档案业务知识培训

二、学校实行规范化的收发文制度
1、收文 收文要有收文登记，按照收到文件的先后时 间登记，最好在收到文件上盖一个签收章， 如图： 收文登记格式如下：收文登记
2、发文 发文格式： （1）纸张：A4，其成品幅面尺寸为： 210mm×297mm。 （2）排版 正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每 行排28个字。Βιβλιοθήκη 归档文件的整理原则与质量要求
• 一、整理原则
• 归档文件的整理原则为遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之 间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。 • 因此在整理归档文件时必须保持文件之间的有机联系，即按单位工作 的规律和联系，根据文件的形成程序和内容上的密切联系，将有本质 联系的文件组合（或排列）在一起。归档文件整理时必须区分不同价 值，将不同保管期限的文件分别组卷（或排列），一般在同一案卷内 的文件保管期限应大体相同；归档文件价值不同，保管期限也不同。 区分价值便于档案鉴定，及时剔除保管期满的档案，也便于重点保护 与管理永久保存的档案；具有查考保存价值的文件的归档目的，无论 是存史还是查考，都是为了利用。如果归档文件经立卷（或排列）难 以保管、查找，这样的整理就变得毫无意义，进而使档案得不到妥善 保管，并难以利用、难以发挥作用。为了使形成的档案能很便捷地利 用，在整理时必须坚持便于保管和利用的原则。
• 2）按组织机构分类 • 按组织机构分类是指将文件按其形成、处理部门或承办部门将其区分开 来。一般做法是按机关的内部组织机构将归档文件分类。日常工作中往 往有一部分文件涉及到两个或几个部门，为避免归档文件中出现重份文 件，也为今后查找有章可循，对这部分文件分类的原则是以谁的名义发 文就由谁组卷，是哪个部门承办(或主办)就由哪个承办(或主办)部门立 卷。在立卷中常用的做法是： • 经党委或党组起草或讨论决定，以政府(行政)名义发布的方针政策、规 章、制度等文件，划归机关行政办公厅(室)立卷(党政合一的办公室应将 其归入行政类)； • 业务部门起草而以机关名义发文的，一般应归入机关的综合办公部门 (如办公室等)； • 本机关两个或两个以上机构联合办理的文件，—般归入主办单位，如主 次难辨的，可归入最后承办部门立卷。联合发文的定稿归主办单位，协 办单位如有必要可保存一份副本备查； • 以机关名义召开的综合性会议形成的文件由办公室立卷，以机关名义召 开的专业性会议，由与会议内容对口的专业部门立卷； • 各部门参加上级机关召开的会议带回的文件，全局性的由办公室立卷， 业务性的由业务部门立卷； • 机关领导人兼任本机关其他领导职务或外机关的不同职务形成的文件， 按其不同身份和文件内容分别由机关有关部门或外机关归档。
归档文件的组卷
• • • • • • • • • • • 为了使文件类别清晰，首先要据对档案质量的不同要求将归档文件分类 1）按年度分类 按年度分类是指根据归档文件形成（或处理）的年度将其区分开来。机关或 单位的行政管理文件一般按自然年度（每年1月1日至12月31日）。总结、报 表、表彰等明显反映针对年度的，归入针对年度 我国各机关、单位均按年度进行文件的归档工作，从总体上看，已自然而然 地区分了年度，但对于跨年度的文件，在区分年度时应按规定处理，即： 跨年度的请示与批复放在复文年立卷，没有复文的，放在请示年立卷； 跨年度的规划放在针对的第一年立卷； 跨年度的总结、决算、报表等，放在针对的最后一年立卷； 跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷； 有两个内容的跨年度文件(常见的如同一份文件中既有本年度工作总结，又有 下年度工作计划的文件)，应视其内容的侧重点，将其归入主要内容所针对的 年度立卷； 跨年度转发上级文件或批转下级文件，应放在本机关转发、批转的年度立卷。 同一年度的归档文件还需再按组织机构或按问题进行分类。
• 上行文是指向所属上级领导、指导机关报送的文件。如基层学校
送教育局的文件（党支部、工会换届选举请示、资产报 废申请、专项经费申请）
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下行文是指向所属被领导、被指导的下级机关、部门送达的文件。 如下发到本单位的文件（学校干部任免的通知）
平行文是指向同一组织系统或专业系统中的同级机关，或向非同一组织系 统或专业系统中的任何级别的机关送达的文件
（2）在一个机关内，根据来源或去向，文件可 分收文、发文两类 收文指本机关收到的来自外部的文件。 发文有两种：一种指由本机关制成发往外部的 文件；一种指由本机关制成只发往内部各部门 的文件。
公文规定文种
行政机关的公文种类主要包括：命令（令）、决 定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、 请示、批复、意见、函、会议纪要等，共13种。
二、档案业务管理
（一）学习中小学归档材料收集范围及 保管期限表，中学收集范围及保管期 限表 （二）文件整理与归档
确定文件的归档范围
• 为了规范文件的归档范围，1983年4月28日中共 中央办公厅和国务院办公厅印发的《机关档案工 作条例》第11条规定：“机关应建立、健全文件 材料的归档制度。凡机关工作活动中形成的具有 保存价值的文件材料(包括党、政、工、团以及人 事、保卫、财会等工作中形成的文件材料)，均由 文书部门或业务部门进行整理、立卷，并定期向 档案部门归档。凡是反映本单位工作活动、
1月4日：上海市纪念改革开放30周年成就展在青浦区科技文化中心展出，人们通过图片 所展示的成就，深切的感受改革开放30年以来上海日新月异，翻天覆地的飞速发展。
1月6日：下午，中国人民政治协商会议上海市青浦区第三届委员会第三次会议在区会议中 心隆重开幕。
3、年鉴的格式：链接
• 年鉴要有编辑说明 • 年鉴要有目录，目录要与内容一一对应， 不能有目录没有内容，或者有内容没有 目录 • 比如在检查中发现有的单位在目录上写 了教学工作，但是在内容上没有体现 • 还有的单位一些报表作为附件的形式付 在年鉴的后面，但是目录上并没有注明 附件1：× × ×；附件2： × × ×
• 3）按问题分类 • 按问题分类是指按照单位文件内容 所反映的各类问题将文件区分开来 • 如：教学档案 • 4）按保管期限分类
文件的组合
• 文件的组合即文件组卷，亦称为文件立卷，是指 在上述分类基础上将同类文件中的单份文件按其 共同特征和主要联系组合成案卷的工作。通过立 卷，归档文件由单份组合成案卷，形成了档案保 管实体的基本保管单位。文件的立卷特征就是从 文件结构中概括出来的，根据文件本身在结构上 具有的共性，概括出文件的六个立卷特征，即作 者特征、问题特征、名称特征、时间特征、通讯 者特征和地区特征。 • 选用文件的共同特征，将联系密切的文件组合成 一个案卷，这种立卷方法通常称为按照“六个特 征”立卷，是我国最基本的组卷方法。
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(1) 作者特征及其在立卷中的运用。所谓作者特征，是指制发文件的机关、单位及其内 部机构和领导人。按作者特征组卷，即将同一作者制发的文件组合成一个案卷。 (2) 问题特征及其在立卷中的运用。所谓问题特征，主要指文件的内容所反映的主题。 按问题特征组卷，即将内容为反映同一事件、问题、人物、工作活动、案件等文件组 合成一个案卷。 在立卷的实践中，运用按问题特征组卷应注意两个问题： ① 按问题特征组卷是使用频率最高的立卷特征，但并不是任何文件都能使用的立卷特 征，例如有些文件是主题较为分散的综合性文件，还有某些“成套性”的文件不能按 问题特征立卷。 1）“六个特征”立卷法 ② 应准确划分“问题”。在划分“问题”时应考虑单位的主要职能和文件的数量等因 素。 (3) 名称特征及其在立卷中的运用。所谓名称特征，是指文件的名称，即文种。按名称 特征组卷，即将相同名称的文件组合成一个案卷。 按名称特征组卷应注意两个问题： ① 按习惯做法，按名称特征立卷在文件不多时可以灵活运用，即将名称相近、保存价 值相近的文件合并立卷。 ② 要认真阅读文件，区分同一名称在用法上的不同，不能将用法不同的文件按名称特 征立卷。 (4) 时间特征及其在立卷中的运用。所谓时间特征，是指文件形成的时间或文件内容所 针对的时间。按时间特征组卷，即将针对同一年度或同一时期（相同时间段）的文件 组合成一个案卷。 (5) 通讯者特征及其在立卷中的运用。所谓通讯者特征，是指因处理业务与工作等问题 而产生往复文件的双方单位。按通讯者特征立卷，即将本单位与某一单位之间就一定 问题进行工作联系而形成的问复性函件组合成一个案卷。 按通讯者特征组卷应注意： ① 按通讯者特征组卷只用于本单位与某一单位之间就一定问题进行工作联系而形成的 问复性函件，不能将本机关与某一机关互发的其他文件按通讯者特征组卷；
发布的《关于机关档案保管期限的规定》： “文书档案的保管期限定为永久、长期和 短期三种。长期为16年至50年，短期为15 年以下。”
归档文件保管期限的划分
• 文件保管期限的划定
• 永久保管的文件：凡是反映单位主要职能活动、中心工作 和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究 有长远利用价值的文件材料，以及在维护国家、集体和个 人权益等方面具有永久性凭证价值和文化价值的各种文字、 图表、声像等不同形式的文件材料，定为永久保管。 • 长期保管的文件主要包括：本机关一般工作问题文件材料， 一般会议的主要文件材料，人事管理工作形成的一般文件 材料，直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并要贯彻 执行的一般文件材料 • 短期保管的文件主要包括：本机关一般事务性的文件材料， 上级机关和同级机关颁发的非本机关主管业务但要贯彻执 行的文件材料，下级机关报送的一般工作总结、报告和统 计报表等文件材料。
二、质量要求
• 应归档的文件材料必须齐全、完整是保证档案质量最基本 的要求 • 如何确定文件材料的齐全完整：其一是将归档文件范围与 文件登记簿相结合，从总体上检查应归档的文件是否均已 收集齐全，对尚未退还的文件应通过催还，尽快收齐。在 收集过程中要注意归档文件在内容上有直接联系的文件是 否齐全，例如请示与批复、问文与复文、批转（转发）通 知与被批转（转发）的原件等等。其二是检查已收集齐全 的归档文件的完整状况，即对每份归档文件（每一“件”） 的完整状况作检查。保证归档文件在一下诸方面的齐全、 完整：（1）正文与附件；（2）文件正本与不同稿本； （3）附有领导批示意见的、重要的文件处理单；（4）批 转（转发）的通知与被批转（转发）的文件；（5）内容 上有直接联系的文件；（6）录音、录像、影照片文件； （7）页面。