一些实用文体格式

通知

通知的格式,包括标题、称呼、正文、落款。写通知一般采用条款式行文,可以简明扼要,使被通知者能一目了然,便于遵照执行。

①标题:写在第一行正中。可只写“通知”二字,如果事情重要或紧急,也可写“重要通知”或“紧急通知”,以引起注意。有的在“通知”前面写上发通知的单位名称,还有的写上通知的主要内容。

②称呼:写被通知者的姓名或职称或单位名称。在第二行顶格写。(有时,因通知事项简短 ,内容单一,书写时略去称呼,直起正文。)

③正文:另起一行,空两格写正文。正文因内容而异。开会的通知要写清开会的时间、地点、参加会议的对象以及开什么会,还要写清要求。布置工作的通知,要写清所通知事件的目的、意义以及具体要求与作法。

④落款:分两行写在正文右下方,一行署名,一行写日期。署名在前,日期在后。

邀请函

邀请函的结构通常由标题、称谓、正文、敬语与落款五部分组成。

标题。一般只写文种“邀请函”即可,字号比通常标题要略大一些。有时也可以加“事由” ,如“关于参加研讨会的邀请函”。有时还可包括个性化的活动主题标语,如“沟通无限中部六省城市信息化高级论坛邀请函”。

称谓。就是对邀请对象的称呼。要顶格写受邀单位名称或个人姓名,后加冒号。要写明对方姓名、职务、职称、学衔。也可以用“同志”、“经理”、“教授”、“先生”、“女士”、“小姐”称呼。通常还要加上“尊敬的”之类定语。

正文。就是邀请函的主体。头可向被邀请人简单问候,位置在称谓下一行,空两格。接着写明举办礼仪活动的缘由、目的、事项及要求,写明礼仪活动的日程安排、时间、地点,邀请对象以及邀请对象所做的工作等,并对被邀请方发出得体、诚挚的邀请。若附有票、券等物也应同邀请函一并送给邀请对象。有较为详细出席说明的,通常要另纸说明,避免邀请函写得过长。

敬语。末尾一般要写常用的邀请惯用语。如“敬请光临”、“敬请参加”、“请届时出席”之类的敬语。有些邀请函可以用“此致敬礼”、“顺致节日问候”等敬语。

落款。署上邀请单位名称或发函者个人名称,署上发函日期。邀请单位还应加盖公章,以示庄重。

其次就是形式上的要求。邀请函的形式要美观大方,不可用书信纸或单位的信函纸草草了事,而应用红纸或特制的请柬填写。

注意的事项:1.“邀请函”三字就是完整的文种名称,与公文中的“函”就是两种不同的文种,因此不宜拆开写成“关于邀请出席×X活动的函”。

2.被邀请者的姓名应写全,不应写绰号或别名。在两个姓名之间应该写上“暨”或“与”,不用顿号或逗号。网上或报刊上公开发布的邀请函,由于对象不确定,可省略称呼,或以“敬启者”统称。

3.严格遵守写作格式,称谓、邀请事由、具体内容、活动时间、活动地点、相关事宜、联系方式、落款等就是必不可少的部分,不能丢漏信息。

4.邀请事项务必周详,使邀请对象可以有准备而来,也会使活动举办的个人或单位减少一些意想不到的麻烦。

5.邀请函须提前发送,使受邀方有足够的时问对各种事务进行统筹安排。

书信

一般的书信由六个部分构成。这六个部分就是:称呼、问候、正文、祝颂语、署名、日期。

(1)称呼

写一封信,先要把收信人的称呼顶格写在第一行,然后,再在后面加上冒号,表示下面有话要说。

(2)问候语

问候语要写在称呼的下一行,空两格。它可以独立成为一段。

(3)正文

正文一般分为连接语、主体文、总括语三个部分。每一个部分开头都应另起一行,空两格落笔。

(4)祝颂语

祝颂语就是表示致敬或祝贺一类的话,另起一行,空两格写:如“祝”“祝您”“敬祝”等。另外,在写“身体健康”与“学习进步”等一类表示具体祝愿的话语时,一般要另起一行顶格写。

祝福语与署名之间空一行！

(5)署名

写完信之后,在信的右下角写上发信人的姓名叫做署名。在署名的前面一般还可以加上合适的称谓,如“您的同学”、“需要帮助的**”等。

(6)日期

写信的日期另起一行,靠右。

招领启事

招领启事就是指拾到东西后寻找失主前来认领的一种应用文书。

招领启事主要包括标题、正文、落款三部分内容:

1.标题。在第一行中央写上“招领启事’招领皮包”等字样,字体稍大于正文。

2.正文。一般来说,在招领启事中只写拾到东西的名称,以及失主到何地、找何人认领。所拾东西的时间、地点、数量、特征等具体情况留待失主认领时核实,以防止她人冒领。(若有钱,不可说具体数目)

3、落款。写清招领启事的单位名称或个人姓名,并在其下方标明发布招领启事的日期。

单据样本

条据就是日常生活中经常使用的简便应用文。一般分为单据与便条两种。单据包括借条、收条、领条、欠条、汇款单、取存款单等;便条包括请假条、留言条、托事条等。

单据的基本格式与写法包括名称,正文、署名与时间几部分。

①名称:单据的名称,如借条、收条等写在第一行的中间,也可不写名称,在第一行空两格写。“借到”或“收到”等字样,另起一行写正文。

②正文:正文就是单据的主要部分,要写明事由或事实。如借条要写明谁借什么,数量多少, 何时归还等。单据涉及物品的,要写清物品名称、数量、质量或规格;涉及款项的,一般要写明收、领、借的原因。单据上的物品与款项的数字一般要用大写汉字:壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万。如果就是现金,在数字后还要写上“整”,表示到此为止,以防添加篡改。

③署名:署名应就是亲笔签字的真实姓名。重要单据姓名前要写清单位或地址,签名后还要盖章,以示负责。

④时间:立据的时间要写清,包括年、月、日。

单据写成后,不得涂改;如有涂改必须在涂改处盖章,以示负责。

写单据不能用铅笔、红墨水或其她易褪色的墨水,应用毛笔或钢笔,字迹要端正、清楚。如果就是收据,对方未把钱款或物品交清前不能把条据交给对方。

单据中还有一类就是国家有关行政部门制发的票据,有固定的格式、内容与用途。任何个人或单位使用这些票据时都要依照有关法规填写,如各种发票凭单、车(船、机)票等等。

广告的写法

广告就是向公众介绍商品、服务内容或文艺、体育节目的一种宣传方式。

广告在现代社会经济生活中有着重要作用,它具有交流信息,促进商品销售,促进生产,活跃

经济,指导消费等媒介作用。

广告的形式多种多样,有以文字为主的,有以图画为主的,有图文并茂的。就广告的内容瞧,有商业广告,文艺广告,书刊出版发行广告等。就广告文字的写法瞧,有陈述体、问答体、证书体、幽默体等式样。

文字性广告的结构一般有标题、正文、结尾三部分。

标题就是广告的眼睛,要明确醒目,新颖生动,具有吸引力。目前我国商品广告常用商品名称

或厂商名称为标题,如果厂商名称不能体现它的商品性质,就不宜用作标题。

正文就是广告的主体部分,要提供商品信息的细节,要用有说服力的事实来证明产品或商品

的质量与功用。对商品的介绍既要真实可信,又要讲究艺术性,可适当运用比喻、拟人、排比、对偶等修辞手法,巧妙而又恰如其分地说明商品的特点。文字要简练明快,生动易记。

结尾又叫落款。结尾要交代广告刊户的名称、地址、电话号码、电报挂号或联系人,便于顾客