档案基本知识培训
档案管理基础知识培训
档案管理基础知识培训嘿，朋友们！咱今天来聊聊档案管理这档子事儿。
你说档案管理重要不？那可太重要啦！就好比一个人的大脑，把经历的事儿、重要的信息都妥妥地存着。
先来说说啥是档案。
档案啊，它可不是随随便便的几张纸，那是珍贵的“记忆库”。
比如你的成绩单、工作履历、各种合同等等，这些都是档案的一部分。
档案管理可不是简单地把东西一塞就完事儿。
得有规划，有方法。
就像你收拾自己的房间，得分类摆放东西吧？档案也一样，得按照一定的规则来。
比如说分类，这就跟超市摆货似的。
食品放一块儿，日用品放一块儿。
档案也得分门别类，人事档案放一堆，财务档案放一堆。
不然找起来，那不得跟大海捞针似的？还有归档，这可是个细致活儿。
每份档案都得标注清楚，时间、内容、来源，一个都不能少。
这就好比给每个宝贝都打上专属的标签，让人一目了然。
再说说保管。
档案得放在安全的地方，防潮、防火、防虫，一个都不能马虎。
不然档案受损，那损失可就大了。
这就像保护你的宝贝首饰，得小心翼翼地存放。
档案的利用也有讲究。
不是随便谁都能看，得有正规的手续。
这就跟你家里的保险柜，不是谁都能随便打开的。
说到这，你是不是觉得档案管理挺复杂？其实啊，只要掌握了方法，也不难。
就像学骑自行车，一开始可能摇摇晃晃，但多练练，不就熟练了？档案管理也是，多用心，多实践，就能做得井井有条。
而且，现在科技发达了，有各种电子档案管理系统，方便又高效。
但不管咋样，基础的原则和方法不能丢。
总之，档案管理是一项重要又有趣的工作。
做好了，能让信息有序，工作高效。
咱们可不能小瞧它，得认真对待，把这门学问学好、用好！。
档案管理知识 培训
档案管理知识培训一、档案分类与标识1.1 档案分类：根据档案的属性、特点、形成者、产生时间等因素，将档案分成不同的类别。
常见的档案分类方法包括年度分类法、问题分类法、组织机构分类法等。
1.2 档案标识：为便于查找和识别，档案应进行适当的标识。
标识应清晰、规范，包括档号、标题、作者、日期等基本信息。
二、档案整理与编目2.1 档案整理：按照一定的原则和方法，将散乱的档案材料进行系统化整理，使之符合档案管理的要求。
2.2 档案编目：根据档案的内容、形式等因素，编制目录和索引，以便查找和使用。
三、档案鉴定与评估3.1 档案鉴定：对档案的价值进行评估，确定其保管期限和处理方式。
3.2 档案评估：对档案的完整度、准确性、可靠性等进行评估，为后续利用和开发提供依据。
四、档案保存与维护4.1 档案保存：采取适当的措施，确保档案的安全、完整和长期保存。
4.2 档案维护：定期对档案进行检查和维护，防止档案损坏、变质或丢失。
五、档案利用与开发5.1 档案利用：为满足用户的需求，提供档案的查阅、复制等服务。
5.2 档案开发：通过对档案进行分析、整理和加工，挖掘其潜在价值，为各项工作的开展提供支持。
六、档案管理制度6.1 档案管理制度概述：介绍档案管理的基本原则、目标、组织架构等。
6.2 档案收集制度：规定档案收集的范围、方法、时间等。
6.3 档案整理制度：规范整理的原则和方法,以及整理后的审核流程。
6.4 档案存储制度：明确存储条件如温度、湿度、光照等，以及存储地点的管理规则。
6.5 档案检索制度：介绍档案检索的程序和方法，以及检索结果的输出格式。
6.6 档案借阅制度：规定借阅程序、责任和借阅期限，以及借阅登记和催还制度。
6.7 档案销毁制度：明确销毁条件和程序，以及审批权限。
6.8 档案安全保密制度：强调信息安全的重要性,规定相关人员的安全保密职责,以及违规行为的处理方式。
6.9 档案管理员职责与要求：阐述档案管理员的基本素质和工作职责,以保障档案管理工作的顺利进行。
档案人员岗位培训基础知识(最全)
档案人员岗位培训基础知识第一章档案与档案工作概述第一节档案概要一、档案的概念（一）档案的概念《中华人民共和国档案法》在表述档案概念时指出：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
”很显然，“档案”这个概念的内涵是人类在社会实践活动中直接形成的原始的历史记录，它的外延是具有这种属性的各种形式的文件材料。
二、档案的特点（一）档案是直接形成于社会实践活动的原始记录。
档案都是伴随着人们实践活动自然而然地产生的，是最为原始的历史记录。
这是档案区别于图书和报刊资料的标志之一。
（二）档案和文件是处于不同阶段的同一事物。
二者既有密切联系，又有显著区别。
其间的联系在于文件是档案的前身，是形成档案的基础；区别则因为文件转化为档案是有条件的。
（三）档案来源广泛，内容丰富，形式多样。
只要有机关、团体存在，有社会实践活动存在，就有档案产生。
档案来源的广泛决定了档案内容的丰富。
就档案载体来说，古有甲骨、金石、竹木、缣帛、纸张，近现代又有胶片、磁带、磁片和光盘等；就信息记录方法而言，有手写、刀刻、印刷、摄影、录像和数字化存贮等；就信息表达方式来讲，有文字、声音和图像等。
三、档案的种类在社会生活中，有一种广为流行、被普遍接受的档案分类方法，即以内容为标准，将档案分成文书档案、科技档案和专门档案。
(一)文书档案文书档案也曾被称为党政档案、行政档案，是机关、团体、部队、企业事业单位等在领导和行政管理活动中形成的档案材料。
例如国家行政机关发出和收到的命令、指示、请示、批复、报告、决议、通知等，在办理完毕归档保存后，即为文书档案。
它是了解、研究国家社会政治、经济和文化发展史，研究个体的机构、组织历史的基本依据。
(二)科技档案科技档案的全称为科学技术档案，是由生产技术应用与管理、基本建设、科学研究活动中产生和使用的图纸、图表、文字材料、计算材料等科技文件材料转化而成的档案材料。
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和合文化出品
第一部分 档案管理基础知识
一、基本概念 1. 企 业 档 案 。 企 业 档案是指企业在日 常工作中从事企业 管理、生产、经营、 销售、经济核算及 科学研究等活动中 直接形成有保存价 值的真实记录 。 主 要包括文字、图表、 音像等。
第一部分 档案管理的基础知识
管理类档案归档范围 Nhomakorabea
法律及公证事务中形成的文件材料 审计方面形成的材料 各种年度报表 党、团、工会会费收据 反映本企业活动的媒体报道等 职工、党员花名册 经营决策方面形成的材料（包括发展规划，实施计划，方案等） 物资管理方面形成的材料 产品销售方面形成的材料 本单位管理程序文件（各种规章制度，技术标准，技术规范等） 各种合同，协议（除项目以外的） 企业整顿，认证，达标等活动的呈报，审批材料及合格证，资 质证书等；证书应作为实物档案进行整理保管 质量管理、安全生产、环境保护等材料 其他有保存价值的收发文。
材料一般按课题立项、方案论证、研究实验、 总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用 等阶段组卷、排列。
第一章 基本概念
4.会计文件材料的整理
会计档案分为凭证、账薄、财务报告和其他
四类，立卷整理。凭证按会计科目、性质结 合时间组卷;账薄一般一本一卷;财务报告中的 年度与月度报告分别组卷;其他类材料一种一 卷。
第一章 基本概念
2.设备仪器文件材料整理。
设备仪器档案按设备台(套)集中，按归档顺序
编制设备代号。同一台(套)设备的文件材料一 般可按立项审批与采购、设备仪器开箱验收、 设备仪器安装调试、设备仪器运行维护等组 卷、排列。
第一章 基本概念
3.科研文件材料整理。
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整理课件
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文书档案管理
（5）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批 复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
（6）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性 文件材料；
（7）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务 但要贯彻执行的文件材料；
整理课件
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档案工作
◆统一领导、分级集中地管理国家全部档案——我国 档案工作的组织原则和管理体制。
◆维护档案的完整与安全——我国档案工作的基本要 求。
◆便于社会各方面的利用——我国档案工作的根本目 的。
整理课件
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三、档案整理
1.档案整理：是指将处于零乱的和需要进一 步条理化的档案，进行基本的分类、组合、 排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成 有序体系的过程。
按一定规律保存（履行了归档手续）档案
的作用：凭证作用、参整理考课件作用
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文件：是人类以文字符号的形式记录和传 达某种意图或活动情况的具有特定体式的 信息材料。
资料：是机构因为参考的目的，临时搜集 保存起来的信息材料。
全宗：是一个立档单位所形成的全部档案 的集合。
归档：将符合归档范围的文件材料按照要 求整理移交，转化为档案的过程。归档工 作的主体是文件形成部门或形成者。
整理课件
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文书档案管理
（3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材 料，不需办理的抄送文件材料；
（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反 映，抄报或越级抄报的文件材料。
整理课件
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文书档案管理
二、保管期限
永久 长期
档案基础知识培训方案
档案的收集-归档手续
各部门的专(兼)职档案人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完 整与准确情况，整理完毕后编制移交目录清册，由部门或项目负责 人签字核准后向档案部门移交。 档案部门接收时应全面检查归档文件材料的质量。 交接双方应认真核对移交清册，移交清册应注明移交份数、是否为 原件、资料完整、准确程度。并履行签字手续，移交清册各留一份 以备查。
名词术语
收集:档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的话动。 移交:档案室（馆）等按照国家规定把档案交给接收方档案馆保存的过
程。 接收:档案馆、档案室按照国家规定收存档案的过程。 鉴定:判定档案真伪和价值的过程。 销毁:经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程。 销毁清册:登录被销毁档案题名、数量等内容并由责任人签署的文件。 档案实体分类 :根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案
拆档案。归还时，如发现有损坏档案的问题，应立即向有关领导 汇报，以便妥善处理。 6、做好档案利用的登记工作，登记清楚利用目的，利用件次，利用 者。
档案利用中应注意的问题
1、外借档案要有严格制度,必须履行一定的批准手续； 2、外借档案的时间不宜过长,以免遗失、泄密； 3、外借档案的数量应予以控制，一次借出馆、室外的档案数量不宜
过多； 4、应履行严格的签收手续，借出时应认真清点，归还时要进行认真
细致的检查，并在借阅登记簿上注销 5、借阅者要对档案的保密和安全负责，不得污损、抽换、涂改、撕
档案的整理-文件级立卷
优点： １、立卷方法简单、易学、易用。 ２、由于简化了归档文件整理工作程序，减少了不必
要的手工劳动和财物的投入，提高了工作效率。 ３、提高了档案检索利用的效果。 ４、便于计算机管理。
缺点： 1、是散失，不便于管理。 ２、对于手工检索，利用时稍显繁琐。
档案基础知识培训
档案基础知识培训档案，作为信息资源的宝库，承载着社会信息的重要组成部分，其管理和利用直接关系到各个领域的高效运转和发展。
为了提高档案工作人员的专业素养和工作质量，培训是必不可少的一环。
本文将就档案基础知识进行培训，包括档案的定义、分类、管理以及保护等方面的内容。
一、档案的定义与分类1.1 档案的定义档案是指任何形式或介质的记录，无论其来自哪个行业或组织，都可以作为档案的组成部分。
档案具有记录、证明和保全的功能，是社会信息的重要存储形式。
1.2 档案的分类根据档案的形式和内容，可以将档案分为纸质档案和电子档案。
纸质档案是指以纸质作为载体的档案，包括文书、单据等；而电子档案是指以电子形式保存在计算机或其他电子设备中的档案。
二、档案管理2.1 档案管理的重要性档案管理的目标是确保档案的完整性、可靠性和可用性，有效管理档案可以提高工作效率、提供准确的历史参考和决策依据。
2.2 档案管理的基本原则（1）整理原则：按照文件类型、形式和内容对档案进行分类、排序和整理，便于检索和利用。
（2）存储原则：根据档案的重要性和使用频率，合理选择存储介质和存储环境，确保档案的安全和可保存性。
（3）检索原则：建立科学、规范的档案检索系统，提供高效的档案检索服务。
（4）鉴定原则：对档案进行鉴定，确认其真实性和合法性，并制定适当的保密措施。
三、档案保护3.1 档案保护的意义档案作为珍贵的历史遗产和信息资源，需要得到妥善的保护，以防止遗失、损坏或滥用。
3.2 档案保护的方法（1）物理保护：包括合理的存放、防火、防潮、防尘等物理措施，确保档案的安全和完整性。
（2）数字安全：对电子档案进行加密、备份和定期检查，防止数据丢失或被恶意篡改。
（3）环境保护：保持档案存放环境的恒温恒湿，防止因环境变化引起的档案损坏。
四、档案利用4.1 档案利用的意义档案利用是指通过查询和阅读档案，获取所需信息，提供历史参考和决策分析，促进学术研究和社会发展。
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(4)项目号的编制方法： 严格说来，项目号也属于类别号的组成部分，是档案所反映的项目的 代号。项目号使用产品、工程、课题、设备等档案的代字和代号。
(5)案卷号的编制方法： 案卷号用三位阿拉伯数字标识，一个目录内或类别内的案卷按排列次
• 第二种结构为：全宗号-类别号-案卷号-件、页（张）号。 即：××××-×××……n-×××-×××。
• 这种结构适用于档案馆（室）对各类档案的编号。
如 0100-YW - 200- 001
表示第1个文件 表示第200个案卷 表示业务类 表示第0100号全宗
• 第三种结构为：类别号-项目号-案卷号-件、页（张）号。即： ×××……n-×××……n-×××-×××。
一、收集的内容和要求 二、档案室的收集 三、档案馆的收集
一、档案收集的内容 档案收集的内容
档案室接收本单位 需要归档的文件材料
档案馆接收 现行机关具有 长远保存价值档案
档案馆接收撤销 机关档案； 征集散存社会的 档案； 与图书馆等交换
收集要求
• 科学组织：制定归档制度、全宗名册 • 信息完整——核心要求
水编号，不应有空号。
5、目录的编制
• 立卷：案卷目录 • 组件：归档文件目录
目录编制格式会在《文件管理》一章中介绍
第三节 档案鉴定
档案鉴定是判定档案真伪 和价值的过程。目前，在档案 馆和档案室的业务工作中经常 进行的鉴定工作就是鉴定档案 的保存价值（档案价值鉴定）
从制度上保证该归档、 该进馆的没有遗漏 • 结构优化——重要目标
优劣标准 1）库藏档案门类是否齐全 2）是否具有可用性
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档案的分类
档案的分类
1
人事档案
1、定义：记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情 况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、 职称申报、办理养老保险等相关证明时，都需要使用。 2、特性：全面性、现实性、真实性、动态性、流动性、机密性。
档案的分类
1
会计档案
1、定义：会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料， 是记录和反映企业经济业务发生情况的重要史料和证据。 2、特点：形成范围广泛、档案类别稳定、外在形式多样。 3、保管期限：永久、定期（3年、5年、10年、15年、25年）
开展2018年“国际档案日”宣传活动 ——档案基本知识培训
“国际档案日”相关知识点
1、“国际档案日”确定于？ 年
2007年11月，为了庆祝2008年6月9日ICA成立60周年纪念日，ICA 全体成员在加拿大魁北克举行的年度全体会议上投票决定，将每年 的6月9日定为国际档案日。
2、中国首届“国际档案日”纪念活动开展于？ 年
什么是 档案
档案工作管理机构
国家档案行政管理部
门主管全国档案事 业
档案馆 我国档案保管机构
中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档 案的文化事业机构
综合管理部
集中统一本公司档案工作管理 部门（除了人事档案、会计档 案）
档案室
统一保存和管理本公司/部门 档案的内部机构
档案室的管理
1
档案室应集中布置，不可 挪用其他用房
“八防”措施：防盗、防 3 火、防蛀、防尘、防光、
防潮、防鼠、防高温
档案室内温湿度适宜，温 2 度14℃—24℃，湿度
45%—60%
执行“六不准”，不准吸
烟、不准未批准使用明火、
4
不准用非防爆灯具、不准 乱接电源、不准易燃易爆
物品混存、不准闲杂人员进入5ຫໍສະໝຸດ 档案查阅/外借须填写登 记表
6
由专人管理，钥匙不准随 意交于他人
1
文书档案
档案的分类
2
人事档案
3
会计档案
4
科技档案
5
声像档案
6
7
实物档案
案
设备档案
案
档案的分类
1
文书档案
1、定义：企业在研发、生产、服务、经营和管理等活动过程中形 成的各类门类和载体的记录。 比如：公文（请示、通知、函、纪要、收文等）、合同档案（公司 合同、采购合同、销售合同等）。 2、保管期限：永久、30年、10年。
2013年，中华人民共和国国家档案局决定自该年开始，把每年的6 月9日即“国际档案日”作为档案部门的宣传活动日。
“国际档案日”相关知识点
3、《中华人民共和国档案法》自？ 起实施 1988年1月1日
4、《中华人民共和国档案法实施办法》自？起实施 1990年11月19日
档案工作简述之
档案基本知识解读
档案的分类
档案八大业务流程
统计 8 利用 7
收集
1
2 整理
编研 6
5
检索
3 鉴定
4
保管
在所有的国家财产中，档案是最为珍贵的。它们 是一代人留给另一代人的礼物，我们对它们的爱 护程度标志着我们的文明程度。
——加拿大国家档案馆前馆长阿瑟·道蒂(Arthur Doughty)爵士