：1.1项目建议书及报批文件；1.2可行性研究报告及其评估、报批文件；1.3项目评估（包括借贷承诺评估）、论证文件；1.4环境预测、调查报告、环境影响报告书和皮肤；1.5设计任务书、计划任务书及其报批文件；2.设计基础文件：工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘查记录、化验实验报告等；3.设计文件：总体规划设计、方案设计、初步设计及其报批文件、技术设计、施工图设计、技术秘密材料、专利文件等；4.项目管理文件：4.1征地、移民文件、征用土地申请、批准文件、红线图、坐标图、行政区域图；4.2建设前原始地形、地貌的状况图、照片；4.3施工执照；4.4概算、预算管理、差价管理文件；4.5招标文件审查、技术设计审查、技术协议招标投标、承发包合同协议；4.6中标通知书；4.7合同谈判纪要、合同审查文件、合同书、合同变更文件；5.建筑施工文件：开工报告，建筑材料实验报告，图纸会审纪要，施工定位测量，土（岩）试验报告，基础、处理、基础工程施工图，施工日记、大事记，工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录，事故处理报告，隐蔽工程验收记录，交工验收记录证，施工工期检验评定，竣工报告，竣工验收报告，竣工图等，设备及管线安装施工文件，电气仪表安装施工文件；6.监理文件：施工监理文件、资料，监理合同协议，监理大纲，监理规划，细则及批复等；7.财务、器材管理文件：工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明等；8.竣工验收文件：项目竣工验收报告，工程设计总结，工程施工总结，工程监理总结，项目质量评审文件，工程审计文件、材料、决算报告，环境保护、劳动安全卫生、消防、规划等验收审批文件，竣工验收会议决议文件，验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件，项目评优报奖申报材料、批准文件及证书等。

（二）维修工程项目档案：维修方案，施工队伍、材料及设备考察报告，维修工程和设备、材料采购的招标文件，维修工程的施工项目，设备及材料采购等合同，维修工程现场施工日记、检查记录，维修工程竣工验收报告，维修工程结算报告，维修工程的竣工资料。

二、物业服务综合科（包括服务处）（一）物业基础资料：1.所辖物业产权证及相关资料；2.所辖物业的水、电、气等网线及相关设施改动资料；3.物业服务项目考察报告、向公司投标领导小组汇报会议纪要、投标文件、中标通知书、合同、合同会签单。

（二）物业入住期档案：1.业主权属档案资料：房屋产权证、业主住户入住通知、购房合同复印件等；2.个人资料：业主住户身份证、户口本复印件、家庭成员登记、业主公约、租住户登记表等。

（三）日常物业管理期档案：1.物业运行记录档案：包括建筑物运行记录档案和设施设备运行记录档案；2.物业维修维护记录档案：包括建筑物维修维护记录档案和设施设备维修维护记录档案；3.物业服务记录档案：包括小区及共用设施清洁服务记录、小区安全巡视记录、小区业主装修管理服务记录、小区增值服务记录、社区活动记录及服务与投诉管理记录等。

3.房屋租赁档案：包括房屋租赁市场调查报告、房屋租赁方案、拟承租人员登记表、房屋租赁合同会签单、房屋租赁合同等。

三、设备运行维修科（包括电梯维保部、维修联动部）1.购置设备的请示与批复，设备购置申请单；2.设备仪器投标书、评标开标文件、中标通知、合同、出厂质量合格证明；3.设备、材料装箱单、开箱记录、工具单；4.非标准设备：总图、制造图、设计变更通知（指专用设备）；5.通用设备：装机图、零件图、安装使用维护说明；6.电气设备：系统原理图、供电系统图、盘箱设备、布置与接线图、配线图与管线图；7.安装调试记录；8.操作规程、事故分析鉴定文件材料、事故处理报告；9.检修记录、大中修总结、历次修改补充的图纸及修改说明；10.安装图、装配图、零件图、复制底图（底图与蓝图一致）；11.设备成套图纸；12.设备运行记录；13. 电梯维保维保记录资料。

四、财务科（一）凭证类：1.原始凭证；2.记账凭证；3.工资表；4.发票存根。

（二）账簿类：1.总账；2.明细账3.一般日记账；4.辅助账簿；5.现金和银行存款日记账；6.固定资产卡片。

（三）报告类：1.月、季度财务报告；2.年度财务决算报告；3.住房公积金表。

（四）财务资产管理类：1. 有关财务、资产管理工作的规定、办法、制度、通知等；2.有关经费管理的规定、办法；3.本单位会计处理问题的请示、批复、函等；4.财务决算的请示、批复、通知；5.财务会计基础工作的文件材料；6.项目资金、公积金管理办法；7.有关建立企业会计制度的请示、批复；8.申请资金的请示、批复；9.申请贷款的文件材料；10.固定资产的新增、报废、调拨材料；11.本单位财务管理工作的计划、总结；12.年度财务报表；13.有关成本、价格、费用的收取意见、请示、批复、通知；14.资产评估报告；15、本单位有关资产处理的请示、批复、报告、通知；16、资产分割协议、表；17.有关清产核资的文件材料。

（五）其它类：1.银行余额调节表；2.银行对账单；3.发票（收据）存根联和登记；4.清产核资形成的重要材料5.资产评估材料；6.股权设置及分红情况。

五、市场部：物业服务市场、电梯维保市场及其他对外拓展业务调研考察报告、向公司投标领导小组汇报的会议纪要、投标书、中标通知书、合同、合同会签单。

六、职工食堂：职工食堂管理制度、食品安全会议记录、食品卫生工作总结；从业人员健康证、培训记录，原料出入库记录、验收单；餐具消毒记录、卫生检查记录、处罚记录；承包合同等。

七、安全保卫科1.有关安全管理的规定、办法、条例等；2.有关安全技术管理的请示、批复、报告等；3.安全管理方面的会议记录、会议纪要；4.安全管理会议材料请示、批复、通知、日程、报告、讲话、总结、决定、纪要等材料；5.安全技术管理的规划、计划、总结；6.安全教育材料；7.安全管理检查、整改通知等；8.安全事故、交通事故的调查报告、处理结果等；9.开展安全生产竞赛活动材料；10.重大事故处理的请示、鉴定报告、批复、分析处理材料、事故通报等；11.防洪、防汛等防灾方面的文件材料；12.防暑降温方面的文件材料；13.表彰安全工作先进集体、个人的决定、通知材料；14.施工项目安全质量检查的处罚、奖励的通知；15.安全目标责任书；16.公司成立安全工作委员会、安全事故调查小组的文件；17.公司制定的劳动保护制度、规定、办法等；18.有关劳动保护的请示、报告、批复、通知等；19.公司工伤人员伤残鉴定材料；20.公司安全生产许可；21.消防工作形成的文件材料；22. 公共秩序维护工具领用、维修、报废记录表；23.公共秩序维护事件处理记录；24.带班员查岗记录、交接班记录、巡逻记录、签到表；25.来访人员登记表、搬运放行记录登记表；26.车辆进出登记表、异常车辆进出登记表；27.集体户口人员的户籍档案管理材料。

八、人力资源科1.上级关于人事工作的指示、决定、通知；2.本单位制定的关于人事工作的各种条例、制度、措施、方案、办法等；3.人事任免的请示、批复、通知；4.委派董事、监事的文件；5.干部调配、人事调动等材料；6.职工办理退休、退职、扶恤死亡等有关材料；7.表彰奖励的决定、通知等；8.院校毕业生报到证、分配介绍信存根、转正定级通知、请示、批复材料及职工调动介绍信存根、本系统内部干部调配介绍信存根等；9.职称评定、奖惩、考核等材料；10.本单位职工出境审批手续材料；11.各类职业资格考试材料；12.干部名册、干部统计年报表、各类专业干部统计报表、职工名册；13.职工年度考核材料；14.本单位人事工作会议纪要、记录、计划、总结、方案等；15.其他有关人事工作的文件材料；16.上级关于劳动工资方面的指示、决议、通知等；17.薪酬调整、改革的方案、请示、批复、报告；18.上级及本单位召开的有关薪酬方面的会议记录、纪要、决议等；19.本单位劳动工资方面的规定、办法、通知等；20.上级及本单位下达的年度工资总额计划的通知；21.关于职工晋升工资、奖励工资、享受特殊待遇方面的决定、请示、批复等；22.职工录用、调动、劳动保护等方面的方针、政策、规定、待遇等；死亡、抚恤、工伤、遗属等方面的规定、指示、决定、请示、报告及批复、合同、协议等；23.职工名册，工资、薪酬、劳动管理的各种统计报表；24.职工工资转移存根；25.职工工资通知单；26.有关劳动工资方面的资料、汇编；27.本单位职工绩效考核材料；28.社会保险、失业保险等工作的指示、决定、通知；29.本单位加入社会统筹的请示、批复及人员名单；30.其他有关劳动工资和社会统筹的文件材料；31.上级及本单位关于教育培训工作的制度、规定、办法、决定等；32.本单位职工学历教育、技能培训、业务培训等方面的计划、规划、通知等；33.本单位职工教育培训工作的统计报表；34.本单位职工教育培训工作的总结；35.其他有关教育培训工作的文件材料。